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第1篇 办公场所管理规定办法
办公场所管理规定
第一章 总则
一、 为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、 切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。
四、 办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章 职责范围
一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
四、 协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、 收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。
七、 协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。
第三章 工作规范
一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。
二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章 办公室事务管理
一、 文书管理制度
文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。
(一) 文件管理制度
第一条 管理要点
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。
半年一小清,年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二) 文书管理制度
第一条 管理要点
1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范
1、 根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。
2、 按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、 行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。
4、 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。
5、 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。
6、 办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。
7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条 流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三) 档案管理制度
第一条 管理要点
1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。
2、 档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、 根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范
1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。
2、 所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。
3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。
4、 各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退
二、 办公用品管理制度
第一条 管理要点
1、 为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。
2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。
3、 办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。
4、 办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。
第二条 制度规范
1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、 办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。
对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准。
3、 根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。
4、 各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。
5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。
6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、 办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。
8、 管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放
编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
三、 图书管理制度
第一条 管理要点
1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。
2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。
3、 根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。
第二条 制度规范
1、 各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。
2、 按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、 对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、 按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。
5、 借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。
6、 图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。
第三条 管理流程设计
1、 申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、 借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单
四、 会议管理制度
第一条 管理要点
1、 为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。
2、 根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。
3、 清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。
4、 会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效。
5、 按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。
6、 会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。
第二条 制度规范
1、 收_议议题,根据选定的议题收_上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。
3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。
4、 按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。
如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 管理流程设计
会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理
五、 清洁卫生管理制度
第一条 管理要点
1、 为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、 按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。
3、 办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条 制度规范
1、 清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、 按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。
3、 清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察。
4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写《清洁卫生值日表》,监督员认真核实,并填写《清洁卫生监督表》。
6、 未按要求清洁者,按照规定予以处罚。
第三条 流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
六、 日常事务管理
(一) 接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。
按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。
第四条 流程设计:接待来访人员→询问来意,需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
(二) 报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照公司实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位。
第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
第四条 报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次。
第五条 流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
(三) 后勤管理
第一条 为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度。
第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条 根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由。
第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条 流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表
(四) 文化宣传管理
第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
(五) 其他事务
第一条 名片制作、收发传真等其他事务。
第二条 负责公司文书的打印复印工作。
第三条 负责树木花卉的养护工作。
第四条 协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。
附则
第一条 本制度由行政办公室制定,解释权归办公室。
第二条 本办法由总经理核准后实施,修改时亦同。
第2篇 办公场所用电安全管理办法
1、目的
为了规范公司用电的安全管理,防止发生人身触电和火灾事故,制定本办法。
2、适用范围
本办法中的办公场所包括公司管辖区域内所有办公场所(含外租)、值班室、工作休息室等电器设备用电的安全管理。我司员工(含民工)和租用我司场地的外单位人员必须严格遵守。
3、职责
3.1技术部是公司办公场所电器设备的主管部门,负责电器设备及线路的安全技术检测、鉴定,参与电器设备的验收,建立电器设备的管理台帐,审批电器设备及线路的安装使用,组织公司电器设备的安全技术检查,监督指导各用电单位及个人正确、安全地使用电器设备,处罚违章行为。
3.2安质部是公司办公场所电器设备的安全监督部门,负责协助技术部开展电器设备的安全技术检查,参与电器设备验收工作,对违章安装、使用电器设备的行为进行处罚。
3.3物资供应站负责电器设备的采购、验收、入库、仓储、发放、废旧物资处理等工作。
3.4维修工程大队负责电器设备的安装、维修、保养和技术性能的反馈。
3.5公司各单位按照属地化管理的原则负责各自范围内电器设备的使用、检查、清洁维护等工作,对电器设备使用的合理、正确及安全性负责。
4、管理办法
4.1在公司管辖区域内,原则上禁止使用电炉、电饭煲、电熨斗、电水壶、电茶壶、电水煲、自动加热开水瓶、电磁炉、微波炉、消毒柜等以及一经通电使用可产生温度达100℃(含100℃)以上的其他电加热设备。特殊情况或工作需要,必须经技术部审批同意,并制定安全防范措施方可使用。
4.2技术部要建立公司所管辖区域内的办公场所、候工室电器设备台帐。
4.3任何单位和个人不得任意改动办公场所原有的电源线路和乱拉接电源。
4.4办公场所需要增加用电设备或用电负荷时,必须向技术部申请并经同意后方能安装使用。
4.5技术部在审批电器设备使用时,要综合考虑办公场所或候工室的电源线路承载负荷能力,禁止线路超负荷使用。
4.6用电设备电源必须安装开关并设有符合电器设备额定功率规定的熔断器;额定功率在500w以上的电器设备,必须装设漏电过载保护开关方可使用。
4.7新装的电器设备,在使用前必须认真阅读产品说明书,掌握使用方法,方能操作。
4.8电器设备应保持其外壳及环境卫生,禁止在电加热设备及功率500w以上的电器设备周围1米内堆放易燃易爆物品。
4.9电器设备设施发生故障或打火、嗅到焦味时,先断开电源,报告技术部及工程维修大队,由工程维修大队安排持有电工上岗证人员实施修理。
4.10各办公场所要制定各自的电器设备安全管理制度,按照技术部门编制的统一表格建立电器设备台帐,实施定人、定责、定点管理,定时检查、维护保养。
4.11在节假日期间,没人值班的办公场所、候工室,在放假前必须切断室内的一切电源;平时,室内无人时,断开饮水机、空调机等功率500w以上电器设备的电源;最后离开办公场所、候工室的人员应随手关灯以及断开其它电器设备的电源。
4.12禁止使用铜线、铝线、铁线代替保险丝,使用中的电器设备保护装置失灵时,要及时更换或修理,严格按照设备使用期限使用电器设备,禁止超期限使用。
4.13技术部每月对公司管辖区域内办公场所的电器设备设施、安全用电进行检查,对安全隐患制定整改计划,定责、定人、定时进行整改。
4.14任何单位和个人违反本规定的,按公司《现场生产违章记录》办法实施细则处理。
5、附则
5.1本办法由技术部负责解释。
5.2本方法自200 年 月 日起施行。
6、相关文件
《现场生产违章记录》办法实施细则
7、相关记录
《电器设备安装、使用审批表》
第3篇 公司办公场所管理办法
为了加强办公场所的管理，营造文明和谐、优美舒适、整洁卫生的办公秩序和环境，根据公司相关制度的要求，特制定《公司办公场所管理办法》。
一、办公管理
1、公司员工要自觉遵守办公秩序，应衣着整洁、举止端庄、精神饱满、态度热情、文明礼貌，言谈举止要符合企业员工行为规范。
2、自觉维护公共秩序，遵守社会公德，爱护公物，维护环境清洁；保持办公场所的安静，不得大声喧哗、唱歌，不得串岗闲聊。
3、下班时要整理好台面文件及物品，办公桌上保持清洁，将座椅摆放整齐，抽屉和资料柜须锁好，关闭一切电器，人走时关窗锁门。
4、卫生间水龙头及电灯要随用随关，厉行节约，杜绝浪费。
5、严禁在办公场所内做其它与工作无关的一切活动：
（1）严禁在上班时间上网聊天、打牌、玩游戏、浏览跟工作无关的网页；
（2）严禁使用办公电话闲谈，严格执行公司电话管理规定；
（3）严禁在办公场所内进行赌博活动；
（4）严禁使用非正常配置的高功率电器；
（5）严禁私拉乱接电线；
（6）严禁在办公室烹煮或用餐；
（7）公共场所严禁吸烟。
6、办公场所维护要求：
（1）爱护公共财产，禁止在办公家具、办公设备、墙面上乱写乱画或钉钉子；
（2）保持洗手盆台面清洁，严禁在卫生间洗手盆中清洗拖把、倾倒茶叶及其它易造成下水道堵塞的废物残渣；
（3）参加会议结束后，应自觉清理好面前的杂物，座椅归位并摆放整齐；
（4）自觉爱护公司会议室、楼梯、洗手间、各办公室门窗、窗帘、灯具、墙壁开关等公共设施；
6、夏季空调温度设置应不低于26℃，下班离开时要及时关闭空调、饮水机、个人电脑等电器，杜绝用电浪费。
7、外来人员进入办公场所，需通知办公室。
8、劳动纪律遵照《员工手册》。
二、卫生管理
1、搞好个人办公区域的卫生，做到物品摆放井然有序，保持个人使用的办公设备整洁、干净、卫生。
2、办公场所、办公室和洗手间必须保持整洁、卫生，大楼内卫生标准是：
（1）门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；
（2）地面保持本色，无废弃物、污水、污迹、浮土现象；
（3）四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；
（4）照明灯、电风扇、空调上无浮尘；
（5）书橱、镜子上无浮尘、污垢，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；
（6）桌椅摆放端正，办公桌上无浮尘，物品摆放整齐；
（7）电脑、打印机等设备保养良好，外观整洁、无灰尘；
（8）严禁从办公室窗口往外乱倒污水、茶叶水，乱扔烟头、废纸及杂物；
3、办公桌面各种书籍、资料、文件、文具等均应放置整齐美观，无乱堆乱放物品现象，室内无卫生死角。
三、消防管理
1、各部门负责人为防火安全负责人，其主要职责是：落实执行有关消防安全的规章制度；检查本办公室的消防安全情况；纠正违章行为，及时发现消除消防安全隐患。
2、办公室内不得存放易燃易爆危险物品，包括废弃的易燃物品。
3、办公场所施工要经公司领导批准，做好安全可靠的防护措施，办公室内严禁明火作业。
4、办公室内的各用电设备要正确使用，电源插头应使用合格产品，不得乱拉临时电线；严禁将无插头电器电线直接引入插座进行电路联接。
5、办公室的出入口及消防通道应保持畅通，不得堵塞。
6、各部门工作人员应熟悉各自办公室周围的疏散通道情况并保证其畅通。
7、各部门工作人员应熟悉本办公室附近所配置的消防器材和使用方法。
8、每天下班前，各部门都要进行一次防火检查，切断电源，关好门窗。
四、检查与考核
1、由办公室与品质部抽调人员组成检查小组，按检查表所列项目逐一检查打分存档。
2、检查分定期检查与不定期检查两种，每月月初、月末进行两次定期检查；根据领导的要求或工作的需要，不定期进行检查。
3、检查结果要在公司晨会通报，及时反馈意见，指出不合格项，逐一整改。
4、对严重扰乱办公秩序的、造成严重不良后果的员工，办公室会同品质部提出处罚意见，上报公司办公会议研究。
5、检查评比结果在存档，作为年终优秀评选的一项重要内容。
