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第1篇 档案管理制度规范
档案管理制度
1、分局所有档案由综合档案是集中管理,不得分散和私人保存。
2、各科室应按要求向档案室移交清洁、全面、完整的档案。
3、文档人员必须确保档案的安全、完整。要定期清点整理档案资料,对残缺或变质的档案及时补充确保完整。要保持档案室的清洁美观,搞好档案室卫生工作。
4、档案室内严禁吸烟、大声喧哗,不准进行与查阅档案无关的活动。
5、非文档人员不得自行翻阅档案。
6、参观人员必须经领导批准,在档案员的陪同下方可参观。
第2篇 300mw火力发电厂岗位规范/劳动人事/人事档案管理岗位规范
1 范围
本规范规定了人事档案管理岗位的岗位职责、上岗标准、任职资格。
本规范适用于人事档案管理工作岗位。
2 岗位职责
2．1 职能范围与工作内容
2．1．1 负责人事档案的保管，保护、保密和安全工作。
2．1．2 保管干部人事档案，为国家积累档案史料。
2．1．3 收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
2．1．4 办理干部档案的查询、借阅和转递。
2．1．5 登记干部职务、工资的变动情况。
2．1．7 调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。
2．1．8 推广、应用干部人事档案现代化管理技术。
2．1．9 定期向档案馆移交死亡干部的档案。
2．1．10 增强档案意识，热爱本职工作，刻苦钻研业务，不断提高业务和工作能力，掌握专业技能，积极为干部人事工作服务。
2．1．11 严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
2．1．12 坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
2．1．13 经常对档案室内电气照明设备的绝缘情况进行检查，保持室内通风良好，空气的干湿度保持在65%，档案的保管应做到无霉变、无毁损。
2．1．14 档案材料不准稿记、复印，需要摘抄、复制时，必须根据查询提纲，并征得负责人同意。
2．2 工作协作关系
2．2．1 坚守岗位，遵守纪律。
2．3．2 说话和气，谦虚诚恳，团结同志。
2．3．3 礼貌待人，热情耐心。
2．3．4 保持室内清洁，各种物品定置定位、摆放有序。
2．3．5 按规定着装和佩戴工作标志。
3 上岗标准
3．1 思想政治和职业道德
3．1．1 坚持四项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。
3．1．2 爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。
3．2 必备知识
3．2．1 熟悉文书工作与档案工作的基本知识。
3．2．2 熟知《档案法》、《保密法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《机关档案工作条例》。
3．2．3 熟悉档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠和安全用电的基本知识。
3．2．4 了解本企业档案管理条例及各类档案的归档制度。
3．2．5 了解干部人事档案管理的八项制度。
3．2．6了解中共中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》。
3．3 政策法规知识
3．3．1 熟知《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《保密法》、《机关档案工作条例》。
3．3．2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国经济合同法》、《劳动政策法规》。
3．4 技能要求
3．4．1 收集各类人事档案资料，办理归档手续。
3．4．2 按照干部人事档案工作目标管理要求进行所管档案的整理、编目。
3．4．3 实施档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、消毒措施，并正确使用灭火器、吸收器。
3．4．4 编制档案目录、检查工具。
3．4．5 定期检查档案保管状况，及时核对档案，发现问题及时提出处理意见。
3．4．6 编制、填写年度档案工作基本情况报表。
3．4．7 编制本专业各项档案管理制度。
3．4．8 编制干部人事档案5年工作规划。
3．4．9 员工档案的保管，应符合安全、保密要求。
3．5 任职资格
3．5．1 文化程度。大专以上文化程度或同等学历。
3．5．2 工作经历。具有大专5年（本料3年、研究生2年）及以上本专业实际工作经历，二年及以上党龄。
3．5．3 专业技术资格。具有经济或政工系列中级及以上专业技术职务。
3．5．4 身体条件。身体健康，没有妨碍本岗位工作的疾病。
第3篇 300mw火力发电厂办公室/文书档案管理岗位规范
1 范围
本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。
本规范适用于文书档案管理工作岗位。
2 岗位职责
2.1 职能范围与工作内容
2.1.1 负责收、发文件的处理,负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号,做到及时、准确、保案、无误、事事有回音,件件有落实。
2.1.2 负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。
2.1.3 收集、整理全公司的行政公文,做到分类清楚,排列正确,保证文件的完整、齐全。
2.1.4 负责行政公文的借阅、使用工作和对外办理资料调阅,索购手续等有关管理工作,做到查阅方便。
2.1.5 做好电话记录,重大事情立即通知有关人员。
2.1.6 负责召开会议的通知和安排工作。
2.1.7 负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作,指导通讯员工作,要求服务周到,征订分发无差错。
2.1.8 负责公司公用电报、信函的审定工作,及时与邮局联系,按期结算报销邮费,做到及时、迅速账目无差错。
2.2 工作关系
2.2.1 在主任(主管)领导下开展工作,并对其负责。
2.2.2 业务上接受上级主管部门的指导。
2.2.3 搞好与相关岗位的协作与配合工作。
2.3 文明办公要求
2.3.1 坚守岗位,遵守纪律。
2.3.2 谦虚诚恳,团结同志。
2.3.3 礼貌待人,说话和气,热情耐心。
2.3.4保持室内清洁,各种物品,定置定位,摆放有序。
2.3.5 按规定着装和佩带工作标志。
3 上岗标准
3.1 思想政治和职业道德
3.1.1 坚持四项基本原则,拥护党的方针政策,政治上与党中央保持一致,实事求是,密切联系群众,廉洁奉公,遵纪守法。
3.1.2 爱岗敬业,事业心和责任感强,忠于职守,开拓进取。
3.2 必备知识
3.2.1 熟悉文书学基本理论。
3.2.2 熟悉应用写作概论。
3.2.3 熟悉上级和本单位文件保管的方法。
3.2.4 熟悉接听记录、收发电报及电报管理的基本要求。
3.2.5 熟悉本单位介绍信管理规定。
3.2.6 熟悉上级和本单位文件管理中的保密规定及措施。
3.2.7 熟悉文件收发、转送的通信知识及要求。
3.2.8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。
3.2.9 熟悉秘书学基础知识。
3.2.10 熟悉本单位文件制发的程序和方法。
3.2.11 熟悉本单位文件的各类、发布形式、适用范围及标印格式。
3.2.12 熟悉本公司和本单位关于印章使用、管理的规定。
3.2.13 熟悉文件版头的格式及制作要求。
3.2.14 了解编辑工作的有关知识。
3.2.15 熟悉本公司文件报表的种类及编制要求。
3.3 政策法规
3.3.1 熟悉《中华人民共和国全民所有制工业企业法》、《中华人民共和国公司法》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产各级领导机关文件处理条例》。
3.3.2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国劳动法》、《电力工业技术管理规定》及其他相关法律、法规。
3.4 技能要求
3.4.1 起草一般请示、报告、会议记要等文件。
3.4.2 独立处理收发文件和进行文件传递。
3.4.3 对文件进行汇编和分类管理。
3.4.4 处理接听电话、收发电报事宜。
3.4.5 正确使用和管理介绍信。
3.4.6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。
3.4.7 秘诀书学基础知识。
3.4.8 本公司文件制发的程序和方法。
3.4.9 本公司文件的种类、发布形式、适用范围及标印格式。
3.5 任职资格。
3.5.1 文化程度。具有中专及以上学历或同等文化程度。
3.5.2 工作经历。具有大专3年(本科2年、研究生1年)及以上本专业实际工作经历。
3.5.3 专业技术资格。具有初级及以上专业技术职称。
3.5.4 身体条件。身体健康,没有妨碍本岗位工作的疾病。
第4篇 300mw火力发电厂信息管理/综合档案管理员岗位规范
1 范围
本规范规定了综合档案管理员岗位的岗位职责、上岗标准、任职资格。
本规范适用于综合档案管理员工作岗位。
2 岗位职责
2.1 职能范围与工作内容
2.1.1 在部主任的领导下,负责全公司综合档案、科技图书的收集购置、整理、保管、鉴定、统计和利用等管理工作。
2.1.2 负责编写公司综合档案管理标准和编研有关资料。
2.1.3 按照《gb9705-88文书档案的案卷格式》、《gb/t11821-89照片档案管理规范》、《机关档案工作业务建设规范》和《火电企业档案分类表》等标准的要求,对分管档案材料进行分类,立卷和归档,做到分类准确、组卷合理、密级和保管期限划分正确,字迹要工整清晰,工艺整齐美观。
2.1.4 按照《会计档案管理办法》的要求,负责会计档案的接收、整理、保管、统计、鉴定和利用等工作。
2.1.5 编制符合要求的检索工具,热情提供服务,按期收回借出案卷和图书,登记利用效果。
2.1.6 按照《中图法》的要求,负责科技图书的购置、分类、整理、保管、统计和借阅等工作。
2.1.7 经常检查库房情况,随时消除各种隐患,会正确使用配给的消防器材和空气调节设备,保持库房和工作场所的清洁与安全。
2.1.8 每年进行一次年终盘点,做到帐、卡、物相符,统计上报有关数据。
2.1.9综合档案、科技图书管理人员应不断提高自身政治素质和业务素质,熟悉利用微机管理档案和科技图书。
2.1.10 参加基建工程项目的初步设计审查、竣工验收、主要设备仪器的开箱、科研成果鉴定等,并收集档案材料。
2.1.11 完成主任交办的其他工作。
2.2 工作关系
2.2.1 在部主任领导下开展工作,并对其负责。
2.2.2 业务上接受上级主管部门的指导。
2.2.3 搞好与相关岗位的协作与配合工作。
2.3 文明办公要求
2.3.1 坚过岗位,遵守纪律。
2.3.2谦虚诚恳,团结同志。
2.3.3 礼貌待人,说话和气,热情耐心。
2.3.4 保持室内清洁,各种物品定置定位、摆放有序。
2.3.5 衣冠整洁,按规定着装和佩带工作标志。
3 上岗标准
3.1 思想政治和职业道德
3.1.1 坚持党的四项基本原则,拥护党的方针政策,政治上与党中央保持一致,实事求是,密切联系群众,廉洁奉公,遵纪守法。
3.1.2 爱岗敬业,事业心和责任感强,忠于职守,开拓进取。
3.2 必备知识
3.2.1 熟悉本专业各项技术标准和技术发展的新动态。
3.2.2 熟悉本专业先进技术管理经验。
3.2.3 熟悉提高工作效率、提高经济效益的新理论。
3.2.4 熟悉档案管理理论及科技图书管理知识。
3.2.5 熟悉同行业档案、科技图书管理的新经验及技术发展趋势。
3.2.6 熟悉计算机在应用。
3.2.7 熟悉档案管理学、发电厂生产过程、图书管理有关知识。
3.3 政策法规知识
3.3.1 熟悉并执行《电力工业技术管理法规》、《电业安全工作规程》、《电业生产事故调查规程》、电力行业综合档案管理和科技图书管理标准等。
3.3.2 了解相关法律知识及相关专业国标、部标、企业标准。
3.4 技能要求
3.4.1 编制本岗位工作计划并实施。
3.4.2 编制本岗位管理、技术标准。
3.4.3 组织对档案和科技图书管理问题的讨论,并提出解决方法。
3.4.4 具体安排综合档案、科技图书管理各项工作。
3.4.5 熟悉保密制度,做好保密工作。
3.5 任职资格
3.5.1 文化程度。大专及以上学历或同等文化程度。
3.5.2 工作经历。具有大专5年(本科3年、研究生2年)及以上本专业实际工作经历。
3.5.3 专业技术资格。具有工程或管理系列中级专业技术职称。
3.5.4 身体条件。身体健康,没有妨碍本岗位工作的疾病。
第5篇 职业卫生档案管理制度规范
一、根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,结合本公司的实际,对公司各单位建立职业卫生档案,员工个人职业健康监护档案,简称“两档”,并由专人保管。
二、职业卫生档案包括:
1、企、事业单位职业卫生记录卡;
2、厂区各生产单位职业病危害因素分布平面示意图、厂区各生产单位重点职业病危害因素分布平面示意图;
3、厂区各生产单位工艺流程简图(用箭头表示);
4、各生产单位接触职业病危害因素人员一览表;
5、各生产单位接触职业病危害因素人员作业人员登记卡;
6、职业病危害、职业中毒记录卡;
7、职业病危害因素检测结果汇总资料;
8、职业病危害因素程度分级管理表;
9、职业中毒事故报告与处理记录表;
10、职业病防治法律、法规、规范、标准、文件、监督文书清单及有关文本;
11、职业卫生管理方针、计划、目标、方案、程序、指导书、管理制度;
12、职业卫生专(兼)职管理组织、职能及人员分工;
13、建设项目职业病危害管理档案;
14、职业病预防控制措施技术档案;
15、职业病防护设施和防护用品档案;
16、职业卫生培训教育汇总资料;
17、职业病事故应急救援预案及演练有关资料。
三、员工个人健康档案包括:
1、员工的职业史、既往史和职业病危害接触史;
2、作业场所职业病危害因素监测结果;
3、职业健康检查结果、职业禁忌证名单及处理情况;
4、职业病诊断、职业病病例登记表等员工个人健康资料;
5、职业健康监护委托书或合同;
6、职业性健康检查工种及人员名单;
7、职业病人处理、安置情况汇总资料。
四、“两档”资料按档案管理的要求建立目录、统一编号、专册登记;分永久、长期、短期三种期限及时进行归档。
五、“两档”资料应字迹清楚、图表清晰、文字准确可靠,并管好和用好“两档”。
六、随时、定期地根据公司人员的变动,及时调整和补充“两档”,各表卡每年10月前系统地调整一次。
七、“两档”档案中各种资料按要求每三年复核一次;日常职业卫生工作须将测定结果、健康检查结果、职业病管理情况随时过录,以备分析。
八、员工离开单位时,有权索取个人健康档案资料并复档案室应如实地、无偿地提供,并在所提供的个人复印件上签章。
九、职业病诊断,鉴定单位需提供有关“两档”资料时,档案室应如实地提供。
十、档案室对各部门移交来的职业卫生档案,要进行质量检查,归档的案卷要填写移交目录,双方签字,及时编号登记,入库保管。
十一、档案工作人员对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况要进行登记,档案工作人员调离时,必须办好交接手续。
十二、职业卫生档案库房要坚固、安全,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作,并有应急措施。职业卫生档案库要设专人管理,定期检查清点,发现档案破损、变质时要及时修补复制。
十三、利用职业卫生档案的人员应当爱护档案,职业卫生档案室严禁吸烟,严禁对职业卫生档案拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。
十四、本规定解释权归公司职业健康安全部。每年按公司流程对其合规性进行评估修订。
十五、本制度自颁布之日起施行。有关职业档案管理的其他规定按照国家现行的法律、法规、标准和公司职业卫生管理制度执行。
第6篇 300mw火力发电厂岗位规范/办公室/文书档案管理岗位规范
1 范围
本规范规定了文书档案管理岗位的岗位职责、上岗标准和任职资格。
本规范适用于文书档案管理工作岗位。
2 岗位职责
2．1 职能范围与工作内容
2．1．1 负责收、发文件的处理，负责文件的收签、传阅、催办及发文的登记编号，做到及时、准确、保案、无误、事事有回音，件件有落实。
2．1．2 负责行政文件的清缴、保管、借阅和文书立卷及定期移交。
2．1．3 收集、整理全公司的行政公文，做到分类清楚，排列正确，保证文件的完整、齐全。
2．1．4 负责行政公文的借阅、使用工作和对外办理资料调阅，索购手续等有关管理工作，做到查阅方便。
2．1．5 做好电话记录，重大事情立即通知有关人员。
2．1．6 负责召开会议的通知和安排工作。
2．1．7 负责全公司报刊、杂志、信函、邮件的征订、领取、分发、发送工作，指导通讯员工作，要求服务周到，征订分发无差错。
2．1．8 负责公司公用电报、信函的审定工作，及时与邮局联系，按期结算报销邮费，做到及时、迅速账目无差错。
2．2 工作关系
2．2．1 在主任（主管）领导下开展工作，并对其负责。
2．2．2 业务上接受上级主管部门的指导。
2．2．3 搞好与相关岗位的协作与配合工作。
2．3 文明办公要求
2．3．1 坚守岗位，遵守纪律。
2．3．2 谦虚诚恳，团结同志。
2．3．3 礼貌待人，说话和气，热情耐心。
2．3．4保持室内清洁，各种物品，定置定位，摆放有序。
2．3．5 按规定着装和佩带工作标志。
3 上岗标准
3．1 思想政治和职业道德
3．1．1 坚持四项基本原则，拥护党的方针政策，政治上与党中央保持一致，实事求是，密切联系群众，廉洁奉公，遵纪守法。
3．1．2 爱岗敬业，事业心和责任感强，忠于职守，开拓进取。
3．2 必备知识
3．2．1 熟悉文书学基本理论。
3．2．2 熟悉应用写作概论。
3．2．3 熟悉上级和本单位文件保管的方法。
3．2．4 熟悉接听记录、收发电报及电报管理的基本要求。
3．2．5 熟悉本单位介绍信管理规定。
3．2．6 熟悉上级和本单位文件管理中的保密规定及措施。
3．2．7 熟悉文件收发、转送的通信知识及要求。
3．2．8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。
3．2．9 熟悉秘书学基础知识。
3．2．10 熟悉本单位文件制发的程序和方法。
3．2．11 熟悉本单位文件的各类、发布形式、适用范围及标印格式。
3．2．12 熟悉本公司和本单位关于印章使用、管理的规定。
3．2．13 熟悉文件版头的格式及制作要求。
3．2．14 了解编辑工作的有关知识。
3．2．15 熟悉本公司文件报表的种类及编制要求。
3．3 政策法规
3．3．1 熟悉《中华人民共和国全民所有制工业企业法》、《中华人民共和国公司法》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产各级领导机关文件处理条例》。
3．3．2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国劳动法》、《电力工业技术管理规定》及其他相关法律、法规。
3．4 技能要求
3．4．1 起草一般请示、报告、会议记要等文件。
3．4．2 独立处理收发文件和进行文件传递。
3．4．3 对文件进行汇编和分类管理。
3．4．4 处理接听电话、收发电报事宜。
3．4．5 正确使用和管理介绍信。
3．4．6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。
3．4．7 秘诀书学基础知识。
3．4．8 本公司文件制发的程序和方法。
3．4．9 本公司文件的种类、发布形式、适用范围及标印格式。
3．5 任职资格。
3．5．1 文化程度。具有中专及以上学历或同等文化程度。
3．5．2 工作经历。具有大专3年（本科2年、研究生1年）及以上本专业实际工作经历。
3．5．3 专业技术资格。具有初级及以上专业技术职称。
3．5．4 身体条件。身体健康，没有妨碍本岗位工作的疾病。
第7篇 卫生档案管理制度规范
一、为规范公共场所卫生档案管理,增强公共场所卫生档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公共场所从业人员的健康状况、卫生知识培训情况、各项卫生设施的图纸、文字等材料、卫生许可相关资料、卫生自查记录、监管部门的监督监测资料等具有参考价值的文件资料。
三、公共场所的卫生档案管理由卫生档案管理员负责。
四、卫生档案管理员的职责:保证公共场所各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公共场所的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公共场所卫生档案资料归档期。
2、在卫生档案资料归档期,由卫生档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料,由卫生档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入卫生档案室。
5、卫生档案管理员实施卫生档案归档整理。
六、卫生档案的借阅
1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级卫生档案可直接通过卫生档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要,公共场所的其他人员需借阅非密级卫生档案时,由部门经理办理《借阅卫生档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公共场所卫生档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级卫生档案禁止调阅,机密级卫生档案只能在卫生档案室阅览,不准外借;秘密级卫生档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级卫生档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4、卫生档案借阅者必须做到:
①爱护卫生档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
七、卫生档案的销毁
1、公共场所任何个人或部门非经允许不得销毁公共场所卫生档案资料。
2、当某些卫生档案到了销毁期时,由卫生档案管理员填写《公共场所卫生档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的卫生档案资料必须由总经理批准方可销毁。
4、经批准销毁的公共场所卫生档案,卫生档案管理员须认真核对,将批准的《公共场所卫生档案资料销毁审批表》和将要销毁的卫生档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公共场所卫生档案资料时,必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁。
第8篇 工地实验室仪器设备档案管理规范
项目部实验室仪器设备档案管理
1、仪器设备验收合格后,应将有关资料(包括说明书、技术资料、图纸、履历书、检定证书等)交给试验室资料员保管(使用操作人可持复印件,供检测时查阅使用),并建立试验仪器设备档案。
2、将仪器设备的检定证书、维修使用记录归档保存。项目部试验室仪器设备检定后,及时将检定证书复印件报公司试验室。
3、仪器设备档案未经批准不得外借,内部借阅,按规定办理借阅手续。4、仪器设备档案应妥善保存,任何人不得丢失、损坏。否则,追究项目试验室主任责任。仪器设备转移时,档案随仪器转移移交。
第9篇 党群工作部档案管理员岗位规范
单 位
党群工作部
岗位名称
档案管理员
编 号
任务描述
矿党政档案管理服务
责任范围
1.负责矿党政档案管理服务工作。
2.负责所有资料分门别类，档案目录制作。
岗位标准
岗位技能
1.掌握计算机使用，熟悉档案知识。
2.具有一定的写作能力、综合协调能力和服务能力。
3.具有一定的组织能力，能为矿领导决策提供合理化建议。
工作内与要求
1.及时收集、科学管理、妥善保管各类档案材料，做好档案的统计鉴定工作。
2.编制好档案检索工具和参考资料，为领导决策及业务工作及时提供信息服务。
3.定期检查档案，严格履行借阅手续，对过期档案提出销毁鉴定并做好销毁处理工作。
4.搞好库房的安全保卫工作，严格执行档案工作“八防”制度。
5.遵守党纪法规及内部规章制度，按时完成工作任务。
第10篇 物业管理处文书档案管理规范
管理处文书档案管理
文书档案(简称'文档')作为物业管理处重要的信息资源,它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点,形式包括工作记录、文书、音像、图片等,是管理处信息管理的基础和重要对象。
在计算机技术广泛应用于信息管理前,传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用,此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档管理工作内容主要包括如下:
1、制定和完善管理处文档工作规范和标准;
2、制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度,确定文料归档范围、时间和保存期限;
3、收集、整理、保管、统计管理处文档,鉴定和销毁已过期的文档;
4、组织进行管理处档案的开发和利用;
5、制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保护措施;
6、指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。协调和支持各部门文档管理工作。
第11篇 某业户档案管理工作规范
1.0 目的
为加强业户档案的规范化管理,保障其有效利用,特制定本规范。
2.0 范围
本规范适用于物业集团所有业户档案的管理。
3.0职责
3.1 客户服务部文员负责业户档案的建立和更新、补充等日常管理工作,并直接对分管客户服务部的公司领导负责。
3.2 客户服务部的分管领导负责监督业户档案的使用与控制。
4.0工作内容
4.1 档案资料的收集
4.1.1 客户服务部文员负责对业主档案进行管理。业户档案资料包括:
a.收楼资料(入住通知单、业主身份证复印件、住户档案表、合约存根、入伙交款单、房屋钥匙签收确认书、楼宇情况反馈单等);
b.装修资料(装修申请书、装修承诺书、装修许可证、装修工人身份证复印件等);
c.房屋维护资料(投诉处理档案卡等);
d.房屋变更资料。
4.1.2 对遗缺不全的档案,客户服务部文员应采取措施,积极收集齐全。
4.2 档案的整理
4.2.1 客户服务部文员依据业户的楼号对业户档案进行分类并建立索引。
4.2.2 每位业户档案卷宗上应贴有档案清单,注明业户存放的所有档案资料。
4.3 档案的保存
4.3.1 公司设立专门地点或专用库房保存档案。
4.3.2 编制档案目录卡片,卡片上包括:编号、楼号、房号、业主姓名,以方便档案的查找。
4.3.3 门窗应结实牢固,做好档案室的防盗。
4.3.4 档案室应防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全。
4.4 档案的更新
4.4.1客户服务部文员将新业户的资料按照楼号存放相应位置,将旧业户的资料另行妥善保存。
4.4.2如果业户的资料有增加或删减,客户服务部文员应及时修改卷宗的卡片。
4.5 档案的使用与控制
4.5.1 业户档案的使用必须严格控制,控制等级由物业公司制定。已形成档案的业户资料的保管与使用按以下等级控制:
4.5.1.1完整的业户资料汇总(文字和电子版本)属于物业公司机密文件,由物业公司(管理处)负责人保管与控制,其余人员不得复制、使用,违反者,按严重违纪处理。
4.5.1.2客户服务部人员使用的业户资料汇总表载明的内容限于其负责范围内的业户的姓名、常用联络手机、家庭电话、单元编号,重要业户的手机号码不登记。
4.5.1.3物业部主管及使用的分管辖区业户资料汇总表载明的内容仅限于业户姓名、单元编号。
4.5.1.4重要业户的资料的控制由公司另外规定。
4.5.1.5以上各类业户资料汇总表由客户服务部文员负责编制,加盖文件受控章和编号后,登记发放。未经楼盘负责人批准,任何人员在任何时候不得复制以上业户资料(文字和电子版)。
4.5.2 凡需阅读、使用业户档案者,::须由使用部门负责人填写《档案借阅登记表》报物业公司(管理处)负责人同意后,方可借阅、使用。
4.5.3 借阅业户档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。借阅档案交还时,客户服务部文员须当面查看清楚,如发现损坏,应及时报告主管领导。
4.5.4 外单位借阅业户档案,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室,其抄摘内容须总经理审核同意后方能带出。
5.0 质量验收标准
5.1 业户档案资料的管理应建立索引,以方便利用。
5.2 业户档案资料卷宗上应有明确标识,注明业户所有存放的资料。
5.3 业户档案资料的存放卡片应标识明确,方便查找。
5.4 业户档案资料应当做好保密工作,不得擅自提供他人使用,法律法规另有规定的除外。
5.5 不得对业户档案资料进行涂改
、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁。
5.6 客户服务部文员要确保业户档案资料的数量齐全,无遗漏现象。
6.0 相关文件
无
7.0 记录表格
7.1《档案借阅登记表》(qr-4.2.3-05-01)
第12篇 300mw火力发电厂劳动人事/人事档案管理岗位规范
1 范围
本规范规定了人事档案管理岗位的岗位职责、上岗标准、任职资格。
本规范适用于人事档案管理工作岗位。
2 岗位职责
2.1 职能范围与工作内容
2.1.1 负责人事档案的保管,保护、保密和安全工作。
2.1.2 保管干部人事档案,为国家积累档案史料。
2.1.3 收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
2.1.4 办理干部档案的查询、借阅和转递。
2.1.5 登记干部职务、工资的变动情况。
2.1.7 调查研究干部人事档案工作情况,制定规章制度,搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。
2.1.8 推广、应用干部人事档案现代化管理技术。
2.1.9 定期向档案馆移交死亡干部的档案。
2.1.10 增强档案意识,热爱本职工作,刻苦钻研业务,不断提高业务和工作能力,掌握专业技能,积极为干部人事工作服务。
2.1.11 严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容。
2.1.12 坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
2.1.13 经常对档案室内电气照明设备的绝缘情况进行检查,保持室内通风良好,空气的干湿度保持在65%,档案的保管应做到无霉变、无毁损。
2.1.14 档案材料不准稿记、复印,需要摘抄、复制时,必须根据查询提纲,并征得负责人同意。
2.2 工作协作关系
2.2.1 坚守岗位,遵守纪律。
2.3.2 说话和气,谦虚诚恳,团结同志。
2.3.3 礼貌待人,热情耐心。
2.3.4 保持室内清洁,各种物品定置定位、摆放有序。
2.3.5 按规定着装和佩戴工作标志。
3 上岗标准
3.1 思想政治和职业道德
3.1.1 坚持四项基本原则,拥护党的方针政策,政治上与党中保持一致,实事求是,密切联系群众,廉洁奉公,遵纪守法。
3.1.2 爱岗敬业,事业心和责任感强,忠于职守,开拓进取。
3.2 必备知识
3.2.1 熟悉文书工作与档案工作的基本知识。
3.2.2 熟知《档案法》、《保密法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《机关档案工作条例》。
3.2.3 熟悉档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠和安全用电的基本知识。
3.2.4 了解本企业档案管理条例及各类档案的归档制度。
3.2.5 了解干部人事档案管理的八项制度。
3.2.6了解_中央组织部《干部人事档案工作目标管理暂行办法》。
3.3 政策法规知识
3.3.1 熟知《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行条例》、《保密法》、《机关档案工作条例》。
3.3.2了解《中华人民共和国电力法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国经济合同法》、《劳动政策法规》。
3.4 技能要求
3.4.1 收集各类人事档案资料,办理归档手续。
3.4.2 按照干部人事档案工作目标管理要求进行所管档案的整理、编目。
3.4.3 实施档案室防火、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠、消毒措施,并正确使用灭火器、吸收器。
3.4.4 编制档案目录、检查工具。
3.4.5 定期检查档案保管状况,及时核对档案,发现问题及时提出处理意见。
3.4.6 编制、填写年度档案工作基本情况报表。
3.4.7 编制本专业各项档案管理制度。
3.4.8 编制干部人事档案5年工作规划。
3.4.9 员工档案的保管,应符合安全、保密要求。
3.5 任职资格
3.5.1 文化程度。大专以上文化程度或同等学历。
3.5.2 工作经历。具有大专5年(本料3年、研究生2年)及以上本专业实际工作经历,二年及以上党龄。
3.5.3 专业技术资格。具有经济或政工系列中级及以上专业技术职务。
3.5.4 身体条件。身体健康,没有妨碍本岗位工作的疾病。
第13篇 财政部门档案管理制度规范
第一章 总 则
第一条为了确保乡镇财政档案资料的安全和完整,提高档案规范化管理水平, 为各项财政工作服好务,根据有关档案管理的法律、法规的规定,结合乡镇财政实际,特制定本制度。
第二条本制度所称档案是指财政所及其工作人员从事党务工作和业务工作活动,直接形成的具有查考价值的所有历史记录。
第三条乡镇财政所应建立专门的档案室,指定专人负责档案管理工作。
第二章 管理职责
第四条档案管理员是各项档案管理工作的具体承办人,负责拟定档案管理规范化实施方案,指导、监督各工作岗位的档案工作。
第五条档案管理员具体负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定、编制、上报和提供利用等工作。
第六条综合档案室是财政所信息储存、开发利用、交流服务的中心。
档案管理员负责档案库房的日常管理,做好档案库房的安全和卫生工作。
第七条财政所应适时组织档案管理员、兼职档案人员进行业务学习和业务培训,不断提高档案管理的业务水平。
第八条财政所工作人员因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第三章 立卷归档
第九条财政所的档案包括上级文件材料、下级文件材料、本级文件材料和其他文件材料,可分为文书、财务、科技、实物等四类进行收集整理。
文书档案包括各种文件、制度、计划、记录、纪要、报告、总结、合同、统计资料等;财务档案包括各种会计凭证、账簿、报表、分析材料和财务统计资料等;科技档案包括记载所有党务和业务工作活动的录音、照片、录像和电子文件(磁盘、磁带、光盘)等;实物档案包括单位获得各种荣誉的奖牌、奖章、奖杯、证书、锦旗等实物证明。
第十条业务类材料的立卷归档在档案管理员的指导下由各岗位工作人员负责办理,其他材料的立卷归档均由档案管理员负责办理。
第十一条财务档案(纸质版)可在财会部门保管一年后移交归档;文书档案(含财政业务)及时立卷,在次年三月份前移交归档;科技档案在办理完毕后及时立卷并移交归档,财务档案(电子版)还须做双份备份并分别存放;实物档案在取得后及时立卷并移交归档。
第十二条各类文件材料要收集齐全,分类准确,按“特征”组卷、系统排列,封面填写清楚,标题简单正确,划定保管期限,编制案卷目录,案卷符合质量标准。
第四章 档案的保管
第十三条 坚持“先验收,后办交接手续”的原则接收档案进库,明确责任,确保进库档案的质量。
第十四条 使用统一的装具存放档案,分门别类定位排列,定期做好库藏档案清查核对工作,使案卷目录与库藏档案相符。
第十五条 严格履行档案移出收进登记手续,明确责任,严防错、漏、丢失事故的发生。
第十六条 严格按照防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求做好档案库房的安全维护工作。财务档案电子版的双份备份磁盘或光盘除做好 “八防”外还须做好防磁工作,任何人不得对备份磁盘或光盘进行修改、增删。
第五章 档案的利用
第十七条档案管理员要熟悉室藏,掌握信息,做好预测工作,并及时编制参考资料和检索资料,提高档案查准和查全率,为财政工作需要服务。
第十八条坚持档案查阅、借阅、复制核准和登记制度。查阅、借阅、复制档案须经单位负责人批准并履行登记手续后在档案管理员的引导和监督下进行。
第十九条正确处理利用与保密的关系,既要积极提供利用,又要严格保密制度,防止泄漏党和国家的机密。
第六章 秘密文件管理
第二十条 秘密文件的发放必须严格执行中央规定即只发组织,不发个人。秘密文件收、发、送、递、借阅等各个环节,都应履行严格的登记手续。
第二十一条 传阅秘密文件应由指定的保密员统一掌握,非经批准,不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。
阅读秘密文件要在办公室或阅文室进行,因工作需要符合阅读范围需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘录,并按期清退销毁,对确需借原件的,应办理借阅手续。
第二十二条 秘密文件不准通过普通邮政邮寄,保密员在外领送文件过程中,不准办理与领送文件无关的事,在外工作确须携带秘密文件的,要经领导批准,并采取安全措施。
非经原确定密级机关单位或其上级机关批准,不得复制和摘抄机密,复印件和摘抄件须按原件要求管理。
第二十三条 秘密文件必须存放在有保密保障的地方,并经常检查保密情况,要坚持做到月清理、季核对,并按期清退,在清查、清退中发现丢失的要及时追查。
第二十四条每年办理完毕的秘密文件,应按文书立卷要求收集齐全,立卷归档,其档案案卷应持明密级不得擅自降低,解除密级。
第七章 鉴定与销毁
第二十五条单位应建立档案鉴定小组,负责判断档案价值,确定档案保存和销毁的范围;对保管期已满的档案,必须根据有关文件的规定,经档案鉴定小组进行鉴定,判定其存毁。
第二十六条 销毁的档案必须编制清册,交档案鉴定小组审核,经乡镇(街办)分管领导同意,并报区主管局批准后销毁;销毁的档案必须按“稳妥慎重”的原则,将准备销毁的档案存放一段时间后再销毁;销毁档案时必须指派两个及以上的专人监销,并在销毁清册上签名盖章。
第14篇 大厦各项专业管理制度档案管理规范
大厦各项专业管理制度及档案管理
因篇幅所限,本章对[大厦]订立的公众制度、岗位职责、考核制度标准及iso9000质量体系文件只列出目录/子目录。
1 各项专业管理制度
第一部分公众制度
物业管理公约
精神文明公约
公共设施管理规定
房屋维修及保养规定
电梯安全管理规定
装修管理规定
空调管理规定
治安管理规定
车辆管理规定
10、消防管理规定
11、绿化及室外环境管理规定
12、环境卫生管理规定
13、楼宇管理规定
14、房屋租赁管理规定
15、空置房管理规定
16、办公楼管理规定
17、宠物管理规定
18、服务指南
第二部分 岗位职责
管理处主任岗位职责
综合部主管岗位职责
综合部管理员岗位职责
综合部收银员岗位职责
综合部采购员岗位职责
保安部主管岗位职责
保安部班长岗位职责
工程部主管岗位职责
工程部维修员岗位职责
10、工程部装修监理岗位职责
11、环保部主管岗位职责
12、清洁班长岗位职责
13、清洁员岗位职责
14、绿化员岗位职责
第三部分考核制度标准(经济责任制并考核)
第四部分 iso9000质量体系文件
一、质量保证手册(一级文件):阐明公司质量方针和质量目标、描述质量体系的文件,对内是纲领性文件,对外是企业质量保证能力的文字表达。
二、程序文件(二级文件):是质量保证手册的基础文件,涉及所选要素的各项活动,阐明活动的组织分工、活动的方式方法,应采用的文件、资源和控制方法等。它对确保质量体系运行的有效性起重要作用。
三、 规范手册(三级文件)
员工守则
人事管理手册
文件及档案管理手册
综合服务规范手册
房屋接管验收服务规范手册
房屋钥匙领用管理手册
装修管理服务规范手册
设备管理服务规范手册
电梯管理服务规范手册
10、公共设施维护和房屋维修服务规范手册
11、仓库管理手册
12、小区配套设施服务规范;
13、绿化服务规范手册
14、保洁服务规范手册
15、保安服务规范手册
16、车辆管理规范手册
17、消防服务规范手册
18、专项活动规范手册
19、统计分析方法手册
2[大厦]档案建立与管理
2.1 [大厦]档案建立
档案资料的分类:
a、发展商提供的资料
b、管理处自建档案资料
2.2 [zz大厦]档案管理
档案建立和管理流程
收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查
档案资料收发管理程序
a.重要资料(如发展商提供的资料)管理处主任/指定负责人交接签收专管员分卷归档。
b.管理处自建档案资料 专管员按公司制定的文件管理程序发放与接收并立卷归档。
档案管理要求
多种形式的档案储存方式并利于保管。
电脑储存,便于查找和利用。
电脑文件设置子目录并定期清除无效文件。
原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。
档案鉴定由管理处主任/指定人员负责。
档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,原则上按不同业务部分分柜保存。
档案专管员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理主任签批手续并及时收回,防止文件流失和泄密。
档案室环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。
第15篇 经销商档案管理制度规范
经销商档案管理制度
一.总 则
1. 为贯彻__年营销策略,促使福易门业经销体系不断规范化,以保证公司产品销售渠道畅通与经销商管理的高效,特制订本制度。
2. 经销商管理原则
(1)详尽务实。经销商资料应力求详尽、全面而具体;管理方法从实际出发,操作性要强。
(2)主次分明。对经销商必须分清主次,实施严格的分级管理与扶持。
(3)动态管理。市场在不断变化,公司对经销商的认识和了解也在不断深化,因而要随时调整经销商管理的工作重点和工作方向。
二.经销商的选择
福易门业选择经销商,主要考虑其经营规模、资金实力、销售店面地点及客流量、从业经验与价格规范性等,着重考察经销商的经营动机、管理能力与营销能力。拟选择的目标经销商对所在区域的整体市场运作,应有清晰运作思路,且与福易门业发展思路高度一致。凡开设专卖店的经销商,必须专营本公司产品,不得兼营同行企业同类产品。
三.经销商资料的完善
对重要经销商档案内容要求如下:
(1)经销商基本资料
包括经销商类别、名称、地址、联系电话、经营规模、建立时间、对本公司的忠诚度;营业执照复印件、协议书、补充协议书、各项证明书等。
(2)经销商特征资料
经销商的资金实力、发展潜力、经营观念与方向、内部管理和经营历史等。
(3)经销商经营状况资料
财务表现、销售变动趋势、经营人员及导购员的素质品行,与其他竞争对手的关系,与本公司的业务关系及合作态度等。
(4)经销商个性资料
经销商的性格、兴趣、年龄、工作经历、处事作风、家庭状况、社会关系、最适合的激励方式和激励程度等。
四.经销商管理办法
1.遵循守区销售
经销商应遵守合同约定,只在合同约定区域内销售福易门业产品。如因工程操作需要跨区销售应提前告知福易门业,予以备案并征得当地经销商同意。
2.做好价格管理
经销商必须按照福易门业的价格体系做好价格管理,不得随意压低或抬高产品价格,维护价格体系的稳定性,以利于长期经营。
3.品牌维护得当
福易门业的品牌形象有赖于各级经销商的积极维护。对福易门业的品牌形象、专卖形象、产品展示形象、人员形象等均应按照福易门业相关规定认真维护。
4.完成约定任务
根据双方合作协议确定的销售任务,经销商应与公司积极配合规划并经营区域市场,保证将任务的完成落到实处。
5.信息沟通到位
为了保证公司对市场的了解与各项配套措施的适合性,经销商应定期向福易门业反映市场情况与所存在问题。(经销商应反馈信息见下表:)
反馈项目月 度 反 馈 内容
市场与
竞争对手情况1.月度同类产品大致销量;
2.竞争对手有无新产品上市,促销活动活动规模及影响
3、竞争对手与福易产品比较有哪些优势及劣势(价格/款式/配置/质量/服务/货期等)。
产品建议用户对福易门业产品配置、货期和质量有何新要求。
质量反馈福易门业月度出现较多的质量问题。
推广反馈对在当地投入的媒体广告及促销活动的建议。
服务反馈月度自身销售服务情况,用户特殊服务要求
管理反馈公司营销管理上的不当之处,如何改进。
6.协作配合积极
福易门业将根据区域销售增长的实际需要向经销商提供相应的物料与促销支持,经销商应积极配合,做好相关事务的协调。
7.提高销售能力
区域经销商应通过多种方式不断提高销售能力,通过配合福易门业的导购培训、通过学习福易门业市场操作手册与导购培训手册内容,通过对店面销售的准确分析,通过定期评估考核店面销售人员销售业绩等方式,努力提高销售能力,这样才能不断提高区域销售业绩。
8.定期准确评估
对于双方的合作水平及其所涉及的各方面问题福易门业将定期进行评估,经销商同样应对福易门业的市场操作进行评估,明确市场推广状况、双方配合中的问题与改善对策。
9. 保守商业秘密
经销商必须严守与企业有关的产品、品牌、经销模式、经销政策、促销政策、品牌操作手册等商业秘密,不得泄露给第三方。
五.福易门业的市场支持
公司为协助经销商拓展和维护市场,提供系统的销售支持措施,包括:
(1)价格支持:公司根据区域销售情况和竞争对手的产品价格,为经销商提供具有竞争力的产品价格。
(2)促销活动:公司根据市场拓展需要不定期组织全国性促销活动,扩大企业和产品在各区域的知名度和影响力。经销商也可根据市场竞争状况,向公司申请促销活动支援。
(3)门头费用核销:各经销商使用公司全国统一标识作为店面广告牌的,公司依据市场推广支持政策核销其相关费用。
(4)宣传物料:经销商可向公司申请发放宣传材料,公司依据其业务情况和实际需要发放适当数量的宣传材料。
(5)人员支持:必要时公司可选派具有丰富市场拓展经验的区域经理协助和指导经销商拓展市场。
(6)专卖支持:公司高度重视对专卖的支持与提升。对于设立或拟设立专卖店的经销商,提供有力的政策支持。
六.经销商的维护与考核
(1)区域经理应定期对重要经销商进行回访,了解经销商市场开发状况和需求,并协助其解决。重要级别以上经销商,每月应回访一次。回访客户应填写详细的《经销商回访记录》,呈报营销中心。
(2)营销部应定期对公司各级经销商实施电话回访,回访的内容包括经销/经销商对于公司产品、价格、货期、包装、服务等方面的建议和意见。
(3)公司为各级经销商提供技术服务支持:提供销售解决方案;接受电话咨询与技术指导。
(4)公司定期向各级经销商提供最新产品信息和行业资汛,以帮助各级经销商及时了解市场最新动态。
(5)必要时公司将对重要经销商提供产品技术知识和销售技能的培训,协助其建立和培养销售队伍,提高对市场的掌控与引导能力。
(6)对经销商的销售业绩实施定期考核,考核项目参照《福易门业经销商考核表》进行。
七.本制度自公布之日起执行。
编制: 核准:
