会议管理作业规程

包括什么内容

1. 会议筹备阶段 1.1 会议议题确定 1.2 会议日程规划 1.3 会议场地选择与布置 1.4 参会人员邀请与确认

2. 会议执行阶段 2.1 会议材料准备 2.2 技术设备检查与调试 2.3 会议签到与座位安排 2.4 会议现场管理

3. 会议记录与跟进 3.1 会议纪要编写 3.2 决议执行跟踪 3.3 反馈收集与改进

4. 会议评估与优化 4.1 会议效果分析 4.2 会议流程反思 4.3 未来会议策略调整

编制指南

1. 确保明确目标：每次会议应有明确的目标，议题应与组织的战略或运营紧密相关。

2. 提前规划：至少提前一周开始筹备，确保所有细节得以妥善处理。

3. 有效沟通：及时与参会人员沟通，确保他们了解会议目的和预期结果。

4. 技术保障：确保会议设备正常运行，预防技术故障影响会议进程。

5. 详实记录：会议纪要应及时整理并分发，以便后续行动的追踪。

6. 反馈机制：鼓励参会者提供反馈，以便不断优化会议管理。

复审规定

1. 每次会议结束后，由会议负责人进行初步复审，检查会议执行情况与预期目标是否一致。

2. 复审内容包括但不限于：会议流程的执行、参会人员满意度、会议效率等。

3. 复审结果应在一周内提交给上级管理层，以便进行深入讨论和决策。

4. 根据复审结果，适时修订会议管理流程，提升会议质量和效率。

5. 定期（如每季度）进行全面的会议管理复审，以确保持续改进和适应变化的需求。

以上规程旨在提高会议管理的系统性和有效性，但具体操作需结合实际情况灵活调整，以达到最佳效果。在执行过程中，团队成员应保持开放的心态，勇于提出改进建议，共同推动会议管理工作的进步。

会议管理作业规程范文

1.0目的:

为了提高会议效率,很好地总结会议精神,使信息得以有效传达及合理利用,特制定本规程。

2.0范围:

本规程适用于综合管理部关于会议活动的组织、实施。

3.0职责:

综合管理部经理负责会议的组织。

综合管理部文员负责会议的召集通知。

4.0程序要点:

4.1会议类型:公司例会、专题(专业)研讨会、报告会、培训会、年中(终)工作总结会议。

4.2会议的召开组织及实施。

4.2.1公司例会。

a.按照规定,每周周四下午2:00召开,遇特殊情况,由综合管理部另行通知。

b.与会人员需携带《工作计划》(每月25日左右例会携带)、前次《会议纪要》、《一周工作通报》等相关资料并准备好汇报内容。

c.参会人员到会填写《会议签到表》。

d.由综合管理部文员做会议记录,并进行整理形成《会议纪要》。

e.《会议纪要》由分管总经理审核后于下周一发放到各部门(项目)。

4.2.2研讨会。

a.各部门(或项目)组织小型专题会议及培训时,应在《一周工作通报》中写明会议时间、地点、与会人员范围、会议内容等内容。

b.对于公司各部门及各项目参加的专题会议,发起部门需提前三天拟好《会议通知》交至综合管理部,由综合管理部进行统一发放,并通报分管总经理及进行会议场地预订等协调工作。

c.发起部门拟订《会议通知》需注明会议时间、会议地点、与会人员范围、会议内容、参会应携带资料及特殊要求等。

d.如有与会议相关资料,则请会议发起部门提前准备好,在会前发放至相关与会人员。

4.2.3培训会议。

a.综合管理部按照人力资源部根据分解年培训计划制定的每月培训计划要求时间进行召集。遇特殊情况,综合管理部在接到人力资源部通知后另行通知。

b.与会人员带好培训材料,认真做好记录。

c.培训会议发起部门(或项目)做会议记录,进行整理后于第二天发放到相关部门及人员,并在综合管理部留存归档。

4.2.4年中(终)工作总结。

a.集团或公司确定会议时间,由综合管理部提前7天通知与会人员或部门。

b.由综合管理部提前安排好会议议程、工作报告,并安排好会场等事宜。

4.3会议要求

4.3.1需按时出席,如遇特殊情况应提前向分管总经理及会议发起部门请假。

4.3.2注意保持会场纪律,积极思考,主动发言,并认真做好会议记录。

4.3.3关闭通讯设备或放置于会议状态,保证会议正常进行。

4.3.4保持会场环境,不乱扔果皮、烟头、纸屑等。

5.0相关支持性文件:

6.0相关记录:

《会议签到表》sw-jl-g-072

《一周工作通报》sw-jl-059

《发文记录》sw-jl-g-070