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第1篇 公司以实物抵业务款管理规定
__国际南方大区财务管理制度实施细则
--公司有关以实物抵业务款的管理规定
基于公司业务规模日益发展扩大的过程中,经常出现需要以实物冲抵业务款项的情况。为了更好地规范以实物抵业务款项发生的行为与管理,特制订以下规定。
一、适用原则:
允许以实物抵业务款项的情况有以下三种:一是因公司在经营发展、业务运作过程中确有对相关产品的实际需求(如公司进行基建时需要空调等电器产品,或是因业务扩展需要购买计算机、传真机等);二是在公司业务发生后出现了客户无法以货币方式支付业务款项的情况;三是在新业务拓展初期或业务淡季临时补版(补时)的情况。对于以上三种情况应采用不同的审批流程。
1、所抵实物必须保证产品质量优良,产品证明文件及相关手续齐全,且实物提供方必须对抵换的产品提供保修等售后服务,并保证抵换的产品享有与其它相同的市场零售产品完全一致的其它各项服务。
2、在以实物抵业务款的过程中,负责确定实物参考价格的部门是公司的实物(资产)管理部门。(如硬件技术部负责技术设备如计算机、复印机、传真机等抵换品价格的确定;行政部负责基建类、耗材类产品如办公桌椅、硒鼓、墨粉等抵换品价格的确定)
3、参考价格有两组,一组为相同产品的市场最低零售价,一组为相同产品的市场批发价,原则上价格的确定以市场批发价为准,不得高于市场最低零售价。如果实物属稀有物,即不易找到完全相同产品进行比较,则可根据同类型且功能最为相近的产品价格来确定抵换价格,但此时应允分考虑到产品因售后服务等原因带来的使用风险,适当根据实际价格给予下调。
4、根据各种情况最终确定的实物价值,即为冲抵业务款收入的金额,且等于实物入库价格及出库价格。
5、实物管理部门(硬件技术部或行政物业中心)应有专人监督所有以抵换方式进入公司的产品的使用情况,并在每月底进行统计汇总;如在使用中出现质量等问题,应及时与原负责抵换的业务人员联系维修或调换,必要时需由其直接领导协助完成此项工作;对于在使用过程中发现确实存在质量问题的实物,相关业务部门有责任协助实物管理或使用部门修缮或更换,否则公司将核扣相关业务部门的有关折抵收入。
二、实物抵业务款的申请、审批流程:
1、 第一种情况: 因公司实际需要进行的实物抵款业务,审批流程如下:
1)相应部门提出对某种产品需求的书面报告,按公司支出审批规定报批,由公司总经理/大区总裁终审。
2)公司总经理/大区总裁如认为可以用公司的现有产品或服务(如广告、软件、常规研发报告等)形式进行交换的,可将意见转至相关利润中心总经理,由能要求客户提供可抵产品或服务的业务部门与有产品需求的部门进行沟通,并由部门经理安排业务人员在要求的期限内负责抵换事宜的联系,提出抵换方案。
3)客户方接受抵换产品或服务的方案,可提出相应的供货方案(方案中包括但不限于以下内容:产品品牌、型号、数量、供货价格、供货时间、服务政策等)。
4)供货方案经产品需求部门或实物管理部门负责人签字确认后,业务部可与客户签订相应的业务合同(互抵协议),并安排实物运送。
5)实物送至公司时,须由需求部门会同实物管理部门对产品质量、包装情况等各方面进行检验,如有必要可开箱验货。如符合要求,业务部可凭实物发票、产品说明书、保修证书等资料办理入库手续(如手续不全,实物管理部门可先将产品入库并只打收条,待手续齐全后再开入库单);如不符合要求,实物管理部门应要求负责抵换的业务人员与供货方协商进行调换,经检验合格方可开入库单。
6)办理入库之后,业务人员需认真填写《实物抵业务款申请表》,后附购货发票、入库单、业务合同(互抵协议),由利润中心总经理及实物管理部门负责人签字后报公司总经理/大区总裁审定业务部门的营业收入金额。
7)业务人员将《实物抵业务款申请表》及上述附件交至财务部,同时开具业务发票并填写支票回收单(注明以实物形式回收业务款)。
2、第二种情况: 因无法回收广告款进行的实物抵款业务,审批流程如下:
1)业务发生后因客户资金方面原因造成未回款达两个月以上,客户提出以实物冲抵业务款时,业务人员应详实填写《实物抵业务款申请表》中的各项内容,后附客户的供货方案(方案中包括但不限于以下内容:产品品牌、型号、数量、供货价格、供货时间、服务政策等)。经上级经理核实确认后,交由相关实物管理部门指派专人与业务人员共同对客户提供的实物进行检验。如不符合要求或不具可变现价值,需在客户经营(或客户代理商经营)的其它产品中进行选择,并充分考虑实物使用后需要客户提供的后续服务,且取得全部产品资料。(为安全起见,应尽可能选择有较大经营规模的品牌产品,防止客户破产后无法延续售后服务。)
2)如实物确符合要求,可就实物价格及数量进行确定。原则上应要求客户以出厂价、成本价或市场最低零售价为准给予60%-70%的折扣,如实物的可变现价值较低,应给予更低的折扣。
3)价格确定后,业务员与客户签订抵换协议(备忘录),并安排实物运送。
4)实物送至公司时,需由实物管理部门对产品质量、包装情况等各方面进行检验,如有必要可开箱验货。如符合要求,业务部可凭实物发票、产品说明书、保修证书等资料办理入库手续(如手续不全,实物管理部门可先将产品入库并只打收条,待手续齐全后再开入库单);如不符合要求,实物管理部门应要求负责抵换的业务人员与供货方协商进行调换,经检验合格方可开入库单。
5)入库手续办理完毕后,业务人员将价格详细填写至《实物抵业务款申请表》中,后附入库单、购物发票、互抵协议等,经总经理及实物管理部门负责人签字确认后,报公司总经理/大区总裁审定冲抵金额。如用于冲抵的产品价格已有60%(含)以下的折扣,则可全额冲抵未回款;如产品价格高于60%折扣时,将根据具体情况对未回款金额进行一定比例折扣。
6)财务部按照公司总经理批准的比例计部门回款额,如有差额则作为坏帐处理。
7)业务人员的提成应按批准的回款额计算,提成比例应至少减少至原标准的60%(或以相应金额的实物发放);已扣业务员未回款金额应全部返还本人。
3、在新业务拓展初期或业务淡季临时补版时的第三种情况下,业务发生前客户提出只能以实物冲抵业务款项时,业务人员应事先提交《实物抵业务款申请表》,经本部门直接主管经理签字,报公司总经理/大区总裁审批后。可按第二种情况下的审批流程执行。其营业收入的确定以及产品的入库价格均按公司总经理/大区总裁批准的金额确定。
4、例外情况:如因业务人员自身工作失误造成无法回款,经业务人员与客户协商可以实物冲抵业务款,部门可按第二种情况下
的审批流程执行,但业务人员不得参加提成,部门可在对业务人员进行未回款考核时适当调整。同时可按公司批准的实物所抵未回款金额核减部门的未回款,但已核扣部门的未回款考核利润不予返还。
三、附则:
1、如遇客户无故拒付业务款或客户濒临破产或更名、更换股东等因素带来的无法回款等情况,业务部应申请委托公司法律部通过法律程序予以解决。
2、一般情况下,除网刊广告、网上广告、包版(买断)广告、软件、常规研究报告以外的业务不能以实物形式进行冲抵。
3、抵回实物的出库程序同实物(资产)管理的相关规定,设备的折旧根据出库价格按公司有关规定执行。
__公司有关消费类实物抵业务款的补充规定
随着公司业务规模的逐步扩大,出现了以消费类产品(包括各种消费券、代金券,以下统称消费类实物)冲抵业务款项的情况。由于消费类实物具有特殊性质,使之无法用一般的资产增减或收入增减进行�量,因此为了规范这一特殊情况,特制订如下规定:
一、基本原则:
1、一般说来,只有在客户因自身资金方面原因导致业务款项无法回收、且该客户确系只能提供消费类实物用以抵换相应业务款时,方可同意客户用消费类实物进行抵换。
2、公司要求所有以业务抵换的消费类实物明细报告必须如实上报公司总经理/大区总裁、财务经理。
3、消费类实物的使用必须经过严格的审批,任何人不得未经审批自行使用。
4、集团监查审计中心将不定期对用于冲抵业务款的消费类实物的价格、数量、使用情况等进行审查,如发现弄虚作假现象将对相关责任人进行严肃处理,直至开除。
二、审批流程:
1、相关业务人员应提前以书面报告方式详细说明业务经过,经直接主管经理同意后与客户就消费类实物的种类、价格(市场价格或面值、最低价或折扣价等)、数量等进行洽谈,消费券的实际抵换价格应低于券面价格的50%,实物价格应低于市场批发价80%。
2、业务人员与行政部专人共同对用于冲抵业务款的实物进行查验。查验时应认真核对实物价值、实物完好程度、使用有效期限等,查验完毕后由业务人员及职能部门人员签字后办理入库。
3、业务部门填写《实物抵业务款申请表》,详细填写表中各项内容(如产品种类较多可附产品明细),后附购买发票、入库单及其它使用说明文件,由总经理签字,上报公司总经理/大区总裁审批后,报财务备案并确定收入计算方式。
4、行政部负责对所有库存消费类实物的数量、出库价、有效期限等定期统计汇总并在每月底进行公告;同时行政物业中心有责任在有效期限内对消费类实物进行变现处理或根据有效期限申报上级领导安排使用,以减少损失。
5、任何部门需要使用抵回的消费类实物时,如属送客户使用,应由业务人员提出书面申请,经直接主管经理签字同意,总经理审批即可至行政部办理出库手续,出库价格与入库价格一致,计入领取部门当月成本;如属部门内部员工自行使用,除按上述手续办理外,必须上报公司总经理/大区总裁总裁批准同意后方可领用,出库价格与入库价格一致,计入领取部门当月成本或部门费用。
第2篇 实物贵金属管理规定
第一章 总则
第一条为加强青岛农商银行(以下简称“本行”)代理实物贵金属业务管理,规范业务运作,防范和控制风险,根据现行法律法规的有关规定,结合本行实际,制定本办法。
第二条本办法所称代理实物贵金属业务,是指本行与合作单位进行业务合作,由本行营业网点柜台代理销售合作单位研发设计销售的贵金属产品。实物贵金属产品包括各类贵金属纪念章(币)、金银投资型产品和工艺金银产品等。
第三条本行与合作单位进行代理实物贵金属业务遵循优势互补、合作共赢、依法合规和防范风险的原则。
第四条本办法适用于本行开办代理实物贵金属业务的各管辖行、营业网点及管理部门。
第二章组织职责
第五条代理实物贵金属业务由总行市场发展部牵头组织,风险管理部、科技部、法律合规部、会计结算部、计划财务部、安全保卫部、中心金库等分工协作。各部门职责如下:
市场发展部是代理实物贵金属业务的管理部门和风险管控部门。具体职责如下:
(一)负责对合作单位进行审慎尽职调查,进行业务洽谈、签订合作协议及业务准入;(二)负责对准入产品质量进行跟踪评价,对存在违规行为和重大风险的合作单位进行及时退出;(三)牵头制订业务管理办法、操作规程,确定工作任务目标并进行考核;(四)负责日常业务的管理及业务宣传推广;组织各管辖行代理实物贵金属业务的培训工作;(五)负责组织业务风险管理及防控。
风险管理部负责代理实物贵金属业务的风险评估与评价。
科技部是代理实物贵金属业务的技术支持部门,负责根据业务部门提供的需求设计业务管理系统并进行业务系统的日常维护及升级等工作。
法律合规部是代理实物贵金属业务的合规性管理部门,负责相关协议、制度办法流程等的审核确认。
会计结算部是代理实物贵金属业务的核算管理部门,负责确定会计核算科目,制定业务核算办法。
计划财务部负责指导辖内各营业网点账务核算及代理手续费发票的开具等工作。
安全保卫部负责协调、监督押运公司全面落实好实物贵金属业务的交接、配送过程中的安全保卫工作。
中心金库是代理实物贵金属业务的保管及调拨部门,负责按照申请办理收货和保管;负责核对有关收货信息,做好出入库交接,严防信息泄密;负责定期对实物贵金属开箱(柜)检查,确保账实相符。
第六条各管辖行、总行营业部职责
各管辖行、总行营业部负责代理贵金属业务的具体实施,是本辖区代理实物贵金属业务的组织者和管理者,具体职责如下:
(一)负责组织开展辖内代理实物贵金属业务的业务管理、风险管理、市场拓展、客户开发等。
(二)负责组织实施相关业务制度,确保各项办法、规定和流程落到实处。
(三)负责组织辖内代理实物贵金属业务培训、指导工作,负责汇总、核对、上报本管辖行的销售情况,同时对数据的真实性、准确性和有效性负责。
(四)负责监督和管理辖内营业网点的代理实物贵金属业务行为,如发现重大违规行为有权责令其暂停开办代理业务,并及时上报总行。
(五)负责受理辖内代理实物贵金属业务的业务投诉和紧急事件的处理。
(六)上级机构交办的其他事宜。
管辖行具体部门职能参照总行相应部室职能。
第七条管辖行营业部职责
(一)各管辖行营业部是辖内代理实物贵金属业务的经办机构和销售部门,同时负责本管辖行各营业网点销售贵金属产品的领取、保管、分发。(二)负责本营业部的业务宣传、咨询和销售,为客户提供贵金属产品购买服务,进行市场拓展和客户开发,落实各项操作规程和管理规定。
第八条各营业网点职责
(一)本行各营业网点是代理实物贵金属业务的直接经办机构,主要负责业务的宣传、咨询和销售,为客户提供贵金属产品购买服务;
(二)进行市场拓展和客户开发,落实各项操作规程和管理规定;
(三)负责汇总、核对、上报本营业网点的销售情况。
第九条本行代理实物贵金属业务经办人员的基本要求:
(一)对代理实物贵金属业务有关的法律法规、管理制度、政策措施等有充分的了解和认识;
(二)遵守银行业的职业道德标准及守则;
(三)参加代理实物贵金属业务培训,熟悉业务流程;
(四)三年内未受到纪律处分或因犯罪受过行政处罚。
第三章交易管理
第十条业务开办前,由本行市场发展部与合作单位签订协议,明确双方的权利与义务。
第十一条代理实物贵金属业务的交易管理主要包括个人与企业客户到营业网点开户、转账购买等。
第十二条查询查复、差错处理
发生业务差错时,本行各管辖行及营业网点要及时向业务关联方发送业务查询书。严格按照“有疑速查、有查速复、复必详尽、切实处理”的原则办理查询查复业务,并根据实际情况,进行相关账务调整。
第十三条代理销售实物贵金属的营业网点要严格执行国家反洗钱有关法律法规和制度规定,核查购金客户和代理人身份的真实性及资金来源的合法性,对大额和可疑交易履行报告职责,做好反洗钱工作。
第十四条本行应加强对客户资料的保密工作,不得利用复印、电脑存储设备、录像、录音等方式私自保留客户的任何资料,除法律法规另有规定或经客户书面同意外,不得向第三方提供客户的相关资料和服务记录。
第十五条本行各级管理部门和营业网点进行业务操作与管理时须严格遵照与合作单位约定的具体业务操作流程进行。
第四章风险管理
第十六条总行市场发展部负责对合作单位进行审慎尽职调查,并统一审批,以文件的方式将准入合作公司和产品告知辖内营业网点,不允许代销未经总行准入的贵金属公司任何产品。
第十七条本行以签订合作协议的方式对代销的贵金属产品和机构建立持续性跟踪评价机制,定期评估代销产品的业绩表现,对存在违规行为和重大风险的合作单位进行及时退出,停止合作,并对可能给本行带来的声誉损失等风险追究合作单位相关法律责任。
第十八条本行与合作单位签订的所有合作协议均需经过法律合规部门审核后方可签订,有效防范法律风险。
第十九条代理实物贵金属业务实行层层负责制,各相关管理部门和营业网点各司其职,共同构成本业务的风险防范体系。
第二十条青岛农商银行市场发展部将根据业务开展情况,每半年对销售网点进行业务检查,各管辖行业务主管部门每季度对辖内销售网点进行检查。业务检查应重点关注柜员操作是否合规、账务处理是否正确、实物保管与交接是否符合要求等内容,发现问题的,应及时下达整改通知书,对存在的问题予以纠正。
第五章附则
第二十一条本办法未尽事宜,执行本行其他相关管理制度。
第二十二条本办法由本行制定,修改、解释亦同。
第二十三条本办法自发布之日起正式实施。
第3篇 物业公司实物资产管理规定-13
物业公司实物资产管理规定(十三)
1、目的
为了加强公司实物资产管理,降低企业成本开支,进一步做到实物资产采购有计划、调拨有手、处理有章法、报废有核批、遗失毁损有处罚。现结合公司实际,制定本规定。
2、适用范围
本规定适用于公司各职能部门及所属各管理处。
3、实物资产类别及定义
3.1类别
本实物资产的范围仅指固定资产及低值易耗品。
3.2定义
3.2.1固定资产
固定资产是指使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产、经营主要设备的物品,价在2000元以上,并且使用年限超过2年的,也应作为固定资产。
3.2.2低值易耗品
低值易耗品是指使用年限不满一年或虽满一年但位价值在200元(含200元)以上、2000元(含2000元)以下的劳动资料、劳动工具、劳动保护用品、办公用品和管理用具等物品。
4、实物资产管理
4.1部门职责
4.1.1行政人事部
1)专职管理公司的实物资产;
2)积极引进竞争机制,对统一采购的物品要货比三家,力求降低采购成本。
3)负责做好公司固定资产的动态管理,定期与公司计划财务部进行核对,做到账、卡、物三相符。
4)根据公司固定资产现状,制订固定资产检修、保养制度并实施。提高设备利用率和完好率。
5)根据资产使用部门提出的增减、调配、报废、出租等报告,提出相应的处理意见,报地产常务副总经理审定;
6)负责固定资产采购、验收、交付、盘点、拆除、清理等工作,并对固定资产的盈亏和毁损进行调查,提出书面处理意见。
7)根据各职能部门及管理处上报的物资采购计划,汇总编制固定资产的新增、更新计划。
4.1.2计划财务部
1)专职管理公司实物资产的价值量;
2)合理确定公司固定资产折旧年限和净残值,按固定资产类别、使用部门对每项固定资产进行明细核算,正确计提固定资产折旧。
3)对增加、减少的固定资产,及时作好固定资产增减变动的账务处理。
4)填制固定资产卡片,即,固定资产卡片一式二联,第一联存财务部门、第二联存行政人事部门。凡遇固定资产调拨、损坏、遗失、报废等情况,应及时在固定资产卡片上进行记载。
5)定期与行政人事部进行核对,做到账、卡、物三相符;协助行政人事部定期做好固定资产的盘点清查工作。
4.2固定资产管理。
4.2.1固定资产采购
1)各职能部门及管理处,每月依据公司的《物资采购流程》将需购置的固定资产填入《物资采购计划表》上报,经批准后由行政人事部汇总填制《固定资产请购》(购买电脑按“__集办字(2004)第7号办理),按集团规定的报批程序报分管副总裁签字后方可购置。
2)行政人事部做为公司实物资产的专职管理部门,应对各职能部门、管理处固定资产的购置计划进行初审,提出是否购置的意见。
2)公司固定资产实行集中采购的办法。凡购置固定资产,均由行政人事部统一办理。
附:固定资产采购流程:
固定资产
申购部门
行政人事部
计划财务部
地产常务
物业经理分管副总裁
副总经理
1、固定资产申购部门填写《物资需用(采购)计划》。
2、行政人事部按照物资采购流程将《物资需用(采购)计划》流转,经审批同意后汇总填写《固定资产请购》并报集团审批。
3、获准后,行政人事部按照物资采购相关要求如期安排采购,及时办理内部调拨使用手,公司所有外购固定资产如有保修卡或说明书,由行政人事部专人负责按对应编号存档。并为直接使用人办理交付使用卡,责任到人。
4.2.2固定资产增减、调拨
1)新的固定资产在交付使用时应填制《固定资产交付使用通知》,通知使用部门办理固定资产交付手。
2)各职能部门及管理处对多余(或不需用)的固定资产需进行调拨时,经地产常务副总经理室批准后,由行政人事部办理调拨手,并填制《固定资产调拨通知》,并通知财务部门办理相关手。
4.2.3固定资产报废
固定资产需报废时,由使用部门或使用人提出书面申请,报行政人事部。由行政人事部会同使用部门或使用人确认签字后,填写《固定资产报废报告》,并签署意见报地产常务副总经理、分管副总裁批准后,送计划财务部作账务处理。
4.2.4固定资产清查
公司成立清查小组,对公司范围内全部固定资产全面盘点清查,一般情况下每年进行一次。由行政人事部牵头,计划财务部配合。根据“见物就点”的原则,编制实物资产清册,做到账、卡、物三相符。对确已损坏或遗失的固定资产需写出书面报告,并填制《固定资产损坏(遗失)处理》,报地产常务副总经理、分管总裁批准后作相应处理。
4.3低值易耗品管理
4.3.1低值易耗品采购、验收低值易耗品的采购及验收按照公司《物资采购流程》进行。
4.3.2低值易耗品的入库、保管和领用:
1、仓库管理员对进仓库的物资必须严格验查物资的规格、质量和数量。发现与发票数量不符,以及规格、质量和数量不符合使用部门要求的,应拒绝进仓,并立即向主管报告进行处理(计划外的、突发性、急用物资除外)。
2、经办理验收手进仓的物资,必须马上填写《入库》,仓库据以记账,并送采购员两份(一份用以办理付款凭证,一份用以货物采购的凭证)。
3、物资经验收合格,办理进仓手续后,所发生的一切物资短缺、变质、变型、霉烂等问题,均由仓管员负责处理,造成物资损失的,要承担经济责任。
4、各部门计划内物资领用,必须填写《领料》,经使用部门负责人签名,由仓管员负责在工具卡上作相应登记,领用人签收后,仓管员方能发货。计划外物资采购进库后,仓库应及时通知请购部门。
5、仓管员对任何部门原则上应先办入库手续后发货的程序发货。
6、遇有特殊情况(如抢修等),可由使用人员先填领用(注明特殊情况内容),再由分管负责人办理补签手。
7、凡属劳保用品、工具类的领用,除了按第五条第4点办理领用手外,还必须在劳保用品卡上作相应登记,再由公司行政
主管复核签名后,仓管员方能发货。
8、仓管员应对各项物资设立“物资收、发、存货卡”,凡购入、领用物资,应立即作相应的记载和登入,以及时反映物资的增减变化情况,做到账、卡、物三者一致。
9、为及时反映库存物资数额,仓管员应每月编制《库存物资余额表》,于当月二十八日报送行政人事部、公司计划财务部、管理处及相关部门各一份。
10、各项物资均应制订最高储备量和最低储备量的定额。
11、因仓管员未能平衡好物资而造成供应短缺,责任由仓管员负责;采购员不能及时采购、按时到货,责任由采购员负责。
5其他事项
5.1行政企业部应指定专人为公司实物管理员,做好动态管理、参与验收、盘点、清查、报废等工作,并办理相应手续;
5.2当实物资产使用人工作发生调动时,对原由其使用保管的资产,必须办理移交手,待手办理完毕后,才能办理调动调离手。
5.3非正常毁损
1)、公司行政人事部是公司的实物管理部门,联合计划财务部会同使用部门负责报废鉴定工作,按照“谁使用,谁保管”的原则,实行口分部门分级管理,责任到人;部门公用品,由部门负责人负责,可指派本部门专人保管;个人使用的,使用人负责。
