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电话管理制度范例
【作用是什么】 电话管理制度旨在规范企业内部的通信行为，提高工作效率，确保信息传递的准确性和及时性，同时维护良好的客户关系，提升企业形象。
包括哪些方面
1. 电话使用规范：定义员工在工作时间内的电话使用标准，包括接打电话的礼仪、通话时长控制等。
2. 电话权限管理：明确不同岗位的电话使用权限，如拨打长途、国际电话的规定。
3. 电话记录与报告：规定电话通话记录的保存方式，以及定期提交通话报告的要求。
4. 保密与安全：强调电话沟通中涉及公司敏感信息的处理，防止信息泄露。
5. 个人电话使用：规定员工在工作场所使用个人手机的规则，确保工作与私人生活分离。
6. 应急处理：设定电话系统故障或紧急情况下的应对措施。
重要性
1. 提升效率：通过规范电话使用，减少无效通话，提高员工的工作效率。
2. 保护企业形象：统一的电话礼仪标准能展现专业的企业形象，增强客户信任。
3. 保障信息安全：严格的电话管理防止敏感信息在电话中误传，降低商业风险。
4. 成本控制：有效监管电话费用，避免资源浪费。
方案
1. 培训与教育：定期对员工进行电话礼仪和通信规范的培训，确保员工理解并遵守制度。
2. 技术手段：利用电话管理系统监控通话时长和频率，提醒超标的通话行为。
3. 审核机制：设立电话使用审核小组，定期检查电话记录，确保合规。
4. 激励与惩罚：对于遵守规定的员工给予表扬或奖励，违反规定者则采取警告或罚款等措施。
5. 反馈渠道：鼓励员工提出改善电话管理的建议，持续优化制度。
本电话管理制度的实施需要全员参与，管理层需带头执行，确保制度的有效落地。随着企业的发展和环境变化，制度应适时调整，以适应新的需求。电话作为企业日常运营的重要工具，其管理质量直接影响到企业的运营效率和对外形象，因此，每一位员工都应对此给予足够的重视。
电话管理制度范例范例范文
【第1篇】电话管理制度范例范例
一、本厂的电话,主要是作为方便与外界沟通,方便业务开展使用,为使电话能发挥最大作用效能,并节省成本,特拟本规定。
二、电话管理由本厂办公室统筹负责,使用则由各分管领导负责督导与控制。
三、电话使用须知
1、接听电话的标准用语为:“您好,信阳污水处理厂”!当对方告何事时,说“请讲”并记录,当对方找人时,说“请稍等”,若人不在便回答“××不在,请稍后再打”。
2、本厂员工打电话,用词尽量简洁、明确,使用前应对讨论、商洽的事情稍加构思或略作记录。
四、长途电话使用须知
1、确系因公需要对外联系方可拔打长途电话。
2、本厂长途电话限本厂部门负责人以上人员挂拨。
3、本厂员工确因工作需要挂长途电话时,须先经部门负责人同意后方可挂拨。
4、禁止不经同意挂拨长途电话或以公事为由骗挂私人长途电话。
5、对不按规定填写通讯记录或员工私自挂长途电话者,一律作记过处分。
【第2篇】电话管理制度
眼下,各单位都离不开电话。因此,做好电话管理工作,也是人事管理者的工作之一。以下是一则电话管理制度范本,供各位参考。
第一条 本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条 员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。
第三条 总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂听,即挂线。
第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为:“您好,××公司”当方告知分机电话时,说:“请稍等!”如分机占线,说“电话占线,请稍后再打!”接听内线电话的用语为:“您好,总台!”其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。
第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需亲自填写长途电话申请单,注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等,并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的,应由主管领导签字同意,部门负责人及主管领导均不在,又确因业务需要挂长途电话的,通过总办同意可先行挂拨,但事后通话一定要三日内补办审批手续,逾期不补办者视为挂私人电话,电话费由其本人双倍负责。
第六条 值班人员不按上述第三条的规定,手续不全即帮他人挂长途电话的,除电话费由其负责外,每发现一次罚款50元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话,或以公事为由骗挂国内人长途电话的,每次罚款50元;私挂香港或澳门的,每次罚款100元;私挂国外长途电话的,每次罚款500元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金,直至辞退处理。
第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人,经申请可向行政管理部报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。
长途电话管理办法
第一条 为使电话的使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本办法。
第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。
第三条 电话使用须知:
(一)辖区内的洽公。
(二)时间以三分钟为限,自我控制。
(三)注意礼节,长话短说,简洁扼要,以免耗时又占线。
(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。
第四条 长途电话使用须知:
(一)各办公场所应备置长途电话记录表,并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。
(二)长途电话限所长以上人员挂拨。
(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。
(四)禁止挂用私人长途电话。
(五)违反长途电话使用电话需知,或控制表未记载,或记载不实者,一律作记过处分。
【第3篇】办公电话管理制度
办公电话管理制度（一）
一、实行电话费包干制度。本单位所有办公电话实行月话费包干制，年终根据话费统计情况进行汇总，超支自负。
二、本着节约高效的原则使用办公电话，注重工作效率，做到长话短说，简明扼要。充分利用内线电话进行办公大楼内部公务联系，国内长途鼓励使用17909＋区号＋呼叫号码。
三、正常上班时间以外原则上不应出现话费。
四、严禁利用办公电话闲聊、娱乐，禁止拨打声讯信息电话，出现声讯、信息费用自负。
五、综合科应在交纳当月办公电话费后根据电信部门话费清单对各办公电话费用进行登记。
办公电话管理制度（二）
一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。
二、集中办公部门原则上全部使用插卡管理电话，部分经理专人专号可使用非插卡电话，月末根据电话费详单核定话费。
三、办公话费定额标准按集中办公部门在岗人数每人每月3xxxx，部门经理及副总经理5xxxx，保安部值班电话5xxxx执行。特殊情况由部门申报，总经理批准同意，办公室增补话费。
四、每月1―5日由办公室统一将当月定额话费输入各部室，输入话费可累计使用。如提前使用完话费后，到办公室充值，并进行登记，月末在通讯补助费中扣除。
五、安装管理插卡电话后，任何部门和个人，不准避开话机接线和私自接电话副机，(www.)发现此情况，按盗打电话，窃取话费予以处罚，并交于质检部进行处理。
六、各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管好、用好电话。员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。
七、由办公室月末对各部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布，超出部分在此月通讯补助费中扣除。
八、自本制度执行之日起，原办公电话管理办法自行废除，同时由办公室收回非集中办公人员电话磁卡。
【第4篇】大厦电话机房管理制度（5）
大厦电话机房管理制度(五)
1.电话机房设专人管理,除有关人员,非本专业人员谢绝入内。
2.保持机房清洁卫生,设备、物品摆放整齐,机房内严禁吸烟。
3.随时检查设备的运行情况,确保电话系统正常运行,并做好保密工作。
4.配线架跳线处理要做到有序,同时注意美观,要详细准确做好整栋楼的配线表,大厦增减或更改电话要做好记录,并及时通知有关部门。
5.电话系统的功能调整时,需报总工批准后,未经批准不得随意调整。
6.如设备发生故障时,应及时汇报并采取补救措施,以提供可靠、优质的服务。
7.严格按照用户装机单、移机单操作,各种记录准确、清晰,并及时填写配线表,依据公司规定按时提交各项报表。
8.整理好设备的有关文件、资料,定期做好调整记录。
【第5篇】火锅店电话管理制度
火锅店电话管理制度
1、吧台电话专用于订餐,方便客人使用;联系供货商等,吧台人员、员工,不准随便使用此电话,如有特殊事情,经大堂经理同意后,可使用办公室电话。
2、吧台电话在上班时间只能由吧台人员、领班、和大堂经理接听。
3、员工在上班期间,未经许可一律不得接听电话,如有电话找员工,均亦不能在办公室叫接,通知其下班之后再打进来,特殊情况例外。
如何接听电话
1.电话响起三声之内,拿起话筒:您好,小羔羊火锅、、店,我可以为你做什么
2.如果超过三声:必须向客人致歉,问候客人.
3.注意事项:通话是一定要声音轻柔适中,一定要使用标准的普通话,话筒必须离唇边5cm用清晰柔和亲切的礼貌礼节问候客人,声调自然。
4.倾听注意事项:仔细聆听客人通话内容,准确掌握客人谈话内容,要记清并重述客人提问再确认,并做好记录。
5.确认回答客人问题直至满意,中途需另一位谈话,需用另一支话筒。
6.如果当时回答有困难,要向客人致歉,并记录客人联系电话,姓名,在一定的时间内答复。
7.向客人致谢,结束谈话时,必须对方挂断电话自己才挂断,必须轻拿轻放。
【第6篇】长途电话管理制度
第一条 为使电话的使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本办法。
第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。
第三条 电话使用须知:
(一)辖区内的洽公。
(二)时间以三分钟为限,自我控制。
(三)注意礼节,长话短说,简洁扼要,以免耗时又占线。
(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。
第四条 长途电话使用须知:
(一)各办公场所应备置长途电话记录表,并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。
(二)长途电话限所长以上人员挂拨。
(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。
(四)禁止挂用私人长途电话。
(五)违反长途电话使用电话需知,或控制表未记载,或记载不实者,一律作记过处分。
【第7篇】h小羔羊火锅店电话管理制度
1、吧台电话专用于订餐,方便客人使用;联系供货商等,吧台人员、员工,不准随便使用此电话,如有特殊事情,经大堂经理同意后,可使用办公室电话。
2、吧台电话在上班时间只能由吧台人员、领班、和大堂经理接听。
3、员工在上班期间,未经许可一律不得接听电话,如有电话找员工,均亦不能在办公室叫接,通知其下班之后再打进来,特殊情况例外。
如何接听电话
1.电话响起三声之内,拿起话筒:您好,小羔羊火锅、、店,我可以为你做什么
2.如果超过三声:必须向客人致歉,问候客人.
3.注意事项:通话是一定要声音轻柔适中,一定要使用标准的普通话,话筒必须离唇边5cm用清晰柔和亲切的礼貌用语问候客人,声调自然。
4.倾听注意事项:仔细聆听客人通话内容,准确掌握客人谈话内容,要记清并重述客人提问再确认,并做好记录。
5.确认回答客人问题直至满意,中途需另一位谈话,需用另一支话筒。
6.如果当时回答有困难,要向客人致歉,并记录客人联系电话,姓名,在一定的时间内答复。
7.向客人致谢,结束谈话时,必须对方挂断电话自己才挂断,必须轻拿轻放。
【第8篇】学院电话传真管理制度
学院电话传真管理制度
第一条 电话管理
（一）电话接打规范
1、接听电话规范用语
（1）“您好！安徽外国语学院×××部门”
（2）“请稍等，......”
（3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打”
2、拨打电话规范用语
“您好，我是安徽外国语学院的......”
3、接听原则
接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。
4、挂断电话
尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。
（二）电话记录及处理
1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。
2、要及时将电话记录内容转告当事人。
（三）电话的开通（移机、停机）
因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。
（四）电话故障处理
1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。
2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。
（五）电话费用结算
1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。
2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。
第二条 传真管理
（一）传真操作规范
1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。
2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。
3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。
（二）传真使用要求
1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。
2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。
第三条 本制度由院办公室负责解释。
【第9篇】售楼处传真机电话管理制度
售楼处传真机、电话管理制度
一、售楼处所有电话由办公室统一管理,对可拔长途及特殊功能电话实行严格管理,任何人因工作需要须用此类电话应报副总监批准到办公室登记方可使用。
二、员工不得利用办公电话进行与业务无关的聊天或闲谈,被发现者将受到行政处罚50元/次。
三、传真机由办公室委托销售副总监管理使用,对外发送传真应先到副总监处登记发送时间、接收人及文件大致内容,经副总监签批后再行发送。
【第10篇】某某地区政府电话管理制度
某地区政府电话管理制度
一、全体职工应严格控制电话使用,尽量减少通话次数,压缩通话时间,所有电话一律实行定额包干,每三个月结算一次,以平均数为准,节余50%归科室,超支部分扣科室负责人工资。
二、各科室电话只作工作电话,如利用工作之便打私人长途的,一经查出,按话费多少从科室负责人次月工资中扣除。值班人员在值班期间不得打私人长途,如查出,按通话费多少,从值班人员次月工资中扣除。
三、持单机者,凡在外地出差,以出差天数为准,进行核算。在外地学习期间,只付月租费,超支扣工资,节余不归已。
四、行署、行办领导应本着节约的原则,控制电话使用,移动电话按纪检委的规定办理。
