档案管理规范15篇

第1篇 物业管理规章制度档案建立管理规范

物业管理规章制度和档案建立与管理

一、管理规章制度

科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。

1.公众制度

(1)《业户手册》。

(2)《业主公约》。

(3)《精神文明公约》。

(4)《楼宇使用维护管理规定》。

(5)《二次装修管理规定》。

(6)《二次装修管理协议》。

(7)《装修人员管理规定》。

(8)《出入物品管理规定》。

(9)《安全管理规定》。

(10)《消防管理规定》。

(11)《清洁卫生管理规定》。

(12)《园林绿化管理规定》。

2.岗位职责

(1)物业经理岗位职责。

(2)经理助理岗位职责。

(3)物业管理部经理岗位职责。

(4)物业管理文员岗位职责。

(5)物业管理员岗位职责。

(6)物业商务管理员岗位职责。

(7)物业清洁员岗位职责。

(8)工程管理部经理岗位职责。

(9)工程技术员岗位职责。

(10)强电技工岗位职责。

(11)弱电技工岗位职责。

(12)暖通工岗位职责。

(13)维修工岗位职责。

(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。

(15)安全经理岗位职责。

(16)安全管理员岗位职责。

(17)财务经理岗位职责。

(18)财务会计岗位职责。

(19)财务出纳岗位职责。

(20)财务收费员岗位职责。

3.运作管理制度

(1)《员工手册》。

(2)《管理人员文明服务准则》。

(3)《员工办公制度》。

(4)《各部门月工作计划及总结制度》。

(5)《物业管理工作廉洁制度》。

(6)《员工培训制度》。

(7)《内部财务管理制度》。

(8)《档案资料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申请、购买、领用制度》。

(11)《员工宿舍管理评比制度》。

(12)《接待投诉处理及回访制度》。

(13)《维修回访制度》。

(14)《机电设备的编号方法》。

(15)《机电设备的统计制度》。

(16)《配电房管理制度》。

(17)《物业防火安全检查制度》。

(18)《大厦应急灭火抢救方案》。

(19)《物业管理运作流程》。

(20)《业户投诉处理程序》。

(21)《业户入住工作程序》。

(22)《业户入住装修管理工作程序》。

(23)《物业管理档案建立工作程序》。

(24)《物业管理档案监督工作程序》。

(25)《物业资料控制工作程序》。

(26)《公共设施维修、养护工作程序》。

(27)《机电设备维修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防应急处理工作程序》。

(30)《园林绿化管理工作程序》。

(31)《清洁管理工作程序》。

(32)《社区文化开展工作程序》。

4.员工培训考核制度

(1)《新员工入职培训制度》。

(2)《在岗员工循环培训制度》。

(3)《员工工作考核及奖罚制度》。

(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。

(5)《经理助理岗位月工作考核表》。

(6)《部门经理岗位月工作考核表》。

(7)《部门员工岗位月工作考核表》。

(8)《业户意见月_统计表》。

(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。

(10)《物业管理工作情况一览表》。

二、物业档案建立与管理

1.资料收集

资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理

(1)分辨真伪。

(2)分类排序。

(3)组编档号。

(4)装订精美。

3.档案资料管理

(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。

(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的'三防'标准。

第2篇 住宅售前售后服务工程技术档案资料管理规范

住宅项目售前售后服务及工程技术档案资料管理

一、售前服务

公司派出专人积极协调、全力配合建设单位办理开工之前和各种手续。

积极配合建设单位做好现场的基地工作,为开工做好准备。

积极与当地所管辖的派出所、办事处、交警取得联系,搞好周边关系。

二、售后服务

自工程竣工后验收交付使用开始,树立'用户是上帝'用户至上的思想意识,严格按国家规定的保修期限,进行周到的服务。

在保修期间内,每年定期对用户不少于二次回访,了解房屋的使用情况,解决用户提出的各种问题,为用户排忧解难。

保修期后,在公司建立用户热线,及时热情解答用户咨询和解决用户困难,随叫随到,维修时仅收取材料成本费。

三、工程技术档案资料管理

认真贯彻执行国家和省计委、档案局及省建委关于工程档案资料管理的通知、规定,对工程从开工到竣工全过程,必须按档案资料的具体内容,填写程序,纸张规格等,做到规范化和标准化。

公司主管生产的经理和总工程师负责领导和督促公司有关部门和项目经理认真履行各自的职责,定期进行检查、督促,确保档案资料的完整、准确。

工程施工的技术资料、土建和安装均应同建设单位、设计院、质检站、建材生产厂家等密切配合,使各类资料能及时、准确、完整的按规定完善归档。

项目技术负责人指导内业技术人员做好工程施工各类资料的办理、收集、整理、汇编等工作,并按归档资料的规定,必须字迹清晰,图样清晰。施工中的隐蔽、技术核定、材料代换、通知等应及时办理并签字。分部分项工程和单位工程质量检查评定,由专职质安员逐项检查填表后,经工程人签字。做到工程竣工验收和竣工资料验收同步进行,并按康南市档案管理的规定整理立卷,交有关部门审核签字。分部分项工程和单位工程质量检查评定,由专职质安员逐项检查填表后,经工程人签字。做到工程竣工验收和竣工资料验收同步进行,并按康南市档案管理的规定整理立卷,交有关部门审核。

附:本工程科技档案一览表

科 技 档 案 一 览 表

土建施工文件资料:

序 号 文件名称 责任人

1施工合同书公司法人

2开工报告项目经理

3技术交底、图纸会审纪要内业技术员

4施工组织设计或施工方案项目技术负责人

5设计变更通知单、核定单内业技术员

6原材料出厂质量证明书材料员

7原材料试验报告试验员

8施工定位测量记录测量员

9基础及主体工程隐蔽记录施工员

10分部分项单位工程质量评定表及质量事故处理报告质量安全员

11交工验收证明书内业技术员

12施工总结、技术总结项目技术负责人

13竣工报告(含停、复工报告)项目经理

14施工日志、大事记施工员

竣工图

序 号 文件名称 责任人

1土建建施竣工图土建内业技术员

2土建结施竣工图土建内业技术员

第3篇 职工安全教育培训档案建立及管理规范

1 公司安环部对每位职工要建立“职工安全教育培训档案”,档案要详细记录每位职工所接受的教育培训情况,职工档案和考试成绩试卷应保存完好。

2 档案记录要实事求是,不得造假。公司安环部要对各车间的档案及记录情况不定期进行检查,对发现的问题要及时纠正。

3 “职工安全教育培训档案”由安环部和车间各执一份,并妥善保管,工作调动要及时将档案转存。

4 职工调动填写“职工调动记录表”(附表一)随职工安全教育档案一并转入相应车间。

5 职工各种考试试卷力求内容相对丰富,禁止内容过少或长期使用同一份试卷。

第4篇 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范

某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理

提要:

档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。

以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。

档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:'没有规矩,不成方圆',必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。

一、规章制度的建立与管理

1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。

2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。

3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。

4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。

5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。

6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。

(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。

二、档案的建立与管理

规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。

三、物业管理档案的分类

1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:

(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。

(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。

(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。

3、__区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。

第5篇 300mw火力发电厂岗位规范/劳动人事/人事档案管理岗位规范

1 范围

本规范规定了人事档案管理岗位的岗位职责、上岗标准、任职资格。

本规范适用于人事档案管理工作岗位。

2 岗位职责

2．1 职能范围与工作内容

2．1．1 负责人事档案的保管，保护、保密和安全工作。

2．1．2 保管干部人事档案，为国家积累档案史料。

2．1．3 收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

2．1．4 办理干部档案的查询、借阅和转递。

2．1．5 登记干部职务、工资的变动情况。

2．1．7 调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。

2．1．8 推广、应用干部人事档案现代化管理技术。

2．1．9 定期向档案馆移交死亡干部的档案。

2．1．10 增强档案意识，热爱本职工作，刻苦钻研业务，不断提高业务和工作能力，掌握专业技能，积极为干部人事工作服务。

2．1．11 严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。

2．1．12 坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

2．1．13 经常对档案室内电气照明设备的绝缘情况进行检查，保持室内通风良好，空气的干湿度保持在65%，档案的保管应做到无霉变、无毁损。

2．1．14 档案材料不准稿记、复印，需要摘抄、复制时，必须根据查询提纲，并征得负责人同意。

2．2 工作协作关系

2．2．1 坚守岗位，遵守纪律。

2．3．2 说话和气，谦虚诚恳，团结同志。

2．3．3 礼貌待人，热情耐心。

2．3．4 保持室内清洁，各种物品定置定位、摆放有序。

2．3．5 按规定着装和佩戴工作标志。

3 上岗标准

3．1 思想政治和职业道德

3．1．1 坚持四项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。

3．1．2 爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。

3．2 必备知识

3．2．1 熟悉文书工作与档案工作的基本知识。

3．2．2 熟知《档案法》、《保密法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《机关档案工作条例》。

3．2．3 熟悉档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠和安全用电的基本知识。

3．2．4 了解本企业档案管理条例及各类档案的归档制度。

3．2．5 了解干部人事档案管理的八项制度。

3．2．6了解中共中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》。

3．3 政策法规知识

3．3．1 熟知《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《保密法》、《机关档案工作条例》。

3．3．2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国经济合同法》、《劳动政策法规》。

3．4 技能要求

3．4．1 收集各类人事档案资料，办理归档手续。

3．4．2 按照干部人事档案工作目标管理要求进行所管档案的整理、编目。

3．4．3 实施档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、消毒措施，并正确使用灭火器、吸收器。

3．4．4 编制档案目录、检查工具。

3．4．5 定期检查档案保管状况，及时核对档案，发现问题及时提出处理意见。

3．4．6 编制、填写年度档案工作基本情况报表。

3．4．7 编制本专业各项档案管理制度。

3．4．8 编制干部人事档案5年工作规划。

3．4．9 员工档案的保管，应符合安全、保密要求。

3．5 任职资格

3．5．1 文化程度。大专以上文化程度或同等学历。

3．5．2 工作经历。具有大专5年（本料3年、研究生2年）及以上本专业实际工作经历，二年及以上党龄。

3．5．3 专业技术资格。具有经济或政工系列中级及以上专业技术职务。

3．5．4 身体条件。身体健康，没有妨碍本岗位工作的疾病。

第6篇 300mw火力发电厂岗位规范/信息管理/综合档案管理员岗位规范

1 范围

本规范规定了综合档案管理员岗位的岗位职责、上岗标准、任职资格。

本规范适用于综合档案管理员工作岗位。

2 岗位职责

2．1 职能范围与工作内容

2．1．1 在部主任的领导下，负责全公司综合档案、科技图书的收集购置、整理、保管、鉴定、统计和利用等管理工作。

2．1．2 负责编写公司综合档案管理标准和编研有关资料。

2．1．3 按照《gb9705-88文书档案的案卷格式》、《gb/t11821-89照片档案管理规范》、《机关档案工作业务建设规范》和《火电企业档案分类表》等标准的要求，对分管档案材料进行分类，立卷和归档，做到分类准确、组卷合理、密级和保管期限划分正确，字迹要工整清晰，工艺整齐美观。

2．1．4 按照《会计档案管理办法》的要求，负责会计档案的接收、整理、保管、统计、鉴定和利用等工作。

2．1．5 编制符合要求的检索工具，热情提供服务，按期收回借出案卷和图书，登记利用效果。

2．1．6 按照《中图法》的要求，负责科技图书的购置、分类、整理、保管、统计和借阅等工作。

2．1．7 经常检查库房情况，随时消除各种隐患，会正确使用配给的消防器材和空气调节设备，保持库房和工作场所的清洁与安全。

2．1．8 每年进行一次年终盘点，做到帐、卡、物相符，统计上报有关数据。

2．1．9综合档案、科技图书管理人员应不断提高自身政治素质和业务素质，熟悉利用微机管理档案和科技图书。

2．1．10 参加基建工程项目的初步设计审查、竣工验收、主要设备仪器的开箱、科研成果鉴定等，并收集档案材料。

2．1．11 完成主任交办的其他工作。

2．2 工作关系

2．2．1 在部主任领导下开展工作，并对其负责。

2．2．2 业务上接受上级主管部门的指导。

2．2．3 搞好与相关岗位的协作与配合工作。

2．3 文明办公要求

2．3．1 坚过岗位，遵守纪律。

2．3．2谦虚诚恳，团结同志。

2．3．3 礼貌待人，说话和气，热情耐心。

2．3．4 保持室内清洁，各种物品定置定位、摆放有序。

2．3．5 衣冠整洁，按规定着装和佩带工作标志。

3 上岗标准

3．1 思想政治和职业道德

3．1．1 坚持党的四项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中央保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。

3．1．2 爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。

3．2 必备知识

3．2．1 熟悉本专业各项技术标准和技术发展的新动态。

3．2．2 熟悉本专业先进技术管理经验。

3．2．3 熟悉提高工作效率、提高经济效益的新理论。

3．2．4 熟悉档案管理理论及科技图书管理知识。

3．2．5 熟悉同行业档案、科技图书管理的新经验及技术发展趋势。

3．2．6 熟悉计算机在应用。

3．2．7 熟悉档案管理学、发电厂生产过程、图书管理有关知识。

3．3 政策法规知识

3．3．1 熟悉并执行《电力工业技术管理法规》、《电业安全工作规程》、《电业生产事故调查规程》、电力行业综合档案管理和科技图书管理标准等。

3．3．2 了解相关法律知识及相关专业国标、部标、企业标准。

3．4 技能要求

3．4．1 编制本岗位工作计划并实施。

3．4．2 编制本岗位管理、技术标准。

3．4．3 组织对档案和科技图书管理问题的讨论，并提出解决方法。

3．4．4 具体安排综合档案、科技图书管理各项工作。

3．4．5 熟悉保密制度，做好保密工作。

3．5 任职资格

3．5．1 文化程度。大专及以上学历或同等文化程度。

3．5．2 工作经历。具有大专5年（本科3年、研究生2年）及以上本专业实际工作经历。

3．5．3 专业技术资格。具有工程或管理系列中级专业技术职称。

3．5．4 身体条件。身体健康，没有妨碍本岗位工作的疾病。

第7篇 办公楼物业档案资料管理规范

办公楼物业档案、资料管理

1、对办公楼设备档案资料的管理

--设备设施档案资料(说明书、合格证、许可证、协议书、批复、执照等)齐全,建立设备台帐、目录清晰、项目齐全、管理完善、随时查阅。

--项目进场后,专人负责档案资料的索取、整理、分类、编目、归档、入库。

--建立标准化档案资料库,使档案资料可靠、完整地保存;并采用档案管理通用检索方式,便于今后档案的移交。

--建立档案管理制度,完善档案收集、移交、归案、查阅、归类调阅手续,使档案资料处于动态监控中。

--建立综合设备台制度,建立全寿命设备管理制度,把设备全寿命期内的设备本体、日常运行、日常维修、技术改造、报废等工作建立完整的档案库。

2、管理处档案资料管理

--对与质量体系有关的管理性文件、质量体系文件、技术性文件及资料等进行控制,使文件处于受控状态,按《程序文件》的规定进行管理,保证相关场所使用有效版本的文件,作废文件按一定的程序处理。

--由管理处负责质量体系文件、管理性文件、技术性文件、相关外来文件、资料的发放、更改控制等管理。

--有一套适合办公楼完整的收发文管理制度,包括对外行文、内部行文管理办法;对规定文件的编号、格式、打印、校对、发送、存档等。对外来文件的登记、传阅、批复、催办等作出规定。

--质量记录保存完整,根据《程序文件》的规定分部门(工程、绿化清洁、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。

第8篇 经销商档案管理制度规范

经销商档案管理制度

一.总 则

1. 为贯彻__年营销策略,促使福易门业经销体系不断规范化,以保证公司产品销售渠道畅通与经销商管理的高效,特制订本制度。

2. 经销商管理原则

(1)详尽务实。经销商资料应力求详尽、全面而具体;管理方法从实际出发,操作性要强。

(2)主次分明。对经销商必须分清主次,实施严格的分级管理与扶持。

(3)动态管理。市场在不断变化,公司对经销商的认识和了解也在不断深化,因而要随时调整经销商管理的工作重点和工作方向。

二.经销商的选择

福易门业选择经销商,主要考虑其经营规模、资金实力、销售店面地点及客流量、从业经验与价格规范性等,着重考察经销商的经营动机、管理能力与营销能力。拟选择的目标经销商对所在区域的整体市场运作,应有清晰运作思路,且与福易门业发展思路高度一致。凡开设专卖店的经销商,必须专营本公司产品,不得兼营同行企业同类产品。

三.经销商资料的完善

对重要经销商档案内容要求如下:

(1)经销商基本资料

包括经销商类别、名称、地址、联系电话、经营规模、建立时间、对本公司的忠诚度;营业执照复印件、协议书、补充协议书、各项证明书等。

(2)经销商特征资料

经销商的资金实力、发展潜力、经营观念与方向、内部管理和经营历史等。

(3)经销商经营状况资料

财务表现、销售变动趋势、经营人员及导购员的素质品行,与其他竞争对手的关系,与本公司的业务关系及合作态度等。

(4)经销商个性资料

经销商的性格、兴趣、年龄、工作经历、处事作风、家庭状况、社会关系、最适合的激励方式和激励程度等。

四.经销商管理办法

1.遵循守区销售

经销商应遵守合同约定,只在合同约定区域内销售福易门业产品。如因工程操作需要跨区销售应提前告知福易门业,予以备案并征得当地经销商同意。

2.做好价格管理

经销商必须按照福易门业的价格体系做好价格管理,不得随意压低或抬高产品价格,维护价格体系的稳定性,以利于长期经营。

3.品牌维护得当

福易门业的品牌形象有赖于各级经销商的积极维护。对福易门业的品牌形象、专卖形象、产品展示形象、人员形象等均应按照福易门业相关规定认真维护。

4.完成约定任务

根据双方合作协议确定的销售任务,经销商应与公司积极配合规划并经营区域市场,保证将任务的完成落到实处。

5.信息沟通到位

为了保证公司对市场的了解与各项配套措施的适合性,经销商应定期向福易门业反映市场情况与所存在问题。(经销商应反馈信息见下表:)

反馈项目月 度 反 馈 内容

市场与

竞争对手情况1.月度同类产品大致销量;

2.竞争对手有无新产品上市,促销活动活动规模及影响

3、竞争对手与福易产品比较有哪些优势及劣势(价格/款式/配置/质量/服务/货期等)。

产品建议用户对福易门业产品配置、货期和质量有何新要求。

质量反馈福易门业月度出现较多的质量问题。

推广反馈对在当地投入的媒体广告及促销活动的建议。

服务反馈月度自身销售服务情况,用户特殊服务要求

管理反馈公司营销管理上的不当之处,如何改进。

6.协作配合积极

福易门业将根据区域销售增长的实际需要向经销商提供相应的物料与促销支持,经销商应积极配合,做好相关事务的协调。

7.提高销售能力

区域经销商应通过多种方式不断提高销售能力,通过配合福易门业的导购培训、通过学习福易门业市场操作手册与导购培训手册内容,通过对店面销售的准确分析,通过定期评估考核店面销售人员销售业绩等方式,努力提高销售能力,这样才能不断提高区域销售业绩。

8.定期准确评估

对于双方的合作水平及其所涉及的各方面问题福易门业将定期进行评估,经销商同样应对福易门业的市场操作进行评估,明确市场推广状况、双方配合中的问题与改善对策。

9. 保守商业秘密

经销商必须严守与企业有关的产品、品牌、经销模式、经销政策、促销政策、品牌操作手册等商业秘密,不得泄露给第三方。

五.福易门业的市场支持

公司为协助经销商拓展和维护市场,提供系统的销售支持措施,包括:

(1)价格支持:公司根据区域销售情况和竞争对手的产品价格,为经销商提供具有竞争力的产品价格。

(2)促销活动:公司根据市场拓展需要不定期组织全国性促销活动,扩大企业和产品在各区域的知名度和影响力。经销商也可根据市场竞争状况,向公司申请促销活动支援。

(3)门头费用核销:各经销商使用公司全国统一标识作为店面广告牌的,公司依据市场推广支持政策核销其相关费用。

(4)宣传物料:经销商可向公司申请发放宣传材料,公司依据其业务情况和实际需要发放适当数量的宣传材料。

(5)人员支持:必要时公司可选派具有丰富市场拓展经验的区域经理协助和指导经销商拓展市场。

(6)专卖支持:公司高度重视对专卖的支持与提升。对于设立或拟设立专卖店的经销商,提供有力的政策支持。

六.经销商的维护与考核

(1)区域经理应定期对重要经销商进行回访,了解经销商市场开发状况和需求,并协助其解决。重要级别以上经销商,每月应回访一次。回访客户应填写详细的《经销商回访记录》,呈报营销中心。

(2)营销部应定期对公司各级经销商实施电话回访,回访的内容包括经销/经销商对于公司产品、价格、货期、包装、服务等方面的建议和意见。

(3)公司为各级经销商提供技术服务支持:提供销售解决方案;接受电话咨询与技术指导。

(4)公司定期向各级经销商提供最新产品信息和行业资汛,以帮助各级经销商及时了解市场最新动态。

(5)必要时公司将对重要经销商提供产品技术知识和销售技能的培训,协助其建立和培养销售队伍,提高对市场的掌控与引导能力。

(6)对经销商的销售业绩实施定期考核,考核项目参照《福易门业经销商考核表》进行。

七.本制度自公布之日起执行。

编制: 核准:

第9篇 300mw火力发电厂岗位规范/办公室/文书档案管理岗位规范

1 范围

本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。

本规范适用于文书档案管理工作岗位。

2 岗位职责

2．1 职能范围与工作内容

2．1．1 负责收、发文件的处理，负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号，做到及时、准确、保案、无误、事事有回音，件件有落实。

2．1．2 负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。

2．1．3 收集、整理全公司的行政公文，做到分类清楚，排列正确，保证文件的完整、齐全。

2．1．4 负责行政公文的借阅、使用工作和对外办理资料调阅，索购手续等有关管理工作，做到查阅方便。

2．1．5 做好电话记录，重大事情立即通知有关人员。

2．1．6 负责召开会议的通知和安排工作。

2．1．7 负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作，指导通讯员工作，要求服务周到，征订分发无差错。

2．1．8 负责公司公用电报、信函的审定工作，及时与邮局联系，按期结算报销邮费，做到及时、迅速账目无差错。

2．2 工作关系

2．2．1 在主任（主管）领导下开展工作，并对其负责。

2．2．2 业务上接受上级主管部门的指导。

2．2．3 搞好与相关岗位的协作与配合工作。

2．3 文明办公要求

2．3．1 坚守岗位，遵守纪律。

2．3．2 谦虚诚恳，团结同志。

2．3．3 礼貌待人，说话和气，热情耐心。

2．3．4保持室内清洁，各种物品，定置定位，摆放有序。

2．3．5 按规定着装和佩带工作标志。

3 上岗标准

3．1 思想政治和职业道德

3．1．1 坚持四项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中央保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。

3．1．2 爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。

3．2 必备知识

3．2．1 熟悉文书学基本理论。

3．2．2 熟悉应用写作概论。

3．2．3 熟悉上级和本单位文件保管的方法。

3．2．4 熟悉接听记录、收发电报及电报管理的基本要求。

3．2．5 熟悉本单位介绍信管理规定。

3．2．6 熟悉上级和本单位文件管理中的保密规定及措施。

3．2．7 熟悉文件收发、转送的通信知识及要求。

3．2．8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。

3．2．9 熟悉秘书学基础知识。

3．2．10 熟悉本单位文件制发的程序和方法。

3．2．11 熟悉本单位文件的各类、发布形式、适用范围及标印格式。

3．2．12 熟悉本公司和本单位关于印章使用、管理的规定。

3．2．13 熟悉文件版头的格式及制作要求。

3．2．14 了解编辑工作的有关知识。

3．2．15 熟悉本公司文件报表的种类及编制要求。

3．3 政策法规

3．3．1 熟悉《中华人民共和国全民所有制工业企业法》、《中华人民共和国公司法》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产各级领导机关文件处理条例》。

3．3．2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国劳动法》、《电力工业技术管理规定》及其他相关法律、法规。

3．4 技能要求

3．4．1 起草一般请示、报告、会议记要等文件。

3．4．2 独立处理收发文件和进行文件传递。

3．4．3 对文件进行汇编和分类管理。

3．4．4 处理接听电话、收发电报事宜。

3．4．5 正确使用和管理介绍信。

3．4．6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。

3．4．7 秘诀书学基础知识。

3．4．8 本公司文件制发的程序和方法。

3．4．9 本公司文件的种类、发布形式、适用范围及标印格式。

3．5 任职资格。

3．5．1 文化程度。具有中专及以上学历或同等文化程度。

3．5．2 工作经历。具有大专3年（本科2年、研究生1年）及以上本专业实际工作经历。

3．5．3 专业技术资格。具有初级及以上专业技术职称。

3．5．4 身体条件。身体健康，没有妨碍本岗位工作的疾病。

第10篇 某社区居民健康档案管理服务规范

社区居民健康档案管理服务规范

一、服务对象

辖区内常住居民。

二、服务内容

1.居民健康档案内容

居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群管理记录和其他医疗卫生服务记录。

(1)个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和家族史、既往史等基本健康信息。

(2)健康体检包括一般健康检查、生活行为方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。

(3)重点人群管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0-3岁儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性病患者管理等各类重点人群的随访和管理记录。

(4)其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、住院记录、转诊记录、会诊记录等。

2.居民健康档案的建立

(1)辖区居民到基层医疗卫生机构接受服务时,由首诊医生负责为其建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。同时为服务对象填写并发放《居民健康档案信息卡》。

(2)通过入户服务(调查)、疾病筛查、健康体检等多种方式,由基层医疗卫生机构责任医护人员分期、分批在居民家中或工作现场为辖区内重点人群建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录;0-3岁儿童健康管理和预防接种服务专项档案由儿童保健科室医务人员在新生儿访视时随即建立;孕产妇保健服务专项档案则由妇产科或妇女保健科医护人员在早孕诊断确认后随即建立。

(3)在医疗卫生服务提供过程中建立的健康档案相关记录表单,装入居民健康档案袋统一存放。有条件的地区录入电脑,建立电子化健康档案。

3.居民健康档案的使用

(1)已建档居民到基层医疗卫生机构复诊时,应持《居民健康档案信息卡》,在调取其健康档案后,由接诊医生根据复诊情况,及时填写和更新/补充相应记录内容。

(2)入户医疗卫生服务时,应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单,在服务过程中记录、补充相应内容。

(3)需要转诊、会诊的服务对象,由接诊医生填写转诊、会诊记录。

(4)所有的服务记录由责任医生统一汇总、及时归档。

三、服务流程

四、服务要求

1.健康档案管理要具有必需的档案库房、配备档案装具,按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等要求妥善保管健康档案,指定专(兼)职人员负责健康档案管理工作,保证健康档案完整、安全。

2.基层医疗卫生机构应使用多途径的信息采集方式建立居民健康档案。健康档案应及时更新,保持资料的连续性。

3.健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则,在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私。

4.统一为居民健康档案进行编码,采用16位编码制,以国家统一的行政区划编码为基础,以乡镇和街道为范围,村(居)委会为单位,编制居民健康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为统一的身份识别码。

5.遵照国家有关专项技术规范要求记录相关内容,记录内容应齐全完整、真实准确,书写规范,基础内容无缺失。

6.健康档案管理和服务人员在使用、管理、考核等工作中有权使用健康档案,其它机构或个人需要使用健康档案时,必须向健康档案管理机构提出书面申请,管理机构批准并经本人或其监护人同意后,方可使用。

五、考核指标

1.健康档案建档率=建档人数/辖区内常住居民数×100%

2.健康档案合格率=填写合格档案份数/抽查档案总份数×100%

3.健康档案使用率=抽查档案中有动态记录的档案份数/抽查档案总份数×100%

有动态记录的档案是指一年内健康档案记录有符合各类服务规范要求的有

z街道社区卫生服务中心

第11篇 住宅区档案资料管理设想规范

住宅区档案资料管理设想

1 档案管理运作环节

1.1 资料的收集

1.1.1建立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

1.1.2资料的收集坚持系统、完整的原则,根据实体资料和信息资料的内容,从实际需要出发,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。

1.2资料分类整理

1.3资料归档管理

归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要,____一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

档案的出、入室都有严格的规定:出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。

1.4档案的运用

采用先进的检索软件,逐步建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。

1.4.1外部网:与广大业户、主管部门进行联网,所有管理资料如

住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。

1.4.2内部网:管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。

2 档案资料的类别

档案资料大体分为物业管理政策、法规资料,竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。

2.1竣工验收资料(如下表)

名 称 资料内容

工程建筑

产权资料 a:规划图纸、项目批文、用地批文

b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证

c:拆迁安置资料

工 程 技 术 资 料 a 竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸;

b 地质勘察报告;

c 工程合同及开工、竣工报告;

d 工程预算

e 图纸会审记录

f 工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录);

g 隐蔽工程验收签证;

h 沉降观察记录;

i 竣工验收证明书;

k 新材料、构配件的鉴定合格证书;

l 水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书;

m 砂浆、混凝土试块试压报告;

n 供水、供暖的试压报告;

o 园林绿化的图纸和清样;

p 设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单,操作手册等;

q 有关工程项目的其他重要技术决定和文件

2.2管理档案资料(含业户档案、装修管理档案巡视记录)

名称 资料内容

物业资料 小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料

住户资料 a:住户迁入资料

b:住户人员档案

c:住户维修档案

事务资料 a:事务值班表 b:事务交接记录表

c:业户搬出(入)物品登记表d:日常事务巡视记录

e:业户回访登记表

合格分承包方资料 a:维修申请表(附图纸)b:维修工程队安全责任书

c:临时施工人员登记表 d:施工单位营业执照

2.3投诉与回访及其他管理服务

名称资料内容

维修资料 a:维修申报表 b:维修服务派工单

c:维修回访记录表d:公共设施维修记录

治安交通

管理资料 a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

b:查岗记录、闭路电视监控系统录像带

c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议

设备管理

资料 a:公用

设施保养维修记录

b:各项机电设备保养维修运行记录

c:设备分承包方维修保养记录

d:设备检查记录

社区文化

资料 a:活动计划实施方案、总结记录

b:文化活动图片及录像记录

c:传媒报导

员工管理

资料 a:员工个人资料、聘用表b:员工业绩考核及奖惩记录

c:员工培训计划及实施记录 d:员工培训考核记录

e:员工外出考评及参加演练记录 f:员工住房及内务管理记录

业户反馈

资料 a:服务质量回访记录表 b:业户意

见调查、统计记录

c:业户投诉及处理记录表

行政文件

资料 a:管理处主管值班及督察记录

b:政府部门文件

c:物业公司及主管领导部门文件

d:管理处规章制度、通知、通报等文件

e:管理处荣誉一览表

f:管理处接待来访参观记录表

业主委员会

第12篇 小区管理处物业档案建立管理规范

小区管理处物业档案的建立与管理

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节

1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

二、资料分类整理

收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

三、档案内容

范围分 类资 料 内 容

房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

四、资料归档整理

1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。

第13篇 办公大楼房屋档案建立管理规范

办公大楼房屋档案的建立与管理

档案资料的分类:

1.办公楼档案资料包括:建筑产权产籍资料;规划批准文件;规划总平面图;道路规划图;纵向规划图;绿地规划图;详细规划说明书;环境评价书;办公楼购、租房业主和用户的资料、状况等;

2.办公楼工程、公建档案资料包括:办公楼竣工和相关资料、土建结构、平、立、剖图;供水、供热平面系统图;电气系统图;地下管网图;市政设施管网综合规划图;人防布置及结构图等;

3.办公楼设备档案资料包括:各类设备设施保修及售后服务合同、出厂说明书及附带的图纸、资料等。

档案资料的交接:

1.物业管理中心参照建设部建材(1991)第69号《房屋接管验收标准》对大厦交接验收。

2.物管中心办公室和物业管理部负责同开发商相关部门进行办公楼档案资料的交接工作。

3.物管中心工程部负责同开发商相关部门进行办公楼工程、公建档案资料和设备档案资料的交接。

4.物管中心对交接的档案资料要一一登记注册,记录在交接验收单上。交接验收单一式两份由双方负责人签字确认后各自归档保存。

5.物管中心对办公楼的各类档案资料,按照档案管理规定分类归档,妥善保管。

档案管理:

1.在物业管理中心成立后,将立即建立zz海关办公楼工程资料档案,将通过产权单位、设计单位、施工单位等处接收到的完整的zz海关办公楼档案资料建档保存。

2.zz海关办公楼入住后建立的用户档案属于物业管理中心要建立的重要资料档案,内容包括客户资料,客户资料变化情况等。

3.日常管理资料档案,包括:公用设备设施档案、财务档案、员工个人档案、客户意见调查表、服务质量回访记录、保修记录、客户投诉记录及处理情况、重大事件等,以科学、完善地记录zz海关办公楼的日常管理工作。

4.在档案资料的保管方面,物业管理中心将本着安全、完整、保密、方便查阅的原则,专人专柜保管,制定完善管理、查阅制度,确保不丢失、不泄密。

档案目录

1.物业接管资料;

2.专业化管理资料;

3.业主资料;

4.委托合同;

5.各项管理制度;

6.人员素质与培训;

7.房屋管理及维修养护;

8.设备管理;

9.环境卫生、绿化管理;

10.市政公用设施管理;

11.治安保卫管理;

第14篇 职业卫生档案管理制度规范

一、根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,结合本公司的实际,对公司各单位建立职业卫生档案,员工个人职业健康监护档案,简称“两档”,并由专人保管。

二、职业卫生档案包括:

1、企、事业单位职业卫生记录卡;

2、厂区各生产单位职业病危害因素分布平面示意图、厂区各生产单位重点职业病危害因素分布平面示意图;

3、厂区各生产单位工艺流程简图(用箭头表示);

4、各生产单位接触职业病危害因素人员一览表;

5、各生产单位接触职业病危害因素人员作业人员登记卡;

6、职业病危害、职业中毒记录卡;

7、职业病危害因素检测结果汇总资料;

8、职业病危害因素程度分级管理表;

9、职业中毒事故报告与处理记录表;

10、职业病防治法律、法规、规范、标准、文件、监督文书清单及有关文本;

11、职业卫生管理方针、计划、目标、方案、程序、指导书、管理制度;

12、职业卫生专(兼)职管理组织、职能及人员分工;

13、建设项目职业病危害管理档案;

14、职业病预防控制措施技术档案;

15、职业病防护设施和防护用品档案;

16、职业卫生培训教育汇总资料;

17、职业病事故应急救援预案及演练有关资料。

三、员工个人健康档案包括:

1、员工的职业史、既往史和职业病危害接触史;

2、作业场所职业病危害因素监测结果;

3、职业健康检查结果、职业禁忌证名单及处理情况;

4、职业病诊断、职业病病例登记表等员工个人健康资料;

5、职业健康监护委托书或合同;

6、职业性健康检查工种及人员名单;

7、职业病人处理、安置情况汇总资料。

四、“两档”资料按档案管理的要求建立目录、统一编号、专册登记;分永久、长期、短期三种期限及时进行归档。

五、“两档”资料应字迹清楚、图表清晰、文字准确可靠,并管好和用好“两档”。

六、随时、定期地根据公司人员的变动,及时调整和补充“两档”,各表卡每年10月前系统地调整一次。

七、“两档”档案中各种资料按要求每三年复核一次;日常职业卫生工作须将测定结果、健康检查结果、职业病管理情况随时过录,以备分析。

八、员工离开单位时,有权索取个人健康档案资料并复档案室应如实地、无偿地提供,并在所提供的个人复印件上签章。

九、职业病诊断,鉴定单位需提供有关“两档”资料时,档案室应如实地提供。

十、档案室对各部门移交来的职业卫生档案,要进行质量检查,归档的案卷要填写移交目录,双方签字,及时编号登记,入库保管。

十一、档案工作人员对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况要进行登记,档案工作人员调离时,必须办好交接手续。

十二、职业卫生档案库房要坚固、安全,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作,并有应急措施。职业卫生档案库要设专人管理,定期检查清点,发现档案破损、变质时要及时修补复制。

十三、利用职业卫生档案的人员应当爱护档案,职业卫生档案室严禁吸烟,严禁对职业卫生档案拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。

十四、本规定解释权归公司职业健康安全部。每年按公司流程对其合规性进行评估修订。

十五、本制度自颁布之日起施行。有关职业档案管理的其他规定按照国家现行的法律、法规、标准和公司职业卫生管理制度执行。

第15篇 商住项目档案资料管理规范

商住项目档案资料的管理

资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视,法律、法规的健全,业主维权意识的日益觉醒,对物业资料的管理,特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。

_发商移交的原始资料的管理

楼宇交接时,开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料,资料是否齐全,将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料:1、原始规划资料;2、竣工验收资料;3、基建施工图纸资料;4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。

_业主入住的原始登记资料的管理

业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分,也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时,一次性收集完整。主要资料如下:1、房产证、购房合同复印件;2、营业执照或身份证复印件;3、业主开户原始登记表;4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约,消防安全责任书;5、租户变更情况登记表。

_业主、用户装修资料的管理

业主、用户在办理装修时,管理处对装修资料的审批很重要,一方面为方便今后的维修,一方面为房屋的使用安全。因此,管理处在审核装修资料时,一定要细致、严格,为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容:1、消防审批报告;2、装修图纸;3、消防验收报告;4、装修施工单位资质、营业执照;5、施工中违章登记资料、整改记录;6、施工人员登记表;7、管理处验收报告;8、二次装修申报手续、消防验收报告。

_管理处日常记录文件的管理

日常记录文件的管理是物业管理的基础工作,也是物业管理工作中非常繁琐的工作,更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中,日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容,如:绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记,如:机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目,尽管我们只是进行月评价,但为了监督日常的服务质量,也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类,及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容:1、日常巡查记录;2、值班记录;3、外包项目的评价记录;4、业主投诉情况记录;5、突发事件记录及处理情况。

_财务资料管理

物业公司的核心是提供服务和赢得利润,在做好服务的同时,加强财务管理,收取应收费用,降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料:1、业主、租户物业管理费的交缴资料;2、固定资产的登记管理资料;3、外包单位按合同付费记录资料;4、有偿服务收费记录资料。

_业主、用户往来函件的管理

业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件,对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录,特别是给业主、用户的违章、整改通知,这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知;2、给业主、用户的违章、整改函件;3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。

_业主委员会资料管理

对已经成立业主委员会的管理处,要将业主委员会的相关资料整理备案,做好每次业主委员会会议纪要,留案备查。1、历届业主委员会选举资料;2、业主委员会会议资料;3、业主委员会委员个人登记资料;4、社区文化活动记录资料及图片。

_上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理

给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件,做好登记、记录,对请示文件中领导的批示进行登记,安排人员落实,并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示;2、给公司领导的请示;3、给公司相关部门的报告;4、与公司相关部门的往来函件。

_管理处员工人事资料的管理

对员工人事资料的管理,可以为管理处日常考评、年终评比提供依据,同时也可以使管理处合理使用人力资源,用人所长。1、员工人事档案资料登记;2、员工日常考评记录;3、员工奖惩记录;4、员工专业资格证书的登记;5、员工日常培训的记录。

_公司文件、管理制度的收集管理

为使管理处每一位员工能更好掌握公司动态,贯彻公司的经营方针、目标,对公司下发的文件要求相关人员要传阅、学习,并进行登记。1、公司编号公文分类存档;2、公司管理制度汇总;3、各相关专业管理规定、制度汇总。

_业管理相关资料的收集管理

为及时掌握、了解物业管理行业最新动态、法律法规,注意收集相关资料,存档备用。1、物业管理法律、法规、条例的资料收集;2、报纸、杂志相关案例的剪贴资料;3、与管理处、公司相关报道的剪贴资料;4、管理区域内业主、租户的相关报道资料。