包括什么内容
本规程旨在规范物业公司的备用金管理流程，确保资金使用的透明度和效率。主要内容包括备用金的申请、审批、使用、报销及核销等环节的操作步骤和注意事项。
1. 备用金申请：明确备用金用途，提交详细预算。
2. 备用金审批：财务部门审核，确保合规性。
3. 备用金使用：记录每一笔支出，保持账目清晰。
4. 备用金报销：提供有效凭证，及时办理报销手续。
5. 备用金核销：定期盘点，确保资金安全。
编制指南
1. 制定流程：建立标准化的备用金管理流程，明确各环节职责。
2. 培训员工：组织培训，确保全员理解并遵守规程。
3. 实施监控：定期审计，检查规程执行情况。
4. 反馈调整：收集执行反馈，适时优化规程。
复审规定
1. 定期复审：每年至少进行一次规程全面复审，以适应公司发展变化。
2. 不定期审查：当业务环境或政策变动时，及时进行规程修订。
3. 复审参与：涉及备用金管理的各部门应参与复审，确保规程的全面性和实用性。
4. 记录存档：复审结果应记录在案，供日后参考。
备用金管理是物业管理的重要组成部分，务必遵循此规程，确保资金的有效利用和合理管控。对于规程执行过程中遇到的问题，应及时向上级汇报并寻求解决方案。在日常工作中，我们要强化财务纪律，提高资金使用效率，为业主提供优质服务，实现公司的长期稳定发展。
物业公司备用金管理作业规程范文
1.0目的
1.1本规程规范备用金的管理程序,确保备用金借支、冲减的合理及安全。
2.0适用范围
2.1本规程适用于公司的备用金管理工作。
3.0职责
3.1备用金借支人负责备用金的保管工作。
3.2备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。
3.3出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。
3.4财务部会计负责备用金的核算工作。
3.5财务部经理负责备用金管理的监督工作。
4.0工作要点
4.1备用金的借支范围
4.1.1为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。
4.1.2为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项。
4.2备用金的借支规定
4.2.1借支备用金人员应及时冲减备用金。
4.2.2备用金借支人不得擅自挪用备用金。
4.3备用金的借支标准
4.3.1在日常零星开支平均全额的基础上上浮20%,但最高不超过2000元。
4.3.2出差人员按出差地点的长短决定。
4.3.3采购人员凭《采购计划表》上汇总金额借支。
4.4备用金的分类
4.4.1定额备用金:是为了满足公司有关部门日常零星开支需要的备用金,定额备用金经核定后,一般不得随意增减;
4.4.2非定额备用金:是用款部门根据某次实际需要向财务部门领取的备用金。
4.5备用金的申请、支付程序
4.5.1申请领用备用金的部门或个人,应填制《现金借款单》,借款单包括:借款人、借款理由、借款金额、还款期限等内容。
4.5.2 业务费备用金凭总经理审批后的《业务费申请表》办理借款。
4.5.3 旅差费备用金凭审批后的《出差申请表》办理借款。
4.5.4申请人将《现金借款单》交其所在部门负责人签名确认后,送财务部经理审核。
4.5.5财务部经理经审核后认为符合借支规定的,应在财务审核栏内签署姓名及审核日期报总经理审批(属管理处备仓或日常采购的,经管理处主任签名即可);如经审核不符合借支规定的,财务部经理应在《现金借款单》上签署具体意见后退回借款人。
4.5.6总经理或管理处主任审批后,借款人到财务部出纳处领取备用金。
4.5.7出纳员按照《现金管理标准作业规程》中的有关规定支付现金。
4.5.8员工非工作原因需借支备用金的,应按照《现金管理标准作业规程》中的相关规定进行处理。
4.6 备用金的冲减程序
4.6.1 领用定额备用金的部门或个人,原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续;因特殊情况无法在规定期限内报销的,须事先经财务部经理同意后可适当延迟,但最长不超过一个月。
4.6.2 借支定额备用金的报销费用由出纳员按照《现金管理标准作业规程》支付借支人,以便补足备用金定额。
4.6.3 领用非定额备用金的部门和个人原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续;如因故不能在规定期限内报销的,应事先经财务部经理同意后可适当延迟,但最长不超过一个月。
4.6.4 财务部出纳冲减备用金。
4.6.5 如借支金额大于支出的报销金额,借支人应按规定交回备用余金额;如借支金额小于报销金额的,出纳员应补回差额部分。
4.6.6 非定额备用金的借支人如不能在规定的期限内归还,又无正当理由的,公司财务部将在其当月工资中扣除;情节严重的除追收滞纳金外,还将按公司奖罚制度中的相关规定处罚。
4.6.7 财务部负责人应于每月末对备用金借支财政部进行核查,如发现违反了备用金管理规定,财务部将视其情节轻重收回备用金,严重的还将按公司奖罚制度中的有关规定予以处罚。
4.7 备用金资料的保管
4.7.1每月末,财务部会计应将当月备用金凭据汇总编制记账凭证登记账簿,并进行相应的账务处理。
4.7.2财务部经理对当月发生的备用金借支、冲减资料进行审核无误后,加密在财务
部长期保存。
4.8 本规程的执行情况将作为财务部相关人员的考评依据之一。
5.0 引用文件和记录表格
5.1 《现金借款单》
5.2 《采购计划表》
5.3 《业务费申请表》
5.4 《出差申请表》
