包括什么内容
1. 投诉接收：明确投诉渠道，包括电话、邮箱、物业前台等，确保住户能方便快捷地提交投诉。
2. 投诉记录：详细记录投诉内容，包括投诉人信息、投诉时间、投诉事项等关键信息。
3. 初步评估：对投诉进行初步分类和评估，确定处理优先级和责任人。
4. 调查核实：调查投诉事实，收集相关证据，确保处理公正公平。
5. 解决方案：制定解决方案，与住户沟通确认，必要时需征求专业意见。
6. 执行与跟进：执行解决方案，定期跟进处理进度，直至问题解决。
7. 反馈与回访：向投诉人反馈处理结果，进行满意度回访，确保问题得到妥善解决。
8. 记录归档：整理投诉处理记录，归档保存，为后续改进提供参考。
编制指南
1. 培训与指导：对物业团队进行投诉处理培训，确保他们了解并能执行规程。
2. 沟通机制：建立内部沟通机制，确保信息及时传递，提高处理效率。
3. 透明度：公开投诉处理流程，增强住户信任，鼓励积极反馈。
4. 持续改进：定期评估投诉处理效果，针对问题进行流程优化。
5. 法规遵循：遵守相关法律法规，确保处理过程合法合规。
6. 客户至上：始终以住户满意度为导向，体现服务精神。
复审规定
1. 定期复审：每季度进行一次规程复审，检查执行情况，更新不适用内容。
2. 实时调整：遇到新的投诉类型或特殊情况，应及时调整规程。
3. 专家参与：邀请法律专家、物业管理专家参与规程复审，确保专业性。
4. 住户参与：鼓励住户提供反馈，纳入规程修订考虑。
5. 记录变更：每次规程变更均需记录，注明变更原因及生效日期。
本规程旨在提升小区住户投诉处理的效率和质量，通过系统化、标准化的流程，确保每个投诉能得到公正、迅速的回应，进一步提升住户的居住体验。各环节应严格执行，同时保持灵活性，以应对不断变化的实际情况。
小区住户投诉处理标准作业规程-5范文
小区住户投诉处理标准作业规程(五)
1.0目的
规范投诉处理工作,确保住户的各类投诉能及时、合理地得到解决。
2.0适用范围
适用于住户针对公司管理服务工作的有效投诉处理。
3.0职责
3.1管理处主管经理负责处理重要投诉。
3.2公共事务部主管负责协助经理处理一般轻微投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。
3.3管理处相关部门主管负责协助公共事务部主管和管理处主管经理处理本部门的被投诉事件,并及时向公共事务部反馈投诉处理信息。
3.4公共事务部住户服务中心接待员负责投诉现场接待工作。
4.0程序要点
4.1处理投诉的基本原则
接待投诉时,接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字方针,严禁与住户进行辩论、争吵。
4.2投诉处理流程图
接待投诉
作投诉记录
轻微投诉重要投诉重大投诉
作出承诺作出承诺上报总经理
上报主管上报主管经理召开办公会议
总经理组织解决
公共事务部主管组织解决主管经理组织解决
归档并进行回
4.3投诉界定
4.3.1重大投诉。下列投诉属重大投诉:
a)公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉;
b)由于公司责任给住户造成中大经济或人身伤害的;
c)有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
4.3.2重要投诉
重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。
4.3.2轻微投诉
轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
4.4投诉接待
4.4.1当接到住户投诉时,接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意,并立即在《住户投诉意见表》中作好详细记录:
a)记录内容如下:
――投诉时间的发生时间、地点;
――被投诉人或被投诉部门;
――投诉事件的发生经过(简单明了地叙述);
――住户的要求;
――住户的联系方式、方法。
b)接待住户时应注意:
――请住户到沙发入座,耐心倾听住户投诉,并如实记录;
――必要时,通知公共事务部主管或主管经理出面解释;
――注意力要集中,适时地与住户进行交流,不应只埋头记录。
4.4.2投诉的处理承诺:
a)重大投诉,当天呈送公司总经理进入处置程序;
b)重要投诉,接待后1小时内转呈主管经理进行处置程序;
c)轻微投诉,不超过2天内或在住户要求的期限内解决。
4.5住户服务中心接待员根据投诉内容10分钟内将《住户投诉意见表》发送到被投诉部门,领表人在《投诉处置记录表》签收记录。住户服务中心接待员应将重大投诉经公共事务部主管当天转呈公司总经理或管理处主管经理。
4.6投诉处理内部工作程序
4.6.1被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕,并按《住户投诉意见表》对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将《住户投诉意见表》交到住户服务中心。接待员绶带处理完毕的《住户投诉意见表》后,应在《投诉处理记录表》记录。
4.6.2公司总经理、主管经理在接到重大投诉和重要投诉后应按公司《不合格纠正与预防标准作业规程》文件的规定处理。
4.7住户服务中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后,将情况上报公共事务部主管,并在当天将处理结果报给投诉的住户。通报方式可采用电话通知或由巡楼组管理员上门告之。
4.8公共事务部主管在投诉处理完毕后通知公共事务部巡楼组安排回访。在每月30日前对投诉事件进行统计、分析,将统计、分析结果上呈主管经理,并将《住户投诉意见表》汇总上交品质部,由品质部长期保存。
4.9其他形式的投诉(如信函),公共事务部参照本程序办理。
4.10投诉的处理时效
4.10.1轻微投诉一般在2日内处理完毕,超时需经主管经理批准。
4.10.2重要投诉一般在3日内处置完毕,超时需经公司总经理批准。
4.10.3重大投诉应当在2日给投诉的住户明确答复,解决时间不宜超过10日。
5.0记录
5.1《住户投诉意见表》
5.2《投诉处理记录表》
6.0相关支持文件
《回访管理标准作业规程》
