业主档案管理制度4篇

有哪些

业主档案管理制度是物业管理的核心环节，旨在确保业主信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下几个关键部分：

1. 档案收集与整理：涵盖业主的基本信息、房产证复印件、购房合同、联系方式等，要求及时更新，保证信息准确。

2. 档案分类与编码：根据信息类型进行分类，如业主个人信息、产权资料、服务记录等，并设定统一的编码规则，便于检索。

3. 档案存储与保护：设立专门的档案室，确保档案的安全存储，防止遗失或损坏，同时要定期进行防潮、防火处理。

4. 档案查阅与借阅：设定严格的查阅和借阅流程，确保业主隐私不受侵犯，同时防止档案被非法复制或滥用。

5. 档案更新与销毁：定期审查档案，更新过时信息，对于不再需要的档案，按照法律法规进行销毁。

6. 信息安全制度：建立信息安全防护体系，防止业主信息泄露，包括密码管理、权限控制和网络安全措施。

实施细则

1. 档案收集：新业主入住时，由物业人员负责收集齐全的业主信息，形成初始档案，后续信息变更需业主主动申报或物业定期核查。

2. 档案整理：采用电子化管理系统，将纸质文档扫描录入，便于快速检索。纸质档案则按编码有序存放。

3. 查阅权限：只有经过授权的物业员工才能查阅业主档案，且需记录查阅原因及时间，严禁私自查看。

4. 借阅流程：业主本人或其代理人需填写借阅申请，经物业负责人审批后，方可查看或复印档案，借阅期间档案安全由借阅人负责。

5. 信息更新：物业每年至少进行一次业主信息核对，发现变动及时更新；重大信息变更需业主书面确认。

6. 信息安全：设立专门的网络管理员，定期进行系统维护，确保数据安全。所有员工需签订保密协议，违反规定者将面临纪律处分。

上墙内容

1. 业主档案管理规定：简明扼要地列出档案管理的主要原则和要求，如“确保信息准确，尊重业主隐私”。

2. 查阅与借阅流程图：清晰展示从申请到归还的步骤，以便业主和员工理解。

3. 档案安全警示：提醒员工重视档案安全，如“严禁泄露业主信息，违者追责”。

4. 信息更新通知：提示业主及时更新个人信息，如“请保持联系方式畅通，方便我们为您提供服务”。

通过上述制度的实施，我们将确保业主档案的高效管理，为业主提供更加专业、贴心的服务，同时也保障了业主的合法权益。

业主档案管理制度范文

第1篇 大厦业主租户档案管理制度

管理部的服务过程是大厦运营的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面对业/租户各类服务关系。管理部的工作又是销售工作的延续。

当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠管理部的服务工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对管理公司的形象。

1.管理部的主要业/租户管理任务:

管理部的主要任务就是服务。只有健全业/租户档案及服务内容,才可能留住旧业/租户,吸引新业/租户。

2.管理部业/租户管理的日常工作包括:

及时上行下达业/租户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

协调与业/租户之间的关系,加强横向沟通;

做好与业/租户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

接听业/租户投诉,解决业/租户投诉;

接听业/租户工程报修电话,及时联系修复;

3.楼层钥匙的管理

管理部内设有大厦钥匙柜,钥匙柜内存放有大厦各个楼层、各个单位、公司的钥匙。钥匙柜的设立既可为忘记携带或遗失的业/租户提供开门服务,亦是大厦安全消防工作的必要保证手段。

4.业/租户档案管理

业/租户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

业/租户档案包括以下的资料:

1)收集业/租户单位资料

2)业/租户缴费记录包括各样应付之押金

3)业/租户装修工程文件

4)业/租户迁入时填具之资料

5)业/租户资料补充

1]业/租户联络资料

2]紧急事故联络人的资料

3]管理人员在日常职务常与业/租户人事变迁资料

6)业/租户与管理处往来文件

7)业/租户违规事项与欠费记录

8)业/租户请修记录

9)业/租户投诉记录

10)业/租户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

第2篇 八达岭山庄业主委员会档案管理制度

北京八达岭山庄业主委员会档案管理制度

(20__年_月_日业委会会议通过)

第一条 所有档案资料,由业主委员会指定专人负责保管。

第二条 各种档案资料应分类进行登记、编号,妥善保管。

第三条 档案室设在物业楼二层。

第四条 档案资料主要包括:

(一)各类会议记录、纪要;

(二)业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;

(三)各届业主委员会产生、备案的材料;

(四)山庄内所有建筑物产权清册及业主联系方式;

(五)订立的物业管理服务合同;

(六)山庄标识,有关法律、法规和业务往来文件;

(七)业主和使用人的书面意见、建议书;

(八)维修资金收支情况清册;

(九)会议录音、录像、照片等;

(十)竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;

(十一)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;

(十二)物业工程验收和质量保修文件,物业使用说明文件;

(十三)物业管理所必需的其他资料,包括物业交费统计表、物业经营开支统计表、物业服务人员花名册等;

(十四)其它有关材料。

第五条 委员因工作需要须查阅档案资料,并认真填写档案查阅单,不得将资料带出档案室。

第六条 业主查阅档案资料,须经两名业委会委员签字同意,并办理查阅手续,不得将资料带出档案室。

第七条 查阅档案的委员和业主应尊重业主的隐私权,依法保守秘密,若泄密依法承担全部责任。

第八条 因管理不当,发生档案资料遗失或残缺,档案管理人员的应承担相应责任并赔偿由此产生的损失。

第九条 本制度经业主委员会会议通过,按照《议事规则》第二十六条公示后生效。

第3篇 小区业主档案管理制度（9）

小区业主档案管理制度(九)

管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理,也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

1.管理处的主要业主管理任务:

管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容,才可能更好的服务业主。

2.管理处业主管理的日常工作包括:

及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

协调与业主之间的关系,加强横向沟通;

做好与业主有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

接听业主投诉,解决业主投诉;

接听业主工程报修电话,及时联系修复;

3.业主档案管理

业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

业主档案包括以下的资料:

收集业主单位资料

业主缴费记录包括各样应付之押金

业主装修工程文件

业主迁入时填具之资料

业主资料补充

业主联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

业主与管理处往来文件

业主违规事项与欠费记录

业主请修记录

业主投诉记录

10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

第4篇 小区大厦业主档案管理制度-6

小区(大厦)业主档案管理制度6

1.0业主档案构成规定

1.1业主档案

1.1.1 业主个人资料

1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话

1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式

1.1.1.4 身份证件复印件

1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)

1.1.1.6业主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼:委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成员资料(住宅物业)

1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式

1.1.2.3与业主关系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自联系方式

1.1.3产籍资料

1.1.3.1购房合同复印件

1.1.3.2房地产权书复印件

1.1.3.3房屋面积测绘资料

1.1.3.4收楼通知书

1.1.3.5收楼证明书及确认书

1.1.3.6收楼验收表

1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表

1.1.3.8钥匙托管书

1.1.3.9防火责任书

1.1.3.10精神文明公约

1.1.3.11业主(临时)公约

1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)

1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)

1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书

1.1.3.15房屋租任凭或转让协议

1.1.4物业使用资料

1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)

1.1.4.2单元物业使用记录

1.1.4.3单元物业维修保养记录

1.1.4.4单元物业维修派工单

1.1.4.5单元物业投诉记录

1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书

1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件

1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)

2.0业主档案管理规定

2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任

2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存

2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容

2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新

2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蚀等安全措施

2.6 对业主档案的保管要按照栋号、楼层号、房号先后顺序进行编号、分类、集中存放

2.7业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中,按照〈目录〉依次排列存放管理

2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发现缺少应立即查找,并确介档案的完整性

2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据

2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化情况及时记录在业主档案中

2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅

2.12业主档案应永久保存,并注意适时更新

2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等

2.14违反本规定,视情节处以10-100元处罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚