- 目录
包括什么内容
1. 会议策划与筹备
2. 参会人员管理
3. 场地与设施安排
4. 会议日程制定
5. 会议执行与监控
6. 会议后期评估与改进
编制指南
1. 会议策划与筹备
- 确定会议目的和目标
- 选择合适的日期、时间和地点
- 制定预算，考虑资金来源与分配
- 确定参会人员名单，发送邀请函
- 准备会议主题和议程草案
- 安排餐饮与住宿（如有需要）
2. 参会人员管理
- 收集并整理参会者信息
- 提供参会指南，包括交通、住宿、日程等信息
- 处理报名与注册事宜
- 协调特殊需求，如饮食限制、辅助设备等
3. 场地与设施安排
- 预订并检查会议场地，确保设施完好
- 设置音响、投影等设备，进行预先测试
- 布置场地，包括座椅、展示板、签到台等
- 安排安全与紧急出口指示
4. 会议日程制定
- 根据议程主题确定演讲人和讨论小组
- 设计合理的时间分配，留出提问和休息时间
- 制作会议日程表，分发给所有参会者
- 跟进演讲人准备情况，确保内容质量
5. 会议执行与监控
- 指导签到流程，确保参会者顺利入场
- 监控会议进程，及时解决突发问题
- 记录会议要点，准备会议纪要
- 确保会议期间的安全与秩序
6. 会议后期评估与改进
- 收集参会者反馈，评估会议效果
- 分析会议成本与效益
- 总结经验教训，制定改进措施
- 归档会议资料，为未来参考
复审规定
1. 每次会议结束后，由会议组织者进行初步复审，汇总问题与建议。
2. 每季度或年度，由高级管理层对过去会议进行综合复审，确认管理标准的有效性。
3. 在复审过程中，考虑行业动态和公司发展，适时更新管理规程。
4. 复审结果需形成书面报告，提交给相关部门和领导审批，必要时进行全员培训。
5. 对于重大问题或改进措施，需立即实施，并在下次会议中验证效果。
以上规程旨在提供一个标准化的会议活动管理框架，各阶段的具体操作应结合实际情况灵活调整。在执行过程中，团队协作与沟通至关重要，以确保会议的成功举办。
会议活动管理标准作业规程范文
会议、活动管理标准作业规程
1.0目的:
为了提高会议效率,很好地总结会议精神,使信息得以有效传达及合理利用,特制定本规程。
2.0范围:
本规程适用于综合管理部关于会议活动的组织、实施。
3.0职责:
综合管理部经理负责会议的组织。
综合管理部文员负责会议的召集通知。
4.0程序要点:
4.1会议类型:公司例会、专题(专业)研讨会、报告会、培训会、年中(终)工作总结会议。
4.2会议的召开组织及实施。
4.2.1公司例会。
a.按照规定,每周周四下午2:00召开,遇特殊情况,由综合管理部另行通知。
b.与会人员需携带《工作计划》(每月25日左右例会携带)、前次《会议纪要》、《一周工作通报》等相关资料并准备好汇报内容。
c.参会人员到会填写《会议签到表》。
d.由综合管理部文员做会议记录,并进行整理形成《会议纪要》。
e.《会议纪要》由分管总经理审核后于下周一发放到各部门(项目)。
4.2.2研讨会。
a.各部门(或项目)组织小型专题会议及培训时,应在《一周工作通报》中写明会议时间、地点、与会人员范围、会议内容等内容。
b.对于公司各部门及各项目参加的专题会议,发起部门需提前三天拟好《会议通知》交至综合管理部,由综合管理部进行统一发放,并通报分管总经理及进行会议场地预订等协调工作。
c.发起部门拟订《会议通知》需注明会议时间、会议地点、与会人员范围、会议内容、参会应携带资料及特殊要求等。
d.如有与会议相关资料,则请会议发起部门提前准备好,在会前发放至相关与会人员。
4.2.3培训会议。
a.综合管理部按照人力资源部根据分解年培训计划制定的每月培训计划要求时间进行召集。遇特殊情况,综合管理部在接到人力资源部通知后另行通知。
b.与会人员带好培训材料,认真做好记录。
c.培训会议发起部门(或项目)做会议记录,进行整理后于第二天发放到相关部门及人员,并在综合管理部留存归档。
4.2.4年中(终)工作总结。
a.集团或公司确定会议时间,由综合管理部提前7天通知与会人员或部门。
b.由综合管理部提前安排好会议议程、工作报告,并安排好会场等事宜。
4.3会议要求
4.3.1需按时出席,如遇特殊情况应提前向分管总经理及会议发起部门请假。
4.3.2注意保持会场纪律,积极思考,主动发言,并认真做好会议记录。
4.3.3关闭通讯设备或放置于会议状态,保证会议正常进行。
4.3.4保持会场环境,不乱扔果皮、烟头、纸屑等。
5.0相关支持性文件:
6.0相关记录:
《会议签到表》sw-jl-g-072
《一周工作通报》sw-jl-059
《发文记录》sw-jl-g-070
