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有哪些
业主档案管理制度是物业管理的核心环节，旨在确保业主信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下几个关键部分：
1. 档案收集与整理：涵盖业主的基本信息、房产证复印件、购房合同、联系方式等，要求及时更新，保证信息准确。
2. 档案分类与编码：根据信息类型进行分类，如业主个人信息、产权资料、服务记录等，并设定统一的编码规则，便于检索。
3. 档案存储与保护：设立专门的档案室，确保档案的安全存储，防止遗失或损坏，同时要定期进行防潮、防火处理。
4. 档案查阅与借阅：设定严格的查阅和借阅流程，确保业主隐私不受侵犯，同时防止档案被非法复制或滥用。
5. 档案更新与销毁：定期审查档案，更新过时信息，对于不再需要的档案，按照法律法规进行销毁。
6. 信息安全制度：建立信息安全防护体系，防止业主信息泄露，包括密码管理、权限控制和网络安全措施。
实施细则
1. 档案收集：新业主入住时，由物业人员负责收集齐全的业主信息，形成初始档案，后续信息变更需业主主动申报或物业定期核查。
2. 档案整理：采用电子化管理系统，将纸质文档扫描录入，便于快速检索。纸质档案则按编码有序存放。
3. 查阅权限：只有经过授权的物业员工才能查阅业主档案，且需记录查阅原因及时间，严禁私自查看。
4. 借阅流程：业主本人或其代理人需填写借阅申请，经物业负责人审批后，方可查看或复印档案，借阅期间档案安全由借阅人负责。
5. 信息更新：物业每年至少进行一次业主信息核对，发现变动及时更新；重大信息变更需业主书面确认。
6. 信息安全：设立专门的网络管理员，定期进行系统维护，确保数据安全。所有员工需签订保密协议，违反规定者将面临纪律处分。
上墙内容
1. 业主档案管理规定：简明扼要地列出档案管理的主要原则和要求，如“确保信息准确，尊重业主隐私”。
2. 查阅与借阅流程图：清晰展示从申请到归还的步骤，以便业主和员工理解。
3. 档案安全警示：提醒员工重视档案安全，如“严禁泄露业主信息，违者追责”。
4. 信息更新通知：提示业主及时更新个人信息，如“请保持联系方式畅通，方便我们为您提供服务”。
通过上述制度的实施，我们将确保业主档案的高效管理，为业主提供更加专业、贴心的服务，同时也保障了业主的合法权益。
业主档案管理制度范文
第1篇 物业资料业主档案管理方案
物业资料与业主档案管理方案
为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。
一、资料或档案的收集与保存
首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。
二、资料或档案的整理与分类
所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。
1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。
2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。
3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。
4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。
5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。
6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。
7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。
三、资料或档案的归档
对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。
1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。
2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。
4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。
5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。
6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。
7.所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。
四、资料或档案的运用
工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。
五、业主档案的跟踪
当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。
六、过期资料或档案的销毁
对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。
第2篇 某物业项目业主档案资料管理规定
物业项目业主档案资料管理规定
1.职责范围
1.1管理处综合组人员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。
1.2档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。
1.3业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。
1.4业主档案的内容包括:业主入住登记表、房屋装修联系表、装潢施工安全保证责任书、室内设施验收表、住户装潢协议书、物业管理合同、住宅移交手续。
1.5档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。
1.6未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《档案资料调出登记》,并督促借调人及时归还。
1.7档案的管理环境必须做到三防即:防火、防潮、防变质。
1.8日常档案资料检查中发现破损现象应立即修复。
2.质量记录:
2.1《档案资料调出登记》c7.5.1-5.20-a
第3篇 业主档案管理工作规程-2
业主档案管理工作规程(二)
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3)《业主家庭情况登记表》。
(4)《钥匙领用登记表》。
(5)《业主证领用登记表》。
(6)《业主入住验房表》。
(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪:
(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》
第4篇 管理处业主档案管理程序
管理处业主档案管理程序
一.目的
规范客户档案的管理工作。
二.适用范围
适用于管理处业主档案的动态管理。
三.职责
1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四.程序要点
1.业主档案内容。
1)经业主签署的《业主公约》。
2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
3)《业主家庭情况登记表》。
4)《钥匙领用登记表》。
5)《业主证领用登记表》。
6)《业主入住验房表》。
7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。
8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
9)业主的有关证件复印件。
10)业主产权确认登记(产权证书)。
11)其他应保存的资料。
2.档案盒(夹)的制作。
1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:×××-×.×-s.w-业主档案:表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。
3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
3.业主档案袋的制作。
1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。
2)将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
7.业主档案的跟踪。
1)当发生下列情况变化时,行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业主发生更替时。
2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。
3)对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
8.业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。
9.业主档案应永久保存。
10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。
12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;
13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;
14.借阅档案要经过批准,并做好记录。
第5篇 新世界地产物业业主档案管理规定
新世界物业业主档案管理规定
1.目的
1.1规范业主档案的管理工作
2.适用范围
2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。
3.职责
3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.程序要点:
4.1由客服组前台对业户档案的管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。
5.业主档案内容:
5.1收楼资料:
5.1.1《业主家庭情况登记表》;
5.1.2《业主证领用登记表》;
5.1.3业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);
5.1.4《物品资料及钥匙签收表》;
5.1.5楼宇情况检查表;
5.1.6收楼通知书;
5.1.7交款通知书;
5.1.8购房认购书
5.1.9管理公约签约页;
5.1.10《物业服务合同》;
5.2装修资料:
5.2.1《装修申请审批表》;
5.2.2《住宅室内装修管理协议》;
5.2.3《装修承诺书》;
5.2.4《闭水试验确认书》;
5.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》;
5.2.6《装修人员管理条例》;
5.2.7相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);
5.3入住日常资料:
5.3.1业主来函;
5.3.2客户服务单;
5.3.3催缴费通知单;
5.3.4《整改通知单》;
6.业主档案袋的整理
6.1业户资料整理、分类:
6.2资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
6.3业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写业主档案资料情况表;
6.4资料收集按先后顺序主要分为三大部份:业主资料、装修资料、日常管理资料。
6.5业户资料归档时间和更新:
6.6客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;
6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;
6.9客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
6.10每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
6.11销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:
7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料,须于客服组前台进行登记,并说明因由;
7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;
7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;
7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;
8.保密要求:
8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;
8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。
9.业主档案的跟踪:
9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业部经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。
9.3业主档案应永久保存。
9.4将各业主资料输入电脑进行管理。
10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。
11.相关文件和记录
11.1《业主资料情况表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《业主档案目录》
第6篇 业主档案管理标准作业规程（9）
业主档案管理标准作业规程(九)
1.0目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
2.0适用范围
适用于管理处业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1经业主签署后的《业主临时公约》。
4.1.2《业主家庭情况登记表》。
4.1.3《入伙流转表》。
4.1.4《业主物品领取清单》。
4.1.5《装修申请表》
4.1.6业主的有关证件复印件。
4.1.7其他应保存的资料。
4.2档案盒袋的制作
4.2.1根据档案柜的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。
4.3业主档案袋的制作
4.3.1准备适量尺寸的档案袋。
4.3.2将写有楼层号、房号标在档案袋封面上。
4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。
4.6按档案柜内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7业主档案的跟踪
4.7.1当发生下列情况变化时,客户助理应将变化情况记录在业主档案中:
a)业主发生更替时。
b)业主联系方式改变时。
4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主档案目录》
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》
第7篇 小区业主档案管理控制工作程序
物业程序文件
--小区业主档案管理控制程序
1.0目的
规范对业主档案保管与查询工作。
2.0适用范围
适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2客服部资料专管员负责具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0工作程序
4.1业主资料的整理,内容包括:收楼资料和装修资料。
4.1.1收楼资料
4.1.1.1住户资料登记表
4.1.1.2(前期)物业服务合同
4.1.1.3业主规约签约页
4.1.1.4证件办理申请表
4.1.1.5消防安全承诺书
4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单
4.1.1.7楼宇情况验收检查表
4.1.1.8业主/住户身份证复印件
4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书
4.1.1.10交款通知书等
4.1.2装修资料
4.1.2.1装修申请表复印
4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件
4.1.2.3业主授权/委托书
4.1.2.4闭水试验确认书
4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书
4.1.2.6消防安全承诺书
4.1.2.7整改通知单
4.1.2.8装修验收申请表等
4.2录入电脑:由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统,并保证准确率达100%。
4.3资料装订:将业主档案分类进行装订在档案夹内,装订为收楼资料、装修资料。
4.4建立目录:左右两边分边建立《资料目录》,并清楚注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。
4.5业主档案的跟踪:当发生下列情况变化时,资料专管员应将变化资料记录在业主档案中
4.5.1通讯电话联络方式发生变化时;
4.5.2业主发生更替时。
4.6业主档案查阅按《质量记录控制程序》执行。
4.7属绝密档案,不得外泄。
4.8业主档案应归为永久保存性文件。
5.0支持性文件
5.1《质量记录控制程序》
6.0质量记录
6.1《资料目录》
6.2《记录查阅审批表》
编制: 审核:批准:
第8篇 金融大厦业主档案资料管理规定
金融中心(大厦)业主档案资料管理规定
1.目的:
规范业主档安资料的管理。
2.职责范围
2.1文员负责档案资料的收集、整理、归档和保管。
3.管理规定
3.1档案的文件材料,必须字迹清楚、真实、齐全。
3.2业主资料要及时归档,归档时要注意整齐,层次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得随意丢失。
3.3业主档案的内容包括:业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。
3.4档案资料属于保密文件,应妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印。
3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出,如遇特殊情况调出,须填写《文件借阅、复制记录表》,并督促借调人及时归还。
3.6档案的管理环境必须做到三防即:防火、防潮、防变质。
3.7日常档案资料检查中发现破损现象应立即进行修复处理。
质量记录:
1.《文件借阅、复制记录表》zc-05/b05
第9篇 花园业主档案管理标准作业规程-5
花园业主档案管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范业主档案的管理工作。
2.0适用范围
适用于客户服务中心业主档案的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容。
4.1.1经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《物业分户移交验收单》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主人住验房表》。
4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9业主的有关证件复印件。
4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。
4.1.11其他应保存的资料。
4.2档案盒(夹)的制作。
4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。
4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
4.3业主档案袋的制作。
4.3.1准备适量的26cm_34cm左右尺寸的档案袋。
4.3.2将写有栋号、楼层号、房号的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7业主档案的跟踪。
4.7.1当发生下列情况变化时,客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中:
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业主发生更替时。
4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。
4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立业主档案,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。
4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。
5.0记录
6.0相关支持文件
6.1《档案管理标准作业规程》。
第10篇 小区大厦业主档案管理制度-6
小区(大厦)业主档案管理制度6
1.0业主档案构成规定
1.1业主档案
1.1.1 业主个人资料
1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度
1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话
1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式
1.1.1.4 身份证件复印件
1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)
1.1.1.6业主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼:委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成员资料(住宅物业)
1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度
1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式
1.1.2.3与业主关系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自联系方式
1.1.3产籍资料
1.1.3.1购房合同复印件
1.1.3.2房地产权书复印件
1.1.3.3房屋面积测绘资料
1.1.3.4收楼通知书
1.1.3.5收楼证明书及确认书
1.1.3.6收楼验收表
1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表
1.1.3.8钥匙托管书
1.1.3.9防火责任书
1.1.3.10精神文明公约
1.1.3.11业主(临时)公约
1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)
1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)
1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书
1.1.3.15房屋租任凭或转让协议
1.1.4物业使用资料
1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)
1.1.4.2单元物业使用记录
1.1.4.3单元物业维修保养记录
1.1.4.4单元物业维修派工单
1.1.4.5单元物业投诉记录
1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书
1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件
1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)
2.0业主档案管理规定
2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任
2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存
2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容
2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新
2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蚀等安全措施
2.6 对业主档案的保管要按照栋号、楼层号、房号先后顺序进行编号、分类、集中存放
2.7业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中,按照〈目录〉依次排列存放管理
2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发现缺少应立即查找,并确介档案的完整性
2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据
2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化情况及时记录在业主档案中
2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅
2.12业主档案应永久保存,并注意适时更新
2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等
2.14违反本规定,视情节处以10-100元处罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚
第11篇 迪赛大厦业主档案管理规程
赛迪大厦业主档案管理规程
1.目的
建立健全业主档案,掌握用户动态,便于用户管理与针对性服务。
2.范围
适用于赛迪大厦内所有用户的档案管理。
3.职责
3.1客务主管负责客户档案的建立与管理。
4.程序
4.1用户档案内容
4.1.1入驻资料
a.用户姓名、单元号及其他有关资料;
b.用户签字的《赛迪大厦业主公约书》副本;
c.用户其他资料复印件。
4.1.2迁出资料
业主、搬迁登记单。
4.2客户档案管理
4.2.1用户由物业部上门办理入驻登记,并向业主(用户)提供《赛迪大厦业主公约书》及《用户手册》等文件。
4.2.2客务主管与用户签定《管理公约书》。
4.2.3客务主管将各种资料按顺序编号登记在《卷内文件目录》。
4.3用户档案的保管及查阅
4.3.1用户档案分入驻档案及迁出档案,按统一编号存放。
4.3.2文件柜钥匙由客务主管保管。
4.3.3用户档案只允许赛迪大厦管理人员查阅。
4.3.4查阅人必须进行登记后方可查阅。
5.监督执行
由物业部经理监督执行。
6.支持性和相关性文件
jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公约书》
7.质量记录及表格
jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷内文件目录》
jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《档案查阅登记表》
jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《赛迪大厦用户档案目录》
jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用户档案》
jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《赛迪大厦业主(用户)情况统计表》
jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用户迁出登记单》
第12篇 业主档案管理标准作业规程（6）
业主档案管理标准作业规程(六)
1.0目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
2.0适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
3.0职责
3.1公共事务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4.0程序要点
4.1业主档案内容
4.1.1 经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《钥匙领用登记表》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主入住验房表》;
4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9业主的有关证件复印件。
4.1.10其他应保存的资料。
4.2档案盒(夹)的制作
4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
第13篇 住宅区业主档案管理规定
住宅园区业主档案管理规定
第一条业主档案分类
1.住户档案:业主资料;装修资料;其他资料。
2.商业网点资料:业主资料;装修资料;其他资料。
第二条住户档案
1.业主资料:由开发商发出的《“商品房”入住通知单》原件,业主及家庭成员的照片;《业主及家庭成员的情况表》,业主及家庭成员身份证复印件,《入住验房表》,购房合同或租赁合同复印件,《业主临时公约》,《管理费用银行托收合同》,《入住申请表》,存折复印件,《房屋租赁情况一览表》,《入伙会签单》。
2.装修资料:《装修申请表》、《装修验收表》,室内装修平面示意图,施工队营业执照复印件,违章记录(《违章通知单》、《违章处理表》)。
3.其他资料。
第三条商业网点档案
1.业主资料:购房合同或租赁合同复印件,营业执照,商业单位基本情况简介(附有宣传简介的单位),业主或商业单位法人代表身份证复印件,《业主公约》。
2.装修资料:《装修申请表》,消防批文,特种行业(如:饮食)许可证(如:卫生许可证、环保证明等)复印件,《装修验收表》,装修图纸(如:水、电、空调、通风、装饰、招牌和隐蔽设施等),施工队的营业执照复印件,《装修许可证》,违章记录(《违章通知单》、《违章处理表》)。
3.其他:临时订立的其他协议等(如:饮食行业的垃圾清运协议或租用车位、公共场地设施等)。
第四条档案管理办法
1.按《文件与资料的控制程序》中规定的进行编号,分类管理。
2.建立档案目录,并整理成册。
3.个别资料业主(住户)有困难提供或不需提供的,经管理处主任同意,可以不提供。
第14篇 小区业主档案管理制度（9）
小区业主档案管理制度(九)
管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理,也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。
1.管理处的主要业主管理任务:
管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容,才可能更好的服务业主。
2.管理处业主管理的日常工作包括:
及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
协调与业主之间的关系,加强横向沟通;
做好与业主有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;
接听业主投诉,解决业主投诉;
接听业主工程报修电话,及时联系修复;
3.业主档案管理
业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般
业主档案包括以下的资料:
收集业主单位资料
业主缴费记录包括各样应付之押金
业主装修工程文件
业主迁入时填具之资料
业主资料补充
业主联络资料
紧急事故联络人的资料
管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料
业主与管理处往来文件
业主违规事项与欠费记录
业主请修记录
业主投诉记录
10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)
第15篇 小区业主档案管理规定（6）
小区业主档案管理规定(六)
为规范本小区业户档案信息的管理,不断完善信息的内容,使客户档案信息准确、及时有效,便于开展工作,同时确保资料的保存完好,特制定本管理规定:
1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;
2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存,建立统一目录,同时建立电子档备份。各类信息详细排列,以便查阅;
3、客户信息档案的内容包括:业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;
4、专管人员须认真填写各项记录表,纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更,保证信息的准确性;
5、业主档案信息应严格管理,注意保密。严禁非相关人员查阅,以保护业主的隐私,维护公司良好形象;
6、为确保文档安全,文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;
7、业主档案永久保存,及时与业主沟通,及时变更业主信息,保证其准确性。
