- 目录
本《办公电话费用管理制度》旨在规范公司内部电话费用的使用和管理，确保通信资源的有效利用，防止浪费，同时保障日常业务的顺利进行。制度主要包括以下几个方面：
1. 电话费用预算设定
2. 电话费用分配与控制
3. 电话费用报销流程
4. 个人电话费用使用规定
5. 违规处理办法
包括哪些方面
1. 预算设定：根据公司规模、业务需求及历史数据，制定合理的电话费用预算。
2. 分配与控制：将电话费用按部门或项目进行合理分配，并设定使用上限。
3. 报销流程：明确电话费用报销的时间节点、所需材料及审批程序。
4. 个人使用规定：规范员工个人电话的使用，如工作时间内外的通话时长、短信数量等。
5. 违规处理：针对超支、滥用电话资源的行为，设立相应的处罚措施。
重要性
有效管理办公电话费用对公司运营至关重要，它直接影响到公司的成本控制和财务健康。通过合理的费用管理制度，可以：
1. 降低不必要的开支，提高经济效益。
2. 提升工作效率，避免因通信问题影响业务进程。
3. 建立节约文化，培养员工的成本意识。
4. 保障公司信息安全，防止敏感信息通过电话泄露。
方案
1. 电话费用预算设定：每年初，由财务部门结合上一年度实际支出和预计业务增长情况，设定本年度电话费用预算。各部门需在此范围内合理规划使用。
2. 电话费用分配与控制：各部门电话费用实行限额管理，超出部分需提前申请，经审批后方可使用。公司应定期监控各部门电话费用使用情况，确保在预算范围内。
3. 电话费用报销流程：员工每月提交电话费用发票，由直接上级审核后，交财务部门核对。超过个人限额的部分，需附详细说明并经部门负责人签字确认。
4. 个人电话费用使用规定：工作日工作时间内，员工应优先使用公司座机，个人手机仅用于紧急或特殊情况。非工作时间的电话费用，除非事先批准，否则由个人承担。
5. 违规处理办法：对于无故超支、滥用电话资源的员工，视情节轻重给予警告、罚款甚至取消报销资格等处罚。对于节约电话费用的员工，公司应予以表扬或奖励。
通过上述方案，我们期望能构建一个既满足业务需求，又能有效控制成本的电话费用管理体系，从而促进公司的可持续发展。
办公电话费用管理制度范文
第1篇 物业办公电话费用控制及管理制度
物业办公电话费用控制及管理制度
为了更好地控制物业通讯费用、明确各部电话管理的权责,在参照了物业各部门电话使用的实际情况后,特制定如下规定:
电话管理中各部门的权责划分
1)物业总机及各分机的日常管理由前厅部执行和落实。部门不得通知总机开关本部门管辖范围以外的分机。部门如遇业务欠费、安全问题等特殊原因需关闭管辖范围以外的分机,须向前厅部或当班大堂副理提出申请、说明理由,由总机做好相应记录。
2)各部门管辖范围以内且经物业批准的分机开关外线、长途,须由部门经理本人通知总机(长途开启只限部门经理本人办公用分机),部门经理未在店内时可由当班级别最高的管理人员向大堂副理提出申请、说明理由。
3)物业各部门可开通外线的分机、直拨电话及其话费额度由总经理办公室确定,财务部每月进行审核并于每月六日之前将上月电话费用表交至总经理办公室,每月话费超额部分由财务部开出扣罚通知至总经理办公室,再由总办于每月工资中扣出。
