包括什么内容
1. 档案收集：确保所有业主的基本信息、购房合同、产权证明、联系方式等关键文件的完整收集。
2. 档案分类：按照业主姓名、房屋编号、入住时间等标准进行有序分类。
3. 档案存储：采用安全可靠的物理或电子存储方式，保证档案的安全性。
4. 档案更新：定期跟踪业主信息变动，及时更新档案内容。
5. 档案检索：建立高效的检索系统，方便快速查找所需档案。
6. 档案借阅与保密：设定严格的借阅流程，确保业主信息的机密性。
7. 档案销毁：对过期或不再需要的档案，按规定程序进行安全销毁。
编制指南
1. 制定详细的操作流程：明确每个步骤的具体操作方法，包括档案的录入、整理、保管和销毁等。
2. 培训员工：确保所有相关人员了解并能正确执行规程，提高工作效率和准确性。
3. 实施监控：定期检查档案管理的执行情况，及时发现并解决问题。
4. 更新规程：随着业务发展和技术进步，适时修订规程以适应变化。
5. 法规遵从：确保规程符合国家及地方关于档案管理的法律法规。
复审规定
1. 年度复审：每年至少进行一次全面的规程复审，评估其适用性和有效性。
2. 变动触发复审：当法律法规变更、公司政策调整或工作流程改进时，立即启动复审。
3. 复审参与者：由档案管理部门负责人、it部门代表及相关业务部门人员共同参与。
4. 复审内容：包括规程的完整性、操作性、合规性和更新需求。
5. 结果记录：复审结束后，形成书面报告，记录修改建议和最终决定，并存档备查。
本规程旨在规范业主档案的管理工作，提升服务质量和效率，同时也保护业主的隐私权益。请各部门严格遵守，共同维护良好的档案管理秩序。
业主档案管理标准作业规程6范文
第1篇 业主档案管理标准作业规程6
业主档案管理标准作业规程(六)
1.0目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
2.0适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1 经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《钥匙领用登记表》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主入住验房表》;
4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9业主的有关证件复印件。
4.1.10其他应保存的资料。
4.2档案盒(夹)的制作
4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
第2篇 花园业主档案管理标准作业规程-5
花园业主档案管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范业主档案的管理工作。
2.0适用范围
适用于客户服务中心业主档案的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容。
4.1.1经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《物业分户移交验收单》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主人住验房表》。
4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9业主的有关证件复印件。
4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。
4.1.11其他应保存的资料。
4.2档案盒(夹)的制作。
4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。
4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
4.3业主档案袋的制作。
4.3.1准备适量的26cm_34cm左右尺寸的档案袋。
4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7业主档案的跟踪。
4.7.1当发生下列情况变化时,客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中:
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业主发生更替时。
4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。
4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。
5.0记录
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》。
第3篇 _管理处业主档案管理标准作业规程
管理处业主档案管理标准作业规程
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪:
(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》
第4篇 业主档案管理标准作业规程9
业主档案管理标准作业规程(九)
1.0目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
2.0适用范围
适用于管理处业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1经业主签署后的《业主临时公约》。
4.1.2《业主家庭情况登记表》。
4.1.3《入伙流转表》。
4.1.4《业主物品领取清单》。
4.1.5《装修申请表》
4.1.6业主的有关证件复印件。
4.1.7其他应保存的资料。
4.2档案盒袋的制作
4.2.1根据档案柜的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。
4.3业主档案袋的制作
4.3.1准备适量尺寸的档案袋。
4.3.2将写有楼层号、房号标在档案袋封面上。
4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。
4.6按档案柜内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7业主档案的跟踪
4.7.1当发生下列情况变化时,客户助理应将变化情况记录在业主档案中:
a)业主发生更替时。
b)业主联系方式改变时。
4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主档案目录》
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》
