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第1篇 大学物业合同档案管理办法
n大学物业公司合同档案管理办法为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。
3、 合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。4合同台帐应包括以下内容:1) 、合同名称;2) 、合同主体;3) 、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);4) 、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);5) 、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)6) 、其他应当记载的重要内容。
5、 合同台账应附以下资料:1) 、合同文本;2) 、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;3) 、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;4) 、补充合同、会议纪要、往来函电;5) 、其他与合同有关的重要资料。
6、 合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。
7、 合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
六、 本办法由公司办公室负责解释。本办法自颁布之日起执行。
第2篇 z大学物业合同档案管理办法
n大学物业公司合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。
三、合同文档的管理办法
1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:jykfb-202206-001(经营开发部2022年6月份第1号合同)
3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。
4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。
5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。
7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。
8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。
四、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
五、合同台账管理
1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。
备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。
2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。
3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。
4合同台帐应包括以下内容:
1)、合同名称;
2)、合同主体;
3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);
4)、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);
5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)
6)、其他应当记载的重要内容。
5、合同台账应附以下资料:
1)、合同文本;
2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;
3)、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;
4)、补充合同、会议纪要、往来函电;
5)、其他与合同有关的重要资料。
6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。
7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。
六、本办法由公司办公室负责解释。
本办法自颁布之日起执行。
第3篇 南油物业合同管理办法
瑞海物业合同管理办法
为规范签订对外合同的相关管理工作,维护公司的整体利益,现将涉及合同签订的相关工作及程序做如下规定:
1合同签订的程序
1.1、起草合同。由合同涉及的部门或项目部负责起草合同内容。
1.2、合同的审核。
1.2.1将起草后的合同文本按公司《合同/协议流转单》的程序到公司相关部门流转,由相关部门对合同(外包方要求附有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章)签署意见。然后送交律师审核。
1.2.2根据律师审核意见和相关部门意见,拟定正式合同文本。然后将律师审核意见、相关部门签署过的《合同/协议流转单》、相关部门修改过的合同底稿及正式合同文本一同报公司总经理、董事长审批。
1.3、合同的签署。经公司总经理、董事长审批同意的合同先由乙方公司签字盖章,再由公司总经理签字(我方为乙方时,先后顺序视情况而定)。
1.4、上述程序完成后,到公司总经办盖章。
2、签订合同的管理
2.1、外包合同:要求提供外包公司有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章。
2.2、报总经理审批的正式合同文本中不得有空白项。
2.3、要求对方公司必须由法人或法人委托人(要求有法人委托书)签字并有签字日期。
2.4、总经办应检查合同符合上述要求后,再予以盖章。
2.5、总经办盖章后,公司留存两份正式合同(其中一份转交公司财务部)。项目部留存一份,交给对方公司一份(正式合同的总份数取决于对方公司需留存的份数,需在合同文本中注明)。
2.6、项目部对外经济合同一律盖公司章。特殊情况,需事先报公司领导同意后盖项目部章。项目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。
2.7、对于有自动顺延约定的合同,公司默认为顺延,如解除合同,须由项目部书面通知公司。
2.8、要求项目部对外出租房屋的合同,必须收取押金、有律师审核意见,并写明日期、费用。同时,与乙方签订消防安全责任书作为合同附件。
2.9、连续性合同要提前做好相应准备工作,保证在时间上连续且不重叠。
2.10、各项目部需设专人妥善管理合同。
本规定适用于公司各部门、项目部,从即日起执行。
第4篇 南油物业合同管理办法怎么写
瑞海物业合同管理办法为规范签订对外合同的相关管理工作,维护公司的整体利益,现将涉及合同签订的相关工作及程序做如下规定:1合同签订的程序
1.1、起草合同。
由合同涉及的部门或项目部负责起草合同内容。
1.2、合同的审核。
1.2.1 将起草后的合同文本按公司《合同/协议流转单》的程序到公司相关部门流转,由相关部门对合同(外包方要求附有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章)签署意见。
然后送交律师审核。
1.2.2 根据律师审核意见和相关部门意见,拟定正式合同文本。
然后将律师审核意见、相关部门签署过的《合同/协议流转单》、相关部门修改过的合同底稿及正式合同文本一同报公司总经理、董事长审批。
1.3、合同的签署。
经公司总经理、董事长审批同意的合同先由乙方公司签字盖章,再由公司总经理签字(我方为乙方时,先后顺序视情况而定)。
1.4、上述程序完成后,到公司总经办盖章。
2、签订合同的管理2.1、外包合同:要求提供外包公司有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章。
2. 2、报总经理审批的正式合同文本中不得有空白项。
2. 3、要求对方公司必须由法人或法人委托人(要求有法人委托书)签字并有签字日期。
2. 4、总经办应检查合同符合上述要求后,再予以盖章。
2. 5、总经办盖章后,公司留存两份正式合同(其中一份转交公司财务部)。
项目部留存一份,交给对方公司一份(正式合同的总份数取决于对方公司需留存的份数,需在合同文本中注明)。
2. 6、项目部对外经济合同一律盖公司章。
特殊情况,需事先报公司领导同意后盖项目部章。
项目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。
2. 7、对于有自动顺延约定的合同,公司默认为顺延,如解除合同,须由项目部书面通知公司。
2. 8、要求项目部对外出租房屋的合同,必须收取押金、有律师审核意见,并写明日期、费用。
同时,与乙方签订消防安全责任书作为合同 。
2. 9、连续性合同要提前做好相应准备工作,保证在时间上连续且不重叠。
2. 10、各项目部需设专人妥善管理合同。
本规定适用于公司各部门、项目部,从即日起执行。
治安制度
第5篇 南油物业合同管理办法格式怎样的
瑞海物业合同管理办法为规范签订对外合同的相关管理工作,维护公司的整体利益,现将涉及合同签订的相关工作及程序做如下规定:1合同签订的程序
1.1、起草合同。
由合同涉及的部门或项目部负责起草合同内容。
1.2、合同的审核。
1.2.1 将起草后的合同文本按公司《合同/协议流转单》的程序到公司相关部门流转,由相关部门对合同(外包方要求附有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章)签署意见。
然后送交律师审核。
1.2.2 根据律师审核意见和相关部门意见,拟定正式合同文本。
然后将律师审核意见、相关部门签署过的《合同/协议流转单》、相关部门修改过的合同底稿及正式合同文本一同报公司总经理、董事长审批。
1.3、合同的签署。
经公司总经理、董事长审批同意的合同先由乙方公司签字盖章,再由公司总经理签字(我方为乙方时,先后顺序视情况而定)。
1.4、上述程序完成后,到公司总经办盖章。
2、签订合同的管理2.1、外包合同:要求提供外包公司有效营业执照副本复印件并加盖公章、及相关资质证明复印件并加盖公章。
2. 2、报总经理审批的正式合同文本中不得有空白项。
2. 3、要求对方公司必须由法人或法人委托人(要求有法人委托书)签字并有签字日期。
2. 4、总经办应检查合同符合上述要求后,再予以盖章。
2. 5、总经办盖章后,公司留存两份正式合同(其中一份转交公司财务部)。
项目部留存一份,交给对方公司一份(正式合同的总份数取决于对方公司需留存的份数,需在合同文本中注明)。
2. 6、项目部对外经济合同一律盖公司章。
特殊情况,需事先报公司领导同意后盖项目部章。
项目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。
2. 7、对于有自动顺延约定的合同,公司默认为顺延,如解除合同,须由项目部书面通知公司。
2. 8、要求项目部对外出租房屋的合同,必须收取押金、有律师审核意见,并写明日期、费用。
同时,与乙方签订消防安全责任书作为合同 。
2. 9、连续性合同要提前做好相应准备工作,保证在时间上连续且不重叠。
2. 10、各项目部需设专人妥善管理合同。
本规定适用于公司各部门、项目部,从即日起执行。
治安制度
