公司采购管理办法7篇

第1篇 某某地产公司采购管理办法

第一、采购管理办法

一、本公司物资部之采购依本办法办理。

二、采购组根据工程部排定之物料计划,并计算本月应采购数量。

三、根据工程部送来之物料计划内本月份采购数量填写请购单,经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。

四、接到请购单后,采购组应根据品名规格积极寻找供应商,原则上每一物料应寻找三家以上之供应商,进行比价格、比质量,其必须具备之资格如下:

1、必须是有限公司。

2、必须做过其他公司之物料及零件,且目前尚继续在供应者。

3、必须自备车辆。

采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、品质情况,并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之物料,于采购前尤需注意供应商(协力厂)之调查工作,必要时得协调工程部、地产部、地盘经理(工程师)与品管人员共同前往考察调查。

五、经比价格、比质量决定供应商后,经双方同意后,与供应商洽谈合约,合约起草,主管副总经理审定合约后交总经理(或授权人)签约后方能物料订购。

六、物料进仓及使用前均须抽样检验,以断定物料之水准,依据品管质量、数量验收合格予以收货;对品管质量不合格者,不予收货,退回供应商提出交换。

七、物资采购人员(仓库管理验收员)在业务交往上必须遵纪守法、廉洁奉公,严禁假公济私、索贿受贿,一经发现按公司规定处理,严重者移交司法部门处理。

第二、采购程序

1、物料管理部门开出采购单,给采购组。

2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。

3、研究市场状况,并找出有利的购买时机。

4、决定物料供应来源以进行采购事项。

5、以询价、报价、比价决定有利价格,并选取供应商。

6、与供应商签订采购合约并开立订购单。

7、监督供应商准时交货。

8、核对并完成采购交易行为,根据验收单或品质数量检验报告,核对供应商交货状况,并对不良品设法加以处理。

9、内购与外购在采购管理之精神大致相同,惟外购程序必须透过出口程序及作业手续。

第三、采购员业务职责

一、寻找物料供应来源,并分析物料市场。

二、与供应商洽谈,并安排工厂参观,建立供应商(协力厂)之资料。

三、要求报价与进行议价。

四、获取所需之物料。

五、查证进公司物料之数量与品质。

六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。

七、了解市场趋势,并搜集市场供给与需求价格等适切资料加以成本分析。

八、呆料与废料之预防与处理。

第四、仓库管理守则

⑴未经验收之物料不得存于仓库内。

⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐,放置适当之处,以便领用及查点。

⑶凡有危险易燃物品应特殊储存,并应与其他物料隔离。

⑷凡属仪器及特别贵重之物料,应储存于箱内并予加锁。

⑸物料储存处所应保持清洁干燥,以免物料污染或受潮。

⑹物料之发放或领放,依照公司规定,无关人员不得任意进入仓储区域,不按公司规定手续办理者,物料不得出库。

⑺仓库不得携入任何易燃物品,并禁止抽烟。

⑻仓库内外附近,应备用消防设备,以策安全。

⑼仓库应加强防卫,以防盗窃。

第五、进料验收管理办法

一、本公司对物料之验收入库均依本办法。

二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联,详细写明送货内容与订购单据号码,连同统一发票与所送交之物料送到物资仓库之收料处。

三、收料员核对统一发票、订购单与送货单无误后,再核对供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后,在送货单一式二联上签章,将第一联送货单退供应商以为送货之凭证,第二联收料员留存,之后将送货单之内容转记入供应商资料卡内。

四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上,同时在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。

五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联,并载明下列各项目:⑴物料编号;⑵品名规格;⑶交货者名称;::⑷统一发票号码及年月日;⑸交货数量;⑹实际接收数量;⑺订购单号码;⑻收料日期。

六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况,必须在进料验收单接收状况栏内书明,以为品管检验参考。

七、收料员于填入必要内容并核章后,将进料验收单第一、二、三联送物料计划员。

八、物料计划员根据进料验收单在'物料订购、运输、接收记录'上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收单第一、二、三联立即送往品质检验员。

九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联,经品质主管核章后,第一

联进料验收单由进料品质检验单位自存,并送物料计划员登记良品总数,计算订购余额于'物料订购、运输接收记录'后将进料验收单第一联转送帐料员,帐料员根据进料验收单内良品总数转记存量管制卡入库数量栏,并填具入库日期与进料验收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商资料卡交货资料各栏后,将进料验收单二至三联连同统一发票送仓储员办理入库手续。

十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符,于安排物料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库接收章,将进料验收单二至三联送请物料主管核章。

十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。

十二、进料验收单第三联连同统一发票送会计部门以为付款之凭证。

十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之发票影印一份给物料组,经物料计划员登记入'物料订购、运输、接收记录'后转送收料员。于物料运达时,收料员根据影印之发票,核对入仓之外购品,并将交货实况填入供应商资料卡,以下进料验收程序与内购品处理程序相同。

十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料,送交仓库决定验收前,对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对,以查验该批物料允收或拒收,才给予验收进仓。

验收处理程序如下:

(一)先行检查协力厂商或供应商所送来之各种发票、交货证件是否齐全,交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误差,如有误差,不应该进一步加以验收。

(二)运到物料卸入验收地时,即应先核对包装箱上所记载之收件人是否相符;物料名称、数量与交货证件所列是否相同;包装是否完整(在运货途中,是否被打开过);每箱物料之毛重与净重是否与交证件相同……凡此种种均该逐一核对。发生误差,立即注明清楚,并联络协力厂商(供应商)补足,必要时须沿请公证。

(三)开箱拆开包装,物料内容与交货文件应该核对物料名称规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料或零件短缺,或零件破损不堪,均应加以注意,并将详情写在物料验收单上,以为验收工作处理当中之重要资料。

(四)依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。

(五)经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质,其结果写在物料验收单上。

(六)根据物料验收单上品质检验之规定,判定该批物料为允收或拒收。

(七)如品质验收合格,数量无误,应即办理登帐进库,予以收货。

十五、超交之物料以退回为原则,但得以考虑让供应商寄存,而不作进料验收之处理。

十六、收料员根据每天进料情形填写物料外暂收品日报表,一式四联,第一联收料员自存,第二联送物料计划员,第三联送品管员,第四联送采购员。采购员根据日报表,与物资主管商讨对超交物料的处理办法。

第六、仓库盘点管理办法

一、盘点之目的

(一)资产之管理

1、查明各项物品、材料、固定资产之可用程度,以达到有效利用资产的目的。

2、利用盘存、清点物品重新妥置库存物品,使之和计数帐顺序配合达到管理之目的。

3、核对现有存货、固定资产等与帐上记载数目是否一致,以把握公司资产之准确性。

4、为下期生产(工程)计划之依据。

5、最低与最高存货量之把握。

6、不良品、呆滞品之发现。

(二)资料金额之确定

1、确定各项资产之真实价值,以利成本之计算。

2、据以编制资产、存货之明细表。

3、精确计算利润中心之利润,以考核各中心之贡献实绩。

二、实施时间规定

每年实施二次:六月三十日及十二月三十一日。

三、人员组织

(一)公司派财务主管人员负责。

(二)物资部经理(或副经理)、采购人员。

(三)仓库管理人员。

四、盘点报告

(一)负责人应将盘点明细表(只限材料、半成品数量表)缴交,以凭核对而利督导。

(二)盘点完毕当天应将全部盘点卡分类,依编号顺序连同空白未用之盘点卡交给复检人员交帐务员整理。

(三)各仓管员应于盘点后三日内造具盘点明细表三份,两份送会计(造册时请按计数帐、材料帐编号及盘点卡顺序填写),一份自存。

(四)负责人应将存货、资产逐项检验,若有错误或遗漏之处应随时会同财务部对其进行更正或复查。

第七、仓库领料及发料管理办法

物料由物资部根据工程(生产)计划,将仓库储存之物料,直接向生产现场发放之现象,称为发料。物料由生产部门现场人员在某项工程制造之前填写领料单向物资部领取物料之现象称为领料。

一、本公司材料、零件领用、发放依本办法办理。

二、工程(生产)人员根据工程计划所需填制领料单,核章后向物料仓库之管理人员洽领物料。

三、物料管理人员接获领

料单后,一面核对一面准备物料,将物料送往工程部门。

四、工程领料人员核对物料数量、规格与领料单相符,在领料单上签收。

五、物料管理人员在无特殊情况时,备料与发料应优先发料送往工程单位。

六、在备料发料过程中,发现物料短缺或待料情形,物料管理员必须立即采取行动,一方面将缺料情形告知采购部门,一方面向供应商催货。若短缺之物料已进仓,物料管理人员应立即安排检验,将检验后之物料送往工程部门,无论如何严禁工程部门人员自行向进料检验人员领料,进料检验人员亦不得擅自发料。

第2篇 z公司采购管理办法

某公司采购管理办法

一.总则

为了规范公司采购行为,降低公司经营成本,特制定本办法。

二.管理体制

公司可设立专门的采购部门,具体负责公司采购业务。

公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。

公司采购实行集中与分散相结合体制。

三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购,由采购部门统一办理;

低值、小额或限额以下的采购,由使用的部门各自办理。

公司实行成批和零星采购相结合体制。

四、根据年度经营计划,测算和制定年度原辅材料、物资需求计划,每年进行1~2次的成批采购;

五、年度物资计划难以概括,或市场供求变化导致物资需求计划改变的,可在年度中进行多交的零星采购。

六、贯彻'五适'方针,即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点,购进适当品质及适当数量的物料。

七、采购计划与申请

根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定年度采购计划预案。

根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,相应制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。

公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施,半年、季度采购计划须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。

根据采购计划制作的采购预算表,以一式多联方式提交,分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。

公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。

八、采购实施

采购部收到请购单或采购计划被批复后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。

对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。

采购询价获准后,采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。

重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。

采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款进度,向财务部申请借款,及时向供应方支付定金和各期货物。

采购员按合同交货进度,及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后,即前往提货点,按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量,相符后签收。

如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,采购员可拒绝接收或将货物退回供应方。

对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员及进告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。

验收合格的货物及时运抵仓库,办理移交入库手续,并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。

采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表,分类监控、跟催。

采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题,应及时上报主管处置,寻找替代品或变更生产计划。

九、其他

1、采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。

2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。

3、采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。

4、采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。

5、会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。

十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价:

采购目标成本的完成情况;

采购合同履约率和违约程度;

采购成本节约额或损失额;

采购物料质量合格率;

价格波动情况;

供应商稳定性和开拓供应商新情况;

廉法或执着收回扣、受贿情况。

以上工作情况记入采购员业绩档案,作为考绩依据,并作出相应的奖励和处罚。

十一、附则

本办法由采购部解释执行,经公司总经理办公会议批准生效。

第3篇 物业服务公司采购管理办法格式怎样的

物业服务公司采购管理办法

(三)1目的为了控制公司支出成本,维持物资耗用低水平,提高资源利用,同时保证物资及时供给,特制订本办法。

2范围全公司范围。

3采购分类3.1关键物品:直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;

单件物品价格昂贵的物品。

3. 2一般物品:对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

3. 3服务供方:非我司直接管理,但其人员或物品直接为我司提供相关服务方。

4采购供方的选择

4.1关键物品及服务供方的选择应填写《供方合同履行能力评审表》,附营业执照、相关产品合格证书及其他证明其具备履行能力的证明资料,提交评审小组,经评价符合即可列入《合格供方一览表》。

- 关键物品进入实际采购阶段应填写《申购单》。

- 服务供方进入实际采购阶段应填写《印章及付款申请表》。

4.2一般物品,经采购验收合格后即可列入《合格供方一览表》。

实施一般物品采购时需填写《申购单》,审批流程见后。

4.3管理中心组织每年11月份对《合格供方一览表》进行一次重新评价,并制定新的《合格供方一览表》,报总经理室审批。

每年9月份对供方进行一次跟踪重新评价,填写《供方合同履行能力评审表》,不符合的应直接从合格供方表中取消,如因特殊情况留用,应由评审小组提交说明报总经理室批准。

5采购审批

5.1采购计划月度采购应在每月12日进行库存盘点后,附《库存物品盘点表》及当月《物品消耗单》,在三个工作日内将下一个月度的《物资采购计划表》提交至总公司审批。

5.2分类采购复核工程类:项目工程部填报-总公司工程部经理复核;

运营类:客服/秩序维护部填报-物业项目经理复核;

行政类:行政助理填报-总公司行政人事经理复核。

分类采购经相关职能经理级岗位复核后,正式进入采购审批及实施流程。

5.3采购审批流程图

5.3.1 总公司采购流程图

5.3.2 分公司采购流程图6相关文件采购过程中,应严格审核可能所涉及到的相关文件:l采购合同l产品图样/样板l产品规格、标准l技术服务协议/合同等(如有)7附录l物资采购计划表;

l申购单l合格供方一览表l供方合同履行能力评审表l

第4篇 物业服务公司采购管理办法

物业服务公司采购管理办法

(三)1目的为了控制公司支出成本,维持物资耗用低水平,提高资源利用,同时保证物资及时供给,特制订本办法。

2范围全公司范围。

3采购分类3.1关键物品:直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;

单件物品价格昂贵的物品。

3. 2一般物品:对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

3. 3服务供方:非我司直接管理,但其人员或物品直接为我司提供相关服务方。

4采购供方的选择

4.1关键物品及服务供方的选择应填写《供方合同履行能力评审表》,附营业执照、相关产品合格证书及其他证明其具备履行能力的证明资料,提交评审小组,经评价符合即可列入《合格供方一览表》。

- 关键物品进入实际采购阶段应填写《申购单》。

- 服务供方进入实际采购阶段应填写《印章及付款申请表》。

4.2一般物品,经采购验收合格后即可列入《合格供方一览表》。

实施一般物品采购时需填写《申购单》,审批流程见后。

4.3管理中心组织每年11月份对《合格供方一览表》进行一次重新评价,并制定新的《合格供方一览表》,报总经理室审批。

每年9月份对供方进行一次跟踪重新评价,填写《供方合同履行能力评审表》,不符合的应直接从合格供方表中取消,如因特殊情况留用,应由评审小组提交说明报总经理室批准。

5采购审批

5.1采购计划月度采购应在每月12日进行库存盘点后,附《库存物品盘点表》及当月《物品消耗单》,在三个工作日内将下一个月度的《物资采购计划表》提交至总公司审批。

5.2分类采购复核工程类:项目工程部填报-总公司工程部经理复核;

运营类:客服/秩序维护部填报-物业项目经理复核;

行政类:行政助理填报-总公司行政人事经理复核。

分类采购经相关职能经理级岗位复核后,正式进入采购审批及实施流程。

5.3采购审批流程图

5.3.1 总公司采购流程图

5.3.2 分公司采购流程图6相关文件采购过程中,应严格审核可能所涉及到的相关文件:l采购合同l产品图样/样板l产品规格、标准l技术服务协议/合同等(如有)7附录l物资采购计划表;

l申购单l合格供方一览表l供方合同履行能力评审表l

第5篇 物业服务公司采购管理办法（3）

物业服务公司采购管理办法(三)

1目的

为了控制公司支出成本,维持物资耗用低水平,提高资源利用,同时保证物资及时供给,特制订本办法。

2范围

全公司范围。

3采购分类

3.1关键物品:直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;单件物品价格昂贵的物品。

3.2一般物品:对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

3.3服务供方:非我司直接管理,但其人员或物品直接为我司提供相关服务方。

4采购供方的选择

4.1关键物品及服务供方的选择应填写《供方合同履行能力评审表》,附营业执照、相关产品合格证书及其他证明其具备履行能力的证明资料,提交评审小组,经评价符合即可列入《合格供方一览表》。

- 关键物品进入实际采购阶段应填写《申购单》。

- 服务供方进入实际采购阶段应填写《印章及付款申请表》。

4.2一般物品,经采购验收合格后即可列入《合格供方一览表》。实施一般物品采购时需填写《申购单》,审批流程见后。

4.3管理中心组织每年11月份对《合格供方一览表》进行一次重新评价,并制定新的《合格供方一览表》,报总经理室审批。

每年9月份对供方进行一次跟踪重新评价,填写《供方合同履行能力评审表》,不符合的应直接从合格供方表中取消,如因特殊情况留用,应由评审小组提交说明报总经理室批准。

5采购审批

5.1采购计划

月度采购应在每月12日进行库存盘点后,附《库存物品盘点表》及当月《物品消耗单》,在三个工作日内将下一个月度的《物资采购计划表》提交至总公司审批。

5.2分类采购复核

工程类:项目工程部填报-总公司工程部经理复核;

运营类:客服/秩序维护部填报-物业项目经理复核;

行政类:行政助理填报-总公司行政人事经理复核。

分类采购经相关职能经理级岗位复核后,正式进入采购审批及实施流程。

5.3采购审批流程图

5.3.1总公司采购流程图

5.3.2分公司采购流程图

6相关文件

采购过程中,应严格审核可能所涉及到的相关文件:

l采购合同

l产品图样/样板

l产品规格、标准

l技术服务协议/合同等(如有)

7附录

l物资采购计划表;

l申购单

l合格供方一览表

l供方合同履行能力评审表

l物资物品分类表

l付款及印章使用申请表

第6篇 物业服务公司采购管理办法怎么写

物业服务公司采购管理办法

(三)1目的为了控制公司支出成本,维持物资耗用低水平,提高资源利用,同时保证物资及时供给,特制订本办法。

2范围全公司范围。

3采购分类3.1关键物品:直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;

单件物品价格昂贵的物品。

3. 2一般物品:对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

3. 3服务供方:非我司直接管理,但其人员或物品直接为我司提供相关服务方。

4采购供方的选择

4.1关键物品及服务供方的选择应填写《供方合同履行能力评审表》,附营业执照、相关产品合格证书及其他证明其具备履行能力的证明资料,提交评审小组,经评价符合即可列入《合格供方一览表》。

- 关键物品进入实际采购阶段应填写《申购单》。

- 服务供方进入实际采购阶段应填写《印章及付款申请表》。

4.2一般物品,经采购验收合格后即可列入《合格供方一览表》。

实施一般物品采购时需填写《申购单》,审批流程见后。

4.3管理中心组织每年11月份对《合格供方一览表》进行一次重新评价,并制定新的《合格供方一览表》,报总经理室审批。

每年9月份对供方进行一次跟踪重新评价,填写《供方合同履行能力评审表》,不符合的应直接从合格供方表中取消,如因特殊情况留用,应由评审小组提交说明报总经理室批准。

5采购审批

5.1采购计划月度采购应在每月12日进行库存盘点后,附《库存物品盘点表》及当月《物品消耗单》,在三个工作日内将下一个月度的《物资采购计划表》提交至总公司审批。

5.2分类采购复核工程类:项目工程部填报-总公司工程部经理复核;

运营类:客服/秩序维护部填报-物业项目经理复核;

行政类:行政助理填报-总公司行政人事经理复核。

分类采购经相关职能经理级岗位复核后,正式进入采购审批及实施流程。

5.3采购审批流程图

5.3.1 总公司采购流程图

5.3.2 分公司采购流程图6相关文件采购过程中,应严格审核可能所涉及到的相关文件:l采购合同l产品图样/样板l产品规格、标准l技术服务协议/合同等(如有)7附录l物资采购计划表;

l申购单l合格供方一览表l供方合同履行能力评审表l

第7篇 公司采购管理办法(7)

公司采购管理办法(七)

第一条 请购单1.请购应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部门。2.来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购。3.特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”“备注”栏注明原因,以急件递送。4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况,并考虑库存条件,填具“请购单”办理请购。5.以下总务性物品可免开清单,而以“总务用品申请单”委托总务部门办理,例如:贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等,以及小额采购的材料。

第二条 批准权限请购批准权限规定如下。

第三条 采购规定1.内购由国内采购部门负责办理,外购由国外采购部门负责办理,其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商或代理商议价。对于专项用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。2.采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进行采购。比如:(1)集中计划采购:对具有共同性的材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定期集中办理。

(2)长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。

第四条 国内采购作业1.价格(1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。(2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明,报经主管核签,并转使用部门或请购部门签注意见。(3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量),采购人员应在议价后,在请购单“询价记录栏”中注明,报主管核签。(4)对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方式向厂方议价。(5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后,主管应立即指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。2.呈批(1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果,拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”,经主管核批,并按采购审批权限呈批。(2)采购审批权限:(参阅附表2)

3.订购(1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”,并以电话确定交货日期,要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。(2)分批交货时,采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。(3)采购人员使用暂借款采购时,应在“请购单”加盖“暂借款采购”章,以便识别。4.进度控制(1)国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。(2)采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管批示后转送请购部门,与请购部门共同拟定处理对策。5.单据整理及付款(1)来货收到以后,物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后,送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料,“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。(2)内购材料须待试用检验者,其订有合约部分,按合约规定办理付款,未订合约部分,按采购部门报批的付款条件办理付款。(3)短交,待补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。(4)超交,应经主管批示方可按照实收数量付款,否则仍按原订货数付款。

第五条 国外采购作业1.价格(1)外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形(比如独家制造或代理等原因)下除外,但应于“请购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。(2)请购材料规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见,再转请购部门确认。2.呈批(1)比价、议价完成后,由外购部门填具“请购单”,拟定“订购厂家”、“预定装运日期”等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。(2)核决权限①采购金额在8000元以下者由经理核决。②采购金额超过8000元者由总经理核决。(3)采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。3.订购(1)“请购单(外购)”经报批转回外购部门后,即向供应商订购并办理各项手续。(2)如需与供应商签订长期合约,外购部门应将签呈和代拟的长期合约书,按采购审批程序报批后办理。4.进度控制(1)外购部门依照“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。

(2)外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反应单”,记明异常原因及处理对策,据以修订进度并通知请购部门。(3)外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时,即应主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。

第六条 价格品质复核1.价格复核(1)采购部门应经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。(2)采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及核决价格的参考。2.品质复核采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料备查。3.异常处理审查作业中若发现异常情形,采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面报告),通知有关部门处理。

第七条 本办法呈总经理核批后实施。