- 目录
-
第1篇 房地产企业人事档案资料管理规定
房地产公司人事档案资料管理规定
(一)人事档案内容原始人事档案。职工人事关系转入企业时具备的档案原始资料、调动介绍信、调转表、工资介绍信、保险基金、公积金等原始材料。企业人事档案。在本企业内建立的包括《员工应聘登记表》、《试用协议》、《员工承诺保证联》、《定级与绩效考核表》、《劳动合同或劳动协议》、《职务(级)考核评价表》、〈职位确认书〉〈劳动手册与保险手册〉、内部晋升调转考核、任职文件、调转记录、奖惩记录等人事材料。
(二)档案保管
1、职工人事档案由公司人事部门设专人调转、记录、整理,并永久保存。
2、公司人事部门建立并保管除总经理和上级派入人员以外所有员工的人事档案。
3、员工人事档案从试用期起予以建立。
4、人事档案调阅需经人事部门负责人同意,财务人员档案调阅需经财务总监同意。
(三)档案调转
1、员工通过转正定级考核后,由人事部门出具调动表及介绍信,由员工本人将人事关系调转至本企业,并与企业签订《劳动合同》。因特殊原因暂时不能将人事关系转至企业的,需在《转正审批表》或《职位确认书》上予以注明,并与企业签订《劳动协议书》。
2、一般员工在企业内部调动,由新单位出具介绍信,将原始人事档案不予调转,但建立新的考核档案。
3、公司部员工如调离企业,需填写《调离审批表》,经所在部门、人事部门、财务部门负责人以及总经理签字后,方可按“离职”的有关规定办理人事手续,但企业人事档案不予调转。
(四)档案查阅
部门负责人以上人员可以提出阅看下层属下申请。须经行政人事部经理同意方可阅档。员工档案严禁借阅出行政人事部。
第2篇 公司文档资料管理规定
公司文档资料的管理规定
1、公司的文档是公司的软性资产,对文档的管理,要做到处理及时,卷宗规范,确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件,如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草,发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号,要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责,依据事件大小、紧急程序进行归类,报送经理阅示或发放各部门处理,重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度,分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次,撰稿人应依据机密程度确定报送范围,秘密文件的报(发)送由专人进行,确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性,文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务,造成资料外泄的,公司将依据事件影响追究当事人的责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档,特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅,借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗,方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单,报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续,确保档案资料的完整。
第3篇 养护中心技术资料管理办法规定
养护中心技术资料管理办法
养护中心技术资料管理办法
(试行)
第一章总 则 第一条 为了规范养护中心技术资料管理,依据《公路养护技术》、《养护纲要》等资料,结合养护中心实际,特制定本办法。 第二条本办法适用于养护中心所有技术资料的管理,包括文书、声像、科技、电子资料。 第三条养护中心技术资料管理本着高起点、高标准的要求,力求管理规范、归类准确、保存完整。
第二章资料分类 第四条养护中心技术资料分为以下几类: 1、工程管理类: ⑴专项工程资料; ⑵养护工程月报:①施工单位上报②报高路集团; ⑶年度计划; ⑷季度计划; ⑸养护工程台帐; ⑹来往函件; ⑺养护计划总结资料; ⑻招标文件; ⑼合同文件。 2、巡查检查类: ⑴安全巡查简报; ⑵质量检查简报; ⑶文明施工检查结果。 3、养护评定报告类:养护质量评定报告。 4、计算机管理类: ⑴路面管理系统路面分析报告; ⑵桥梁管理系统报告; ⑶电子文档(所有存档文件的电子备份)。 5、技术类: ⑴桥梁类; ⑵路面类; ⑶路基类; ⑷绿化类; ⑸交安类。 6、科研开发类。 7、四新技术类: ⑴新材料; ⑵新工艺; ⑶新设备; ⑷新方法。
第三章管理方法 第五条养护中心建立专门的工程技术档案室存放各种技术资料(文书、声像、科技、电子),同时统一购置档案柜、档案盒、录音笔、刻录机、光盘等。 第六条内业管理员应认真负责,及时记录、收集有关资料,定期整理,分类归档,对于日常管理类资料可按需汇编成册,对于规模较大的工程资料应装订成册;对于计算机管理的重要资料,应定期用软盘或光盘备份,以保证各项资料的准确、完整、有序。 第七条文书版的资料要求保存其相应的电子版,声像资料要求保留相应的光盘。 第八条保密资料要专门放置在专门档案柜中严格进行管理。
第四章资料报送及收集方法 第九条各施工单位按照《养护中心公文处理办法》定期向养护中心报送施工资料,养护中心各相关负责人将其整理后送至养护中心工程技术档案室存档。 第十条所有函件必须统一到养护中心内业管理员处进行统一编号。 第十一条 工程办公室负责每月施工单位例会会议内容的记录整理。
第五章附 则 第十二条本办法由养护中心技术办公室负责解释。 第十三条本办法自发文之日起试行。附表:
养护中心技术资料范围及保管期限表
编号 归档文件 保管期限
主管机关
建设单位 一、 工程管理类 专项工程资料 长期 长期 养护工程月报 长期 长期 年度计划 长期 长期 季度计划 长期 长期 养护工程台帐 长期 长期 函件 长期 长期 养护规划 长期 长期 合同 长期 长期 二、 巡查检查类 安全巡查简报 短期 短期 质量检查结果 短期 短期 文明施工检查 短期 短期 三、 评定报告类 季度养护评定报告 长期 长期 四、 计算机管理类 路面管理系统报告 长期 桥梁管理系统报告 长期 电子文档 永久 五、 技术类 桥梁类 长期 长期 路面类 长期 长期 路基类 长期 长期 绿化类 长期 长期 交安类 长期 长期 六、 科研开发类 永久 七、 四新技术类 新材料 长期 长期 新工艺 长期 长期 新设备 长期 长期 新方法 长期 长期
第4篇 工程部资料文件管理规定
工程部资料与文件管理规定
1、工程部工程资料与文件的收集整理与归档严格按照iso9001规定的管理程序进行。
2、工程部工程资料和文件必须体现工作责任的可追溯性,如出现追溯性不强或资料上分不清责任的情况,资料管理人员与相应工作环节的负责人员对资料工作和资料反映的相关工作环节负全责。
3、工程部的工程资料与文件必须具有真实性、准确性和及时性,如出现资料失真或不准确、不及时的情况,资料管理人员与资料反映的工作环节负责人和相关环节的负责人对该工作负全责。
4、工程部按月、季度、年度和以工程项目为单位对工程资料进行检查,并将检查结果纳入绩效考核。
第5篇 监理文件资料管理规定
1 范围
本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。
2 引用文件和术语
q/04-206.305-2006 工程档案管理规定
3 职责
3.1 总监理工程师
3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定，指定信息管理员。
3.1.2 明确监理信息流程。
3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。
3.2 专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3 信息管理员
根据工程监理项目部文件资料管理规定，实施文件资料的具体操作管理。
4 控制程序
4.1 明确监理信息流程
根据工程特点，结合监理现场实际情况，与业主协商确定监理信息流程，并通知工程项目建设参建单位。
4.2 建立监理信息编码规定
工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定，结合监理现场实际予以制订。
4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放
在工程建设全过程中形成的有关文件资料，都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员，进行集中收发和管理。
4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后，首先要对这些资料进行登记，建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐，台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括：
a) 监理合同；
b) 监理规划、监理细则；
c) 监理指令；
d) 监理工作日志；
e) 监理周（月）报；
f) 会议纪要；
g) 审核签认文件；
h) 工程质量认证文件；
i) 危险源、环境因素调查资料；
j) 工程款支付证明；
k) 工程验收记录；
l) 质量事故调查及处理报告；
m) 各种监理内部台账；
n) 工程施工文件资料；
o) 工程收函；
p) 勘察、设计文件；
q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等；
r) 顾客提供的（包括设计图纸）资料等；
s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。
4.3.3 工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放，并建立目录。同时建立定期盘点机制，定期检查文件的关闭情况，对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录，工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。
4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨；编、审、批签字齐全，标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议，由工程监理项目部组织整理会议纪要，纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网，建立计算机信息网，以实现文件资料的管理规范化、快捷化。
4.6 对于顾客提供的设计图纸等资料，由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记，由专业监理人员验证其有效性后，填写“顾客财产登记表”。
4.7 对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查，确保其处于有效期内；严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。
第6篇 金融大厦业主档案资料管理规定
金融中心(大厦)业主档案资料管理规定
1.目的:
规范业主档安资料的管理。
2.职责范围
2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。
3.管理规定
3.1档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。
3.2业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。
3.3业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。
3.4档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。
3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《文件借阅、复制记录表》,并督促借调人及时归还。
3.6档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。
3.7日常档案资料检查中发现破损现象应立即进行修复处理。
质量记录:
1.《文件借阅、复制记录表》zc-05/b05
第7篇 大唐发电厂安全生产资料管理规定
第一章 总则
第一条 为进一步加强安全管理基础工作,促进企业安全台帐的标准化、规范化,特制定本规定。
第二条 各部门、部室必须建立安全台帐、档案和安全活动记录,即安全会议台帐、安全组织台帐、安全教育台帐、安全检查台帐、隐患治理台帐、不安全分析事件台帐、安全工作考核与奖惩台帐、职业安全卫生台帐、安全防护用品台帐、应急预案台帐、重大操作台帐、安全风险评估台帐、设备台帐、特殊工种人员档案、安全学习资料档案、班组安全活动记录台账等。台帐要求填写规范、字迹清晰、不允许改写、保存完好。安全管理部门要定期检查与考核。
第二章 安全资料管理规定
第三条 安全会议
按要求填写会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、处理结果等内容,主要记录厂、关于安全方面的会议(如厂安全员月例会、车间安全例会等),尤其对安全生产文件的传达、学习和贯彻情况要详细填写。
第四条 安全组织台帐
(一)安全台帐要将厂安全生产委员会、安全组织网络、安全监督部门组成成员记入台帐;
(二)车间安全组织台帐要将车间安全领导小组、安全组织网络记入台帐(例如姓名、性别、年龄、工种、岗位、文化程度、安全教育状况等)。
第五条 安全教育台帐
(一)厂安全教育台帐:包括企业领导和管理人员安全教育培训情况:安全教育情况;安全监督管理人员安全教育情况;新员工入厂三级教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;外来施工人员安全教育情况;其它人员安全教育情况等。
(二)部门安全教育台帐:应包括部门领导及职工安全培训情况;新入厂员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;转岗及离岗半年以上复工人员的安全教育情况;
(三)安全教育台帐:应包括部门领导及职工安全培训情况;新入厂员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;转岗及离岗半年以上复工人员的安全教育情况;对事故责任者的安全教育情况;岗位安全技术练兵情况;应急预案的演练情况;外来施工人员的安全教育情况等。要有教育培训时间、地点、培训人、被培训人、教育培训内容、考试时间、考试成绩等。考核试卷要存档。
第六条 安全检查台帐
要定期组织安全检查,要将检查时间、检查内容、检查人、检查出的问题、整改措施、完成时间等记录上账。厂级安全检查每季度不少于一次,车间级安全检查每月不少于一次,班组级每周不少于一次,除此之外还要按照专业特点、根据季节变化、节假日安排以及特殊作业要求,开展专项检查。安全检查中发现的隐患、问题、整改要求及整改复查情况均应按要求如实填写。
第七条 隐患排查与治理台帐
隐患排查与治理应实行分级管理,凡发生的隐患,不论级别和资金来源,均应在隐患治理台帐中填写,要有隐患名称、隐患级别、隐患所在单位、存在部位、计划费用、实际费用、资金来源、整改前临时防范措施、整改方案(方案要具体)、完成进度、负责人、计划完成时间、实际完成时间、隐患治理后的评估情况等。隐患整改要严格按照“五落实”原则进行。
第八条 不安全事件台帐
台帐要记录所发生的各类事故,包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、环境和其他事件。部门级事故台帐要记录本部门发生的人身、火宅、爆炸、设备(包括停电、停汽、停水、停设备等,只要影响到生产运行均应上账登记)、设备事件要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过,并严格按照“三不放过”原则,进行事故原因及责任分析,详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等,人身事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。
第九条 安全工作考核与奖惩台帐
安全工作考核和奖惩台帐记录对各部门、各岗位安全生产责任制的考核情况,要有各级安全工作和安全生产考核细则,对事故发生的单位、个人及“三违”人员进行处罚的情况,对防止和避免事故发生的有功人员的奖励情况,对在安全管理工作中作出突出贡献的单位和个人表彰和奖励情况。台帐应设考核项目或内容、被考核部门和个人、主要事迹和存在问题、考核意见和结果、奖惩情况、考核部门签字及审批部门等栏目。
第十条 消防台帐
记录消防安全组织网络、消防演练情况、消防设施台帐、消防工作会议。
第十一条 职业安全卫生台帐
记录员工体检时间、人数、姓名、性别等,尘、毒、噪声、射线分布情况及定期检测数据。
第十二条 安全防护用品台帐
记录防护用品明细,每周防护用品检查情况等。
第十三条 应急预案台帐
记录应急预案演练。
第十四条 重大作业到位台帐
记录重大操作人员到位情况,巡检情况及危险风险评价等。
第十五条 设备台帐
建立设备运行与检修维护方面台帐、记录设施变更情况。
第十六条 安全风险评估台账
每月开展一次动态安全风险评估,有会议记录、报告。
第十七条 安全学习资料
保存下发的上级各种文件、安全会议材料及安全试题库、安全考试卷、安全通报等学习资料
第十八条 特殊工种人员档案
记录特殊工种人员姓名、工种个、年龄、本岗位工龄、性别、取证时间、参见培训情况及复审考试情况等。
第十九条 安全活动记录
(一)安全活动记录要内容齐全,填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。
(二)安全活动内容:学习安全文件、通报、安全规章制度;学习安全技术知识、劳动卫生知识;结合事故案例,讨论分析典型事故,总结吸取事故教训;开展事故预想和岗位练兵,组织各种安全技术表演;检查安全规章制度执行情况和消除事故隐患;开展安全技术座谈、攻关和其他安全科研活动。
(三)班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容记录清楚,并与车间内容相对应。
第三章 附则
第二十条 本制度由安监部和厂办负责解释。
第二十一条 本制度如与上级有关规定冲突,按上级规定执行。
第二十二条 本规定自发布之日起执行。
第8篇 项目管理处资料室管理规定
项目管理处资料室管理规定
一、目的妥善保管管理处所有资料,以确保相关资料、质量记录保管的完整、有效,便于查找和借阅。
二、 适用范围适用于__ __ 物业管理处。
三、 职责
3.1 部门经理负责监督资料的保管工作。
3.2 资料管理员负责管理处所有资料的存放及分类归档工作。
3.3 各主管/主办负责现场各类质量记录表格的完整与收集工作。
四、 方法与过程控制
4.1 管理处收发文件和资料实行各办公现场集中收集、资料管理员统一管理的原则。
4.2 资料保管须根据公司的《质量记录及文档管理程序》、《迎检目录》和体系文件要求进行资料的分类归档和整理。
4.3 资料柜须标识清晰、明显,以便于查找,并确保文件、资料、档案的完整和安全。
4.4 资料柜钥匙由资料管理员和控制中心各持一套,其他人员不得持有资料柜钥匙。
4.5 资料管理员下班后要将所有资料柜上锁,避免文件、资料及物品遗失。
4.6 任何人员借阅文件,须由资料管理员负责查找和提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经部门经理或部门经理授权人批准后,方可借阅。
4.7 借阅者须在及时归还所借资料,资料员负责督促借阅人归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档。
4.8 属公司和管理处保密级文件须妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。
4.9 文件、资料须根据体系文件定期归档,对过期文件和资料经部门经理批准后,按填写《质量记录存储清单》相应栏目进行报废和销毁处理。
4.1 0资料管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持环境干净、整洁;对破损、装订不牢固的文件、资料,须及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整。
5. 质量记录表格《借阅登记表》《文件资料存储清单》
第9篇 学校物业维修服务部文件资料管理规定
学校物业维修服务部文件、资料管理规定
(一)凡接到学校、集团印发的文件,都必须进行编号登记。
(二)需要传阅学习的文件,经由维修部主任签字,分送下发管理部门传阅学习。
(三)属于绝密文件只限指定人员阅读,各类文件要按时收回、归档,做到不丢失,不泄密。
(四)对过期作废或无保存价值的文件,资料要按规定进行销毁。
(五)对有保留价值的文件、资料、档案、照片、软盘、图片、音像等材料妥善保管。
(六)维修部大事记需由专人记载,年末整理及时归档。
第10篇 雅居乐物业图书资料管理规定
雅居物业图书资料管理规定
为有效地利用公司的图书资料,加强图书资料的管理,结合公司实际情况,制定本管理规定。
一、图书资料的管理:
1、公司所有图书资料统一由综合管理部负责管理,综合管理部应指定一名管理员负责该项工作。
2、公司图书及报刊杂志由综合管理部统一购买、管理;公司各部门所购图书、订阅刊物应在综合管理部进行登记、编号、办理借阅手续后方可借出。
3、管理员负责建立《图书资料登记簿》(含电子版),及时补充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清点公司所有的图书资料。
二、图书资料的采购:
1、各类新购图书必须在综合管理部办理图书入库手续,出库手续由综合管理部统一办理并保管,各部门需用时直接到综合管理部办理借阅手续。异地项目由综合管理部业务归口部门管理;
2、管理员应对图书进行统一登记,将书名、出版社名称、出版日期、购买日期、金额及其他资料详细登记于'图书资料登记簿'内,并填制图书卡插放于图书之末页。
3、各部门、个人如因工作需要购买图书资料的,应事先查询'公司图书资料登记簿',避免重复购买。确有必要的,必须先经所在部门负责人签批,报综合管理部审核批准。事先未经批准购买的图书资料一律不予报销。
4、图书购回后,购书人应到综合管理部门办理图书入库手续,办理图书报销手续时,必须提供图书发票单、入库单及有关负责人签字方可办理。
借书人仅限于本公司员工。
三、图书资料的使用:
1、借阅对象:物业公司全体员工。
2、员工欲借书可先查阅《公司图书资料登记簿》,再填写借阅单向管理员取书。管理员将图书交予借书人时,应先抽出图书卡,由借书人签字后,一并与借阅单妥为保管。
3、员工还书时应将所借图书交予管理员收讫,管理员除将借阅单归还借书人作废外,并应将图书卡放回书内。借书时间限于办公时间内上午11点30分至12点,下午5点至5点30分。
4、杂志借阅3天之内(包括3天)归还;图书借阅7天之内(包括7天)归还。到期应立即归还,倘有特殊事由需续借者,务必办理续借手续,但以续借二次为限。
5、杂志每次限借一册;图书每次限借两册。
6、辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书,原则上不外借,但确因工作需要必须阅览者限于当日归还。
7、员工所借之图书,如遇清点或公司业务急需时,应马上归还,借书人不得拒绝。
8、员工应爱惜图书资料,不得在所借图书上圈点、折角。如有破损或遗失,一律按原图书版本购价的两倍赔偿。
9、员工借书期限届满或遇清点期,经通知仍不还书者,停止其借书权三个月,并按一天10元进行处罚。
10、人员调出或离职时必须将所借图书归还,否则按规定扣薪。
3、借阅时间:杂志借阅3天之内(包括3天)归还;图书借阅7天之内(包括7天)归还。
本规定所指的图书资料包括图书、期刊杂志、公司购买设备、软件、系统的说明书、培训资料、操作手册,管理文本等。
四、支持性表格:
《图书资料登记薄》wh-zh-t-001
《图书资料借用登记表》wh-zh-t-002
第11篇 房地产公司档案与图书资料管理规定
房地产开发公司档案与图书资料管理规定
档案管理与资料管理
档案管理是公司管理工作极为重要的一部分,其管理的规范程度反映了 公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化,提高档案资料处理、 管理的质量及效率,特制定本规定。
(一)归档适用范围范围
凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营 管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结(年、月度)、财务审 计、经营状况、项目可行研究报告(方案)、各类许可证书、图纸、 政府批文、公司执照(与注册文件)、会议纪要、备忘录、请示、决 定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销 售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。
(二)管理部门
1、公司行政人事部设综合档案资料室,设专职档案管理人员;各部门设兼 职档案管理人员(必须报行政人事部备案),负责本部门、企业日常经 营管理中形成归档的文件材料的收集、整理,并负责定期移交公司综合 档案室。
2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理,各部门实行专业对口分 级管理。
(三)移交归档与使用
公司总部各部门兼职档案管理员,按照归档时间将有关裆案文件移 交公司综合档案室,各部门留存复印件使用(公司所发文件除外); 需要已经归档的原件时,需经批准后履行借阅手续使用。
2、归档时间分与归口管理部门
2.1管理性文件:办理完毕的管理性文件材料,形成部门在第1年12 月末以前整理分类,移交档案室后立卷。
2.2会计档案:会计档案由财务预算部保留一年后,次年三月末归档。 2.3人事档案:人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。 2.4基建工程、设备档案:基建工程(合同、协议、预算书、许可证、 隐蔽资料等)、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安 装投入使用后一个月内归档,此期间由部门档案人员进行分类保管。
2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书: 该类档案在确立形成时由部门留存,同时送交行政人事部留存正 本归档。
2.6合同协议类:正本原件需二份以上,在批准签署后分别由签署部 门、财务预算部、档案室各存档一份。
2.7图书、期刊、报纸类:在购入或订购后先列入管理台帐,后又综 合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。
2.8其它资料:如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料 以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料,一 般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。
(三)文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。 (四)文件整理标准
1、本档案按问题组卷,一事一卷或一事多卷。
2、对接收的所有档案及时审查,进行科学分类,排列编号。
3、归档的文件材料要齐全完整,每份文件的正件和附件、印件与底稿, 请示与批复合并一起立卷。
4、卷内文件的排列与编目要科学规范,便于查找。
(五)档案分类编号标准
档案按职能设置十个一级类目,即(1)合同协议类;(2)行政人事文书管理类;(3)经营管理类;(4)工程技术图纸类;(5)内部文件与制度规范类;(6)专题报告和专项技术研究类;(7)预算项目类;(8)资产设备材料类;(9)会计档案类;(10)公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类,结合年度,一事一卷。 档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十个一级类目(二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门)。 按各项要大类分别排架,大类之间不交叉排列,充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则,保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。
根据档案的形成特点和管理要求,按大类、分年代排架法、即按大类---年代进行排架,就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起,在同一问题内再按永久、长期、短期顺序排列,第二年依次接着排,分阶段排列,一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号,即类、年度大流水编号。
(六)保存期限
保管期限可分为:永久保存、长期保存和短期保存。
(七)档案借阅
1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记, 注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。
2、查阅档案原则上在阅档室进行,一般不得借出。必须借出时,需经档 案管理部门负责人批准后,方可办理借阅手续。
3、查阅人事档案需经主管人事部门批准,经档案管理部门负责人批准 后,方可查阅。
4、借阅档案限与经办业务有关者,如借阅与经办业务无关案件,应经档 案管理部门负责人同意。
5、档案借阅要履行登记手续;借阅档案必须爱护,严禁涂改;注意安全 和保密,严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和 复制,必须经档案管理部门负责人批准。
6、档案归还时,经档案管理人员核查无误后,方予以办理归还手续。 7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。
(八)档案保管标准
档案入库前必须经过严格检查,防止错、漏或夹带害虫及有害物质 进行侵蚀。 档案入库后要系统化整理,做到排列科学、整齐美观,便于保管和 利用。
3、档案室门窗装具要坚固,档案管理人员要认真负责,确保档案安全; 非工作人员不得进入档案室。 保持档案整洁,备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与 设施。 每季度对档案保管情况进行一次全面检查,定期投放药物。查阅后 的档案及时归回原处。
5、档案室内严禁放置与档案无关物品,严禁在档案室吸烟。
(九)保密守则(详见保密规定)
对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》,由主管领导及专职档案员会同归档部门合理划分密级(绝密、机密、秘密)。
2、档案材料不得任意带出档案室,更不得将档案秘密向无关人员泄露。
3、查阅密级档案,需经主管领导批准,并履行登记手续,在阅档室 查阅。未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。
4、
销毁档案要严格履行鉴定、审批手续,要配有二人以上进行监销, 任何个人不得将档案私自处理。
5、如发生丢失档案和泄密现象,须立即向有关部门和领导报告,不 得隐瞒,情节严重者要依法严肃处理。
(十)附则
第12篇 电气车间技术资料管理规定
为加强车间技术资料的管理，充分发挥技术资料在生产中的作用，以更好地服务于生产，特制定本规定：
1．车间技术组长：负责保存车间内的图纸、重要设备说明书及控制系统等各类技术资料；各班组应设立一名责任心较强的技术资料管理员，主要负责班组内的图纸、说明书等技术资料的管理工作。
2．各类重要电气说明书，所有图纸等各类技术资料均由技术组组长统一管理保存（各班组保存的电气说明书及图纸等技术资料由各班组登记造册保管，各种技术资料严禁流失到个人手中）。资料室保存的技术资料，车间内的人员均可到资料室查阅或借阅，并办理借阅手续。外来人员借阅需经有关领导批准后，方可办理借阅手续。
3．所有技术资料、图书等借阅时间最长为两周，如有需要可续借一周。对到期不能按时归还的，每拖后一天给予5元的罚款。对于资料室存放的独份技术资料，只准查阅不予借阅。
4．各类新购电气设备的随机资料由开箱验收人收集整理后交分管技术人员存档。新（扩）建项目、技改技措项目的各类电气设备的随机资料及竣工图纸应在项目开车正常后一个月内由各项目负责人负责把竣工资料交到分管技术员存档。
5．各类电气技术参数修改或变更的原始记录要全部交分管技术员存档，由分管技术员登记造册，以备查阅。同时修改或变更设备所分管的班组应做好相应的修改或变更记录。
6．借阅的各类电气说明书、图纸等技术资料如有丢失，将视技术资料的价值对借阅人给予5——100元的罚款。对于车间资料室和各班组缺失或与现场实际情况不符的各类图纸等技术资料，由设备所分管班组的分管技术管理人员和班长负责组织收集整理，以确保车间内各类技术资料的准确性和完整性。
第13篇 大唐南京发电厂安全生产资料管理规定
第一章 总则
第一条 为进一步加强安全管理基础工作，促进企业安全台帐的标准化、规范化，特制定本规定。
第二条 各部门、部室必须建立安全台帐、档案和安全活动记录，即安全会议台帐、安全组织台帐、安全教育台帐、安全检查台帐、隐患治理台帐、不安全分析事件台帐、安全工作考核与奖惩台帐、职业安全卫生台帐、安全防护用品台帐、应急预案台帐、重大操作台帐、安全风险评估台帐、设备台帐、特殊工种人员档案、安全学习资料档案、班组安全活动记录台账等。台帐要求填写规范、字迹清晰、不允许改写、保存完好。安全管理部门要定期检查与考核。
第二章 安全资料管理规定
第三条 安全会议
按要求填写会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、处理结果等内容，主要记录厂、关于安全方面的会议(如厂安全员月例会、车间安全例会等)，尤其对安全生产文件的传达、学习和贯彻情况要详细填写。
第四条 安全组织台帐
（一）安全台帐要将厂安全生产委员会、安全组织网络、安全监督部门组成成员记入台帐;
（二）车间安全组织台帐要将车间安全领导小组、安全组织网络记入台帐(例如姓名、性别、年龄、工种、岗位、文化程度、安全教育状况等)。
第五条 安全教育台帐
（一）厂安全教育台帐：包括企业领导和管理人员安全教育培训情况：安全教育情况;安全监督管理人员安全教育情况;新员工入厂三级教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;外来施工人员安全教育情况;其它人员安全教育情况等。
（二）部门安全教育台帐：应包括部门领导及职工安全培训情况;新入厂员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;转岗及离岗半年以上复工人员的安全教育情况;
（三）安全教育台帐：应包括部门领导及职工安全培训情况;新入厂员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;转岗及离岗半年以上复工人员的安全教育情况;对事故责任者的安全教育情况;岗位安全技术练兵情况;应急预案的演练情况;外来施工人员的安全教育情况等。要有教育培训时间、地点、培训人、被培训人、教育培训内容、考试时间、考试成绩等。考核试卷要存档。
第六条 安全检查台帐
要定期组织安全检查，要将检查时间、检查内容、检查人、检查出的问题、整改措施、完成时间等记录上账。厂级安全检查每季度不少于一次，车间级安全检查每月不少于一次，班组级每周不少于一次，除此之外还要按照专业特点、根据季节变化、节假日安排以及特殊作业要求，开展专项检查。安全检查中发现的隐患、问题、整改要求及整改复查情况均应按要求如实填写。
第七条 隐患排查与治理台帐
隐患排查与治理应实行分级管理，凡发生的隐患，不论级别和资金来源，均应在隐患治理台帐中填写，要有隐患名称、隐患级别、隐患所在单位、存在部位、计划费用、实际费用、资金来源、整改前临时防范措施、整改方案(方案要具体)、完成进度、负责人、计划完成时间、实际完成时间、隐患治理后的评估情况等。隐患整改要严格按照“五落实”原则进行。
第八条 不安全事件台帐
台帐要记录所发生的各类事故，包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、环境和其他事件。部门级事故台帐要记录本部门发生的人身、火宅、爆炸、设备(包括停电、停汽、停水、停设备等，只要影响到生产运行均应上账登记)、设备事件要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过，并严格按照“三不放过”原则，进行事故原因及责任分析，详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等，人身事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。
第九条 安全工作考核与奖惩台帐
安全工作考核和奖惩台帐记录对各部门、各岗位安全生产责任制的考核情况，要有各级安全工作和安全生产考核细则，对事故发生的单位、个人及“三违”人员进行处罚的情况，对防止和避免事故发生的有功人员的奖励情况，对在安全管理工作中作出突出贡献的单位和个人表彰和奖励情况。台帐应设考核项目或内容、被考核部门和个人、主要事迹和存在问题、考核意见和结果、奖惩情况、考核部门签字及审批部门等栏目。
第十条 消防台帐
记录消防安全组织网络、消防演练情况、消防设施台帐、消防工作会议。
第十一条 职业安全卫生台帐
记录员工体检时间、人数、姓名、性别等，尘、毒、噪声、射线分布情况及定期检测数据。
第十二条 安全防护用品台帐
记录防护用品明细，每周防护用品检查情况等。
第十三条 应急预案台帐
记录应急预案演练。
第十四条 重大作业到位台帐
记录重大操作人员到位情况，巡检情况及危险风险评价等。
第十五条 设备台帐
建立设备运行与检修维护方面台帐、记录设施变更情况。
第十六条 安全风险评估台账
每月开展一次动态安全风险评估，有会议记录、报告。
第十七条 安全学习资料
保存下发的上级各种文件、安全会议材料及安全试题库、安全考试卷、安全通报等学习资料
第十八条 特殊工种人员档案
记录特殊工种人员姓名、工种个、年龄、本岗位工龄、性别、取证时间、参见培训情况及复审考试情况等。
第十九条 安全活动记录
（一）安全活动记录要内容齐全，填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。
（二）安全活动内容：学习安全文件、通报、安全规章制度;学习安全技术知识、劳动卫生知识;结合事故案例，讨论分析典型事故，总结吸取事故教训;开展事故预想和岗位练兵，组织各种安全技术表演;检查安全规章制度执行情况和消除事故隐患;开展安全技术座谈、攻关和其他安全科研活动。
（三）班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容记录清楚，并与车间内容相对应。
第三章 附则
第二十条 本制度由安监部和厂办负责解释。
第二十一条 本制度如与上级有关规定冲突，按上级规定执行。
第二十二条 本规定自发布之日起执行。
第14篇 地产公司档案文件资料管理规定
地产公司档案文件资料管理规定为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:第一部分:公司档案资料管理
第一条 档案的定义与范围档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 档案管理的原则档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条 档案管理的责任部门和责任人公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条 归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2. 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3．公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4. 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5. 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6. 公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7. 财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8. 公司法律事务管理方面的文件材料;
9. 公司各项目的技术图纸等资料;
10. 反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12. 公司历年获奖资料。
第五条 归档要求整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2. 在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3．案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:1) 对公司有长远利用价值的档案应永久保存;2) 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;3) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4. 按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5. 全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条 过程管理属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条 档案销毁规定公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条 档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2. 员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3．借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4. 部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5. 总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条 档案备份规定公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条 档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2. 对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3．档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条 档案保密规定公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
第15篇 某物业项目业主档案资料管理规定
物业项目业主档案资料管理规定
1.职责范围
1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。
1.2档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。
1.3业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。
1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。
1.5档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。
1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《档案资料调出登记》,并督促借调人及时归还。
1.7档案的管理环境必须做到'三防'即:防火、防潮、防变质。
1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。
2.质量记录:
2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a
