第1篇 采购管理规定办法
采购管理办法
一、总则
为了规范公司采购行为,降低公司经营成本,特制定本办法。
二、管理体制
公司可设立专门的采购部门,具体负责公司采购业务。
公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
公司采购实行集中与分散相结合体制。
三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购,由采购部门统一办理;低值、小额或限额以下的采购,由使用的部门各自办理。
公司实行成批和零星采购相结合体制。
四、根据年度经营计划,测算和制定年度原辅材料、物资需求计划,每年进行1~2次的成批采购;
五、年度物资计划难以概括,或市场供求变化导致物资需求计划改变的,可在年度中进行多交的零星采购。
六、贯彻“五适”方针,即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点,购进适当品质及适当数量的物料。
七、采购计划与申请
根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定年度采购计划预案。
根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,相应制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。
公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施,半年、季度采购计划须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。
根据采购计划制作的采购预算表,以一式多联方式提交,分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。
公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
八、采购实施
采购部收到请购单或采购计划被批复后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。
对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。
尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。
采购询价获准后,采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。
买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。
合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。
重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。
采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款进度,向财务部申请借款,及时向供应方支付定金和各期货物。
采购员按合同交货进度,及时催促供应方按时发货。
收到托运单据或提货凭单后,即前往提货点,按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量,相符后签收。
如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,采购购员可拒绝接收或将货物退回供应方。
对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员及进告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
验收合格的货物及时运抵仓库,办理移交入库手续,并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。
采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表,分类监控、跟催。
采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题,应及时上报主管处置,寻找替代品或变更生产计划。
九、其他
1.采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。
2.采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。
3.采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。
4.采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。
5.会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。
十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价:
采购目标成本的完成情况;
采购合同履约率和违约程度;
采购成本节约额或损失额;
采购物料质量合格率;
价格波动情况;
供应商稳定性和开拓供应商新情况;
廉法或执着收回扣、贿赂情况。
以上工作情况记入采购员业绩档案,作为考绩依据,并作出相应的奖励和处罚。
十一、附则
本办法由采购部解释执行,经公司总经理办公会议批准生效。
第2篇 某物业部物品采购管理规定
物业部物品采购管理规定
对物品采购的计划申请、审批等过程制定相应程序,确保采购物品满足服务及质量要求并进行成本控制,特制定本规定:
1、各部门应根据本部门工作计划,结合仓库库存情况,作出下月补充物资,并填写《请购单》;
2、每月月底制定下月的采购计划,采购计划应标明物品名称、规格、数量、需要日期、质量技术要求(必要时)、单价等;
3、各部门需采购的物质须报物质供应处,经物业部经理审核并报总经理批准后方可购买;
4、各部门需采购计划外或应急物质,价格在五百元以内的,仍需填写《请购单》并经物业部经理审核批准后,由采购员统一购买;
5、采购员负责选择合格供应商,并负责对购进物品的采购记录;
6、所需物品部门负责对采购员购进物品进行质量验证,仓库管理员负责对采购物品进行数量验收;
7、采购后采购员负责编制《物品采购记录、验证单》,记录包括价格、质量规格、购买日期、合格供应商名称等相关内容。
8、采购员负责选择合格供应商,并负责对合格供应商进行评审,凡发现不合格的应立即取消资格。
第3篇 药品采购管理规定办法
药品集中采购监督管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强对以政府为主导,以省、自治区、直辖市为单位的网上药品集中采购工作的监督管理,规范药品集中采购行为,依据有关法律法规,制定本办法。
第二条 药品集中采购监督管理工作遵循实事求是、依法办事、惩防结合、预防为主的原则,坚持加强监督与规范管理相结合。
第三条 药品集中采购监督管理工作实行分级负责、以省级为主,相关职能部门按照法定权限各负其责、密切配合的领导体制和工作机制。
第四条 药品集中采购监督管理机构应当公开监督管理制度,明确办事程序,自觉接受社会监督。
第二章 监督管理机构及职责
第五条 纠正医药购销和医疗服务中不正之风部际联席会议负责全国药品集中采购监督管理的组织协调,依法监督药品集中采购工作联席会议成员单位正确履行职责,督促下级人民政府及相关部门认真落实上级关于药品集中采购的决策部署,检查药品集中采购政策和规章制度的贯彻落实情况,调查处理药品集中采购中的违法违规问题。各省、自治区、直辖市可根据本地区实际,确定药品集中采购监督管理机构的组织形式和基本职责。
第六条 监察机关和纠风办负责对药品集中采购工作参与部门履行职责的情况进行监察,对药品集中采购工作中的行政机关公务员以及由国家行政机关任命或选聘的其他人员的行为进行监督,对违反行政纪律的行为进行查处。
第七条 卫生行政部门负责监督管理医疗机构执行入围结果、采购用药及履行合同等行为。
第八条 价格管理部门负责监督管理药品集中采购过程中的价格、收费行为。
第九条 财政部门负责组织实施相应的财政监督。
第十条 工商行政管理部门负责查处药品集中采购中的商业贿赂、非法促销、虚假宣传等不正当竞争行为。
第十一条 食品药品监督管理部门负责审查参与药品集中采购的药品生产经营企业资质,依法对集中采购的药品质量进行监督管理。
第三章 监督管理的对象、内容和方式
第十二条 药品集中采购监督管理的对象是:
(一)组织药品集中采购的政府部门和公务员;
(二)实施药品集中采购的单位及其工作人员和选聘人员;
(三)参与药品集中采购的医疗机构、药品生产经营企业及其工作人员。
第十三条 药品集中采购监督管理的主要内容是:
(一)相关部门依法履行职责、执行上级部署、相互协作配合的情况;
(二)执行医疗机构药品集中采购有关规定的情况;
(三)坚持公开、公平、公正和“质量优先、价格合理”原则的情况;
(四)相关单位和个人遵纪守法和廉洁从政从业的情况;
(五)医疗机构参与药品集中采购并按照合同约定使用入围药品的情况;
(六)药品生产经营企业依法参与竞标和履行采购配送合同的情况。
第十四条 药品集中采购监督管理的主要方式是:
(一)组织网上监管、专项检查和重点督查;
(二)受理投诉、申诉和举报;
(三)纠正、查处违法违规行为和问题,通报典型案件;
(四)推动有关部门建立健全监督管理有关规章制度;
药品集中采购监督管理机构在履行监督管理职责时,可以依法查阅、复制相关文件、资料、账目、电子信息数据等,要求有关单位或人员就相关问题作出解释说明,商请有关职能部门或者专业机构给予协助。
第四章 违法违规问题的处理
第十五条 负责组织药品集中采购的政府部门、公务员及工作人员,有下列行为之一的,由监察机关和纠风办会同有关部门依法给予处理:
(一)拒不执行上级机关依法作出的决策部署的;
(二)违反以政府为主导,以省、自治区、直辖市为单位规定组织开展药品集中采购的;
(三)违反决策程序和规定,决定药品集中采购重大事项的;
(四)违法违规进行行政委托,或者设置歧视性规定、条款的;
(五)违反回避规定,或者操纵、干预药品集中采购的;
(六)泄露药品集中采购工作秘密,或者误导、欺骗领导和公众的;
(七)违规设定收费项目、收费标准或者摊派的;
(八)索取或收受钱物,谋取单位或个人不正当利益的;
(九)其他违法违规行为。
第十六条 负责实施药品集中采购的政府部门、单位及其工作人员和选聘人员,有下列行为之一的,由监察机关和纠风办督促有关部门依法给予处理:
(一)违反药品集中采购方式、程序、时限要求和信息发布等有关规定实施药品集中采购的;
(二)在文件材料审核、药品评审遴选等方面疏于监管或设置歧视性条件的;
(三)违反规定建设、管理和使用专家库的;
(四)违反有关信息维护和安全保障规定,或者谎报、瞒报、擅自更改药品采购数据信息的;
(五)对医疗机构和药品生产经营企业的违约情况调查处理不及时的;
(六)接受可能有碍公正的参观、考察、学术研讨交流等,索取或收受钱物,谋取单位或个人不正当利益的;
(七)其他违法违规行为。
第十七条 参与药品集中采购的医疗机构及其工作人员有下列行为之一的,由卫生行政、工商行政管理等部门依法给予处理:
(一)规避药品集中采购,擅自采购非入围药品,或者不按规定程序组织选购药品的;
(二)提供虚假药品采购信息的;
(三)不按规定签订采购合同,或者不按时回款的;
(四)不执行集中采购药品价格,二次议价、变相压价,或者与企业再签订背离合同实质性内容的补充性条款和协议的;
(五)在药品采购、销售、使用和回款等过程中收受回扣或者谋取不正当利益的;
(六)其他违法违规行为。
第十八条 参与药品集中采购的药品生产经营企业及其工作人员有下列行为之一的,由价格管理、工商行政管理、食品药品监督管理等部门依法给予处理:
(一)提供虚假证明文件或者以其他方式弄虚作假的;
(二)采取串通报价、操纵价格等手段妨碍公平竞争,或者以非法促销、商业贿赂、虚假宣传等手段进行不正当竞争的;
(三)公布药品采购品种后,非因不可抗力撤标或拒绝与医疗机构签订采购合同的;
(四)不通过药品集中采购平台交易的;
(五)在采购周期内,擅自涨价或者变相涨价的;
(六)擅自配送非入围药品,不按合同约定配送药品,或者违反有关规定配送的;
(七)其他违法违规行为。
第十九条 政府部门、单位和医疗机构违反本办法的,应当责令其纠正错误并通报批评,情节严重的依纪依法对有关领导和责任人进行责任追究。
行政机关公务员、由国家行政机关任命或选聘的相关人员、医务人员违反本办法的,依照有关规定给予批评教育、组织处理、党纪政纪处分,涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。
药品生产经营企业及其工作人员违反本办法的,依照有关规定给予行政处罚,涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。
第五章 附则
第二十条 各省、自治区、直辖市药品集中采购监督管理机构可以依据本办法,结合本地区实际,制定实施细则。
第二十一条 本办法由国务院纠正行业不正之风办公室会同有关部门负责解释。
第二十二条 本办法自发布之日起施行。《医疗机构药品集中招标采购监督管理暂行办法》(国纠办发〔2001〕17号)同时废止。
第4篇 采购管理规定及流程办法
集团公司采购管理制度
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1、采购总则
1、1为规范集团公司采购工作,特制定本制度。
1、2本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2、采购原则
2、1、严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、2、大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。
2、3、采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2、4、采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2、5、所有采购人员必须做到以下廉洁制度:
2、5、1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
2、5、2加强学习,提高认识,增强法治观念。
2、5、3廉洁自律,不能向供应商伸手。
2、5、4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
2、5、5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
2、5、6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3、采购程序
3、1供应商的选择
3、1、1供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。
3、1、2对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3、1、3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3、1、4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3、2采购程序
所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。
3、2、1工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。
3、2、2固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3、2、3车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批,最后交采购部门采购。
3、2、4工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。
3、2、5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3、2、6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
第5篇 原材料采购管理规定模版
原材料采购管理规定【1】
第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。
第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。
第三条采购流程及职责分工
一、采购流程:
1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。
2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。
3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。
4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。
5、成立物资采购监查组。物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。经监查组审查通过的采购价格才能执行。
6、定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。
7、仓库收货、品管人员现场验货。
二、职责分工:
1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正;
2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正;
3、采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请;
4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验;
5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排;
6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等;
7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽;
8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。
第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。
第五条供应商评定控制程序
1、主要材料的含义
主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻
璃、铝框、接线盒、eva等,辅助材料就是主要材料以外的材料;
2、对供应商的评价
2.1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写《供应商选择评定记录表》。在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入《合格供应商名单》中材料物资采购管理办法材料物资采购管理办法。
2.2、评价供应商时一般可考虑以下因素:
a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等;
b、质量保证能力,即质量控制体系;
c、业内评价、第三方认证等;
d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等
2.3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小
批量试用,经测试合格后才能供货:
a、新供应商根据相关要求提供少量材料;
b、交生产车间试用,并填写《供应商评定记录表》中相关栏目,结果反馈给采购部;
c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入《合格供应商名录》。
3、供应商的日常管理
3.1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出《限期整改通知单》限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。
3.2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写《供应商业绩评定表》,评价时按百分制,质量评分占50%,交货期评分占10%,价格及售后服务占40%。评定标准为:一年中平均质量合格率达到98%以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,应取消其合格供应商资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其的检验或验证工作。
3.3、采购人员保持与供应商及时沟通,当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时,采购部应采取相关措施,以确保该变化符合认证规定的要求。
第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库,同类
物品采购至少准备两家或以上数量供应商,以确保供应渠道的顺畅,供应商的选择从《合格供应商名录》中择优录用;
第七条价格确认
1、已经核定的物料,采购人员应注重分析,收集信息资料以尽可能降低采购成本,其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员,以供参考;
2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议,经审议通过后方可执行,已经核定物料采购价格通知上调时,须附价格上调原因,采购部报请物资采购监查组进行审议,审议通过后方可执行;
第八条询价、比价、竞价
1、根据物料采购的需求,采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价,询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等;
2、采购部在收到供应商反馈信息后,采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析,选择符合条件的供应商进行招投标,公开竞价;
3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真,审议的方法是评定计分制,审议的地点必须是公司注册地,审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。
第九条执行采购
1、采购人员接到经核准的“请购单”后,应与供应厂商进一步接触,进行正式的质量、价格和后续服务谈判材料物资采购管理办法文章材料物资采购管理办法出自转载请保留此链接!。对金额较大的或批量采购,应到供方生产工厂进行实际考察,以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等,向对方明确订货意向。
2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员应准备相应买卖合同四份,经授权签字盖章后生效,供方留存两份,需方留存两份,其中一份采购部、一份财务部,合同需要列明至少下列条款:
2.1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;
2.2、采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;
2.3、订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;
2.4、价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款
2.5、交货日期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
2.6、付款方式
2.7、所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。
2.8、质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
2.9、运输方式和销售发票的要求。
3、属于分批交货的货物,采购人员根据实际需求,出具交货通知单经采购部门经理审核,加盖公章后由采购人员通知供方发货,
采购人员应跟踪控制材料物料交货,及时向供应商跟催交货进度。
4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。5、采购部门接到生产部门紧急采购案件,应立即进行询价、议价,按采购程序指明专人迅速办理。
6、阶段控制及沟通
6.1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段,采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。
6.2、采购人员未能按既定进度完成作业时,应将异常情况反馈给主管上级,说明异常原因及预定完成日期,以便拟订对策处理。
7、采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
7.1、集中计划采购:凡具有共同性的材料物资,可以集中采购计划交货的,可核定材料项目,通知生产等部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
7.2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的大宗材料物资,应事先选定厂商,议定长期供货价格,报批准后通知各部门依需要提出请购计划。
8、退货
经检验不合格的材料物资需要退货时,仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库,同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”,采购应及时同供应商沟通进行后续处理。
第十条货物验收及付款
1、供应商交货时采购部应通知仓库,对实物清点件数或称重,随货同行的有关证件进行核对,实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单,库管员签字确认,如发现不符时,即通知采购部会同处理。
2、对有质量参数要求的材料物资,品管部派员验收,经验收合格后仓库出具入库单,同时品管人员和库管员必须签字确认。
第十一条付款结算
1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。
2、付款申请由采购人员提交,提交的内容包括:送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等,申请付款应严格按照相关合同要求进行,分清轻重缓急材料物资采购管理办法采购管理。申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。按审批权限经相关负责人签字后,方可办理付款手续。
3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付:
3.1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续;
3.2、外埠采购且供应商要求立即付款时;
3.3、现场调试期间临时急需材料采购;
3.4、1000元以下的零星采购
第十二条进度控制及异常反馈
1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求,掌握到货进度。
2、采购人员发现供货方交货日期有延误时,应主动与供货厂商联系催货,对异常原因及处理对策,通知生产部协调处理。
第十三条质量评价
就公司所耗用的材料物资质量予以关注,根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价,以利于供应商的优选。
第十四条参与采购过程的各相关部门,明确分工、明确责任、互相配合,发挥互相督促的作用,确保公司利益不受损害。
第十五条参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或佣金,虚心接受群众监督。
第二十六条本办法自公布日起执行
原材料采购管理制度【2】
为加强原材料采购的管理,根据股东会决议,结合本公司的实际情况,制定本制度:
一、材料科是原材料采购管理的第一责任部门,具体工作由材料科会同财务科完成。
二、对于大宗材料的采购,必须进行公开招标。通过考察综合评选,采用相对价格较低、保证质量的材料和设备。公司各股东都可向市场询价或介绍价格低廉的原材料,原材料价格采用阶段浮动价。供货商不得恶意竞标已经发现取消其供货资格,并永不合作。
三 、对生产所需的原材料应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划,周密布署,确保生产需要。
确定材料采购供货方后,应签定详细的供货合同,内容包括产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等,按照合同规定,保证及时供货。对紧缺原材料及时掌握信息,及时采购或积压原材料。
四、生产用原材料设专人管理,原材料进场后及时办理验收、核实方量手续。对不合格的原材料严禁办理入库手续,材料收料单必须由门卫及专职人员二人签字,并及时把材料出入库手续送交财务部,保证帐物相符、帐帐相符。
五、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据,以便结算入帐。
六、财务科严格对进场原材料进行监督和检查核实,确保生产成本最小化。
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药品采购管理制度
企业物资采购管理
化工企业的采购管理
中小型企业采购管理
第6篇 后勤企业货物采购管理规定
后勤集团货物采购管理规定
第一章 总则
为了加强和规范后勤集团(以下简称集团)货物采购管理,使集团的采购工作进一步制度化、规范化、科学化, 达到降低消耗、控制成本的目的,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《北京z大学采购管理办法》、《北京z大学招标管理办法》等有关文件规定,结合集团各单位实际情况,制定本规定。
本规定适用于集团各单位固定资产、低值易耗品、食品原料等货物和服务的采购。
第二章 组织机构及职责
集团综合管理部是集团采购管理的职能部门。
集团综合管理部负责组织集团自购限额标准以上货物和服务的采购,负责组织选择集团定点供应商(合格供应商)。
集团各单位负责根据货物预算申报程序申请货物采购预算,负责集团自购限额标准以下货物和服务的采购。
第三章 货物预算申报程序和采购申请
集团各单位根据固定资产、低值易耗品等采购需求,在每年年初填写《z后勤集团年度货物采购预算申请表》及《z后勤集团年度货物采购预算申请汇总表》(见附件3,4),报集团综合管理部,由综合管理部组织初审通过后,报后勤办公会审批。
为了确保集团各单位的正常运行,对因特殊情况临时出现的采购需求,可进行临时性采购需求申报(见附件5)。审批程序如下:
(1)预算
第7篇 中海物业公司物资采购管理规定
zh物业公司物资采购管理规定
为了加强分公司物资计划采购的管理,结合我公司实际情况,特制定本规定如下:
一、采购计划申报程序
1.每月底由各部门主任对下月《物资采购计划》进行初审。
2.初审的主要内容:
a.物资采购计划与实际用量是否相符;
b.计划物资有库存的,先使用库存物资;
3.初审后分公司经理批准。
4.将审批后的采购计划交行政部主任,由行政部主任安排采购员采购。
5.应急所需材料报分公司经理审批后由部门自行购买,后补办审批手续。
6.零星所需材料填写《材料采购单》报分公司经理审批后,由采购员采购。
二、采购与报帐
1.采购员持分公司经理批准的'借款单'到财务领取采购资金或支票。
2.采购所有物品,必须要求供应商提供正式的销售发票。
3.用支票支付货款时,采购员应及时收回支票存根与正式发票一起作为报账凭据。
4.采购员按下达的采购计划,按时、按质和按量完成,在合格供应商购买不到的物品,要做到货比三家,争取采购材料质优价廉。
5.采购员应注重培养自己对物业管理常用物品的好与劣的鉴别能力,对采购物品性能可靠、品质优良负责。
6.采购员办理入库手续,并由保管员签收后,将发票及支票存根与对应的'入库单'整理在一起,报分公司经理审批。
7.采购员凭分公司经理签批的发票、'入库单'记帐联到财务报账。
8.'入库单'底联由保管员保管。'入库单'采购联由采购员保管。
9.客户服务中心质量主管应每月抽查、每季核查新采购物品的市场价格÷质量的情况,并形成书面文件报分公司经理。
三、确定合格供应商
1.行政部应建立长期合作的合格供应商。
2.对确定供应商要坚持互惠互利的原则,建立正常的、长期的、稳定的采购渠道。
第8篇 办公用品申请采购领用管理规定
办公用品申请、采购、领用管理规定
本着勤俭节约、减少办公费用支出和有利于工作的原则,根据公司实际情况制定本规定。
一、定义及范围
1、办公用品是指办公场所使用的低值易耗品。
2、办公用品范围:纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品、办公设备专用易耗品、办公设备。
纸簿类:a4等各种类型的办公用复印纸,带单位抬头的信纸,普通白纸,复写纸,便条纸,留言条,标签纸,牛皮纸,专用复写纸,大、中、小及开窗信封,笔记本,速记本,专用本册(如现金收据本)等。
笔尺类:铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正夜等;
装订类:大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等;
归档用品:各种文件夹、档案袋、收件日期戳;
办公设备专用易耗品:打印机色带、墨盒、复印机用墨盒以及计算机用u盘、光盘等移动盘;
办公设备:打印机、复印机。
二、申请、采购、领用
1、申请:特指前台在集中采购前的申请并经人事部批准;部门需要数量大或者价值超过500元及以上的办公用品需要申请并经总经理批准;人事部认为其它需要总经理批准后方能采购的申请。
申请人应在申请表列清名称、数量、规格、价格等。
2、领用:谁需要、谁领用、谁签字。前台应在领用人签字后方发放用品。
领用物品按照各部门分开登记。
3、采购:前台按照“货比三家”的原则进行采购。前台认为有必要,可以到实地市场进行采购。对采购的特殊用品应充分听取财务部经理的意见。
三、统计、处置、其它
1、前台应对每次送到的办公用品,按购货清单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题。
2、前台每月应对办公用品的使用、采购分部门、以电子档的形式做好约数统计。
3、前台应在每年12月底做好办公用品清点,清点结果应以电子档存放。
4、办公用品借用应由借用人以书面形式向前台借用。
5、办公用品需要报废应履行前台统计汇总、人事部审核、总经理批准并由总经理指定人员实施。
6、涉及到属于本规定以外的采购、印刷应履行部门(书面形式)提出申请、总经理批准程序。
第9篇 学校超市采购管理规定
学校物业超市采购管理规定
商服部超市为便于所需商品的统一管理和采购,降低商品的采购成本,规范进、出货流程,做到人员合理分工与定位,通过标准化、简单化、专业化达到提高效益的目的,特制定此规章制度。
(一)本超市需采购商品分为直配、协配两部分,直配商品统一由商服部采购人员根据店内商品销售、陈列量及库房实际库存情况制作直配商品采购单,协配商品由分店店长根据店内商品实际库存情况制作协配商品采购单。
(二)供应商持直配商品采购单到库房送货,库房保管员按照采购单收货,按照商品验收情况在系统内生成商品验收单,并据此给供应商出具货品欠条。
(三)协配商品由店内店长直接订货,生成协配商品采购单,商品由供货商直接送到店内,并根据实际验收情况为供货商出具货品欠条。
(四)直配商品由保管员验收入库,分店店长依据店内实际库存及销售情况向库房发送分店要货单,库房配货员依据分店要货单进行配货,并生成商品配送单同货品一同送至店内。
(五)店内出现破损及抵期货物时,由店长在系统内制作分店商品退货单,并将货物返回至库房内。库房保管员依据分店商品退货单清点退回的货物,核对完毕后将货物按供货商分别退货,生成商品退货单,并为供货商出具返货欠条,作为结账时的依据。
第10篇 物料采购管理规定办法
公司物资采购管理制度【1】
第一章总则
第一条为进一步规范公司物资采购程序,加强内部控制,明确经济责任,确保生产经营的持续稳定,依据相关法律法规特制定本制度。
第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。
第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。
第四条公司固定资产的购置适用本制度。
第二章物资采购规定
第五条物资采购实行归口管理制。
原粮由采购供应部负责采购,辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。
特殊情况下,经董事长或总经理批准,可以指定专人进行专项物资的采购。
第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息,及时预测市场供应变化,确保质量过关,价格低廉,供货及时。
第七条推行合同管理制度,物资采购原则上要与供货方签订合同,详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则,造成的损失由采购人员负责。
第八条实行比价采购制度,物资采购要货比三家,确保所采购物资价格低廉,质量上乘。
大宗物资采购建议实行招投标制度。
第九条实行采购质量责任制。
采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。
如因失职而采购伪劣产品,采购人员应负经济责任。
禁止采购人员收受回扣。
如有收受回扣,一经查证,除全额追缴回扣款项外,将视情节轻重进行严肃处理。
第三章发票入账及付款程序
第十条采购物资进厂后,采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续,具体要求如下:
1.原粮入厂,由磅房办理入库手续,打印电子入库单,入库信息录入电脑。
2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续,填制一式三联入库单,一联交客户办理发票入账手续。
3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。
4.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单,详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。
程序如下:
经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。
第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度,特殊情况下需预付款的单位,经董事长或总经理批准,可以办理采购预付款手续。
第十二条采购付款实行审批制度,执行两条线管理形式,即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。
具体程序如下:
1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后,方可进行申请付款审批。
否则财务有权不予批准付款。
2.申请付款,由经办人填写转账汇款申请单,经财务审核、总经理批准后,方可到出纳处办理汇款。
经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款
3.需要预付款的部门,直接填制转账汇款申请单,经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续,财务部据此挂账,待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。
第四章附则
第十三条本制度从批准下发之日起执行,由财务部负责解释。
第十四条本制度从年月日起下发执行。
材料物资采购管理办法【2】
第一条为了加强内部管理和控制,规范采购行为,保障生产经营活动的正常进行,以最大限度地降低采购成本,特制定本办法。
第二条本办法对本公司所有材料物资的采购均适用,公司控股子公司参照执行。
第三条采购流程及职责分工
一、采购流程:
1、生产部根据设备状况滚动编制月度、季度、年度生产计划包括主要材料(玻璃、铝框、接线盒、背板等)月度、季度消耗总量、单位产品材料消耗量及原辅材料安全库存量,经分管副总经理、总经理批准后实施。
2、采购部门根据生产计划、单位消耗量、安全库存量、实时库存量、采购周期及供求状况定期编制原辅材料采购计划,经分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准后进行询价;办公用品由需求部门申请,综合管理部门负责统一采购,其余物资采购包括修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等由需求部门申请,采购部门负责采购。
3、采购审批权限:公司原辅材料采购计划,由分管生产的副总经理审核、总经理审批、董事长核准;其余物品采购计划或采购申请由需求部门申请,经财务总监审核、总经理审批、董事长核准后执行;大宗机器设备等巨额采购还需呈报公司董事会决议通过后执行。
4、采购人员进行询价、议价、比较分析报审,原辅材料、修理用备件、机器设备及工具、办公设备、家具、低值易耗品等定价须经公司物资价格监查组审议通过后执行采购。
5、成立物资采购监查组。
物资监查组的工作职责:参与公司供应商的选择;负责公司采购物资价格的审定等,监查组由董事长任组长,总经理、副总经理、财务总监为成员的四人监查组。
供应商评价采用现场考察和资质审查相结合,但参与现场考察人员和参与其资质审查人员不得重复;供应商评审采用比较记名投票方式,董事长一人两票制,其余人员一人一票制,全数为五票,少数服从多数。
经监查组审查通过的采购价格才能执行。
6、定期或即时签订购销合同,日常由采购人员联系发货时间、发货数量及交货地点等事项。
7、仓库收货、品管人员现场验货。
二、职责分工:
1、销售部门负责公司月度、季度、年度销售计划的制定和修正;
2、生产部门负责公司月度、季度、年度生产计划的制定和修正;
3、采购部门负责公司所有材料物资的采购,同时根据生产计划、交货期限、实际库存数量及安全库存量定期或适时进行采购申请;
4、品管部门负责采购货物的质量参数以及进仓货物的品质检验;
5、财务部负责采购流程及购销合同、单据的审核,同时负责相关资金的落实安排;
6、仓库负责货物的数量验收、发放及实时库存数量反馈等;
7、总经理或分管副总经理负责采购申请及其购销合同的签批,包括主要材料、修理备用件、办公设备、低值易耗品等货物采购供应商的选择及其接洽;
8、董事长负责机器设备、不动产购置、无形资产受让等非经常性物资采购的接洽、合同签批等。
第四条一般材料物资、备品的存量最高不得超过3个月的用量。
第五条供应商评定控制程序
1、主要材料的含义
主要材料是指构成产品的主体、产品之间可以分隔但不影响产品性能材料,主要包括玻璃、铝框、接线盒、eva等,辅助材料就是主要材料以外的材料;
2、对供应商的评价
2、1、采购部根据同类材料的无差异控制要求,结合物资的质量、价格、供货期等比较,选择合格的供应商,填写<供应商选择评定记录表>。
在无差异或差异可控的基础上,对同类材料供应,应尽量选择几家合格的供应商。
经采购部、监查组等相关机构审查通过后,录入<合格供应商名单>中。
2、2、评价供应商时一般可考虑以下因素:
a、供应商的供货质量、价格及付款条件、售后服务、历史业绩等;
b、质量保证能力,即质量控制体系;
c、业内评价、第三方认证等;
d、满足法规的要求,采购产品涉及强制性认证的,应具有相关认证的证书和质量证明等
2、3、对第一次供应材料的供应商,除提供充分的背景证明材料外,还需经样品测试及小批量试用,经测试合格后才能供货:
a、新供应商根据相关要求提供少量材料;
b、交生产车间试用,并填写<供应商评定记录表>中相关栏目,结果反馈给采购部;
c、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
小批量试用合格的,必要时再经试用,均合格的,经总经理批准后,列入<合格供应商名录>。
3、供应商的日常管理
3、1、采购部应对供应商的供货业绩进行跟踪,及时与品管部进行沟通。
供应商产品如出现严重质量问题,采购部应及时向供应商发出<限期整改通知单>限期整改,如两次发出“通知单”但质量仍没有明显改进的,应取消其供货资格。
3、2、采购部每年对合格供应商至少进行两次跟踪复评,填写<供应商业绩评定表>,评价时按百分制,质量评分占50%,交货期评分占10%,价格及售后服务占40%。
评定标准为:一年中平均质量合格率达到98%以上的给予满分,每降一个百分点扣5分,但质量评分不能低于35分;交货期都准时交货的给满分,经常送货不及时的,给5分以下;在同等质量的基础上价格在业内最低的,给35分以上。
总评分不能低于80分,若低于80分或质量评分低于35分,应取消其合格供应商资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其的检验或验证工作。
3、3、采购人员保持与供应商及时沟通,当供应商的供货变化会影响获证产品一致性时,采购部应采取相关措施,以确保该变化符合认证规定的要求。
第六条供应商的选择所有物品采购供应商采购部门必须建立其背景资料档案库,同类
物品采购至少准备两家或以上数量供应商,以确保供应渠道的顺畅,供应商的选择从<合格供应商名录>中择优录用;
第七条价格确认
1、已经核定的物料,采购人员应注重分析,收集信息资料以尽可能降低采购成本,其他部门人员若有相关信息应尽可能提供采购人员,以供参考;
2、最新采购物品或最新供货的供应商其供货价格须报请物资采购监查组进行审议,经审议通过后方可执行,已经核定物料采购价格通知上调时,须附价格上调原因,采购部报请物资采购监查组进行审议,审议通过后方可执行;
第八条询价、比价、竞价
1、根据物料采购的需求,采购人员应至少选择三家适合条件的供应商进行询价,询价的内容包括品种、规格、数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、合同形式(长期合同或即时合同)等;
2、采购部在收到供应商反馈信息后,采购人员据此分别品种、规格、数量、质量、价格、交期、售后服务等进行比较分析,选择符合条件的供应商进行招投标,公开竞价;
3、物资采购监查组审议价格的过程严肃认真,审议的方法是评定计分制,审议的地点必须是公司注册地,审议的依据是供应商提交的投标书或报价单等。
第九条执行采购
1、采购人员接到经核准的“请购单”后,应与供应厂商进一步接触,进行正式的质量、价格和后续服务谈判。
对金额较大的或批量采购,应到供方生产工厂进行实际考察,以充分了解供方的资信程度、供货能力和现货品质等,向对方明确订货意向。
2、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员应准备相应买卖合同四份,经授权签字盖章后生效,供方留存两份,需方留存两份,其中一份采购部、一份财务部,合同需要列明至少下列条款:
2、1、供应商资料:包括名称、地址、联系人、联系方式;
2、2、采购物料的详细描述:包括品名、型号、规格等,如有超出标准的特殊要求需特别注明;
2、3、订单所采购的数量/重量:单位包装数量/重量;包装件数;
2、4、价格:单价,合计价、合同总额,定金或预付款
2、5、交货日期:分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
2、6、付款方式
2、7、所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等)。
2、8、质量保证条款:发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
2、9、运输方式和销售发票的要求。
3、属于分批交货的货物,采购人员根据实际需求,出具交货通知单经采购部门经理审核,加盖公章后由采购人员通知供方发货,
采购人员应跟踪控制材料物料交货,及时向供应商跟催交货进度。
4、发货前要求供应商在其“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便验收确认。
5、采购部门接到生产部门紧急采购案件,应立即进行询价、议价,按采购程序指明专人迅速办理。
6、阶段控制及沟通
6、1、采购过程分为请购、询价、订购、交货四个阶段,采购部应协调控制采购作业每个阶段的进度。
6、2、采购人员未能按既定进度完成作业时,应将异常情况反馈给主管上级,说明异常原因及预定完成日期,以便拟订对策处理。
7、采购作业方式除一般采购作业方式外,采购部门可依据材料物资使用情况和采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
7、1、集中计划采购:凡具有共同性的材料物资,可以集中采购计划交货的,可核定材料项目,通知生产等部门依计划提出请购,采购部门定期集中办理采购。
7、2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的大宗材料物资,应事先选定厂商,议定长期供货价格,报批准后通知各部门依需要提出请购计划。
8、退货
经检验不合格的材料物资需要退货时,仓库应出具红字“材料入库单”或拒绝入库,同时书面通知采购人员并附有关“材料检验报告”,采购应及时同供应商沟通进行后续处理。
第十条货物验收及付款
1、供应商交货时采购部应通知仓库,对实物清点件数或称重,随货同行的有关证件进行核对,实物与请购单或采购合同内容核对相符后签收,仓库出具入库单,库管员签字确认,如发现不符时,即通知采购部会同处理。
2、对有质量参数要求的材料物资,品管部派员验收,经验收合格后仓库出具入库单,同时品管人员和库管员必须签字确认。
第十一条付款结算
1、采购款项必须按采购合同所约定的时间和方式由财务部统一安排支付。
2、付款申请由采购人员提交,提交的内容包括:送货单、入库单、对方开具的发票、检验报告等,申请付款应严格按照相关合同要求进行,分清轻重缓急。
申请付款单上应注明交货日、开票日、预付款、已付款、余款等。
按审批权限经相关负责人签字后,方可办理付款手续。
3、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付:
3、1、紧急采购且不能及时办理财务付款手续;
3、2、外埠采购且供应商要求立即付款时;
3、3、现场调试期间临时急需材料采购;
3、4、1000元以下的零星采购。
第十二条进度控制及异常反馈
1、采购部应注重合同或协议的到货时间要求,掌握到货进度。
2、采购人员发现供货方交货日期有延误时,应主动与供货厂商联系催货,对异常原因及处理对策,通知生产部协调处理。
第十三条质量评价
就公司所耗用的材料物资质量予以关注,根据使用效果分别材料、分别供应商作出质量评价,以利于供应商的优选。
第十四条参与采购过程的各相关部门,明确分工、明确责任、互相配合,发挥互相督促的作用,确保公司利益不受损害。
第十五条参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不正之风,任何人不得私下收受回扣或佣金,虚心接受群众监督。
第11篇 学校小型设备采购小型修缮项目实施管理规定
(一)、小型设备等物品的请购、采购流程:
1、因教学等需要,由需用部门的主管提出申请,报总务处,由总务处核实,报请校长室批准。
2、总务处委派外勤人员到正规的商店或政府定点的供应商进行采购,回校将物品交财产保管员进行登记,并做好领用手续。
3、物品采购的发票由经办人、保管员、总务主任和校长签字后交财务报销做帐。
4、采购过程中做到货比三家,质量第一,廉洁自律。
5、价格高且又不在招标范围内的设备,由总务主任会同使用部门相关人员共同议价,并报校长。
(二)、小型修缮项目的立项和实施:
1、总务处在日常维护中发现问题或教师在教育教学上有需要,报请总务主任核实,由总务主任将修缮方案报请校长或校务会批准。
2、由总务处根据方案向二个以上有资质的施工队询价,然后同校长室一起确定施工队伍。
3、总务处与施工队签定协议,在确保不影响教学的前提下进行施工,施工结束后由总务处验收,合格后结清款项,发票由经办人、总务主任、校长签字。
4、实施过程中实事求是,廉洁自律,接受广大群众的监督。
第12篇 某物业公司采购物资管理规定
物业公司采购物资管理规定
1、各部门每周六上午把下周采购预算和工作快报一起上交总经理批准
2、按批准预算,由使用部门填写申购单,部门经理签字后,送采购部进行询价,原则上以货比三家及以最佳质量、最合理价格取舍,在可能范围内附上报价单及说明书,然后送财务经理审核及总经理审批,以此作为采购依据,经财务经理和总经理批准后,购买入库;
3、未经批准的采购申请单一律不准采购,禁止先买后批;
4、如有预算之外的紧急采购或临时采购,需报总经理批准,如无总经理批准,采购部一概不予受理;
5、为提高采购工作效率和部门协调,各部门物资需求一般需提前3天报单;
6、每周一和每周三为采购申报日,各部门在此两天将申购单交采购部;
7、为便于采购工作流转,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00拟定为请示财务经理和总经理审批申购单时间;
8、实行部门成本核算控制制度,即各部门购买、领用物资费用(单项、小额款)由各部门自行控制,如当月成本超出预算或规定标准将由责任人承担赔偿责任;
9、各部门申购单上需注明物资规格、数量、尺寸、用途、材质及特殊要求等,以方便采购,如发生采购失误(重复购买、采购过剩、多余购买等),将由相应责任人赔偿。
签署人:**物业管理有限公司
第13篇 x物业小区管理处物资采购管理规定
为了加强管理处对物资采购的管理,采购资金合理周转,提高工作效率,使物资采购过程程序化、标准化,特制定本办法:
1.物资采购的申请:
1.1.物资采购申请有三种:
1.1.1.每月由仓管员根据仓库中受用物资消耗情况,填写的《物资申请单》;
1.1.2.由各部门主管根据经理安排的整改计划所需材料,填写的《物资申请单》,单价在2000元以上的资产或设备及配件须附《物资申请报告》;
1.1.3.工作人员因处理突发事件所需材料,填写的《物资申请单》;
1.2.仓管员填写的常用物资的《物资申请单》必须于每月25日前报采购员处,整改项目及突发事件所需物资的《物资申请单》可随报采购员;
1.3.各部门填报的《物资申请单》上必须写明所需物资的名称、规格、单位、数量、用途及需要时间。
2.物资采购申请的批准:
2.1.采购员在收到由管理处经理审批过的《物资申请单》方可予以采购;
2.2.单价在2000元以上的资产或设备及配件,将《物资申请单》报告递交公司人事行政管理部审核,按体系要求的审批权限审批后方可采购;
2.3.若属紧急采购,经理不在时,须与经理联系同意后,先行采购之后填补《物资申请单》说明购买原因,由经理审批。
3.物资的采购:
3.1.a类物资必须到公司指定供应商处采购;
3.2.b类物资的采购应按公司指定的供应商处采购;
3.3.单品种商品采购资金达1000元以上的,不能使用现金,必须使用转帐支票支付。
3.4.物资采购申请在获得经理批准之后,采购员必须在一周内完成采购任务,紧急采购需当天完成,物资采购均由专职人员执行,非专职人员采购的物资,原则上将不予报销;
3.5.采购员应以供应商所售商品的质量、品牌、规格、价格进行详细的了解,与《物资申请单》上该商品的质量要求进行核对,准确无误后方可购买。
4.采购物资的验收:
4.1.物资采购完成后,采购员应及时通知各类物资的专项检验员、仓管员进行验收,并将验收结果及时填入《物资申请单》或《物资申请报告》中交资料室归档;
4.2.各物资的专项检验员负责对物资的质量进行验收,对于包装物资出现无标志、有受潮、水迹、破损等异样,必须打开包装进行验收,如出现不合格物资,由所验物资的专项检验员填写《不合格物资处理单》并呈请部门经理审批,不合格物资的处理由采购人员按部门经理意见执行;
4.3.仓管员按照《物资申请单》上的要求及经理的批复对采购回来的商品数量进行验收,按重量计算的全部过秤,按件数计算的全部点数,按理论换算的,全部检尺换算,以实际检验结果数量为实收数量,并填写《物资入库单》,将商品入库;
4.4.采购员凭《物资申请单》、采购商品发票和《物资入库单》到财务人员处报销;
4.5.采购完成后,采购的有关文件记录交资料室存档,以备查询。
第14篇 配件采购管理规定办法
备品备件采购管理规章制度
第一章总则
备品备件的采购工作是采购供应部的主要工作之一。
承担着公司所属生产企业所需国内外备品备件的采购、供应工作包括申购计划的整理、归类、采购任务的安排、供求信息的收集、整理及时向申购单位、部门经理及分管副总裁反馈、汇报相关信息与供应商谈判、签订合同跟踪收货和质量跟踪监督、反馈档案的建立等。
第二章岗位设定
采购岗位负责集团公司生产所需的备品备件的采购工作采购内业岗位负责备品备件申购单的汇总、分类及整理备品备件申购的台帐登记相发票的审核按时编制采购月、季及年度报表。
第三章工作任务
1、负责备品备件的采购供应工作。
及时了解市场行情多方收集、整理相关供应商信息不断拓宽供应渠道。
有选择地收集、建立供应商档案以备后用。
2、加强学习熟悉公司各种型号的生产设备掌握各种型号的备品备件在相关的生产设备中的功能、物性指标、性能、质量等。
采购适价、适质及符合设备技术要求的备品备件。
3、认真审核、汇总、分类各公司递交的申购单核对各种备品备件的货存情况严格按备品备件采购程序对所采申购的备品备件的型号、货期、价格等进行查询及时向各申购公司、部门经理及分管总裁反馈查询结果。
合理选择合格的分承包方。
4、严格执行备品备件的采购审批及备案程序即备品备件的型号及货期限必须由各申购单位确认备品备件的价格必须部门经理及分管总裁审批签订的合同所经办人员必须自行建档外还需要送财务部备案。
5、根据备品备件的使用功能、设备要求等参考价格因素确定国内采购或国外采购需从国外采购的将签订的合同移交进出口科按国外采购工作程序进行采购需在国内采购的按备品备件采购程序进行采购。
6、全程跟踪已签合同或已开证的备品备件的生产、发货情况。
对已到货的备品备件配合仓库清点数量、配合质检进行验货。
对不合格的备品备件负责按合同规定和客户协客户拜访纪要销售分销指标会议纪要新产品指标岗位职责及工作要求生产技术指标市场营销指标供应链指标衡量指标完成计计划编制说明供应商资质和管理办法管理制度采购管理制度终端运作模式工作指引工艺流程生产计划安排营销管理制度商退货、索赔等处理办法对合格的备品备件负责向财务部申请对外付款。
7、及时整理、归类业务档案以备部门经理、分管总裁及相关领导的检查按时按质地编制采购报表。
8、协调处理与相关部门的工作联系主动向部门经理及分管副总裁汇报工作递交资料诚恳接受检查重大问题应请示部门经理及分管副总裁核决。
第四章权限
1、有权选择合格的分承包方并送部门经理及分管总裁核定。
2、有权根据备品备件库存情况对配件进行合理调配对有疑意的申购单可提出异意送部门经理及分管副总裁审批后可以予以绝拒采购。
3、对外签订合同金额在50万人民币以下的由部门经理审批审批金额在50万人民币以上含50万人民币送分管副总裁审批签名。
4、对外付款、承兑货款时货物发票需附仓库的验收单和质检部门的检验报告单经财务部审核数量无误经办人确认价格后报部门经理及分管副总裁签名批准方可对外付款。
第五章职责
1、对备品备件的采购供应不及时而造成生产设备故障不能及时得到维修负责。
2、对备品备件的品种、规格、质量不符合公司的质量要求影响生产和工作负责。
3、对采购过程中因工作失误或价格问题及不按备品备件的采购程序进行采购使公司蒙受经济损失负责。
4、对不遵守公司的规章制度或假公济私而给公司造成不良影响或经济损失负责。
第五章工作程序
详见附图备品备件采购工作程序图
第15篇 石化炼化三剂和油田化学剂采购管理规定
1 基本要求
1.1管理范围界定
1.1.1管理范围为《中国石化物料分类与代码》第10大类炼化三剂与油田化学剂(以下简称“三剂”)
1.2管理原则
1.2.1充分发挥总部、企业两个积极性,坚持生产技术机动使用及物资供应等相关部门协同管理的原则。
1.2.2科学理性采购,保证安全及时经济供应,坚持性价比最优、综合成本最低、使用效果最佳的采购管理原则。
1.3管控方式
1.3.1运用集团化采购和企业自采方式,采取科学协调的运行机制,实现信息化监督管理。
1.3.2采取分层管理区别控制的方式,提升集团化采购优势,增强资源获取能力;提高企业自采管理效率,降低采购管理成本。
2组织机构和职责
2.1总部部门职责
2.1.1科技开发部负责制定三剂产品技术标准,建立产品准入制度;引导生产企业提高产品质量,督促指导企业做好产品质量检验;负责编制中国石油化工集团公司、中国石油化工股份有限公司(以下统称中国石化)三剂年度需求计划,牵头组织重要国产三剂和进口三剂的审批工作。
2.1.2炼油事业部负责炼油助剂产品技术认证和化工装置三剂产品消耗控制以及使用效果评价工作,对重要三剂和进口三剂计划提出意见。
2.1.3化工事业部负责化工助剂产品技术认证和化工装置三级产品消耗控制以及使用效果评价工作,对重要三剂和进口三剂计划提出意见。
2.1.4石油工程管理部、油田勘探开发事业部分别负责油田钻井助剂、采油及压裂助剂产品技术认证以及产品消耗控制与使用效果评价工作。
2.1.5物资装备部负责建立三剂产品供应商网络并对供应商进行考核、考察,按照总部集团化采购要求,负责组织企业联合谈判、签订框架协议。
2.2企业职责
2.2.1编制本企业三剂需求计划,组织技术与商务交流,配合集团化采购的同时实施自采品种采购。
2.2.2建立在用三剂采购及使用分析、考评、考核机制,制定三剂质检大纲和入库检验流程。
2.2.3运用三剂管理信息系统,进行横向比较,选择优势产品分析研究,优化三剂采购、使用方案。
3管理规则与程序
3.1建立上下沟通快捷高效的三剂采购管理制度,制定实用方便的操作控制流程。
3.2授权集中采购中心及时搜集三剂市场行情,编报月度市场分析报告,提出采购策略及价格调整建议。
3.3物资装备部根据上报的采购策略及价格调整建议按月发布采购执行价格和市场参考价格,指导需求共性企业适时优化采购。
4重点管控内容
4.1计划编制
4.1.1企业需求计划应兼顾中国石化内部、外部资源,坚持实行重要国产三剂采购与进口三剂引进申报制度;对同类装置、同品种三剂优选两种以上可相互替换品种,避免造成独家采购。
4.1.2企业采购计划应与每年底通过中国石化三剂管理信息系统上报物资装备部,并在次年一季度末做好采购计划调整工作,以提高采购计划准确率。
4.2供应商管理
4.2.1集团化采购供应商管理
4.2.1.1集团化采购供应商管理由物资装备部委托授权集中采购中心组织相关企业每两年进行一次现场考察。
4.2.1.2供应商考察必须提供5张以上反映其实际生产能力的现场照片。作为供应商准入、年度综合考评和风险评估依据。
4.2.1.3物资装备部委托授权集中采购中心,每半年组织1此相关企业按照集中会审制要求,对供应商准入和新增产品(列入科技开发部筛选检验是三剂品种,必须预先取得质量检测合格证明)目录进行集中会审。
4.2.1.4物资装备部委托授权集中采购中心按年度或框架协议周期,对三剂组采品种供应商进行动态量化考核及风险评估,集中会审、排序、分级管理。
4.2.1.5物资装备部定期对两年以上无交易业绩、连续两个考核周期内动态量化考核不合格和分级排序靠后的供应商进行优胜劣汰清理,对定期、不定期筛选检验或质量监督抽查不合格的供应商暂停其交易资格。
4.2.2企业自采供应商管理
企业比照总部组织集中采购供应商管理模式对自采品种供应商进行管理。
4.3采购管理
4.3.1框架协议采购
4.3.1.1对确定为招标和联合谈判品种,物资装备部授权集中采购中心组织共性需求企业收集分管品种市场供求信息、制定采购策略,统一谈判价格,实施分享式框架协议采购。
4.3.1.2对确定为直采(战略采购)的品种,物资装备部通过建立计价公式、运用调价机制,遵循科学理性管理原则,实施自愿锁定式框架协议采购。
4.3.2业绩引导订购
4.3.2.1按照供应商年度排序分级结果及在中国石化供应业绩,优选供应商及产品,保证供应安全。
4.3.2.2搜集、建立三级供应商技术发展与市场供应信息,采购订货向生产经营实力强、技术先进、产品质量稳定可靠的供应商倾斜。
4.3.3独家采购管理
4.3.3.1对于现行独家采购的品种,物资供应、生产、技术及使用部门应相互配合,积极引进新品种试用,打破独家采购。
4.3.3.2对专有技术或度假专利产品只能独家采购的品种,应建立规范的申请审批制度。
4.4质量管理
4.4.1各企业要按照科技开发部统一制定的石化一级标准和准入技术要求,建立健全三剂采购技术标准规范及三剂采购质量检验追踪和责任追究制度。
4.4.2三剂产品入场必须进行质量检测、检验,对受技术条件限制的检测品种,可按照规定的区域检验或委托检验办法实施检验。
4.4.3接受科技开发部组织的定期或不定期质量筛选检验与监督抽查检验。
4.5技术交流与使用管理
4.5.1企业物资供应部门牵头组织技术交流和技术谈判,使用部门或相关技术责任部门对技术文件进行审核并签字确认。
4.5.2企业生产、技术和使用部门是三剂技术与使用管理的责任主体。
4.5.3企业生产、技术和使用部门负责新产品引进试用,分析评价、评估三剂产品使用效果,定期书面评价三剂使用情况,并向物资供应部门反馈。
4.6三剂类危险化学品管理
4.6.1企业要对在用三剂进行危险性鉴别。列入三剂类危险化学品的采购、储运及使用应严格执行国家有关安全、环保规定。
4.6.2贵金属三剂品种管理按照《中国石化贵金属管理规范》执行。
5检查与监督
5.1物资装备部与总部相关部门定期检查通报企业度假采购及隐性独家采购情况。
5.2物资装备部每年定期对三剂采购及使用管理工作进行监督、检查与考核,促进企业提高三剂效能检查绩效。
5.3按年度评选三剂采购管理先进单位及优秀供应商。
第16篇 材料采购管理规定办法
材料采购管理规定【1】
资源简介(以下内容从原文随机摘录,并转为纯文本,不代表完整内容,仅供参考。)1、采购总则
1、1为规范集团公司采购工作,特制定本制度。
1、2本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2、采购原则
2、1、严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、2、大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。
2、3、采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2、4、采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2、5、所有采购人员必须做到以下廉洁制度:
2、5、1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
2、5、2加强学习,提高认识,增强法治观念。
2、5、3廉洁自律,不能向供应商伸手。
2、5、4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
2、5、5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
2、5、6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3、采购程序
3、1供应商的选择
3、1、1供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。
3、1、2对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3、1、3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3、1、4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3、2采购程序
所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。
3、2、1工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。
3、2、2固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3、2、3车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批,最后交采购部门采购。
3、2、4工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。
3、2、5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性,财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3、2、6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
材料采购管理制度(试行)【2】
总 则
为了进一步加强材料管理,降低工程成本,规范材料管理、采购、周转过程,增收节支,提高企业经济效益,本着分清职责,保证材料正常供应的原则,现结合实际情况,经研究,特制定本制度。
第一条、采购部工作职责
1、负责维修工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总维修部周转材料及使用材料计划,编制维修部材料成本及利润工作报告,加强工程材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制,及时反映工程材料的实际支出、盈亏。
2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。
3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集,建立建全材料合格供应商信息库。
4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作,维修部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料,零星材料及辅材类材料的采购、验收,进行质量监督。
5、负责维修部材料、设备、周转材料的使用管理及材料账目的考核、抽查、监督工作。
6、完成上级领导交办的其他工作任务。
第二条、材料计划
1、维修部提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出材
料使用计划,填制《维修材料使用计划表》(准确率允许在80%即可)维修部负责人签字确认后,由采购部进行询价、比价、定价,询价单位不少于3家。
2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期,施工部门应提
前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底,施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主,加工类材料计划填制《异型材料加工单》。
3、零星材料计划由维修部及时提出,填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购。
5、对临时急需材料,项目施工员提出计划,工程部经理签字,材料员报材料部门主管批准后采购,严禁材料人员擅自采购无计划材料。
6、材料计划方面主体责任方为施工部,出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任。
7、采购部材料计划工作,应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类,并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询(注:不需要施工部提供材料计划,该工作全部由材料部负责进行,主要目的是在第一时间开始材料计划工作,避免工期紧张造成材料供应不及时)
第三条、材料询价、定价程序
1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作,填写《材料(周转材料)采购比价单》 (附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章),《材料(周转材料)采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。
2、采购部在完成《材料(周转材料)采购比价单》后一天内完成会签,采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可(成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格,采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格)。
3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购,由采购部、维修部组织采取
公开招标或议标的方式,确定供应商洽商合同,经分管领导批准,总经理审核后方可采购。
5、对小型材料、设备的询价、定价、采购,由采购部自行询价报维修部
审核,由采购员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话(确保信息准确)出现材料组织困难应及时通知施工部。
第四条、材料采购程序
1、采购部根据公司总经理审批的《材料(周转材料)采购比价单》的情况及时签订采购合同,采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场;材料员直接联系供料商,要求供货商按要求供货。
2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理,并根据工程的进展情况及时与供应商联系,确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由维修部材料员及时组织采购。
3、项目需由甲方或业主批价认可的材料,由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。
第五条、合同签订
1、壹万元以上(含壹万元)材料、设备合同的签订,采购部根据《材料(周转材料)采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况,拟订出材料合同样本(技术性指标需会同技术人员确认)随附供应商资质证明。
2、壹万元以下的零星材料采购(本材料整个项目部用量不超过壹万元),原则上可以不签订合同,项目部填写备案说明,相关人员签字后交采购部备案。
3、对项目上拟包工包料分项工程,签订合同时,需采购部、项目部共同参与,材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同,项目部配合;人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同,采购部配合,项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理。
第六条、材料款付款程序
1、主要材料拨款,采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》(此单据由财务部编制),经采购部、工程部,财务部审核,报总经理审批,作为付款依据。
2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的
拨付,财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量,核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》(此单据由财务部编制),经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款。
3、对于公司指定的长期合作的小型材料(指成批量的零星材料)供应商,签订合同备案说明后,原则上不必签合同,每月对所供材料的价格审核无误后,按月拨付总产值95%的货款,余留5%作为质量保证金,在工程顺利结束后,拨付总产值的3%货款,工程验收后,拨付余留的2%货款。签字程序同上。(注:供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料,如:营业执照、税务登记等)
第七条、材料备用金、台帐管理
1、原则上每个项目设一名材料员(材料员可兼),负责该项目材料总账的管理、材料验收(调拨)明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。
2、需要现金购买的材料,由采购部经办人填写备用金借款单,总经理批准后,到公司财务部领取,凭票据到财务处报销冲备用金帐。
3、采购部负责监督采购员材料资金的使用,严格控制资金在合同范围内执行。
4、材料对账、报账与盘点:
(1)每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账,填写《材料(机具)对账卡片》,由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存。
(2)对账时间:每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账。
(3)盘点时间:每月25日到31日与材料会计进行库存盘点
第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理
1、材料、设备入库管理
(1)材料、设备进场,材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库,
登记入帐手续,入库前仓管员应清点好材料的数量,核对对材料、设备的外观、形状,检验材料的质量,对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。
(2)所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单,填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。
2、材料验收管理
(1)材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收,砂子、石子按车量方进行抽检,钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数(过磅)进行抽检。需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检。
(2)采购部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理,对退场材料进行整理达到验收标准,材料员组织材料退场。
(3)对现场报废的材料、物资,由项目部负责进行清理,报公司批准后进行处理,处理费用上交公司财务。
3、 材料丢失、退场、报废管理。
(1)、项目部材料员在日常工作中,如发现周转物资及现场材料有丢失情况是,第一时间将丢失情况向项目部、采购部汇报并查清原因,交采购部、工程部、财务部备案。
(2)、工程结束后,剩余材料堆公司仓库的,盘点后填写《剩余材料退库明细表》,交采购部、财务部留存。退给供应商的材料要填写《退料单》,(负值,红字体现)。同样交采购部、财务部留存。
(3)、施工过程中,现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》,每月25日后30日前交与采购部、财务部留存。
(4)、项目施工过程中,所有的产生的车辆运费,机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》(此表格又工程部编制)
