包括什么内容
本规程旨在规范物业公司内部质量体系文件的编码管理,确保文件编号的统一性、唯一性和可追溯性,主要内容包括:
1. 文件分类原则:根据文件性质和用途,将文件分为管理类、操作类和技术类。
2. 编码结构:定义文件编码的组成元素,包括部门代码、文件类型代码、顺序号和修订版本号。
3. 编码规则:详细说明每个编码元素的具体取值和使用方法。
4. 文件命名:规定文件的电子版和纸质版命名规则。
5. 文件变更与更新:描述文件编码如何随文件内容变更而调整。
编制指南
1. 确定文件类别:根据文件内容,确定其属于管理、操作或技术类别,相应地分配类别代码。
2. 设定部门代码:为各部门设定唯一的两位字母或数字代码,如“hr”代表人力资源部,“ac”代表会计部。
3. 文件类型代码:为各类文件设定三位字母代码,如“p”表示政策,“p01”表示政策类第一级文件。
4. 顺序号:每个部门和文件类型的文件按照创建时间顺序赋予四位数字顺序号。
5. 修订版本号:文件修订时,增加修订版本号,通常用a、b、c等字母表示,如“v2a”表示第二次修订的第一版。
6. 文件命名:电子版文件名应包含完整编码,纸质版文件应在封面和脊背上标明编码。
复审规定
1. 定期复审:每年至少进行一次全面的文件编码复审,确保编码系统的有效性和适应性。
2. 变更记录:当编码规则或文件分类发生变化时,应及时记录并通知相关人员。
3. 新增文件:新文件编制时,需按照当前编码规则进行编码,避免编码冲突。
4. 废除文件:废除的文件,应保留其编码,注明“作废”状态,以便追溯历史信息。
5. 培训与沟通:定期对员工进行编码系统培训,确保全员理解和遵守编码规则。
本规程的实施旨在提升物业公司的文档管理水平,促进内部沟通效率,提高服务质量。各相关部门应严格遵守,共同维护编码系统的规范性和稳定性。在实际操作中,如有疑问或建议,应及时向上级管理层反馈,以便持续改进和完善。
物业公司质量体系文件编码作业规程范文
物业公司质量体系文件编码标准作业规程
1.0目的
确保公司所有的质量体系文件得到统一的编码,规范文件和资料管理
2.0适用范围
适用于公司质量体系文件和资料,包括资料手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。
3.0职责
品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。
4.0程序要点
4.1文件和资料的编码除有行业特殊规定外,均按以下条款规定进行。
4.2文件分类与编码规则。
4.2.1质量手册(采用“qm”作代码)。
编码格式:qm/cd―※※
文件发布年号
公司名称
质量手册代码
4.2.2程序文件(采用“cop”作代码)。
编码格式:cop/cd―※※
文件发布年号
公司名称
质量手册代码
4.2.3质量记录(采用“qr”缩写)。
编码格式:cd/qr―※※―※※
版次
文件发布年号
公司名称
记录代码
4.2.4标准作业规程及作业指导书(采用“wi”作代码)。
编码格式:wi/cd―※※―※※
规程序号
部门代码
公司名称
标准作业规程代码
4.2.5其他文件资料编码。
(1)审核报告(采用“iqr”缩写):
编码格式:×××/iqr―※※―※※
评审年度
评审报告序号
评审报告缩写
公司名称
(2)管理评审报告(采用“mqr”缩写):
编码格式:×××/mqr―※※―※※
评审年度
评审报告序号
评审报告缩写
公司名称
4.3代码。
4.3.1公司代码拼音缩写cd表示。
4.3.2文件和资料名称代码:
质量手册―qm程序文件―cop标准作业规程―wi
质量记录―qr外来文件―ed审核报告―iqr
4.3.3要素号与gb/t19001―2000idtiso9001:2000第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。
4.3.4部门代码:
品质/拓展部―pz经营部―jy人事行政部―rz
财务部―cw客服部―kh秩序维护部―zh
工程部―gc景观环境部―jj
4.3.5受控文件:
总经理―01副总经理―02财务部―03行政部―04品质/拓展部―05
经营部―06项目部―07
注:如果一个部门发放的文件超过2份及以上时,应在上述编号后加分编号,例如工程部发放3份文件,则受控编号分别为09―1、09―2、09―3以此类推。
4.4文件条款的编号。
4.4.1文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达。
4.4.2文件条款以四个层次为限,分别是条、款、顶、点。
4.5文件标识的识别:
a/0
4.6文件更改状态的识别:
a/0
更改状态识别数字“o”为此页文件首版,以此类推。
5.0记录
5.1《受控文件清单》
6.0相关支持文件