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项目管理处是企业运营中的关键部门，其管理制度旨在确保项目的高效执行、质量控制和风险管理。内容主要包括以下几个方面：
1. 项目立项与规划
2. 团队组织与职责分配
3. 进度管理与监控
4. 质量控制与验收标准
5. 风险评估与应对策略
6. 沟通协调与报告机制
7. 成本控制与预算管理
8. 合同管理与供应商关系
9. 项目审计与绩效评估
10. 员工培训与发展
包括哪些方面
这些内容涵盖了从项目启动到结束的全过程，具体包括：
1. 确立项目目标、范围和可行性分析，制定详细的项目计划。
2. 设定项目团队架构，明确各成员职责，确保责任落实。
3. 制定时间表，监控项目进度，及时调整计划以应对变化。
4. 设定质量标准，执行质量检查，确保项目交付物满足要求。
5. 识别潜在风险，制定预防和应对措施，降低项目失败概率。
6. 建立内外部沟通渠道，定期发布项目报告，保持信息透明。
7. 控制项目成本，合理分配预算，防止超支。
8. 管理合同条款，维护与供应商的良好关系，保障资源供应。
9. 对项目进行定期审计，评估项目绩效，找出改进点。
10. 提供持续的员工培训，提升团队专业能力，促进个人发展。
重要性
项目管理处的制度对于企业的成功至关重要，因为它：
1. 保证项目的按时完成，提高企业效率。
2. 通过质量控制，提升产品或服务的品质，增强客户满意度。
3. 有效管理风险，降低企业损失，提高稳定性。
4. 优化资源配置，节约成本，增加盈利空间。
5. 通过有效的沟通，提高团队协作，减少误解和冲突。
6. 通过绩效评估，激励员工积极性，推动团队成长。
方案
为建立完善的项目管理处制度，我们提出以下方案：
1. 制定详细的操作手册，明确每个阶段的任务和流程。
2. 实施定期的项目评审会议，评估项目状态，调整策略。
3. 引入项目管理软件，提升计划和跟踪的精确性。
4. 提供项目管理培训，提升团队的专业技能。
5. 建立反馈机制，鼓励员工提出改进建议，不断优化制度。
6. 定期更新制度，以适应市场和企业环境的变化。
通过这些措施，我们将打造一个高效、有序的项目管理处，为企业的持续发展提供有力保障。
项目管理处管理制度范文
第1篇 m物业项目管理处安全检查制度
物业项目管理处安全检查制度
为确保本公司的正常经营秩序,达到安全工作的目标。特制定本制度。
一、管理处自检。
1.各管理处所属各岗位,每日下班时进行例行安全检查。
2.管理处所属重点、要害部位、除所在岗位员工每日进行检查外,管理处安全工作负责任人应每日检查。
3.各管理处每周由安全工作负责人负责对本管理处所属各岗位进行安全检查。
二、安全秩序部专职检查。
1.安全员每天对全小区进行三至五次巡视检查。
2.安全秩序部每月对各小区进行一次安全检查。
三、公司级安全大检查。
每年的6月、12月进行由公司安委会组织的全公司安全大检查。
四、不定期检查。
根据上级主管部门的指示要求由安全部门按规定进行检查。
五、要求:
1.检查工作要细致、到位,发现问题及时汇报并按要求及时整改。
2.检查应有详细记录。
六、本制度的下发之日起执行。
第2篇 物业项目管理处安全检查制度
为确保本公司的正常经营秩序，达到安全工作的目标。特制定本制度。
一、管理处自检。
1．各管理处所属各岗位，每日下班时进行例行安全检查。
2．管理处所属重点、要害部位、除所在岗位员工每日进行检查外，管理处安全工作负责任人应每日检查。
3．各管理处每周由安全工作负责人负责对本管理处所属各岗位进行安全检查。
二、安全秩序部专职检查。
1．安全员每天对全小区进行三至五次巡视检查。
2.安全秩序部每月对各小区进行一次安全检查。
三、公司级安全大检查。
每年的6月、12月进行由公司安委会组织的全公司安全大检查。
四、不定期检查。
根据上级主管部门的指示要求由安全部门按规定进行检查。
五、要求：
1．检查工作要细致、到位，发现问题及时汇报并按要求及时整改。
2．检查应有详细记录。
六、本制度的下发之日起执行。
第3篇 项目管理处员工社会保险管理制度
项目管理处员工之社会保险管理制度
1、养老保险:
是国家根据法律、法规的规定,在劳动者达到国家规定的退休年龄或解除劳动义务的年龄界限,以及因年老丧失劳动能力退出劳动岗位后,为保障劳动者的基本生活而建立的一种社会保险制度。
a)养老保险适用于公司全体正式员工(含聘用工);
b)养老保险实行单位代扣代缴形式;
c)养老保险费用由公司及员工按比例共同承担,费用标准按国家法律、法规执行。
2、失业保险:
是指国家通过立法强制实行的,由社会集中建立基金,对因失业而暂时中断工资收入的劳动者提供物质帮助的保险制度。
a)失业保险适用于公司全体正式员工(含聘用工);
b)失业保险实行单位代扣代缴形式;
c)失业保险费用由公司及员工按比例共同承担,费用标准按国家法律、法规执行。
3、医疗保险:
是当人们因生病、受伤或生育需要治疗时,由国家或社会给予特定的物质帮助,提供必须的医疗服务或经济补偿的保险制度。
a)医疗保险适用于公司全体正式员工(含聘用工);
b)医疗保险实行单位代扣代缴形式;
c)医疗保险费用由公司及员工按比例共同承担,费用标准按国家法律、法规执行。
4、工伤保险:
是指劳动者因在生产经营活动中所发生的或在规定的某些特殊情况下发生的,遭受意外伤害、职业病、以及因这两种情况造成死亡,在劳动者暂时或永久丧失劳动能力时,劳动者或其遗属能从国家、社会得到必要的物质补偿的保险制度。
a)工伤保险适用于公司全体正式员工(含聘用工);
b)工伤保险费用由公司全额给付,员工个人无须交纳。
5、生育保险:
是指针对生育行为的生理特点,根据法律规定,在职业妇女因生育子女而导致劳动力暂时中断、失去正常收入来源时,由国家或社会提供物质帮助的一项社会保险制度。
a)生育保险的对象是公司女职工(含聘用工);
b)生育保险费用由公司全额给付,员工个人无须交纳。
6、员工社会保险的办理程序
6.1制定社会保险购买计划:
a)综合部经理依据保险有关法规结合本单位现状,制定本公司的社会保险购买计划,计划应包括以下内容:
--购买保险的法律依据;
--单位员工情况;
--购买险种建议;
--所需费用预算。
b)总经理审批:总经理依据国家法律、法规关于对保险的规定,结合本公司现状签署购买意见:
--全部同意购买的,由综合部经理按正常手续办理;
--同意购买部分保险的,需注明购买哪几种保险,然后由综合部经理按正常手续办理;
6.2办理社会保险登记:
a)按照保险的要求,单位应在领取营业执照之日起30天内,向所在地的社会保险公司申请办理社会保险登记;
b)综合部经理负责申请办理社会保险登记工作;
c)综合部经理负责联系当地社会保险经办机构;
d)综合部经理准备以下证件和资料:
--营业执照或其他核准执业或成立证件;
--国家技术监督局颁发的法人代码证书;
--保险机构需要提供的其他有关证件、资料。
e)填写有关申请办理社会保险登记表格,并将单位证明和资料一并报社会保险公司确认。
6.3统计资料:
a)综合部文员依据员工每月变动情况统计〈代扣代缴明细表〉,内容包括:部门、姓名、性别、购买险种、单位缴款、员工缴款、小计等栏目。在此基础上,统计〈保险费申报表〉;
b)综合部经理审核无误后予以签名确认按正常程序办理;发现问题返还文员重新办理;
c)总经理审批:总经理根据保险计划审核后予以审批,由综合部经理按正常手续办理;
d)综合部文员将〈代扣代缴明细表〉、〈保险费申报表〉复印两份,一份交财务部,一份存档,原件报保险公司。
6.4办理保险缴费申报:
综合部经理每月5日前,到保险经办单位办理申报手续,报送以下表格由保险公司扣款。
a)〈保险费申报表〉;
b)〈代扣代缴明细表〉。
6.5费用扣缴:
a) 综合部文员在员工每月工资表中扣除代扣代缴部分;
b) 财务部依据〈员工工资表〉及〈保险费申报表〉,核对保险公的扣款(一般通过银行划拨):
--保险经办单位的扣款=员工保险交款+公司保险交款;
--扣款有误的报综合部复查;
--扣款无误的,将保险公司的开具的发票凭证予以报销(按〈费用报销标准作业规程〉办理)。
6.6 社会保险费的转移:因员工离职、入职等原因引起的社会保险费转移按社会保险有关政策办理。
6.7 社会保险费的收费标准按社会保险有关政策办理。
6.8 资料保存:保险资料单独归档,长期保存。
6.9其他保险的申报与办理等程序按政府有关规定,结合其不同特点参照员工社会保险程序办理。
第4篇 物业项目管理处站回访制度
物业项目管理处/站回访制度
为提高服务质量,加强管理处与业主/客户/师生的联系,了解业主/客户/师生的需求,特制订对业主/客户/师生回访制度。
一、回访要求:
1.各项目必须把对业主/客户/师生的回访列入职责范围,并落实到每年的工作计划和考核中。
2.回访时,虚心听取业主/客户/师生意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,作好回访记录。
3.回访中,对业主/客户/师生的询问、意见,不能当即答复,应预约时间回复。
4.回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉,必须逐条整理,研究解决问题的办法,重大问题向公司领导及时报告,做到件件有着落,事事有回音,室内维修和屋面、墙体渗漏维修回访(包括电话)达100%。
二、回访时间及形式:
1.每季度对业主/客户/师生回访一次,每年至少回访二次。
2.各项目主任应及时抽查、检查回访情况。
3.利用社区文化活动、座谈会等形式广泛听取业主/客户/师生反映。
4.有针对性地对业主/客户/师生作专题调查,听取意见。
5.各物业管理处/站由专人负责,随时接待来访,对业主的投诉做好书面记录,及时与相关部门联系处理,重大事项交管理处/站主任及时处理,并知会分管经理。
第5篇 z物业项目管理处晨会制度
物业项目管理处晨会制度
1、晨会定于每天上午8:40分准时召开。
2、由项目经理负责召集并主持会议。
3、在经理会上由各部门经理汇报每日的工作计划安排,并就有关事宜与相关部门经理进行沟通、协调。同时接受项目经理安排的工作任务。
4、项目经理听取各部门的汇报,针对存在的问题提出解决的原则及办法。
5、会议议定的各项内容,各部门必须认真执行,并及时将结果反馈至项目经理办公室,由项目经理办公室实施检查及催办工作。
第6篇 物业公司项目管理处办公制度
物业公司项目管理处办公制度
一、以认真负责的态度,严谨务实的作风做好本职工作,讲究办公效率。
二、保持办公室环境整洁,做到书籍、资料、用品等摆放有序,整齐。
三、严格遵守劳动纪律,外出办事应与同事打招呼,说明去向;因故临时外出必须向部门主管请假。
四、讲究文明礼貌,注重仪表仪容、形象,按规定着装。接待来访客人,应热情主动,遇非职责管理范围内的按《首问责任制》程序办理。
五、办公时间要保持安静,不准擅自离岗、大声喧哗。
六、爱护公共财物,勤俭节约。
七、不准乱丢堆放杂物、随意张贴、随地吐痰及乱丢烟头、纸屑、果皮等废物。
八、办公工作结束后,必须进行整理清卫。检查所有办公设备、切闭水电、关好门窗,并做好相应防范措施。
第7篇 z物业项目管理处值班员制度
物业项目管理处值班员制度
1)值班人员的仪容仪表、礼仪礼貌及文明用语要严格按照规范化要求执行,不允许有衣着不整、污言秽语等现象发生。
2)值班员填写的值班记录要清晰、具体、完整。
3)每个值班员当班期间负责室内的卫生清洁及维护工作环境的整洁。
4)值班员在岗期间当认真执行工作程序,禁止私自脱离工作岗位,造成工作盲区。
5)当班期间严禁聚餐酗酒或聚会游戏、赌博、闲聊。
6)使用值班电话要按规定执行,不得无故打私人电话。
7)交接班时要把交接的物品,当班的情况及设备的使用情况向下一班交待清楚,没有完成的工作要下一班延续完成。
第8篇 物业项目管理处员工培训制度
物业项目管理处员工培训制度
员工培训资格
按照各物业项目管理处的在职员工,按部门、职级进行分类,依各专业培训内容进行培训。而培训工作除由__物业顾问制定的计划外,项目经理可根据现场的需要提出培训建议及内容,由__物业顾问进行培训安排。
员工培训安排
物业经理将按现场项目各部门需要向人力资源部提交参与培训的人员名单及要求参加培训。
1、每一课程约在两小时至三小时之间;
2、基本课程在周六及周日早上九时至中午期间举行;其他现场实地培训及针对性的培训课程,安排在交接班上下时段进行。
3、内部培训内容在物业管理处内进行;
4、而有关外部培训则须提交有关培训的人员名单、地点及方案,经物业公司批准后安排。
5、培训教材由__物业顾问根据以往的管理经验编制而成,其中包括基本物业管理概括、岗位工作职责、紧事件的处理等,以此提高员工的服务素质,达到专业水准。
培训评估
每一员工可按其职级参加基本课程及专题课程,而有关一个专题培训则需要由物业经理推荐才可进行。每期培训结束后将会进行测验,而完成其职级所需的基本及专题培训的全部课程后,将参加最后的书面与能力考核。
第9篇 某物业公司项目管理处经费管理制度
物业公司项目管理处经费管理制度
为了使管理处正常开展各项业务活动等有根本保证,特制定本制度:
一、管理处对辖区的管理经费收支,要严格执行财务制度,本着综合管理,节约开支,降低成本,注重效益的原则,合理使用管理经费,并接受公司的检查和监督。
二、管理处依据有关收费标准,按不同项目,向业主(使用人)和其他应交费的人收取费用。
三、管理经费的收取,收款收据统一使用税务部门统一印制的单据。
四、各项管理经费,应分项单列,专款专用,财务开支按公司授权,由管理处主任依据委托管理合同支出项目审批,报公司审核。
五、年度费用收支明细帐目,应张榜公布,定期向业委会报告,接受物主管部门和业主的询问及监督。
第10篇 某物业项目管理处安全检查制度
为确保本公司的正常经营秩序,达到安全工作的目标。特制定本制度。
一、管理处自检。
1.各管理处所属各岗位,每日下班时进行例行安全检查。
2.管理处所属重点、要害部位、除所在岗位员工每日进行检查外,管理处安全工作负责任人应每日检查。
3.各管理处每周由安全工作负责人负责对本管理处所属各岗位进行安全检查。
二、安全秩序部专职检查。
1.安全员每天对全小区进行三至五次巡视检查。
2.安全秩序部每月对各小区进行一次安全检查。
三、公司级安全大检查。
每年的6月、12月进行由公司安委会组织的全公司安全大检查。
四、不定期检查。
根据上级主管部门的指示要求由安全部门按规定进行检查。
五、要求:
1.检查工作要细致、到位,发现问题及时汇报并按要求及时整改。
2.检查应有详细记录。
六、本制度的下发之日起执行。
第11篇 m项目管理处办公设备使用制度
项目管理处办公设备使用制度
管理处的所有办公设备都是公共财产,任何人员无权损毁及因私使用,同时必须遵守以下制度:
一、所有办公设备须由电脑文档管理员负责管理及操作,要求负责人具备熟练的操作能力,懂得基本的维修常识,具体工作内容包括:
1.检查设备,每天上班开机、操作,下班关机。
2.清理设备卫生,保持设备干净。
3.更换复印复印机炭粉,电话机消毒膜,打印机色带,传真机和复印机纸张等。
4.定期保养检修设备。
5.登记使用情况(使用人、日期、内容、打字内容提要等)。
二、办公设备的使用应遵守先公后私,先急后缓,先客户后自己,能节省不浪费(通长途电话尽量简短不罗嗦,大批量文件以腊刻油印而不用复印机复印等)的原则。
三、微机(电脑)的使用只限于工作,任何人不得用电脑干私人事宜(如打私人文件),禁止用电脑玩游戏。
四、当设备发生故障时应请技术人员修理,除此之外人员不得擅自鼓弄,以免加重故障。
第12篇 物业项目管理处站值班制度
物业项目管理处/站值班制度
确保业主/客户/师生的报修和投诉及时得到受理,辖区内各类突发事件能够迅速获悉并处理各管理处/站实行双休日、节假日值班制度,具体规定如下:
一、管理处/站值班人员应严格遵守管理处/站值班制度,按规定时间上下班,不迟到、早退,坚守岗位,不无故离岗。
二、按规定接听业主/客户/师生电话和接待来访,如有报修应填写“报修登记表”,并约定时间上门,不能解决的问题要做好解释工作。如有投诉,应填写“投诉处理单”,并报告部门主管,采取措施处理。
三、值班时按规定着装,佩戴工作证,值班期间不准做与值班工作无关的事情。
四、值班人员不得擅自离岗,有事外出须事先向项目领导请假,批准并有人替值后方可离开,擅自离岗按有关规定处理。
五、值班人员必须做好值班记录,值班期间未能及时处理的问题,必须上报管理处主任/站长,不得遗漏或拖延。
六、维修人员在完成维修任务后,应做好记录并即时返回管理处/站待命。
七、管理处主任/站长应不定期对值班情况进行巡视,不定期的抽查值班情况,对值班期间玩忽职守、不负责等影响服务质量的现象严肃处理。值班表现纳入月度考核范围。
八、遇特殊情况,管理处必须有负责人值班,及时处理突发事件。
第13篇 某项目管理处接待来访投诉定期固访制度
项目管理处接待来访投诉定期固访制度
为加强管理处与住户的联系,及时为住户排扰解难,把管理工作置于住户监督中,从而集思广益,及时总结经验、教训,不断改进管理,提高服务质量,特建立接待来访投诉工作制度。
一.接待来访投诉工作
1.接待来访望风披靡工作由服务中心物管员负责,管理处应广为宣传接待投诉的办公地点、电话,让住户投诉有门。
2.任何管理人员在遇到住户来访投诉时,都应给予热情接待,主动询问,耐心、细致地做好解释工作,当住户有不理解住宅区的管理规章制度时,要晓之以理,动之以情,让住户理解并支持管理处的工作。
3.对住户投诉、来访中谈到的问题,接待人员应及时进行记录,当天进行调查、核实,然后将处理结果汇报管理处责任部门和主任;不能解决的,要将问题和意见向有关部门和主任汇报,由主任决定处理办法。
4.当住户主动前来提合理化建议时,要详细、认真地做好记录,并及时向主任汇报,由主任决定采取或制定整改计划,并张榜公布整改措施和表彰“爱我小区”的住户名单,同时给住户优先评选“文明户”。
5.责任部门在处理来访、投诉时,要热诚、主动、及时,要坚持原则,突出服务;不得推诿责任、为难住户或乘机索取好处,在处理完毕后应将结果回复住户和管理处主任,做到事事有着落、件件有回音。
6.全体管理人员要认真负责,做好本职工作,为住户提供满意的服务,尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。
7.当同行物业管理单位要求参观时,管理处员工应给予热情接待,把住宅区情况做全面的介绍,通过互相学习,共同提高小区管理水平。
二.回访工作
1.回访要求:
(1)办公室主任把对住户的回访列入职责范围,并落实到每年的工作计划和总结评比中。
(2)回访时,虚心听取意见,诚恳接受批评,采纳合理化建议,作好回访记录。
(3)回访中,对住户的询问、意见,如不能当即答复,应告知预约时间回复。
(4)回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉,及时逐条整理综合、研究、妥善解决,重大问题向公司请示解决。回访处理率达100%,有效投诉率力争在1%以下。
2.回访时间及形式:
(1)办公室主任每年登门回访1~2次。
(2)物管员按区域范围分工,每季回访1次。
(3)每季度召开一次住户座谈会,征求意见。
(4)利用节日庆祝活动、社区文化活动、村民_等形式广泛听取住户反馈。
(5)有针对性地对住户发放住户调查问卷,作专题调查,听取意见。
第14篇 项目管理处初级职员学习培训制度
项目管理处初职员学习培训制度
1、所以员工必须坚持学习本岗位的专业技能,通过学习培训来提高自身的管理技能和文化素质。
2、学习培训时间,所有职员必须参加,有特殊情况,必须请假。
3、各个部门可以根据自己的实际情况,每月进行一至二次的业务学习,并上报学习内容。
4、管理处职员每月必须进行一次业务学习,进行三次以上的会议,每月考核一次。
5、学习培训内容:物业管理法规、物业管理知识、管理处各项管理规章制度、保安专业知识、消防专业知识、房屋及公共设施维修保养知识、住宅区的基本情况,其他专业知识。
6、每次考核成绩必须登记造册,作为年度考评的依据之一。
第15篇 z物业项目管理处行政制度
物业项目管理处行政制度
1.物业管理处办公室守则
(1)办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;
(2)按照公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;
(3)须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;
(4)办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲;女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物;
(5)办公室作为整个公司的窗口,须注意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;
(6)办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密配合,提高工作效率;
(7)办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计归来时间填写清楚;
(8)办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;
(9)办公室员工尽量减少私人电话,若因要事的情况下,也需要在三分钟内结束;
(10)办公室中所有来电,必须在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:_同馨管理处,您好!在接听客户电话时,请多用:请、谢谢及麻烦你等礼貌用语。
2.往来文书控制及保密制度
(1)文书往来需严格,其中包括:
a.外发文书:必需由总经理办公室发出。
b.内部文书:必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文。
c.保密文件:必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。
(2)保密制度
a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
b.本规定的修改与废止、由办公室提议,公司总经理决定后实施。
c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项,凡符合下列条款之一者均属于此。
关于公司的重要政策或计划;
关于人事问题;
关于重要会议的讨论事项;
关于业主或租户的档案资料;
契约、协定或根据协商而决定的事项;
规定、命令中特别指定的事项。
d.机要文件及其处理,按其程序可分为以下三种:
公司内部秘密,不能向公司以外公开。
绝密,不能向部门经理及主管,以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
e.机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的经理负责,但公司总经理可以命其变更。
f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。
g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管,另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记,其处理和保管由收件人自行处理。
h.机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发送至有关部门时,必须请收件人签字盖章。
i.公司内机要文件的传递,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录,并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。
k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项,由制发部门的经理负责,请专人进行分发和传送,但必须履行上述规定的手续。
l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁,应确定一定的时间,由所管经理负责销毁。
m.凡违反本规定者,由总经理办公室讨论处理。
n.文件大致可分为:
法律效力文件:包括公约、手册、指南等;
报告/表格;
作业指导书/工作手册;
程序文件
3.档案系统
管理档案系统是管理工作中一重大系统,所有员工都必须积极关心,需采用简单及容易明白设计,各员工应按照下列规定处理文件:
(1)分管经理工作职责
a.必须把档案管理工作列入经理任期目标责任制,并分解下达管理目标。
b.要重视档案管理工作,积极解决档案管理工作经费及其它问题,每年至少要召开两次档案工作会议。办公室根据档案法和经理的年度方针、工作目标制定每年工作计划。
(2)档案资料员工作职责
a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
b.按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态注记。
c.按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档。分类要准确,装订要工整,要符合立卷标准。
d.及时制订工作计划和做好工作总结,每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。
e.严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
f.妥善保管好各类档案资料。
4.会议系统
为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将采取下列安排:
(1)会议召开之前应作好准备工作,确定议题内容,准备好有关的会议资料、文件。
(2)各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者安排好工作。
(3)会议出席者应准时到会,如果无法参加,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。缺席者应事后及时主动补阅会议记录,了解会议精神。
(4)会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。
(5)固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。
(6)会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。
(7)出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其它人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。
(8)有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。
(9)会议纪要,及所形成的决议、决定文稿应妥善保管,无关人员未经批准不得借阅。
(10)与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,手机请调至振动档,以维护会议正常进行。
5.办公室设备使用管理
(1)电话
a.公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备,必须严格按规定使用,无故损坏应赔偿;
b.公司各部门办公区域,因公事要求申请安装电话,须由部门或个人提出申请,办公室统一办理,报总经理审批后,交工程部实施。
c.公司各部门职员办公用电话,除总经理办公室电话及传真机外,其余均不具有国际、国内长途功能,任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能,确因公需拨打长途的,应填写长途申请单,经办公室审批后指定拨发。
d.不准用公司电话聊天及处理私人事务。
(2)复印、电脑、打印机
a.复印、打字是公司文书机要岗位,工作人员应严守岗位,非指定人员不得使用;
b.复印机保证每天上午8:15开机,下午5:30关机;
c.使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程,注意爱护。
6.库存系统及计划
(1)制定小区下月耗用材料的计划,并根据实际库存情况决定请购数量,并报审批。
(2)购进材料、工具在进库前必须验收数量及质量,合格无误方可进库。
(3)材料、工具领用要填写领料单并签字领料单应用处,个人专用工具要填写个人领用单,如有遗失由个人承担。
(4)领用工具如自然报废,要填写报废单,由主管以上签字认可,如属意外报废,要写明原因,由主管以上签字认可,否则照价赔偿。
(5)每月清库一次,做到帐物相符,对库存材料、工具及时申报给上级部门。
(6)仓库内物品摆放分类,地面保持清洁,易腐
、易碎、易燃、易挥发物品应另外放置。
7.仓库管理制度
(1)凡入库物料,需根据进仓单进行数量、外观、技术资料和品质的检查、清点,对缺损和不合格物料,应及时在进仓单内说明。
(2)物料入库后要及时登帐、立卡、建立物料档案,帐卡物要经常核对,做到帐物相符。如发现备料不足或缺损要查明原因提出书面报告。
(3)入库物料要尽量合理堆垛,定量存放,过目成数,做到不歪不倒,搬运方便和安全不受损坏。
(4)应做好仓库的门窗和库存物料的保管和安全防患工作,要经常检查、维护、保养、保证物料不变形、不受损、不变质。
(5)仓库内严禁吸烟和火种入内。对存放库内的贵重、易燃或挥发性化工物料,要定期重点检查和防护。
(6)物料出库或领用均要按物料出仓单内容填写好出仓物料品名、规格、数量、经办清出库或领用交接手续后,方可发料。
(7)物料出仓后,仓管人员要及时清理库房,整理货垛,搞好库内整洁,并及时凭出仓单上所发的物料登销帐卡。
(8)非本单位或本单位非有关人员,未经仓管人员许可严禁进入仓库,仓管人员所管理的仓库锁匙亦不准任意交他人保管或开启。
(9)出库物料一般要成套领发,对散件及包装好的散装部件,应分别附有标明物料品名、规格的标签。属配件的,还应标记备品备件文号。
(10)任何负责物料运输的公司,在运送途中应确保货物的安全和完好。特殊和贵重物料仓管人员应随车押运,做到接运及时、超卸安全、交接准确。
(11)对回收剩余或废旧的物料,仓管人员应负责将所回收的物料分类收存保管,并在入库时亦应办理进仓手续,另立帐册及时进行登帐。
8.各员工应具备的礼仪及当值时所需注意事项
(1)员工应具备的礼仪
a.仪表
制服必须穿着整齐和清洁。
头发应定期修剪及梳理整齐。
胡子必须刮好。
皮鞋必须擦亮。
手指甲必须定期修理及保持清洁。
必须注意个人卫生。
必须佩带工作证。
b.礼貌
见到相熟的业户,必须有礼貌地打招呼。
对所有业户的提问,必须有礼貌地耐心回答。
在早上,中午及下午时间,在当值班之员工看到业主须问安,如早上好,午安及再见。
即使面对无理取闹的业户主,亦不可随便恶言相向,必须耐心地解释原因。若有必要时应转达上级处理。
在当值时应尽量面带笑容,保持亲切友善的形象。
即使正在向陌生人询问时,亦应尽量保持笑容及礼貌,切记不可无故厉声喝问,影响管理处形象。
当值时绝对不可粗言秽语。
绝对不可在面对业户时随便抽烟或吃零食,更不可咬着香烟或食物跟业户讲话。
不可无故迟到早退,即使有任何理由亦必须先向上级报告。如因故未能上班,更应预先作出通知,以便安排其它员工替补。
若有需要轮班当值,交接班必须准时,而下班前亦必须收齐所有需交予下一班员工办理的事项,向下一班员工交代清楚方可离去。倘若下一班的员工因任何理由而延迟到达,则必须等待下一班员工全部返回后方可离去,以免岗位出现真空。
若因用膳或其它理由而需要离开任何岗位,应先通知当值主管,并且必须等待其它接岗员到达方可离开,以免岗位出现真空。
若在巡逻时发现有岗位出现真空,应暂时接替有关岗位,并立即通知主管处理。
必须紧记服务业户原是管理处员工应尽的责任,所有员工严禁向业户索取任何形式的赏赐。即使业户主动提出,亦应该尽量礼貌地作出拒绝。
(2)礼貌培训
a.常备纸笔。
b.在正常情况下勿让电话响闹超过三下。
c.先说公司/部门名称。
d.回答勿离题。
e.讲普通话,发音清晰,咬字标准。
f.听时勿打断。
g.记事/留言要笔录,清楚,全面。
h.尊称来电者姓氏。
i.提供进一步协助/服务。
j.友善、客气。
k.让来电者先挂电话。
l.挂后勿当众讨论刚才来电者身份或谈话内容。
m.准备再接下一个来电。
(3)服务行业以客为尊,电话应对以礼为本,人人学习专业应对方法,同事间不会互相开罪对方客户。工作有准则,齐来遵守,借此给予客户第一个良好印象。亦以此将服务水平提高。
a.接听和应对
前台/接待员/秘书回应:您好,公司/部门名称。请问有甚幺我可以帮您
其它回应:您好,部门,自己的名字,请问有甚幺我可帮您
说话清楚:低音且慢。
语气:喜气而热诚。
尊称客人:_董、_总、_经理、_博士、_先生、_小姐、_女士(勿妄称太太,除非她自己已告诉您。)
_先生,请您稍等。
不要只说:请稍等。
转分机号:熟悉使用电话机功能。
勿乱转分机号。
勿重复胡乱再转。
勿转后不顾,不理会根本无人接听。
套取客人全名:如有必要询问来电者身份时,勿查问/盘问,有礼貌地查询,用智套取。
如:您找的那位同事刚外出办事,如果阁下留下全名和联络电话,就更能够帮助他/她在外,即时回电话给您。谢谢。
当事人不在时,慎说:我很抱歉,他/她出去办事/刚刚出去办点事,很快就回来或与另一位客人在开会。
切忌说:他/她仍未上班/仍未有来/上午都未见过他。
他/她不在。
他/她不知道去了哪里。
如果因事令来电者等久了
要说:我真对不起,让您久等啦,__先生,我再给您转。
或:当事人可能暂时无法接听您的电话,请您留言,我一定会帮您转达。
b.一般来电查询
转分机号之前告诉来电者该与哪一部门或哪一位同事联络,然后代转。一般来电查询要登记。要跟进,要处理。
c.留言
若来电者是陌生人士请他留下:
公司/单位全名。
听不清楚以礼再问。
重复姓名及电话号码,保证准确性。
写上自己的姓名。
切记:要求来电者留言只能以礼巧问,不重犯查问语气。
d.留言字条
马上亲交/托人转交当事人或其秘书。
托人转交要确保尽快转达。
当事人或秘书不在,贴在当事人电话机上。
e.接听电话/录音留言
接听限响三下,电话录音限响五下。
f.交谈完毕
说:谢谢来电,_先生,我确保代您转达。
或:谢谢来电,_先生,他/她回来时我一定会告诉他
g.电话制度
一个公司可能用超过一种电话机、总机、分机、传真机电话功能,每位员工都要熟悉操作及分机号码。
前台接待,有人值班。
前台离位,有二线人员接一线工作。
对答语气用一线用语。
接触与跟进。
令客户感到宾至如归,受重视,受欢迎。
欢迎与接待。
需要久侯着,奉茶,找人陪同或暂接待。
每五分钟招呼一次,直至当事人接待为止。
客人需要上卫生间,请详细指引。
路过时对客人微笑/点头,不要分是否是自己的客户,所有客户都是管理处宝贵的客户。
在任何情况下:
勿胡乱泄露公司秘密。
有客户在场,同事间要更友善,互相尊重。
