第1篇 物业公司档案管理规定12
物业公司档案管理规定(十二)
(一)总则
公司实行“统一领导,各负其责。分级归档,集中管理”的原则。
公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。
在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。
公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。
(二)管理机构和岗位职责
公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。
行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。
(三)归档范围
1、各类请示,报告,会议纪要。
2、意向书、协议书、项目申请书,
3、重要的治谈和会议记录、备忘录,
4、开发项目机会性分析可行性研究报告
5、公司资信变动情况,
6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),
7、企业负责人,名单,及人选情况,
8、合同、章程,
9、向上级单位上报的报告书及批复,
10、有关部门出具的证明制将:
11、营业合法证件(包括企业负责人证件),
12、营业执照和营业证书内容文稿,
13、企业代码证书等。
14、与重要的客户来往的信件、函电,
15、历年工作总结,
16、年度预算报告;
(四)立卷程序
根据“谁办谁立卷”的原则,项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后,经办人要建立档案材料收集袋,随时积累材料。
对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档,上交办公室后,办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。
(五)管理与利用
1、公司办公室应建立档案的统计登记表,完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。
2、档案存放案卷的箱柜必须坚固,并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况,对破损或变质的档案应及时修补和复制。
3、档案管理人员调动工作时,应在离职前办理交接手续
4、办公室根据工作需要,编日常管理与查询系统,编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具,力求查找方便,调卷迅速准确,积极为一线部门提供服务。
5、档案的移交、鉴定与销毁
各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交,交接取方根据移交目录清点核对,并履行签字盖章手续。移交目录一式两份,交接双方各执一份。
各部门在人员发生变化时,应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定,列出清单,部门经理作为监交人,负责清点核对档案的移交工作。
办公室应根据保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。
经过鉴定失去保存价值的档案,要登记造册,经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销,监销人要在销毁清册签字。
(六)考核与奖惩
对于将材料散存在个人手中,归为已有,不按要求立卷、归档、上交者,办公室应写出书面报告,上报公司领导做出处理意见。
对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者,将视情节轻重,给子处理,问题严重的,按照《中华人民共和国档案法”》有关规定处理。
对于完成好的部门和个人,公司将予以表彰和奖励。
(七)其它
其它档案,参照国家档案局颁发的有关规定执行。
第2篇 学校物业公司档案管理规定
为加强对公司档案工作的管理,使档案工作各环节实现规范化、制度化和科学化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司各项工作中的作用,为公司的发展提供服务,特制定本制度。
一、组织管理
(一)机构设置
1.公司行政办公室下设档案室,负责全公司档案管理工作。由公司行政办公室专人负责管理。
2.公司各部门办公室人员,负责本部门的日常档案材料的积累和归档工作,受公司档案室指导。
(二)管理职能
1.执行国家及学校有关档案工作的方针政策。
2.统筹、协调、组织和管理全公司的档案工作。
3.保证档案的完整、准确、系统和安全。
4.做好档案的收集、整理、分类、保管、统计、销毁、保密、补充、修改及提供利用工作。
5.参与主要项目和技术引进项目档案材料的审查、验收、整理及设备开箱验收资料的归档工作。
二、档案的收集、立卷、归档
1.凡以公司名义发出的公文一律由行政办公室统一收集管理。
2.如有某项工作由几个部门共同参与办理,在工作中所形成的材料,应由主办部门收集归卷。
3.公司工作人员外出学习、考察、参加上级机关召开的会议等公务活动,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
4.本公司召开会议,由会议主办部门专人将会议材料和档案等向档案室办理归档手续。
5.归档工作应做到主动、及时、手续齐备。文件材料按年度、机构问题和保管期限进行分类,要求分类准确,组卷合理,案卷装订及编目符合要求。
6.公司档案室按年度搜集、催交各部门未按时归档或归档不全的文件材料。
三、档案的借阅
1.建立借阅登记簿,按规定办好借阅登记和借阅手续。涉及密级档案或查阅非本部门档案时,须填写《档案查阅审批单》。
2.查阅档案中有关本单位会议记录簿及核心机密档案,须经总经理批准方可查阅。外单位借阅档案须持介绍信,注明查阅档案的内容和用途,总经理或行政办公室主任同意方可查阅,并要求在档案室内查阅,密集资料一律不外借。查阅本部门档案需由部门负责人同意,借阅本部门业务以外的档案时,须由行政办公室主任同意方可查阅。
3.从档案室借出档案材料,档案员要讲明注意事项,借阅人不得自行转接他人,不准拆毁、涂改、标记、抽页、污损、拍照和复印等。
4.各部门人员只限查阅本部门档案,摘录档案内容,须经主管领导同意,方可摘录。
5.借阅档案一般不超过三天,如有特殊情况不能归还时,要申明理由办理续借手续。对无故不按期归还者,要视其情节给予一定处罚。
6.借阅人归还档案时,档案员应逐卷逐页清点检查。如果发现缺页或损坏,必须向当事人当面提出,经双方核准后,方可履行手续。
7.证书和奖状等实物档案一般不借阅原件,只借影印印件。凡正在研制的科研项目的技术文件材料,一律不准对外借阅。
四、档案的保管和鉴定
1.归档后的档案应按专业特点和文件材料形成规律进行分类、编号、组卷、登帐、入库、上架管理。
2.档案上架要按年度、保管期限分别排列,做到排列系统,主次分明,便于查找。
3.底图档案一律装袋平放,严禁折叠,蓝图档案装订成册。
4.档案人员要熟悉和掌握各类档案,每季检查核对一次。发现丢失、泄密、霉烂、虫蛀、鼠咬等要及时修复,采取补救措施,底图因年久破损而影响复制质量,应由归档部门重新描制。
5.档案室内应保持适宜的温度(14-18)、湿度(50%-60%),严禁烟火和存放食物,要经常除尘、通风。坚持做到七防:防火、防光、防尘、防潮、防虫、防污染、防盗。
6.对已到保管期限和失去保管价值的档案,要按规定进行鉴定销毁,并填写清册,档案室应组织鉴定小组进行鉴定。
7.档案人员要爱护档案,不准随意折卷、撕页、涂改勾画,对违反档案管理标准的行为,有关部门要严肃处理。
五、档案的保密和销毁
1.档案工作人员要严格遵守党和国家安全保密守则,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得向外透漏档案机密。
2.公司的历史资料、图纸和重要资料等,不准到处乱放。档案的销毁由档案室会同有关部门,对超过保管期限的档案,依据国家有关规定和档案的本身利用查考价值提出存毁意见。
3.档案的销毁须鉴定小组严格审查鉴定,编制销毁清册,由批准人、鉴定人和销毁人签字后方可销毁。
4.档案销毁的有关手续要注明立卷永久保管,销毁的案卷必须在《案卷目录》、《统计帐》上注销。
六、档案的交接
1.公司档案管理主要范围为文书管理、人事资料管理、公司执照、工程资料等。文书管理包含党群、行政转发或下发的各类文件、会议记录、会议纪要、照片、音像等材料及公司制订的工作条例、章程、制度等文字材料;人事资料管理包含人事部下发的各类文件、制定的各项管理规定、聘任决定、员工人事档案等;公司执照包含**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本);工程资料包含工程合同、工程验收报告等资料。
2.**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本),由行政办公室档案室负责保管。各部门因办理公务时需要提供以上证照的原件或复印件时,须填写《物业公司证照借用审批单》。使用过程中妥善保管,一般借用期限为三天以内,做好借用登记。
3.公司员工档案实行人事代理制在市人才中心代理。
4.存档流程:公司各部门指定专人负责各部门的日常档案材料的积累和归档工作,由公司档室指导。公司各部门的文件材料均由各部门自行收集、积累、整理、立卷,对本部门制定的规章制度或收到涉及公司或本部门相关的学校及校外文件,按文件要求进行处理后,按年度在次年年初送交公司档案室存档,部门领导要对存档文件进行把关。归档应是原件,份数为一份,要求材料完整准确,有保存价值,有历史记载性,不重复。认真履行交接手续,档案员与各部门要在交接凭据上签字,以便存查。
5.公司各部门在本年度年终时,对本年度涉及公司或本部门相关的学校及校外文件尚未归档及仍在处理流程中的文件进行等级,
第3篇 x物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
第4篇 物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定(试行)
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理,实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化,充分发挥档案在企业经营管理中的作用,根据****工业区、**地产控股的有关规定,结合公司实际情况,特制定本规定。
第二条本规定所称档案,是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的,具有保存价值的原始材料,包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等,都属于文件材料的归档范围。
人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。
第三条在统一领导、分级管理的原则下,总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管,并指导、监督各属下公司档案管理工作;各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员,负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。
第二章归档责任和要求
第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围,分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作,确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档,不得积存。
第六条归档要求:
(一)归档的文件材料,应以保持文件之间的历史联系为原则,反映出各公司工作的历史真实面貌;
(二)案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切,概括反映卷内文件内容。填好案卷封面,编写卷内文件目录、张号、划分保管期限,以便查找利用;
(三)归档案卷应依照一定方案排列,按照保管期限分开年度编制案卷目录;
(四)归档的文件材料原则上须是原件(即定稿及其打印正本),没有原件的可以复印件归档,但须加注说明;
(五)需归档保存的文件材料,应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存,但使用频繁的文件可留复印件一至二份,供日常借阅使用,以减少原件的磨损。
(六)项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放,如与其他文件共同存放,必须列出单独目录,以便查找。
(七)公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。
第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误,立卷人员不得在原文上涂改增删,应在备考表中加以说明。
第三章档案管理和利用
第八条各属下公司要定期检查档案保管状况,对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。
第九条档案保管期限分为永久、长期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三种,档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种,对超过保管期限的档案,必须进行鉴定。鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行,经过鉴定,对失去使用、保管价值的档案,必须编制销毁清册,经负责档案工作的领导审核签字后,由工作人员销毁。
第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,有条件的单位应使用电脑储存和检索档案,逐步实现档案检索电子化。
第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。
第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销,应在撤销前指定专人,将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录,在规定时间内向公司总部移交。
第四章附则
第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。
第十八条本规定自颁布之日起执行。
附件1:文书档案立卷归档办法
第5篇 某某物业公司档案管理规定
某物业公司档案管理规定
总 则 为了加强对档案的管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,为公司的发展服务,特制定本制度。本规定所称的档案、是指公司各部门以及个人在从事工作、经营管理、日常运营等活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种不同形式的资料和记录。
公司的档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则,共同维护档案的完整和安全,以保证公司在日常经营管理和发展壮大中的借鉴和利用。本规定适用于**物业公司各部门。
第一章 档案管理的机构与职责
第一条 公司档案管理工作实行二级管理。一级管理是指公司人力行政部的统筹管理,对公司的档案资料实行统一收集、整理、归档、保管,并进行日常管理;二级管理是指各部门的档案管理工作。
第二条 财务部、人力行政部档案由其本部门负责保管(公司指定档案资料由公司人力行政部保管)。财务部、人力行政部等的档案管理亦遵循本规定执行。
第三条 公司人力行政部应对公司各部门的档案管理工作进行指导。公司人力行政部可定期和不定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查。
第四条 公司各级档案管理工作暂不设专岗,但必须明确责任人即兼职档案管理员。根据公司发展需要,按照公司人力行政相关流程及规定进行申请、报批。公司各级档案管理员,应保持相对稳定,名单须在人力行政部备案,。档案管理员如有变动须按照公司人力行政部相关规定办理。
第五条 档案管理员在工作变动或离职时,应严格履行工作交接手续,严禁擅自带走或销毁。 档案管理员应忠于职守,严守公司秘密,不得向无关人员泄露档案内容。公司各部门、所有人员均有保护档案的义务。
第六条 人力行政部应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第二章 档案的管理 公司所有档案资料均应进行专人、专柜管理。 档案管理员应做好文件资料的准确、及时归档。 所有档案资料划分四个密级:普通级、秘密级、机密级和绝密级。档案管理员在文件资料归档时,对档案资料进行密级划分。
1、'普通'资料含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
2、'秘密'资料含:公司有效证件、各项手续办理资料、单位往来函件。
3、'机密'资料含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、总裁会会议纪要(决议)、不动产所有权及其它债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
4、'绝密'资料含:公司相关政府批文、预决算书、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同、其它经核定为绝密的文书。 在公司发展过程中产生的一些极具保存价值的文件资料、实物等,皆视为珍贵档案(与档案密级无关),需严加管理,珍贵档案的界定由总裁裁决。 档案管理员应做好档案资料的管理工作,对于应当归档的材料,各部门须按照规定,定期向部门的档案管理员移交、集中管理,任何个人不得占为己有。
公司档案管理实行'即时归档'、'月度归档'及'年度归档'制度:
1. '即时归档'指短周期的单项工作或大型工程项目,在项目完成后或施工项目竣工验收后,及时将属于归档范围内的资料整理出来,移交到人力行政部存档。日常工作中产生的重要文件也要即时归档;
2. '月度归档'指日常文件在每月10日前将上月需归档的资料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度归档'指每年一月份把上一年度档案管理工作进全面汇总,并移交公司人力行政部。年度归档适用于跨地域子公司。 财务部、人力行政部应在每年第一个月10日前将档案总目录、汇总性报告交公司人力行政部。
归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批或其它原因不能归档的,保存复印件或电子版复制文件。 库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十六条 档案管理员应注意档案资料的保护工作,档案的存放地点要做到'八防':防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
第三章 附则 本规定由人力行政部制定并负责解释,经总裁批准后执行,修改时亦同。 本规定自颁发之日起开始执行,凡既有的与本规定相同,相似的规章制度即日起自选废止。
附件1:公司档案分类对照表:
类别号类别范围00珍贵资料由总裁界定需特殊保管的资料及物品
01法规性文件包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等
02重大决议包括公司重大决议或由总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等
03计划性文件包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、预算计划、财务计划等
04总结性文件包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、项目工程总结、调查报告等
05批示性文件包括公司各类各类命令、工作指示、批复等
06技术性资料包括各类工程图纸、竣工资料等
07凭证性文书材料包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本
08证件性文书资料包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司或公司领导人获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等
09汇报性文书资料包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料
10人力行政资料包括企业下属各部门的人力行政任命、人力行政调整、人力行政管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料
11声像制品资料包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等
12题赠性资料包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等
13电子文件及数据各类电子版文件及数据
6、档案管理员作业规范
为使公司各部门档案管理员工作不断标准化,保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,为公司发展服务,特制定本规范。
档案管理部门及负责人:
1、公司档案管理部门为人力行政部;
2、公司立档单位为各部门; 3、各部门均设档案管理员(兼职),负责管理文件资料。
各部门档案管理员(兼职)职责:
1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的
归档范围,收集管理本部门的文件材料;
2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集整理,并向公司人力行政部办好交接签收手续。
3、按规定手续办理查阅借阅手续,应积极地提供,做好服务工作。
归档文件的整理:
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2、归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立档,但跨年度的请示与批复,放在复文年立档;没有复文的,放在请示年立档;跨年度的规划放在针对的第一年立档;跨年度的总结放在针对的最后一年立档;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立档按照有关规定执行。
5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
7、归档材料的文字须是打印、蓝黑墨水、碳素墨水书写。一般不得用复印件代替原件存档。
8、案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。
9、归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订,资料已有金属装订的在归档时去除,以避免锈蚀资料。
10、应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
11、归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
12、存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
13、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。 各部管理员应做到每日进行文件归档,切忌拖拉积压。逾期办理者将在日常工作考核中扣减分数。
第6篇 物业公司档案管理规定2
物业公司档案管理规定(二)
一、档案分类
所属部门、项目部需进行档案分类,明确各类档案的保管人,并结合公司实际,将档案分为以下类别:
档案的分类
类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注
1l合同/协议公司、项目部、财务部
2l公司文件/通知公司、项目部
3l上级公司文件公司
4l政府主管部门文件公司、项目部
5l相关部门文件公司、项目部
6l政策法规文件公司、项目部
7l工程开发图纸、资料项目部
8l业户档案、资料项目部
9l日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部
门、各专业涉及的文档资料(含质量认证要求记录),按质量认证文件要求管理。
9l1客服日常工作资料客服专业
9l2工程日常工作资料工程专业
9l3保安日常工作资料保安专业
9l4保洁日常工作资料保洁专业
9l5绿化日常工作资料绿化专业
9l6财务日常工作资料项目部财务
二、档案编号
1、档案盒/文件夹统一编号:
(1)档案盒/文件夹编号构成:类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号
(2)档案盒/文件夹编号说明:
类别号:1l-9l,9l1-9l6
部门/项目部识别号:gs-公司;gsc-公司财务;gsr-公司人力;gsz-公司综合计划;gy-国英项目部;ty-桃园项目部;qsy-清上园项目部。
③档案盒/文件夹序号:各部门、项目部、各专业确定,以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。
如:1l-gy-03,代表国英项目部合同类档案,合同档案盒的排序为03;9l1-ty-05,代表桃园项目部工程日常工作类档案,该档案盒的排序为05;
2、档案盒/文件夹内文件编号:
在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。
三、建立档案盒/文件夹明细单
整理所有的档案盒/文件夹,按要求统一编号并填写《**物业部门/项目部档案盒/文件夹明细单》
四、建立档案盒内存档文件目录
整理每个档案盒/文件夹内所有文件,分别填入《**物业部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录》,其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号,其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号,同时在该文件右上方用笔标注所排序号,使文件编号与文件存档目录相符。
四、各类档案保管的基本要求
1、按档案的存放和使用部门设专人保管,每类档案必须明确保管责任人。
2、档案的保管须做到标识清晰,分类明确,易查找。
3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。
5、重要档案资料入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。
6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等,配置有效的灭火器材和防潮物品及设施,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文档管理要求。
