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第1篇 物业ic卡管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:ic卡管理办法
1.目的
规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范围
适用各管理处ic卡的工作管理
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查
管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作
安全部负责核对顾客的ic卡使用情况
5.方法及过程控制
5.1.ic卡的发放控制
5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 ic卡的登记发放
5.2.1业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》进行登记。
5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。
5.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。
5.3 ic卡的挂失、解挂
5.3.1持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
5.4 ic卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。
5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.5 ic卡的注销
5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。
5.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.6 ic卡的授权期限规定
业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;车辆ic卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
5.7工作人员ic卡的回收
工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic 卡发放/异常情况登记表》。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡发放/异常情况登记表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《机动车ic卡办理通知单》
第2篇 物业危险品管理办法作业指导文件
物业公司作业指导文件
危险品管理办法
1.目的
加强管理区域内危险品的管理。
2.范围
适用于公司各管理处对危险品的管理
3.定义
危险品是指对人身、自然环境和财产有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蚀、放射性等危险性质。
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处经理是各部门危险品管理的第一责任人,负责对本管理处的危险品管理工作进行监督检查
主管(办)负责危险品管理工作的具体落实
危险品管理员负责危险品管理的具体操作
5.方法及过程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化气罐等。
带毒性药物:敌敌畏、农药等。
5.2管理处应根据部门的实际情况列出具体的危险品清单进行控制。
5.2.1危险品的采购需由部门经理指定专人进行。参见《采购管理程序》。
5.2.2对于没有设定供应商的危险品,采购需遵照国家相关规定购买。
5.3危险品的运输、搬运
5.3.1对辖区内使用的危险品由安全员监督搬运、存放和使用,并记录在《安全部巡视记录表》中。
5.3.2 对外包方使用的危险品原则上要求其每天使用后带离辖区,不允许其存放在辖区内。
5.3.3对业主装修使用的危险品,要求其妥善保管,具体执行《装修现场监控办法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危险品时,应严格按相关作业指导书施工。
5.3.5对现阶段节日业主有燃放烟花、炮竹的习俗,安全部应划定区域,要求业主指定地点燃放,当法规、法令明确规定禁止燃放烟花、炮竹时,按法规、法令执行。
5.3.6轻拿轻放,防止碰击、拖拉和倾倒。
5.3.7碰撞、互相接触容易引起燃烧、爆炸或造成其它危险的危险品,以及化学性质或防护灭火方法互相抵触的危险品,不得混合装运。
5.3.8遇热、遇潮容易引起燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学危险物品,在装运时应当采取隔热防潮设施。
5.4危险品的储存、保管
5.4.1危险品应与其它物品隔离分开、分类、分项进行保管,对有居毒的危险物品,必须用带锁柜放置并上锁,有条件时应设立单独的危险仓库,钥匙由专人保管。
5.4.2存放危险品的地点应符合有关的安全规定,并根据物品的种类性质,设置相应的通风。防爆、泄压、防火、防雷、防晒、报警、灭火等安全措施,确保危险品的存放。
5.4.3危险品入库前,必须进行检查登记,入库后应定期检查。
5.4.4危险品的领用必须严格由专人负责,仓管员需妥善保管好钥匙。避免危险品的丢失。
5.4.5部门可根据本部门实际情况制定相应的危险品储存、保管细则。
5.4.6对服务供方存放在部门内范围内的危险品也应参照上述规定进行。
5.5危险品的使用
5.5.1危险品的使用者要有相关的专业操作技能,资质证明。
5.5.2使用危险品时必须有安全防护措施和用具。如用有毒性或腐蚀性的药物时必须戴上防护手套。对有挥发性的药品还应戴上口罩。使用完后及时用肥皂洗手。
5.5.3盛装危险品的容器,在使用前后,必须进行检查,消除隐患,防止火灾,爆炸、中毒等事故发生。
5.5.4销毁处理有燃烧、爆炸、中毒和其它危险的废弃危险品。应当采取安全措施,并应按环境保护的规定进行处理。
5.6外来危险品的管理
5.6.1出入口值班员需对出入人员严格检查,对外来危险品进行严格把关。
5.6.2如发现有携带危险品进入管理区域需问清原因,视情况进行制止或报部门指派专人监控。
5.6.3每日巡视人员要认真巡视及检查,一旦发现不安全隐患要立即向主管部门汇报。
5.6.4 如危险品发生事故要立即通知上级主管及相关部门,由主管着情况而定是否请求外援协助。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
无
第3篇 物业重要资料管理办法作业指导书
物业管理有限公司作业指导书
重要资料管理办法
1.目的
为质量管理体系标准、政策法规、工程档案、物业资料、顾客档案、管理服务报告等重要资料的收集、存档、保管等提供指引。
2.范围
适用于公司各部门重要资料的管理。
3.职责
3.1总经理办公室负责收集、保存最新有效的行业标准和相关政策法规,及时整理下发给相关部门,并收集、保存各部门的管理服务报告。
3.2品质管理部负责收集、保存质量管理体系标准,对其有效性负责。
3.3各部门负责收集和保管本部门相关的重要资料,并对其有效性、完好性负责。
4.方法和过程控制
4.1重要资料包括:相关政策法规资料、质量管理体系标准、物业资料、顾客、人事、行政、财务、工程档案和管理服务报告等。
4.2相关政策法规资料的管理
4.2.1总经理办公室负责从各种媒体上收集最新有效的行业标准和相关政策法规,经确定适用于公司的行业标准及相关政策法规,要予以复印或打印,并注明出处及日期。
4.2.2当收集到适用于公司的最新行业标准或政策法规时,总经理办公室要及时转发职能部门,由各职能部门根据最新有效的行业标准或政策法规进行处理。
4.2.3如新收集到的政策法规资料涉及到公司目前的业务或管理工作,或公司体系文件不相符的,由相关职能部门在三天内动议编制或
修改相关文件,报相关领导审批后及时下发至各部门执行,并同时更新《标准、政策法规一览表》,各部门应根据更改后的《标准、政策法规一览表》及时核对、更新。
4.2.4各相关部门经理有责任将收集最新的标准和政策法规,并及时报总经理办公室。
4.2.5总经理办公室负责保存所收集的行业标准和相关政策法规,并应将生效版本、作废版本及新收集的资料分开保存,各部门负责保存与本部门业务相关的行业标准和政策法规。
4.2.6行业标准和相关政策法规过期或作废后,各使用部门应将所有正、副本(如有)加盖作废章或销毁,但总经理办公室必须将作废的政策法规至少留存一份(加盖作废章)。
4.3工程档案的管理
4.3.1工程档案指由发展商提供的住宅区规划图;竣工总平面图;单体建筑、结构、设备竣工图;附属配套设施、地下管网竣工图、隐蔽工程等竣工验收资料;设施设备安装、使用、维修保养技术资料;物业质量证明文件和物业使用说明文件;房屋本体和设备的改造变更资料及其它必要资料。其中设施设备安装、使用、维修保养技术资料包括:
a.供配电系统图纸资料:包括发电机、高压环网柜、变压器、配电柜、动力柜、控制柜、公共照明、供电线路等资料。
b.给排水系统图纸资料:包括各类泵、水箱等资料。
c.消防系统图纸资料:包括烟雾、温度探测器、报警装置、消防控制主机、联动柜、消防水泵、消火栓、喷淋泵、防排烟系统、二氧化碳自动灭火系统等资料。
d.电梯图纸资料:扶梯、直升梯准运证等。
e.空调系统图纸资料:包括冷水机组、空调泵类、冷却塔、空气处理机、新风机、风机盘管、自控箱等资料。
f.电讯系统图纸资料:包括内线电话、闭路监控系统、对讲系统、
公用天线及卫星电视系统、紧急广播系统等资料。
g.其它设备图纸资料:立体车库、娱乐场所及设备、泳池设备、桑拿房及设备、煤气管道、停车场管理系统、门禁系统等资料。
4.3.2由发展商提供的小区/大厦各类工程档案,各部门应指定专人保管并核对,如资料不全,应及时向发展商索取。
4.3.3工程档案须妥善保管,避免潮湿、污损。
4.3.4各部门应将各类设备供应商地址、联系人及电话编制成表,以便维修保养之用。
4.4质量管理体系标准的管理
4.4.1品质管理部收集到质量管理体系标准的最新有效版本后,要及时报送相关领导,并列入《标准、政策法规一览表》。
4.4.2质量管理体系标准换版后,由品质管理部组织对公司相关人员进行新标准的培训。
4.4.3对作废的质量管理体系标准,由品质管理部负责回收,加盖作废章后保存一份,其余销毁。
4.5物业资料的管理
4.5.1物业资料包括:用地批准文件、项目批准文件、施工许可证、建筑执照、用水指标批文、用电指标批文、管理用房资料、商业用房资料、住宅区基本资料、住宅区分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料、公用设施资料及园林绿化设施资料等。
4.5.2各部门负责在小区(大厦)入伙后三个月内,收集整理以上物业资料,并妥善保管和培训到相关人员。
4.5.3以上资料如有变更,需及时更新。
4.6顾客档案的管理
4.6.1顾客档案:包括顾客基本资料、顾客房屋资料和顾客个性资料三方面内容,其中顾客基本资料包括入伙通知书、业主委托书、业主公约、住户登记资料(业主及家庭成员资料)、委托银行代收款协议书、停车场服务协议书、停车场车位租用协议书等;顾客房屋资料包
括入住验收资料、装修申请资料、室内设备维修档案等顾客房屋动态资料;顾客个性资料包括顾客爱好、偏好、个性化需求等顾客需求动态资料。
4.6.2顾客档案须严格保密。
4.7管理服务报告的管理
4.7.1各管理处负责在每季度的首月20日前,将上季度的管理服务报告向业主公布,挂到公司内部信息网上,并在向业主公布十天后收回存档。
4.7.2各管理处负责保存本部门的管理服务报告。
4.7.3公司资料室负责将各管理处的管理服务报告装订成册,并妥善保管。
4.8重要资料须按照《管理处文档管理办法》编目归档,并在归档时登记在《文件资料存储清单》上。
4.9重要资料查阅、借阅必须经部门经理或授权人同意,借阅须在《借阅登记表》上登记。
4.10如政府部门、司法机关因公需查询重要资料,在出示合法证件(单位介绍信、工作证等)并核对无误后,方可提供其查询,并登记查阅时间、查阅单位、姓名、有效证件名称、编号及其它证明材料等内容,保存在查询的档案中。
5.质量记录表格
__wy4.2.3-z01-01-f1《标准、政策法规一览表》
__wy4.2.3-z02-f1《文件资料存储清单》
__wy4.2.3-z01-f5《借阅登记表》
第4篇 物业高空作业管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:高空作业管理办法
1.目的
加强管辖区域内公共场所的高空作业管理,杜绝事故发生。
2.范围
适用于公司各管理处高空作业现场管理
3. 定义
高空作业:指悬挂作业和高位作业。悬挂作业指从建筑物上部,沿立面用绳索通过悬挂机构,在专门搭载作业人员及其所用工具的装置上进行的一种作业。高位作业指在三米以上的部位或需用升降机、搭架等进行的作业
4、职责。
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对所有高空作业的审批
安全主管(办)、班长长负责具体高空作业的指挥监督和落实工作。
安全员负责现场秩序维护及作业过程监护。
5方法及过程控制
5.1高空作业的手续办理
5.1.1悬挂作业,必须委托具备安全生产条件和相应资质的单位承担,作业人员必须具有高空作业资格。管理处事前必须与其签订协议,明确各自的安全观路责任。
5.1.2管理服务区内的高位作业必须实现报告管理处经理,并由管理处经理批准后指定专人负责作业现场指挥、监护。
5.2作业现场的监控
5.2.1悬高的高空作业如外墙涂补、清洗等,必须由专业机构进行作业,作业人员必须持有效的特种上岗证。
5.2.2现场监护安全管理员应注意自身安全。检查高空作业人员的吊绳有无异常,必须设用2根绳索(主绳和保险绳)。
5.2.3安全管理员必须维护好现场秩序,不得让无关人员进入施工区域。
5.2.4外来施工队必须与管理处签订《高空作业责任书》,登记检查相关的高空作业操作证。
5.2.5管辖区域内公共场所的高空作业、吊装及重物搬运必须事先报告部门经理,并由经理批准后指定专人负责作业指挥、监护。
5.2.6现场负责人及安全员应对施工作业人员交代'安全第一,预防为主'的方针。
5.2.7三米以上的高空作业,必须上、下各设一名安全监护员。
5.2.8施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。
5.2.9对车辆、人行通道上方处的高空作业,必须在通道两边放置警告标识,在可行情况应尽可能将通道临时封闭,指挥行人、车辆绕行。
5.2.10高空作业现场范围附近停有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实不能移走时,应采取保护措施,以防造成不必要的损失。
5.2.11高空作业人员必须系安全带、拴安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。不准将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。
5.2.12吊装重物时,安全监护员应提前劝阻无关人员进入吊装活动范围内,严禁超载吊装。
5.2.13高空作业、吊装以及四人以上抬动的重物搬运,必须设专人指挥。
5.2.14作业完毕后应及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并及时将工作结果向部门经理汇报。
5.2.15需要隔夜施工,对顾客出行造成不便或对小区的有较大影响的高空作业必须至少提前2天发布有关通知,以便顾客提前准备。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-07-f1《高空作业责任书》
第5篇 物业特约商户管理办法作业指导书
物业作业指导书:特约商户管理办法
1目的
保障公司的利益,以期保障特约商户给顾客提供优质的产品及服务。
2范围
适用于公司各管理处。
3定义
由管理处为方便住户而联系的或外界主动提供上门服务的各类商户(政府机构、国家事业单位除外)及个人。
4职责
4.1管理处客户服务班组主管负责审批促销单位申请。
4.2当班的安全班长负责对促销过程进行巡逻、监督。
5方法和过程控制
5.1由促销单位或个人向管理处提出促销书面申请书,并由管理处前台填写《促销申请表》报管理处领导审批,管理处应对促销单位的公司营业执照有效期、负责人和相关资信予以复核,促销产品须出具有关部门的检验报告、合格证等资料,涉及服务人员技能及政府部门管理规定要求的,须出具政府主管部门的批准文件。
5.2根据促销活动的性质需签定促销协议书的需由经办人填写《特约商户管理服务协议书》审批通过后,再行办理促销手续。
5.3对在辖区内散发、张贴、摆放商品介绍等宣传印刷品,均需促销商提供由工商行政管理机关核发的《临时广告经营许可证》。
5.4由管理处客户服务班组主管负责对促销单位的申请进行审批,对促销人员进行审核,包括人的身份、使用的工具及负责人联系办法,于二周内批复,并根据实际情况决定是否签定合同或协议。
5.5由管理处经理指定人员将批准意见知会促销单位,并安排部门有关人员予以管理与配合,有关促销单位的各种资料须建档保存。
5.6进场促销人员必须办理《临时出入证》后方可进场。
5.7管理处有关人员须对促销人员进行管理和监督,对只准在指定的场合进行活动的,必须按管理处规定的时间进、出场,必须遵守小区的安全管理规定和清洁卫生管理规定,不得损坏公共设施。
5.8对进场促销人员的着装及柜台得摆放须符合小区要求,以保证小区良好得形象。
5.9管理处对进场促销的单位或个人可收取适当管理费用及一定金额的风险保证。
5.10进场促销人员如须携带顾客的物品离开小区,必须向管理处交纳足够的风险保证金,并严格按照物资搬运程序办理相关手续。
6支持性质量记录表格
__wy7.5.1-g04-01-f1《促销申请表》
__wy7.5.1-a01-f4 《临时出入证》
第6篇 保安监控中心管理办法作业指导文件
保安作业指导文件:监控中心管理办法
1.目的
明确监控中心的职责,规范监控中心的工作内容,充分发挥监控中心控制枢纽的作用。
2.范围
适用于公司各管理处监控中心工作有效实施
3. 定义
无
4. 职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对监控中心的工作情况进行监督
安全主管负责对监控中心工作的指导和检查
监控中心人员负责对监控中心各项工作的具体组织、落实和执行
5.方法及过程控制
5.1 控中心岗位交接
5.1.1负责对值勤用品器材(如:对讲机、警棍、手电、值勤夹、执勤大衣、巡更器材、消防器材等)及所保管的钥匙等使用、完好情况进行清点、核查。
5.1.2 每日交接班时配合相应岗位人员对周界报警系统、监控摄录像系统及居家报警系统的情况进行检查,发现异常情况及时向部门主管汇报并在《监控中心信息记录表中》予以记录。
5.1.3 监控中心人员接班时必须检查消防控制主机分区隔离点,检查消防联动柜的监控性能及信号灯状况等,确保消防监控系统处于正常有效运作状态。
5.1.4 检查监控中心室内卫生状况,保持室内卫生清洁,空气清新,物品摆放整齐有序,与工作无关物品不得摆放在室内。
5.1.5 检查监控中心必备的资料是否齐全,并确保存放有序规范。
5.1.6 监控中心交接班时,要对当班期间所发生的重点问题、注意事项(特别交代类)及遗留问题等进行交接。
5.1.7 对岗位交接内容检查核实完毕后,如实填写《监控中心信息记录表》,双方交接人员签字确认。
5.1.8 监控中心值班人员于每日交班前对监控中心的卫生进行全面的清扫。包括:地面、桌面、监控设备外表。所有物品进行归类摆放。
5.1.9每日管理处前台人员下班后将前台所有业务项移交给监控中心,由监控中心履行前台职责。
5.2 监控中心内部管理
5.2.1.监控中心值勤人员必须熟悉管理区域及周边相邻区域的环境、楼宇结构及设计布局、公共设施设备及器材的分布等。
5.2.2监控中心值勤人员要对所配置的机房设施做到'一懂三会',即懂所有设施的基本功能和特点、会操作使用、会维护保养、会排除一般故障。
5.2.3 当监控机房设施系统发生系统故障时,监控中心人员应及时向上级汇报并由其通知
工程部联系安防系统维保单位进行维修,并将系统故障情况及跟进结果记录在《监控中心信息记录表》上;
5.2.4 监控中心值勤人员要熟悉了解各类突发事件处理流程,具备处理紧急突发事件的能力及组织协调能力。
5.2.5 监控中心必须至少有一种有效方式(如:警铃、电话等)与宿舍安全员及时联系,以保证在紧急情况下得到应急支援。
5.2.6 非监控中心人员不得擅自进入监控中心,因工作需进入监控中心必须经班长以上人员同意,但不得在监控中心室内逗留。
5.3 监控中心业务管理
5.3.1 信息处理收集
5.3.1.1监控中心执勤人员负责对接收到的信息进行综合处理,及时汇报、调度、安排相关人员执行。
5.3.1.2监控中心执勤人员不得利用监控设备做与工作无关事由,不得脱岗、空岗,不得与无关人员谈论涉及保密范围内的资料和内容。
5.3.1.3监控中心执勤人员有收集来自顾客反映的关于对物业管理的看法、建议、意见等义务和责任。
5.3.1.4监控中心执勤人员接听顾客电话应态度诚恳,热情礼貌,妥善解答顾客需求,不狡辩,不推脱责任。
5.3.1.5监控中心值勤人员应将岗位人员反馈、电话受理的顾客需求信息及时登记在《监控中心信息记录表》上,协调相关人员进行处理,并持续跟进处理结果。
5.3.1.6受理投诉时,必须如实记录或提出回避,认真做好顾客投诉记录,及时转交相关部门处理,并严格为顾客保密。
5.3.1.7凡有市政设施(水、电、气、道路 、邮电、通讯等)所引起的顾客投诉,应努力做好解释工作,积极配合相关部门为顾客排忧解难,并及时做好回访工作,决不允许推脱了事。
5.3.1.8凡属内部原因造成停水/电/气维修不及时等引起的顾客投诉,必须如实向部门主管汇报,并积极采取相应应急措施。
5.3.1.9被投诉服务态度、服务质量差的当事人及相关人员,必须诚恳向顾客道歉,并如实向部门主管汇报,不包庇、不袒护。
5.3.1.10遇有紧急、重大情况,通过各类通讯设施及时通知相关人员处理,并跟进处理进展情况随时向上级汇报、请示。
5.3.1.11按照投诉接待的处理流程受理顾客的各类投诉,及时调配人员处理,并做好记录,同时向管理处汇报,及时跟踪处理结果直至投诉关闭。
5.3.1.12监控中心及时准确传达管理处各部门及公司传递的各类信息,对接到的任何报警都必须及时准确记录在《接报警记录表》上;同时做好住户资料及公司质量记录的保密工作。
5.3.2 技防设施信号处理
5.3.2.1根据管理区域实际情况,随时选定调换监控区域的画面,通过监视器密切监视管理区域情况,发现可疑人员、异常情况及时通知就近岗位人员及时跟踪处理结果,并在《监控中心值班记录表》上详细记录。
5.3.2.2对于消防控制主机或周界报警、居家报警设备的报警信号,监控中心应及时通知班长及就近岗位人员进行核实,如属误报应及时复位,并做记录通知工程部查找原因,如报警属实则按照《突发事件处理办法》执行。
5.3.3 现场值勤状态监控
5.3.3.1监控中心时刻通过监控显示器,监督现场当值人员值勤状态,发现不符状态时,应及时通过通讯设施予以提示纠正。
5.3.3.2监控中心每天22:00--次日早6:00每隔30分钟对管理处各岗呼叫一次,询问各岗位值班情况和巡逻岗所在位置等情况,确保全体在岗当值人员人身安全并始终处于正常的执勤状态。
5.4 监控中心必备的常用联系电话、资料和消防设备
5.4.1 监控中心必备的常用联系电话:管理区域顾客的联络方式,供水、供电、供气、有线电视、管理区域派出所、居委会、物业管理办公室、房产管理局等部门的联系电话,管理处指定的设备厂家及维保单位电话,公司内部通讯录
,常用紧急电话等。
5.4.2 监控中心必须保存的资料:《国家物业管理条例》、《天津市物业管理条例》、《天津市装修管理规定》、《天津市市容、环境、卫生管理规定》、《天津市养犬管理条例》、业主公约、停车场收费标准、有线电视、水、电、煤气、电话收费标准、天津市有关出租屋管理规定、《治安管理处罚条例》、《天津市消防条例》等资料。
5.4.3 监控中心必备的防火器材:监控中心应备有防火服两套;灭火器四具;应急灯、三节电池手电筒各一个;消防工具箱一个(有:市政消火栓专用工具、消防扳手、斧头、铁钩、管钳、铁锤、铁錾等各一个;防毒面具两个)等消防设备,大厦必须有两个或两个以上消防工具箱,所有消防设施设备必须保存完好,并不得挪做他用。
5.5 对钥匙的管理(没有监控中心的部门由管理处钥匙管理员管理)。
5.5.1 本款所称钥匙是指安全管理部所必备的常用钥匙。
5.5.2监控中心存放保管钥匙由部门经理指定专人(一般为监控中心执勤人员)对钥匙加以标识,进行分类保管。
5.5.3 监控中心值班人员负责每日监督钥匙的领用、归还,钥匙领用人必须当天按时归还,并填写《钥匙使用登记表》。
5.5.4 公司职员因工作需要需长期领用的钥匙,由部门经理同意需填写《钥匙领借用登记表》,该表单独存放于管理处。
5.5.5 监控中心人员每天下班前应清点钥匙数量,发现忘交现象应及时追回,如有异常,应在《钥匙使用登记表》的备注栏中予以记录。
5.5.6 钥匙不慎遗失必须立刻向部门主管汇报,要害部门的钥匙遗失,必须立即更新换锁,费用由当事人承担,由部门经理做出处理意见,监控中心执勤人员在《钥匙使用登记表》上签字备案,具体参照《钥匙管理控制程序》执行。
5.6 对硬盘录像、录像带的管理。
5.6.1 管理处必须对硬盘录像、录像带所录内容进行控制,明确录像重点部位(如:车场、各出入口)等。
5.6.2 监控中心的录像带24小时密录,录像带上必须有明确的录制时间的标识,每个管理处必须有至少32盒以上的可用录像带(一盒备用),其他按日期不变,月份改变,录像带保存期限为一个月,必须保存在防潮、防阳光直晒的地方。硬盘刻录必须保存15天以上。
5.6.3 各管理处每日更换监控录像带时需对硬盘刻录、录像带内容进行5分钟抽查回放,并准确记录于《监控录像时间表》,确保录像带的录像效果良好。
5.6.4 录像内容硬盘刻录保存期为半月,录像带保存期为1月,有问题的录像带向管理处经理汇报立即封存,待问题解决完后,此盘录像带解除封存,如有重要或有保留价值的应继续封存,封存后应加以标识,如有需要可申请保存,按《质量记录控制程序》相关规定执行;
5.6.5 观看借用硬盘刻录光盘、录像带需经管理处经理同意。
5.7 器材、物品的保管、领借用
5.7.1保管期间定期做好维护、保养(尤其是充放电的器材按照器材使用、保养的相关要求及时充满、充足)。
5.7.2每日定时对保管的器材、物品擦拭一次,保持物品的干净、摆放整齐。
5.7.3每日必须检查、检测器材、物品一次,确保无异常,发现情况及时登记汇报;
5.7.4部门内部领借用器材、物品,必须履行领借用的相关的登记手续,并在下班前收回,与班组直接岗位交接的器材、物品,需在交接班记录上逐项进行登记。
5.7.5其他部门或外来人员借用器材、物品必须经部门主管以上人员同意并在《监控中心值班记录表》上予以记录,按时收回。
5.7.6器材、物品收回时必须认真检查,有问题必须跟进责任到人,及时上报部门主管;
5.7.7当值人员在接到拾遗物品时,需填写《拾遗物品登记表》,贵重物品交 管理处出纳员保管,一般物品保留三个月无人领时由管理处经理做出处理决定并报公司备案,顾客认领失物时必须说明失物的内容,丢失地点和出示其他有效证明后方能签字认领。
6.支持性文件
7.相关的质量记录表格
tjvkwy7.5.1-a02-03-f1 《监控中心值班信息记录表》
tjvkwy7.5.1-a02-03-f2 《监控录像时间表》
tjvkwy7.5.1-a02-03-f3 《接报警记录表》
tjvkwy7.5.1-k02-f3《钥匙使用登记表》
tjvkwy7.5.1-a02-03-f4 《拾遗物品登记表》
tjvkwy7.5.1-a02-03-f5 《对讲机电池充放电记录表》
第7篇 某地产营销管理办法作业指导书
1.目的
1.1.为配合公司的正常运作,及时跟进按揭款的到帐情况。
2.适用范围
2.1.营销部全体人员。
3.定义
3.1.无
4.职责
4.1.销售员确保在楼宇成交前告知客户。
4.2.售后服务专员负责审核按揭贷款合同内容。
4.3.营销经理/主任与银行及时沟通。
5.作业内容
5.1.营销推广的管理
5.2.营销推广方式
5.3.营销推广的方式包括报纸、杂志、电台、海报、单张、夹报、dm广告等方式。销售部应根据需要选择合理的营销组合方式进行立体全方位的营销推广,以在合理的时间内在楼市中形成品牌效应,使目标客户群能熟知楼盘的情况。
5.4.销售部并根据销售计划分解至月度媒体的具体投放安排表。
6.电视广告投放的管理
6.1.销售部负责提出影视广告创意分镜头脚本,报送地产公司对影视广告创意分镜头脚本进行共同评审,提出评审意见。
6.2.销售部按公司领导评审意见执行影视广告制作。并安排影视广告投放排期,按确认后的投放排期进行电视广告宣传投放。
7.户外广告宣传的管理
7.1.包括车身、路牌广告、销售部负责提出户外广告投放及内容方案,报送公司对投放计划及广告内容进行审批和确认。
7.2.销售部按公司领导确认后的投放计划和广告内容执行。
8.楼书及宣传品的管理
8.1.销售部负责安排项目楼书及宣传品的设计,在定稿前,报送公司
8.2.销售部会同项目部对楼书中有关总体规划、建筑平面及立面图、交楼标准、建筑特点等进行评审,由相关负责人员签字确认后反馈给销售部。
8.3.销售部负责执行正稿输出以及印刷制作事宜。
8.4.销售部每月对己制作的宣传物料进行清理检查.制作宣传物料制作使用情况记录形成登记,以便及时补充。
9.现场包装物料的管理
9.1.包括售楼部宣传展板、广告画、灯箱、旗帜、指示牌、告示牌等包装物料。销售部负责会同广告公司编制卖场包装专题方案,报送公司批准。
9.2.销售部按公司评审确认后的方案执行。
10.宣传礼品的管理
10.1.包括雨伞、t恤、水杯等为促进销售和项目宣传宣传而制作的礼品。销售部在月度营销宣传预算中说明礼品用途及制作计划,经公司审批完成后方可执行。
10.2.销售部在礼品发放时负责安排领取者做好礼品领取登记,形成登记文件并存档。
11.营销公关活动管理
11.1.销售部在公关活动预定举办日期的7天前(紧急情况不得少于3天),提交活动方案及具体费用预算给公司审核形成《营销活动费用申请表》及其附件《营销活动日程表》、《营销活动预算书》。
11.2.如需其他各部门的配合,销售部至少提前5个工作日(紧急情况不得少于2个工作日)向各部门提交需各部门配合的函件;各部门负责根据函件帮助销售部协调需要配合的事宜。
11.3.销售部于每月10日前提交上月公关活动的总结(在每月营销总结中体现)。并根据该总结在每月15日前对上月公关活动进行评价形成《营销效果评审表》,每个月应对此进行统计形成《月营销活动效果评估统计表》。
11.4.销售部在活动结束后,填写与我司合作的公关公司(指双方有合同关系)的档案登记卡片,交档案部存档。
12.营销的计划与总结
12.1.营销方案的策划
12.2.在项目产品设计确定后,销售部应根据项目开发和市场宣传销售进度,于项目开售前5个月提交一份完整的项目营销策划报告形成《楼盘营销策划方案》,包括销售目标、销售策略、宣传计划、销售计划及定价初步方案,报送公司批准执行。
12.3.销售部在每年的十二月十日前提出下一年的年度销售计划草案,包括相应的市场分析,月度销售目标计划、营销费用开支计划和宣传计划形成《年度营销计划书》并应于十二月三十一日前基本确定。
13.营销的计划编制
13.1.销售部应根据项目特点和策划主题,提出项目的营销宣传策划和实施计划(包含相应的宣传手段及费用计划)形成《营销推广专题报告》,具体包括广告宣传、新闻宣传、宣传渠道的选择、现场包装、售楼部及示范单位卖场包装、公关活动、促销活动、宣传资料、销售资料、认购资料的制作等内容,批准后落实执行。
13.2.销售部定期制定销售工作计划,汇报销售业绩及情况,并完成月度、季度、年度营销总结,提交公司。
13.3.销售部应进行现场客户和销售信息的收集和整理,并定期提交来访客户以及成交客户的基本情况分析。
13.4.营销的主管部门应对年度计划进行动态调整形成季度销售计划,并按季度销售计划进行实施。
14.营销日常会议的主持
14.1.营销主管部门应每天根据销售地情况召开日会,全面布置每天的营销任务。
14.2.召开月度营销工作例会(如需要可以召开紧急会议),会议将主要围绕客户来访情况、需要情况、市场情况与销售相关的各种问题展开,并形成会议纪要。
15.营销的招标与签约
15.1.竞争性谈判原则
15.2.首次投放某一类型的电视广告时,销售部负责与电视广告投放代理公司联系,收集至少三家公司的投放时段、价格、付款条件及其优劣势等情况。首次投放某种类型的夹报及dm时,收集至少三家公司的报价、付款条件及其优劣势等情况。并在此基础上与之洽谈并做初次还价,填写《营销合作商选择报审表》报送公司审核确认。
15.3.三个月内投放相同类型的电视广告,半年内投放相同类型的夹报或dm,可不用比价,注明此次投放参考哪次比价结果。电视广告投放超过三个月时间,夹报或dm超过半年时间,需重新进行价格比较。
16.营销合同版本管理
16.1.各类媒介投放,夹报及dm,各类活动策划、代理及赞助费必须要签署合同;印刷、物料制作类费用大于1000元以上的)必须要有制作合同。
16.2.销售部负责各类合同的审批工作:在收到乙方电子版本和书面版本合同后,并改版形成标准合同格式后,填写并形成《合同会审表》报送公司,并按照审批结果落实合同修订及签订。
16.3.销售合同条款、补充协议等法律文件由公司确认,销售部按确认版本执行。
17.合同的时间管理
17.1.公关活动类合同必须在活动举行后5日内送报公司。媒介投放类合同必须在媒介投放前将合同送公司。物料类合同必须在制作前将合同送公司。
18.电视广告招标的管理
18.1.针对在项目销售过程中设计、代理平面广告、销售资料等工作的总代理广告公司,原则上由其各类广告、包装的设计等内容。
18.2.销售部负责编制《招标文件》。标书对市场分析要尽可能全面,对目标客户群要有较准确的定位,对产品的优劣形势有一定的分析。
18.3.销售部负责向所有拟邀请招标单位发出招标邀请函,在收到受邀请单位确定参与投标的回执回复后,发出招标文件。为免市场信息的过度扩散,要求在回标的同时返还招标文件。
18.4.销售部负责组织由其他相关人员参加的应标广告公司回标方案的阐述会。销售部负责在阐述会后整理汇总有关评审意见,形成初步评审建议。公司在初步评审意见的基础上,形成最终评审意见并确定建议的中标广告公司。
18.5.由销售部发出中标通知书。在必要的情况下,可以进行多轮投标,以确定最佳的广告代理公司。
18.6.工作量大或特殊情况时,销售部可根据实际情况选用合适的设计公司进行补充设计,但事前须取得认可。
19.报纸广告的招标管理
19.1.报纸广告签约有两种方式一:公司直接与报社签订折扣和投放合同,销售部负责跟进支付代理广告公司设计和代理费等事宜。方式二:通过广告代理公司进行投放,销售部安排与广告公司签订折扣和投放合同,支付广告公司投放、代理和设计费。
19.2.尽量选择杂志或电台的一级代理广告公司进行投放,特殊情况请说明原因,经公司批准后方可执行
20.物料制作商的招标管理
20.1.销售部负责与相关专业制作商联系,一般每项制作业务的第一次展开,印刷或物料制作由销售部组织三家以上公司比价。并形成《宣传物料合作商选择报审表》公司批准。
20.2.对相同物料进行加印或重复制作时,原则上沿用原制作商,除非我方对第一次印刷或制作的效果不满意,销售部负责另行选择制作商。
20.3.对于相同类型的印刷或物料制作,一年之类可不用比价,注明此次投放参考哪次比价结果。超过一年时间,需重新进行价格比较。
20.4.对于宣传物料的使用,销售部应对物料的使用情况进行登记,填写形成《营销类物料使用记录统计表》。
21.营销合同的后评审管理
21.1.营销类合同在合作间,全面完成合同义务后,销售部应督促合作商填报《营销类合同执行情况确认表》,用为营销费用的结算前置性条件。
21.2.营销类合同在合作间全面完成合同义务后,销售部应填写形成《营销类合同执行情况确认表》。作为营销合同价款的结算前置依据。
22.营销费用与支付
22.1.年度费用预算的管理
22.2.销售部每年负责根据楼盘所在地,行业标准并结合项目特点编制具体项目的年度营销费用总预算形成《年度营销费用预算表》。包括但不限于详细的媒体、公关及促销活动、销售物料制作、宣传品等分类预算细目。
22.3.营销费用预算书经过公司的审核程序批准后实施进行。
23.月度营销费用的管理
23.1.月度营销预算的管理:销售部负责根据已确定的年度营销预算,每月25日前上报《月度营销费用预算表》。
23.2.月度营销结算的管理:每月10日前应完成上一月度的营销费用的结算。
24.营销费用报销管理
24.1.经办人将发生费用的发票及相关附件整理好,填写费用报销审批单,需注明付款方式,按程序批准。经办人将审批完成后的费用报销审批单交到财务部出纳处,报销费用。
24.2.费用报销时,费用报销审批单的附件均要有发票、该项费用预算审批文件、双方已签署盖章完成的合同或报价单、确认后的比价申请表(之前有比价程序的)以及验收记录(如为物料)。
24.3.平面媒体投放类费用报销的凭证附件:需附两份媒体投放样刊(一份用于财务部存档,一份用于档案室存档);电视、电台投放类需要有dvd光盘或样带、媒体播放证明。印刷、制作类物料或礼品费用报销时需附样品或实物照片。广告设计费用报销时,费用报销审批单需附双方确认的设计稿(
媒体投放类的除外)。
24.4.销售中心各类物料添置购买费用报销时需附有电脑小票或购买清单,固定资产类需要有固定资产登记表。
25.费用支付的管理
25.1.付款方式尽量采用事后支付,如需预付款,一般预付款项不得超过合同总金额的30%,且款项的支付必须是在合同(或其他约定文件)签署之后(特殊情况除外)。
25.2.尽量采用转帐支票、转帐、电汇形式支付款项。如特殊情况,费用可采用现金报销方式。支票抬头必须与发票章以及合同的当事人的名字一致。采用现金支付的,为了便于审核,每张报销审批单请尽量减少款项类别。
25.3.若有特殊情况与以上规定不符,可额外注明,经各级领导审批通过方可。
26.楼盘的销售与签约
26.1.销售价格的管理
26.2.销售部提交详细的销售策略或促销活动方案和定价方案并形成《分期销售营销方案》)报公司批准后,由营销主管部门落实执行。
27.认购的管理
27.1.销售人员解答客户的各种疑问,并将楼盘的《认购须知》等详细资料交于客户;
27.2.客户确定购买单元后,销售中心与客户签订购房认购书。认购书中需填写清楚业主姓名、联系方式、认购单元情况、价格、付款方式等,销售部核对无误后买卖双方签字盖章。
27.3.认购变更:认购变更包括认购单元的转换、认购单位的加名、减名等内容,出现认购变更后,需在售楼软件中按换房进行操作形成《购房变更证明书》
27.4.对于介绍购房的应由销售部填写《介绍购房奖励报审表》,报相关部门审批后,由财务部门进行承兑。
28.定金的管理
28.1.认购书签订后经营销部门负责人审核之后,由销售经办人员陪同客户到财务部交纳定金,财务部收取定金无误后开据定金收据。原则上定金不可退。
28.2.临时定金:在准买家未按照指定的时间补齐定金的情况下,销售人员需联系买家,解释清楚各种情况。在准买家肯定表示不予购买时,或在预定的时间没有补齐定金,经过销售部门负责人确认后,可同时可将该单元进行另行销售。
29.房款缴交的管理
29.1.销售部应配合财部收取销售的应收款项,落实执行各种资金回笼计划,配合落实按揭资金。
29.2.根据购房认购书付款方式的缴款日期,由销售部联系客户按期交款,如果销售小业主特殊原因导致不能按期交款,小业主可填写《客户延期付款报审表》,销售主管部门可根据此原因的情况给予不超过15天的延期,如果超过15天,客户仍不能按期交款,客户可再次填写《客户延期付款报审表》,财务主管部门可根据此原因的情况给予不超过30天的延期,如果超过30天,客户仍不能按时支付房款,主管法务的主管部门可委托律师发《催办通知单》,将从发催办通知单之日按合同约定收取滞纳金处理。销售部应完整保存挂号信存根,以便将来查证。
30.签署商品房买卖合同
30.1.客户交付第一期楼款的同时,必须签署《商品房买卖合同》)。买卖合同须按公司确认的版本签署,原则上不能修改合同内容,如特殊情况修改条款需公司确认可后方修改。买卖合同需认真填写,字迹清晰整齐。经业主签署后销售部要认真核对,确保各项条款准确无误。
30.2.合同签署时,销售部必须提供鉴证所需的相关资料。买卖合同签署后,在该商品房涂销抵押手续按时完成情况下,销售部部门将买卖合同移交销售部门内的售后服务组,在合同签署之日起三十日内将买卖合同送房管局交易所办买卖合同登记备案手续。
30.3.如果按规定需要赠品发送给客户,则销售部门应实行登记制度《赠品发放登记表》。
31.客户特殊要求
31.1.特殊优惠折扣:销售部在其权利范围内给予客户优惠折扣的,则销售部门直接在相关文件上签署。对于授权以外的优惠折扣,则由销售部门填写《特别优惠销售价格申请表》按审批程序逐级申报审批后,销售部方可承诺买家。
31.2.滞纳金,客户可到销售部填写《客户延期付款报审表》。对于没有正常理由的,营销部门应下达《催款通知单》。
31.3.发票:财务部门在收取定金与进度款时出具收据,房款全部收齐后出具发票,购房人应直接与销售部门的售后服务组联系。
32.客户投诉管理
32.1.销售人员接收客户的投诉,并进行投诉记录登记,尽可能处理,如遇到无法解决的问题,逐级向上反映;销售部及时将客户投诉情况上报公司,由公司统筹安排处理。
32.2.销售现场设置客户投诉意见箱,凡客户需对现场相关问题进行投诉时,可直接到客户投诉意见箱处投递意见。《客户投诉问题处理表》
33.佣金计取
33.1.关于销售的佣金计取,另行制订办法
34.样板房的管理
34.1.样板房的规划方案
34.2.营销主管部门应根据市场情况与销售的需要,提出样板房的要求对样板房的选址、户型、提出样板房规划方案。
35.设计单位的选择
35.1.营销主管部门应与设计主管部门共同选择室内装修设计单位,设计承包方式有二种,一种为单一设计单位承包模式,另一种为设计施工一体化模式,根据具体情况选择。合同主管部门主办签订《样板房室内装修设计合同》、《样板房施工合同》。
36.物料供应商的选择
36.1.营销主管部门应与合同主管部门、预算主管部门
共同确讨论样板房物料供应方式,预算主管部门计算出样板房物料总清单并分离出《样板房甲供物料清单》、《甲指乙购物料清单》。由合同主管部门按合同管理办法选定样板房供应商并与之签订《样板房物料采购合同》。
37.样板房的施工过程管理
37.1.工程主管部门应对整个施工质量与工期进行管理,设计主管部门与营销主管部门完成对样板的确认与对板。
38.样板房的验收与移交
38.1.样板房全面完工后,应由工程主管部门组织验收并办理相关手续,在移交时,应办理资产盘点登记造册后,移交物业公司管理。
38.2.营销主管部门为样板房的使用部门,应对样板房在展示过程中进行日常管理。
39.样板房的销售
39.1.根据实际的销售进度,如果需要对样板房进行销售,对样板房的定价、装修款的确定,由营销主管部门填报《样板房销售方案》报公司审批后执行。
40.样板房的交楼
40.1.营销主管部门应根据购房合同,通知客户收楼,物业公司负责小业主的收楼工作。对于收楼过程小业主提出的问题,按公司相关规定办理。
41.营销资料的管理
41.1.营销电子档案库的建立和分工
41.2.销售部负责建立营销电子档案库,包括项目营销电子档案的汇总、分类、编号和按要求格式存储。销售部负责确认的销售面积数据、销售图纸、项目介绍说明、装修标准等原始资料,完成项目售前的各项销售资料的准备和制作,并确保其准确、完整和统一。
41.3.因项目发展、市场和销售等方面的策略、资料发生变更,由公司及时以书面形式下达通知,销售部必须自收到变更文件通知之日起执行,确保按更新文件依据进行销售。
41.4.销售部负责收集每季各类营销宣传资料,并按地产公司档案管理实施细则具体执行,并向档案室移交。项目的广告创意成果(影视广告过程稿及正稿、平面报广创意过程稿及正稿、刊登稿、楼书、宣传单张、平面图等)由销售部广告管理人员负责整理。
41.5.按时将整理好的资料分类分期移交至档案室统一管理,其中平面创意部分要求不少于一式二份,并要求广告公司提供苹果格式的光盘,影视创意广告要求保存专业beta带和dvd光盘。
42.资料存档要求
42.1.档案内容包括文档和图档两类,为方便储存、管理和利用。均需使用电子文档或图档。
42.2.图档质量要求:以满足专业印刷为标准,统一由专业公司按标准拷盘或刻录。以tif格式为主.jpg格式为辅。精度分为a、b、c三级,其中a级图档文件大小为2m以下(jpg格式)(供一般查找索引用),b级图档为2-20m,c级图档为20m以上(注供户外展板用的图档要求大于40m)。
43.销售资料的管理
43.1.销售部负责销售数据及客户资料的收集和录入,并确保有关客户资料的准确性;
43.2.销售资料陈列管理:楼书、价格表等平面宣传品日常所用的楼书、平面图、价格表、认购须知由销售部负责存放,并保证存放资料整齐统一。
43.3.销售部负责宣传海报、楼书等宣传品的库存与使用,并确保各种宣传品的充足供应,但应杜绝浪费现象;模型、展板等立体宣传品售楼部内的模型、展板等宣传品必须合理布置;集中销售期或公关活动期间所用的宣传品在摆放到位;
43.4.集中销售期或公关活动结束后,已收回的宣传品并进行交接登记,登记后放回售楼部指定的仓库。
44.资料的调用管理
44.1.档案库资料实行动态管理,随时更新和补充,并及时向上级领导传递。营销电子档案库属于保密资料,由专人制作、更新、管理。利用和拷贝资料应事先进行审批和登记,说明利用目的、方式。项目营销电子档案由销售部负责管理。
45.营销的流程管理
45.1.销售过程作业流程
46.管理表格
46.1.营销活动的管理
46.2.使用说明
46.3.营销费用的预算、申请、审核是营销部门的日常工作。
47.执行程序
序号管理表格执行人 执行时效执行内容
101 楼盘整体营销方案 营销部门 在取得楼盘预售证之前 对整体楼盘的销售指导性文件
102 分期销售营销方案 营销部门 当期销售之前一个月 对当期销售进行指导性文件
103 营销费用年度预算表 营销部门 上年年底完成预算 对每个年度的费用控制
104 营销费用月度预算表 营销部门 上月月未完成预算 对每个月度费用进行控制
105 营销活动费用申请表 营销部门 每次活动之前5天 对活动经费进行预算申请
106 营销活动日程表 营销部门 每
次活动之前5天 对活动日程进行计划
107 营销活动预算清单 营销部门 每次活动之前5天 对每一次活动进行预算
108 营销活动评审表 营销部门 每次活动结束5天内 对每一次活动进行总结分析
109 营销活动效果评估统计 营销部门 每次活动结束5天内 对每一次活动进行总结分析
48.广告商的管理
49.使用说明
49.1.营销部对每一次营销活动的效果进行总结评估,以利于下次活动类型的选择。
50.执行程序
序号 管理表格 主办人执行时效执行内容
201 推广合作商选择报审表营销部选择广告商之前 按规定进行审批
202 宣传物料合作商选择报审表 营销部选择合作商之前 按规定程序进行审批
203 合同会审表-双面版营销部在合同会审过程中 按规定程序进行审批
204 营销类合同执行表营销部合同完成后进行 按规定程序进行审批
205 宣传物料使用记录统计表营销部使用过程中同步登录 进行台账登录
51. 客户的管理
52. 使用说明
52.1. 对小业主和购房客进行管理
53. 执行程序
序号管理表格 主办人 执行时效 执行内容
301 介绍购房奖励报审表 营销部 成功购房之后 按规定进行审批费用
302 特别优惠销售价格申请表 营销部 客户购房之前 按规定程序进行审批
303 客户延期付款报审表 营销部 客户提出需求时 按规定程序进行审批
304 购房变更协议书 营销部 客户进行购房变更时 按规定程序进行审批
第8篇 物业出租屋空置房及租住人员管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:出租屋、空置房及租住人员管理办法
1.目的
协助公安机关加强管理服务区域内出租屋租住人员的管理,维护空置房的安全,预防各种安全事故。
2.范围
适用于公司各管理处对管理区域内的出租屋、空置房及租住人员管理。
3.定义
3.1出租屋:凡小区/大厦内除旅店业外以经营为目的向他人出租用于居住的房屋,含居住、办公室、商业用房。
3.2空置房:是指开发商未售出房屋、业主未正式入住房屋、小区配套的空置管理用房。
4. 职责
部门/岗位工作职责
管理处经理指定专人负责本部门出租屋、空置房的租赁及租住人员管理工作,并负责监督、指导
管理员定期统计出租屋、空置房清单,并知会监控中心
定期对出租屋人员资料进行检查、核实、统计、及时掌握租住人员的情况,并向经理汇报
发现安全隐患及时制止,并向经理汇报
安全员熟悉管理服务区域空置房、出租屋情况,留意该房屋进出人员是否经常变动,发现问题及时上报管理员进行处理
每天巡视空置房、出租屋,异常情况需上报部门
保洁人员每月清扫一次空置房,发现问题及时反馈给相关部门
维修人员每月检查保养一次空置房内的设备设施
5. 方法及过程控制
5.1出租屋、承租人的管理
5.1.1管理处协助公安机关对出租人进行管理,要求租住人员遵守出租屋治安管理规定,落实各项治安防范措施。
5.1.2 业主或管理处在租赁合同中必须明确各自的消防安全管理责任。
5.1.3业主或管理处不得将住宅楼、未设用专用烟道的商用综合楼出租、出借给他人兴办产生油烟、恶臭、噪音、振动、热污染等影响其它客户正常工作和生活的服务项目。
5.1.4 通过管理处出租的房屋,租赁管理员必须严格把关,严禁把房屋租给三无人员,对承租人承租的房屋用于商业或办公用途时,应对其经营范围和性质是否符合物业功能和环境要求进行评价,符合要求后方可出租,并督促其办理合法的营业执照。
5.1.5管理处协助公安机关对承租人进行管理,将承租人及同住人的姓名、性别、年龄、国籍(或地区)、常住户口所在地、职业、服务处所、有效身份证等基本情况在《租住临时人员情况登记表》上进行登记,并定期检查,人员变动及时变更。
5.1.6 制止租住人利用承租的房屋生产、储存、经营易燃易爆、有毒、放射性等危险物品,必要时向公安机关报告。管理处发现承租人及其同住人员有违法犯罪行为或犯罪嫌疑的,应及时举报、制止、协助公安人员将犯罪嫌疑人送往公安机关。
5.1.7安全员必须熟悉掌握管理服务区域内租房和空置房情况,作为控制的重点。
5.1.8安全员必须督促管理服务区域内的租住人员,遵守管理服务区域各项管理规定,自觉爱护管理服务区域公共设施,设备,遵纪守法。
5.1.9 安全员在巡视时,要留意管理服务区域出租屋人不得改变出租屋的用途,严禁利用出租屋从事违法犯罪活动。
5.1.10安全员对租住人或商铺经营人员搬运物资出入管理服务区域时按《出入口管理办法》执行。
5.1.11保姆、家教、钟点工、业主亲友及其他相关人员的管理参照以上规定执行。
5.2 空置房管理
5.2.1 空置房的钥匙管理依据《钥匙管理规定》执行。
5.2.2清洁管理
5.2.2.1清洁范围
主要包括空置房屋的门、窗、地面、屋顶、墙面以及室内各种设备设施等。
5.2.2.2清洁顺序
一般应遵循由里至外,由上至下的顺序操作。
5.2.2.3清洁方法
a、对覆盖在门体表面的灰尘可采用板刷抹布等进行擦拭;
b、地面可用扫帚清扫后用湿墩布等进行擦拭;
c、窗户可用板刷和扫帚清扫窗户缝及窗台尘土,再用湿抹布、玻璃刷、报纸等擦拭;
d、墙面、顶面可用掸子进行清扫,对有污染的墙面可用细砂纸进行打磨;
e、对于外露的室内设备施设及管线、开关等可用抹布进行擦拭;
5.2.2.4清洁标准
a、表面干净整洁无明显尘土;
b、无油性类、涂料类等污染;
c、玻璃明亮无明显污迹;
5.2.2.5管业部设专人(空房管理员)定期对空房进行统计,制定清单。
5.2.2.6清洁人员依据空房清单每月对空置房屋进行打扫至少一次,并注意室内施是否完好,发现问题立即向上级主管汇报,分析损坏原因并安排维修。
5.2.2.7管业部主管每月对空置房屋进行检查并记录在《空房清洁工作记录表》中。
5.2.3安全管理
5.2.3.1安全部巡视员依据空房清单每日对空房周边进行巡视,保证房屋门窗关闭完好,遇有异常情况及时向上级主管部门汇报,具体参照《安全员巡逻管理办法》。
5.2.4空置房设施检查、防护与维修
5.2.4.1工程人员每月依据空房清单检查空房内所有设施并将检查情况记录在《房屋设备/设施巡查记录表》中,并判断是否需要维修,在特殊恶劣天气过后对顶层空置房屋增加一次检查,供暖期对所有空置房屋加一次检查。
5.2.4.2设施检查内容
a、门、柜是否开裂、开关是否顺畅;
b、设施设备的各种配件是否齐全;
c、木地板是否开裂、起鼓、其它门、地、楼口是否过大;
d、天花墙线接口是否开裂,曲脚板是否开裂;
e、卫生间龙头、喷淋、恭桶等五金件是否完好,洁具瓷面是否正常无损,瓷砖有否色差、缺损;
f、厨房内灶具、排烟系统是否完整,台面柜门是否完整无损;
g、供暖系统温度是否正常,有无渗漏等现象;
h、灶具及开关是否缺损,插头是否齐全,电视接收插头是否缺损或失灵;
i、对讲、门铃是否正常等
5.2.4.3维修过程
a、根据《天津市商品住宅质量保证书》上的保修期限,在保修期内的,由工程部向开发商及时反馈,并跟踪维修情况,作好相关记录;
b、根据《天津市商品住宅质量保证书》上的保修期限,小
区空房设施超出保修期则开具《工程维修单》进行维修(采取有偿服务)并作好相关手续。
c、根据《天津市商品住宅质量保证书》上的保修期限,大厦空房设施进行维修,向工程部主管汇报,由工程部开具《工程维修单》进行维修;
d、维修人员对空置房屋内的设施进行保养、维修,及时填写《设备/设施保养维修记录表》;
6.支持性文件
无
7质量记录和表格
第9篇 物业安全巡逻管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:安全巡逻管理办法
1.目的
明确安全员在巡逻过程中的方式、方法和需要注意的事项。做好巡逻工作。
2.范围
适用于公司各管理处安全巡逻管理工作
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责
品质管理部负责对各管理处的巡逻路线进行评估并提出改进意见
管理处经理负责审批巡逻方案,并对巡逻情况进行监督。
安全主管(办)负责巡逻路线的制定,定期进行检查、调整、改变巡逻方式,具体指导和检查巡逻工作。
安全班长负责对安全员的巡逻过程和质量进行监控
安全员按照规定的巡逻路线图和巡逻签到点进行巡逻签到,如遇特殊情况不能准时签到需注明原因,经班长确认,并对巡逻路线进行保密。
5.方法及过程控制
安全巡逻包括的内容:日常巡逻、装修监控、空置房监控。
5.1日常巡逻的内容
5.1.1安全员在巡逻时,应增强险情观念,全神贯注、细心观察,适当运用身体五官本能感觉,不可忽视任何异常情况和可疑点。
5.1.2楼内巡逻时检查公共设施有无异常。检查公共通道、消防通道是否畅通无阻,有无堵塞、脏污等。楼道有无异味和危险品。
5.1.3检查设备房周边有无异味、异常声音和异常现象。办公室、仓库、资料室和业主房门、窗户是否关闭、上锁、有无异常。
5.1.4室外巡逻时观察外墙及外墙附属设施有无空鼓、起皮、悬吊物等。检查采光井是否存在安全隐患。交通干道、广场、围栏围墙是否畅通,是否有缺口或损坏等现象。
5.1.5检查绿化带是否有人破坏,娱乐设施是否安全、牢固,停车场、自行车棚内车辆是否摆放整齐。每日交班前对安防设施进行检查。
5.1.6在巡逻过程中遇到陌生人或形迹可疑人员进行礼貌的询问或进行跟踪盘查和劝阻。
5.1.7及时发现、报告、处理各种异常情况、可疑情况。发现和制止各种违法犯罪行为,抓获各种现型犯罪分子,加强对各种刑事案件、治安案件和灾害事故的现场保护,疏散人群。平息巡逻中发现的突发事件和各种意外事件。
5.1.8安全员严格按照巡逻路线巡逻周期进行巡逻,每天必须保证对所辖区域巡逻6次以上。
5.1.9安全员在巡逻过程中还需对外包方人员的工作状态、服装规范、礼节礼貌等进行监控并在《安全员值班记录表》上予以记录。巡逻过程中要主动的发现管理服务区域的杂物,并将情况通知相应的管理人员。
5.2装修现场巡逻
5.2.1巡逻岗须对装修户的《装修许可证》、《装修工程施工责任书》进行验证和张贴检查,巡查时间为早晨8:00至晚上22:00,每班次巡查次数不少于1次,并在《装修现场监控记录表》内记录,《装修现场监控记录表》须张贴于装修现场。
5.2.2查验施工人员有无出入证、证件与所持有人是否相符,有无过期,对已经过期的证件要予以没收并及时通知负责装修手续办理的岗位或部门。
5.2.3检查施工场地有无按规定配备灭火器,装修施工过程中有无违反《装修申请表》中所核定的内容。如有违反,通知管理处装修负责人处理。
5.2.4装修动火作业时,必须检查操作人员有无上岗证,相关防范措施是否落实,禁止装修施工人员在装修现场生火做饭。
5.2.5对装修户的装修时间进行检查,天津市规定的装修施工作业时间7时至12时,14时至19时,发现超时施工者应立即制止,督促无留宿证明的施工人员立即离开管理区域,需留宿的施工人员应出具管理处办理的留宿证明。
5.2.6监督施工人员只能使用货梯或指定电梯及通道进出及搬运材料等,装修施工人员搬运垃圾按照管理处规定的时间进行,禁止装修队在清运车辆进场前,把垃圾搬出户外。
5.2.7制止装修垃圾堆放占用和堵塞消防通道。垃圾清运完毕后,检查清运垃圾的通道和墙面、地面、天花及公共设施有无损坏、磨花现象,发现问题及时处理或协助装修巡查人员处理。
5.3空置房巡查
5.3.1部门安全负责人应及时将空置房清单及空置房变化情况通知监控中心,空置房每天巡逻一次。
5.3.2巡逻岗在巡查时应特别注意空置房屋的门窗是否关闭,照明是否关闭,从房屋外部检查房屋内是否有异常声响,是否存在房屋渗漏水等异常现象。
5.3.3巡逻岗在恶劣天气来临之前检查空置房屋门窗关闭,排水畅通。
5.3.4如发现空置房内有可疑人员时,巡逻岗应立即通知控制中心,请求支援,同时密切注视空置房情况,支援人员到场后,对可疑人员进行盘查控制。
5.4重点部位巡逻注意事项
5.4.1管理处、文件资料室、控制中心、设备房、仓库等为重点巡逻部位,非工作人员在非办公时间未经允许擅自进入要害部门,应予以制止。
5.4.2每班次至少对要害部门(位)巡查一次,当自然灾害发生时,应加大巡逻力度。发现要害部门(位)有异常时应立即向控制中心汇报,随时与控制中心保持联系。
5.4.3巡逻到有危险标识的要害部门(时),应注意自我安全保护,碰到陌生人时注意自我安全防范。
5.5恶劣天气发生时的巡逻注意事项
5.5.1检查抗灾物资的完好与储备情况。如:水泵、沙袋、应急灯等。
5.5.2检查公共设施如公共信息栏、广告牌、灯箱、高脚架等是否牢固。如检查公共区域门、窗及顾客阳台、门窗等部位花盆、杂物摆放情况,要求移到安全位置。下面停放有机动车辆,应采取防范措施或报告上级。
5.5.3检查办公室、资料室等要害部位门、窗是否关好,有无雨水进入的可能,特别注意地势较低的机电设备防护情况,发现异常及时通知相关人员处理。
5.5.4检查发现有安全隐患时,立即向监控中心或上级报告,并请求派人增援,将损失减少到最低限度。
5.5.5大风、暴雨中巡逻应佩戴相应的保护装备,如雨衣、雨靴、安全帽等,同时应注意自身安全。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a02-01-f1《安全员值班情况记录表》
tjzzwy7.5.1-a02-01-f2《安全员巡逻签到表》
第10篇 物业服务项目外包监控管理办法作业指导书
物业作业指导书:服务项目外包监控管理办法
1、目的
为服务项目外包过程监控提供指引,提高服务专项管理水平,保证外包后的服务质量
2、适用范围
适用于物业公司各管理处对服务项目外包质量的监控管理
3、定义
无
4、职责
部门/岗位工作职责频次
品质管理部组织设备设施、环境大检查,评估服务供方服务质量
抽查供方服务质量清洁、绿化每季度评估一次;设备设施每半年评估一次
每季度至少一次
管理处对设备设施、环境供方服务质量全面检查与监督每月一次
监控人员日常检查服务供方的服务质量及成本控制情况
定期评估服务供方服务质量
监督服务供方消耗我方资源的控制情况清洁每日检查,绿化、设备设施每周检查。
清洁、绿化每月,设备设施每季
持续
5、过程控制及方法
5.1 总则
5.1.1建立对各类业务外包的监控管理办法,监控包括管理处和公司两个层次,即管理处依据合同、公司规定督促供方和品质部对供方进行定期总结与评估,实施与供方中高层定期沟通
5.1.2物业公司指定品质管理部对业务外包的服务质量进行监控
5.1.3各管理处根据管理区域的实际情况,指定一名或一名以上的专人负责对某项业务外包的服务质量的监控。
5.1.4管理处责任部门通过每日巡查、每周检查、每月、季、年评估等方式监控供方提供的服务,检查内容包括:服务质量、人员礼仪、工具材料、水电消耗(我方承担相关费用的)。对不符合要求的现象提出整改要求,如供方未按要求整改或未执行合同条款,按合同附件处罚标准进行处罚。
5.1.5品质管理部每季度对清洁、绿化供方进行评估,每半年对设备设施类外包方进行评估,内容包括对各项检查中集中反映的问题、供方曾经出现过的较严重的问题及改善情况、顾客的意见、各服务供方的服务质量对比、现场抽查情况、目前存在的问题等。
5.1.6对于公司要求的新的管理服务标准要求,由管理处的有关人员组织对供方人员进行培训并考核,培训记录应予以保存。
5.1.7客户日常反映的投诉、意见和建议,顾客意见调查,外部质量机构的监督检查,政府各类评比活动等也是对供方进行监控的一种方式,也应作为对供方进行月度或季度考核的参考。
5.1.8在供方进场作业前,应向管理处提供以下资料:现场操作规程、现场作业人员架构及基本概况(包括照片1张、身份证复印件、年龄、联系方式等)、作业人员岗位职责及分管区域、作业时间、工作进度计划等,并指定与我方直接联系人。供方所提供的资料有变动时,应及时通知我方。
5.1.9管理处负责任人组织业务主管(办)会同品质管理部,根据管理区域的实际情况、顾客的需求等制定适合于本小区的服务质量评审细则、检查标准,作为合同附件。评审细则应包含评审及考核方法。
5.1.10除电梯服务供方提供年度计划外,其它服务供方每月28日前提交下月的定期作业计划。
5.2监控办法
5.2.1内部监控
5.2.1.1对供方的监控主要包括日检、周检、月检、季检。各类检查涉及人员层级及检查的深度、广度有所区别;
5.2.1.2日检:管理处监控人员每日会同供方现场负责人对供方服务质量进行一次检查,并记录,双方签字确认后各留一份。
5.2.1.3周检:管理处监控人员每周会同供方现场负责人至少对其服务质量进行一次全面检查,并根据巡查结果填写相关记录,双方签字确认后各自保留一份。
5.2.1.4月检:管理处经理组织专业主管、监控人员,会同供方项目负责人、现场工作人员,每月共同对其服务质量进行一次全面检查和考评。管理处根据检查结果填写记录,双方签字确认后各自保留一份。月检结束后,要对供方进行月度评估,包含当月检查中的不合格项整改情况、服务达标情况、顾客回访情况、改进建议等内容。
5.2.1.5季检:品质管理部会同管理处经理、专业主管、监控人员、供方项目负责人、现场工作人员,每季度共同对供方服务质量进行一次全面检查和评估。检查可采用查阅质量记录、调查客户意见、现场抽查等多种方式。品质管理部根据对供方的服务质量检查情况及管理处每月上报的供方工作评估报告,对供方的服务质量进行综合评估,内容应包括该季度各项检查中曾经出现过的较大问题及整改情况、业主的意见、现场抽查情况、目前存在的问题、对供方的进一步要求等。季度评估报告由品质管理部负责存档并按管理处进行整理,同时,交一份给管理处存档,一份给供方存档。管理处根据评估报告中汇总的问题要求供方采取纠正措施,并将供方的整改结果报告公司。品质管理部根据报告内容及对供方的现场服务再验证,并将结果汇报公司领导和相关部门,对未按公司要求予以整改的供方,公司将根据实际情况更换新的供方。
5.2.1.6半年检:由品质管理部每半年组织一次对各管理处的设备设施、环境大检查,并全面评估。
5.2.1.7根据各类外包业务的特点及合同约定,选择监控频次。如清洁外包日检、周检、月检、季检都需做,电梯外包则可不选择日检。
5.2.2外部监控
5.2.2.1客户评价:客户日常投诉;本公司组织的顾客意见调查等。
5.2.2.2社会评查:外部质量审核机构的监督检查;优秀小区的验收检查;劳动局安检部门的检查;集团内组织的评比、检查等。
5.2.3特殊供方监控办法
5.2.3.1对仪器仪表检测、电气安全检测及小区垃圾外运等由政府部门直接控制的特殊供方,不须定期评估,要保存好其提供的合格证等有效证明及资料。
5.2.3.2对处于保修期内的设备维保供方,其对设备进行的定期保养及故障处理,须予以记录和报告,具体见《保修阶段工程质量和设备管理监控办法》。
5.2.3.3对提供短期服务的供方,管理处经理安排相关专业主管对供方的服务过程及结果监督检查。
5.3评审方法
5.3.1管理处每月评审主要以日(周)检和月检记录的不合格项作为评审依据。不合格包括轻微和严重不合格。在服务合同中应确定每日、每月和每季度最高轻微及严重不合格数。
5.3.2管理处每月5日前对清洁、绿化服务供方的服务效
果进行总结评估,每季首月5日前对设备设施服务供方的服务效果进行总结评估,填写《 工作评估报告》,交服务供方确认,并抄送公司品质管理部。评估报告作为是否扣减服务供方服务费用的重要依据。
5.3.3轻微不合格的判定以各类服务质量检查标准为依据。
5.3.4严重不合格的判定
5.3.4.1清洁服务
a.在同一天的检查中,发现同一区域(指同一单元或方圆10平方米,下同)出现严重脏污或同一区域有三个或以上的保洁项目不到位。
b.在同一天的检查中,发现三处或以上区域出现相同项目的不合格。
c.连续三日检查中,同一区域出现两次及以上相同项目的不合格。
d.在规定的整改时间内未完成整改项目(排除不可抗力)。
e.员工离岗时间超过半小时或当值时间内干私事。
5.3.4.2消杀服务
a.连续两个月实际消杀次数低于月工作计划。
b.白天在公共区域内发现老鼠活动。
c.一个月内出现两次及以上同类顾客投诉。
d.员工离岗时间超过半小时或当值时间内干私事。
5.3.4.3绿化服务
a.在同一周的检查中,发现三处以上区域出现相同项目的不合格。
b.连续一个月的检查中,同一区域出现两次及以上相同项目的不合格。
c.在约定的整改时间内未完成整改项目(排除不可抗力)。
d.作业过程中出现因服务供方原因引起的有效顾客投诉
e.连续三个月不剪草、草皮杂草面积超过10%或覆盖率低于90%
f.因养护原因造成的乔灌木枯死
5.3.4.4设备设施维护
a.因维护不当造成质量事故。
b.一个月内出现两次及以上因维护不当造成顾客投诉或未及时处理。
c.在规定的整改时间内未完成的整改项目(排除不可抗力和工程遗留问题)。
5.3.5 合同期满前的评估
5.3.5.1不续签合同:合同到期不再续签时,应在合同期满前两个月由管理处进行一次全面的效果评估,填写《 工作评估报告》,发送品质管理部、财务管理部备案。
5.3.5.2 续签合同:在合同期满前一个月,由管理处对该项服务进行统计和分析,按程序报批后续签合同。
5.3.5.3如部门需重新选择服务供方,须按《招投标管理办法》进行。
5.4 考核方法
5.4.1环境类考核方法详见《环境外包监控作业指导书》
5.4.2设备设施、绿化类考核方法参照清洁类相关考核细则
5.4.3对项目施工的监控与考核
5.4.3.1管理处监控人员每天至少一次对施工现场进行检查,重点检查是否按施工方案施工;所用设备工具、施工材料、施工工艺、施工进度、施工质量、安全措施、现场标识、现场环境是否符合要求;有无违反合同规定等。
5.4.3.2安全员按照安全类体系文件的规定对施工人员、施工现场进行监督检查。
5.4.3.3对不按施工方案施工、不遵守管理规定、施工进度或施工质量不符合要求、违规施工导致顾客投诉等,应及时制止、纠正,并依据双方合同、管理责任书等进行考核和处罚。
6 支持性文件
tjzzwy7.4-z01-01-04 《电梯维保监控办法》
tjzzwy7.4-z01-01-05 《环境外包监控办法》
tjzzwy7.4-z01-01-06 《保修阶段工程质量和设备管理监控办法》
7.质量记录表格
tjzzwy7.4-z01-03-f1《电梯服务供方服务效果评估表》
tjzzwy7.5.1-g01-f1《设备设施巡视记录表》
tjzzwy7.5.1-h03-f1 《消杀(毒)工作记录表》
tjzzwy7.5.1-h02-01-f1《绿化效果每日检查记录表》
第11篇 物业出入口管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:出入口管理办法
1.目的
对管理区域出入口进行有效控制,维护管理区域内的正常秩序。
2.范围
适用于公司各管理处对管理区域出入口的管理
3.定义
无
4. 职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对出入口安全管理工作的全面指导、监督和检查
安全部主管(办)负责出入口安全管理工作的具体组织、落实、培训和考核
安全班长负责出入口安全管理工作的日常巡查和监督
安全员负责出入口安全管理工作的具体实施
5.方法及过程控制
5.1对普通来访人员的管理
5.1.1管理处根据各自项目的特点,在确保管理区域安全的情况下,可以选择以下对普通来访人员的管理办法:
a、凡进入封闭区域的来访者,必须问明其来意,并与业主(住户)取得联系,经过业主(住户)同意,并在《来访人员情况登记表》上登记后方可让其进入。离开时,封闭式管理区域需登记离去时间,
b、 对开放式管理区域的来访者,可不做登记,但安全员及控制中心必须密切注意其行为,对形迹可疑的人员,安全员要及时采取妥善的方法进行盘问、控制、确保辖区安全。
5.1.2禁止所有推销、收废品、发广告和无明确探访对象的外来人员进入管理区域。由业主带领进入小区的收废品人员或推销人员,安全员必须对其进入的时间进行控制。禁止任何人员携带易燃、易爆、剧毒等危险品进入管理区域。
5.1.3如来访人员在业主(住户)家停留超时,出入口岗或中心应通知相关岗位核实情况,如发生异常情况时按照《突发事件处理程序》处理。
5.1.4管理域内的所有设施、游乐场地,只为住户开放,安全员应制止外来人员使用,避免其损坏公共设施,破坏环境卫生。
5.1.5安全员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中禁止与来访人员发生争执或冲突,如遇劝阻无效时应及时通知监控中心或上级协调解决,同时注意保护现场。
5.2执行公务人员的管理
5.2.1执行公务的执法人员因公进入管理区域,相应岗位的安全员应请其出示证件,予以登记,并及时通知管理处负责人,负责人接获此信息后立即致电对方单位核实身份,同时安排人员陪同前往。
5.2.2执行公务人员对管理区域业主房屋进行搜查应请其出示本市执法部门开具的搜查证,需要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字认可(确认)。
5.2.3外地执法人员进入管理区域,除上述内容外,还必须有本市执法部门陪同及本地相应部门的证明,并需登记陪同人员的证件,予以核实后方可放行。
5.2.4执行公务的其他部门的国家公务员进入管理区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处安排人员陪同前往。
5.2.5执行公务人员因公务保密或其他特殊原因不能明示公干目的时,当值安全员必须及时联系管理处经理,由经理或其指定授权人视具体情况处理。
5.3物资放行的管理
5.3.1物资搬运时,须到管理处或授权部门办理申请手续,申请人需按要求填写《物资搬运放行条》,写明物资名称、数量和本人资料,若非业主本人办理,须提供业主书面委托书或业主电话委托,由搬运人在《物资搬运放行条》上签名,经手人员除查验申办人员的身份证外还需与业主本人联系确认,在装修入伙期间,属施工方工具材料的可由装修负责人或申办人员办理,经手人须查验身份证及临时出入证或业主委托书。
5.3.2经手人还需与管理处出纳员核对,追究尚未缴纳的各项费用并签字认可,否则不予办理物资搬运放行手续。出纳员不当班或外出时应将尚未缴纳费用的住户及其费用清单交管理处或监控中心值班人员,由委托人(主管以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。
5.3.4由安全员核实所搬货物与申请内容是否相符。安全员负责记录、核对搬运车辆的车辆牌照号、司机有效证件号、姓名、单位或住址等,并请其签字,手续完善后予以放行。
5.4施工人员的管理
5.4.1 所有施工人员凭管理处签发的《临时出入证》进出管理区域。
5.4.2安全员在检查《临时出入证》时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。
5.4.3若出入凭证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。
5.4.4所有施工装修人员必须严格按照《装修管理责任书》的内容进行操作。如有违章,安全员有权进行制止。需延时加班的装修须经管理处同意后法可进行。但不得从事噪音过大的装修项。
5.4.5管理区域内政府配套公共设备设施施工,施工人员应在管理处办理相应手续,经管理处经理或相关专业人员同意后方可施工。
5.4.6服务供方人员进入管理区域,需穿制服、佩戴工牌或工作证方可进入。
5.5公司内部人员的管理
5.5.1公司员工凭工牌进入管理区域,应自觉服从安全员的管理,身份核实后,可不做登记。
5.5.2公司员工在管理区域内的各项活动要严格遵守各项规章制度,使用指定的员工通道和专用电梯。
5.6参观人员的管理
5.6.1所有参观人员必须经过管理处同意后方可进入,同时管理处须派人陪同。
5.6.2引导进入管理区域的参观人员注重礼仪,爱护环境,爱护公物。
5.6.3劝止参观人员在管理区域内的高声谈论,引导自觉遵守公共秩序。
5.6.4请参观人员在指定范围内活动,按指定路线行走,未经允许应禁止摄像和照相。
5.7特殊来访人员(政府领导)的管理
5.7.1认真、细致、全面做好接待工作。
5.7.2各岗位安全员统一佩戴白手套,来访者经过岗位时致军礼。
5.7.3注重仪容仪表,礼节礼貌,保持良好的岗位形象。
5.8对保险、推销、发广告人员的管理
5.8.1对保险、推销、发广告人员进入管理区域必须事先与客户有约,并进行核实、登记后方可进入。
5.8.2可从尊重顾客的角度,采取跟踪、尾随等方法,观察其行为,如有违规,立即进行纠正或劝其离开管理区域。
5.8.3对保险、推销、发广告人员,怀疑具有违法嫌疑时,可对其身份进行验证或向对方单位进行证实,如没有合法身份,可交派出所处理。
5.8.4对每一位外来人员都应友善、礼貌的对待,禁止发
生纠纷与冲突,若出现处理不了的事情,应立即上报班长或主管,由班长或主管进行协调解决,把纠纷控制在可处理范围之内。
5.9车辆管理:
按照《停车场管理办法》执行
6. 支持性文件
无
7.质量记录和表格
tjzzwy7.5.1-a01-01-f1 《安全员值班情况记录表》
第12篇 物业消防管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:消防管理办法
1.目的
为提高安全消防意识,加强物业管理区域的消防管理,保障顾客及公司生命财产安全。
2.范围
适用于公司消防安全管理工作。
3.定义
无
4.职责
部门/岗位 工作职责
总经理公司消防安全第一责任人。
品质管理部协助总经理落实和监督公司各部门的消防工作,督促完善消防安全责任制度。
管理处经理管理处消防安全第一责任人,负责管理区域防火工作的全面监督检查
安全部负责人开展安全消防教育、防火检查,消除火灾隐患。组织制定灭火和应急疏散预案,并实施演练,落实和监督本管理处消防工作,完善防火安全责任制度。
安全员具体负责组织消防工作的具体实施,定期巡查,保障疏散通道、安全出口、消防车通道畅通;保障公共消防设施、器材以及消防安全标志完好有效。
5.方法及过程控制
5.1 总则
5.1.1 消防工作贯彻'预防为主,防消结合'的方针。
5.1.2消防工作在所管辖区的消防管理机关的监督、指导下,执行落实有关消防法规。
5.1.3 公司任何职员都有维护消防安全、保护消防设施、预防火灾、报告火警、参与灭火工作的义务。
5.2 消防管理
5.2.1公司各管理处制定管理区域灭火方案、义务消防队架构图,并悬挂于消防控制中心,落实各项防火安全措施,保障辖区防火安全;
5.2.2消防设施和器材的配置
5.2.2.1安全部应在所管辖范围内建立《灭火器台帐》、《消防设施及器材分布一览表》。
5.2.2.2管理处配电室、发电机房、电梯机房、控制中心、计算机房等重要设备房、办公室、图书室、员工食堂、宿舍、车库、仓库、固定岗亭等重要部位应当按规定配置相应的灭火器材。
5.2.2.3管理处所管辖区域内的商铺、租户公司办公等经营性、娱乐性场所应当配置相应的灭火器材。
5.2.2.4高层大厦每层必须配置不少于两个2kg级以上的轻便灭火器,多层小区每个苑内均应设置灭火器放置点。
5.2.2.5管辖区域内装修施工户聘用的装修施工单位应达到防火资质要求,施工作业现场应配置相应的灭火器材。
5.2.3设置消防安全标志、消防疏散示意图
5.2.3.1小区(大厦)须有首层消防设施平面图,并悬挂于控制中心,图中应标注灭火器、消防栓、水泵接合器等消防设施图标并与实际情况相符。
5.2.3.2高层楼宇每层明显位置必须设消防疏散示意图,各楼层安全出口畅通,安全疏散指示标识应统一、清晰、明确。
5.2.3.3管理处应根据管理处需求制定灭火作战示意图,并悬挂于消防控制中心。
5.2.4消防检查与预防
5.2.4.1管理处每月组织人员至少进行一次防火检查,对消防设施、器材等设备进行管理和维护,并填写《消防设施及器材检查表》及时消除火险隐患,将检查结果上报管理处经理。
5.2.4.2定期检查煤气管道、仪表、阀门、和法兰接头等应符合安全使用要求,具备使用管道液化石油气条件的高层建筑,严禁使用瓶装液化燃气。
5.2.4.3管理处应保存有小区(大厦)的地下煤气管网图,小区内挖掘地面必须经部门经理确认方可动工。
5.2.4.4 禁止在具有火灾、爆炸危险隐患的物业场所使用明火,因特殊情况需要使用明火作业的,应当按照规定提前办理审批手续,并采取相应的消防安全防护措施。
5.2.4.5 施工作业使用电、气焊等具有火灾危险的人员需持有政府有关部门颁发的《特种作业人员上岗证》。
5.2.4.6 管理区域内进行室内装修户,在需要增设电气线路或进行动火作业时,必须符合安全要求,施工人员做好安全措施,严禁乱挂、乱接临时电线等。
5.2.4.7在防火范围内,办公和商场装修面积在50平方米以下的,由管理处经理负责审批。超过50平方米的由消防机关审核。
5.2.4.8 举办各类集体活动,具有火灾危害的,管理处应落实消防安全措施并至少提前1周上报相关政府部门。
5.2.4.9 禁止采用不符合国家标准或者行业标准的消防设施和器材,定期对消防器材设施进行检测,以确保正常有效状态。
5.2.4.10严格遵守明火、用电作业规定,易燃易爆、剧毒等危险品严禁进入管辖区,具体参照《危险品管理办法》执行。
5.2.5 消防器材器材维护及检查
5.2.5.1灭火器材需每月检查、清洁,并在《消防设施及检查记录表》中予以记录。要求压力表指针保持在绿色安全压力范围内,摆放整齐,标签、铅封完好无损,核对使用说明及有效期限,按要求进行压力测试和充装。灭火器应挂置或装入灭火器箱,须编制分布清单,列明品名、规格、数量、分布位置及有效期,并对灭火器统一编号。部门消防水带投入使用五年以后,需要做水压试验,按分布位置均匀抽查1%,一般保证在5-20条之间,若其中有一条不合格,需要再次抽查同样数量的水带进行试验,试验压力为5kg/cm2,试验时间为60秒,以后每二年进行一次。
4.2.5.2防火服、消防工具、防火面具是大厦发生火灾或消防演习时为消防灭火专用,任何人不得挪做他用,必须按指定位置摆放,表面要保持清洁、整齐,标识清晰,油漆完好。
5.3 消防演习
5.3.1消防培训
5.3.1.1定期对管理处职员工进行消防知识培训,义务消防队员必须熟知火场避险'三会'即:会报警(119)、会使用简易灭火器材,扑灭初期火灾、会组织疏散撤离。
5.3.1.2 每位员工应熟悉自己的岗位的环境、设备及物品情况,熟悉安全出口等疏散通道的位置和消防器材设施的具体分布情况。
5.3.1.3每半年各管理处对管理处在职职员工进行一次消防知识考核,积极协助消防工作机关对消防工作的检查和指导,每半年对小区(大厦)客户至少进行一次消防知识的宣传、普及。
5.3.2消防紧急集合
5.3.2.1消防紧急集合每季度至少进行一次,以安全部人员为主。
5.3.2.2管理处紧急集合的指定地点及所需时间依据《突发事件处理办法》的相关要求执行。
5.3.2.3准确记录义务消防队员在接到紧急集合命令后赶至指定地点的时间及携带灭火装备情况,并在《紧急集合情况记录表》中予以记
录。
5.3.2.4紧急集合中不能达到要求的人员,由部门主管负责制定整改措施,由部门经理决定处理意见。
5.3.3消防演习
5.3.3.1每半年各管理管理处至少组织一次消防实战演习,演习必须使用灭火器、消防水带等。
5.3.3.2安全部负责人演习前一周制定演习方案经部门经理审批后,报品质部备案。
5.3.3.3演习后应有相应的图片记录,并对演习情况进行总结,记录在《 演习计划及情况登记表》上。
6.支持性相关文件
tjzzwy7.5.1-a01-08《危险品管理办法》
tjzzwy8.2.3-a01-01《突发事件处理办法》
tjzzwy7.5.1-a01-05 《消防灭火操作办法》
7.质量记录和表格
tjzzwy7.5.1-a01-04-f1 《灭火器台帐》
tjzzwy7.5.1-a01-04-f2 《消防设施及器材分布一览表》
tjzzwy7.5.1-a01-04-f3《消防设施及器材检查表》
第13篇 物业卡管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:ic卡管理办法1.目的规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2. 范围适用各管理处ic卡的工作管理3.定义无4.职责部门/岗位工作职责管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作安全部负责核对顾客的ic卡使用情况
5.方法及过程控制
5.1.ic卡的发放控制
5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。
每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 ic卡的登记发放
5.2.1 业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
5.2.2 公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》进行登记。
5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。
5.2.4 业主和工作人员发卡情况应分开登记。
5.3 ic卡的挂失、解挂
5.3.1 持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
5.4 ic卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。
5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.5 ic卡的注销
5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。
5.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.6 ic卡的授权期限规定业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;
车辆ic卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。
其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
5.7工作人员ic卡的回收工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic 卡发放/异常情况登记表》。
6. 支持性文件无7.质量记录表格tjwy7.
5.1-a01-03-f1《ic卡发放/异常情况登记表》tjwy7.
5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》tjwy7.
5.1-a01-03-f 3. 《机动车ic卡办理通知单》
第14篇 物业招投标管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:招投标管理办法
1.目的
规范服务及工程项目招投标工作。
2.范围
适用于公司内所有合同金额在$2万元-$5万元之间的物业招标工作,本办法管理范围包括:新建土建项目、新购置设备项目、技术改造与更新项目、房屋维修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、综合维修工程)、装修项目、维保工程(电梯、有线电视、安防系统、车闸、清洁、绿化、消杀等)、工服制作、新增服务项目等。超出权限规定及由管理处自行完成的工作不在本招投标管理办法范围内。
3.职责
部门/岗位地产出资职责物业出资职责
品质管理部受委托项目的招投标工作的协调配合组织2万元以上5万元以下招投标工作
财务管理部
标底的测算、费用审算工作参与2万元以上5万元以下的招投标工作
地产工程管理部组织50,000元以上招投标工作必要时参与工程监督及竣工验收
申报部门受委托负责10,000-50,000元以内招投标工作及具体工程实施参与2万元以上5万元以下的招投标工作;与施工单位拟制施工协议
4.方法和过程控制
4.1总则
4.1.1公司成立招标工作小组,其组成人员包括:招标申请部门经理及专业负责人、品质管理部代表、财务管理部代表、法务人员、地产相关部门人员(与地产相关项目)、分管领导、总经理。定标时由招标工作小组集体决策。
4.1.2招标权限界定
4.1.2.1招标预算总额在二万元以下,由提出招标申请的部门负责施工单位选择,可以不进行招投标,但管理处需进行三家性价比对程序后选择承包商;
4.1.2.2招标预算总额在二万元以上,五万元以下由物业公司招投标小组负责通过招投标选择施工单位
4.1.2.3招标预算总额在五万元以上,由提出施工的管理处为主,品质管理部辅助组织相关资料后,交由地产工程管理部组织进行招投标选择施工单位。
4.1.3招标应采用公开招标或邀请招标的方式,但无论采取何种方式,都必须有三家以上的投标单位参与竞标。
4.1.4整个招标过程必须保持透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享,杜绝暗箱操作。
4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定标等内容,以保证招标的公正性与效果。
4.2 招标项目的确定
4.2.1各部门根据工作需要,或是按照公司、地产公司、业委会等部门的要求,确定拟招标项目。
4.3 地产出资工程招标权限界定
4.3.1由管理处以书面形式(或邮件)向地产工程管理部提交申请报告,报告应详列原因、工程规模、费用预算等,经地产工程管理部或地产相关领导审批同意后方可进行下一步工作。
a.造价在2000元以下的工程,由地产相关部门确认审算工程,可以不进行招投标,管理处按公司采购管理程序选择承包商。
b.造价在2000-50,000元以内的工程,经地产委托认可,相关管理处申请招投标工作,品质管理部负责组织招投标工作,地产相关部门参与定标,报地产领导审批。
c.造价在50,000元以上的工程,由地产公司组织招投标。物业公司负责提供相关招标资料。
4.4招标工作程序
4.4.1招标文件
4.4.1.1制定招标计划、编制招标文件,提出招标申请的部门/管理处,提出详细的招标项目、时间计划、技术交底、达到的相关标准、配合等要求,符合招标审算权限的将招标申请和以上资料合并提出审批,超出招标审算权限的由招投标小组协助管理处提请地产工程管理部进行招投标。自审批结束5日内由招投标小组主持编制招标文件并核定标底,以及审查修改标书中的经济条款,招标文件编制完成后进行审批;
4.4.1.2招标文件内容:招标文件应包括正文和附件,正文包括:投标承诺书、招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、工程造价要求、安全防护责任、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金 、相关规范、投标文件格式、特别约定等,附件包括:相关图纸、拟签标准合同(明确我方要求的全部内容)等
4.4.1.3各类招标文件、记录由品质管理部制定示范文本,作为公司该类招标的标准范本。
4.4.2招标信息发布及投标邀请
4.4.2.1公开招标的项目可以在当地主要报纸、网站或建设交易服务中心发布招标信息,并按政府有关部门规定办理手续。
4.4.2.2实行邀请招标,由招标申请部门、品质管理部从公司《合格服务供方一览表》中选择所需数量的投标单位进行邀请招标。
4.4.2.3如《合格服务供方一览表》没有合适的投标单位或数量不够,应由相关部门推荐,再组织进行考察,考察合格后方可选为投标方,并纳入《合格服务供方一览表》。
4.4.3 发标
4.4.3.1招标文件的发放、答疑及现场勘察由品质管理部组织,招标申请部门、财务管理部、法务人员参与。
4.4.3.2公开招标的项目,要按照合格承包商标准和项目要求对投标单位进行审查,审查合格的投标单位方可发放招标文件。
4.4.3.3招标现场答疑由招标申请部门负责做好记录工作,该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。
4.4.4开标
4.4.4.1招标文件应规定:投标单位应在规定日期之前将投标文件送交品质管理部,投标截止日期之后,原则上不再接受任何投标文件。
4.4.4.2标书必须密封加盖公章,开标前任何人不得擅自打开标书。
4.4.4.3品质管理部主持开标工作,开标工作应集体在场,现场拆封,该过程和内容由招标申请部门作好记录并填写《开标记录表》,参加开标的全体人员签字确认。
4.4.5 评标和定标
4.4.5.1开标后,招标小组成员对各投标书内容进行分析评比(与投标单位有利害关系的人员不得参与评标)
4.4.5.2 评标人应客观、公正地履行职务,对自己提出的评审意见承担个人责任。
4.4.5.3 评标应以满足招标文件要求为依据。定标原则为:
a.能满足招标文件的实质性要求,并经评审其投标价格是合理低价。
b.同等条件下,原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。
4.4.5
.4 下列情况须重新招标:
a.发现投标单位相互串通投标。
b.投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标。
c.投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标。
d.开标后,发现所有投标皆不满意(如各标价均高出标底价,不在合理报价范围之内)。
4.4.5.5 整个评标定标过程须作好记录,全体参加评标人员签字确认。
4.4.5.6 确定中标单位后3天内,品质管理部向中标单位发出中标通知函,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.4.6 签订合同
4.4.6.1由招标申请部门参照合同范本拟定合同,按权限报公司相关部门审批,必要时由地产成本管理部和法律组审核合同条款,合同拟定完毕,约中标单位对其内容和条款进行确认后签订正式合同。
4.4.6.2 中标单位投标文件应做为合同附件随合同存档,其它投标单位资料品质管理部归档保存
4.4.7 招标文件管理
4.4.7.1所有招标文件统一编号,编号形式为'v-__-__&&','v'表示'__','__'表示项目简称,'__'表示年号,'&&'表示序号。
例如
城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505
新城:v-_c-0508 世贸:v-sm-0512
5.质量记录表格
tjzzwy7.4-z01-02-f1 《开标记录表》
tjzzwy7.4-z01-02-f2 《开标评审表》
tjzzwy7.4-z01-02-f3 《开标成果审批表》
第15篇 物业停车场管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:停车场管理办法
1.目的
为了确保客户车辆停放的安全,保证车场内车辆停放整齐有序。
2.范围
适用于各管理处对车辆的有效管理。
3.定义
无
4. 职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责安全管理工作的全面指导、检查、督促和考核
安全主管(办)负责安全管理工作的具体组织、落实、建议和培训
安全班长负责车场管理的具体实施及监督指导
安全员负责引导机动车辆停放、存放、检查和进出登记
5、方法及过程控制
5.1车场管理
5.1.1小区内停车场属小区内客户专用停车场,外来车辆进入时,出入口安全员要填写《车辆出入登记表》和《 来访人员情况登记表》后方可以放行。
5.1.2车辆行进小区入口岗时,安全员应示意来车减速或停车,并迅速发放机动车辆出入卡。
5.1.3当车主接过机动车辆出入卡后,示意车辆驶入停车场或小区。核对车辆相关资料后填写《车辆出入登记表》后放行。
5.1.4安全员要对进入小区车辆进行车辆外观检查,如有划伤等,应及时知会车主,并在《车辆受损记录表》上记录。
5.1.5对于进入小区停车场的车辆,停车场安全员应引导车辆停放在停车位上,不得堵塞消防、进出通道以及固定停车位。若出现异常情况,安全员应立即通知上级领导进行处理。
5.1.6对要收取临时车位费的车辆须按停车场收费标准进行收费并向车主提供相应的停车发票,严禁收费不给发票的行为,一经查出,一律按贪污票款处理。
5.1.7对收取的停车费,每天由班长上缴管理处出纳,必须作到票款相符。
5.1.8安全部负责人每月应与管理处ic卡发放负责人核对一次车辆磁卡发放情况和停车费的账目。
5.1.9车场内车辆发生交通事故,如有伤者,安全员应立即救护并保护现场,并报告有关执法部门进行处理。
5.1.10车场内车辆若发生故障,不影响车场正常使用的小型维修,可在车场内进行,维修完毕后应清理周围卫生,其它维修禁止在车场内进行。
5.1.11进入小区的车辆由出入口岗或车场岗对车辆的外观进行察看有无明显缺陷(牌照、挡风玻璃、反光镜)等,若有缺陷须在《车辆受损记录表》中做好记录,对受损部位拍照存档,并通知车主确认。车辆如出现漏、滴油情况,安全员应立即通知管理处前台或监控中心,由其通知车主进行检查并处理,若通知不到车主须通知安全主管处理,并安排保洁员进行清理。
5.1.12严禁任何车辆在停车场内进行试刹车或练习驾驶的行为。
5.1.13因车主直接原因造成车场内公共设施、设备损坏时要立即上报设施、设备主管以上人员到场处理,根据损坏情况与车主明确责任,赔偿损失。
5.1.14发现无关人员或可疑人员进入车场要及时密切关注,若有紧急情况按《突发事件处理办法》进行处理。
5.1.15因安全员直接原因造成车场内车辆损伤或丢失,追究安全员责任。
5.1.16安全员走近距车辆驾驶室窗口适当距离时,礼貌地向车主收回机动车辆出入卡,快速核对车牌号、进入时间和值班人员的签字(在人、车、证核对正常情况下,应尽可能减少车辆在岗位处的停滞时间),然后再填写《车辆出入记录表》。
5.1.17车辆在晚24:00至凌晨5:30、雷雨天晚23:00至凌晨6:00驶出小区,安全员必须对驾车人的有效证件进行核对并如实填写《车辆出入登记表》,方可放行。
5.1.18对回收的机动车辆出入卡应妥善保管,防止风吹、雨淋、遗失。每日由当值班长负责对《车辆出入登记表》进行整理,每月上交到管理处指定的资料室进行存档,并对《车辆出入登记表》进行抽查核实,过了公司规定存档期,再进行统一销毁。
5.1.19对进出车辆必须检查一辆放行一辆,严禁在未办理手续将道闸打开,以免给不法分子可乘之机或导致冲岗行为发生。
5.1.20在车流量高峰期应增加岗位人员,加快车辆流通速度,防止大量车辆滞留,有条件的管理处应尽可能考虑进出口分流,并做好相关提示。
5.2摩托车及非机动车辆管理
5.2.1在管理区域内划定区域或指定地点存放摩托车及非机动车,并在入口处设立标识禁止无牌摩托车进入管理区域。
5.2.2要求进入管理区域的摩托车及非机动车必须按指定位置存放,不得占用机动车的停车位,并在车辆集中停放部位设置防盗提示。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-02-f1《车辆出入记录表》
tjzzwy7.5.1-a01-02-f2《车辆受损记录》
