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第1篇 物业管理公司消防器材管理规定
物业管理公司消防器材管理规定
(五)
1、目的为了规范消防器材的管理、保证消防器材完好及正常使用。
2、职责和权限2.1、各项目为日常管理部门,项目负责人为消防器材的直接责任人。
2. 2、公司行政部、工程部为消防器材归口管理部门。
3、管理规定3.1器材、设施管理
(1)申领、变更消防器材需经各项目负责人审批后报公司行政部。
(2)公司行政部审核确认后报公司总经理批准购置。
(3)各项目负责人领取消防器材,应办理有关手续并填写《消防器材领用登记表》。
3. 2日常管理
(1)使用部门须建立消防器材台帐。
(2)消防设备、器材和工具应放置在醒目、取用方便的地点。
放置在室外的要采取防雨、防晒、防锈蚀、防霉烂、防结块和防冻措施。
(3)消防设备、器材的周围不准堆放杂物和挂放其他物品,严禁埋压圈占消火拴和消防水池,消防水池内应当保持规定的水量。
(4)凡维修消防管道或者停止供水时,必须事先通知小区业主,做好应急措施。
(5)对室外消防栓每年检修一次,其中放水排污为半年一次,对室内消防栓两年一次油漆维修。
每月对全站各部位灭火器材及室内消防柜进行两次集中检查,及时更换失效器材。
(6)每年凉晒消防水带一次,防止水带霉烂,保持干燥。
(7)任何人不得堵塞消防通道,圈压消防设施,挪动消防标志。
(8)消防器材、设施专物专用,不得将消防器材擅自挪作他用。
(9)检查消防器材不能正常使用应及时上报工程部与公司行政部。
并填写《消防器材、设施维修记录》报工程部进行维修。
(10)使用部门负责人因工作变动应到公司行政部,做变更手续。
(11)使用部门对消防设施每月检查2次,并做好详细记录。
(12)灭火器原则上每年重装一次,但可根据实际情况,到维修期压力合格的可延期重装。
4、损坏、丢失、报废处理
4.1损坏
(1)使用部门、岗位因违反正常使用规定或其他人为因素造成消防器材、设施损坏的,发生一切费用由当事人承担。
(2)修理费用由使用部门负责人反馈财务部和当事人,由财务部从工资中扣除。
4.2、丢失
(1)消防器材、设施丢失,当班工作人员应立刻报本项目负责人,由本项目负责人报公司行政部处理。
(2)公司行政部核实界定责任,按财务管理有关规定赔偿并对直接负责人作出相应的建议处罚。
(3)需要申领的应重新按照申领程序进行领取。
4.3报废
(1)报废年限:手提式干粉式灭火器(贮气瓶式)8年、手提贮压式干粉灭火器10年、手提式1211灭火器10年、推车式干粉灭火器(贮气瓶式)10年、推车贮压式干粉灭火器12年。
(2)需报废的由公司行政部统一汇总,依据《公司实物资产管理制度》规定填写《低值资产报损单》报批。
(3)公司行政部在档案中填写报废情况记录。
并将报废申请报财务部。
5、罚则
5.1、对违反本规定有关内容部门、责任人,视情节给予扣分、经济处罚、通报批评。
5.2、处罚标准参照公司《安全奖惩实施细则》和其他有关规定。
第2篇 物业管理信息反馈发布规定
物业管理处信息反馈与发布规定
物业管理管理处日常经营管理工作中进行信息的反馈和发布内容主要有:
1、《管理服务报告》:在每季度末将该季度物业管理服务情况对业主进行公告。内容包括:保安、保洁、绿化、设备设施、客户服务等业务管理服务情况和财务情况;(详见顾问书《客户服务册》、本册提及即可)
2、通知、公告:在小区内设置固定公告栏,以管理处正式发文形式对小区业主或相关人员进行的通知、公告。例如:《关于小区实施车辆使用停车卡的通知》;
3、标识信息:为避免工作过程中有可能给业主及其他人员带来的不便,而进行标识性的信息发布;例如在小区消杀工作中的警示性ci标识;
4、提示信息:为提高客户服务水平,对小区业主进行的温馨提示。例如:在恶劣天气时对业主进行的温馨提示;
5、宣传信息:例如:社区活动的宣传资料或宣传画;
6、其他信息:业主具有知情权所需了解的其他相关物业管理服务信息。
7、《半月信息统计表》:每半月对管理处各部门各项工作统计和汇总,编制工作半月报,内容包括:半月管理处要闻、业务管理信息、内部管理、投诉及建议处理、前期重要工作跟进及疑难问题、需协调解决问题及下半月工作重点等内容,供内部交流及领导审阅;
8、按照管理处职能和业务管理要求,在管理处内部进行反馈和发布的计划、总结、纪要等各类信息;
9、管理处网站电子公告:在管理处内、外部网上进行反馈和发布各类信息。
第3篇 美景物业管理处办公室管理规定
美景花园管理处办公室管理规定
1.上班时间必须衣冠整齐、配戴工牌,不得服装不整或穿拖鞋进入办公室。
2.非办公室人员进入办公室须请示,获准方可进入。
3.办公室为办公场所,所有员工均不得在办公室内或利用办公设备从事私人事务,违者视情节处罚。
4.工作时间在办公室玩电脑游戏或利用公司电脑做与工作无关事情者,未经允许,擅自使用电脑者,每次罚款100元。
5.不准在电脑上使用有煽动性或淫猥内容的磁盘和光盘。
6.工作时间在办公室内不得闲聊、用餐、吸烟、吃零食或做其他与工作无关之事情。
7.上班时间不准打私人电话或拨打信息台,违者每次罚款50元。
8.使用办公电话,实行'一分钟'电话话,特殊情况不能超过三分钟。
9.办公室传真机由专人管理,不准私自收发传真及用传真机拨打长途电话,违者,当事人与传真机管理人员同样处以电话费十倍罚款。
10.办公室复印机由专人管理,专人操作,未经允许不准利用复印机复印私人资料。到办公室复印资料必须按规定登记。
11.办公室人员上班时间不得私自外出,因公外出须征得负责人同意。
12.与同事团结友爱,工作上互相支持配合。
第4篇 物业管理公司资产管理规定
物业管理公司资产管理规定5为加强公司资产管理,保证公司资产安全、完整,充分发挥资产使用效能,特制定本规定:
一、资产管理范围:根据资产的价值和使用期限,资产的管理范围包括固定资产和低值易耗品两类。
可参照体系文件vkwy6.3-01《基础设施管理程序》3.定义。
二、资产类别:资产分类参照vkwy6.3-01《基础设施管理程序》,分八类建档管理,在分类记帐时按照从1-8的顺序,能进入上一级类别的不进入下一级类别。
三、《资产管理软件》编码规则:公司使用《资产管理软件》管理所属资产。资产编号规则: 供应商编码规则:
四、人员设立及职责:为确保资产的合理使用及维护,各业务部门必须指定一名资产管理员(可兼职),职能部门的资产管理员由公司资产管理员统一负责,所有资产要指定相应使用责任人。
资产管理员职责:确保本部门资产安全、完好,设立本部门资产台帐,并负责将本部门所有资产录入《资产管理软件》。
负责协助公司每年年底进行的资产检查及盘点,负责本部门资产管理手续的完善。
资产管理员进行工作交接时,须保证帐本及实物的相符,并由部门经理负责监督。
部门经理新到岗时须对到岗部门资产进行确认。
在存放地点为较为固定的资产上粘贴标识,标识上必须反映出资产品牌、名称、资产编码、使用责任人。
使用责任人职责:负责相应资产的日常保养维护并保证其正常运行。
五、资产台帐的建立:各部门须根据资产分类设立资产台帐(数量金额账),由本部门资产管理员根据经审批的《资产情况审核单》登记入帐。
《资产情况审核单》必须分年度填写和归档和装订,由资产管理员负责保存。
各部门应妥善使用购置的工具、设备,任何人未经部门经理批准不得私自挪用。
为了达到资源共享、节省开支,有些必备而又不常用的大件工具、设备,可以由相关部门购买,其它部门借用时按规定办理领、借用和物品交接手续,并负担因此产生的维修费用。
资产管理软件由各部门资产管理员进行操作,资产发生变化(新购、转移、保养、维修、报废)时需及时录入资产管理软件中,当月完善的《资产情况审核单》必须在下月10日前输入到资产管理软件中。
并至少每二个月内更新上载至公司房产后勤管理部。
六、资产购置、调拨、借用、维修、报废程序:资产的购置、调拨、借用、报废参照体系文件vkwy
6.3-01《基础设施管理程序》
5.3. 其中各部门发生电脑零配件的调拨,由总经理办公室电脑室工程师负责办理,调出调入部门资产管理员只要在资产管理软件的进行相应的登记,不需再填写《资产情况审核单》。
各类资产的维修应根据公司质量体系文件和财务规定,严格遵守公司的审批制度,相应的维修费用报相关领导审批。
经专业公司确认已无法维修或维修费用超过原资产净值时,需申请报废并办理相应手续。
200元以上资产需填写《资产情况审核单》审批《物资报废申请单》后方可报废。
报废物资处理后,需将处理方式、收据凭证字号(有残值)、经手人、证明人等相关内容在《资产情况审核单》部门存档联后面背书。
报废资产有残值的,经部门经理估价后由资产管理员负责处理,回收的资金和出售公司报废物资的收入统一交公司财务部。
七、资产的检查:房产后勤管理部负责资产的登记、检查及日常监督管理工作。
房产后勤管理部将不定期抽查各部门的资产管理情况。
每年6月份和12月份年底,房产后勤管理部与财务管理部联合对各部门资产管理情况进行全面检查及盘点,并出书面报告。
各部门根据公司年底的资产清查盘点情况表,对本部门盘盈盘亏的资产,找出原因及责任人,并对盘盈盘亏资产按规定的审批权限,报有关领导和部门批准后处理。
对因使用、保管不善造成资产损坏或丢失,由有关责任人按重置价值或资产管理部门的评估价值赔偿损失。
八、本制度适用于公司各部门,由各部门经理负责贯彻执行,由房产后勤管理部、财务管理部负责解释监督。
第5篇 物业管理公司安全管理规定（3）
物业管理公司安全管理规定(三)
一、公司来访人员统一在岗亭登记,如找人可用电话联系,私事可在非工作时间内接见,不得无故在公司或宿舍区域长期逗留。保安员或各部门有义务予以劝离公司。
二、凡离职人员,行政部将在离职当天下发名单至保安部,由保安部执行'离职人员一个月内不得进入公司所属区域'规定,违者将追究保安队员失职责任。
三、公司员工下班应主动接受安全检查和纪律监督,严禁在公共区域内(公司至停车场区域)衣冠不整(穿背心、短裤、拖鞋),下班后严禁在工作区域内逗留或未经批准进入公司禁区(配电房、电脑房、财务部、仓库及行政办公区),违者将追究当事人和区域负责人责任。
四、履行物品进出、领用程序,防止公司财物流失或可疑物品进入,凡从各通道进出商品、货物或其它包裹均需相关部门负责人签字(保管或部门经理),保安员必须严格检查,否则发现漏检一次或手续不齐处罚当班保安5-20元,保安部负责人负20%的连带责任。发生财物流失损失,由当班人员负责赔偿,部门经理负20%的连带责任。
五、各部门由于管理不善或工作失职造成公司人身、财物损失按《安全经营责任状》进行处理。
六、各部门负责人必须加强对本部门员工公共区域的安全操作督导和检查,如因高险、地湿、失火或其它工作失误发生客人、员工人身财产损失,由部门负责人承担相应责任。
七、全体员工要积极发现、检查、举报和制止各种安全隐患,对维护公司人身和财产安全作出重大贡献者,公司将给予相应的物质和精神奖励。
八、本规定自公布之日起执行,由行政部负责解释。
签署人:物业管理有限公司
第6篇 某房地产公司物业管理规定
物业管理规定
(一)、物业管理的前期介入,即从物业管理的角度对建筑结构、建筑材料、水电空调、保安消防、办公通讯、绿化环保、楼宇管理、配套设施提出合理化建议,并基于自身的物业管理经验对大楼物业管理的组织结构、岗位设置、人员培训计划、管理计划、各岗位的工作流程和岗位责任制的制定。
(二)、前期物业管理的工作设施方式
自房产公司与物业管理公司签订前期参与管理协议生效之日起,物业公司负责组织专家成立专门的工作小组,针对广场项目的具体问题提出有关的服务计划,并按双方认可的计划书进行实施,定期派人员参加房产公司的重要工程会议,必要时应常驻房产公司。物业公司提供的意见和建议一般以文字材料为准,并要求有较强的时效性,合作双方共同建立前期物业管理档案。
(三)、物业公司提供前期物业管理的内容
1、通过对市场的调研和周边楼宇的比较,提出广场功能设计定位的建议。
2、按照广场的市场定位,提出标准层楼面布局、不同结构楼层的分配比例、管理用户位置、设备安置位置设计建议和依据。
3、对整幢从结构构造,到材料选购、装饰、装修、设备的安装,从大楼的使用者和管理者的角度提出建议。
4、从实际出发,对原设计中可能存在的缺项、漏项和最优化处理及有碍整体协调的部分,提出补充建议和改进建议。
5、对大堂、商场、餐厅、设备层、控制室、管理办公室的分布和布置等提出优化改进的建议。
6、对广场的配套部分,包括客户的进出通道和车道、工具间等设置提出建议。
7、结合物业管理的实际经验、对__广场订购的设施设备的型号、质量、性能等提出参考意见,并配合房产公司进行验收、包括;检验其是否符合国家有关标准要求;有无质检合格证;配件是否齐全;安装是否平整;是否便于维修;各种仪器、仪表是否灵活、灵敏、安全、精确;运转是否正常;辅机和工具是否安全。
8对工程后期设备的安装调试及隐蔽工程提出意见和建议。
9、从实用性的角度对智能化设计提出补充和修正性建议。
10、协助业主做好验收和接管工作,制定验收表格,清点物品数量,检查施工质量。例如验收工作内容主要有;
(1)主体结构;地基沉降不得超过规定要求允许的变形值,裂缝不能超过国际标准,外墙不得渗水;
(2)屋面和楼地面;各类屋面必须符合国家建筑设计表准的规定,排水畅通,无积水不渗漏,注意检查裂缝、脱皮、起起砂现象。卫生间和阳台、厨房的地面不允许倒流水和渗漏;
(3)装修;对门窗、玻璃、开门进行检查;
(4)电气:线路要求平整、顺直、牢固,过强和联接符合要求,支架和悬挂牢固,接触良好,避雷装置符合国家标准,各种电器运转正常,噪声振动不能超标,图纸资料和记录档案材料一应齐全;
(5)水、卫、消防、采暖管道应安装牢固,控制部件启闭灵活,无滴、漏、跑、冒现象。卫生间、厨房间排水管应分设,出入采用陶管、塑料管;地漏、排水管接口不渗漏,管道排水流畅。消防设施应符合国家标准规定,并有消防部门检验合格证;
(6)附属工程及其他:如室外排水系统的标高,窖井的设置,管道坡度、管位,化粪池等必须符合要求。另外,还包括场地清除、临时设施与过渡房拆除清理完毕,相应市政、公建配套工程和服务设施也应达到质量要求。
11、自工程竣工前三个月起,物业公司即派出专门的管理班子着手为大楼的正式开业做准备工作,其中包括以下内容:
(1)提出管理的财务预算,进行运营成本的测算和管理成本的测算;
(2)设计管理公司的组织机构、制定人员编制、管理人员和部门设置;
(3)提交全套的管理方案,其中包括员工管理制度、员工守则、劳动条例、福利制度、奖惩条例、安全管理制度、员工培训计划;
(4)提交各岗位的制作范围和责任制度,及工作流程;例如:总经理、部门经理、办公室、后勤、保安消防、楼层管理、大堂服务、卫生、绿化、工程维护等等;
(5)建立值班制度和检查制度,设计紧急情况和突发事件处理规程;
(6)设计开办费用计划,协助房产公司落实采购任务,确保开业所需各类物资到位;
(7)协助房产公司组织开业庆典。
12、协助房产公司制定《租赁合同》、《管理公约》、《业主委员会章程》等文书条例,为住户办理入住手续。
13、代理房产公司办理大楼保险,按房产公司要求代理协调与政府及其他相关部门的关系。
(四)、房产公司应尽的义务
1、房产公司应尽最大努力来配合前期物业管理工作的进行,及时为物业公司提供有关材料并清洗地表述其要求,尽最可能为物业公司工作提供方便。
2、房产公司在工程遇到具体问题或有与物业管理有关的问题,理应及时通知物业公司。
(五)、付款方式
本规定所涉及的付款及其方式按双方备忘录承诺的形式支付。
第7篇 某物业管理公司财务管理规定
物业管理公司财务管理规定(暂行)
第一章 总则
第一条 为维护国家、企业权益,加强本公司财务管理与会计核算工作,促进公司持续发展。根据有关规定,制定本暂行规定。
第二条 本公司按有限责任公司的管理规范组织管理。
第三条 本公司按《施工、房地产开发企业财务制度》实施财务管理与会计核算。
第四条 本公司财务管理与会计核算工作的根本依据是《会计法》、《公司法》、《企业财务通则》、《企业会计准则》及国家与地方财政部门的有关法规和政策。
第二章 管理体制
第五条 财务部是公司财务管理与会计工作的职能部门,依照财务会计法规进行财务管理和会计核算工作,根据公司的经营计划、投资计划、财务预算计划以及具体财务开支规定的审批权限审核财务事项,对公司内部各有关部门的财务管理和经济核算工作组织协调和指导,未经财务部审核,任何部门任何人员 不得自行决定财务事项,定期向集团公司报送公司财务报表及资料。
第六条 公司各部门和人员均应遵守财务管理制度,按规范办理有关业务事项;认真配合财务部门落实财务管理,按规定要求做好财务会计的基础工作,准确、及时、完整填报各项原始记录及有关资料。
第三章 基本要求
第七条 财务计划是公司财务收支管理的主要依据,公司根据集团公司下达的财务预算方案安排年(月)度收支计划,确定各项控制定额、指标,作为执行、监督、考核、分析的依据。
第八条 收入管理。公司的营业收入、附营收入及营业外收入必须严格按照财务结算制度及时收归公司财务部,各职能部门或人员对业务所涉及的一切应收账款必须由财务部门办理结算手续,除按经济合同执行或本公司特别规定外,一切赊欠款项须按审批权限报经批准。
第九条 支出管理。公司的生产、经营、办公、业务活动等正常费用的资金支付,应按不同性质、费用内容由相应的职能部门的经办人员签名,职能部门负责人证明或验收,经财务部门和经理审核批准后方可支付。属投资性开支项目、因定资产购置或超过投资计划须报集团公司批准后方可实施与支付。
第十条 财产管理。公司的固定资产、低值易耗品、包装物及其它材物料由所领(使)用的部门和人员负责其实物的保管、维护,定期盘点及按规定办理报废核销手续。
第十一条 采购、验收和领用。公司一切物品的采购应有计划或公司领导授权方可办理;所有购进物品须由经办人签名,仓管员验收,领导审批,财务部门方予支付;领用物品须凭有关计划定额或公司领导批示,由领用人、部门负责人签名后办理领用。否则,仓管员应予拒付,财务部门不予核销。
第四章 提留与摊销
第十二条 固定资产的折旧年限在财务制度规定范围内,由财务部门提出具体的折旧年限,经集团公司决定后执行。
第十三条 低值易耗品的摊销办法,根据其单位价值、批量大小、使用期限及对当期财务状况影响程度,采取一次或分期摊销法。
第十四条 递延资产摊销,以五年期限按月平均分摊。
第十五条 职工奖励基金的提取与使用办法由集团公司决定。
第十六条 预提费用、待摊费用等其它提留项目执行办法由集团公司决定。
第五章 奖惩办法
第十七条 公司对坚持原则、模范执行财务制度、厉行节约、堵塞漏洞、维护公司利益、贡献突出的部门和人员予以表扬或奖励。
第十八条 公司对违反财务制度、徇私舞弊、损害公司利益的行为,按情节轻重追究其行政、经济与法律责任。
第十九条 奖罚实施办法由公司制订执行。
第8篇 a物业管理公司行文规定
物业管理公司行文规定
1.以公司名义发文时,由主办部门起草,填写发文稿,由公司综合部核稿,呈公司领导签发。公司综合部负责登记编号,组织打印外发。以部门名义发文时,公司综合部不负责打印工作。
2.公文必须一文一事,主送单位只能一个,不得越级行文,行文简明扼要,文字清晰。
3.一切以公司名义上报外发的文件、信函、电文,公司综合部都要存留底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附后装订归档。
4.各部门之间文件往来、资料供给等由部门互相递送。
第9篇 物业管理节约用电规定
质量/环境/安全管理体系作业指导书
--物业管理公司节约用电规定
1、节约用电,人人有责,自觉遵守国家法律、法规。采取有效措施,做好安全用电、节约用电、计划用电工作。
2、公司本部及各管理处内的供电系统系经有关部门验收符合要求的设备,任何人不得私自改接供用。
3、凡是原来电表容量不够,需要增容的,必须向办公室申请,由总经理审批后,符合增容要求的方准予办理。
4、照明用电做到人走灯熄。
5、用节能灯替代白炽灯、细管日光灯替代粗管日光灯、电子镇流器替代电感镇流器、金属卤化物灯替代碘钨灯或高压汞灯等。
6、电风扇刚启动时应在高速档,达到额定转速后再换中速档或低速档。
7、空调使用时做到人离开即关闭。
8、严禁使用生活用电炉。
9、公司本部及各管理处室内布线,应根据所用电器负荷选择电线线径大小,选择合理线长,减少迂回,以降低线损,保证供电质量。
10、保持用电设备在最佳运行状态下运行,正确掌握负荷特性,减少备用容量。
11、应定出电梯使用规定,节约用电。
12、加强设备检修,提高检修质量,提高设备的使用效率。
13、测试并计算电能利用率,评价用电合理化程度,为挖掘节电潜力提供依据。
第10篇 某物业管理公司文书工作管理规定
物业管理公司文书工作管理规定
为了使公司的文书管理工作更加制度化、标准化、规范化,保证档文件和资料的完整齐全,防止遗失泄密,特制定本规定。
一、主题内容与适用范围:
1、本规定明确了文书的收发、用印、传递、催办、立卷、档和查阅等管理办法。
2、本规定适用于公司的日常文书档案处理工作,也适用于公司各部门兼职文书员的工作。
二、收文:
1、凡属公司种类收文,统一由行政人事部指定文书员签收、拆封,并及时、准确做好收文登记。凡属公司领导亲收的公文,公司领导应将来文编号及到文日期通知行政人事部指定文书员予以登记。
2、收文登记时,必须填写收文一式二份(见附件一、附件二),第一联与来文联在一起,第二联作签收及行政人事部留底。
3、凡收文登记的文件,必须经有关领导批示方可发阅。做到当天收文当天登记,当天送主管领导批阅,并按批示处理。
4、凡属急件必须及时送主管领导批阅,并按批示迅速处理。
5、凡外出开会或托人带回的文件,为防止文件耽搁、遗失或泄密,必须立即交行政人事部做好登记手续后方可阅办。
7、文件办妥后,应按部门案卷档。
三、发文:
1、凡以公司名义发出的正式文件(内部或外发),必须到行政人事部办理发文手,并分别按照公司发文文本的格式打印(文本格式见附件三、附件四),经登记、编号后方可发出,底稿与发文副本放在一起档。
2、凡公司报送上级的报告、汇报、计划、总结等文件,必须到行政人事部办理发文手,并按照公司发文文本的格式打印(文本格式见附件三),经统一登记、编号后方可发出,底稿与发文副本放在一起档。
3、文件拟稿要按发文稿(见附件五)的拟制程序进行:一般应由主要经办部门拟稿,由拟稿人署名、该主办部门负责人核稿签字、行政人事部审稿,然后由行政人事部送公司领导签发。需经几个部门协办或认可的文稿,在主办部门负责人签字后,应由主办部门送协办部门会签,然后由主办部门送行政人事部审稿,再由行政人事部送公司领导签发。
4、凡以一般函发文,须经发文部门主管领导同意或授权,并按照公司标准函文本的格式打印(文本格式见附件六),由行政人事部登记、编号后发出。函文必须留底备查,留底稿上应有发文部门负责人的签字。
5、对来信、来函应作好登记,经领导阅批后转递有关部门办理。复信、复函与来信、来函放在一起,办妥后档。
6、凡以公司名义张贴、通告通知、规章制度等均需拟稿,经公司领导同意或签发后方可张贴,并作好登记、编号,底稿与张贴件放在一起档。
7、凡在公司内部印发资料,必须经部门负责人在底稿上签字同意,到行政人事部填写文函打印申请(见附件七),办理文印委托手,经核准后方可印发,并在行政人事部留底档一份(底稿加打印件)。
8、一切应属档的文件,文稿若是书写件,应用钢笔或毛笔书写,不可用铅笔、圆珠笔或彩色水笔书写。文稿须清晰整洁,标点符号准确。若文稿修改较多,造成稿面不清,抄出清稿,以审稿、校对和档。
四、用印:
1、凡公司发文用印,必须与原稿核对,如有错漏,需更正后方可盖章。
2、凡属业务常规报表之外的上报材料、报表等需盖部门公章或公司公章时,必须经部门负责人或(分管)公司领导的同意后,方可盖章。
3、公司行政介绍信由行政人事部统一签发,介绍信及印章由专人保管、开具、监印。签发介绍信应符合国家有关政策及上级有关规定,并在职权范围内。
4、开具介绍信须经部门或公司领导同意,介绍信上必须写明办理的具体事项,不得以“联系工作”、“购物”等含糊笼统的字名表示。
5、禁止在空白纸张或空白介绍信上盖章。
6、介绍信有效期市内一般为三天,市外一般为七至十天。介绍信存根记载和正文要一致,在介绍信存根上必须标明签发人。介绍信存根由行政人事部档备查。
7、员工需公司证明其私人事由,如确有需要,应经部门负责人审核同意,并在申请证明的原稿上签字,行政人事部方可按有关政策及规定予以证明。证明的内容由行政人事部用公司标准函文本签发,原稿留底备查。如要求证明的内容不符合国家有关政策及上级有关规定,或本公司无法证明的,行政人事部有权拒绝证明或盖章。
8、公司各级公章由行政人事部集中管理,逐一备案。凡领用新章、还旧章,一律由使用部门负责人亲自到行政人事部办理。部门应将印章保管人名报行政人事部备案,办理保管人签字手续;保管人若有变动应向行政人事部办理移交签字手。
9、刻制公司各级公章统一由行政人事部指定专人办理,未经行政人事部负责人签字,不予报销刻制费用,并追究擅自外发刻制责任。
五、文书的传递:
1、凡公司内部印发的文件资料,应由行政人事部指定文书员统一编号、登记,重要的盖上定期回收章定期收回,不得擅自销毁。
2、凡上级下达的机要文件,按指定范围阅读,一律不准带回家或带到公共场所,不准私借,阅后即还行政人事部指定文书员保存。
3、上级或公司的文件,凡属绝密或注明不准翻印的一律不得复制。其他文件如确需复制,必须经行政人事部主任或地产常务副总经理室签字批准,并在行政人事部办理登记手续后,由行政人事部指定复制;其中有密级的,复制件应编号,在密级可阅范围人员中签收使用,并在行政人事部规定的期限内,由使用人本人退还行政人事部予以销毁,并在登记册上作注销和销毁证明签字。
4、凡只需公司领导阅办的上级文件,阅办后即退还行政人事部档;凡转至部门阅办的文件,阅办后即退还行政人事部档;凡转由几个部门阅办的,由行政人事部依次传递,各阅办部门留文一般不超过三天即应退还行政人事部,急件留文期限由行政人事部传递时另定。
5、行政人事部指定文书员应在收文的留底联(见附件二)上写明传阅路线及实际传到日期,以按留文期及时回收、传递或催办。
六、文书的催办:
1、行政人事部指定文书员每月清对一次收发文情况,对超过留文期限的或公司需调回的文件,开具催文通知(见附件八)。
2、收到催文通知的部门或,个人,应即将文件退还行政人事部,如确实遗失应报告行政人事部备案查失。
七、文书的立卷和归档:
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2、行政人事部指定文书员和部门兼职文书员负责公司和部门文件的收发、保管。根据档要求,认真做好有保存价值文书材料的催办、整理、立卷和档工作。
3、根据平时立卷和年终组卷相结合的要求,文书员平时应注意收集有关文件和资料档,应根据文件或资料的内容,及时收入有关案卷夹内;按平时成的一项工作或一次会议,及时清理,立即装订成卷;年终按保管期限的规定,分个度、分级别、分问题分别立卷。
4、立卷时应按要求分装订,写明案卷标题,卷内文件以时间顺序排列,卷内目录一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部档,部门或个人不得继保存。部门或个人需要继使用的材料,应先档后借阅。
6、公司受上级部门奖惩的资料,包括奖状、证书、通知等,收到材料的部门或个人,应在收到资料的三天内即将原件向行政人事部档。档后原件一般不予借用;如确需使用原件,应办理借用手并有期限。
7、名部门收到未经登记的文件资料时,应及时向行政人事部补办登记手。办完的文件资料要有系统、完整,来文和复文要放在一起档。
8、各部门互送文件、材料时,由文件、材料制作部门立卷档。几个部门会办的文件、材料,由主办部门立卷档。收发的文件、材料属公司的,由行政人事部立卷档。
9、文书档案一般须将原件档,重要材料一般不准以复印件档。
八、文书档案的查阅:
1、凡查阅由本部门成档后的文书档案材料,需经本部门负责人签字同意方可查阅。
2、凡因工作需要查阅由非本部门成档后的文书档案材料,需经行政人事部主任批准方可查阅。属密级档案材料,需经公司领导批准方可查阅。
3、查阅文书档案一般应在行政人事部内进行;如确需借出行政人事部,应经行政人事部主任同意并办理借离手,一般应在一周内还。借离的文书档案不得带出公司,例外情况需经行政人事部主任或公司领导批准。
4、外位来本公司查阅或抄录文书档案材料时,必须持介绍信,根据材料性质经公司领导或行政人事部主任批准,到行政人事部办理查阅或抄录登记手续后,方可查阅。
5、查阅或借阅文书档案者应注意对文书档案的保密和保护,不得私自转借、复印,不得向无关人员扩散文书档案的内容,不得遗失、抽换、涂改、圈点、拆散,阅后应及时还;行政人事部指定文书员必须按页核对,发现有上述情况,查阅或借阅者应负完全责任。
九、文书档案的交接、统计、保管:
1、行政人事部指定文书员或部门兼职文书员调动,均需办移交手。
2、行政人事部指定文书员应做好档案的统计工作,包括档案的收进、移出、销毁、结存、整理、保管、鉴定、利用等内容。
3、文书档案的保管要做到防潮、防光、防尘、防虫、防火、防盗,保持清洁,以保护档案的完整无损,延长档案的使用寿命。
十、附则:
第11篇 顾问物业管理处办公用品管理规定
顾问项目管理处办公用品管理规定
1、目的:
为加强办公用品的管理,节约办公费用,降低办公成本。
2、适用范围:
____管理处
3、职责:
后勤管理员负责办公用品的保管、申请、发放。
4、方法和过程控制:
4.1办公用品每月采购一次,各部门每月25日根据情况填写《物资申请单》申报下月须购买的办公用品,综合管理根据工作情况及时采购,于次月5日前发放。
4.2综合管理部指定专人负责办公用品管理,了解掌握各类办公用品的使用时间及质量情况,确保合理有效的使用。
4.3各部门申请办公用品时须考虑是否紧急需要、可否部门或班组之间合理调配等;采购时须货比三家,原则上在指定供应商处采购,须考虑价格、质量、使用期限和实用情况等。
4.4新进人员可根据实际需要一次性申领规定范围内的所需办公用品,其余人员参照《办公用品领用标准》按规定领取。
4.5各部门人员离、辞职时,必须将所领办公用品退回所在部门,经手人必须在《离职人员交接表》中签字确认。
4.6建立办公用品实物帐,物品进出要及时登帐,领用手续必须齐全。
4.7各部门人员对领用的办公用品必须妥善保管,节约使用,遗失不补。
附:
1、《物资申请单》
2、《办公用品领用标准》
第12篇 物业管理公司列支维修基金规定
物业管理公司列支维修基金的有关规定
为进一步规范维修工作,控制成本支出,提高公司效益,特制订公司维修工作及费用支出规定。
一、本规定所指维修项目包括:
1、基建维修;
2、设施设备的维修(包括零配件更换等);
3、维修基金中列支的任何维修项目;
4、汽车维修根据集团相关规定;
二、公司需成立维修项目预、决算小组,由各部门相关员工组成,成员数为4-5人,其中组长1人;
三、维修项目预算金额一次性在2000元以上按以下程序操作:
1、由经办部门提出维修方案,包括维修项目的名称、内容、所用材料、相关费用的预测等。
2、经办部门把维修项目方案交公司预、决算小组审核,由预、决算小组确认后报总经理同意后方可实施。同时,价格等必须货比三家;
3、预、决算小组在收到提交的方案后一般情况下3天内进行答复,特殊情况另行处理。
4、经办部门根据公司预、决算小组确认的方案组织、落实,并验收合格后按相关程序报销相关的维修费用支出发票。
第13篇 丰华物业管理处工作管理规定
水木光华物业管理处工作管理规定
(一)按照规定时间当值,不可擅离职守。
(二)在当值时不得饮酒、打瞌睡、阅报、看书、听收音机或与同事闲谈、开玩笑。
(三)每日上班时间,必须穿着公司规定的衣服及佩戴职员工作证,完成自己岗位职责。巡视各层楼宇及走火通道,巡视时必须特别留意大厦清洁,及有否损坏、破旧、需要维修的地方,并进行登记。如遇有不寻常事件,应立即处理,记录并及时向上级报告。
(四)停电或火灾发生时,管理人员必须按照公司颁布的紧急情况处理程序工作,并按紧急情况处理程序作好疏导业主,抢救现场工作,以保护公共财产,防意外、保护人身安全等。
(五)服从上级领导,完成所指定的工作。
(六)留意各种公用设备有否被破坏或涂污,并通知有关人员修理和清除,必要时须协助维修工作。
(七)执行各项任务时,必须有礼貌,谨记'服务至上、礼貌第一'。
(八)如有住户发生意外,例如:受伤、晕倒等,应即协助其家人招呼救护车或代办报警。
(九)热情接待来访人员,详细记录住房投诉,并迅速处理。不属自己职责范围的,则立即通知有关人员处理解决,处理情况立即向上级报告。
(十)管理部需设置急救箱,配备急救用品,如绷带、棉花及抢救药品等。同时放置部分紧急维修工具,以备临时急用。
(十一)大厦公共地方钥匙,如:机房,必须小心存放,以备紧急时使用。若有需要外借钥匙时,必须登记使用人姓名及身份证号码,用后及时归还。
第14篇 派驻物业管理顾问人员宿舍管理规定怎么写
派驻物业管理顾问人员宿舍管理规定
1、爱护宿舍内公共设施、设备和公共财物,不随意损坏或占 人所有,保持公物的完好。
凡因住宿人员人为非自然原因所造成的损坏,则由当事人负责赔偿。
2、不私接电源,不存放危险和色情物品,不得在宿舍内私设集会,聚众喝酒、赌博等。
3、未经公司主管领导许可,不得带外人进入宿舍,不得私自留宿非相关的外人。
4、保持室内安静,不得在室内大声喧哗、打麻将,不影响其他人员休息。
5、节约用水、用电、用气,随手关灯、关水、关气。
6、不随意动用他人物品、不私自调换房间、床位或占用床位。
7、妥善保管好个人物品,自行车按规定停放在指定的位置。
8、洁身自好,不传播庸俗、色情物品、画册、影碟等。
9、项目经理负责安排宿舍公共区域卫生的轮流值日,值日人员应认真清扫宿舍公共区域内的环境卫生,认真履行卫生监督职责。
每位住宿人员自行负责其自住区域内的环境卫生与消防安全。
10、员工宿舍仅供公司派驻顾问内部居住使用,不得在宿舍内部从事任何不良行为,如嫖娼、吸毒、赌博等,一旦发现,公司必将严肃处理,情节严重者,立即开除处理。
当事人由此所造成的一切后果均自行承担,公司同时保留追究后果责任的权利。
11、员工宿舍内的水、电、气、电话等日常使用费用,均由住宿人员自行合理分摊支付,公司并不承担。
第15篇 物业管理公司办公电话管理规定（5）
物业管理公司办公电话管理规定(五)
为规范公司办公电话使用,严格控制话费成本,保障经营工作需要,特对公司各办公区域电话使用规定如下:
1、为保证经营工作需要,现决定,关闭所有办公区域长途外线(除营销部外),开通行政办、物管处、客办、营销部、财务部共计五部电话市话外线,员工因工作需要可以拨打,但应长话短说,严格控制话费成本。
2、其它部门员工不得在前台拨打外线电话,前台员工如因工作需要拨打需做好详细登记。前台负责严格控制电话使用,凡未经批准私自开通外线或拨打私人电话,将处以当事双方每人50元处罚。
3、员工因工作需要确需拨打长途电话,应经部门经理签认、批准,通知前台开通本部门长途外线,拨打完毕后及时通知前台关闭长途外线。前台负责登记确认。
4、各区域电话话费控制标准为:行政办(含采购)、营销部、物管处每月200元内;客办、财务部每月100元内。超出本额定标准发生的其它话费均由部门承担。
5、前台应协助财务部做好各区域电话费用的统计工作。每月由行政部会同财务部核算各部门话费成本。
签署人:zz物业管理有限公司
