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体系如何搭建
公司的运营离不开一套完善的制度体系，其中，电话管理制度是不可或缺的一环。它旨在规范员工的电话使用行为，确保通讯效率和信息安全。搭建这一制度需从以下几个方面着手：
1. 明确目标：确定电话管理制度的主要目标，如提高工作效率，保障公司形象，防止信息泄露等。
2. 规范流程：设定电话的申请、分配、使用、维护和报销等流程，确保操作有据可依。
3. 制定细则：详细规定电话的使用规则，包括通话礼仪、工作时间的使用限制、个人隐私保护等。
体系框架
电话管理制度应融入公司整体制度框架内，与人力资源、信息技术等相关政策相协调。框架应包括：
1. 总则：阐述制度的目的、适用范围和基本准则。
2. 条款与细则：具体规定电话的申请、使用、维护和管理责任。
3. 违规处理：设定违规行为的处罚措施，以示警戒。
4. 更新机制：定期评估制度的有效性，适时修订和完善。
重要性和意义
良好的电话管理制度能：
1. 提升效率：规范化的电话使用避免了无效沟通，提高了工作效率。
2. 维护形象：统一的通话标准体现了公司的专业性和规范化管理。
3. 保障安全：明确的信息保密规定，降低了潜在的信息风险。
制度格式
制度的格式应清晰、易读，包含以下元素：
1. 标题：明确表示为“公司电话管理制度”。
2. 引言：简述制度的背景和目的。
3. 主体：逐条列出各项规定，每条前标注序号，如1.1, 1.2等。
4. 结尾：注明制度的生效日期和修订记录。
电话管理制度的建立和执行，需要全体员工的理解和支持。只有这样，我们才能构建一个高效、有序、安全的通讯环境，推动公司业务的顺利进行。
公司电话管理制度范文
第1篇 公司电话管理制度
公司电话管理制度（一）
第一条 本公司电话，主要是为了方便与外界沟通，展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条 为发挥电话最大效能，节省开支 ，员工打电话时，用语应尽量简洁，明确，以减少通话时间。
第三条 电话管理由综合部统筹负责，使用则由各单位主管负责监督与控制。
第四条 电话使用须知：
辖区内去洽谈业务，以三分钟为限，把握时间。
注意礼节，长话短说，简洁扼要，避免耗时又占线。
使用前应对讨论，商洽事情稍加构思或略作记录。
使用电话时应登记，内容包括姓名，受话人（号码），起止时间，联络事项等。本表每月转综合部呈总经理核阅 。
长途电话一般由部门负责人挂拨，一般人员挂拨须先经部门主管允许。
禁止打打私人长途电话。
违反电话使用规定，电话记录未记载或记载不实，一律做记过处分，并处50-100元罚款。
第五条 接听外线电话的标准用语为：“您好，大道网络公司！对方告之找某人时 ，说：“请稍等！”如不在，说：“他不在，有事我可转告 或请稍后再打！”等。视情况回答，原则是规范，简洁，礼貌。
第六条 极其特殊情况需打私人电话时，公司将另行考虑。
公司电话管理制度（二）
一、办公室固定电话的使用及管理
1、固定是用于公司业务通讯工具；
2、公务使用电话时必须尽量压缩通话时间，原则上通话控制在每次3分钟以内，生产主管以上管理人员可以使用人员公司固定电话。
3、禁止使用公司固定电话拨“168”或“9”头的声讯电话（违者将按其通话时间扣罚20倍的话费，并处罚金50元／次）
4、门卫室报警电话是应急使用，为保证畅通，任何人不得占用及使用，（违者将罚款50元／次）
5、各部门人员不得利用上班或下班时间打私人电话，如发现由调出清单对账，查到底扣除相人员的私打电话费用。
6、电话使用完毕收线后，必须迅速放回机座，并确认是否放妥，以保证电话线路畅通。
7、各部门对讲机必须勤于擦拭，保证完好，对于故事损坏电话机者，一经查实照价赔偿外，每次处罚100元。
二、移动电话及对讲机的使用管理
1、配置移动电话及对讲机的目的在于保障公司公务的顺利开展，(www.)使用者不得因私事等原因而影响正常公务电话的拨入或拨出借口不听公务电话，不按规定使用对讲机频道不法检收信号。
2、公司移动电话费实行职级补贴原则，主管级为100元／个月，超出部份自已负责。
3、职级补贴范围经公司领导批准同意后，按标准发放。（在工资中体现）
4、电话费、对讲机于公司业务通讯及内部公务联系使用，通话时间应简短明了，注意控制通话时间，办公时间内私人电话尽量简短，不能用对讲机谈论与工作无关的事，以保证业务及公务电话的正常畅通。
5、移动电话及对讲机由公司统一配装，必须妥善保管。如丢失或人为损坏照价赔偿。
6、享受补贴话费的移动电话的符有对讲机的使用人，必须在公司上班时间内保持待机状态，（即每天早上7：30到晚上22：00），违者处罚100元／次，根据公司造成重大损失的追究责任。
三、本规定自__年10月5日起执行。
第2篇 某贸易公司电话管理制度
贸易公司电话管理制度
第一条本公司员工遇特殊情况因私需用工作电话,必须经公司领导批准。
第二条电话出现故障,及时向有关人员报,任何单位和个人不得擅自更换电话机使用,否则本月电话费由责任人承担。
第三条本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
第四条总台文员接听外线电话的标准用语为:您好,××公司当方告知分机电话时,说:请稍等!如分机占线,说电话占线,请稍后再打!接听内线电话的用语为:您好,总台!其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。
第七章车 辆
第一条车辆驾驶员必须严格遵守交通法规,文明驾驶、安全行车,并保持车况良好、车容整洁、装置齐全有效。
第二条司机要服从调配,随叫随到,由业务部和老板调度,严禁私自出车,私自出车发生事故由驾驶员本人承担全部责任。
第三条无特殊情况,车辆一般不得私自改变行驶路线和私用,如发现处以罚款,情节严重者调离车队。
第四条如有车辆因执照不全或违章行驶、停放受罚,公司对罚款概不报销。
第五条车辆损失属人为造成,由驾驶员负担损失的50%。半途发生故障需就近修理,返回后司机报车队修理情况。
第六条车辆用油,加油时要开发票才能报销。
第七条未经批准不得将车辆交给他人驾驶,严禁无证驾驶车辆,严禁酒后驾车和疲劳驾驶,否则,一切责任由驾驶员自负。
第八条本公司员工因私事需用车者,经老板同意。
第九条车辆管理其它制度
1、车队司机和车辆的手续、维修和保养及其它技术工作由司机负责管理。
2、车辆使用中安全第一,如发生安全事故按国家相关法律和公司制度处理,司机为责任人、随车人负连带责任。
3、车辆在途中不准随意改变行车路线,严禁办私事,违者给予处罚,举报者奖励。
4、车辆放置后司机要随手锁门。
第十条要做到把公司的车当自己的车一样爱护。
第3篇 装饰公司电话及传真管理制度
装饰工程公司电话及传真管理制度
1、原则上不准许拨打长途电话,如有特殊情况并经过总经办或部门经理准许后,方可拨打,需登记通话时间,并从每月工资中扣除;
2、严禁用公司电话打信息台、私话、或联系私人业务;
3、接听电话时,应使用普通话:“您好,祥和园装饰工程公司!”如当事人不在,应告知对方,“请问有什么事,需要我帮助或转告吗”如对方有事需转告,应做好相关记录,以便查询;
4、在接听内部和外部电话时,如当事人不在,应做好电话记录并及时转告,以免影响正常工作;
5、原则上公司传真由专人指定接收及发送,涉及到机密内容应妥善保管;
6、在接发传真时,应做好登记工作,并及时把传真内容交由当事人,如当事人不在,应保存好传真文件。
7、各部门及分公司对本部的电话和传真机应保持畅通、完好,有问题及时维修,以免影响工作。
第4篇 物业管理公司电话管理制度7
物业管理公司电话管理制度(七)
第一条 公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条 员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。
第三条 前台接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂线。
第四条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需至前台亲自填写长途电话登记单,注明部门(人)、对方单位、因何业务通话等。
第五条 前台负责打印电话清单,月末并报办公室主任。
第5篇 公司电话传真管理制度
为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正常开展,特制订本制度。第一章需求申报
第一条 各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
第二条 部门经理填写“办公用品需求申请表”,根据表格规定的内容填写。
第三条 部门经理负责将填写完毕的“办公用品需求申请表”呈报中心总监,中心总监从中心的实际需求角度考虑后批示。
第四条 部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条 人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。
第六条 总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。第二章使用管理
第七条 各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
第八条 上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动。
第九条 各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管,但直接责任由部门经理承担。
第十条 员工因业务需打长途电话时,要在“长途电话记录”上签字,并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
第十一条 员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明,并在“长途电话记录”上签字,经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担,由人力资源部在其当月工资内扣除。
第十二条 员工所发传真应使用公司统一的封面与格式,内容应经部门经理审核无误后再传真,部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去,否则,造成的后果完全由当事人本人承担。
第十三条 各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交人力资源部。
第十四条 人力资源部负责将各部门的“长途电话记录”备案,并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费。第三章维修与报停
第十五条 各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
第十六条 电话或传真出现故障,部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部,由人力资源部安排专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人与该部门经理共同承担责任。
第十七条 各部门长途电话或传真需要报停时,应由部门经理或其指定人员提前三天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理。
第十八条 本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日实施。
第6篇 a房地产公司电话管理制度
e房地产开发公司电话管理制度
1.0所有来电,务必在三响之内接听。对方挂断之后,方为通话完毕,任何时候不许用力掷听筒。
2.0当接到外来电话时,应使用温和的礼貌用语,如:“您好,__公司”;“谢谢”;“再见”等。
3.0通话过程中,应仔细倾听对方讲话,并以恰当的语气词给对方以认真的反馈。
4.0当对方发出邀请或会议通知时,应表示谢意。
5.0应注意讲话的语气、措辞,要热情诚恳、亲切友善,不得在电话里顶撞对方或使用粗俗语言及生硬语气。
6.0遇到重要来电,应在电话机旁作好记录,即左手接电话,右手记录有关事项,提高通话效率。
7.0每个职员都有义务传送电话。如对方要找的职员不在公司,应将对方姓名、地址、电话号码等内容记下(对方认为不便时除外),并及时转告有关部门人员。
8.0上班时间原则不得使用电话谈私事,如确有急事须打私人电话,应简明扼要,一般不超过3分钟。
9.0用电话谈业务,应简明扼要,以免影响其他客户通话,通话时音量适度调低,并注意语气文明。
10.0一般员工业务联系使用长途电话,应填好话单,经部门负责人批准并报办公室核准后,方可使用,用毕应如实在“长话登记簿”上填写、签名。部门理人员使用长途电话联系业务。
11.0未经批准擅自拨打长途电话者,一经查出,按话费的5-50倍罚款。
第7篇 公司电话管理制度范文
第一条 本公司电话,主要是为了方便与外界沟通,展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条 为发挥电话最大效能,节省开支 ,员工打电话时,用语应尽量简洁,明确,以减少通话时间。
第三条 电话管理由综合部统筹负责,使用则由各单位主管负责监督与控制。
第四条 电话使用须知:
辖区内去洽谈业务,以三分钟为限,把握时间。
注意礼节,长话短说,简洁扼要,避免耗时又占线。
使用前应对讨论,商洽事情稍加构思或略作记录。
使用电话时应登记,内容包括姓名,受话人(号码),起止时间,联络事项等。文秘资源网原创 本表每月转综合部呈总经理核阅 。
长途电话一般由部门负责人挂拨,一般人员挂拨须先经部门主管允许。
禁止打打私人长途电话。
违反电话使用规定,电话记录未记载或记载不实,一律做记过处分,并处50-100元罚款。
第五条 接听外线电话的标准用语为:“您好,大道网络公司!对方告之找某人时 ,说:“请稍等!”如不在,说:“他不在,有事我可转告 或请稍后再打!”等。视情况回答,原则是规范,简洁,礼貌。
第六条 极其特殊情况需打私人电话时,公司将另行考虑。
第8篇 z公司上班期间使用电话管理制度
公司上班期间使用电话管理制度
一、前台文员接、转电话的基本职责
1、坚守岗位,接、转电话做到准确、迅速;
2、接电话要简练、清晰,回话礼貌、耐心;
3、严格遵守保密守则,不窃听电话,不泄露机密;
4、每天检查线路设备的完好状态,发现故障无法排除应及时报告技术部进行维修,及时保证线路畅通。
二、员工接、打电话的规范用语
1、电话铃响三声内接听,超过三声接通应致歉对不起,让您久等了。
2、接通电话后先问好,再报公司名您好!__!。
3、然后可问请问您找谁或让对方发言我找某某。
4、某某如果是你本人,回答我就是。
5、某某如果不是你本人,但在不远处,回答请您稍等。
6、某某不是你本人,且一时找不到他,应答对不起!他不在。问清对方姓名,问他是不是等一会再打过来,或留下电话等那人回来再回电给他。
7、如果找领导,领导不在,不可随意报出领导在哪,可回答他出去了,切不可说他在总经理处,或他到某某公司去了。
8、挂电话时,要等对方先挂。
9、打电话到外公司,通话不要过长,也不宜先挂断电话。
10、中途有其他电话铃响,要跟对方说对不起,请稍等。然后根据重要性决定接哪个电话,挂断另一个电话时说对不起,我正在接听一个很重要的电话,过一会打给你并记录对方电话号码。
11、接电话时,有同事与你讲话应与通话对方讲对不起,请稍等然后,使用闭音器或用手盖住话筒,并与同事尽量简短对话,重新与对方通话时,要道歉。
12、如果对方要找的人你不熟悉,不能没礼貌地说没这个人不知道应先问对方是否找本公司,哪个部门,然后将所找部门的电话告知或代转电话。
13、如果对方打错电话,应礼貌告知这里是__公司,您打错电话了,注意不要急于挂断电话。
14、办公室内严禁打私人电话。
15、他人在打电话时,周围人注意保持安静。
16、要爱护电话机和线路。
三、违规处罚规定
1、打私人电话,除扣除私人电话的费用外,还要根据情节轻重罚款50-100元。
2、拨打声讯电话罚款200-300元,且赔偿公司当月所有声讯话费。
3、若部门无法确定责任人,声讯费由该部门人员(包括经理)分摊,且公司对部门经理予以通报批评。
第9篇 公司上班期间使用电话管理制度
公司上班期间使用电话管理制度
一、前台文员接、转电话的基本职责
1、 坚守岗位,接、转电话做到准确、迅速;
2、 接电话要简练、清晰,回话礼貌、耐心;
3、 严格遵守保密守则,不窃听电话,不泄露机密;
4、 每天检查线路设备的完好状态,发现故障无法排除应及时报告技术部进行维修,及时保证线路畅通。
二、 员工接、打电话的规范用语
1、 电话铃响三声内接听,超过三声接通应致歉对不起,让您久等了。
2、 接通电话后先问好,再报公司名您好!__ __ !。
3、 然后可问请问您找谁或让对方发言我找某某。
4、 某某如果是你本人,回答我就是。
5、 某某如果不是你本人,但在不远处,回答请您稍等。
6、 某某不是你本人,且一时找不到他,应答对不起!他不在。问清对方姓名,问他是不是等一会再打过来,或留下电话等那人回来再回电给他。
7、 如果找领导,领导不在,不可随意报出领导在哪,可回答他出去了,切不可说他在总经理处,或他到某某公司去了。
8、 挂电话时,要等对方先挂。
9、 打电话到外公司,通话不要过长,也不宜先挂断电话。
10、 中途有其他电话铃响,要跟对方说对不起,请稍等。然后根据重要性决定接哪个电话,挂断另一个电话时说对不起,我正在接听一个很重要的电话,过一会打给你并记录对方电话号码。
11、 接电话时,有同事与你讲话应与通话对方讲对不起,请稍等然后,使用闭音器或用手盖住话筒,并与同事尽量简短对话,重新与对方通话时,要道歉。
12、 如果对方要找的人你不熟悉,不能没礼貌地说没这个人不知道应先问对方是否找本公司,哪个部门,然后将所找部门的电话告知或代转电话。
13、 如果对方打错电话,应礼貌告知这里是__ __ 公司,您打错电话了,注意不要急于挂断电话。
14、 办公室内严禁打私人电话。
15、 他人在打电话时,周围人注意保持安静。
16、 要爱护电话机和线路。
三、 违规处罚规定
1、 打私人电话,除扣除私人电话的费用外,还要根据情节轻重罚款50-100元。
2、 拨打声讯电话罚款200-300元,且赔偿公司当月所有声讯话费。
3、 若部门无法确定责任人,声讯费由该部门人员(包括经理)分摊,且公司对部门经理予以通报批评。
第10篇 食品公司电视电话会议管理制度
食品股份公司电视电话会议管理制度
1、所有在电视电话会议室召开的会议由行政管理部秘书组负责会务管理,行政办负责设备管理。
2、电视电话会议设备的管理维护由网络管理员负责,其他工作人员协助网络管理员完成工作。
3、召开非电视电话会议时由行政办秘书组书面通知会议系统管理人员开启会议室设备。
4、召开电视电话会议时由行政办机要组通知会议系统管理人员开启设备,行政办秘书组派人做好会议室卫生工作。
5、会议系统管理人员定期(按公司行政办安排)与公司电视电话会议室进行联合调试。
6、召开电视电话会议前,会议系统管理人员应预先进行设备检查和网络调试,切实做好会议前各项准备工作。
7、会议系统管理人员在调试和会议期间,应坚守岗位,对会议全程的图像、声音实行连续监看、监听。
8、会议系统管理人员每周一对设备及线路进行检测,及时更换坏损设备,排查线路故障并做好会议系统运行、维护记录。
9、禁止用手触摸摄像头、等离子屏等设备,无关人员不得进入控制室。
10、开会期间,严禁在会议室使用手机。
11、 会议时间有冲突时,电视电话会议优先。
第11篇 公司电话传真管理制度-5
公司电话、传真管理制度5
为规范各部门电话与传真的使用,保证业务的正常开展,特制订本制度。
第一章需求申报
第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
第二条部门经理填写“办公用品需求申请表”,根据表格规定的内容填写。
第三条部门经理负责将填写完毕的“办公用品需求申请表”呈报中心总监,中心总监从中心的实际需求角度考虑后批示。
第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。
第六条总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。
第二章使用管理
第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
第八条上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动。
第九条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态,钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管,但直接责任由部门经理承担。
第十条员工因业务需打长途电话时,要在“长途电话记录”上签字,并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
第十一条员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明,并在“长途电话记录”上签字,经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担,由人力资源部在其当月工资内扣除。
第十二条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式,内容应经部门经理审核无误后再传真,部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去,否则,造成的后果完全由当事人本人承担。
第十三条各部门应在每月25日将本部门的“长途电话记录”送交人力资源部。
第十四条人力资源部负责将各部门的“长途电话记录”备案,并根据记录内容,计算员工应当扣减的话费。
第三章维修与报停
第十五条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
第十六条电话或传真出现故障,部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部,由人力资源部安排专业人员进行维修。部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人与该部门经理共同承担责任。
第十七条各部门长途电话或传真需要报停时,应由部门经理或其指定人员提前三天通知人力资源部经理,由人力资源部指定行政专员处理。
第十八条本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日实施。
第12篇 房地产公司电话管理制度
房地产开发公司电话管理制度
一、电话管理制度
1、本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。
2、员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。
3、如因工作需要打长途电话时,需向部门主管请示,经领导批准后方可进行。
4、员工相互商讨工作、接电话时应尽量低声以免影响他人工作。
二、规范用语
接听电话时要面带微笑,语言柔和地说“您好,___ 公司”,要使用“您好”,“请问你找哪位”,“对不起,__ 不在”,“请稍等”,“再见”等礼貌用语。
第13篇 房地产公司案场接听电话制度
房地产公司项目案场接听电话制度
1、来电记录表摆放整齐,接听电话过程中所需备品必须齐全;纸笔要在手,立即记录来电客户的基本情况及购买需求、来访途径等
2、置业顾问必须在电话铃响两声内接听,如专设接听人员当时不在岗,则由距离最近的置业顾问接听;
3、接听过程中一定称呼来电者您,表示你对客户的尊重及重视;
4、电话接听快捷、专业,运用接听来电的统一说词,诚邀客户亲临现场;合理安排客户来访时间,避免同时邀约客户来访;
5、接听电话时应立即放下手头工作;腰肢挺直面带笑容,发音清楚精神奕奕;语气温和。
6、置业顾问保管各自的电话接听记录本,及时登记并回访。
◇接听电话时,未按项目统一说词介绍者每项罚款20元;由于态度恶劣导致客户投诉,罚款100元
