包括什么内容
本规程旨在规范物业公司内部的采购管理工作，确保资源的有效利用和成本控制。主要内容包括以下几个方面：
1. 采购需求分析与计划制定
2. 供应商选择与管理
3. 采购合同的签订与执行
4. 采购质量控制
5. 库存管理和成本核算
6. 采购流程监控与审计
编制指南
1. 采购需求分析与计划制定：各部门应详细列出所需物资，分析其必要性和紧迫性，提交采购部门。采购部门结合库存和预算，制定采购计划，经管理层审批后执行。
2. 供应商选择与管理：优先考虑信誉良好、产品质量稳定、价格合理的供应商。定期评估供应商的业绩，确保其持续满足公司的要求。
3. 采购合同签订与执行：明确合同条款，包括价格、数量、交货期、质量标准等。合同签订后，跟踪供应商履行情况，确保按时按质交付。
4. 采购质量控制：收到货物后，进行质量检验，不合格品及时退回。建立质量反馈机制，对质量问题进行追溯处理。
5. 库存管理和成本核算：实施库存精细化管理，防止积压和短缺。定期盘点，准确核算采购成本，优化库存结构。
6. 采购流程监控与审计：设置内部审计机制，定期审查采购活动，确保合规性，预防腐败和浪费。
复审规定
1. 每年至少进行一次全面的采购管理复审，检查规程执行效果，识别潜在改进点。
2. 在遇到重大采购项目或市场环境变化时，应及时调整采购策略，更新规程。
3. 复审由采购部门主导，财务、审计等部门参与，确保多角度审视采购管理。
4. 复审结果须报管理层审批，修订后的规程应及时传达给所有相关人员，并进行培训。
本规程旨在提供指导，具体操作需结合实际情况灵活运用，确保采购工作的高效与透明。在执行过程中，如遇特殊情况，应及时向上级汇报，共同商议解决方案。通过规范化的采购管理，我们致力于提升物业公司的运营效率，降低运营成本，为业主提供更优质的服务。
物业公司采购管理作业规程4范文
物业公司采购管理标准作业规程(四)
1.目的
规范公司采购按理工作,确保公司采购物品符合规定要求。
2.适用范围
适用于物业管理公司及下属管理处的采购管理工作。
3.职责
(1)经营部采购员负责物品的采购工作。
(2)公司/管理处仓库管理员负责物品申购计划的制定,物品的验收,出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
(3)公司财务部经理负责物品申购计划的审核。
(4)管理处经理负责零星物品、应急物品的采购审批。
(5)公司总经理负责申购计划的审批。
4.程序要点
(1)物品采购的申请范围
a)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等,均属采购申请范围。
b)下列有形产品如公司仓库无储存时,应提出采购计划;
_公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机;
_为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置;
_房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。
(2)物品采购的申报程序
a)计划采购物品的申报程序:
_仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业规程》中的相关限额规定编制下月物品申购计划表;
_物品申购计划表,应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行审核;
_审核无误的物品申购计划表报公司总经理审核;
_公司总经理审批同意的物品申购计划表交经营部采购员按计划购买。
b)零星物品的申购:
_零星物品的标准:
--常用品以外的;
--数量较少的;
--仓库中没有储存的;
_零星物品的申报程序:
--由使用部门填写零星物品申购单;
--管理处会计审核;
--零星物品单位价值在500元以内的,由管理处经理审批;
--零星物品单位价值在500元以上的,报公司总经理审批;
--审批手续完整的申购单交公司采购员购买。
c)应急物品的申报程序:
_应急物品的标准:
--突发性急用物品;
--仓库中没有储存的;
_应急物品的申报程序:
--使用部门填写应急物品申报单;
--物品单位价值在1000元以下的,申购单交管理处经理审批;
--物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批;
--审批同意后交公司采购员购买。
(3)物品采购的时效
a)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
b)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
c)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
d)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
(4)物品采购程序
a)公司采购员在采购物品时,应按《物品难标准作业规程》中的相关要求选择所需物品。
b)公司采购员在采购物品时,应按照《分供方评审与管理标准作业规程》中的相关规定选择评审合格的分供商。
c)批量物品的采购:
_采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支物品采购资金或支票;
_采购单位数量在10个以上的物品时,原则上应通过评审合格的供应商送货上门;
_采购量不大或其他原因使供货商不能送化上门的,由采购员到评审合格的分供商处购买;
_采购价值在50元以上物品时,采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票;
_采购员在合格供应商处购买不到的物品,应做到货比三家,争取采购物料质优价廉。
d)零星物品的采购:
_采购员凭审批手续完整的零星物资申购单,到管理处财务部办理物品采购借支手续;
_管理处财务部的相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;
_采购员原则上应到评审合格的供应商处购买,如合格供应商处没有所需物品,应到物优价廉的正规商店购买;
_购买价值在50元以上的物品,应要求供货方提供正式商品销售发票。
e)应急物品的采购:
_采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续;
_管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;
_采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
f)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
g)物品采购发生的费用,由采购员按照《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
(5)物品采购资料的保管
a)物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。
b)物品采购的发票及验收资料等,由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后,在公司财务部或仓库加密长期保存。
(6)本规程的执行情况,作为相关人员绩效考评的依据之一。
5.记录
《物品采购计划表》
6.相关支持性文件
a)《仓库管理标准作业规程》
b)《备用金管理标准作业规程》
c)《物品验证标准作业规程》
d)《分供方评审与管理标准作业规程》
e)《费用报销审核标准作业规程》
