包括什么内容
本规程旨在规范x管理处的业主档案管理工作，确保业主信息的安全、准确与高效利用。主要内容包括：
1. 档案收集与整理
2. 档案存储与保护
3. 档案检索与更新
4. 档案借阅与保密
5. 档案销毁与审计
编制指南
1. 档案收集与整理
- 收集业主的购房合同、身份证明、联系方式等基础资料，确保完整无遗漏。
- 对业主资料进行分类编码，如按楼栋、单元、房号排序，便于后期查找。
- 定期更新业主信息，如变更联系方式、产权变动等，确保信息时效性。
2. 档案存储与保护
- 存档资料应妥善保管，避免受潮、虫蛀、丢失等风险。
- 采用电子化存储，备份业主信息，以防纸质文件损坏。
- 设定访问权限，限制非授权人员接触业主档案。
3. 档案检索与更新
- 建立检索系统，通过姓名、身份证号等关键词快速查询业主信息。
- 定期核查档案信息，及时更新，保持信息准确无误。
4. 档案借阅与保密
- 设定借阅流程，确保档案安全，防止信息泄露。
- 借阅者需签署保密协议，违反者将依法追责。
5. 档案销毁与审计
- 对过期或不再需要的档案，按规定程序进行销毁。
- 定期进行档案管理审计，评估制度执行情况，提出改进建议。
复审规定
1. 本规程每年至少复审一次，以适应法律法规变化和管理需求更新。
2. 复审由物业管理部门负责人主导，结合业主反馈和实际操作经验进行。
3. 复审结果应记录在案，必要时修订规程，确保其有效性和适用性。
本规程旨在提升x管理处的服务质量和效率，各相关人员务必严格遵守，确保业主档案管理工作的规范性和安全性。在执行过程中，如有疑问或建议，应及时向上级汇报，共同维护良好的档案管理体系。
x管理处业主档案管理标准作业规程范文
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪:
(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》
