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第1篇 职业中专档案管理规定
职业学校档案管理规定
为了保证档案室的整洁和安全,制定规定如下:
一、档案室管理
(一)档案室是机要部门,无关人员不得随意进入室内闲谈、聊天或做与档案工作无关的事情。
(二)档案室内要切实做好“六防”工作。即防火、防盗、防潮、防虫害、防灰尘、防鼠。
(三)平时要搞好档案室内外卫生,并依据季节天气变化搞好室内、档案箱内的通风工作,半年对档案箱内清扫一次,定期在档案箱内加放防虫蛀药剂。
(四)档案室内要严禁吸烟,出入档案室要关锁好门窗,如发现问题,要保护好现场,及时向有关领导或部门汇报。
(五)定期和不定期地对档案进行检查,如发现问题应及时处理。
二、借阅
1.档案组卷后,不得随意借阅,如确因工作需要,必须经主管部门批准后,严格履行借阅手续,接交清楚,归回时经核对无误再注销。
2.查阅人事档案必须是党员干部,但不得查阅和借阅本人或亲属的档案。借阅会计档案要办借阅手续,做好利用登记,并对归还的会计档案进行检查。本单位工作人员,因工作需要可直接到档案室办借阅手续。外单位如需查阅会计档案时,需持单位正式介绍信,经档案部门或财务部门主要负责人批准,方可查阅,不准借出。
3.借卷人必须爱护档案,严格遵守保密制度,严禁损坏涂改、圈划、撤换、翻印或转借他人,不得向无关人员泄露和对外公布档案内容。查阅时,必须保持室内整洁,不准吸烟,保障档案的安全性。
4.查阅档案人员,要在本室内查阅,不得带出室外,确因工作需要借出,必须经主管领导批准,履行登记手续后,方可借出。
5.外单位查阅档案,必须持阅档介绍信,介绍信要符合上级的有关规定,否则不予查阅。
三、立档标准
为使档案的收集、整理、保管、鉴定、统计的利用规范化,不断地改善案卷质量,提高档案的管理水平,根据本校文书档案工作的特点,特制定本文书档案质量标准:
(一)归档文件,齐全完整
凡本单位行政、教学、后勤、生产等工作活动中形成并办理完毕的,又具有保存价值的文件材料,都应立卷归案。如收发文件、电报、各种会议记录、电话会议记录,各类计划、统计报表、名册、学校及部门的规章制度、调查研究材料、工作总结及本校编印的出版物原稿、图表、簿册、照片、校刊等均应收集齐全完整,立卷归档。
(二)分门别类,系统组卷
1.应根据本校内部机构设置,职责范围,业务分工,文件特点采用年度一问题分类法。
2.立卷分工:
(1)本单位的收文、发文和内部自产文件,业务部门主办,学校名义批发的文件,由校办公室立卷(同时主办业务部门也应留底存查)。
(2)临时机构的文件,由临时机构的执行任务中随时整理,待工作完成后负责立卷,并交档案室存查。
3.立卷的基本要求:
按照文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,注意区分文件的保管价值,便于保管和利用,其具体要求:
(1)根据文件的特点,将具体联系密切保管期限相同的文件组合一起立卷,如把一项工作、一个问题、一次会议、一个案件和同一类型的文件材料,组合在一起立卷。
(2)学校有关教学方面的自产文件、资料、数据、图表、图片以及各种课程标准,教学执行计划、授课进度计划、教学日历、课表、任课教师安排、教师工作量统计、教师听课记录、学生学籍、各班教学日志,学生出勤,各种进修计划,进修考核情况,以及全校有关教学方面的统计资料等,均由教务部门统一分门别类,按教学年度整理立卷。
(3)按文件年度组卷时,要注意区别文件制成和处理日期所属年度,一般应遵照如下规定:
年度计划、总结、报表、预算、决算及行政、教学、后勤、生产等的业务文件、资料等,放在针对的年度立卷,总结和计划写在一起的文件,应视文件内容的主次和中心来定,跨年转时间,确定年属年代立卷;跨年度的请示与批复,来文与复文按本机关的文件时间立卷;专门为某项特定工作或会议收集的有关文件材料,随特定工作会议所属时间立卷;跨年度会议文件,放在举行会议的年度立卷。
(三)保密期限,划分标准
根据国有档案局颁发的《全国文书档案保管期限的规定》和上级主管部门下发的文书档案保管期限表,制定本校文书档案保管期限表。立卷时要根据保管期限表的规定,正确地区分文件的保管价值,按照永久、长期、短期三种保管期限组卷,不同保管价值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。
(四)卷内编目,条理清楚
1.卷内文件的排列编号:卷内文件要求排列次序有条理保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一个作者一个问题,按时间排列,一个作者几个问题,按问题的重要程序结合时间排列;几个作者几个问题,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间排列;会议文件,按重要程度结合文件时间顺序排列,卷内文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批复在后;批复在前,请示在后;复文在前,问文在后;转发文在前,原件在后。
2.卷内文件排列好后,用阿拉伯数字在文件右上角按顺序编上张号,简子页、折叠页、半页者编一个张号,图纸、照片编在背面,折叠页编在外面,空白页不编号,印刷小册应同文件一起编号,编号宜用打号机或钢笔。
3.填写卷内目录与备考表;卷内目录放在首页,用以介绍案卷内容与成分,要逐份文件逐项登记,备考表附于卷尾,用以注明卷内文件张数及卷内需要说明的情况,便于管理和利用者了解,备考表应由立卷人签字并注明填写日期,检查人由档案检查人签字,日后案卷的变化情况,可由档案管理人员随时在备考表上注明。
(五)装订整齐,结实美观
1.卷内文件装订,要拆除金属物,折叠整齐、宽长的纸页要切齐,残破文件应予修复,对批语、签署意见写在文件装订线外的,应粘贴加宽,字迹不清的或由铅笔、园珠笔及复写纸写的重要文件,必要时应抄录或复制抄本。
2.案卷要装订结实、整齐、美观,以三孔线绳装订,结头结在背面,每卷一般不得超过200页,装订时要把材料的右旁与底边对齐,不要掉页或压住字迹。妨碍阅读,对于图片及其它不便装订的文件,宜用盒式卷夹散存保管。
(六)案卷标题,简明确切
案卷组成后要拟写案卷标题,标题要准确无误,文字通顺精练,概括性强,简明确切地提示卷内文件作者、问题、名称。
(七)封面编目,整齐大方
书写案卷封面标题时,应用毛笔或钢笔(用炭素墨水)正楷书写,要求字迹端正醒目。其它各项如:机关名称、组织机构证的张数、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗号、目录号、案卷
号等要求刻制印章,以红色印油用印。
(八)排列案卷,编写目录
1.案卷的排列和编写案卷序号,案卷要系统排列,将一类性质的案卷先按保管期限分开,然后将每一种保管期限的案卷,按类别分册,再将每类内的案卷,按其联系结合重要程度排列。
案卷排列后,逐卷地编制案卷的顺序号,按年度分永久、长期、短期三种保管期限,编三个顺序号,每种保管期限都以一开始编。
2.编写案卷目录,按照案卷排列的顺序逐项登记案卷目录,填写卷目录需用钢笔工整抄写或打印,不得使用圆珠笔或复写纸,目录一式三份,文书处理部门一分,档案室二份(一份归档,一份作查找利用档案的检查工具)。
3.案卷封面应写明单位名称,案卷属年度,目录起止日期,目录的最后应有备考表,写明案卷数量,目录张数及需要说明的有关情况,编制人、编制日期。
第2篇 国家档案管理规定办法
国家档案管理规定
国家标准档案管理办法
第一章总则
第一条为了加强和规范国家档案馆管理,促进档案馆事业发展,充分发挥档案在经济和社会发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规,结合本省实际,制定本办法。
第二条本省行政区域内国家档案馆的规划、建设、管理,适用本办法。
第三条本办法所称国家档案馆,包括综合档案馆和专门档案馆。
综合档案馆负责收集和管理本行政区域国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的多种门类的档案,并向社会提供档案利用服务。
专门档案馆负责收集和管理某一专业领域或者某种特殊载体形态的档案,并向社会提供档案利用服务。
第四条国家档案馆是公共服务机构,依法履行保存历史记录、提供档案利用、开展社会教育、推进政务信息公开的职能。
第五条国家档案馆应当全面收集档案,反映历史真实,确保档案的完整、准确和安全,方便社会利用,依法履行保密义务。
第六条县级以上人民政府应当加强对国家档案馆工作的领导,将档案事业纳入国民经济和社会发展计划,保障档案事业发展所需经费,并列入年度预算。
第七条省档案行政管理部门主管本省档案事业,对本省国家档案馆工作实行统筹规划、组织协调、监督指导。
市、县(市、区)档案行政管理部门主管本行政区域档案事业,对本行政区域内国家档案馆工作实行监督指导。
第二章档案资源建设
第八条县级以上人民政府应当按照统筹规划、合理布局、分级管理的原则和国家、省有关档案馆网布局的要求设置国家档案馆。
省、设区的市、县(市、区)设置综合档案馆。省、设区的市根据需要可以设置专门档案馆,也可以与综合档案馆合设。城市建设档案馆的设置按有关法规、规章的规定执行。
设置国家档案馆必须符合国家和省规定的条件,经同级档案行政管理部门审核同意后,报本级人民政府批准。设置国家档案馆的具体条件和申请审核程序,由省档案行政管理部门商省级有关部门制订,报省人民政府批准后实施。
第九条国家档案馆应当按照职责,拟订档案资料收集的具体范围,报同级档案行政管理部门核准后实施。
第十条综合档案馆应当根据国家有关规定确定向本馆移交档案的单位范围。有关单位应当按规定向综合档案馆移交具有长久保存价值的各种门类和形态的档案。法律、法规另有规定的,从其规定。
第十一条国家档案馆应当按照规定的期限接收档案。因特殊情况,需要提前或者延期接收档案的,按照国家和本省有关规定执行。
第十二条各综合档案馆应当按照政府信息公开的有关规定,向社会提供现行文件查询等服务。各级行政机关和有关单位应当按照规定,及时向本级人民政府设立的综合档案馆移交有关文件和资料。
第十三条县级以上人民政府应当将档案的信息化、网络化建设纳入电子政务和信息化规划。
国家档案馆应当加强电子文件的接收工作,加快传统载体档案的数字化,实现档案的信息化、网络化。
第十四条综合档案馆应当建立本行政区域的电子档案目录中心。向综合档案馆移交档案的单位以及专门档案馆应当定期向综合档案馆报送电子档案目录。
电子档案目录格式标准由省档案行政管理部门按电子政务要求和规范制定。
第十五条非国家所有的档案资料,对国家和社会具有重要保存价值的,鼓励档案资料所有人向国家档案馆捐赠或者寄存;国家档案馆接受捐赠的,应当向捐赠者颁发捐赠证书,并可以给予一定奖励。
第十六条国家档案馆之间,国家档案馆与博物馆、纪念馆、图书馆之间,应当加强合作和交流,实现信息资源共享。
博物馆、纪念馆、图书馆及其他机构保管的文物、图书资料同时是档案的,应当向综合档案馆提供相关目录。
第三章档案开放与利用
第十七条国家档案馆的下列馆藏档案,应当向社会开放,涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外:
(一)建国以前形成的档案;
(二)建国以后形成的档案,时间已满30年的;
(三)属于政府信息公开范围的档案;
(四)经济、科学、技术、文化等活动形成的档案;
(五)重大活动档案,进馆满6个月的。
国家档案馆开放个人捐赠的档案,应当征得捐赠人同意。
第十八条国家档案馆开放档案,应当组织鉴定小组对拟开放的档案进行鉴定;经鉴定符合开放条件,并经同级档案行政管理部门审核同意的,一律予以开放。
第十九条国家档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式,向社会提供已开放档案、文件查询服务。
第3篇 中组部人事档案管理规定
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动,人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料人事档案管理规定 中组部就是为大家提供的人事档案管理条例:
人事档案管理条例
第一条 为了实现人事档案整理工作的规范化,便于档案的保管和利用,根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定,特制订本细则。
第二条 人事档案的整理工作,是档案建设的基础工作之一。
它是将收集起来的每个教工的档案材料,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作。
第三条 人事档案管理部门,均应按本细则和有关规定的要求,对所管理的人事档案进行认真的整理。
第四条 整理人事档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条 整理人事档案,事先要收集好人事档案材料,并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条 整理人事档案的人员,必须努力学习党的人事工作方针、政策和档案工作的专业知识,熟悉整理人事档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责地做好整理工作。
第七条 人事档案材料的鉴别工作,是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否归入人事档案的工作。
第八条 鉴别归档材料,必须根据中央有关文件的精神,以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据,严肃认真地进行。
第九条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,确定材料是否归入档案。
第十条 鉴别归档材料的具体做法:
(一)判定材料是否属于本校的材料及应归入人事档案的内容。
发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于人事档案内容和重复多余的材料,应清理出来。
对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存。
不属于人事档案内容,比较重要的证件、文章等,组织不需要保存的,退给本人。
无保存价值又不宜退回本人的,应登记报主管领导批准销毁;
(二)审查材料是否齐全、完整。
政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。
处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。
上述材料,属于成套的,必须齐全;每份归档材料,必须完整。
对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;
(三)审查材料是否手续完备。
凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章。
审查结论,处分决定、组织鉴定、民-主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。
任免呈报表;须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。
出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。
凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须补办完手续后再归档;
(四)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入人事档案,应交有关组织处理;
(五)鉴别时,发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。
第十一条 对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
第十二条 人事档案正本, 由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。
其内容分类:
第一类 履历材料
干部履历表(书)、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表,干部简要情况表,干部信息管理登记表,以“简历”为标题的个人材料(主要介绍不同时间学习,工作的地点、单位、任职情况),更改姓名、籍贯的证明材料等。
干部履历表和简历表有鉴定的,以履历为主,归第一类。
第二类 自传及属于自传性质的材料
自传(自己写的个人经历),个人撰写的简历材料(主要内容为:个人简历、家庭情况及社会关系)等。
带自传的履历材料或简历表,以自传为主,归第二类。
第三类 鉴定(含自我鉴定),考察、考核材料
1、 考核材料:干部年度考核表,专业技术人员年度考核表,考察材料,现实表现,领导干部年度考核量化测评表,参加形势教育干部实绩考核表,领导干部党风廉政建设情况报告表,后备干部登记表,干部挂职锻炼表,干部挂职推荐意见,干部挂职锻炼总结及鉴定表,民-主评议综合材料。
2、评语鉴定:高等学校招生政治思想品德考查(核)表,报考研究生思想政治情况表,学生操行评语,所有不带学习成绩、考试成绩的鉴定(包括:学生、培训、工作、出国、团员、党员、军人、“三讲”、蹲点干部、少数民族干部、知青),各类人员评(鉴评表)等,党员民-主鉴定表,干部年度考核表等。
3、审计报告:任期经济责任审计报告、审计意见的材料、,离任审计表等。
第四类 学历、学位、成绩、培训和专业技术等综合材料
1、学历材料:学生登记表(初中、高中),学生成绩登记表,考生报名登记表,新学员审批审批登记表,选拔学生登记表,毕业生登记表,毕业生分配登记表,毕业生登记及鉴定表,毕业论文成绩登记表,学员结业论文登记表,学籍登记表,研究生登记表,推荐上学意见书,同意推荐上学的证明,高考志愿书(申请报考书),退学证明,肄业材料,学生学年小结表,证明毕业时间的材料,中央党校学员登记表,中央党校学员党性锻炼思想小结,中央党校学员学习小结,中央党校学员党性思想考评表,毕业(结业)证复印件,学历证明,学位申请书,干部学历学位认定情况登记表,所有带学习成绩、考试成绩的鉴定,出国留学审查登记表,报考(申请)表,同意参加高考的证明,攻读博士学位专家推荐书,定向(合同)培养高校学生合同书等。
2、专业技术材料:教师登记表,教师资格过渡申请表,教师任职资格申报表,医务人员登记表,医师资格认定申请审核表,技术(兼职)聘书(如经济师、工程师、教授、会计师、指导教师等),专业技术职务聘任合同书,专业技术职务任职资格评审表,科学技术干部业务考绩档案,专业技术职务评审聘任呈报表,关于申请任职资格的报告,申报条件和任职资格检查表,评审专业技术职务任职资格情况简表,科学技术干部技术职称评定表,技术干部定职、升职呈报表,专业技术职务任命书,专业技术职务复查考核表,思想政治工作人员专业职务申报表,思想政治工作人员职务任职资格申报表,科学技术成果鉴定证书等。
3、培训材料:党校轮训培训班学员考核表,岗位职务培训,培训学员学习考核登记表,学员考核登记表,干部进修登记表,培训证明,预备役培训,干部理论学习档案卡片等。
4、科研成果:创造发明、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
第五类 政审材料
个人的说明材料(主要说明家庭情况及社会关系),家庭成员及社会关系登记表,军婚证明,军婚报告及批复,爱人(对象)情况登记表,对其家属、亲友调查情况的证明,招工政治审查表,入伍政治审查表,高等学校考生政治审查表,外出培训人员审查表,学徒审查登记表,公开选拔和竞争上岗任职人员的资格审查表,知识青年上山下乡参加工作期间的表现,知识青年上山下乡证,更改(确认)年龄、工龄(参加工作时间)、民族、国籍、入伍时间的证明,“三龄一历(即年龄、工龄和党龄、学历)”的审核表,干部在制止动-乱、平息__斗争中的表现情况,在文-化-大-革-命期间的表现情况,家庭成员旁证材料,关于党内职务情况的说明等。
第六类 党团材料
入团志愿书,入团申请书,退团申请书,超龄离团登记表,入党志愿书,入党申请书(如有多份仅保留第一份和最后一份,其他材料归入本人档案的散材料中),转正申请书,转正的意见,入党积极分子培训考核表,发展党员计划审核登记表,民-主评议党员登记表,党员“双学”活动登记表,1985年、1990年制的党员重新登记表及申请,确认团龄、党龄的相关材料,加入其他党派的申请书、登记表及证明,由单位开具的党、团材料丢失的证明(说明)等。
第七类 奖励(包括科技和业务奖励)材料
所有奖励文件、奖状的复印件、先进事迹材料,党员民-主评议登记表(被评为优秀党员的),得奖的著作登记单,奖学金审批表,通报表扬等。
第八类 干部违_纪、政纪、法律法规等材料
纪检监察、公安、检-察-院、法院等行政管理部门对个人的处分决定,上级批复,核定(调查)报告,本人的检查,交待,对处分决定的意见,复查报告、决定、结论,免予、解除,撤销处分的决定、意见、通知,通报批评材料,对个人的治安管理处罚决定书,不起诉决定书,刑事判决书,惩罚性民事判决书,计划生育处罚决定等。
第九类 工资、任免、身份等方面的材料
1、干部工资、定级、待遇材料:工资档案,工资审批表,晋升工资文件,浮动工资表,带工资的任免表,转正定级登记表(含无工资额的),因受奖励晋升工资相关表格,工资关系转移介绍信,职工考核升级审批表,工作变动登记表,各类津贴呈报审批表,待遇问题的审批表等。
2、干部任免材料:任职任免文,任免表,战士提升职务,级别报告表,干部提升晋级报告表,军官任免晋衔报告表(职务军衔或警衔同时变动的任免表),工资待遇不变晋升职务,干部职务任(免)归档材料,选为与其主要工作相关的各委员会委员的登记表(如:共青团、政协、纪委等),对总会计师,总经济师等的任免表等。
考察材料、现实表现也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出国(境)材料
因公出国人员审批表,因公出国人员备案表,初次出国人员审查表等。
审查表与备案表只存备案表。
4、招工、军警、代表等材料:
(1)招工材料:招收(新)工人登记表,就业人员审批表,招收新工人审批表,招收工人审查登记表,选调生录用审批表,职工子女申请安排工作登记表,学徒工审查登记表,毕业生选留推荐表、同意推荐招工的证明,转干审批表,“吸收录用”干部审批表(登记表),吸收录用教师表,高、初中毕业生和城镇青年安置表,选拔录用干部审批表,“以工代干”人员转干审批表,组织对组织初具的证明由于其家庭原因请求安排工作的情况说明或证明等。
(2)军警材料:入伍登记表,应征公民兵役役登记表,军(警)官文职干部转服预备役报告表,退伍军人登记表,军官转业审批报告表,评定授予军官军衔报告表,法官、检察官、警官等级变动审批(评定)表,转业干部推荐表,军用汽车驾驶执照申请表,车辆驾驶员年度审验表(军人)等。
(3)代表材料:各类代表大会代表登记表,当选与非主要工作(兼职工作)相关的各类组织委员的登记表(如:书画协会,青年联合会等)等。
(4)其它:公务员过渡审批表,公务员重新登记表(《公务员法》颁布后制定的),参照机关工作人员管理审批表,兼职聘书(职务),调动工作审批表,辞职申请书报告及审批表,任职责任合同书,劳动合同书或协议书等。
第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料
体检表(有残疾),残疾等级材料,各类通知书,家属随军登记(报告)表,领导干部收入申报表,干部住房情况表,干部挂职锻炼总结或小结,学习小结,自愿生一个孩子申请,独生子女证申请登记表,各类函件(如:调动工作介绍信、报名介绍信),结婚报告(非军人),共同培养协议书,工会入会申请,工会会员登记表,报到证,申请下基层的申请书,合同(协议)书,人事争议仲裁裁决书,伤残,工伤等级诊断书及有关材料,干部逝世后报纸报道的消息或讣告,悼词(生平),非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
不能装入干部档案的材料:工作总结,生活小结,思想汇报,接转材料交接单,工作证复印件,档案整理复制责任卡,入党誓词,常住人员登记表(户口本复印件),论文,各类试卷,学生证等。
可不装入干部档案的材料:档案备考表(和文-革有关的说明须归入档案),述职报告(如有年度考核表配套的需归入档案),附有索取证明材料的函(如无索取证明材料的归入档案)。
第十三条 人事档案副本内容,是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定,教工考核材料。
第四类的学历、学位,评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其它类别多余的重要材料,也可归入副本。
第十四条 内容交叉的材料,可根据材料的主要内容或用途确定类别。
(一)带自传的履历或简历表,以自传为主,归第二类。
(二)履历表和简历表有鉴定的,以履历为主,归第一类。
(三)有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料,以其主要用途为主,归第九类。
(四)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料,一律归第八类;凡未给予处分,以政治历史问题为主的,归第五类,以违纪错误为主的归第八类。
第十五条 每类人事档案材料,都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序,并在每份材料的右上角编上类号和顺序号,在其右下角编写页数。
第十六条 档案材料排序的基本方式:
第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类等七类材料按时间先后顺序排列。
第五类材料:若形成一系列有结论性的证明材料的排列顺序为结论或上级批复在前,其余材料按时间先后排列在后;若为单独的证明说明材料则按时间先后排列。
第六类材料:首先是入团志愿书、入团申请书;其次是入党志愿书、入党申请书;党员登记表可按时间先后依次排序。
第八类材料:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人的检查或交待材料等,其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。
第十七条 每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。
目录是整本干部人事档案材料的索引,有了目录就方便了干部人事档案内容的查阅,起到了提纲挈领的作用。
(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写。
每大类的第一行填写大类号及其名称,大类号用汉字一至十表示。
第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1、2、3、4……填写;
(二)根据材料题目填写“材料名称”。
无题目的材料,应拟定题目。
材料的题目过长,可适当简化。
拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;
(三)“材料形成时间”,一般采用材料落款标明的最后时间。
复制的档案材料,采用原材料形成时间;
(四)填写“材料份数”,以每份完整的材料为一份(包括附件),一般均为一份;材料页数的计算,采用图书编页法,每面为一页,印有页码的材料、表格,应如数填写;
(五)内容排布:
①共十大类,每大类与大类之间间隔为四行;
②各大类材料中,若无该类档案材料,其大类标题仍然保留,注意空足四行,再进入下一大类材料的输入;
③第九类“工资任免等材料”分四小类,每小类与小类之间间隔为三行;
④第九类“工资任免等材料”中,若无哪小类材料,其标题不保留,注意空足三行,再进入下一小类材料的输入;
⑤目录输入完毕后,将最后一页空表行数补足满页,再进行打印。
⑥打印出来的目录要工整、正确、清楚、美观,不得有过于明显的印黑、涂抹和皱褶。
第十八条 档案材料载体变质或字迹退色不清时,须进行抢救。
抢救材料,一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。
凡打印、抄写的材料,必须认真细致、核对无误,注明复制单位和日期。
第十九条 建立档案副本的材料不够时,可选择正本中的材料进行复制,将复制件存副本,其原件必须存入正本。
第二十条 为便于装订、保管和利用,延长档案材料的寿命,对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。
其主要方法:
(一)对超出16开(26cm×19cm)规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行裁剪。
裁剪档案材料要根据裁纸刀所标横竖坐标裁切,做到横平竖直,统一尺度,前后一致,保证档案材料的规范。
裁切不能损坏档案材料内容,档案内容距离裁切右边应有0.8-1.2厘米距离,包边时档案左边应留出2-2.5厘米距离,防止打孔时损坏档案材料。
不能紧靠内容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和与档案材料内容无关的字迹)。
裁切筒子纸要根据内容折叠整齐,不能裁断。
对于超出16开规格且无法裁切的档案材料,须进行折叠。
折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。
一般横边折叠折下边,不折表头,折叠边离裁切边要有1厘米的距离。
折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。
(二)小于16开规格档案材料,要用宣纸裱边(注意宣纸不能太薄)。
裱边时横边补上不补下,遇到大量需要裱横边的材料可以隔页裱边,竖边必须补齐。
裱边要粘牢,同时不能把下一页粘住。
(三)对于破损、卷角、折皱的档案材料,要进行裱糊。
裱糊用的衬纸,必须采用白纸。
浆糊要按照水和浆糊2:1的比例调制,涂抹时注意适量,不能过多或过少。
(四)材料包边不能把档案内容粘住,并把原来的装订孔包在白边里。
一般材料纸张厚7页左右包一本,纸张薄的10页左右包一本。
包边纸一般为b5复印纸,(也可采用硬度适中的纸)并按照宽5厘米-5.5厘米的标准裁成长条。
(五)编写页码和编号,须擦掉以前的编号,新编号字体要美观整洁,不要过大。
页码的位置在档案的右下角,距离下边和右边0.5厘米,编号的位置在档案的右上角,距离上边和右边0.5厘米。
(六)档案上原有的分类角须剪掉并用宣纸补齐,有些不干净的也须剪掉重新补齐。
整理时要按照类别插入分类角。
分类角贴在白纸的右上方,与纸的右上角完全重叠,贴分类角的纸必须是黄底红字的角标纸。
(七)奖励登记表、学生成绩册、毕业证书、学位证书、奖状等需折叠的材料,裱背后装入档案,粘贴时注意做到便于从左向右翻阅。
如果材料过大应折叠,一般为折下边和右边。
(八)铅笔标注在档案上的无关的字迹一律擦除。
(九)整理过程中产生的重复件和多余件,根据类别、时间排序,按标准裁剪和装订后,要在每份材料上注明为重复件或多余件并装入本人档案。
(十)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化生锈损毁材料。
(十一)对于裁切后的整卷干部档案要求做到四面整齐。
第二十一条 每个教工的档案材料,必须装订成卷。
装订后的档案,目录在卷首,材料排列顺序与目录相符;卷面整洁,全卷整齐、平坦,装订结实实用,具体做法:
(一)将目录与材料核对无误;
(二)把全卷材料理齐。
材料条件好的应做到四面整齐,条件较差的,以装订线一边和下边两面为齐;
(三)在材料左侧竖直打上统一装订孔。
孔距规格应符合《条例》附件一的规定;
(四)一律使用《条例》附件一规定的标准人事档案卷皮。
档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。
书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。
第4篇 盛华物业档案管理规定
盛华物业档案管理规定
1.0目的
加强公司各管理处、行政内部管理档案的建立和管理,通过档案管理,为人事、行政工作提供情况,规范公司在管物业资料,便于物业的维修和养护,整理管理运作资料,便于提高服务质量。
2.0适用范围
公司、部门、管理处档案管理。
3.0档案管理
3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。
3.2档案管理员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料,有关部门应积极配合。档案管理人员对归档材料应及时归档。
3.3凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整。
3.5档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。
3.6档案应存放入专用档案柜,档案室必须坚固适用,有防火、防盗、防潮等安全措施。
3.7对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少及时查找。
3.8档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。
3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重给予严肃处理。
4.0档案的查阅和借用
4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准,必要时报公司经理批准。
4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4.3档案一般不外借,特殊情况,经总经办领导或经理批准方可借阅,但须严格履行登记手续,按期归还。
4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
4.5查阅必须严格遵守保密制度,严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重给予严肃处理。
5.0档案工作人员守则
5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。
5.2热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。
5.3保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。
5.4严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。
5.5坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
第5篇 员工档案管理规定办法
员工档案管理规定【1】
第一条 档案工作任务
1、保管员工档案;
2、收集、鉴别和整理员工档案材料;
3、办理员工档案的查阅、借用和转递;
4、通过档案熟悉员工,为人事工作提供情况;
5、逐步实现员工档案管理工作的科学化和现代化。
第二条 档案材料内容
1、履历表;
2、自传;
3、鉴定;
4、考核材料;
5、政治历史问题的审查及甄别、复查材料;
6、参加党、团材料;
7、奖励及先进事迹材料;
8、处分、取消处分材料;
9、招聘、转正定级、吸收录用审批表、任免报告表、考评技术资格、学位审批表、出国人员审批表、调整工资审批表、离休退休、辞职审批表等;
10、其他可供组织上参考的材料,如员工个人写的思想、工作、学习总结、检查等。形成以上档案材料的部门和职能人员应及时将完备的材料转交档案室存档。
第三条 档案的管理
员工档案按照管理(任免)权限实行分级管理。
1、正、副总监以上领导档案,报送总公司人事部。
2、物业管理有限公司部门经理以下员工档案,由各单位人事部门自行管理。
3、根据人事回避原则,档案管理人员的档案由人事部领导直接保管。
4、出国(境)不归及死亡员工档案仍按上述分工管理。
5、员工辞职、自动离职、开除公职、降名及解除劳动合同后,档案管理人员于15日内将其档案转至户口所在地的街道办事处保管。
第四条 档案材料的收集和归档
1、人事档案管理人员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料。有关部门应积极配合,档案管理人员对归档材料应及时归档。
2、凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整,用钢笔或毛笔誊写(不得用圆珠笔、铅笔等书写),并经组织审查盖章或本人签字后生效,否则不得归档。
3、员工档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐。
第五条 档案的保管
1、员工档案由人事部门设专人保管,档案管理人员必须是_正式党员。
2、员工档案应存入保险柜。档案室必须坚固适用,有防盗、防火、防潮等安全措施。
3、对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少,及时查找。
4、档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。
5、严禁任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重,给予严肃处理。
6、逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第六条 档案的查阅和借用
1、外单位前来查阅员工档案须凭党组织或人事部门的介绍信、公检法系统的组织介绍信,并经人事部门领导批准。
2、大厦部门领导和党组织、纪检人员查阅员工档案应经人事部门领导批准。
3、档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4、员工档案一般不外借,特殊情况,经人事部门领导批准亦可借阅,但必须严格履行登记手续,按期归还。
5、私人不得查阅或借用员工本人及其亲属的档案。
6、查阅档案必须严格遵守保密制度,严禁涂改、圈划、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。:
第七条 档案的接收与转递
1、员工试用期满转正后,应及时到人事档案室办理档案调入手续,档案管理人员接收档案后应及时进行登记,并将档案回执及时退回原单位。
2、员工调出或辞职后,档案管理人员要及时办理档案转递手续。
3、员工档案转递应密封,一般应通过机要交通转递,也可由组织指派专人传送,但不得由员工本人自带。来源:考试大的美女编辑们
4、有关职能部门应及时将员工奖励材料、入党团的材料转交档案室存档。
第八条 档案工作人员守则
1、认真学习党和国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。
2、热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。
3、保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险品。来源:考试大
4、严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。
5、坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
员工档案管理规定【2】
企业职工档案管理工作规定
第一章 总 则
第一条 为加强企业职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,为社会主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,制定本规定。
第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。
第三条 企业职工档案工作,在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下,由劳动主管部门领导与指导,实行分级管理, 同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 机构和职责
第五条 职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理:实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者,其档案由原所在单位保管,也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条 职工死亡后,其档案由原管理部门保存五年后,移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条 企业职工档案管理部门的职责:
(一)保管职工档案;
(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;
(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;
(四)登记职工工作变动情况;
(五)为有关部门提供职工情况;
(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;
(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。
(八)办理其他有关事项。
第三章 档案的内容
第九条 企业职工档案的内容和分类:
(一)履历材料;
(二)自传材料;
(三)鉴定、考核、考察材料;
(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);
(五)政审材料;
(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
(七)奖励材料;
(八)处分材料;
(九)招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
(十)其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集、保管和销毁
第十条 职工所在企业的劳动(组织人事)职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
第十二条 企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条 按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件一)。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反(中华人民共和国档案法)、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:
(一)查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
(二)查阅、使用企业职工档案的单位,应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
(三)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经企业或企业授权的主管档案工作的领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。
(五)各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分,或追究法律责任。
(六)因工作需要从档案中取证的,须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章 档案的转递
第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。
第十九条 转递档案应遵守下列规定:
(一)通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带。
(二)对转出的档案,必须按统一规定的'企业职工档案转递通知单'(见附件二)的项目登记,并密封包装。
(三)对转出的材料,不得扣留或分批转出。
(四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失。
第七章 附 则
第二十条 本规定由劳动部负责解释。
第二十一条 本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直 辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。
第6篇 国企人事档案管理规定办法
国企人事档案管理规定
第一章 总则
第二章 文件材料的形成与归档
第三章 档案管理
第四章 档案信息开发利用
第五章 档案管理体制
第六章 附则
第一章 总则
第一条 根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强企业档案工作,更好地为企业提高经济效益服务,特制定本规定。
第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。
其构成是以科学技术档案为主体,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。
第三条 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条 企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。
第二章 文件材料的形成与归档
第五条 企业要根据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营、等项工作(以下简称生产活动)和文书处理的程序。
第六条 企业生产(施工)活动中形成的科技文件材料(含缩微胶片,照片,录音、录像和计算机磁带等,以下同)由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档。
第七条 企业文件材料归档的基本要求:
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。
第八条 企业必须编制文件材料的归档范围。
企业文件材料的归档范围主要有以下几方面:
1、产品生产方面。
有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
2、经营销售方面。
有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
3、设备仪器方面。
有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。
4、技术管理方面。
有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。
5、计划统计方面。
有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
6、物资供应方面。
有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
7、劳动工资方面。
有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
8、财务管理方面。
有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
9、教育培训方面。
有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。
10、党、政、工、团工作方面。
有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。
11、科学技术研究方面和工程建设方面,按有关规定执行。
12、其他方面。
第九条 归档时间1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案部门归档。
2、各项管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。
第十条 企业各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第十一条 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划;列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十二条 企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必须有档案部门参加。
文件材料不完整、不准确,不系统,不能进行鉴定、验收。
第十三条 企业产品和工程创优、科研成果评奖,归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容,档案部门不签署意见不得申报成果。
第十四条 企业新购置重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时,有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料;并及时归档。
第十五条 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向档案部门归档。
第十六条 企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章 档案管理
第十七条 企业要建立健全各项档案管理制度,列入企业的经济责任制体系,并制定严格的考核和奖惩办法。
第十八条 档案分类1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号办法。
2、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。
3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。
4、常用的分类方法有:
(1)按产品型号分类;
(2)按设备型号分类;
(3)按科研课题分类;
(4)按工程项目分类;
(5)按专业性质分类;
(6)按组织机构分类;
(7)按时间分类;
第十九条 档案编目与编制检索工具1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。
2、要根据需要编制档案检索工具,并且进行档案著录工作,著录方法按照国家标准gb3792.5─85《档案著录规则》执行。
第二十条 档案保管1、接收档案必须认真验收,并办理接交手续。
2、存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。
3、底图除修改、送晒外,不得外借。
修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充等情况。
底图存放以平放为宜。
4、缩微胶片、照片、磁带等的保管:
(1)存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
缩微母片和拷贝片应分别存放;
(2)胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。
库房内应设有防火和空气调节设施,温度、湿度应符合规定的要求。
5、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。
对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。
6、档案库房的一般要求:
(1)保存档案必须有专门的库房,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)档案库房建设要列入企业基本建设计划,库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。
第二十一条 图纸的修改、补充1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。
2、修改内容较小时,可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”,采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。
3、修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。
新图列入原图纸目录,并且注明所代替的原图图号。
作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。
4、整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。
原保管单位标注新保管单位的编号后,根据需要另行保管。
第二十二条 档案鉴定1、企业要根据国家和有关部门的规定,编制档案保管期限表,档案保管期限分永久、长期、短期三种。
确定保管期限的基本原则是:
(1)对企业有长远利用价值的档案应永久保存;
(2)对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
(3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组,直接对档案进行鉴定。
每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期。
3、鉴定工作应该定期进行,具体由企业根据实际需要确定。
4、档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
5、销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批,并报送有关档案管理机关备案。
销毁档案时要严格执行保密规定。
第二十三条 档案统计1、企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
2、档案统计主要有档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果的统计等。
第二十四条 档案管理现代化1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分,要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。
2、企业档案部门要应用现代管理方法。
有条件的大中型企业要逐步应用以电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。
第二十五条 档案管理经费按照财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。
第二十六条 企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。
第二十七条 企业破产以后,除设备档案、基建档案等随同实物移交外,其余档案应向有关档案馆移交。
第四章 档案信息开发利用
第二十八条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容,开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。
档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。
第二十九条 企业档案信息开发利用的几种形式1、在企业内部实行档案开架阅览。
2、编制并交流档案目录。
3、对档案进行加工整理,汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。
第三十条 企业档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度。
第三十一条 对于积极主动开发与提供利用档案,为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员,企业应给予表扬和奖励。
奖励办法按国家有关规定执行。
第五章 档案管理体制
第三十二条 企业档案管理涉及生产活动和党、政群等各个部门,应由一位副厂长(副经理)分工领导,并且列入企业领导议事日程,作为考核企业领导人政绩的一部分。
第三十三条 要加强和充实企业档案管理机构,集中统一管理企业档案工作。
有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。
第三十四条 企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。
第三十五条 档案管理人员1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员,并且应有一定数量的专业技术人员。
2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。
3、企业档案管理人员享有专业技术管理人员待遇,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第六章 附则
第三十六条 企业党、政、工、团档案管理按照_中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。
第三十七条 企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。
第三十八条 企业人事档案管理按照_中央组织部的有关规定执行。
第三十九条 集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。
第四十条 本规定由国家档案局负责解释。
第四十一条 本规定自发布之日起执行。
国家档案局、 国家经委、 国家计
第7篇 机电设备档案资料管理规定
1.目的
确保机电设备资料、档案的完整,为设备维护维修提供支持。
2.适用范围
适用于__花园机电设备资料、档案的管理。
3.内容
3.1机电设备资料的管理
3.1.1机电设备资料原件统一由管理处兼职资料员保管,需标识清楚。
3.1.2常用的机电设备资料可复印一份保存于机电值班室按班移交。
3.1.3机电设备资料的借用需经机电主管批准后到管理处兼职资料员处借阅,并及时返还。
3.1.4发生设备资料缺页现象由管理处兼职资料员报管理处主任严肃处理。
3.2机电设备档案的管理
3.2.1机电设备维护维修档案由机电主管统一集中保管。
3.2.2机电设备大中修档案长期保管直到设备报废一年后销毁。
3.2.3机电设备维护维修档案的借阅须办理借阅手续,并按时归还。
3.3机电设备资料、档案应保存通风良好,干湿度正常的房间。
3.4机电设备资料、档案应半年检查一次,发现问题及时处理。
4.记录
无。
5.附件
无。
第8篇 z医院档案工作管理规定
人民医院档案工作管理规定
1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策,建立健全各项档案管理规章制度。
2.加强对档案工作的领导,明确分管领导,档案工作列入工作计划和岗位目标责任制。
3.本单位档案实行集中统一管理,各职能部门明确兼职档案员,建立相应的管理网络。
4.配备与本单位档案工作相适应的档案人员,由其负责档案的日常管理。
5.严格执行档案工作各项规章制度,实行目标管理,纳入考核。
6.档案人员享受科技人员同等待遇。
第9篇 员工人事档案管理规定(一)
人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一,是档案工作的重要组成部分,人事档案是员工个人经历和社会实践的记录,来看小编为大家整理的关于员工人事档案管理规定:
公司人事档案管理规定
第一条 为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。
第二条 中层以上管理人员档案由总裁办公室负责管理,派专人负责;其余员工的档案均由办公室档案管理员负责管理。
档案管理人员不能保管本人的档案。
总裁办公室和办公室的档案管理人员的档案实行交叉管理。
第三条 员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。
对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。
第四条 人事档案管理员的职责
(一)、保管员工档案;
(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;
(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;
(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;
(五)、为领导和有关部门提供员工的情况;
(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;
(七)、定期向档案室等部门移交档案;
(八)、办理其它有关事项。
第五条 人事档案的内容及分类归档
(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;
(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;
(三)、本人自我鉴定,组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;
(四)、政治历史审查及甄别复查材料;
(五)、员工参入党、团材料;
(六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;
(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;
(八)、处分、取消处分的材料;
(九)、任免、工资、职称等材料;
(十)、学历和评定的技能等材料;
(十一)定期考核成绩
(十一)、其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条 人事档案的收集、保管和销毁 一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。
对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材 料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。
档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。
每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。
第八条 人事档案的利用和传递 一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由办公室负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、党委办公室、办公室可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。
如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。
六、任何人未经批准,不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务,应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职,解除劳动合同或被开除、辞退等,已办理离公司手续者,应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取,并履行登记手续,不准邮寄或交本人自带。
十一、对转出的档案,必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,加盖公章和经办人印章。
第九条 新接收档案,档案材料不全,可不予接收。
接 收档案后,应将基本档案资料录入计算机内。
员工调出,档案材料转出时,应从计算机内注销员工基本档案情况。
第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十一条 本管理细则由公司总裁办公室负责解释。
第10篇 学校物业公司档案管理规定
学校物业公司档案管理规定
为加强对公司档案工作的管理,使档案工作各环节实现规范化、制度化和科学化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司各项工作中的作用,为公司的发展提供服务,特制定本制度。
一、组织管理
(一)机构设置
1.公司行政办公室下设档案室,负责全公司档案管理工作。由公司行政办公室专人负责管理。
2.公司各部门办公室人员,负责本部门的日常档案材料的积累和归档工作,受公司档案室指导。
(二)管理职能
1.执行国家及学校有关档案工作的方针政策。
2.统筹、协调、组织和管理全公司的档案工作。
3.保证档案的完整、准确、系统和安全。
4.做好档案的收集、整理、分类、保管、统计、销毁、保密、补充、修改及提供利用工作。
5.参与主要项目和技术引进项目档案材料的审查、验收、整理及设备开箱验收资料的归档工作。
二、档案的收集、立卷、归档
1.凡以公司名义发出的公文一律由行政办公室统一收集管理。
2.如有某项工作由几个部门共同参与办理,在工作中所形成的材料,应由主办部门收集归卷。
3.公司工作人员外出学习、考察、参加上级机关召开的会议等公务活动,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
4.本公司召开会议,由会议主办部门专人将会议材料和档案等向档案室办理归档手续。
5.归档工作应做到主动、及时、手续齐备。文件材料按年度、机构问题和保管期限进行分类,要求分类准确,组卷合理,案卷装订及编目符合要求。
6.公司档案室按年度搜集、催交各部门未按时归档或归档不全的文件材料。
三、档案的借阅
1.建立借阅登记簿,按规定办好借阅登记和借阅手续。涉及密级档案或查阅非本部门档案时,须填写《档案查阅审批单》。
2.查阅档案中有关本单位会议记录簿及核心机密档案,须经总经理批准方可查阅。外单位借阅档案须持介绍信,注明查阅档案的内容和用途,总经理或行政办公室主任同意方可查阅,并要求在档案室内查阅,密集资料一律不外借。查阅本部门档案需由部门负责人同意,借阅本部门业务以外的档案时,须由行政办公室主任同意方可查阅。
3.从档案室借出档案材料,档案员要讲明注意事项,借阅人不得自行转接他人,不准拆毁、涂改、标记、抽页、污损、拍照和复印等。
4.各部门人员只限查阅本部门档案,摘录档案内容,须经主管领导同意,方可摘录。
5.借阅档案一般不超过三天,如有特殊情况不能归还时,要申明理由办理续借手续。对无故不按期归还者,要视其情节给予一定处罚。
6.借阅人归还档案时,档案员应逐卷逐页清点检查。如果发现缺页或损坏,必须向当事人当面提出,经双方核准后,方可履行手续。
7.证书和奖状等实物档案一般不借阅原件,只借影印印件。凡正在研制的科研项目的技术文件材料,一律不准对外借阅。
四、档案的保管和鉴定
1.归档后的档案应按专业特点和文件材料形成规律进行分类、编号、组卷、登帐、入库、上架管理。
2.档案上架要按年度、保管期限分别排列,做到排列系统,主次分明,便于查找。
3.底图档案一律装袋平放,严禁折叠,蓝图档案装订成册。
4.档案人员要熟悉和掌握各类档案,每季检查核对一次。发现丢失、泄密、霉烂、虫蛀、鼠咬等要及时修复,采取补救措施,底图因年久破损而影响复制质量,应由归档部门重新描制。
5.档案室内应保持适宜的温度(14-18)、湿度(50%-60%),严禁烟火和存放食物,要经常除尘、通风。坚持做到七防:防火、防光、防尘、防潮、防虫、防污染、防盗。
6.对已到保管期限和失去保管价值的档案,要按规定进行鉴定销毁,并填写清册,档案室应组织鉴定小组进行鉴定。
7.档案人员要爱护档案,不准随意折卷、撕页、涂改勾画,对违反档案管理标准的行为,有关部门要严肃处理。
五、档案的保密和销毁
1.档案工作人员要严格遵守党和国家安全保密守则,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得向外透漏档案机密。
2.公司的历史资料、图纸和重要资料等,不准到处乱放。档案的销毁由档案室会同有关部门,对超过保管期限的档案,依据国家有关规定和档案的本身利用查考价值提出存毁意见。
3.档案的销毁须鉴定小组严格审查鉴定,编制销毁清册,由批准人、鉴定人和销毁人签字后方可销毁。
4.档案销毁的有关手续要注明立卷永久保管,销毁的案卷必须在《案卷目录》、《统计帐》上注销。
六、档案的交接
1.公司档案管理主要范围为文书管理、人事资料管理、公司执照、工程资料等。文书管理包含党群、行政转发或下发的各类文件、会议记录、会议纪要、照片、音像等材料及公司制订的工作条例、章程、制度等文字材料;人事资料管理包含人事部下发的各类文件、制定的各项管理规定、聘任决定、员工人事档案等;公司执照包含__省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本);工程资料包含工程合同、工程验收报告等资料。
2.__省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本),由行政办公室档案室负责保管。各部门因办理公务时需要提供以上证照的原件或复印件时,须填写《物业公司证照借用审批单》。使用过程中妥善保管,一般借用期限为三天以内,做好借用登记。
3.公司员工档案实行人事代理制在市人才中心代理。
4.存档流程:公司各部门指定专人负责各部门的日常档案材料的积累和归档工作,由公司档室指导。公司各部门的文件材料均由各部门自行收集、积累、整理、立卷,对本部门制定的规章制度或收到涉及公司或本部门相关的学校及校外文件,按文件要求进行处理后,按年度在次年年初送交公司档案室存档,部门领导要对存档文件进行把关。归档应是原件,份数为一份,要求材料完整准确,有保存价值,有历史记载性,不重复。认真履行交接手续,档案员与各部门要在交接凭据上签字,以便存查。
5.公司各部门在本年度年终时,对本年度涉及公司或本部门相关的学校及校外文件尚未归档及仍在处理流程中的文件进行等级,
第11篇 客服业户档案管理规定作业指导书
客服作业指导书--业户档案管理规定
1.目的
便于掌握业户的基本情况,保证资料的有效性。
2.业务范围
对业户档案的管理,包括入住资料档案、装修档案、投诉记录、车辆档案、事故/事件报告、照片或影像资料、往来客信、个性化资料、房屋变更情况等。
3.职责
业户档案统一由客服组建立并管理,客服组负责业户档案柜钥匙的管理。
4.工作内容
4.1业户档案统一由客服组建立并管理,业户档案锁放在指定档案柜中,客服组应指定专人负责业户档案的管理及档案柜钥匙的管理。
4.2定期对业户档案的存放地点进行清洁、整理,保证档案存放的清洁及安全。
4.3业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档),并要建立统一的业户档案目录,各类目录上要列明所有应保留的业户资料名称,如果有该资料,则在该内容前画勾,以显示目前业户档案资料在册明细,做到目录与实物相符。
4.4业户档案必须严密保管,严禁非客服组人员查看,其他部门人员若需查看,必须经客服组负责人许可,并填写《业户档案查阅登记表》,客服组应有人陪同方可查阅。
4.5严格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客服助理应及时跟进业户将房屋的出租情况或商住情况到客服组办理备案登记等手续,并填写《租户/商住情况登记表》。
4.6业户档案建立后,应将所有情况输入电脑,形成《业户基本情况汇总表》,以便及时查找,并定期对电子档案进行更新。
4.7客服助理及时跟进业户资料的变更,保证资料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。
5.记录
5.1《业户档案查阅登记表》
5.2《租户/商住情况登记表》
5.3《业户基本情况汇总表》
第12篇 基金会档案管理规定
基金会档案管理规定
为了全面遵守《基金会管理条例》和《中国友好和平发展基金会章程》，加强基金会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，结合本基金会实际，特制定本规定。
一、档案管理
(一)基金会档案的收集、整理和保管工作由办公室负责。
(二)归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同价值分类整理、立卷。归档材料应妥善管理，严防丢失、毁损。
(三)归档范围：上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的(包括但不限于下列)各种材料。
1.登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、登记证、法人证、批复等;
2.本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项报告;
3.本基金会的章程和各项管理制度;
4.本基金会的工作计划、总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及与有关单位和个人签订的合同、协议等;
5.会计预算、决算统计报表、资产负债表和财务报告;
6.本基金会理事会成员和工作人员基本情况;
7.本基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的文件材料;
8.本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物材料。
9.本基金会民政部登记年检报告、会计师事务所审计报告、重要活动领导人讲话、题词及其音像资料;
10.其他具有保存价值的文件材料等。
二、收集整理
(一)本基金会所开展的各项工作、活动，按照归档要求，由承办人在工作和活动结束后及时将文件资料集中后交办公室整理归档。
(二)本基金会工作人员外出学习、考察、调研、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议主要文件等需归档的资料交办公室整理归档。
(三)本基金会当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门负责整理立卷，编制会计档案保管清册。
(四)建立基金会专家库、志愿者数据库，利用基金会网站及时向公众传递各种活动信息及相关资料。
三、档案利用
(一)借阅档案须经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续。
(二)查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注，未经批准，不准复制档案。
四、档案管理人员发生变更时，要及时填写移交清单，办好移交手续。
五、本规定自批准之日起实行。
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第13篇 地产公司档案管理规定
地产有限公司档案管理规定
为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展提供信息和依据,特制定本规定。
一、档案管理工作的组织
1、在公司的直接领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。
2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性。公司对部门的档案管理工作实行导、监督。
3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料堆积,要熟悉部门档案,作到迅速查找。
4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特殊档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等)。
5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。
二、档案的分类
档案分为文书档案、工程(设备)档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类。
三、档案的归档要求
1、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案,按照要求收集整理归档。
2、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立,由人事部门进行管理。
3、财务档案应按归档范围要求,按年度整理,财务部门保存五年,然后移交档案室。
4、公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议获取的重要文件材料、技术图纸、照片资料等,归来后,应及时到行政部做文件处理由公司档案室进行登记、归档。
5、实物、声像一经形成,即需归档。
6、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档。
7、基建工程档案在项目交复验收后归档。
四、借阅档案的要求
1、总经理借阅档案可通过档案管理人员直接提档。
2、公司其他人员需借阅档案时,要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准,并办理借阅手续,原则上原件不得带出档案室,如原件确需带出档案室,须经总经理批准。办理借出档案手续。
3、借阅档案必须爱护,保持整洁、严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,必须由主管总经理批准方可摘录和复制。
4、外单位借用我公司档案时,应持单位介绍信,经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印。
5、借阅期限不得超过两星期,到期必须追回,如需再借需办理续借手续。
五、移交、销毁档案的要求
1、档案室接受档案资料时,移交单位要填写目录和档案交接单,经双方核实后,交接人应在交接单上签字,由双方备查。
2、档案室对新接收的档案资料要及时整理归档和登记,对销毁的档案及时在档案目录中注销,并注明原因和去向。
3、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动,其档案材料归所属公司,部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室。
4、根据各类档案不同保管期限,定期对档案进行鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理。
5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。
6、对要销毁的档案登记造册,经相关部门经理审核后,报总经理批准销毁,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,存档保存。
六、公司各部门档案员的要求:
1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定,按类别存放各类档案,在每年十二月末,经公司检查齐全后再整理归档,要求在第二年1月底前全部装订完毕。
2、做好档案的保密工作,发现档案遗失或出现文件泄密时,要及时向有关领导报告,不得隐瞒。
3、对公司档案管理工作需按时保质完成,如有困难就及时向有关主管领导报告。不得耽误工作。
4、有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分,造成损失的,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任:
a、丢失或者擅自销毁公司档案资料。
b、涂改伪造档案。
c、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人。
d、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。
七、本规定由圣北公司行政部负责解释。
八、本规定自通过之日起施行。
附:1、档案归档范围
2、档案管理分工
3、档案管理表格
4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员
附表一:档案借阅申请表
附表二:档案交接单
附表三:档案销毁申请表
第14篇 学校档案室管理规定办法
档案室是各机关(包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本机关档案的内部机构,是整个机关的组成部分,关于学校档案室管理规定应该怎么制定,来看小编为大家提供的范本:
(一)、要明确一位副校长分管档案工作,应建立综合档案室合和建综合室档案专柜。
配备政治素质好、业务能
力强、热爱档案工作的专(兼)职人员,并保持相对稳定。
(二)、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程;纳入分管领导和档案员工作职责;纳入教职工范围和考核奖惩制度。
(三)、档案人员的主要任务:
1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。
文书档案:是指学校党、政、工、团(队)在实际工作中形成的文件材料。
教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。
教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。
会计档案:是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。
后勤档案:是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。
2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。
任何部门和个人不得擅自处理。
3、学校综合档案的归档时间:文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。
后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。
5、卷内文件应齐全完整。
收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。
6、卷内文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前,请求在后。
各类案卷均要填写卷内目录。
卷内文件要编写张次号。
归档的文件材料字迹清楚,纸质优良、签署完备。
不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,并拆除卷内金属物。
7、案卷装订要整齐美观。
标题一般应有作者、问题、名称,能反映卷内文件内容,政治上无误,文词上简明确切。
封面要用毛笔正楷字填写,字迹要工整清洁。
8、文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。
(四)、综合档案室要做到有专室、专柜、专(兼)职人员负责,切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借阅制度
1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。
2、严守档案材料机密,不准随便转借档案。
未经许可不得擅自摘录和复制。
3、爱护档案,不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。
4、经批准摘录的材料,要经档案室工作人员审查。
证明性材料,必须校对无误后盖章。
5、外借档案必须经主管领导同意,并向档案人员办理借阅登记手续。
借出时间,一般不得超过七天,超过时间另行办理手续。
(六)、档案工作人员要熟悉档案,了解需求,积极主动地做好档案的提供利用工作。
档案室应根据工作编制大事记、组织沿革、基本情况、数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工作和参考资料,为提供利用档案创造条件。
(七)、学校档案的鉴定与销毁。
学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。
认真做好档案的鉴定工作。
对超过保管期限,失去保存价值的档案,可提出销毁意见,并填写销毁清册,报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。
销毁时应指定二人监销,并在销毁清册上签字,防止失密。
第15篇 安全档案管理规定
一、制定依据
根据国家政策和法律法规及公司管理制度的相关规定,为了规范管理安全生产档案,加强痕迹资料的管理,认真执行各项规章制度,结合公司的实际情况,特制定本规定。
二、安全档案的建立
1、建立健全公司各级安全生产负责人档案及安全网络图。
2、特种作业人员上岗操作资格证书并登记建档。
3、建立安全生产责任制,层层签订的安全环保责任书。
4、收集整理各项规章制度的资料、记录。
5、按照安全生产教育培训制度的整理教育培训记录及资料,包括安全培训教育、考核、持证情况等;
6、按照安全生产例会制度建立各类各次安全会议的记录档案;
7、按照安全生产检查制度建立安全检查档案,包括企业负责人、各级领导和安全管理人员的检查记录;
8、按照设备设施管理制度建立设备设施档案,包括生产厂家资质、出厂合格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、修理等资料和记录;
9、按照危险源建立危险源管理档案,包括危险源的识别、评估分析、管理、监控的记录和资料;
10、按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案,包括排查、
治理、验收等记录和资料;
11、按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案,包括劳动防护用品的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料;
12、建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案;
13、按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案,包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批复等;
14、其他有关安全生产的档案资料。
三、安全生产档案的管理
1、公司安全生产档案,由公司办公室档案管理员负责收集、整理、保管;车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料,统一整理公司办生产安全部保存。
2、存入安全生产档案的资料,要分类整理,按照时间先后编写页码,制作目录,成套成盒保存,不得杂乱无章。
3、安全生产档案系保密资料,除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅外,其他无关人员,外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的,须经单位主要领导批准。查阅结束后,档案管理人员应及时收回档案室保存。
