第1篇 资料室管理规定办法
档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找,来看下面:
档案保管制度
一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。
二、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
三、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。
四、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。
五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好库房温湿度的监控与登记工作。
七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。
档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。
查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。
三、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料,须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。
档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者,须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件,同时填写查阅登记表;受他人委托者,还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案,按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案,须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时,以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。
确因工作需要外借的,除出具所在单位证明外,须经办公室负责人或学校分管领导批准,并办理外借手续(限5天内归还);若续借,需办续借手续。
四、提供利用档案时,按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料,按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。
本室工作人员对违规者,有权给予劝告、责令赔偿或其它处置,直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权,任何单位、个人无权公布档案内容。
档案室人员岗位职责
一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全,定期检查档案保管情况,改进档案保护技术,严守国家机密。
四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。
五、深入基层,开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
档案鉴定制度
一、在主管校领导主持下,由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组,按照分工,个人初鉴、集体审查,具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料,要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值,准确把握归档范围和保管权限,有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期,由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满,由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满,由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,经主管领导批准后,方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。
安全与消防制度
一、库房重地,非本室工作人员不得擅入。
二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
三、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。
四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。
五、发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。
第2篇 项目管理处资料室管理规定
一、目的妥善保管管理处所有资料,以确保相关资料、质量记录保管的完整、有效,便于查找和借阅。
二、 适用范围适用于__ __ 物业管理处。
三、 职责
3.1 部门经理负责监督资料的保管工作。
3.2 资料管理员负责管理处所有资料的存放及分类归档工作。
3.3 各主管/主办负责现场各类质量记录表格的完整与收集工作。
四、 方法与过程控制
4.1 管理处收发文件和资料实行各办公现场集中收集、资料管理员统一管理的原则。
4.2 资料保管须根据公司的《质量记录及文档管理程序》、《迎检目录》和体系文件要求进行资料的分类归档和整理。
4.3 资料柜须标识清晰、明显,以便于查找,并确保文件、资料、档案的完整和安全。
4.4 资料柜钥匙由资料管理员和控制中心各持一套,其他人员不得持有资料柜钥匙。
4.5 资料管理员下班后要将所有资料柜上锁,避免文件、资料及物品遗失。
4.6 任何人员借阅文件,须由资料管理员负责查找和提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经部门经理或部门经理授权人批准后,方可借阅。
4.7 借阅者须在及时归还所借资料,资料员负责督促借阅人归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档。
4.8 属公司和管理处保密级文件须妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。
4.9 文件、资料须根据体系文件定期归档,对过期文件和资料经部门经理批准后,按填写《质量记录存储清单》相应栏目进行报废和销毁处理。
4.1 0资料管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持环境干净、整洁;对破损、装订不牢固的文件、资料,须及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整。
5. 质量记录表格《借阅登记表》《文件资料存储清单》
第3篇 x小区物业管理处资料室管理规定
管理处收发文件、资料实行集中收集、统一管理,由资料室进行科学的分类整理,确保文件、资料、档案的完整、安全,便于查找、借阅,特制定以下规定:
1、资料室除资料管理员以外,其他人士未经允许不得入内;
2、资料室钥匙由资料管理员、控制中心各持一套,行政后勤主办持资料室门钥匙一把,其他人员不得持有资料室钥匙;
3、资料室内存放的物品须放置在合理的位置,资料室管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持室内环境干净、整洁;
4、任何人不得在室内吸烟、乱丢纸屑,吃东西等;
5、资料管理员下班后要将所有文件柜及资料室门上锁,避免文件、资料及物品遗失;
6、文件、资料本着便于查找、借阅的原则,分类摆放,标识清晰、明显;
7、任何人员到资料室借阅文件,须由资料室管理员负责查找提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经经理或经理授权人批准后,方可借阅。
8、资料员负责催促借阅人及时归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档;
9、属保密级文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。
10、文件、资料要定期归档,对过期文件、资料经部门经理批准后,按批准意见进行报废、销毁等处理;
11、对破损、装订不牢固的文件、资料要及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整;
12、使用复印机、打印机时,注意节约成本,杜绝浪费行为,并自觉做好登记。
第4篇 n项目管理处资料室管理规定
项目管理处资料室管理规定
一、目的
妥善保管管理处所有资料,以确保相关资料、质量记录保管的完整、有效,便于查找和借阅。
二、适用范围
适用于**物业管理处。
三、职责
3.1部门经理负责监督资料的保管工作。
3.2资料管理员负责管理处所有资料的存放及分类归档工作。
3.3各主管/主办负责现场各类质量记录表格的完整与收集工作。
四、方法与过程控制
4.1管理处收发文件和资料实行各办公现场集中收集、资料管理员统一管理的原则。
4.2资料保管须根据公司的《质量记录及文档管理程序》、《迎检目录》和体系文件要求进行资料的分类归档和整理。
4.3资料柜须标识清晰、明显,以便于查找,并确保文件、资料、档案的完整和安全。
4.4资料柜钥匙由资料管理员和控制中心各持一套,其他人员不得持有资料柜钥匙。
4.5资料管理员下班后要将所有资料柜上锁,避免文件、资料及物品遗失。
4.6任何人员借阅文件,须由资料管理员负责查找和提供,其他人员不得自行取阅,文件资料须经部门经理或部门经理授权人批准后,方可借阅。
4.7借阅者须在及时归还所借资料,资料员负责督促借阅人归还文件或资料,检查归还文件、资料是否与借出文件内容相符,并登记归还人及归还时间等,归还的文件、资料要及时归档。
4.8属公司和管理处保密级文件须妥善保管,不得放于桌面或抽屉内,不得散播其内容,未经领导批准,其他人员不得翻看、借阅,不得复印和带离资料室。
4.9文件、资料须根据体系文件定期归档,对过期文件和资料经部门经理批准后,按填写《质量记录存储清单》相应栏目进行报废和销毁处理。
4.10资料管理员须定期对文件、资料、物品进行整理,保持环境干净、整洁;对破损、装订不牢固的文件、资料,须及时修补,并做防火、防潮、防虫、防光、防尘等措施,以防档案损坏,确保档案的完整。
5.质量记录表格
《借阅登记表》
《文件资料存储清单》
