有哪些
接待规程是企业日常运营中不可或缺的一部分，涵盖了对外来人员的接待流程、服务标准和行为规范。主要包括以下几个方面：
1. 前台接待：负责初步接待，提供咨询，指引方向。
2. 访客预约：确保来访者提前预约，以便做好准备工作。
3. 接待准备：包括会议室预定、资料准备、茶水服务等。
4. 热情接待：展示友好态度，尊重每一位来访者。
5. 安全管理：确保访客的安全，遵守公司安全规定。
6. 资料保密：保护公司机密，防止信息泄露。
7. 后续跟进：处理访客反馈，进行后续联系。
标准
接待规程的标准旨在提升企业形象，保证服务质量，具体如下：
1. 礼貌待人：始终保持微笑，用礼貌的语言交流。
2. 准时高效：确保预约及时，接待快速，不耽误客人时间。
3. 专业素养：了解公司业务，能解答基本问题。
4. 细心周到：关注访客需求，提供个性化服务。
5. 安全意识：严格执行访客登记，确保安全无虞。
6. 保密原则：不得随意透露公司内部信息，尤其是敏感资料。
7. 反馈处理：对访客的建议和问题，需记录并及时反馈。
是什么意思
接待规程意味着企业对外交往的行为准则，它不仅关乎企业的形象，也是展示企业文化和服务水平的重要窗口。其含义在于：
1. 规范化：设定统一的接待流程，避免因个人差异导致的服务质量参差不齐。
2. 人性化：注重访客体验，提供贴心服务，体现企业关怀。
3. 专业化：提升接待人员的专业知识和技能，提升企业整体形象。
4. 安全性：确保接待过程中的人身和信息安全，维护企业稳定运行。
5. 保密性：强调信息保护，防止商业机密外泄，维护企业利益。
6. 持续改进：通过反馈机制，不断优化接待流程，提升客户满意度。
接待规程旨在为访客创造一个舒适、专业的环境，同时保障企业的正常运作和信息安全。每一个环节都应体现出企业的专业素养和人文关怀，以塑造良好的企业形象。
接待规程范文
第1篇 某物业部前台接待工作规程
物业部前台接待工作规程
1、目的
规范总台的工作程序,更好的为住客服务。
2、适用范围
管理处物业部总台的接待事项的管理。
3、职责
(1)管理处主任负责监督检查此规程的执行落实情况。
(2)物业部主管负责组织此规程的执行落实。
(3)物业部前台文员负责执行落实此规程。
4、工作规程
(1)接待
1)客人来访:当客人进入管理处时,前台文员应放下手头工作,起身相迎,并问候、让座、斟水。耐心听取来访者有何问题需解决,礼貌回答客人的提问,如属投诉,则按《住户投诉处理规程》处理,并做好解释工作。
2)电话来访:铃响三声内接电话,首先问候,然后询问来电者需要什么帮助,耐心听取,并把相关内容记录在<<住户来访/来电登记表>>上记录下来电者的姓名、所属单元、电话号码,礼貌应答,如属投诉,则按《住户投诉处理规程》处理,做好解释工作。
3)在接待过程中,如遇不清楚的问题,应问清楚相关部门再回答住户,切忌凭感觉说话。
4)对住户提出的不合理要求,要善言解释,以免存疑,并知会物业部主管做好回访工作。
5)作为对讲机控制中心,当听到呼叫人员call两声以上而未见有应答或双方信号不清听不清时,应及时接驳,传达信息。
5、证件办理:
(1)住户证办理
1)物业组文员应首先了解前来办证者是否该单元业主,查验其相关证件,如非业主,则需其出示有业主亲笔签名的委托证明书(证明书上附有业主身份证复印件、前来办证人的姓名、身份证号码)及前来办证人的身份证,核实无误后方可给予办理,最后将证件号、持证人姓名、办证日期登记在住户联络资料表上,并将办证人的身份证
2)复印存档。
3)办证人需提供一张近期证件照进行办证。
4)免费办理。
(2)租户证办理
1)由承租户带齐相关资料(租赁合同、租赁合同补充协议、身份证、承租人近期证件照
一张)到管理处,文员查核上述资料无误后,通知承租户到财务部缴交费用(每张证押金10元,工本费5元),并复印上述资料进行存档,承租户凭财务部收据方可领取租户证。文员需将每张证件的号码、持证人姓名、身份证号码、租赁日期登记在住户联络资料表上,并填写《出租单元一览表》。
2)每张租户证的最长期限为一年,逾期续办。在租赁期内续办时持证人凭过期租户证,
交纳2元工本费即可办理。
3)到期不再续租的承租户,凭租户证及押金收据到管理处前台办理退押金手续,文员收回其租户证,并在收据上注明已收回租户证数量,承租户方可凭收据在财务部退取租户证押金。
(3)临时出入证办理
1)凡属临时出入本公司管辖范围的装修人员均需办理临时出入证。
2)由业主带领需办证的人员(持本人身份证、本人近期证件照一张)到管理处办理。文员查验上述证件无误后,复印留底,并让办证人到财务部缴交费用(每证押金10元,工本费5元),办证人凭财务部收据方可领证。文员需将每张证件的号码、持证人姓名、身份证号码、出入期限登记在装修申请表上。
3)每张装修临时出入证的最长期限为3个月,逾期续办。工本费5元/证。
需退回装修临时出入证的人员,持临时出入证及其收据到财务部办理退押金手续。
第2篇 物业来电来访接待管理规程
目的:
规范来电来访接待程序,做好各类事务的分配调度,使来访人(包括业主、住户)的各项问题能及时、合理的解决。 适用范围: 适用于武汉美好家园物业公司日常接待处理工作。
职责:
(1)管理处主任检查执行情况,各部室应积极配合,认真处理各项事务。
(2)接待员负责各项来访问题的组织实施,认真做好每月的事务统计、分析、汇报工作。 程序要点: 本处所称接待指入伙、来访咨询、参观、住户投诉等问题的处理。
1.来电来访接待的原则
(1)礼貌待人,文明用语,仪表得体。
(2)多沟通,不扒诿,不急燥,有耐心。
(3)公平相待,态度诚恳,不卑不亢。
(4)笔录简明,条理清晰。
(5)不盲目回复,不敷衍。
(6)处理迅速,不拖延,不回避。
(7)不偏不袒,公平公正。
(8)权属范围清晰,不推卸责任。
2.接待处理的行为标准
(1)接待员着装整洁,精神面貌良好。
(2)客户来访,接待员需先行问好,后询问客户(业主)来电来访事由。
(3)应专心倾听业主(客户)反映的情况,特别是住户的投诉事宜,不得发生因接待员态度或方式不对而引起的住户情绪激化。
(4)记录住户来访事由,仔细填写《来访接待记录表》。
(5)不能出现因盲目答复业主而导致的服务投诉,不出现住户对服务投诉处理结果不满从而加深矛盾的情况。
(6)如接到服务投诉时必须首先代表物业管理公司向住户道歉。
(7)表明立场时,应公平合理,不应偏袒或阿谀。
(8)对住户超权限的投诉接待,需格外耐心解释,不得有任何令住户误会的行为。
3.业主入伙接待事务处理程序
(1)业主持入伙通知书和有关资料,以及按通知要求需缴纳的各项费用前来管理处
(2)业主在开发公司缴纳各项应缴费用。
(3)接待员应主动问好,认真回答业主咨询,并向业主签发《住户手册》、《业主公约》、《住户登记表》、《装修管理规定》等各种入伙资料。
(4)安排物管人员会同业主验房,抄水、电、煤气表底数,将验房情况填入《住房移交验收交接表》,双方确认签字,各存一份。
(5)管理处向业主交入户门钥匙,并请业主签收。
(6)物业公司验房人员及时将《验房表》反馈到接待部。
(7)接待员对验房表中的问题,诸项安排物管员进行处理,小型维修须当天解决,较大型的维修须在一星期内解决,特殊情况及时汇报。
(8)问题处理完毕,须在24小时内做好回访。
(9)经业主认可,及时将验房表分类存档。
4.客户咨询、参观接待程序
(1)接待员应主动问好,认真回答来访人的问题,并仔细做好记录。
(2)能够解决的问题,在不违背原则的情况下,认真予以解决。
(3)如客户需咨询公司其它人员时,接待员应积极主动为客户联系。
(4)如属来小区参观人员,根据其参观的目的要求,及时安排相关管理人员陪同协助。
5.来电来访投诉接待程序
(1)主动问好,专心倾听,认真记录业主(住户)投诉内容。
(2)客户说完后,特别是服务投诉,首先应代表物业公司向业主(住户)道歉。
(3)职权之内的,予以解释,表明立场时,应公平合理,不应偏袒或阿谀。
(4)遇服务投诉,经核实后,必须将情况如实反映至该工作人员的直上级或公司主管领导,住户(业主)要求向领导直接反映情况的,如要求合理,应予以配合。
(5)如投诉情节严重,需通
过上门或电话方式进行道歉。
(6)遇特殊事件,需先行稳定事态,控制其扩大,然后立即向相关单位或部门反映。
(7)一切投诉事件,必须立即予以核实,掌握事情的全过程,为正确处理事件作好铺垫。
(8)处理问题应及时,如特殊情况,无法及时处理的,应给业主一个明确的回复时间,并征得业主同意。
(9)投诉处理后一周内由相关处理人员到业主(住户)家中进行回访,听取业主对投诉事件的意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,并作好回访记录。
第3篇 某商务中心会议接待服务规程
商务中心会议接待服务规程
服务部门接到客户使用会议室通知后,应与客户保持不间断的联系并与其他部门协作,共同配合,直至会议结束。
一.会议前准备
1.服务清洁部:会议前2天确认会议,请客户填写会议接待委托服务表,书面通知公司其他部门。会议前1天布置会场,会务接待员做好引领工作。
2.工程部:会议前1天,确认会场所有设施、设备完好,包括灯光、音像、话筒、多媒体投影等。
3.保安部:会议前1小时,确保大厦道路畅通,安排好外来参加会议车辆的停放。
4.服务部:会议前1天清扫会场,并落实检查。
二.会议进行中
1.服务部:按要求不间断的茶水服务,随时处理会议期间突发事件。
2.工程部:负责会议期间一切设施、设备完好工作。根据会议进程,按要求播放音乐,调节灯光,控制气氛。
三.会议结束后
1.服务部:开门送客,整理会场主席台,向客户开具发票。
2.工程部:收集齐会场使用设备上锁保管。
3.服务部:清扫会场。
第4篇 某公寓接待服务管理规程
公寓接待服务管理
加强接待服务的管理工作,有利于企业树立良好的服务形象,确保接待服务不断满足业户日益增长的需求,从而实现物业的保值以至增值,同时也是提高物业管理水平的表现。锻炼好一支服务队伍,对改善居住环境、促进社区发展有着重要意义。
1.门岗服务的管理运作
抓好门岗的服务质量,使得任何进入公寓的业户都会产生一种到了自己家的感觉,使得任何的过路客都产生一种渴望,渴望能成为这里的业户,渴望能享受到这里良好、周到的服务。
(1)公寓物业管理门岗保持24小时值勤。
(2)立岗按规范,业户进入应礼貌应对。
(3)外来客进入公寓应进行登记,或征得业户同意后放行。
(4)密切注视门岗周围状况,密切与监控中心联系,发现情况迅速作出反应,必要时报保安主管。
(5)熟悉掌握《治安事件应急方案》。
2.业户接待服务管理
业户(业主、使用人)、来访人及其他人员到公寓管理处进行业务交往或投诉,往往对接待服务人员抱着焦急、求助、期望的、善意的态度,总希望能从接待人员那里得到某种程度的满足,如何去实现满足值得重视。
(1)业户接待处保持清洁、明亮,室内整齐有序,体现物业管理形象。
(2)接待人员按管理处规定着装,保持仪表仪容。
(3)接待投诉耐心、热情、善于倾听,并做好记录,对一时不能答复的问题要报主管。
(4)对业户或外来客人提出的要求尽可能帮助解决。
(5)每天将接待记录报主管,反馈给各部门的信息要落实反馈情况,并作好记录。
(6)注重接待人员公关礼仪,保持良好形象。
第5篇 样板间客户接待作业规程
样板间客户接待标准作业规程
1.0目的
为规范样板间接待员服务工作,保障服务质量,增加客户完美服务体验,促进销售,特制定本规程。
2.0适用范围
本规程适用于各样板间日常接待服务工作。
3.0职责
3.1基础部经理、基础部经理助理负责抽检、指导样板间接待员工作。
3.2基础部项目负责人或接待领班负责接待员专业知识培训、日常工作安排、工作监督、考核,每天与地产销售部沟通,掌握服务质量信息。
3.3样板间接待员负责样板间客户接待服务工作。
4.0程序要点
4.1 每天早晨上班前半小时,对样板间环境、物品、设施情况进行检查,并与安全部做好交接登记于《交接班记录表》上,如发现问题应及时汇报接待领班或基础部项目负责人给予解决,并将检查结果和处理结果记录于《信息传递单》中。
4.2 做好接待客户服务的准备工作,如鞋套等物品;
4.3 样板间接待员日常工作流程
4.3.1保持站立姿势,客户来后,主动问候客户:您好,欢迎参观样板间。
4.3.2请客户坐在椅子上穿上鞋套,以免客户摔倒,请客户在《样板间客户接待记录表》作记录,每日将记录表交于接待领班或基础部项目负责人,与销售部对接。
4.3.3向客户介绍样板间户型情况,介绍户型间隔优势,建筑面积,房屋结构功能等;如客户咨询其他无关问题,自己确定了解,则可为客户解答;如不确定,则应向销售人员或上级反映,或与相关责任部门联系后向客户解答;如客户从未到售楼处咨询销售人员,则根据客户情况依据销售培训内容做适当介绍,并设法留下客户联系方式,择机将客户推荐到售楼处。
4.3.4 在介绍样板间情况时注意劝阻儿童在样板间嬉闹,以免损坏物品,如有发现损坏物品的,迅速向领班报告并上报地产公司相关部门处理;
4.3.5 客户离去时主动道别送行,并清理客户遗留鞋套等垃圾;
4.3.6 样板间接待员应做到主动服务、礼貌待客,全面树立第一责任人观念;对待顾客语言专业,不与顾客发生争执。
4.3.7 就餐时接待领班组织轮换值班,每个样板间必须保持一人值班。
4.4 熟悉样板间各种设施、设备的性能和操作规范,发现样板间设施设备损坏,在《信息传递单》中做好记录,及时报修并负责督促及时维修完好;
4.5 如遇闲杂人员影响样板间工作秩序,应及时进行劝阻,劝阻无效时应及时通知领班请示上级进行处理;
4.6 关注样板间内客户情况,如发现特殊情况按《突发事件处理标准作业规程》进行操作;
4.7 每日下班前,做好安全检查工作,认真巡视样板间情况,关闭水、电、气阀门,锁紧门窗并和安全员做好交接,并作好记录。
5.0 相关记录
《信息传递单》
《交接班记录表》
《样板间客户接待记录表》
6.0 相关支持文件
《突发事件处理标准作业规程》
第6篇 项目样板房接待员工作作业规程
项目样板房接待员工作标准作业规程
1.0目的
为了规范样板房接待员的各项服务工作,提高服务水平,特制定本规程。
2.0适用范围
本规程适用于zz物业zz管理中心样板房接待员。
3.0职责
3.1项目经理负责对接待员的全面指导、检查、监督和考核。
3.2客服主管负责接待员的各项工作组织落实、培训及考核。
3.3接待领班负责各项工作的执行并及时反馈相关工作信息。
4.0程序要点
4.1每天提前10分钟到达样板房上岗。
4.2完成样板房内物品交接,在《样板房物品交接清单》上签字确认。
4.3交接完毕后对样板房进行抹尘打扫。每人配备一块抹布,在客流少的时间段完成对样板房的全部抹尘工作。
4.4样板房接待人员一律站立在门外楼梯口处迎接客人,双手闭合在身后,等待客人来访。
4.5有客户来访时,必须面带微笑,对客人说:您好!欢迎光临××户型样板房,zz物业为您服务!
4.6及时给客人递上鞋套,并礼貌周到地说:请您穿上鞋套!。
4.7引领客人入房参观。
4.8在客人所到之处主动热情地介绍房间的户型状况、几室几厅几卫、房间的开间、进深、面积等。
4.9看房结束送客人出门,收集脏鞋套放入指定的篮内。礼貌地对客人说:请慢走,欢迎下次光临!。
5.0相关记录
6.0相关支持文件
《样板间物品交接清单》
第7篇 某物业客户服务部接待规程
物业客户服务部接待规程
1.如有业户到客户服务部办公室时,前台文员应起身“笑脸”相迎,应住动打招呼:“先生/小姐您好”,“我能为你做什么”
2.住户需要报修时,前台文员应将住户引见给物业助理,由物业助理进行接待。客户服务部助理认真听取住户提出咨询问题或查找资料,物业助理应讲“请稍等,我尽快帮您查找一下。”如果查找时间过长,应说“对不起,让您久等了。”
3.住户到管理中心主动提出咨询问题或查找资料,前台文员应讲“请稍等,我尽快帮您查找一下。”如果查找时间过长,应说“对不起,让您久等了。”
4.如有访客到访,接待员应起身“笑脸”相迎,要先问好,注意讲“请问先生/小姐找哪一位”“请问先生/小姐贵姓”等,必要时带路引见。
5.住户/访客离别时,要主动讲“再见”。
6.所有电话务必在振铃三响之内接听。
7.接听电话应先讲“您好”及报“____新城客户服务部”。必要时将住户提及的问题在〈住户投诉意见登记表〉上做好记录,采取相应的措施进行处理。
8.与住户或公司领导通话时,通话要简洁清楚,如有需要向对方复述一遍,并让对方先挂断电话后才算通话完全毕。
第8篇 中餐零点接待服务管理规程
(1)在迎宾员为顾客递送菜单后,服务员为顾客递送香巾服务。递送香巾要求从顾客的右边递送,并用敬语请用香巾。,并微笑着看着顾客。
(2)服务员应征询顾客喝什么茶,并主动介绍餐厅的茶叶品种。在问茶的同时为顾客打开餐巾,铺在顾客的膝盖上,并用敬语。如顾客不在,可将餐巾一角压在骨盘下。除去筷子套时应注意不要将筷子压在餐台上,而是用手拿起后再操作。以上的服务均应在顾客的右边进行。
(3)茶、调料、毛巾、茶壶、作料壶、毛巾夹一同放于托盘上,轻托送上。斟茶应在顾客的右边进行,并用敬语请用茶,从主宾位顺时针进行。斟茶时要小心,避免茶水滴落在顾客的身上或洒落在餐台上。为顾客斟倒酱油时,应以白色工作巾垫在酱油壶底部,在顾客的右边操作,酱油不易斟倒太满,以味碟的1/3为宜。最后用毛巾夹将顾客用过的毛巾逐条放上托盘拿走。迟来的客人应补上香巾和热茶服务。
(4)视客人就餐人数,将餐台进行撤位和加位,操作时均应使用托盘,并将餐具摆在托盘上,在不违反操作规定的前提下尽量能几件餐具一起收、摆,以减少操作次数。上述一切工作就绪后,准备好点菜单,站在适当的或方便顾客的位置,通常,服务员站在顾客的左前方或右前方帮助顾客点菜。
第9篇 某科技园管理中心接待规程
科技园管理中心接待规程
一、目的
规范科技园管理中心全体员工的接待客人的行为,确保公司的良好形象,令客人感到公司对他们的重视、工作态度的热诚。
二、适用范围
适用于科技园管理中心所属各部门员工的接待工作。
三、职责
科技园管理中心各部门主管负责监督员工的接待行为。
科技园管理中心全体员工负责按照本规程开展接待工作。
四、程序要点
1、接待客人态度:
a)接待客人无论何时都应面带笑容,和颜悦色,热情主动;
b)在将客人劝离工作场所时要文明礼貌,并做好解释及道歉工作;
c)谦虚和悦接受客人的评价,对客人的投诉应耐心倾听,并及时向主管汇报。
2、语言
a)问候语:您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好。
b)祝贺语:恭喜、祝你节日快乐。
c)告别语:再见、晚安、明天见、祝您一路平安、欢迎您下次再来。
d)道歉语:谢谢、非常感谢。
e)应答语:是的、好的、我明白了、谢谢你的好意、不要客气、没关系、这是我应该做的。
f)征询语:请问您有什么事我能为你做什么吗需要我帮你做什么吗您有别的事吗
g)请求语:请你协助我们……、请你……好吗
h)商量语:……你看这样好不好
i)解释语:很抱歉,这种情况,公司的规定是这样的。
j)基本礼貌用语10字:您好、请、谢谢、对不起、再见。
3、对客人:
a)接待客人时,无论何时均应面带微笑、和颜悦色、给人以亲切感;与客人谈话时,应聚精会神、注意化倾听,给人以受尊重之感;应坦诚待人,不卑不亢,给人以真诚感;应神色坦然、轻松、自信、给人以宽慰感;应沉着稳重,给人以镇定感。
b)对客人要一视同仁,切忌有两位客人同时有事相求时,对一位客人过分亲热或长时间倾谈,而冷待了另一位客人。当值时有客人有事相求时,应立即放下手中工作,招呼客人。
c)严禁与客人开玩笑、打闹或取外号。
d)当客人提出不属于自己职责范围内的服务要求时,应尽可能为客人提供力所能及的帮助,切不可说这与我无关之类的话。
e)与客人交谈时,要全神贯注用心倾听,要等对方把话说完,不要随意打断对方的谈话。对没听清楚的地方要礼貌地请对方重复一遍。
f)对客人的问询应尽量圆满答复,若遇不知道、不清楚的事,应请示有关领导尽量答复对方,不许以不知道、不清楚作回答。
g)对于客人的困难,要表示充分的关心、同情和理解,并尽力想办法解决。
h)当发觉自己和对方有误解时,应说:不好意思,我想我们可能是误会了。
i)对来咨询办事的客人,接待员应立即起立,神态热情,主动问好:先生、小姐,您好!请问有什么事需要我们帮助的。并把对方的要求逐一记录下来。
j)对客人的投诉咨询要要思心聆听,不允许有不耐烦的表现。
k)对于客人的投诉,应指引客人到管理处反映;对于误解,如自己能解释清楚时应尽量向客人解释,如自己无法解释清楚应立即请求上司协助。
4、在接待过程中,应注意
a)三人以上的对话,要用互相都懂的语言。
b)不与客人争吵。
c)不讲有损公司形象的言语。
d)不允许在任何场合以任何借口顶撞、讽刺、议论客人。
第10篇 物业服务中心前台接待业主作业规程
物业服务中心前台接待业主作业规程(十五)1目的统一接待业主的流程,规范操作步骤,明确岗位职责和要求,从而完善面向客户的沟通渠道,提高处理客户服务需求的能力。
2适用范围适用于管理(服务)中心前台接待人员。
3职责3.1前台接待员3.
1.1负责接待业主通过各种形式提出的服务意见或需求。
3.1.2负责对接待业主的情况进行记录。
3.1.3负责直接处理或转交责任部门处理业主意见或需求。
3.1.4负责跟踪处理业主意见或需求的完成情况。
3. 2客服主管
3.2.1 负责监督控制客户接待员处理接待业主情况的工作。
3.2.2 负责对2天内未处理完毕的业主意见或需求进行跟踪处理。
3. 3经理
3.3.1 负责监督控制管理(服务)中心整体处理接待业主情况的工作。
3.3.2 负责对1周内未处理完毕的业主意见或需求进行跟踪处理。
3.3.3 负责对无法处理的事项进行 。
3. 4其它责任部门
3.4.1 负责处理相关责任范围内的业主意见或需求。
4作业流程
4.1客户接待员负责接待业主通过上门、致电或网上反映等各种渠道向管理部提出的服务意见或需求。
4.2客户接待员在《接待业主情况记录》上填写接待日期、业主姓名/联系电话、房号、事由;
如有其它岗位接待业主后,须及时将接待业主情况告知客户接待员,由其填写《接待业主情况记录》。
4.3客服主管每天须对《接待业主情况纪录》上记录的情况进行审核。
4.4投诉类接待业主情况,按投诉处理作业规程操作。
4.5非投诉类接待业主情况,如果可以直接处理的,由客户接待员负责落实处理完毕,并将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。
4.6如果无法直接处理的,由客户接待员转相关责任部门处理,并由客户接待员负责跟踪处理情况。
如果在2天内处理完毕的,由客户接待员将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。
4.7如果在2天内未能处理完毕的情况,转由客服主管负责处理。
如果能在1周内处理完毕的,由客服主管将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。
4.8如果在1周内未能处理完毕的情况,转由经理负责处理。
处理完毕后,由经理将处理情况和处理结果记录在《接待业主情况记录》上。
如果无法处理的,由经理在《接待业主情况记录》上说明原因。
4.9经理每周一须对上周本部门《接待业主情况记录》进行审核。
5相关记录《接待业主情况记录》
第11篇 管理处前台接待规程(6)
管理处前台接待规程(六)
一.商户走到管理公司办公室时,前台文员应起身笑脸相迎,先问好如:先生/小姐您好,我可以帮到你吗
二.商户需要报修时,前台文员应将商户引见给物业助理,由物业助理进行接待。物业助理认真听取商户提出咨询问题或查找资料,物业助理应讲请稍等,我尽快帮您查找一下。如果查找时间过长,应说对不起,让您久等了。
三.商户到管理公司主动提出咨询问题或查找资料,前台文员应讲请稍等,我尽快帮您查找一下。如果查找时间过长,应说对不起,让您久等了。
四.如有访客到访,接待员应起身笑脸相迎,要先问好,注意讲请问先生/小姐找哪一位请问先生/小姐贵姓等,必要时带路引见。
五.商户/访客离别时,要主动讲再见。
六.所有电话务必在振铃三响之内接听。
七.接听电话应先讲您好及报__物业管理公司。必要时将商户提及的问题在〈商户投诉意见登记表〉上做好记录,采取相应的措施进行处理。
八.与商户或公司领导通话时,通话要简洁清楚,如有需要向对方复述一遍,并让对方先挂断电话后才算通话完全毕。
第12篇 物业接待员报修标准作业规程
物业项目接待员报修标准作业规程
1.0目的
为保证各销售中心、卖场、样板间、会所设施设备的完好率,保证设备正常运行,提高维修及时率,特制定本规程。
2.0适用范围
本规程适用于公司各销售中心、卖场、样板间、会所接待员日常报修工作。
3.0职责
3.1基础部项目负责人负责指导、监督接待报修、维修工作。
3.2接待员负责现场报修工作。
3.3基础部维修工负责销售中心、卖场维修工作的实施。
4.0程序要点
4.1 接待员发现需维修或接到报修时,应立即记录于《信息传递单》上,通知接待领班进行登记,向其通报需维修的基本情况;
4.2 接待领班接到接待员报修后,将基本情况登记在《信息传递单》上,通知基础部维修工进行维修;
4.3 基础部维修工在接到《信息传递单》后,带齐材料和工具到现场维修,维修完毕后请报修人员在《信息传递单》上签字确认。
4.4如果报修时没有材料,由接待员向基础部内勤报采购计划,经地产负责人签字后报公司行政部购买后维修。
5.0相关记录
《信息传递单》
第13篇 酒店前厅礼宾接待步骤规程
礼宾员作为酒店前厅接待的岗位之一,他的职责是掌握当日进出酒店的客情,做好工作安排,尤其应注意名单中的vip客人和团队、会议客人抵店离店情况,及时做好充分准备。本文将和酒店人分享酒店前厅礼宾接待的11个完整步骤,希望可以给予酒店人一些参考意见。
1、主动向到店客人打招呼,表示欢迎。
2、将客人行李从车上搬下来,并且协助客人清点行李以及检查完好程度。
3、引领客人至总台,清点并检查完客人的行李后,视行李的多少,决定用手提还是使用行李车。搬运行李时,客人的贵重物品、易碎品,如手提包,手提计算机、照相机等,应让客人自己保管。装运行李时,应注意将大件、硬件、重件放在下面,小件、软件、轻件则装在上面。同时,应注意搬运行李时,不可以用力过猛,更不可用脚踢客人的行李。引领客人时,应走在客人的左前方,距离二三步,随着客人的脚步走,在拐弯处或人多时,应回头招呼客人。
4、在客人办理登记入住手续时,帮助客人看管行李,具体的操作流程是这样子的:将双手置于背后,站在总台一侧(客人侧后方,离总台约四米以外的地方)等候客人,眼睛注视着总台接待员。
5、在客人登记完成之后,主动从接待员手中接过房间钥匙,带领客人至房间。同时,在领房途中主动热情地问候客人,并适时介绍饭店特色,新增设的服务项目,特别是推广的活动等。
6、乘电梯。应先请客人进入电梯,以便按楼层按钮。
7、在到了房间门口之后,应敲门,确定房间内无反应再用钥匙开门。
8、开房后,打开总开关,确定客房状态,再让客人进入房间。将行李放在行李架上或按客人吩咐放好。如再白天,应为客人打开窗帘,将钥匙交给客人。若开门后发现客房未整理或客人对客房不满意,则应立即向客人致歉,并快速与接到处联系,为客人迅速换房。
9、客人进入房间之后,向客人介绍客房内设施以及使用方法。在介绍的时候注意方法,避免出现空洞的介绍,比如这是电视机,注意介绍客房内一切可用设施的位置以及方法,比如空调开关,冰箱位置、吧台使用方法等等。
10、介绍完毕之后,询问客人是否还有其他需求,如若没有其他需求,礼貌与客人道别,并且将门轻轻关上,迅速离开。
11、最后回到打听之后,填写客人的入住行李搬运记录,将客人的要求或者其他需要注意的点填在上面,将信息交由前厅相关负责人员,满足客人需求。
第14篇 某物业客户服务部接待规程怎么写
物业客户服务部接待规程1.如有业户到客户服务部办公室时,前台文员应起身“笑脸”相迎,应住动打招呼:“先生/小姐您好”,“我能为你做什么”2.住户需要报修时,前台文员应将住户引见给物业助理,由物业助理进行接待。
客户服务部助理认真听取住户提出咨询问题或查找资料,物业助理应讲“请稍等,我尽快帮您查找一下。
”如果查找时间过长,应说“对不起,让您久等了。
”3.住户到管理中心主动提出咨询问题或查找资料,前台文员应讲“请稍等,我尽快帮您查找一下。
”如果查找时间过长,应说“对不起,让您久等了。
”4.如有访客到访,接待员应起身“笑脸”相迎,要先问好,注意讲“请问先生/小姐找哪一位”“请问先生/小姐贵姓”等,必要时带路引见。
5.住户/访客离别时,要主动讲“再见”。
6. 所有电话务必在振铃三响之内接听。
7. 接听电话应先讲“您好”及报“新城客户服务部”。
必要时将住户提及的问题在〈住户投诉意见登记表〉上做好记录,采取相应的措施进行处理。
8. 与住户或公司领导通话时,通话要简洁清楚,如有需要向对方复述一遍,并让对方先挂断电话后才算通话完全毕。
第15篇 招商策划部客户接待工作规程
(一)聆听和记录过程
1.认真聆听对方的自我介绍和对租赁的具体要求和对租金及其他费用的问价等;
2.在聆听过程中,将对方所代表公司的名称及联系人姓名、电话等尽可能详尽地记录下来。
3.空房的推荐介绍和询问过程
3.1根据来电者对租赁面积的具体要求,推荐zz空房,并做简单介绍。这主要包括如下几方面的内容:
3.2zz的地理位置,周边交通及公共设施;
3.3推荐空房的房型、楼层、朝向,周边客户群及装修程度等;
3.4租金报价,管理费和电话的租用及停车位等具体收费情况;
4.询问过程
4.1通过聆听客户对我方空房情况及具体报价的反映,估测出对方的心理价位;
4.2 询问客户所代表公司的业务范围或关系,帮其在zz找到相关客户::群,以吸引其来看房;
4.3 若可能,询问并记录对方现驻大楼的地址,以便时候营销人员上门拜访一次,对该司的情况做更为具体的了解。
5.初步说服过程
5.1 简单介绍zz大厦的星级管理服务和入驻的世界知名跨国公司或与其司有业务联系的公司;
5.2 向对方简单介绍我方将视租户的知名度、租期年限及其他具体情况,对于更优惠的租价及其他弹性租赁条件均可在对方来访时详细协商;
5.3 试探性地和来电者预约在zz会面,力争其实地看房,为最后与我司签订租赁合同开辟成功的第一步。
6.客户来访接待过程
6.1需要对来访客户的背景和需求加以了解
6.2与客户交换名片
6.3了解其公司性质、业务范围、需要租赁的办公面积等背景情况;
6.4若我司目前恰好能满足客户所需办公面积,则先报价给客户,并通过其言行或面部表情了解对方的心理承受能力。
7.让客户对zz有一个整体印象和了解
7.1根据客户的具体要求,将zz宣传资料,合适办公单位的报价单及平面图准备一份给客户过目,并做具体介绍;
7.2让客户不仅对zz大厦和物业管理服务有所了解,而且让客户对我司提供的管理服务(如24小时保安、中央空调、停车位、出租车安排等)留下深刻印象。
7.3实质上这是一个间接的推销过程。通过介绍我司的优质服务,能帮助客户分析zz大厦优于其他写字楼的优势,从而接受我司合理的报价。
8.带客户看房过程
8.1根据与客户的交谈情况,对于比较有意向的客户,应邀其去实地看房。在此过程中,要将这间办公空房的特点向客户做逐一介绍,如房间的朝向、面积、得房率,周围的客户群等;
8.2若客户将zz与其他租金较为便宜的大楼做比较时,应采取客观态度替客户分析不同竞争楼盘的地理位置、硬件设施、星级服务,规范管理等方面的优势;
8.3同时,根据客户对室内的隔断装修或其他硬件设施所持的不同态度,灵活地并有所保留地向其介绍我司的一些弹性租赁条件,如为租户提供标准装修或给予租户一定的免租期,商务中心租户的特殊服务性质(如前台电话留言服务,每日清扫卫生等)。
9.争取与客户直接进入实质性谈判阶段
9.1凭借个人销售技巧和对客户意向的准确判断力,在看房过程结束后,应尽量争取到直接与客户进行实质性谈判的阶段。这一谈判过程比较切入实际,且较为保密,应邀客户在会议室面谈,应避免在公共区域如电梯内或前台区域,以免大楼其他租户听到后产生不利的影响。
9.2若客户主动提出与我部洽谈具体租费等实质性租赁问题,可见这类客户已有一定的意向和诚意,则应热情邀请其至会议室面谈,临别时可赠送zz的小礼品来打动对方。
实质性谈判的具体内容:
9.3根据报价为客户计算出每月租金和管理费及其他可能产生的费用(包括电话租费,停车费);
9.4根据客户所代表公司的知名度,在自己的权利范围内,给客户一定的租金打折或其他弹性优惠租赁条件;
9.5向客户穿插介绍我司为新入驻租户提供的入驻欢迎仪式以吸引其入驻zz的兴趣。
10.来访客户接待完毕后的跟进工作
10.1若客户无明确意向,则不比强推,应有礼貌地对其来访表示谢意,对其司可能入驻zz表示欢迎,并预祝双方合作成功。此外,在对方未留名片的情况下,应抄下对方的联系人姓名,电话及地址,以便进一步跟踪联系;
10.2客户来访后,不要急于电话联系或贸然上门回访客户,使之产生反感情绪。而应稍待两三天后,做一次电话询问。询问内容不要局限于了解客户的租赁意向,而应多询问客户的具体要求和想法。在设身处地为客户着想的前提下令其感受到我方的诚意;
10.3与预期客户的跟踪过程短约数周,长可达数月。这期间可采用电话联系,书信传真往来,上门拜访等销售手段逐步深入地推销,从简单地推销发展向与客户做朋友,直至与预期客户正式签订租赁合同。即使出于某种原因客户最终无缘与我司签约,这份感情投资也会在将来的营销过程中得到回报,因为这家客户很可能会将zz介绍给他的客户群;
10.4若客户明确表示已与其他大楼签约,则整个销售跟踪暂告一段落。但需向客户询问签约大楼的名称及其签约价格和年限,并作为长期的候租客户名单记录存档;
10.5若客户放弃入驻的障碍主要是租金偏高无力承受,则应坦诚询问其心理价位,并表示愿意为其向我司总经理申请,把握好这一最后机会争取其司入驻的可能。
注:若来访客户无名片交换甚至不愿留下联系电话,则在报价及其他租赁条件上要有所保留的对待,以防其他大楼探听行情的可能。同时,需更加礼貌地将此类客户目送出zz,或通知监控室注意其是否在其他楼层走动,以避免公司利益受到不必要的损害。
11.中介公司来访接待
来访zz的中介经纪人,有三种类型:
1)与营运招商部常有业务联系甚至合作成功的中介朋友;
2)初次来访zz并有一定合作态度的中介经纪人;
3)意在zz大厦及内部客户租赁情况做市场调查甚至有推销其他竞争大楼企图的中介经纪人。
针对以上三类中介经纪人,营运招商部销售人员应具备敏锐的识别能力,通过在前台几句简单的闻讯即可分清。因此,对以上三类人应持不同的接待方式和谈话技巧,具体过程说明如下:
对于第一类中介经纪人:
1)在前台区域互换名片;
2)在前台区域与来访者简单交谈,了解其此番来访的主要目的;
3)若来访中介人员正好有客户需要办公房,需了解清楚其客户所需求的面积、公司的性质(跨国公司、独资、合资、私营或其他)、大概的业务范围(金融业、运输业、通讯业、贸易或其他),并根据中介人员提供的信息,对这家客户的租金承受能力做初步判断,给予适当的报价,并观察中介人员的反映;
4)根据中介人员对报价的态度,适当告知我司的诸多弹性条件和租金优惠的可能性;
5)带中介人员实地看房,并对房型、朝向、面积、得房率、周围的客户群等做简单介绍;
6)看房后,将中介人员感兴趣的办公房的报价资料和平面图及zz大厦的彩色宣传资料送交中介人员,让其转交或传真给其客户;
7)若对方无合适的客户源,则无需带其看房,只须将空房资料交其备用即可。注意在报价上相对保守些;
8)礼貌地与中介人员告别,并表示希望进一步合作联系。
对于第二类中介经纪人:
1)互换名片并了解该中介公司主要承接的业务范围和客户群的性质;
2)听中介人员自我介绍来访的意图和提供的信息;
3)给中介人员zz大厦宣传资料以及空房的资料;注意在报价上要有所保留。
4)礼貌地与中介人员告别,必要时通知监控室观察其人是否直接离开zz,以防个别有不良企图的人在其他楼层干扰租户。
对于第三类中介经纪人
1)互换名片并通过简单的交谈,察觉出来者的醉翁之意;
2)表示欢迎其介绍客户来zz看房,但对于对方提到的涉及我司租赁内密的话题,可以借口不了解或有礼貌地拒绝回答;
3)仅可以提供一份zz彩色宣传资料给来访者;
