记录管理规定7篇

第1篇 后勤集团记录管理规定

后勤集团记录管理规定

为能真实地反映本单位工作满足顾客需求的程度,为采取纠正、预防和改进措施提供信息,并为集团和本单位工作运行的有效性和有追溯性要求的场合提供客观证据,集团在工作运行中所发生的各种记录,均应有效地进行管理,特制订本规定。

一、定义

记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

二、适用范围

本规定适用于集团所有发生记录的单位、部门和员工。

三、职责

1.集团质量检验部负责设计《控制程序文件》中需要的记录表格,并由集团管理者代表审批。

2.各单位负责设计本单位《工作指导书》中需要的记录表格,并由本单位负责人审批,并报集团质量检验部备案。

3.各单位负责设计本单位运行中所需要的各种记录,并由单位负责人审批。

4.修改记录时,应向审批人提出申请,经审批人审核批准后方可修改。

5.修改后的记录,必须经单位负责人审批后方可使用。

6.各单位应每半年统计一次记录的发生情况,并认真填写《记录清单》。

四、记录的分类

1.质量管理体系运行的记录:

集团《控制程序文件》中记录样册里的全部记录;

各单位《工作指导书》中记录样册里的全部记录。

2.各单位工作运行中确认的各种记录。

五、记录的标识

1.与质量管理体系运行有关的记录,其标识方式按照集团《记录控制程序》文件中4.2、4.4条款执行。

2.工作运行中的记录,各单位应规定统一的编号方法。

3.非表格化且不便于编号标识的记录,可用记录名称形式标识。

六、记录的使用要求

1.经审批确认的各种记录,要发至相应岗位。各单位要保证在工作场所使用的记录表格为有效格式。

2.工作场所使用的各种记录,应由岗位工作人员填写,别人不得代填。

3.填写记录时应认真、及时,不得发生补填、提前填写等现象。记录填写要完整,填写内容要真实,不得缺项,不得作假,字迹应清晰,签署要齐全(姓名、日期)。

七、记录的保存

1.各单位应由专人负责本单位质量管理体系运行和有关工作运行的记录的检查、收集。

2.对收集的记录应进行整理、分类归档。

3.记录要存放在适宜的地点,防止记录的损坏或丢失。

4.借阅记录时要有登记,并及时归还。

5.按照规定的记录保存期限,定期清理到期的记录。

6.需要销毁的记录,经本单位负责人批准后,方可办理回收、销毁手续。

八、附则

1.本规定的拟订、修改和解释由集团质量检验部负责。

2.本规定自公布之日起执行。集团办字〔2004〕6号《关于下发z后勤集团生产运行记录管理暂行规定的通知》及《z后勤集团生产运行记录管理暂行规定》同时废止。

第2篇 某某物业公司质量记录管理规定

某物业公司质量记录管理规定

1.0目的

规范对记录进行设计、编号标识、收集、编目、查阅、申购、领用、归档、贮存、保管和处理的职责和方法,以证明各项服务活动符合规定的要求,并为公司管理体系的有效运行提供可追溯性的证据。

2.0适用范围

本规定适用于本公司所有与质量管理工作有关的记录的控制。

3.0职责

3.1物业品质部职责

3.1.1质量管理记录控制的归口管理部门,负责制定本制度。

3.1.2负责记录的编号标识、编目、申购、发放、归档、登记和处理;

3.1.3负责监督、指导各部门有关记录的设计、填写和管理;

3.1.4负责归口管理项目记录的设计、收集、归档、借阅管理。

3.2各单位职责

3.2.1各部门负责本部门归口管理的记录的设计、收集、归档、借阅、管理。

3.2.2负责按要求填写各种记录。

3.2.3负责按要求及时提供本部门的有关记录以供查询。

4.0控制程序

4.1记录的设计、编号、编目管理

4.1.1设计:

(1)各部门按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目,需要增加表格的由使用部门制定,填写《质量记录增减申请表》经项目负责人审核,品质部审批和统一编号后递公司领导审批,经公司批准后使用。

(2)质量记录是执行有关要求、规定或制度的个体体现,在提出增加质量记录表格申请时,必须附上有关规定或制度。

(3)当已发布的表格不能在某项工作中通用、兼容或空缺时,使用部门可提出申请增减质量记录表格,经品质部审核,公司领导批准后方可使用。

4.1.2修改:已发布的表格不能适应工作需要,使用部门可填写《质量记录更改申请表》提出更改申请,并在申请表后附上更改后记录表格格式样式。

4.1.2编号:记录表格由品质部按《文件控制程序》对各种记录表格进行编号。

4.1.3编目

(1)品质部负责对记录进行编目,制定公司《质量记录一览表》。

(2)各部门负责编制本部门的《质量记录一览表》。

4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理

4.2.1发放、收集

(1)空白表格由物业品质部统一管理,各部门根据需要填写《质量记录领用申请表》经部门负责人审批后报品质部。

(2)每月20日前,各单位递交《质量记录领用申请表》,品质部在本月结束前将记录发放到位,申请单位在《质量记录发放记录》上签收后返回发放记录。

(3)品质部要及时掌握存记录情况,根据库存情况组织印刷并填写《质量记录印刷申请表》报公司领导审批后组织印刷。

4.2.2归档保管

(1)各部门须于每年8月前将上半年使用的记录按规定归档,下半年使用的记录于次年2月前按规定归档。

(2)各部门应按记录的分类制定记录归档清单,并将归档清单报品质部,归档记录由各部门保管存放。

4.2.3借阅

(1)归档记录借阅,由借阅人提出申请,经品质部负责人批准后,品质部办理借阅手续。

(2)在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅,一般情况下严禁将工作记录带出使用场所。

(3)特殊情况下要将工作记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等),经记录保管部门负责人批准后方可借阅。该申请表由记录保管部门负责人保存,并负责按期收回被借记录。

(4)文件管理部门每月对文件借阅归还情况进行检查,及时追回借出文件,防止文件丢失情况发生。

(5)行政人事部在有员工离职或调离工作岗位的,要及时知会相关部门查阅是否有借出文件,以便及时收回借出文件。

4.3记录的填写、更改、使用保管

4.3.1填写、更改

(1)记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改,除备注栏外其他栏目不能出现空格,如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。

(2)发现有随意更改的记录,应追究当事人责任。

4.3.2使用保管

(1)工作现场的记录应用按月进行装订,保持文件记录的完整、清洁。

(2)各岗位人员不得随意将记录表格带出工作现场,如要带出按规定4.2.3规定行。

(3)记录按《质量记录一览表》上规定的年限进行保管。

5.0支持文件

5.1《文件控制程序》

6.0质量记录

6.1《质量记录领用申请表》wy/qr-wy-017

6.2《质量记录印刷申请表》wy/qr-wy-018

6.3《质量记录一览表》wy/qr-wy-001

6.4《文件借阅登记表》wy/qr-wy-019

6.5《质量记录更改申请表》wy/qr-wy-020

6.6《质量记录增减申请表》wy/qr-wy-021

6.7《质量记录发放记录》wy/qr-wy-022

第3篇 某小区监控录像记录管理规定

小区监控录像记录管理规定

监控录像记录是对一定时间、空间内所发生的具体情况的真实记载,对于事

后分析事情发生的起因、过程和结果,都有十分重要的参考作用,并被司法机关列入证据范畴。因此,特对监控录像记录的保存使用作如下规定:

一、每日录像录制完后,须填写《监控录像记录使用保管记录》,并在记录上做好起始时间、地点、部位等标识,保存期限一般为15天,保存期满后,经管理处护管主管浏览,确认无重要情况需要保存后,方可进入重复使用程序。

二、管理处应备有用于复制保存重要情况的专用录像工具设备。所谓重要情况录像,系指现场摄制的已经发生的或有迹象表明有可能发生的治安事故、刑事案件,包括可疑的人或事,并对事后分析事故(案件)发生的原因、过程、结果和所涉及的人员等,以及对事后处理事故(案件)能够提供帮助的实况。

三、对有重要情况记录的录像记录,须保留至事情处理完毕后,再将有重要记录的录像时段,复制到重要情况专用录像设备上。经播放确认复制完成后,报请管理处领导同意,原记录时段可转入重复使用程序。

四、重要情况专用录像记录应编好目录,确定专人妥善保管,定期检查,防止丢失损坏。

五、重要情况专用录像记录列入长期保存范围,保存时间不少于一年。

第4篇 加强岗位各类记录管理规定

关于加强岗位各类记录管理的规定

为规范我部基础管理工作,确保各类原始记录和统计数据的实时性及准确性,特制订有关规定如下:

1.各岗位员工要严格按照有关规定和要求做好当班的各类记录;

2.记录人要保证所记录的各类信息特别是原始数据及由其生成的统计数据的实时性和准确性;

3.各类记录的书写要认真工整,保持记录本的整洁,不得随意涂改和书写与工作无关的内容;

4.发现问题(如数据失真)要在记录本上详实说明,并及时向科长或主管工程师反映;

5.科长、主管工程师或部门领导随时抽查各岗位相关记录,对于记录不规范的责任人,分别予以如下处罚:

⑴第一次责令书面检查并罚款50~100元;

⑵第二次责令书面检查并罚款100~200元;

⑶第三次予以300元以上经济处罚并报请公司作待岗处理。

第5篇 大厦消防监控中心监控记录管理规定（3）

大厦消防监控中心监控记录管理规定(三)

为确保大厦安全,有效利用消防、安全中央监控系统,切实做到'四防'即防火、防盗、防破坏、防事故,确保监控系统的正常运行,

确保管理工作责任到人,有据可查,有据可依,特制定本管理规定:

1.对zz大厦相关部位实行24小时全面监控,有序记录,确保大楼安全。

2.如果发现可疑情况,在系统实行全面跟踪监控的同时,及时通知相关岗位人员到现场监视。在及时处理好当时发生的事件的同时,对所发生的事件必须真实、认真记录档案,同时提出处理意见,上报相关领导。

3.对重大(要)事件,在搞好系统、人员监控的同时,要根据事件的性质在分别通报总经理、管理处经理的同时,迅速报告公安部门或医疗、消防部门。

4.对大厦各楼层正常上班时间进行全面监控录像,其余时间对楼层重点部位如28f、27f、26f、15f、6f、1f大厅及汽车出入口、-1f、-2f进行24小时监控录像。

5.录像带正常保存存期为7天,在规定期间未发现任何问题,由部门负责人审查同意后上报管理处经理批准签字后按《监控记录表》有关规定统一消毁。未经批准,不得擅自销毁相关录像资料。

6.本规定从20__年7月1日起实施。

第6篇 地产公司工程建设部门工作日记记录管理规定

地产公司工程建设部门工作日记记录管理规定

第一条 工作日记的目的:

1、如实反映每日工作内容,确保事情的可追溯性;

2、整理工作思想,合理安排时间,以提高工作效率;

3、对工作中的得失进行总结,随时调整以减少失误。

第二条 工作日记的格式、内容、要求及原则:

1、第一项:记录日期,х年х月х日、星期х、天气情况、要求记录正确和真实;

2、第二项:按优先顺序列出当天需处理事宜(包括之前未完成事宜,作为当日计划);

计划拟订的原则:以权重排序,选取处理紧急且重要的事宜,其次处理紧急不重要的事宜,再次处理重要但不紧急的事宜,最后处理不紧急不重要的事宜。

3、第三项:记录领导安排的事宜。须写明何人、何时、何地所作地指示,是口头指示、电话指示还是书面指示,完成的要求等等。

4、第四项:事情摘要

须写明时间、地点、人物、处理结果,重要文件的去向(如合同、协议、签证是否存档等),对于未完成事宜的记录,已处理到哪一步骤,是否寻求领导及其他部门的支持,计划何时完成等等。

5、第五项:记录特殊事件(如居民投诉、重大质量、安全事故等),要求按照第4条;

6、每周四对本周工作进行小结并安排下周计划,16:30前发至各部门经理处;

7、每月工程建设部门计划协调会之前,部门经理须将本月工作总结和下月工作计划发至设计部曹友云处。

第三条 值班日记记录制度:

1、休息日及夜间值班日记由当班值班人员记录。

2、值班日记的目的、格式、内容、要求及原则同工作日记。

第四条 制度执行和检查

项目经理、工程管理部经理、分管副总每月将不定期抽查各人工作日记,对于执行情况将会在每月的绩效考核中予以体现。

第7篇 机电运行记录管理规定办法

(1)工程部机管系统巡查记录表每日记录两次,供配电设施运行记录表、空调系统运行记录表每两小时记录一次,由工程部检查后每月月底将表格汇总交工程部文员存档。

(2)设备月度检查保养表由责任人填写好后交领班,工程师审查后签名,每月月底将表格汇总交工程部文员存档。

(3)水泵房巡查记录表、水表房巡查记录表、电梯机房巡查记录表、冷却塔巡查记录表每日由当值人员巡查设备后签名,由工程师抽查监督,月底汇总交工程部文员存档。

(4)排班表每月月底由领班填写,工程师审阅后交工程部文员。

(5)考勤登记表每月由工程师填写,月底交工程部文员。

(6)防火巡查表每日由当值人员填写,每周经工程师签名后交工程部文员。

(7)设备检查必须认真、仔细,记录须填写认真、字迹清晰。

(8)所有记录必须按时完成,不准弄虚作假。