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包括什么内容
本规程旨在规范公司钥匙的委托管理流程，确保钥匙的安全与有效使用。主要内容包括钥匙的分类、保管、借用、归还以及异常处理等环节，旨在防止钥匙丢失、滥用，保障公司财产安全。
1. 钥匙分类：明确各类钥匙的用途，如办公室、仓库、机房等。
2. 钥匙保管：设定专门的钥匙保管人员和位置，建立钥匙登记册。
3. 钥匙借用：规定借用流程，包括申请、审批、借用记录等。
4. 钥匙归还：明确归还期限，要求及时归还并更新记录。
5. 异常处理：制定丢失、损坏等情况的处理办法。
编制指南
1. 钥匙编码：每把钥匙应有唯一编码，便于识别和追踪。
2. 申请流程：员工需填写钥匙借用申请表，说明借用原因，由部门负责人审批。
3. 借用登记：保管人员需在钥匙登记册上记录借用人、借用时间、预计归还时间等信息。
4. 定期盘点：每月进行一次钥匙盘点，核对库存与记录是否一致。
5. 应急措施：设立备用钥匙，以备紧急情况。
6. 培训教育：定期对员工进行钥匙管理规定培训，提高安全意识。
复审规定
1. 复审周期：每年至少进行一次钥匙管理规程的全面复审，以适应公司变化。
2. 参与人员：复审工作由行政部主导，涉及部门负责人参与，确保规程的适用性。
3. 复审内容：检查规程执行情况，评估效果，识别改进点。
4. 修改程序：根据复审结果，对规程进行必要的修改，经管理层批准后实施。
5. 记录保存：复审过程及结果需详细记录，存档备查。
在执行过程中，所有员工都应严格遵守本规程，确保钥匙管理的有序进行。任何违反规程的行为都将受到相应的处罚。对于规程中的模糊或不明确之处，应及时向上级或行政部反馈，以便及时修订和完善。
钥匙委托管理作业规程范文
第1篇 钥匙委托管理标准作业规程(3)
钥匙委托管理标准作业规程(三)
1.0目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
2.0适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
3.0职责
3.1公共事务部主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2公共事务部管理员负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1管理处可以进行钥匙保管的范围
4.1.1发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主特管的钥匙。特定情况是指:业主确实有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外事端的情况。
4.2发展商托管的钥匙
4.2.1物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙,详见《物业接管验收标准作业规程》。
4.2.2接管过来的钥匙由公共事务部管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.2.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.3业主在特定情况下托管的钥匙
4.3.1业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主托管钥匙委托书》(一式两联)要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
4.3.2管理员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。
4.3.3管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联业主保管。
4.3.4管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内,并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4.4托管钥匙的管理
4.4.1管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由公共事务管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:
借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
4.4.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期,并在“接收人”一栏签名确认。
4.4.3公共事务部主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者。应致电借钥匙部门或个人催还。
4.4.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过并报告公共事务部主管;公共事务部主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全。管理员将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。
4.4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭《业主证》/领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期,请业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索钥匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙移交。
4.5所有与钥匙管理有关的记录由部门归档保存两年
4.6本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一
5.0记录
5.1《业主托管钥匙委托书》
5.2《业主托管钥匙登记表》
5.3《借用钥匙登记表》
5.4《钥匙管理备忘录》
1.0相关支持文件
6.1《物业接管验收标准作业规范》
6.2《入住管理标准作业规程》
第2篇 物业中心钥匙委托管理作业规程
物业中心钥匙委托管理标准作业规程
一、目的
规范钥匙管理工作,确保妥善保管好手管的钥匙。
二、适用范围
适用于物业服务中心来入住单位钥匙的管理。
三、职责
1、服务中心副主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
2、服务中心管理员负责依照本规程实施钥匙的日常管理工作。
四、程序要点
1、管理处可以进行钥匙保管的范围
(1)发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
(2)特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外端的情况。
2、发展商托管的钥匙
(1)物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。
(2)接管过来的钥匙由服务中心管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
(3)钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
3、业主在特定情况下托管的钥匙
(1)业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主托管钥匙委托书》(一式两联)要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
(2)管理员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主托管钥匙委托书》的业主签名栏签名确认。
(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
(4)管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内,并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4、托管钥匙的管理
(1)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由服务中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的输程序为:借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
(2)办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
(3)服务中心主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
(4)当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过并报告服务中心主管;服务中心主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或抵达锁措施确保遗失钥匙单位的安全,管理员将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。
(5)业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭《业主证》/领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期,请《业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。
5、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。
6、本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。
五、记录
1、《业主托管钥匙委托书》
2、《业主托管钥匙登记表》
3、《借用钥匙登记表》
4、《钥匙管理备忘录》
六、相关支持文件
1、《物业接管验收标准作业规程》
2、《入住管理标准作业规程》
第3篇 物业钥匙委托管理标准作业规程（5）
物业钥匙委托管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
2.0适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主任/主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2客户助理负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1管理处可以进行钥匙保管的范围
4.1.1发展商交接后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外事端的情况。
4.1.3由于工程遗留问题,暂时留在客户服务中心用于工程整改的托管钥匙。
4.2发展商托管的钥匙
4.2.1物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙,。
4.2.2接管过来的钥匙由客户助理清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.2.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.3业主在特定情况下托管的钥匙
4.3.1客户助理应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《委托书》上委托钥匙栏中注明托管的数量并签字。
4.3.2管理员将《委托书》其中的一份交业主保管。
4.3.3管理员在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4.4托管钥匙的管理
4.4.1管理处有维修、工程整改或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由客户助理在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。但需进入的是已入住业主而暂未使用的房屋,必须事先与业主联系,征得同意后,才能办理钥匙借用手续,(如遇紧急情况,经管理处主任同意后,可先行进入,事后必须通知业主,争取业主的谅解)钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人、借出人等内容,然后签名确认。
4.4.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
4.4.3客户服务中心主任/主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
4.4.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《业主托管钥匙登记表》中备忘录栏要求记录事件经过并报告客户服务中心主任/主管;客户服务中心主任/主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,管理员将处理结果记录在备忘录栏中。
4.4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应请业主/领钥匙人签名确认,并标注移交日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。
4.5所有与钥匙管理有关的记录应由客户服务中心归档保存两年。
4.6本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主托管钥匙登记表》
5.2《钥匙借用登记表》
6.0相关支持文件
6.1《入住管理标准作业规程》
第4篇 钥匙委托管理标准作业规程范例-4
钥匙委托管理标准作业规程范例4
1.0目的
为了规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙,特制定本规程。
2.0适用范围
本规程适用于__物业公司所管辖区内特定情况下业主委托保管的钥匙及空置房钥匙的管理。
3.0职责
3.1客服主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2档案资料员负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物业管理中心钥匙保管的范围
4.1.1发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有委托要求或实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给物业管理中心工作带来额外事端的情况。
4.1.3未售出房屋。
4.2客服中心接管过来的钥匙由档案资料员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.4业主在特定情况下的钥匙管理
4.4.1业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主留钥匙登记表》的要求填写相关项目。
4.4.2管理员应特别向业主说明本物业管理中心不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主留钥匙登记表》的业主签名栏签名确认。
4.5托管钥匙的管理
4.5.1物业管理中心有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由物业管理中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、数量、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
4.5.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
4.5.3客服主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
4.5.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应征求业主同意后,要求损坏或丢失方重新换锁,保证房屋安全。并将处理结果记录在《业主留钥匙登记表》上形成备忘录,入业主档案袋中。
4.6所有与钥匙管理有关的记录应由客服中心归档、保存。
5.0相关记录
《业主留钥匙登记表》
《钥匙借用登记表》
6.0相关支持文件
《入住管理标准作业规程》
第5篇 管理处钥匙委托管理作业规程
管理处钥匙委托管理标准作业规程
一、目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
二、适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
三、职责
1、服务处主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
2、服务处员工负责依照本程序实施托管钥匙的日常管理工作。
四、程序要点
1、管理处可以进行钥匙保管的范围
(1)开发商交楼后,业主未入住时由开发商托管的钥匙。
(2)特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,不至于给物业部工作带来额外事端的情况。
2、开发商托管的钥匙
(1)物业接管验收工作结束后,物业部可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。
(2)接管过来的钥匙由服务处员工清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
(3)钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业程序》
3、业主在特定情况下托管的钥匙
(1)业主委托保管钥匙时,服务处员工应按《业主托管钥匙委托书》(一式两联)要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
(2)管理员就特别向业主说明本物业部不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主托管钥匙委托书》的业主签名栏签名确认。
(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
(4)管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内,并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4、托管钥匙的管理
(1)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由服务处员工在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
(2)办理钥匙退还手续时,服务处员工应在核对钥匙数量后,在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
(3)服务处主管应安排服务处员工根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
(4)当接到丢失或损坏钥匙报告时,服务处员工应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过并报服务处主管;服务处主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,服务处员工将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。
(5)业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭《业主证》/领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期,请业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,服务处员工不得将钥匙转交。
5、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。
五、记录
1、《业主托管钥匙委托书》
2、《业主托管钥匙登记表》
3、《借用钥匙登记表》
4、《钥匙管理备忘录》
