电话管理制度15篇

本电话管理制度旨在规范公司内部电话使用行为，确保通信效率，维护良好的工作环境，以及保障公司信息安全。内容主要包括电话的日常管理、通话礼仪、保密规定、电话费用控制及违规处理等方面。

包括哪些方面

1. 电话设备分配与登记：明确电话设备的分配原则，对个人及公用电话进行登记管理。

2. 通话行为规范：设定通话时的礼貌用语和行为准则，强调专业形象。

3. 信息保密：强调在电话中涉及公司敏感信息时的注意事项，防止信息泄露。

4. 电话费用管理：制定电话费用的报销政策，监控电话账单，防止滥用。

5. 紧急情况处理：规定在紧急情况下如何使用电话寻求帮助。

6. 违规行为处理：设立违规行为的处罚机制，以确保制度执行。

重要性

电话作为日常工作中的重要沟通工具，其有效管理对于提升工作效率、保持专业形象、保护公司利益至关重要。良好的电话使用习惯能减少误解，提高客户满意度，而严格的保密规定则能防止机密信息外泄，保障公司的核心竞争力。此外，合理控制电话费用有助于节约成本，优化资源利用。

方案

1. 电话设备分配：所有电话设备应由it部门统一管理和分配，员工入职时根据工作需要领取电话，离职时归还。

2. 通话礼仪培训：定期组织电话礼仪培训，强调友好、专业的通话态度，以及简洁明了的沟通方式。

3. 保密协议：所有员工需签署保密协议，明确电话交谈中涉及公司信息的保密责任。

4. 电话费用监控：设置月度通话费用上限，超过部分需个人承担，特殊情况需提前申请。

5. 紧急预案：制定应急通讯计划，员工应了解如何在紧急情况下使用电话求助。

6. 违规处理机制：对于滥用电话、泄露信息等行为，视情节轻重给予警告、罚款甚至解雇等处罚。

通过以上措施的实施，我们期望建立起一个高效、安全、节约的电话使用环境，促进公司内部沟通的顺畅，进一步提升整体运营效能。请全体员工严格遵守此电话管理制度，共同维护我们的工作秩序。

电话管理制度范文

第1篇 某贸易公司电话管理制度

贸易公司电话管理制度

第一条本公司员工遇特殊情况因私需用工作电话,必须经公司领导批准。

第二条电话出现故障,及时向有关人员报,任何单位和个人不得擅自更换电话机使用,否则本月电话费由责任人承担。

第三条本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。

第四条总台文员接听外线电话的标准用语为:您好,××公司当方告知分机电话时,说:请稍等!如分机占线,说电话占线,请稍后再打!接听内线电话的用语为:您好,总台!其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。

第七章车 辆

第一条车辆驾驶员必须严格遵守交通法规,文明驾驶、安全行车,并保持车况良好、车容整洁、装置齐全有效。

第二条司机要服从调配,随叫随到,由业务部和老板调度,严禁私自出车,私自出车发生事故由驾驶员本人承担全部责任。

第三条无特殊情况,车辆一般不得私自改变行驶路线和私用,如发现处以罚款,情节严重者调离车队。

第四条如有车辆因执照不全或违章行驶、停放受罚,公司对罚款概不报销。

第五条车辆损失属人为造成,由驾驶员负担损失的50%。半途发生故障需就近修理,返回后司机报车队修理情况。

第六条车辆用油,加油时要开发票才能报销。

第七条未经批准不得将车辆交给他人驾驶,严禁无证驾驶车辆,严禁酒后驾车和疲劳驾驶,否则,一切责任由驾驶员自负。

第八条本公司员工因私事需用车者,经老板同意。

第九条车辆管理其它制度

1、车队司机和车辆的手续、维修和保养及其它技术工作由司机负责管理。

2、车辆使用中安全第一,如发生安全事故按国家相关法律和公司制度处理,司机为责任人、随车人负连带责任。

3、车辆在途中不准随意改变行车路线,严禁办私事,违者给予处罚,举报者奖励。

4、车辆放置后司机要随手锁门。

第十条要做到把公司的车当自己的车一样爱护。

第2篇 公司电话管理制度范文

第一条 本公司电话,主要是为了方便与外界沟通,展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 为发挥电话最大效能,节省开支 ,员工打电话时,用语应尽量简洁,明确,以减少通话时间。

第三条 电话管理由综合部统筹负责,使用则由各单位主管负责监督与控制。

第四条 电话使用须知:

辖区内去洽谈业务,以三分钟为限,把握时间。

注意礼节,长话短说,简洁扼要,避免耗时又占线。

使用前应对讨论,商洽事情稍加构思或略作记录。

使用电话时应登记,内容包括姓名,受话人(号码),起止时间,联络事项等。文秘资源网原创 本表每月转综合部呈总经理核阅 。

长途电话一般由部门负责人挂拨,一般人员挂拨须先经部门主管允许。

禁止打打私人长途电话。

违反电话使用规定,电话记录未记载或记载不实,一律做记过处分,并处50-100元罚款。

第五条 接听外线电话的标准用语为:“您好,大道网络公司!对方告之找某人时 ,说:“请稍等!”如不在,说:“他不在,有事我可转告 或请稍后再打!”等。视情况回答,原则是规范,简洁,礼貌。

第六条 极其特殊情况需打私人电话时,公司将另行考虑。

第3篇 h小羔羊火锅店电话管理制度

1、吧台电话专用于订餐,方便客人使用;联系供货商等,吧台人员、员工,不准随便使用此电话,如有特殊事情,经大堂经理同意后,可使用办公室电话。

2、吧台电话在上班时间只能由吧台人员、领班、和大堂经理接听。

3、员工在上班期间,未经许可一律不得接听电话,如有电话找员工,均亦不能在办公室叫接,通知其下班之后再打进来,特殊情况例外。

如何接听电话

1.电话响起三声之内,拿起话筒:您好,小羔羊火锅、、店,我可以为你做什么

2.如果超过三声:必须向客人致歉,问候客人.

3.注意事项:通话是一定要声音轻柔适中,一定要使用标准的普通话,话筒必须离唇边5cm用清晰柔和亲切的礼貌用语问候客人,声调自然。

4.倾听注意事项:仔细聆听客人通话内容,准确掌握客人谈话内容,要记清并重述客人提问再确认,并做好记录。

5.确认回答客人问题直至满意,中途需另一位谈话,需用另一支话筒。

6.如果当时回答有困难,要向客人致歉,并记录客人联系电话,姓名,在一定的时间内答复。

7.向客人致谢,结束谈话时,必须对方挂断电话自己才挂断,必须轻拿轻放。

第4篇 物业办公电话费用控制及管理制度

物业办公电话费用控制及管理制度

为了更好地控制物业通讯费用、明确各部电话管理的权责,在参照了物业各部门电话使用的实际情况后,特制定如下规定:

电话管理中各部门的权责划分

1)物业总机及各分机的日常管理由前厅部执行和落实。部门不得通知总机开关本部门管辖范围以外的分机。部门如遇业务欠费、安全问题等特殊原因需关闭管辖范围以外的分机,须向前厅部或当班大堂副理提出申请、说明理由,由总机做好相应记录。

2)各部门管辖范围以内且经物业批准的分机开关外线、长途,须由部门经理本人通知总机(长途开启只限部门经理本人办公用分机),部门经理未在店内时可由当班级别最高的管理人员向大堂副理提出申请、说明理由。

3)物业各部门可开通外线的分机、直拨电话及其话费额度由总经理办公室确定,财务部每月进行审核并于每月六日之前将上月电话费用表交至总经理办公室,每月话费超额部分由财务部开出扣罚通知至总经理办公室,再由总办于每月工资中扣出。

第5篇 地产企业销售处电话管理制度

地产集团销售处电话管理制度

1、热线电话为_______由当日值台人员接听,并认真做好客户来电内容登记工作,禁止任何人占用热线电话谈私事。来电超过三声无人接听,罚值台人员五元。

2、工作时间内不允许打私人电话,接听私人电话不超过5分钟,违者罚款5元。

3、客户回访电话为____,有长途电话客户要回访时需要在分管处登记方可打,专用电话为___,传真电话为4728002(传真资料必须由总经理认可)。

4、市话卡充值由前台主管负责,每月限定1日充值,具体标准为:

销售人员80元/月,销售主管100元/月,总经理150元/月,销售文书50元/月,所输金额未到输卡日期用完,不予充值,如再需要打电话由本人自费,公司不予承担。

第6篇 公务固定电话管理制度(范例)

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:

第一条 公司的固定电话主要是作为与外界沟通,方便开展业务之用,不提倡员工在公司内挂私人电话。

第二条 员工挂电话、用语要礼貌,同时应尽量简洁、明确,以节省通话时间。

第三条 不允许员工在公司挂私人长途电话,各部、室因工作需要挂长途电话的,应事先经该部门负责人同意后,方可挂拔。

第四条 各办公司应备置电话记录表,并记录使用人、受话人、起止联络事项等。

第五条 员工未经同意挂拔国内长途电话或以公事为由骗挂国内长途电话的,每次罚款50元;私挂香港或澳门的,每次罚款100元;私挂国际长途电话的,每次罚款500元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金。

第六条 利用固定电话上网的部门,绝不允许以工作为由做与工作无关的任何事宜,如上网聊天、打游戏等。每发现一次罚款50元。

第七条 电话的管理由综合部总筹负责,使用则由各部、办主任负责督导与控制。

第7篇 某企业电话机线管理制度

企业电话机线管理制度

第一条 我厂通讯设备及线路的维护保养工作应严格遵循邮电部电信总局关于市内电话用户交换管理的有关规定。

第二条 机线维护人员应熟悉并掌握本厂使用机线设备的性能、结构原理及其测试、调整、维修技能。要严格按照邮电部电信总局关于《市话用户交换机技术维护标准和周期》的规定,切实做好机线的经常性维护保养工作。

第三条 机线维护人员应与话务人员密切合作,共同努力,使通讯设备、仪器、工具经常保持整齐清洁,完整完损,性能良好,运行正常。

第四条 ××应负责组织领导适时编制年度、月度通讯设备线路的维护修理计划,报送有关主管部门归口平衡,并组织督促机线维护人员按时完成维修计划。

第五条 机线维护人员应认真作好日常维护保养工作的原始记录积累,保管好通讯设备及维修情况的技术资料。

主要原始记录应包括:

1.工作日记;

2.各种障碍记录;

3.维修作业计划(年度、月度);

4.机历卡、用户卡片;

5.蓄电池充放电记录;

6.其他有关原始记录。

主要技术资料应包括:

1.有关设备维护说明书;

2.机房电力布线系统图;

3.电缆、杆线、分机设备布置图;

4.维修情况记录。

第六条 各单位话机安装、拆迁,应书面向××提出申请,经××批准后,由机线维护人员负责装、拆、迁,并开具内部协作加工单,按实核算材料、工时费用,交财务转帐。

第七条 机线维护人员应随时将自己的去向(工作地点)用电话告知总机房,以便在通讯设备发生故障,可随时召唤,尽快处理。

第8篇 电话管理制度

眼下,各单位都离不开电话。因此,做好电话管理工作,也是人事管理者的工作之一。以下是一则电话管理制度范本,供各位参考。

第一条 本公司的电话,主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用,不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 员工打电话,用语应尽量简洁、明确,以减少通话时间。

第三条 总机接外线电话至分机时,一般电话铃声响五次无人接听,即挂听,即挂线。

第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为:“您好,××公司”当方告知分机电话时,说:“请稍等!”如分机占线,说“电话占线,请稍后再打!”接听内线电话的用语为:“您好,总台!”其他内容视情回答,总的要求是规范、简洁、礼貌。

第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的,需亲自填写长途电话申请单,注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等,并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的,应由主管领导签字同意,部门负责人及主管领导均不在,又确因业务需要挂长途电话的,通过总办同意可先行挂拨,但事后通话一定要三日内补办审批手续,逾期不补办者视为挂私人电话,电话费由其本人双倍负责。

第六条 值班人员不按上述第三条的规定,手续不全即帮他人挂长途电话的,除电话费由其负责外,每发现一次罚款50元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金直至辞退处理。

第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话,或以公事为由骗挂国内人长途电话的,每次罚款50元;私挂香港或澳门的,每次罚款100元;私挂国外长途电话的,每次罚款500元。屡教不改的,视情节给予扣发奖金,直至辞退处理。

第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人,经申请可向行政管理部报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。

长途电话管理办法

第一条 为使电话的使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本办法。

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第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。

第三条 电话使用须知:

(一)辖区内的洽公。

(二)时间以三分钟为限,自我控制。

(三)注意礼节,长话短说,简洁扼要,以免耗时又占线。

(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

第四条 长途电话使用须知:

(一)各办公场所应备置长途电话记录表,并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。

(二)长途电话限所长以上人员挂拨。

(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。

(四)禁止挂用私人长途电话。

(五)违反长途电话使用电话需知,或控制表未记载,或记载不实者,一律作记过处分。

第9篇 电话费管理 工作责任制度

电话费的管理工作责任制度

1、每半年对公司所有办公电话进行审查,是否有在用,如果没用的需进行停机保号;

2、每月十号之前收集完各办公电话上月话费帐单(来源:电信客服)

3、每月20号对上月各办公电话进行清查有无打私话或无按规定打电话的现象。核查时注意以下几点:

(1)、通话时间较长的现象;

(2)、午休或者下班后打电话的;

(3)、公司内部电话没有拔打短号,直播的现象;

4、办公电话管理制度:

(1)、各办公室内能打内线的,一律要求打内线

(2)、能使用手机短号的,尽量使用手机短号互打电话

(3)、拔打长途请在号码前加拔17909

(4)、拔打国际长途请在号码前加11808

5、责任条款

(1)、没有按照以上要求打电话的,所造成的费用由本人承担。

(2)、严禁用办公电话打私人电话,若打私人电话费用由本人承担。

(3)、严禁其它部门人员使用本部门电话打私话,对于人力资源部查出的不明电话将由本人承担

第10篇 办公电话管理制度

办公电话管理制度（一）

一、实行电话费包干制度。本单位所有办公电话实行月话费包干制，年终根据话费统计情况进行汇总，超支自负。

二、本着节约高效的原则使用办公电话，注重工作效率，做到长话短说，简明扼要。充分利用内线电话进行办公大楼内部公务联系，国内长途鼓励使用17909＋区号＋呼叫号码。

三、正常上班时间以外原则上不应出现话费。

四、严禁利用办公电话闲聊、娱乐，禁止拨打声讯信息电话，出现声讯、信息费用自负。

五、综合科应在交纳当月办公电话费后根据电信部门话费清单对各办公电话费用进行登记。

办公电话管理制度（二）

一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。

二、集中办公部门原则上全部使用插卡管理电话，部分经理专人专号可使用非插卡电话，月末根据电话费详单核定话费。

三、办公话费定额标准按集中办公部门在岗人数每人每月3____，部门经理及副总经理5____，保安部值班电话5____执行。特殊情况由部门申报，总经理批准同意，办公室增补话费。

四、每月1―5日由办公室统一将当月定额话费输入各部室，输入话费可累计使用。如提前使用完话费后，到办公室充值，并进行登记，月末在通讯补助费中扣除。

五、安装管理插卡电话后，任何部门和个人，不准避开话机接线和私自接电话副机，发现此情况，按盗打电话，窃取话费予以处罚，并交于质检部进行处理。

六、各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管好、用好电话。员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。

七、由办公室月末对各部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布，超出部分在此月通讯补助费中扣除。

八、自本制度执行之日起，原办公电话管理办法自行废除，同时由办公室收回非集中办公人员电话磁卡。

第11篇 卫生局干部电话补贴机关科室电话管理制度

卫生局干部电话补贴及机关科室电话管理制度

(一)机关干部电话补贴按市上统一规定执行;

(二)补贴额度为实职正局级500元/月,实职副局级400元/月,调研员及副局级待遇干部300元/月,科级200元/月,副科级100元/月;

(三)享受电话补贴的机关干部应保持电话畅通,外出电话无法接通或变更新号码要及时报告办公室;

(四)因电话无法接通造成工作贻误或损失的,要追究当事人责任,并一次性扣发当月电话补贴;

(五)各科室办公电话费用实行定额管理,在上年的基础上下浮10%,新装电话参照执行。办公电话严禁拔打长话和公共信息台,因公事打长话一律在办公室登记,由办公室安排,非特殊情况,局机关内部科室之间不得用办公电话联系工作;

(六)计财科每月按上述标准对每部电话费用结算,超出的费用由科室承担。

第12篇 电话移动电话保密管理制度质监局

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:

为了维护国家秘密安全,根据《保密法》的有关规定,制定本制度。

一、在未采取保密措施的情况下,使用电话、移动电话不得涉及国家秘密。

二、在公共场所使用电话、移动电话不得涉及国家秘密。

三、禁止将移动电话带入涉密场所。

四、县政协领导及保密人员不得使用他人赠予的移动电话。

五、严禁使用移动电话传输秘密信息。

六、对擅自用移动电话传输信息,造成国家秘密损失,按《保密法》给予严惩。

第13篇 售楼处传真机电话管理制度

售楼处传真机、电话管理制度

一、售楼处所有电话由办公室统一管理,对可拔长途及特殊功能电话实行严格管理,任何人因工作需要须用此类电话应报副总监批准到办公室登记方可使用。

二、员工不得利用办公电话进行与业务无关的聊天或闲谈,被发现者将受到行政处罚50元/次。

三、传真机由办公室委托销售副总监管理使用,对外发送传真应先到副总监处登记发送时间、接收人及文件大致内容,经副总监签批后再行发送。

第14篇 电话销售管理制度

电话销售管理制度（一）

一、销售部门员工日电话量标准为100分钟，传真量标准为8份。

二、加入公司不足半年及在加入公司前从事电话行销工作不足一年的新员工日电话量标准为120分钟，传真量标准为12份。

三、电话量的考核与统计工作由技术部同志具体负责，在每日下班前10分钟内将统计结果交部门经理审核。

四、传真量的考核与统计工作由项目经理具体负责，采取员工自报、项目经理监督抽查的方式，在每日下班前公司或部门例会上进行通报。

五、员工发传真必须有详细的传真记录，包括联系人、职务、单位名称、电话及传真等信息，信息不全或未事先电话联系的传真不能计入当天传真记录，虚报传真一经查实一次扣除50元罚款。

六、本着“日清日结、日结日高”的工作原则，日电话量与传真量原则上要求在下班前完成；对未能当日完成工作量的员工，可延迟下班半小时完成；对延迟下班尚未完成的员工周日必须来公司加班，由值班经理监督完成。

七、对电话量与传真量规定落实特别优秀的员工，公司每月给予适当给予一定物质奖励，并在月总结大会上通报嘉奖。

八、传真量及质量是员工工作业绩与工作态度考核的重要指标，在转正、工资调档及晋升方面将予以优先考虑。

电话销售管理制度（二）

为增强营销人员的责任感与工作激情，共同创造良好、健康、积极的工作气氛，针对电话营销人员电话量的考核标准，特做如下规定：

一、每天必须拨打120有效沟通电话，并且记录25个可持续跟进客户。（包括意向客户和可发展客户）如外出拜访客户可根据时间适当减少电话量。无特殊情况者且电话量又不达标的则少一个罚5元。

二、加入公司不足半个月的新员工每日电话量标准为80个，记录意向客户量标准为15个，不达标的少一个罚5元；

三、营销人员每日的工作记录，在下班前要发送给部门主管或经理。

四、营销人员的跟进记录必须输入公司的em客户管理系统，包括联系人。单位名称、电话及跟进内容，信息不全的不算，虚报一经查实一次扣除50元罚款；

五、本着“今日事、今日毕”的工作原则，日电话量未达到标准的必须延迟下班时间，由部门主管或经理监督完成。

六、上班禁止打开与工作无关的网页，包括聊qq；

七、营销人员每周六需要把下周工作计划发送给部门主管或经理；

八、公司举行的关于业务知识的培训营销人员不得缺席！特殊情况不能参加的必须经过领导同意；

九、对特别优秀的员工，公司每月在绩效考核上给予一定的加分及晋升方面将予以优先考虑。

领导有情，管理无情，制度绝情！希望大家严格尊守客项规章制度！

第15篇 长途电话管理制度

第一条 为使电话的使用能发挥最大效力,并节省成本,特拟本办法。

第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。

第三条 电话使用须知:

(一)辖区内的洽公。

(二)时间以三分钟为限,自我控制。

(三)注意礼节,长话短说,简洁扼要,以免耗时又占线。

(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

第四条 长途电话使用须知:

(一)各办公场所应备置长途电话记录表,并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。

(二)长途电话限所长以上人员挂拨。

(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。

(四)禁止挂用私人长途电话。

(五)违反长途电话使用电话需知,或控制表未记载,或记载不实者,一律作记过处分。