有哪些
钥匙规程是指一套关于钥匙管理的规则和程序，涵盖了钥匙的分配、使用、保管、替换和废弃等各个环节。这些规程通常包括以下几个核心部分：
1. 钥匙分类与编码：确保每一把钥匙都有唯一的标识，便于追踪和管理。
2. 分配权限：明确哪些人可以持有特定钥匙，以及持有钥匙的权限范围。
3. 钥匙领取与归还：规定钥匙的领取流程和归还期限，防止钥匙丢失或滥用。
4. 保管制度：建立钥匙的安全存储机制，如使用钥匙柜或指定专人保管。
5. 使用记录：记录钥匙的使用情况，包括使用时间、地点和使用者。
6. 遗失处理：规定钥匙遗失后的报告和应急措施，防止安全风险。
7. 更换与废弃：在钥匙损坏或人员变动时，进行钥匙更换或废弃，并更新相关记录。
标准
钥匙规程的标准主要体现在以下几个方面：
1. 明确性：规程必须清晰、具体，每个步骤都应有明确的操作指南。
2. 完备性：覆盖钥匙管理的所有环节，无遗漏。
3. 适用性：规程应符合组织的实际需求和安全环境。
4. 可执行性：规程应易于理解和执行，避免过于复杂。
5. 灵活性：允许在特殊情况下的调整，但需遵循一定的审批流程。
6. 可追溯性：通过记录和标识，能追溯到钥匙的整个生命周期。
是什么意思
钥匙规程的意义在于维护组织的安全和秩序，通过规范钥匙的管理和使用，防止未经授权的访问，保护资产安全。它同时也是对员工行为的一种约束，确保每个人都能按照既定规则行事，减少潜在的风险。完善的钥匙规程也能提高工作效率，减少因钥匙问题引起的延误和混乱。在紧急情况下，能够快速响应，降低损失。
钥匙规程是组织安全管理的重要组成部分，通过细致入微的规则设定，保障日常运营的顺畅和安全。每个组织都应该根据自身实际情况，制定并严格执行相应的钥匙规程。
钥匙规程范文
第1篇 物业iso钥匙（ic卡）管理规程作业指导书
iso作业指导书:钥匙(ic卡)管理规程
1.0 目的
1.1 加强钥匙(ic卡)管理,确保钥匙(ic卡)安全使用。
2.0 适用范围
2.1 适用于管理处接管的钥匙及ic卡的管理。
3.0 职责
3.1 客户服务部负责对接管房屋钥匙(ic卡)进行保管。
3.2 工程部负责对公共设备、设施用房钥匙进行保管。
3.3 保管部负责对ic卡的使用进行监控。
4.0 工作程序
4.1 接管
4.1.1 在接管物业时, 客户服务部、工程部依《物业接管工作规程》分别接管住宅及公共设备、设施用房钥匙,接管时填写《钥匙移交清单》、《ic卡移交清单》。
4.2 分类标识
4.2.1 客户服务部、工程部对接管的钥匙进行分类标识,住宅用房钥匙(ic卡)应分栋号、层号、单元号进行标识,并用信封装好,存放在钥匙柜里;设备、设施用房钥匙应标明栋号、设备房名称,悬挂于工程部的钥匙盘上并至少保留一套备用钥匙。
4.3 保管
4.3.1 客户服务部设专职管理员对住宅钥匙(ic卡)进行保管。
4.3.1.1 对于交楼住宅须由负责交楼的管理员在《钥匙领用登记表》上签领,在交楼完毕后,管理员须在《钥匙领用登记表》上注销。
4.3.1.2 对于房屋维修须由施工单位的维修负责人凭工作证及《收楼记录表》借领钥匙。4.3.1.3 对于空置房钥匙在借领时须说明借用原因、何时归还。
a) 售楼看房,借钥匙时售楼人员应缴纳一定的押金,注明归还时间,并交待清楚空置房管理的注意事项。归还钥匙后,管理员应定期对空置房进行复查。
b) 房屋巡查,管理员应做好借领钥匙记录,用完后及时归还并注销。
c) 清洁助理借领一套空置房钥匙,定期对空置房搞好卫生。
4.3.2 工程部原则上不外借公共设备、设施用房钥匙。
4.3.2.1 如外来施工单位因施工需要借钥匙的,须由施工单位出示施工证明并凭施工人员工作证方可借匙,借匙时间不得超过1小时,在借匙时应严格填写《钥匙领用登记表》,对超过借用时间的,工程主管应直接向施工单位负责为进行催还。
4.3.2.2 对于管理处内部工作人员借用钥匙的,应问明原因并详细记录在《钥匙领用登记表》上才可借匙,借匙时间不超过4小时,超时的由工程主管向相关部门主管催还。
4.4 ic卡管理
4.4.1 ic卡是住户出入的证明及开启公共防盗门的钥匙,不能转借使用,用户在出入小区时,门岗保安员礼貌要求出示ic卡进行刷卡进入。
4.4.2 对模糊不清已损毁的ic卡,应视为无效ic卡,由保安员通知住户重新到管理处填写《ic卡办理申请表》,进行重新办理,重新办理后,原ic卡当作废处理。
4.4.3 保安部在巡逻、检查时发现ic卡外借施工人员使用的,应予以没收交管理处前台,并通知ic卡持有者到管理处领取。在领取时管理员应说明没收ic卡的原因,要注意的事项,并由ic卡持有人签名后领还。
5.0 引用文件及相关表格
5.1《物业接管工作规程》(wi-kf-004)
6.0 记录
6.1《钥匙移交清单》(jl/wi-kf-004/008)
6.2《收楼记录表》(jl/wi-kf-005/009)
6.3《ic卡移交清单》(jl/wi-kf-017/001)
6.4《钥匙领用登记表》(jl/wi-kf-014/001)
6.5《ic卡办理申请表》(jl/wi-kf-014/002)
第2篇 秩序维护部钥匙使用管理规程
秩序维护部钥匙使用管理规程
1.0目的
为规范秩序维护部钥匙的使用。
2.0适用范围
秩序维护部适用。
3.0管理职责
3.1工作负责人:秩序主管。
3.2值班领班对钥匙的领用情况给予监督。
3.3消防值班中心值班员负责钥匙的领用管理。
4.0操作细则
4.1钥匙实行编号管理,统一放入钥匙箱。
4.2未经值班领班同意严禁任何人领用钥匙。
4.3当值领班必须对领用原因进行询问,问清归还时间。
4.4消防值班中心值班员对钥匙领用情况进行记录,对钥匙箱内的钥匙每天进行核对检查。
4.5钥匙箱钥匙由消防值班中心值班员进行管理、交接,未经值班领班同意严禁开启。
4.6未经允许,严禁任何人配制钥匙箱内的任何钥匙。
第3篇 某物业管理部钥匙管理规程
物业管理部钥匙管理规程
1.钥匙接管
物业管理部代表管理公司同建设单位做好钥匙接管验收工作,物业管理部可根据各单位之配套性能对存在的钥匙进行清,并在钥匙交接统计表上做好记录。
2.未入伙单元钥匙(包括未出售单元钥匙)及业主返修托管钥匙管理。
1.未入伙单元钥匙(包括未出售单元钥匙)均装在标有单元号码的牛皮纸信封内,由资料管理员按顺序存放在客户服务部文件柜中,由资料专管员专管。
2.入伙向业主交接钥匙时,首先由收楼小组组长向钥匙专管员签收钥匙,业主正式收钥匙时,应在《收楼确认书》中签收。
3.业主若委托本公司代管钥匙,应与本公司签署《钥匙托管承诺书》,业主托管之钥匙存放于客户服务部返修专用钥匙柜中。
4.如其它部门因工作需要临时领用钥匙,资料专管员须在《钥匙领用专用表》上做好记录并签名。
5.本管理公司或发展商工程部之直属部门的工作人员领用钥匙,须持有管理公司或发展商工程部经理级以上领导批准后方能领用。t
第4篇 物业钥匙委托管理标准作业规程（5）
物业钥匙委托管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
2.0适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主任/主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2客户助理负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1管理处可以进行钥匙保管的范围
4.1.1发展商交接后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外事端的情况。
4.1.3由于工程遗留问题,暂时留在客户服务中心用于工程整改的托管钥匙。
4.2发展商托管的钥匙
4.2.1物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙,。
4.2.2接管过来的钥匙由客户助理清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.2.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.3业主在特定情况下托管的钥匙
4.3.1客户助理应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《委托书》上委托钥匙栏中注明托管的数量并签字。
4.3.2管理员将《委托书》其中的一份交业主保管。
4.3.3管理员在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4.4托管钥匙的管理
4.4.1管理处有维修、工程整改或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由客户助理在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。但需进入的是已入住业主而暂未使用的房屋,必须事先与业主联系,征得同意后,才能办理钥匙借用手续,(如遇紧急情况,经管理处主任同意后,可先行进入,事后必须通知业主,争取业主的谅解)钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人、借出人等内容,然后签名确认。
4.4.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
4.4.3客户服务中心主任/主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
4.4.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《业主托管钥匙登记表》中备忘录栏要求记录事件经过并报告客户服务中心主任/主管;客户服务中心主任/主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,管理员将处理结果记录在备忘录栏中。
4.4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应请业主/领钥匙人签名确认,并标注移交日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。
4.5所有与钥匙管理有关的记录应由客户服务中心归档保存两年。
4.6本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主托管钥匙登记表》
5.2《钥匙借用登记表》
6.0相关支持文件
6.1《入住管理标准作业规程》
第5篇 某购物中心钥匙管理操作规程
营运管理类标准指引
制定部门:营运部
购物中心钥匙管理操作规程
1.目的
规范钥匙管理操作规程。
2.范围
适用于空置单元钥匙、公共设施钥匙、租户托管锁匙等的管理。
3.职责
各部门负责工作相关钥匙的管理工作,对所有锁匙管理做到规范、妥善、清晰无误。
4.作业内容
4.1凡属委托施工移交的钥匙(包括空置单元、公共设备、办公室等),必须验证无误后方可接收,严格做好清点、核对、调试等工作,填写《钥匙代管委托书》双方签字。
4.2新进场租户凭进场相关文件领取单元门钥匙,并填写《钥匙发放表》,此表一式两份,租户一份,管理处一份。另租户钥匙需要在管理处做备份的,经租户在《钥匙委托代管承诺书》签字后,营运人员依据租赁协议相关条款对备份钥匙进行封存管理,以备紧急情况下使用。
4.3如租户撤场手续完成后,由营运人员收回租区全套钥匙及《钥匙发放表》。钥匙收回同时联系相关部门对租区进行消杀清洁处理。
4.4所有钥匙编制指定编号,建立钥匙清单《钥匙总台账》,将钥匙存放于指定位置。
4.5所有钥匙必须在钥匙柜摆放整齐,随时锁上钥匙柜以免遗失,并保证钥匙上标签清晰无误,若发现标签模糊不清,则重新更换,以便识别。
4.6凡借用钥匙的人员,必须出示有效证件(工作证或身份证)或相关的书面凭证(如《工作任务单》、《维修单》、或相关租户的《装修施工授权委托书》等)履行记录手续(写明借用理由并签字)。
4.7凡属租户委托保管的钥匙,必须有明确的《钥匙代管委托书》方可代管。对已托管的钥匙,没有相关业主/租户书面同意及当事人的身份证,不得让他人借出。
4.8原则上要求借匙人必须当天借当天归还,若有逾期不还者,责任部门必须告知本部相关主管人员,协助催促借匙人归还所借钥匙。
4.9钥匙被借出后,当事人将钥匙弄丢,更换锁的成本费、人工费及相关单元内发生其它损失,由当事人承担全部责任。
4.10所有的钥匙使用者不得私配钥匙,因特殊原因需配置或更换钥匙时,需经相关部门的经理批准后方能配换。
4.11涉及钥匙管理问题所致的各种损失,若查找不出责任人时,由相关部门经理、主管及钥匙管理专人承担责任,所有损失由部门经理负担20%、主管负担30%和钥匙管理专人负担50%。
4.12凡属接管后的钥匙,每日、每周、每月必须按《钥匙借还记录表》、《钥匙总台帐》进行检查清点,在次月1日前必须完成当月《钥匙总台帐》审核工作,并交部门经理审核签字确认。
5.支持性文件
6.相关记录
第6篇 某钥匙管理标准作业规程
钥匙管理标准作业规程
1.0 目的
提高钥匙管理工作的质量,确保钥匙的完整安全,标识清楚,分类保管,手续齐全。
2.0适用范围
适用于__服务站钥匙管理工作。
3.0职责
3.1物业经理负责钥匙管理的指导,外单位借用的审批。
3.2站长负责钥匙管理的监督和检查,派专人负责钥匙的接管、整理、保管、借用等。
4.0程序要点
4.1接管、移交
4.1.1交接房屋时,验收房东移交所有钥匙,核对确认租户入户门、公共设施、设备等所有钥匙,确认钥匙的房号、编号、数量,做好标识管理,上钥匙栏定位,存放资料室,统一由前台负责管理。
4.2钥匙整理与保管
4.2.1前台工作人员应按楼号、房号来区分钥匙管理,标清钥匙楼号、房号等编码并整齐有序地放置在钥匙柜中,并在钥匙柜贴上标签,加以注明。
4.2.2客服员应对钥匙柜内的标签和钥匙编号进行检查,如发现标签、编号脱落或模糊不清时,应及时更新改进。
4.3钥匙借用与归还
4.3.1当其他部门因工作需要借钥匙时,前台应检查借匙人的工作证件或进行身份核实,然后指引其填写《钥匙借用登记表》,并签名确认。
4.3.2若公司之外的其他单位借用钥匙,客服员必须请其出示借匙单位申请单,交由物经理签字同意后方可执行,并在《钥匙借用登记表》中签名确认。
4.3.3在办理钥匙退还手续时,前台应认真核对钥匙数量及匹配性,在对应的登记表中标注钥匙退还日期,并在“接收人”一栏签名确认,然后,按钥匙栋号编码整齐有序地放置在钥匙柜内。
4.3.4根据前台《钥匙借用登记表》的记录,检查钥匙的借还情况。发现借匙超过1天未还的,应及时致电借匙人或借匙单位,告知其将钥匙归还服务站,并做好相应记录(原则上要求钥匙当天借当天还)。
4.4日常管理期的钥匙保管、领用
4.4.1楼顶通道、水电表房、公共设施、设备等所有钥匙资料室存放一套,登记《钥匙清单》。
4.5 所有钥匙一经借用,必须填写《钥匙借用登记表》,表明钥匙去向。
4.6.所有借用的钥匙必须当天归还,如钥匙借用人未如期归还,钥匙保管人员必须及时向借用人催还钥匙;如属房屋维修借用空房钥匙,超过七天需办理续借手续。
4.7服务站所有钥匙房或钥匙箱必须保持上锁,由专人管理,除钥匙保管人员,任何人不得擅自从钥匙房/箱内拿取钥匙;所有钥匙必须标识明确,分类保管;钥匙保管人员须编制各类钥匙详细的清单;《钥匙清单》与钥匙实际情况一致,定期检查核对,确保钥匙的完整和齐全。
4.8服务站任何钥匙一旦发生遗失,应及时向分管主管汇报,追究钥匙丢失、超期借用等管理不善行为的执行人的责任,重配钥匙或对相应锁具进行更换并作记录,费用出处进行说明。钥匙管理人员每月底应全面检查一次钥匙是否齐全,如有损伤、损坏或遗失,必须当日配备齐全,并做记录。
4.9站长每周对钥匙管理进行抽查,保证钥匙齐全、完好,手续齐全。钥匙保管人员在调动、离职时,须做好交接与盘点。
5.0记录
5.1《钥匙清单》表单/8、钥匙清单.doc_ <表单/8、钥匙清单.doc_>
5.2《钥匙借用登记表》表单/7、钥匙借用登记表.doc_ <表单/7、钥匙借用登记表.doc_>
第7篇 _商场物业部钥匙管理作业规程
商场物业部钥匙管理作业规程
1目的
规范物业部所有钥匙(办公柜、屉钥匙除外)的管理,保卫商场安全,预防罪案发生。
2适用范围
适用于本辖区物业。
3主要职责
3.1客服部负责备用钥匙的管理。
3.2工程部负责工程钥匙的管理及工程钥匙箱的管理。
3.3保安部负责保安钥匙的管理及保安钥匙箱的管理。
4程序要点
4.1物业部所有钥匙除管理部门留存一套供日常使用外,多余全部交客服部存留备用,备用钥匙的借用须由借用部门主管级及以上人员同意,并在《钥匙领用登记表》的钥匙借用登记栏办理借用登记手续,。
4.2所有钥匙不得外借,确因工作需要外借的,须经物业经理同意并由客服统一办理。
4.3 消防控制中心及配电房均设钥匙箱一个,作为保安工程钥匙存放处。
4.4所有钥匙要分类、分楼层编号、标识。
4.5 物业部所有钥匙不得私自配制或带离商场。
4.6钥匙若发现遗失,钥匙保管人须及时向部门主管汇报,在客服部《钥匙领用登记表》上的钥匙遗失和配制栏中做好报失确认登记,由部门主管签字确认,客服部安排换锁,其所需费用由遗失人承担,并给予当事人纪律处分。
4.7所有钥匙用后须及时归还并做好归还签收工作,不得隔日或隔班(特殊情况下须使用部门主管人员说明原因并在《钥匙领用登记表》进行登记)。
4.8钥匙领用人在离职时,须将领用的钥匙如数交还,由其上一级管理者负责收回客服部,并在《钥匙领用登记表》上办理注销手续,部门经理/主管核实后在离职移交手续上签字确认。
4.9若钥匙箱钥匙遗失,并有急事需钥匙的,可打破钥匙箱挂锁,事后应写书面报告说明上报客服部。
4.10工程部所有设备机房钥匙均各留一把,列出钥匙清单放在配电房钥匙箱内,备用钥匙箱的钥匙,由工程部变配电当值人员负责保管和交接。
4.11保安部所有门、通道门、安全门的钥匙均应放入监控中心钥匙箱内,个人手里不允许留存钥匙,开店、闭店钥匙的使用由当值保安部主管指定专人领取或由内保当值领班领取,其它时段需主管级人员同意并签字确认。
4.12 打开钥匙箱,使用钥匙时配电房/控制中心当值人员应在《钥匙使用登记表》上登记办理使用手续,配电房/控制中心当值人员交接班应做好移交清点签收。
5相关文件
6工作记录
6.1《钥匙领用登记表》
6.2《钥匙使用登记表》
第8篇 物业园区钥匙管理工作规程
园区钥匙管理工作规程
1、目的
规范钥匙管理工作,提高服务质量。
2、适用范围
业主钥匙、公共门窗钥匙、设备房钥匙的管理。
3、职责
各部门主管负责所分管项目的钥匙管理。
4、工作规程
1)钥匙保管
(1)管理处接管楼宇钥匙后,安排人员专职管理钥匙,无工作需要任何人不得以私人名义借出,借出时必须在钥匙借还/看房登记表上详细登记。
(2)钥匙分类贴上标签,然后用钥匙扣或细绳分别拴在一起,业主钥匙一般分为防盗门钥匙、室内门钥匙、电子对讲门钥匙和信箱钥匙四类,应在标签上写明楼号、单元(物业按楼层)、房号;公共门窗钥匙应写明楼号、楼层;设备房钥匙应写明设备房名称。
(3)钥匙标识后,应放在钥匙挂放箱内,挂放箱一般采用5cm以上夹板制作,在夹板上按标识分门别类钉上铁钉。
2)任何钥匙未经管理处主任同意,任何人不得私配。
3)因工作需要时借钥匙时,应在钥匙借还/看房登记表上登记,并在备注一栏注明管理人员或某岗位。
第9篇 某物业处钥匙管理规程
1.0目的:确保钥匙管理有序,使用方便。
2.0范围:物业管理处内部
3.0方式和过程控制:
3.1公司的各类钥匙由客服助理管理控制;
3.2公共设施、设备钥匙由维修部保管;
3.3所有钥匙应分类,贴上标签,整齐定位挂放于钥匙柜中;
3.4重点门房钥匙一旦丢失,管理人员应立即向管理处经理汇报,同时调整门锁;
3.5钥匙应严格保管,未经批准许可,不得随意借给非管理处人员;
3.6管理处员工未经管理处经理许可,不得私自配置公房钥匙;
3.7在钥匙使用当中,使用人应妥善保管钥匙;
3.8非正常上班时间,钥匙的管理由客服中心负责,交接班时应查点清楚;
3.9值班人员因故离开客服中心时,应委托其他同事代为保管;
3.10借用钥匙时,客服助理应做好登记;
3.11对客户签署《托管门匙责任声明书》后托管的钥匙,应妥善保管。
4.0参考资料:
4.1 kh-03-r05《托管门匙责任声明书》
4.2 kh-10-r01《钥匙借用登记表》
第10篇 物业中心钥匙委托管理作业规程
物业中心钥匙委托管理标准作业规程
一、目的
规范钥匙管理工作,确保妥善保管好手管的钥匙。
二、适用范围
适用于物业服务中心来入住单位钥匙的管理。
三、职责
1、服务中心副主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
2、服务中心管理员负责依照本规程实施钥匙的日常管理工作。
四、程序要点
1、管理处可以进行钥匙保管的范围
(1)发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
(2)特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外端的情况。
2、发展商托管的钥匙
(1)物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。
(2)接管过来的钥匙由服务中心管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
(3)钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
3、业主在特定情况下托管的钥匙
(1)业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主托管钥匙委托书》(一式两联)要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
(2)管理员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主托管钥匙委托书》的业主签名栏签名确认。
(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
(4)管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内,并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4、托管钥匙的管理
(1)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由服务中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的输程序为:借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
(2)办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
(3)服务中心主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
(4)当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过并报告服务中心主管;服务中心主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或抵达锁措施确保遗失钥匙单位的安全,管理员将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。
(5)业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭《业主证》/领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期,请《业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。
5、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。
6、本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。
五、记录
1、《业主托管钥匙委托书》
2、《业主托管钥匙登记表》
3、《借用钥匙登记表》
4、《钥匙管理备忘录》
六、相关支持文件
1、《物业接管验收标准作业规程》
2、《入住管理标准作业规程》
第11篇 钥匙委托管理标准作业规程范例-4
钥匙委托管理标准作业规程范例4
1.0目的
为了规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙,特制定本规程。
2.0适用范围
本规程适用于__物业公司所管辖区内特定情况下业主委托保管的钥匙及空置房钥匙的管理。
3.0职责
3.1客服主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2档案资料员负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物业管理中心钥匙保管的范围
4.1.1发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有委托要求或实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给物业管理中心工作带来额外事端的情况。
4.1.3未售出房屋。
4.2客服中心接管过来的钥匙由档案资料员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.4业主在特定情况下的钥匙管理
4.4.1业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主留钥匙登记表》的要求填写相关项目。
4.4.2管理员应特别向业主说明本物业管理中心不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主留钥匙登记表》的业主签名栏签名确认。
4.5托管钥匙的管理
4.5.1物业管理中心有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由物业管理中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、数量、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
4.5.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
4.5.3客服主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
4.5.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应征求业主同意后,要求损坏或丢失方重新换锁,保证房屋安全。并将处理结果记录在《业主留钥匙登记表》上形成备忘录,入业主档案袋中。
4.6所有与钥匙管理有关的记录应由客服中心归档、保存。
5.0相关记录
《业主留钥匙登记表》
《钥匙借用登记表》
6.0相关支持文件
《入住管理标准作业规程》
第12篇 承接物业钥匙管理规程
承接物业的钥匙管理规程
1目的
做好钥匙的分类管理,明确钥匙的保管与发放工作流程。
2适用范围
适用于分公司所承接物业的钥匙的分类、保管和发放的管理。
3职责
3.1管理中心负责对钥匙的分类、保管和发放管理。
4工作流程
4.1钥匙分类
4.1.1用户钥匙
4.1.2公用门窗钥匙
4.1.3设备房钥匙
4.2钥匙保管
4.2.1管理中心接管楼宇房屋钥匙后,安排专职人员管理钥匙:
4.2.1.1非工作需要任何人不得以私人名义借出;
4.2.1.2借出时必须严格办理登记手续。
4.2.2标识:
4.2.2.1将钥匙分类:先将钥匙按住户套房,公用门窗按楼层,设施设备房按设备分门别类,然后用钥匙扣或细绳分别放置在一起;
4.2.2.2将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明栋号-单元、楼层房号或设施设备房名称;
4.2.2.3用户的钥匙一般分为防盗铁门、单元防火门、室内门、电子对讲门和信报箱等五类钥匙,均应贴标签标识。
4.2.3制作用户钥匙挂放牌:
4.2.3.1一般采用5cm以上夹板制作钥匙挂放牌;
在夹板上划出若干相等的方格,在方格内标明栋号-单元、楼层房号,栋号用醒目的颜色(红色)笔直接标在每栋栋首,并将栋与栋之间也用不同于
4.2.3.2划方格的颜色笔划分开;
4.2.3.3每一方格代表一户,在每方格内钉一铁钉,将该户的钥匙挂在此方格内;
4.2.3.4挂放顺序按栋号-单元、楼层房号,要求一目了然。
4.2.4制作公用门窗、设施设备房钥匙牌:
4.2.4.1采用断面为三角形或l型的铝合金型材;
4.2.4.2将同类钥匙挂在同一铝牌上;
4.2.4.3制作钥匙挂入箱,将公用门窗、设备房钥匙分类挂放,在钥匙箱上相应贴上(写上)标识。
4.3钥匙发放
4.3.1用户钥匙发放:钥匙管理员验证用户的入住缴费发票后,由用户签领钥匙,并分类登记。
4.3.2公用门窗、设施设备房钥匙:
4.3.2.1设施设备房钥匙由技术部和事务部各保留一套钥匙;
4.3.2.2公用门窗、设施设备房钥匙未经管理中心主任或事务助理、技术助理同意,任何人不得私配钥匙;
4.3.2.3因工作需要时,应在钥匙借还登记表上登记,并在备注一栏中注明管理人员或××岗位。
5相关文件和质量记录表格
5.1《钥匙领(借)用登记表》
第13篇 钥匙管理工作规程
钥匙管理规程
1.0目的
有效的对钥匙进行规范管理
2.0适用范围
适用于本公司内部钥匙管理
3.0相关说明
4.0职责
4.1工程主任/主任:负责与施工单位钥匙移交的确认,并与住户中心做好移交手续。
4.2住户中心主任/主管:负责与工程部钥匙移交的确认,并对钥匙的保管进行定期检查.
4.3工程人员:负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。
4.4物业助理:负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认,并做好钥匙的标识与借用登记。
5.0内容
5.1移交钥匙
5.1.1分包单位施工完工后与工程部人员进行钥匙移交手续,工程人员需对分包单位移交的钥匙进行逐一核对,对移交钥匙的单位编号、数量及适用性进行确认。
5.1.2工程部“验收小组”组长/工程员在门锁验收工作完毕后,按《钥匙验收记录表》要求记录合格的单位编号和数量,并要求施工队交匙人签名确认,然后将钥匙联同对应表格移交给住户中心.
5.1.3物业助理根据《钥匙验收记录表》核对工程部“验收小组”交来的钥匙,当实际接收钥匙数目与《钥匙验收记录表》“数量”项相符时,应在“签收确认”项标“√”。否则,应将实际情况在“备注”栏注明。核对完毕,应在《钥匙验收记录表》签名确认。
5.2钥匙整理与保管
5.2.1物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中,并在钥匙柜贴上示签,加以注明。
5.2.2业主/住户委托保管钥匙时,物业助理应在《业主托存/移交钥匙登记表》和上作相应记录,并将钥匙按单位编号整齐有序地放置在钥匙柜中,业主/住户前来领取钥匙时,物业助理凭“__花园住户证”和“业主身份证”移交钥匙给业主。同时,应在《业主托存/移交钥匙登记表》中标注移交日期,请业主签名确认。并在《托存钥匙日期登记表》中取消该单位钥匙托存日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主或合法住户时,物业助理不得将钥匙转交。
5.2.3住户中心主任/主管应安排专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查,如发现标签、编号脱落或模糊不清时,应及时更新改进。
5.3钥匙借用与归还
当公司员工或其他施工单位因公事要求外借钥匙时,物业助理应检查借匙人的工作证,并由借匙人签名确认。
5.3.1花园管理区、工程部、绿化部、经营部、售楼部借匙情况分别按《___部门借钥匙登记表》要求填写日期、钥匙编号、数量、借匙人;
5.3.2对于其他施工单位借钥匙情况应由工程人员代借,并在《其他部门长期借钥匙登记表》中签字确认。
5.3.3对于未入住单位的业主的借匙情况应由售楼人员代借,并在《业主借匙看房登记表》中签字确认。
5.3.4办理钥匙退还手续时,物业助理应在核对钥匙楼量后,在对应的登记表中标注钥匙退还日期,并在“接收人”一栏签名确认,然后,按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。
5.3.5住户中心主任/主管应安排物业助理根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过一星期不还钥匙者,应填写《钥匙催还单》发送到借钥匙部门催还。
5.4钥匙的损坏或丢失
5.4.1当接到丢失或损坏钥匙报告时,物业助理应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过,并报告住户中心主任/主管。住户中心主任/主管与业主联系,征得业主同意后,采取补配钥匙或换锁措施,确保遗失钥匙单位的安全,住户服务中心将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》。
5.5所有与钥匙管理有关的记录就归档保存两年。
6.0 相关文件
文件编号文件名称
7.0质量记录
记录编号 记录表格
《钥匙验收记录表》
《业主托存/移交钥匙登记表》
《托存钥匙日期登记表》
&
nbsp;《___部门借钥匙登记表》
《其他部门长期借钥匙登记表》
《业主借匙看房登记表》
《钥匙催还单》
《钥匙管理备忘录》
8.0修改记录
第14篇 管理处钥匙委托管理作业规程
管理处钥匙委托管理标准作业规程
一、目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
二、适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
三、职责
1、服务处主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
2、服务处员工负责依照本程序实施托管钥匙的日常管理工作。
四、程序要点
1、管理处可以进行钥匙保管的范围
(1)开发商交楼后,业主未入住时由开发商托管的钥匙。
(2)特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,不至于给物业部工作带来额外事端的情况。
2、开发商托管的钥匙
(1)物业接管验收工作结束后,物业部可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。
(2)接管过来的钥匙由服务处员工清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
(3)钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业程序》
3、业主在特定情况下托管的钥匙
(1)业主委托保管钥匙时,服务处员工应按《业主托管钥匙委托书》(一式两联)要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。
(2)管理员就特别向业主说明本物业部不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主托管钥匙委托书》的业主签名栏签名确认。
(3)管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。
(4)管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内,并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4、托管钥匙的管理
(1)管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由服务处员工在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认。
(2)办理钥匙退还手续时,服务处员工应在核对钥匙数量后,在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
(3)服务处主管应安排服务处员工根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
(4)当接到丢失或损坏钥匙报告时,服务处员工应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过并报服务处主管;服务处主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,服务处员工将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。
(5)业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭《业主证》/领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期,请业主/领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,服务处员工不得将钥匙转交。
5、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。
五、记录
1、《业主托管钥匙委托书》
2、《业主托管钥匙登记表》
3、《借用钥匙登记表》
4、《钥匙管理备忘录》
第15篇 某商务中心钥匙管理规程
商务中心由于其自身的营运性质,其房锁、家具锁都有别于大厦其他场所,所以保管及配置都需多加谨慎。
商务中心的门锁分为四大类:万能钥匙、各出租办公室门锁钥匙、家具钥匙、公共大门钥匙。
(1)万能钥匙
拥有万能钥匙者:部门经理、客服主管、清洁工
因商务中心的服务之一,即为客户递送留言条、邮件、物品等,要求我们工作人员在其外出时,将上述物品送至其房间并适时帮其收取传真以电告之,诸如此类的秘书工作若要高效保密地进行,务必进入其房间,再就是每日清洁工作的需要,故万能钥匙由此而生。既然万能钥匙能开启商务中心::任何一间房间,它的重要性可见一斑。所以它的持有者必须具有高度责任感和道义感。按常规,只有商务中心的工作人员才可持有,并无条件规定一旦持有者丢失,其工作也将丢失。另外万能钥匙的数量要保持一个定数,任何人不能擅自多配,以保证它的严密性。
(2)出租办公室门锁钥匙
只能打开租户租赁房间的房门。只有当租户入驻后才可拥有。通常一间办公房只提供二把钥匙。若客户需多把,只能由我们配给,而不能自配,否则因自配钥匙而引起对我商务中心钥孔的任何损坏以及因此造成的一切后果将由此客户自负。此类门钥匙都按房号保存在商务中心服务台的钥匙箱中作为后备,客户执有的应是再配过的钥匙,每配一把钥匙都要额外收费。但客户退租时,仍要收回其所持有的全部的门钥匙。如客户遗失应按规定赔偿。
(3)家具钥匙
客户家具钥匙
按照一件家具一把钥匙的原则配给租户,如需多配,按照其房门钥匙的做法收其费用,待其退租全部收回。客户家具钥匙分为桌子钥匙、文件柜钥匙,所有家具的钥匙也有相应的备用钥匙。
商务中心工作室钥匙
按照一名工作人员一把工作台钥匙的做法归人保管,若本人离职时务必将其工作台钥匙交至接任者手中。
(4)公共大门钥匙
大门为电子密码门锁。每扇门各有一把钥匙,由专人保管--客服主管。
