包括什么内容
1. 委托管理定义与目的
2. 关键职责分配
3. 钥匙分类与编码
4. 钥匙领取与归还流程
5. 钥匙使用权限与登记
6. 钥匙丢失与损坏处理
7. 定期审计与监控
8. 文件记录与存储
编制指南
1. 委托管理定义与目的： 物业钥匙委托管理是指将钥匙的保管、分发和使用责任授权给指定人员，旨在确保物业设施的安全和有效管理。目标是防止未经授权的访问，维护业主权益，同时保证日常运营的顺畅。
2. 关键职责分配：
- 管理层：设定钥匙管理政策，监督执行情况。
- 物业经理：负责钥匙委托管理的日常操作。
- 安保部门：负责钥匙的实物安全及使用监控。
- 工程部门：负责钥匙的制作与维修。
3. 钥匙分类与编码： 根据功能和区域，将钥匙分为住宅区、公共设施、设备间等类别，每把钥匙应有唯一编码，便于追踪。
4. 钥匙领取与归还流程：
- 领取：员工需填写申请表，经部门负责人批准后，从物业经理处领取。
- 归还：使用完毕后，员工应立即归还，由物业经理检查并记录。
5. 钥匙使用权限与登记： 只有授权员工方可持有钥匙，每次使用需在登记簿上签名，注明时间、地点和用途。
6. 钥匙丢失与损坏处理： 发现丢失或损坏，员工应立即报告，由物业经理启动应急程序，包括更换锁具、更新记录和调查原因。
7. 定期审计与监控： 每季度进行钥匙审计，确保实物与记录一致，监控系统应能追踪钥匙使用情况。
8. 文件记录与存储： 所有钥匙相关文件应妥善保存，包括申请表、领用记录和审计报告，至少保留五年以备查。
复审规定
每年至少一次，物业管理团队应对钥匙委托管理规程进行全面复审，以确保其有效性和适应性。复审内容应涵盖以下方面：
1. 是否需要更新钥匙分类或编码系统。
2. 流程是否高效，有无改进空间。
3. 权限分配是否合理，是否存在风险。
4. 监控系统是否满足当前需求。
5. 是否需要调整审计频率或内容。
复审结果应形成书面报告，提交管理层审批，并据此调整现行规程。复审过程中发现的问题应及时解决，确保物业钥匙管理始终处于良好状态。
物业钥匙委托管理标准作业规程5范文
物业钥匙委托管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
2.0适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主任/主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2客户助理负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1管理处可以进行钥匙保管的范围
4.1.1发展商交接后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外事端的情况。
4.1.3由于工程遗留问题,暂时留在客户服务中心用于工程整改的托管钥匙。
4.2发展商托管的钥匙
4.2.1物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙,。
4.2.2接管过来的钥匙由客户助理清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.2.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.3业主在特定情况下托管的钥匙
4.3.1客户助理应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《委托书》上委托钥匙栏中注明托管的数量并签字。
4.3.2管理员将《委托书》其中的一份交业主保管。
4.3.3管理员在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4.4托管钥匙的管理
4.4.1管理处有维修、工程整改或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由客户助理在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。但需进入的是已入住业主而暂未使用的房屋,必须事先与业主联系,征得同意后,才能办理钥匙借用手续,(如遇紧急情况,经管理处主任同意后,可先行进入,事后必须通知业主,争取业主的谅解)钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人、借出人等内容,然后签名确认。
4.4.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
4.4.3客户服务中心主任/主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
4.4.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《业主托管钥匙登记表》中备忘录栏要求记录事件经过并报告客户服务中心主任/主管;客户服务中心主任/主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,管理员将处理结果记录在备忘录栏中。
4.4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应请业主/领钥匙人签名确认,并标注移交日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。
4.5所有与钥匙管理有关的记录应由客户服务中心归档保存两年。
4.6本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主托管钥匙登记表》
5.2《钥匙借用登记表》
6.0相关支持文件
6.1《入住管理标准作业规程》
