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第1篇 项目物业档案建立管理计划规范
项目物业档案建立与管理计划
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。
第2篇 小区管理处物业档案建立管理规范
小区管理处物业档案的建立与管理
物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。
二、资料分类整理
收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
三、档案内容
范围分 类资 料 内 容
房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证
技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料
管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图
业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单
日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案
四、资料归档整理
1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。
第3篇 办公楼物业档案资料管理规范
办公楼物业档案、资料管理
1、对办公楼设备档案资料的管理
--设备设施档案资料(说明书、合格证、许可证、协议书、批复、执照等)齐全,建立设备台帐、目录清晰、项目齐全、管理完善、随时查阅。
--项目进场后,专人负责档案资料的索取、整理、分类、编目、归档、入库。
--建立标准化档案资料库,使档案资料可靠、完整地保存;并采用档案管理通用检索方式,便于今后档案的移交。
--建立档案管理制度,完善档案收集、移交、归案、查阅、归类调阅手续,使档案资料处于动态监控中。
--建立综合设备台制度,建立全寿命设备管理制度,把设备全寿命期内的设备本体、日常运行、日常维修、技术改造、报废等工作建立完整的档案库。
2、管理处档案资料管理
--对与质量体系有关的管理性文件、质量体系文件、技术性文件及资料等进行控制,使文件处于受控状态,按《程序文件》的规定进行管理,保证相关场所使用有效版本的文件,作废文件按一定的程序处理。
--由管理处负责质量体系文件、管理性文件、技术性文件、相关外来文件、资料的发放、更改控制等管理。
--有一套适合办公楼完整的收发文管理制度,包括对外行文、内部行文管理办法;对规定文件的编号、格式、打印、校对、发送、存档等。对外来文件的登记、传阅、批复、催办等作出规定。
--质量记录保存完整,根据《程序文件》的规定分部门(工程、绿化清洁、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。
