档案管理管理办法15篇

更新时间：2024-11-20 查看人数：44

下载一键复制全文

档案管理管理办法

第1篇国企人事档案管理规定办法

国企人事档案管理规定

第一章总则

第二章文件材料的形成与归档

第三章档案管理

第四章档案信息开发利用

第五章档案管理体制

第六章附则

第一章总则

第一条根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强企业档案工作,更好地为企业提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。

其构成是以科学技术档案为主体,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。

第三条企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。

第二章文件材料的形成与归档

第五条企业要根据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。

文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营、等项工作(以下简称生产活动)和文书处理的程序。

第六条企业生产(施工)活动中形成的科技文件材料(含缩微胶片,照片,录音、录像和计算机磁带等,以下同)由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档。

第七条企业文件材料归档的基本要求:

1、归档的文件材料必须完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。

第八条企业必须编制文件材料的归档范围。

企业文件材料的归档范围主要有以下几方面:

1、产品生产方面。

有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

2、经营销售方面。

有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3、设备仪器方面。

有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。

4、技术管理方面。

有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

5、计划统计方面。

有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。

有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

7、劳动工资方面。

有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

8、财务管理方面。

有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

9、教育培训方面。

有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

10、党、政、工、团工作方面。

有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

11、科学技术研究方面和工程建设方面,按有关规定执行。

12、其他方面。

第九条归档时间1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。

第十条企业各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十一条企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划;列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

第十二条企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必须有档案部门参加。

文件材料不完整、不准确,不系统,不能进行鉴定、验收。

第十三条企业产品和工程创优、科研成果评奖,归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容,档案部门不签署意见不得申报成果。

第十四条企业新购置重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时,有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料;并及时归档。

第十五条企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向档案部门归档。

第十六条企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

第三章档案管理

第十七条企业要建立健全各项档案管理制度,列入企业的经济责任制体系,并制定严格的考核和奖惩办法。

第十八条档案分类1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号办法。

2、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。

3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

4、常用的分类方法有:

(1)按产品型号分类;

(2)按设备型号分类;

(3)按科研课题分类;

(4)按工程项目分类;

(5)按专业性质分类;

(6)按组织机构分类;

(7)按时间分类;

第十九条档案编目与编制检索工具1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

2、要根据需要编制档案检索工具,并且进行档案著录工作,著录方法按照国家标准gb3792.5─85《档案著录规则》执行。

第二十条档案保管1、接收档案必须认真验收,并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改、送晒外,不得外借。

修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充等情况。

底图存放以平放为宜。

4、缩微胶片、照片、磁带等的保管:

(1)存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

缩微母片和拷贝片应分别存放;

(2)胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。

库房内应设有防火和空气调节设施,温度、湿度应符合规定的要求。

5、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。

对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。

库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

6、档案库房的一般要求:

(1)保存档案必须有专门的库房,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;

(2)档案库房建设要列入企业基本建设计划,库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

第二十一条图纸的修改、补充1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

2、修改内容较小时,可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”,采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

3、修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。

新图列入原图纸目录,并且注明所代替的原图图号。

作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。

4、整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。

原保管单位标注新保管单位的编号后,根据需要另行保管。

第二十二条档案鉴定1、企业要根据国家和有关部门的规定,编制档案保管期限表,档案保管期限分永久、长期、短期三种。

确定保管期限的基本原则是:

(1)对企业有长远利用价值的档案应永久保存;

(2)对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;

(3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组,直接对档案进行鉴定。

每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期。

3、鉴定工作应该定期进行,具体由企业根据实际需要确定。

4、档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批,并报送有关档案管理机关备案。

销毁档案时要严格执行保密规定。

第二十三条档案统计1、企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果的统计等。

第二十四条档案管理现代化1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分,要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

2、企业档案部门要应用现代管理方法。

有条件的大中型企业要逐步应用以电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

第二十五条档案管理经费按照财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

第二十六条企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。

第二十七条企业破产以后,除设备档案、基建档案等随同实物移交外,其余档案应向有关档案馆移交。

第四章档案信息开发利用

第二十八条企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容,开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。

档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。

第二十九条企业档案信息开发利用的几种形式1、在企业内部实行档案开架阅览。

2、编制并交流档案目录。

3、对档案进行加工整理,汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

第三十条企业档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度。

第三十一条对于积极主动开发与提供利用档案,为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员,企业应给予表扬和奖励。

奖励办法按国家有关规定执行。

第五章档案管理体制

第三十二条企业档案管理涉及生产活动和党、政群等各个部门,应由一位副厂长(副经理)分工领导,并且列入企业领导议事日程,作为考核企业领导人政绩的一部分。

第三十三条要加强和充实企业档案管理机构,集中统一管理企业档案工作。

有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。

第三十四条企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。

第三十五条档案管理人员1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员,并且应有一定数量的专业技术人员。

2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

3、企业档案管理人员享有专业技术管理人员待遇,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第六章附则

第三十六条企业党、政、工、团档案管理按照_中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

第三十七条企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第三十八条企业人事档案管理按照_中央组织部的有关规定执行。

第三十九条集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。

第四十条本规定由国家档案局负责解释。

第四十一条本规定自发布之日起执行。

国家档案局、国家经委、国家计

第2篇技术档案管理制度办法

叉车安全档案至少包括叉车台帐、叉车作业人员台帐、叉车安全技术档案。为了确保本单位桥式起重机安全档案齐全完好,特制定起重机械安全档案管理制度。

一、叉车台帐:

内容至少包括桥式起重机名称、型号、种类、主要技术参数、制造单位、购置时间、检验情况、使用状态、重大维修情况及其它变更情况。

二、叉车作业人员台帐

桥式起重机作业人员台帐内容至少包括姓名、作业类别、作业证号、取证时间、换证情况,事故记录。

三、叉车安全技术档案

1.叉车安全技术档案是方便日常管理、提供工作见证的重要资料,

应包括以下内容:

1)《特种设备注册登记表》;

2)叉车制造单位产品质量合格证明、使用和维护、保养手册、电气原理图等随机技术文件和资料;

3)叉车、车辆验收检验、定期检验报告和使用单位自行检查记录;

4)叉车的日常使用状况记录;

5)叉车的运行故障与事故的记录和应急救援演习记录;

6)吃擦订购、改造。

7)叉车改造、大修方案,改造、维修情况记录。

2.档案资料均应分类、注册登记、编制索引,不得遗失和混装,每年进行一次普查。每台叉车均应进行统一编号,以便日常管理。

3.使用单位变更时,应当随机移交档案。

4.相关人员应及时填写有关记录,并存入相应的技术档案。

5.叉车安全技术档案由叉车安全档案管理部门负责保管,叉车安全技术档案为永久保存,只有当该叉车报废后技术档案方可销毁。

6.叉车安全技术档案一般不外借、外传。如需借用,应办理借用登

记手续,用完后及时归还。

7.常用资料如有需要复印,可以由部门负责人提出书面申请,由档案管理人员复印分发,并记录在案。

8.叉车安全技术档案资料如有遗失、损坏,应及时上报,设法补救,

并对相关责任人进行处罚。

第3篇工程管理制度--工程档案管理办法

工程建设管理制度:工程档案管理办法

为对工程技术档案的收集、整理、编目、归档及报送等管理工作实施有效的控制,特制定本办法。本办法由公司工程部负责实施。

一、工程技术档案资料的内容

1、施工单位竣工资料:(1)质量保证资料;(2)施工技术资料;(3)施工管理资料;(4)竣工图;(5)竣工验收报告。

2、工程监理单位监理资料:(1)监理规划;(2)监理实施细则;(3)监理月报(包括各阶段性检查记录);(4)工程开、停、复工令;(5)工程总进度计划、月进度计划审批文件;(6)施工组织设计审核意见;(7)工作联系单;(8)监理日志;(9)项目竣工验收报告:a)工程竣工验收质量评估报告及评定表;b)工程项目施工例会纪要;c)工程质量检测记录;d)材料、设备进场质量检测报告;e)监理工程进度付款审核报表:f)应业主要求提供的其它专题报告;

3、工程管理资料:(1)施工图纸等设计文件;(2)设计变更;(3)初步设计图纸等设计文件;(4)工程概算、预算;(5)工程勘察报告;(6)文物普探及问题坑处理报告;(7)深基坑支护设计文件;(8)地基(桩基)检测报告;(9)设计合同、施工合同、监理合同;(10)工程招、投标文件;(11)工程综合验收资料;(12)工程竣工验收资料;(13)工程报建报审资料;(14)工程部与公司、监理单位、施工单位的工作联系单;(15)工程技术资料发文记录;(16)向公司提交的专题报告;(17)结构试验、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像资料等。

二、工程技术资料编制要求

1、原则工程技术资料严格按照《建设工程技术整编评定统一规定》进行编制并及时归档。

2、要求(1)施工单位资料由施工单位按以上《规定》编制,监理单位定期检查施工资料的质量,按标准验收。(2)监理资料严格按监理规范的要求编制。(3)工程管理资料由工程部按相关规范、规定的要求编制。

三、工程竣工资料的审查

1.监理单位负责审查施工单位竣工资料的完整性、真实性。

2.工程部负责复核施工单位资料并审查监理单位的竣工资料。

3.经监理单位、工程部审查的施工单位竣工资料由施工单位送至质检站。

四、竣工资料的报送

1、工程竣工验收后一个月内,施工单位将竣工资料报送市城建档案馆一套,建设单位两套存档。

2、施工单位凭政府主管部门开具的竣工资料收据,方可与建设办理竣工结算付款手续。

第4篇油品调运分公司档案管理办法

工贸油品调运分公司档案管理办法

第一章总则

第一条为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规,制定本办法。

第二条本办法所称档案,是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的,包括外部合作,各类项目管理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第四条公司要把档案工作列入企业发展规划和计划,把档案工作所需经费纳入财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。

第二章组织机构及职责

第五条公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作,并根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。

第六条档案管理的主要职责:

(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。

(二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划,并组织实施。

(三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。

(四)集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。

(五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。

(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。

(七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。

(八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。

(九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。

第七条各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,按照档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。

第三章归档范围

第八条归档文件材料的来源

(一)公司内部形成的文件材料。

(二)各部门移交公司的文件材料。

(三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。

(四)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。

(五)公司执行、办理的外来文件。

第九条公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。

第十条归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。

第四章立卷归档要求

第十一条文件材料应在规定时间内归档。

(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。

(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。

(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。

第十二条电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第十三条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十四条下列文件材料应随时归档:

(一)变更、修改、补充的文件材料。

(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。

(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。

(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。

第十五条各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。

第十六条各部门向综合办公室移交档案时,要严格履行移交手续。

第十七条档案工作人员应协助各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签审后归档。

第十八条科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或鉴定;所有经费不予结算。

第十九条立卷归档的总体要求:

归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。

(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。

(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷内。

(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任

者。

(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。

(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。

第五章档案的移交

第二十条档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。

第二十一条档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后,办理交接手续。

第二十二条档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签字。

第二十三条移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负责,以确保档案的安全。

第六章档案保管期限

第二十四条按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10年以下。

第二十五条确定公司档案保管期限的原则:

(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第七章档案的鉴定与销毁

第二十六条档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

第二十七条档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

第二十八条档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。

第二十九条销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

第八章档案的借阅

第三十条公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。

第三十一条档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。

第三十二条档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。

(一)凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门应按有关规定及时提供完整准确的档案。

(二)凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审查,由公司负责人或主管领导批准。

(三)外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单。

(四)借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。

第三十三条若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时,需经公司研究审批后方可借阅。

第三十四条不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容,进行登记。

第三十五条借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司综合办公室负责人批准。

第三十六条借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

第三十七条借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。

第三十八条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。

第三十九条企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有关手续。

第九章档案库房管理

第四十条档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。

第四十一条档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。

第四十二条库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房的“八防”要求,保证库房安全。

第四十三条库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实一致。

第四十四条非档案管理人员不得随意进入档案库房。

第四十五条认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。

第十章档案信息保密与利用

第四十六条产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密和企业秘密。

第四十七条加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限,注意重点保管。

第四十八条整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。

第四十九条建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。

第五十条公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代替原件提供利用,原件应妥善保存。

第五十一条严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。

第五十二条档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。

第五十三条利用者应严格遵守“阅卷规则”,注意爱护档案,损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。

第十一章奖励与惩罚

第五十四条根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司应给予表彰和奖励:

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的。

(二)对保护档案和档案现代化管理做出显着成绩的。

(三)对档案学研究做出重要贡献的。

(四)将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第五十五条凡违反本办法,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门领导

做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报批评。

第五十六条凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人进行处罚,并予以通报批评。

第五十七条凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。

第五十八条遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。

第五十九条对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的,要依法追究其刑事责任。

第十二章附则

第六十条本办法由综合办公室负责解释。

第六十一条本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。

第六十二条本办法自下发之日起施行。

附件1:

油品调运分公司档案分类规则

为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作,根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》,结合本企业档案工作实际,制定本规则。

一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围;

二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象,充分反映企业的职能划分,并结合档案形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。

三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目,即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表(附后)标记,代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。

四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。

五、声像、事务等非纸质载体形式的档案,可按其载体形式的不同组织建立案卷目录,其保管要求应符合国家有关规定。

附件2:

油品调运分公司档案分类表

一级类目二级类目基本范围

代码名称代码名称

a党群管理类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。

02组织工作组织建设,党员管理,党费管理,干部管理等工作。

03宣传工作理论教育,宣传教育,思想政治工作与精神文明建设等。

04统战工作民族、宗教、侨务工作等。

05纪检工作党风党纪教育、检查,违纪案件审查,干部廉政建设等。

06武装工作民兵工作,征兵、复员、转业工作,人防工作等。

07工会工作职代会,民主管理,劳动竞赛,先进表彰,会员管理,劳保福利,女工工作,文体活动等。

08共青团工作组织建设,政治思想教育,团代会,团员、团费、青少年管理等项工作。

09其他

b行政管理类01行政事务综合性行政事务工作,机要文件,工作会议,专题会议,办公会议,文秘工作,信访、接待工作,调研工作,印信管理等。

02公安保卫治安综合治理,案件侦查,消防管理,自然灾害防范,交通管理,户籍管理等。

03法律事务法律事务,公证工作,专利商标,工商登记管理,政纪监察等。

04审计工作各项审计工作,审计规章制度等。

05人事管理人力资源管理(招聘、调配、劳动合同),劳动工资管理,考核,奖惩,职称评聘,任职、任免,离退休工作,职工教育等。

06教育工作普通教育,职业教育,高等教育、培训教育等。

07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病,计划生育工作等。

08公用事业职工生活福利,后勤服务,职工住房等

09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。

10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等

11其他

c经营管理类01经营决策企业改革,经营战略决策,企业发展规划,方针目标管理等。

02企业管理企业整顿和企业升级,责任制管理,企业现代化管理等。

03计划统计综合计划,生产经营计划,统计报表,经营分析项目审批等。

04财务管理综合财务管理,资金管理,成本管理,税金管理,会计工作,投资融资管理等。

05物资管理物资采购、分配,物资合同协议,物资核算调拨,仓库管理等。

06合同管理经济合同管理、审核、备案等。

07知识产权管理企业标识、商标标识、商标侵权等。

08其他

d生产管理类01质量管理全面质量管理,产品质量检测和质量控制,质量认证等。

02能源管理能源消耗管理,节能消耗工作,资源管理等。

03安全环保安全生产,事故处理,安全教育,环境保护,劳动保护等。

04计量工作计量管理,计量设备、仪器,统计报表等。

05标准化工作企业标准化管理工作。

06科技管理新产品、新技术开发,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技术引进等。

07档案与信息管理企业档案工作,各类数据管理,计算机信息,通讯管理等。

08其它

e 产品生产类01油气产品天然气等。

02化工产品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化气、液化天然气等。

03其它

02民用设施办公楼,科研设施,文教卫生,体育,商业服务,住宅,环卫,园林绿化工程等。

04其它

g设备仪器类01综合设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等

02公务车辆机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等

03其它

h会计业务类01会计凭证各种会计凭证。

02会计账簿各种财务账薄。

03会计报表各种财务报表。

04财务报告各种财务报告(决算)。

05其他会计移交清册,会计档案保管、销毁清册,银行余额调节表、对账单等。

j特

殊管理类01印章公司各类作废印章,包括公章、部门印章、法人私章等。

02奖牌上级单位颁发的各类荣誉奖牌。

03奖杯上级单位颁发的各类荣誉奖杯。

04证书上级单位颁发的各类荣誉证书。

05锦旗外部单位授予的各类锦旗。

06题词上级领导对公司的题词。

07照片公司举办的各类重大会议、活动照片。

08光盘公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。

09磁带公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。

第5篇物业管理公司档案管理办法（7）

物业管理公司档案管理办法(七)

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作,完整地保存和科学地管理公司档案,充分发挥档案在公司发展中的作用,根据国家有关档案法律法规,结合公司实际情况,特制定此办法。

第二条公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和,按保存时间分为永久保存(五十年以上)、长期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

第三条公司档案管理遵循统一领导,集中管理的原则,由综合部加强对公司档案管理的领导,负责建立健全档案工作制度,以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。

第二章档案管理工作机构和管理员职责

第四条公司档案管理由综合部统一领导,由业务素质过硬,热爱公司的专职人员担任,同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。

第五条档案管理人员基本职责:

一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度;

二、忠于职守,严格执行档案管理制度,维护档案的完整与安全。

三、负责统一管理公司全部档案(除公司另有管理规定的特殊资料外)。

四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。

第三章档案的形成

第六条归档文件要求书写工整,图样清晰,材料完整,能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。

第七条档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第八条档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。

第九条各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。

第十条各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档,公司档案管理员要督促各部门执行。

第四章档案管理

第十一条公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类:

一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号,并要求保持一定的稳定性,不得随意改动。

二、分类和编号要遵循材料的形成规律,要求为档案的保管和利用提供方便。

三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件,要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。

第十二条公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具,并且进行档案着录工作,便于查找利用。

第十三条档案保管要求:

一、对底图保管必须采取平放或卷放,不允许折叠保管。

二、声像档案要统一分类编号,单独存放。

三、实物档案要统一编号集中保管。

第十四条经鉴定需要销毁的档案,要编制销毁清册,经批准后指派专人负责监销,并由监销人员在销毁清册上签字。

第五章移交和利用

第十五条公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。

第十六条公司档案应简化借阅程序,做到科学而不繁琐,利于公司员工查阅档案。

第十七条公司档案原则上不借出,若特殊情况,须由档案主管领导签字,并进行登记,但不得超出三天。

第十八条公司档案原则上不外借,仅供内部参阅。若情况特殊,经主管领导签字同意,可借出复印件,原件概不外借。

第六章附则

第十九条本办法自下发之日起执行,解释权归综合部。

第6篇 _大学物业公司人事档案管理办法

n大学物业公司人事档案管理办法

第一条为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。

第二条员工的档案由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。

第三条员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案管理员按规定向有关档案馆移交。

第四条人事档案管理员的职责

(一)保管员工档案;

(二)及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

(三)办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

(四)登记员工工作、工资、奖惩情况;

(五)为领导和有关部门提供员工的情况;

(六)做好员工档案的安全、保密、保护工作;

(七)定期向有关部门移交档案;

(八)办理其它有关事项。

第五条人事档案的内容及分类归档

(一)本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

(二)本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

(三)本人自我鉴定,组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;

(四)政治历史审查及甄别复查材料;

(五)员工参入党、团、工会等材料;

(六)奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

(七)入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

(八)处分、取消处分的材料;

(九)任免、工资、职称等材料;

(十)学历和评定的技能等材料;

(十一)其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。

第八条人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务,应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职,解除劳动合同或被开除、辞退等,已办理离公司手续者,应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取,并履行登记手续,不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案,必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,加盖公章和经办人印章。

第九条新接收档案,档案材料不全,可不予接收。接收档案后,应将基本档案资料录入计算机内。员工调出,档案材料转出时,应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。

第7篇酒店凭证档案管理办法（7）

酒店凭证档案管理办法(七)

(一)酒店凭证档案的保管

1.所有与营业有关的各类凭证由行政办公室统一管理。

2.部门的专项凭证因工作需要由部门单独管理和保存的,须将凭证和文字说明的复印件交行政办公室保管,并登记说明情况。

3.行政办公室外保管凭证的变更需在两日内通知档案室,更新档案室凭证副本的资料。

(二)归档要求

1.凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成,三部分相符。

2.文字说明详细准确,包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间。

(三)凭证管理

1.所有凭证设专门的设备和装具进行管理,保证凭证的安全。

2.凭证副本、正本和文字说明分别存放,建立有效的检索。

3.一般凭证由行政办公室负责经办颁证机关的定期和不定期审查,专项凭证可由相关业务部门负责经办审查事宜。

(四)凭证使用

1.凭证档案借出日期一般不超过三日。

2.凭证借用严格执行档案借阅管理办法。

第8篇财会类档案管理办法

1.熟悉财会类档案工作的基本原则和归档范围的确定。

2.贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定财会档案工作规章制度。

3.督促、指导、检查本单位财会部门做好财会档案材料的形成、积累、整理、归柄工作,验收财务部门移交的财会档案。

4.将收集、积累的财会档案材料整理、组卷、装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐。

5.根据财会档案材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

6.努力开发财会榜案信息资源,充分发挥其作用。

第9篇档案管理办法细则

档案法实施细则全文

第一章总则

第一条根据《中华人民共和国档案法》(以下简称〈档案法〉)的规定,制定本办法。

第二条〈档案法〉第二条所称对国家和社会有保存价值的档案,属于国家所有的,

由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围;属于集体所有的,个人所有以及其他不属于国家所有的,由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。

第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。

第四条国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。

第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。

第六条有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励;

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)对档案学研究做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第二章档案机构及其职责

第七条国家档案局依照〈档案法〉第六条第一款的规定,履行下列职责;

(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;

(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;

(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;

(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,

中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;

(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;

(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。

第八条县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照〈档案法〉第六条第二款的规定,履行下列职责;

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;

(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;

(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;

(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。

第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案、机构依照〈档案法〉第七条的规定,履行下列职责;

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;

(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;

(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;

(四)监督、指导所属机构的档案工作;

第十条中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照〈档案法〉第八条的规定,承担下列工作任务;

(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;

(三)采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。

按照国家有关规定,经批准成立的其他各类档案馆,根据需要,可以承担前款规定的工作任务。

第十一条全国档案馆的设置原则和布局方案,由国家档案局制定,报国务院批准后实施。

第三章档案的管理

第十二条按照国家档案局关于文件材料归档的规定,

应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,

定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。

第十三条机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。

属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;

属于县级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;

已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。

第十四条既是文物、图书资料又是档案的,档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录,联合举办展览,共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。

第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施;

(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化,标准化;

(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;

(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;

(四)根据需要和可能,配备适当档案现代化管理需要的技术设备。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管,根据需要,参照前款规定办理。

第十六条《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其他实施办法的规定办理。

第十七条属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。

向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;

严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。

第十八条属于国家所有的档案,任何组织和个人都不得出卖。

国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的,按照国家有关规定办理。

各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流,

以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要,经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准,可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。

第十九条各级国家档案馆的一级档案严禁出境。

各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准。

各级国家档案馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,

各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。

第四章档案的利用和公布

第二十条各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定,分期分批地向社会开放,并同时公布开放档案的目录。

档案开放的起始时间:

(一)中华人民共和国成立以前的档案(包括请代以前的档案;民国时期的档案和革命历史档案),自本办法实施之日起向社会开放;

(二)中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起瞒30年向社会开放;

(三)经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时间社会开放。

前款所列档案中涉及国防、外交、公交、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。

第二十一条各级各类档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以微缩品代替原件。

档案微缩品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。

第二十二条《档案法》所称档案的利用,是制对档案的阅览、复制和摘录。

中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。

外国人或者外国组织利用中国已开放的档案,须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的行政管理部门审查同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案,其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国需要利用的,须经档案保存单位同意。

各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。

提供社会利用的档案,可以按照规定收取费用。

收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。

第二十三条《档案法》第二十二条所称档案的公布,是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文或者档案记载的特定内容;

(一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;

(二)通过电台、电视台播放;

(三)通过公众计算机信息网络传播;

(四)在公开场合宣读、播放;

(五)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编;

(六)公开出售、散发或者张贴档案复制件;

(七)展览、公开陈列档案或者其复制件。

第二十四条公布属于国家所有的档案,按照下列规定办理;

(一)保存在档案馆的,由档案馆公布;必要时,应当征得档案形成单位同意或者抱经档案形成党委的上级主管机关同意后公布;

(二)保存在各单位档案机构的,由各该单位公布;必要时,应当抱经上级主管机关同意后公布;

(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准,均无权公布档案。

属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案,其所有着向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。

第二十五条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。

第二十六条利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第五章罚则

第二十七条有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人民依法给予行政处分;

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为几有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

(二)据按照国家规定向国家档案馆移交档案的;

(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;

(四)不按照国家规定开放档案的;

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

第二十八条《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额,根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以上,对个人为500元以上5000元以下。

第二十九条违反《档案法》和本办法,造成档案损失的由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失。

第六章附则

第三十条中国人民解放军的档案工作,根据《档案法》和本办法确定的原则管理。

第三十一条本办法自发布之日起施行。

第10篇工程技术档案管理办法

工程技术档案的管理办法

技术档案管理按照档案馆关于工程归档要求进行。工程技术档案管理分为施工技术档案和竣工技术档案,企业内部和项目部分别设置专人负责这项工作。

第1节施工技术资料和管理

1.1加强对施工技术资料管理的领导,实行项目主任工程师(技术负责人)负责建立岗位责任制。

1.2工程技术资料应随施工进度及时整理,应按专业系统归类,认真填写,做到字迹清楚,项目齐全、记录准确、真实。

1.3建设单位直接分包的项目,应在分包合同中明确资料收集内容和移交的时间。

1.4在单位工程施工前,与建设(监理)单位共同制订材料或试块的送检计划,并确定见证试验室。对甲方提供的材料应在提货时,及时索要有关材料合格证或质量证明书。

1.5把施工技术资料的管理纳入企业的奖罚制度,对由管理失控造成涂改、伪造、随意抽撤或损坏、丢失等行为造成资料不符合要求的,按有关规定给予处罚,情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第2节技术档案的内容

2.1土建部分

2.1.1 建设工程规划许可证及工程开工审批表。

2.1.2 图纸会审、设计变更、洽商记录。

2.1.3 主要原材料、成品、半成品、构配件出厂证明及合格证(或试验记录证明)。

1)砖、水泥、砂、钢筋、防水材料、隔热保温材料、防腐材料试验报告、钢构件、焊条、外加剂、门窗。

2 )以上材料出厂合格证及试验报告。

2.1.4 施工试验报告及记录。

2.1.5 预检记录:工程定位测量记录,模板预检、楼层放线、楼层50cm 水平控制线、轴线竖向投测控制线。

2.1.6 隐蔽工程记录。

2.1.7 验收记录

1 )结构工程验收记录。

2 )竣工验收。

3 )单位工程质量综合评定表。

4 )单位工程验收记录。

5 )工程质量竣工核定证书。

2.1.8 新型建筑材料及施工新技术资料。

2.2管道工程

2.2.1 图纸会审、设计变更、洽商记录。

2.2.2 主要材料及设备的合格证。

2.2.3 隐蔽工程验收记录。

2.2.4 主要设备明细表及试运转记录。

2.2.5功能试验记录。

1 )上水的水压试验记录。

2 )下水灌水试验记录。

3 )通风管道试压、密闭试验记录。

4 )消防管道试压记录(包括自动灭火系统)。

2.2.6 室外管线测量记录。

2.2.7 竣工验收:分部工程验收核查书。

2.3电气工程

2.3.1 图纸会审、设计变更、洽商记录。

2.3.2 主要材料及设备的合格证。

2.3.3 隐蔽工程验收记录。

2.3.4 主要设备明细表及试运转记录。

2.3.5 调试记录、电阻调试记录及系统调试记录。

2.3.6 发电、变电、供配电、开关柜等耐压试验。

2.3.7 室外直填电缆测量记录。

2.3.8 竣工验收:分部工程验收核查书。

第11篇房地产案场资料档案管理办法

案场资料档案管理办法

1.案场资料按其保密性分为三个类别:

a类为内部机密资料:包括销控、日报、周报、月报、售足签退文件夹、已购、未购表等,可阅范围为案场经理,销售主管;

b类为内部资料:可阅范围为案场内工作人员。

c类为一般性资料。

2.未经允许,案场人员不得翻阅公司内部资料(包括公司书籍、培训资料)或复印、外泄内部资料。

3.个人销售夹需随身携带,外出时应把销售夹收好,不得出现销售桌无人而放有销售夹的情况。

4.不得随意将销售夹或销售夹内资料带出售楼处,以免造成资料外泄。

5.销售夹内的资料要封好,不给客户随意抽取的机会。

第12篇总公司档案管理办法规定

总公司档案管理办法

总公司档案管理暂行规定

第一章总则

第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。

第二章档案管理

第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条档案室履行下列职责:

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。

第三章档案的归档

第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料;

二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;

五、本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第八条下列文件材料应随时归档:

一、变更、修改、补充的文件材料;

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;

三、企业产权变动过程中形成的文件材料;

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章档案的鉴定

第九条每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。

第五章档案的销毁

第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。

第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。

第六章档案的保密安全

第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,认真做好保密工作。

档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,认真审查审批权限是否符合规定的要求。

[1][2] 下一页

总公司档案管理办法

第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。

第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求严肃处理。

第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料,必须经总经理同意后再作决定,严防泄密。

第十七条档案室禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。

第十八条非档案管理人员,未经批准不准进入。

第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查,锁好门窗、档案柜,切断电源后方可离开。

第七章档案的利用

第二十条凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。

第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案人员必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室安排。

第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署意见后,经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

第二十四条借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

第二十五条借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清楚。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

第二十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。

第八章附则

第二十七条总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限,为本规定的补充。

第二十八条本规定从印发

上一页[1][2]

第13篇培训档案管理办法范本

每个学校或单位对于档案的管理都有着自己的一套实行办法,以下是辽宁省档案人员的培训档案管理办法,仅供参考。

第一章总则

第一条为了使档案人员的教育培训工作规范化、制度化,保证教育培训的质量,提高档案人员的素质,推进我省档案事业的发展,根据《中华人民共和国档案法》第二章第九条和《辽宁省档案条例》第二章第十一条的规定,结合我省档案教育培训工作实际,制定本办法。

第二条本办法适用于我省行政区域内的国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织及个人。法律、行政另有规定的除外。

第三条本办法所称档案人员教育培训,指的是由市(地级市)以上档案行政管理部门或由省直各业务主管部门经与省档案行政管理部门协商进行的、档案人员参加的各种形式的档案专业知识的教学组织与管理工作。

第四条本办法所称档案专业兼职教师,是指在省内各级档案局(馆)及机关、企业、事业档案部门中,在完成本职工作任务的同时,能够胜任档案专业培训教学任务的在职人员。

第五条本办法所称档案专业教育培训证书,是指由市级以上档案行政管理部门颁发的,证明持证人参加了档案专业培训、成绩合格的有效凭证。

第六条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织的领导,应支持和保证本单位的档案人员参加培训,以提高专业素质,适应档案工作的要求。

第二章档案人员教育培训的分类及内容

第七条档案人员教育培训可以分为岗位资格培训、继续教育培训和专题培训。岗位资格培训指新从事档案专业工作人员的档案专业基础理论、技能的学习和训练。根据工作岗位的不同,岗位资格培训可以分为档案工作领导岗位资格培训和档案管理岗位资格培训。

继续教育培训是指已取得档案专业技术职务人员的知识更新补充、拓宽深化和能力提高的培训。根据专业职务的层次不同,继续教育培训可以分高、中级和初级专业技术职务培训。

专题培训指根据档案业务工作的需要,就某一内容进行的学习、训练等。

第八条从事档案专业工作的人员在调人档案专业岗位前或当年内,应参加市以上档案行政管理部门举办的档案人员岗位培训班的学习;市、县(区)档案部门新到任的领导应参加省级档案教育培训机构举办的领导干部培训班的学习;具有专业技术职务的同志,在任职期间应参加市级以上档案行政管理部门举办的继续教育培训班的学习。

第九条岗位资格培训内容由档案法规、档案人员职业道德和档案学基础学科等部分组成;继续教育培训内容由档案学理论深化及相关科目的学习、档案工作实践新问题探讨及现代知识技能的训练等部分组成;专题培训内容是就档案工作中的新要求、新规定进行的学习训练。

第三章档案人员教育培训工作的管理

第十条档案人员教育培训工作由省、市档案行政管理部门中负责专业教育培训的机构主管,其主要职责是对专业教育工作进行规划、协调、组织、审批、评估等。

第十一条举办培训班的单位,在开班前一个月,应向上一级档案行政管理部门中主管专业教育培训的机构报告备案(附表)。

第十二条档案教育培训班采用的教材应是省内统编教材,或由省档案局教育培训机构指定的教材。

第十三条在档案教育培训班中承担授课任务的教师,除在校任教的档案专业教师以外,都应当持有省或市档案行政管理部门颁发的档案专业兼职教师资格证书。

第十四条举办档案教育培训班的单位要为培训班创造良好的教学环境,建立健全班级组织和各项规章制度,进行严格、规范的教学、教务管理。

第十五条档案教育培训班在结业时,要对学员进行考试或考核,岗位资格培训班基础学科的试题,应由省档案局所建的题库中选出,其中一门学科由省档案局主考。

凡考试或考核合格者方可结业。

第四章档案教育培训证书的管理

第十六条档案教育培训证书分为档案人员岗位资格证书(含档案工作领导岗位资格证书和档案管理岗位资格证书)。继续教育证书、专题班学习证明。

第十七条普通大中专院校(合成人教育)档案专业的毕业生,到档案工作岗位后,可持毕业证书,办理档案人员岗位资格证书。

第十八条档案教育培训证书分别有以下作用:

岗位资格证书:

表明持证人的专业知识水平符合所在岗位的知识规范要求,从而具备从事档案工作的资格;

在晋升初级档案专业技术职务时,作为申报的必备条件之一;

是档案人员领取档案岗位保健津贴的凭证;

在档案定升级目标管理工作中作为考核单位档案人员业务素质的依据之一。

继续教育证书:

是考核专业技术人员业务素质,晋升高、中级专业技术职务的条件之一。

第十九条档案教育培训证书自取得之日起,有效期为三年。到期由发证单位负责登记、审核、验印。在证书有效期内,档案人员工作单位如有变动,在档案工作岗位不变的情况下,证书继续有效。逾期不验印者,证书自行失效。

第二十条档案人员岗位资格证书和继续教育证书由省档案行政管理部门统一制作、统一编号,由市以上档案行政管理部门中负责档案教育培训的机构管理发放。

第五章档案教育培训的经费

第二十一条各级档案行政管理部门举办档案人员教育培训班的经费,可向学员所在单位适当收费,不足部分,由档案行政管理部门给予补助,并实行专款专用。

第六章档案教育培训工作的评估

第二十二条省级档案教育培训机构每年要对三分之一的市级档案教育培训工作进行评估。评估内容和程序将依照每年教育工作要点制定,评估结果列入年度工作目标考核。

第七章附则

第二十三条本办法由辽宁省档案局负责解释。

第二十四条本办法自1999年4月1日起施行。在此前辽宁省档案局颁发的有关档案教育培训的规定继续有效,有与本办法不一致的,以本办法为准。

辽档发[1999]7号

第14篇水利工程建设项目档案管理规定办法

水利工程建设项目档案管理规定

法规名称:水利工程建设项目档案管理规定水办[2005]480号

法规类别:规范性文件

制定机关:水利部

颁布日期:

实施日期:2005.12.10

修改日期:

法规内容:

第一章总则

第一条为加强水利工程建设项目(以下简称'水利工程')档案管理工作,明确档案管理职责,规范档案管理行为,充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范,结合水利工程的特点,制定本规定。

第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导,将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中,明确相关部门、人员的岗位职责,健全制度,统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程,其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作;在签订有关合同、协议时,应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;检查水利工程进度与施工质量时,要同时检查水利工程档案的收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时,要同时审查、验收工程档案的内容与质量,并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责,共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人,应设立档案室,落实专职档案人员;其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位,应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作;属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料,在完成收集、整理、审核工作后,应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,须按要求将工作中形成的应归档文件材料,进行收集、整理、归档,如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据,应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关,凡参建单位未按规定要求提交工程档案的,不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的,项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房,配备必要的档案装具和设备;其他建设项目,也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求,充分利用新技术,开展水利工程档案数字化工作,建立工程档案数据库,大力开发档案信息资源,提高档案管理水平,为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》(附件1)。国家重点建设项目,还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》(附件3)是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际,补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作,一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责;监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续,监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t1182-2000)。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统;形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字(章)手续完备,归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(gb/t10609.3-1989)要求统一折叠。

第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分,必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖'竣工图章'(附件4-1),有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图:

(一)按施工图施工没有变动的,须在施工图上加盖并签署竣工图章;

(二)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的,可在原施工图上更改,在说明栏内注明变更依据,加盖并签署竣工图章;

(三)凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变,或图面变更超过1/3的,应重新绘制竣工图(可不再加盖竣工图章)。重绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据,在图标栏内注明'竣工阶段'和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署'竣工图确认章'(见附件4-2)。

第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人,负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故,必须要有完整的声像材料归档。

第二十条电子文件的整理、归档,参照《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)执行。

第二十一条项目法人可根据实际需要,确定不同文件材料的归档份数,但应满足以下要求:

(一)项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料(当二者为一个单位时,应异地保存1套);

(二)工程涉及多家运行管理单位时,各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料;

(三)当有关文件材料需由若干单位保存时,原件应由项目产权单位保存,其他单位保存复制件;

(四)流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料(具体内容参见附件3)。

第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级,并须填写工程档案交接单(见附件5)。交接双方应认真核对目录与实物,并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条工程档案的归档时间,可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档,也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作,应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程,不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收,应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收,由水利部办公厅档案部门派员参加;流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收,由相应的档案管理部门派员参加;其他单位组织的有关工程项目的验收,由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行;正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条水利工程在进行档案专项验收前,项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检,确认工程档案的内容与质量已达要求后,可向有关单位报送档案自检报告,并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况,工程档案管理情况,文件材料的收集、整理、归档与保管情况,竣工图的编制与整编质量,工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后,可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定,对具备验收条件的项目,应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时,可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下:

(一)听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告;

(二)听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告;

(三)对验收前已进行档案检查评定的水利工程,还应听取被委托单位的检查评定意见;

(四)查看现场(了解工程建设实际情况);

(五)根据水利工程建设规模,抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8%,其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%;抽查档案总量应在200卷以上;

(六)验收组成员进行综合评议;

(七)形成档案专项验收意见,并向项目法人和所有会议代表反馈;

(八)验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条档案专项验收意见应包括以下内容:

(一)工程概况。

(二)工程档案管理情况: