第1篇 s公司通讯管理规定
*公司通讯管理规定
第一条:为了提高公司的经营管理,节约成本费用,加强对公司各种通讯工具的管理,特制订本制度。
第二条:本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。
第三条:公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务,公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
第四条:电话总机的管理
电话总机由行政部的前台人员负责值守,所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下:
接听外线电话时,应说“您好!迎海集团,请问您找哪位”;
当对方告诉分机号码时,应说“请稍等!”;
如果分机占线时,应说“对不起,电话占线,请您稍后再打过来”
前台人员接听内线电话时,应说“您好,前台”。
第五条:电话分机的管理
公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况,为每一位员工提供一部电话分机。
员工应电话分机铃响三声内接听,接听业务电话应简洁明了,接听电话时应使用统一礼貌用语“您好,×××(员工姓名)”。讲电话时声音不可太大,以免影响他人。
电话分机一般不开通长途直拨功能,总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的,须提出书面报告,经部门经理初审、主管领导审核后,报公司总裁批准后方可开通。
对已开通长途直拨功能的电话分机,由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话,一经发现,除由其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视情况严重,停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。
员工因临时工作需要打长途电话的,须填制《长途电话申请单》,经部门经理初审核,主管领导审批后,递交行政部经理签字后到前台挂拨,或由前台拨通后接入员工的分机上。
拨打长途电话时,必须使用ip特服号(如17909、17951),以节约费用。
禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙,时间不得超过三分钟。
严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。
未经公司或电话所有人的同意,拨打长途电话。一经发现,除由其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视情况严重,给予记过以上的处分,直至开除。
电话已开通长途直拨功能的员工一经离职,行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭,同时做好登记。
第六条:直线电话的管理
总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理,可以根据工作需要,申请配置一部直线电话,如需要开通国内长途功能的,应一并提出申请。
申请配备直线电话,一律报集团董事长批准。
第七条:传真的管理
公司传真机由前台负责管理,收发传真时应由前台人员负责操作。
前台人员发送传真完毕后,应检查是否有文件遗漏在传真机旁;传真接收完毕后,应立即将传真文件交给收件人。
员工因为工作需要而发送传真的,应填制《传真申请单》,经部门经理对传真内容进行初步审核,并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理签字,再由前台人员操作发送。
对发送保密性高的文件,可由前台人员进行指导,由员工个人亲自发送,并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送,以免泄密。
对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人,可以申请配置专用的传真机。
员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。
第八条:移动电话的管理
公司不为员工购置移动电话,但对员工因办理公务所发生的移动电话费用(简称移动话费),按具体情况给予一定金额的报销限额标准。
原则上,集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工,不得申请报销移动话费,特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。
公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销,超支部分员工自负”的管理方式,即:主任级以上的管理员工根据实际工作需要,向公司提出报销移动话费的书面申请,公司根据员工职务、岗位和业务的特点,以及公司的《移动话费报销限额参考标准表》,核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费,由公司据实报销;对超过报销限额的,公司只按限额标准进行报销,超支部分不再补发给员工,而由其个人承担。
核定移动话费报销限额的流程为:
主任级以上的管理员工可根据实际工作需要,写出书面的报销申请,由部门经理出具审定意见后,报主管领导审批。在公司的限额参考标准内,主管领导可以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的,还需要报公司总裁批准。
对经理级以上的管理员工,除需报主管领导批准外,一律报公司总裁审批。
总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核
定。
移动话费报销限额参考标准如下:
外勤(100%)
复合勤(70%)
内勤
(40%)
说 明
总监、董事长助理
400元/月
280元/月
160元/月
1、外勤:是指经常外出办理公务的员工。
2、内勤:是指较少外出公务的员工。
3、复合勤:是指较多外出公务的的员工。
此标准仅供核定时参考。
副总监、总裁办主任
350元/月
245元/月
140元/月
经理、总裁助理
300元/月
210元/月
120元/月
副经理
250元/月
175元/月
100元/月
主任
200元/月
140元/月
80元/月
对已核定报销限额的员工(包括普通员工和管理级员工),如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的,应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单,并标明私人用途的部分话费,由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审意见,并报公司主管领导审核后,报公司总裁审定。
行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析,对报销限额核定过高的,有权提出重新核定的建议。
凡由公司给予限额报销移动话费的员工,原则上须24小时开机(如不能24小时开机的,但须提供其他电话联系方式)。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态,但又没有提供其他电话联络方式,致使公司联络不到的,一个月内出现三次以上(含三次),除取消当月移动话费的报销资格外,对因联系不上而延误工作,还将按公司有关制度进行处罚。
员工在有固定电话的场合(办公室、家里),应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时,必须应使用ip特服号码(如17951、17909等)。
使用储值卡(如神州行、如意通、南粤行等)的移动电话,不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工,不得随意更换移动电话号码,如确因需要而更换的,必须及时通知公司行政部门。
员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码,否则公司有权取消其移动话费报销资格。
对员工因开通个性化服务而产生的费用(如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动qq或其他费用等),公司一律不予报销。
新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销,对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费,按日平均计算报销。
员工报销移动话费时,应遵守公司的费用报销管理规定。
第九条:电子邮箱的管理
公司将不断在推行办公无纸化、自动化,并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。
对经常与外部进行业务联络的员工,由公司向网络服务提供商申请购买专用的外部邮箱。
对不经常与外部进行业务联络的员工,公司只为其配备内部邮箱。内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件(指接收者邮件地址后缀为)和外部邮件(是指接收者邮件地址后缀不是),但只能接收内部邮件,而不能接受外部邮件。内部邮箱不得印在员工的名片上。
公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件,设置好各种应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能,员工每日上班后,须及时打开邮件软件,及时接收、阅读、回复电子邮件,并做好重要电子邮件的备份。
员工发送较为重要或紧急的电子邮件,发送后,还应采取其他方式知会收件人(如电话转告等)。
员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件,不得用于非业务用途。
第十条:本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。
第十一条:本管理制度仅适用于集团总部,集团各下属公司可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度,并报集团总部行政管理中心备案。
第十二条:本规定自发文之日起生效,二○○三年元月份开始正式实施,试行期为一年。
第2篇 地产公司通讯工具使用管理规定
地产有限公司通讯工具使用管理规定
为了加强通讯设备的统一管理,减少通讯费用开支,公司对办公电话、传呼机、手提电话的使用规定如下:
一、办公电话
1、员工使用办公电话时本着'办公不办私'的原则,但确有急事时,必须简明扼要,尽量缩短通话时间。
2、员工一律不允许打长途电话办理私事;如有特殊情况,必须报公司领导批准方可。
3、公司办公电话不得用来打与工作无关的信息台,一旦发现给予罚款、通报批评处理。
4、各部门电话费用计入各使用部门办公费;营销部通话费,计入销售费用。
二、移动电话
1、总经理及副总经理通话费实报实销,由财务部代缴;
2、部门经理及其他员工,公司不配置手机,因工作需要使用移动电话,一律自费购买,并且不报销通话费(月薪中包括通讯费用)。
三、传呼机
1、员工因工作需要配备传呼机时,应由员工所在部门提出申请,经总经理批准后,方可予以购置。
2、按规定配备的传呼机服务费由公司交费,每年一次。
3、在离开公司时须交回传呼机,如有损坏或丢失按价赔偿。
4、由公司交纳服务费的,个人购置的传呼机,在本人调离公司时须退回传呼机服务费的余额。
四、通讯费用管理及台帐由行政部负责管理。
五、本规定由行政部负责解释。
六、本规定自通过之日起施行。
第3篇 z公司通讯管理规定
公司通讯管理规定
第一节 移动通信管理
一、公司员工手机自备,公司不予购买和办理开户等手续。
二、话费标准及报销原则:
(一)每月可凭电信部门出具的收费单据报销移动电话通讯费用,其标准为:公司总经理每月600元,副总经理每月400元,总经理助理300元、部门经理每月200元,主管每月120元,小车驾驶员每月120元;原则上员工凭有效票据在核定的额度内据实报销,超出部分由个人自理;特殊情况,可凭通讯运营商的话费清单逐项勾对,注明因公事由后,由综合行政部审核后报总经理批准后报销。
三、审批程序
(一)在核定的额度内, 由报销人填单,主管领导签字,财务经理审核后,报总经理批准报销。
(二)因工作原因,当月话费报销、补贴标准超出报销额度的,凭通信运营商的话费清单逐项勾对,注明因公事由,主管领导签字,财务经理、综合行政部经理复核后,报总经理批准。第一节 移动通信管理
一、公司员工手机自备,公司不予购买和办理开户等手续。
二、话费标准及报销原则:
(一)每月可凭电信部门出具的收费单据报销移动电话通讯费用,其标准为:公司总经理每月600元,副总经理每月400元,总经理助理300元、部门经理每月200元,主管每月120元,小车驾驶员每月120元;原则上员工凭有效票据在核定的额度内据实报销,超出部分由个人自理;特殊情况,可凭通讯运营商的话费清单逐项勾对,注明因公事由后,由综合行政部审核后报总经理批准后报销。
三、审批程序
(一)在核定的额度内, 由报销人填单,主管领导签字,财务经理审核后,报总经理批准报销。
(二)因工作原因,当月话费报销、补贴标准超出报销额度的,凭通信运营商的话费清单逐项勾对,注明因公事由,主管领导签字,财务经理、综合行政部经理复核后,报总经理批准。总经理需经董事长批准后按规定报销。
四、注意事项
(一)公司员工所发生的手机话费报销列入“通讯费”管理及核算。
(二)享有报销手机话费资格的员工应保证手机的正常开通与使用。一个月内有五次以上(含五次)因公联系不上的,公司将取消该员工当月手机话费报销。如果连续三个月有类似情况者,公司将取消该员工手机话费报销资格。
(三)如果员工手机号码发生变更,必须及时将新号码通知综合行政部重新登记,否则公司将不予报销手机话费。
第二节 固定通信管理
一、日常管理
公司办公电话的安装、调试、维护由公司综合行政部指定专人负责。
二、申请程序
(一)、根据公司电话系统资源情况,原则是一部门一部电话。
(二)、部门因工作需要需配备,由部门提出书面申请,综合行政部审核后报执行总经理批准,由综合行政部向电信运营商申请安装或根据公司电话系统资源情况公司进行调配。
三、使用管理
(一)部门电话通讯费将计入部门费用由部门经理负责管理。
(二)员工应充分利用电子邮件网络及长途电话ip 网络,控制长途电话费用。
(三)使用固定电话时应注意文明礼貌、长话短说、简明扼要,尽量压低音量,接听电话应统一用语“您好****公司”。
(四)严格限制使用公司电话拨打私人电话,严禁使用公司电话拨打私人长途电话,综合行政部每月将审核部门长途电话费用,凡是因私长话费用将向帐户使用人收回并视情节严重进行相应的处罚。
四、话费标准
各部门每月办公电话费用定额管理,根据公司各部门工作性质由综合行政部拟订标准报总经理批准确定,各部门办公电话核定费用,若超出核定费用,则按超出部分的30%,由负责人负责,在其工资中扣出。 总经理需经董事长批准后按规定报销。
四、注意事项
(一)公司员工所发生的手机话费报销列入“通讯费”管理及核算。
(二)享有报销手机话费资格的员工应保证手机的正常开通与使用。一个月内有五次以上(含五次)因公联系不上的,公司将取消该员工当月手机话费报销。如果连续三个月有类似情况者,公司将取消该员工手机话费报销资格。
(三)如果员工手机号码发生变更,必须及时将新号码通知综合行政部重新登记,否则公司将不予报销手机话费。
第二节 固定通信管理
一、日常管理
公司办公电话的安装、调试、维护由公司综合行政部指定专人负责。
二、申请程序
(一)、根据公司电话系统资源情况,原则是一部门一部电话。
(二)、部门因工作需要需配备,由部门提出书面申请,综合行政部审核后报执行总经理批准,由综合行政部向电信运营商申请安装或根据公司电话系统资源情况公司进行调配。
三、使用管理
(一)部门电话通讯费将计入部门费用由部门经理负责管理。
(二)员工应充分利用电子邮件网络及长途电话ip 网络,控制长途电话费用。
(三)使用固定电话时应注意文明礼貌、长话短说、简明扼要,尽量压低音量,接听电话应统一用语“您好****公司”。
(四)严格限制使用公司电话拨打私人电话,严禁使用公司电话拨打私人长途电话,综合行政部每月将审核部门长途电话费用,凡是因私长话费用将向帐户使用人收回并视情节严重进行相应的处罚。
四、话费标准
各部门每月办公电话费用定额管理,根据公司各部门工作性质由综合行政部拟订标准报总经理批准确定,各部门办公电话核定费用,若超出核定费用,则按超出部分的30%,由负责人负责,在其工资中扣出。
第4篇 公司通讯费用管理规定
为了营造好的氛围,公司的各种规章制度是少不了的,小编为大家精心搜集了一篇“公司通讯费用管理规定2022”,欢迎大家参考借鉴,希望可以帮助到大家!
一、总 则
为加强通讯工具的使用管理,合理控制由公司配备的办公电话、住宅电话、移动电话等费用支出,制订本管理规定。
二、职责
(一)综合部
1、负责公司通讯工具的配置、管理。
2、负责公司各通讯费用的统一缴纳管理。
3、负责超支通讯费用的统计、核算。
4、负责通讯费用的厂务公开工作。
(二)财务部
1、负责通讯费用的支付管理工作。
2、负责通讯费用超支部分的扣除等成本核算工作。
三、管理规定
(一)通讯工具产权归公司,各使用单位只有使用权,不得私自迁移或过户转让。
(二)办公电话配置原则:
1、生产车间电话配置:(1)公司各生产车间的控制室,配备一部电话,以上电话均限齐鲁石化公司专网。(2)车间机关原则上配备一部电话,特殊情况须增加配置由分管领导审批。
2、公司机关电话配置:按办公房间与工作岗位相结合的原则进行配备。
3、程控电话配置:公司领导、公司传真电话可开通国际/国内程控;营销系统可根据需要开通国内程控;其他电话未经批准一律不准开通国内程控。
4、市内电话配置:机关各部室开通市话;车间为单位各开通一部市话。
(三)住宅电话配置原则:
公司领导配置住宅电话。
(四)移动电话配置原则:
公司领导配置移动电话
(五)通讯费用标准
1、公司合同号内电话办公电话费用标准(办公电话、住宅电话、移动电话话费标准均包括座机费)
(1)公司领导实报实销;
(2)车间电话费用标准:
各车间(包括中心化验室)开通的一部市话话费标准120元/月;其余开通的专网电话费标准80元/月.部。
(3)公司机关(包括财务)电话费用标准:
公司中层正职干部120元/月.部;其余电话80元/月.部;
(4)营销系统电话费用标准:
仓储中心、物流中心参照公司机关执行。
供应部、销售部电话费用标准详见《齐隆公司电话费用标准明细》。
(4)所有电话产生的信息费全部自理。
2、个人电话标准(包括移动电话和住宅电话)
(1)总经理:500元/月;(2)行政副总经理、财务总监分别为400元/月;(3)营销副总经理500元/月;(4)销售部长500元/月;(5)其他部长300元/月;(6)液体(固体)销售主管300元/月;(7)中层正职120元/月;(8)中层副职100元/月。
(六)办公电话由综合部定期缴纳,按照“单机考核、月度统算、超支扣款”的办法,下达扣款通知单,并报财务部,由财务部从相关单位或职工工资或奖金中直接扣除。
(七)个人电话费用由个人自己缴纳,持发票按规定报销。
(八)公司职工因工作需要或其他情况发生的公司内部工作单位或岗位变动,其通讯工具必须按以下规定办理:
1、办公电话一律不准带走,电话号码一律不准迁移。调入单位如新装电话,向公司提交书面申请,待公司批准后才能配备。
2、移动电话的配备必须坚持“岗位配备“的原则,即当事人到新单位、新岗位后,仍符合公司公费配备条件的,当事人可继续使用原移动电话,新单位不得再为其重新配备;因工作职务变化不符合公司待遇配备条件的,原单位必须将移动电话进行收缴,新单位不得以其他理由给以配备;移动电话的费用标准必须按其变动后的岗位级别进行重新核定。
四、管理规定由公司综合部负责解释。
第5篇 g公司通讯费用管理规定
一、总 则
为加强通讯工具的使用管理,合理控制由公司配备的办公电话、住宅电话、移动电话等费用支出,制订本管理规定。
二、职责
(一)综合部
1、负责公司通讯工具的配置、管理。
2、负责公司各通讯费用的统一缴纳管理。
3、负责超支通讯费用的统计、核算。
4、负责通讯费用的厂务公开工作。
(二)财务部
1、负责通讯费用的支付管理工作。
2、负责通讯费用超支部分的扣除等成本核算工作。
三、管理规定
(一)通讯工具产权归公司,各使用单位只有使用权,不得私自迁移或过户转让。
(二)办公电话配置原则:
1、生产车间电话配置:(1)公司各生产车间的控制室,配备一部电话,以上电话均限齐鲁石化公司专网。(2)车间机关原则上配备一部电话,特殊情况须增加配置由分管领导审批。
2、公司机关电话配置:按办公房间与工作岗位相结合的原则进行配备。
3、程控电话配置:公司领导、公司传真电话可开通国际/国内程控;营销系统可根据需要开通国内程控;其他电话未经批准一律不准开通国内程控。
4、市内电话配置:机关各部室开通市话;车间为单位各开通一部市话。
(三)住宅电话配置原则:
公司领导配置住宅电话。
(四)移动电话配置原则:
公司领导配置移动电话
(五)通讯费用标准
1、公司合同号内电话办公电话费用标准(办公电话、住宅电话、移动电话话费标准均包括座机费)
(1)公司领导实报实销;
(2)车间电话费用标准:
各车间(包括中心化验室)开通的一部市话话费标准120元/月;其余开通的专网电话费标准80元/月.部。
(3)公司机关(包括财务)电话费用标准:
公司中层正职干部120元/月.部;其余电话80元/月.部;
(4)营销系统电话费用标准:
仓储中心、物流中心参照公司机关执行。
供应部、销售部电话费用标准详见《齐隆公司电话费用标准明细》。
(4)所有电话产生的信息费全部自理。
2、个人电话标准(包括移动电话和住宅电话)
(1)总经理:500元/月;(2)行政副总经理、财务总监分别为400元/月;(3)营销副总经理500元/月;(4)销售部长500元/月;(5)其他部长300元/月;(6)液体(固体)销售主管300元/月;(7)中层正职120元/月;(8)中层副职100元/月。
(六)办公电话由综合部定期缴纳,按照“单机考核、月度统算、超支扣款”的办法,下达扣款通知单,并报财务部,由财务部从相关单位或职工工资或奖金中直接扣除。
(七)个人电话费用由个人自己缴纳,持发票按规定报销。
(八)公司职工因工作需要或其他情况发生的公司内部工作单位或岗位变动,其通讯工具必须按以下规定办理:
1、办公电话一律不准带走,电话号码一律不准迁移。调入单位如新装电话,向公司提交书面申请,待公司批准后才能配备。
2、移动电话的配备必须坚持“岗位配备“的原则,即当事人到新单位、新岗位后,仍符合公司公费配备条件的,当事人可继续使用原移动电话,新单位不得再为其重新配备;因工作职务变化不符合公司待遇配备条件的,原单位必须将移动电话进行收缴,新单位不得以其他理由给以配备;移动电话的费用标准必须按其变动后的岗位级别进行重新核定。
四、管理规定由公司综合部负责解释。
