记录管理工作11篇

第1篇 物业公司质量记录控制管理工作程序

物业公司质量记录控制管理程序

1.0目的

为证明项目质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据.

2.0适用范围

适用于质量管理体系及产品、项目所要求记录的控制。

3.0职责

办公室负责对公司各部门产生的质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置予以控制。

1.0过程识别

拟定目录--设计/选择--表式--标识--分发--运作--收集--分类整理--保管--移交/归档--处理

5.0 行为准则:

a)运作过程中记录应:及时准确、内容齐全、手续完备;

b)各种记录标识应具有唯一性;

c)按规定及时收集,保证其连续性、完整性;

d)保管应分类、编号并拟列目录/清单,便于检索;

e)保管和储存条件要适宜,保证干燥通风,有防护措施;

f)体系记录保存日期为三年,工程质量记录竣工移交长期保存.

6.0 程序要求:

6.1 记录的分类管理

6.1.1 体系运行记录包括:管理评审记录、内容审核记录、工程要求评审记录、供方评审记录、培训记录、工程施工及交付记录等,由工程科归口管理,有关责任部门分别管理.

6.1.2各种检验和验证记录、不合格项及纠正记录、管理部作业记录等,由各管理处分别收集、汇总、保管。

6.2 记录编目、编号

记录表式作为一种特殊文件,执行《文件控制程序》中编目标识规定;收集后由责任部门依次编号,确保唯一性.

6.3 记录填写

记录应在过程活动中及时、真实的形成,字迹清晰,不准涂改,保证易于识别,且内容齐全,各种审核手续齐备.

如因笔误需修改,应采用单杠划去,在其上/下方写出更改内容,由更改责任人签字或盖章.

6.4 记录的保管、储存和检索

各部门形成的记录,由本单位专人负责保管,分类存放.

保存环境条件应干燥通风,装袋/装盒.列出记录清单以利于检索,有必要时可设卷内目录.

各种记录需移交或归档保存的,应按公司要求定期移交主管部门或归档保存.存储时间较长(一年以上)的,存放记录处所必须干燥通风,有防潮、防霉、防鼠、防破损措施.

接着外来传真件,应先复印,复印件连同传真件一并存放.

6.5 记录保存期及处置

体系记录保存期为三年,需移交或存查的记录长期保存.

不需保存或到保存期的记录,应填写记录处理申请单,保管理者代表批准,由专人负责销毁(视不同情况可焚烧,粉碎或作纸厂原料等).

6.5 记录复印、借阅、修改

记录复印、借阅原则上当天送还,如外单位复印、借阅或超过一天难以送还的应进行借阅登记.无论借阅或复印需经管理者代表批准.

记录作为一种特殊文件,修改时应执行《文件控制程序》中有关规定.

7.0 相关文件

《文件控制程序》

《管理策划控制程序》

《改进管理程序》

8.0 记录

质量记录清单

文件发放回收记录

文件借阅、复印记录

文件销毁申请/记录处理申请单

第2篇 物业管理质量记录控制工作程序

物业管理质量记录控制程序

1.0目的

确保质量记录的完整、准确、清晰,为质量体系的有效运行和产品质量满足规定的要求并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正措施提供客观证据。

2.0范围

适用于物业管理公司所有与质量活动有关的质量记录控制。

3.0职责

3.1总办负责本程序的归口管理。

3.2各部门负责与该部门相关的质量记录的收集、归档、贮存及保管。

4.0工作程序流程图

责任人/支持文件

质量记录

总办

总办

质量记录一览表

相关部门

相关部门

总办

相关部门

总办过期记录处理登记表

质量体系文件更改申请表

5.0控制要求

5.1质量记录的标识和编目

5.1.1质量记录表格编码按《文件控制程序》的编码规定执行;

5.1.2公司所有质量记录空白表格由总办文件管理员统一管理,并编制质量记录清单。质量记录清单应包括下述内容:序号、质量记录名称、记录编号、保管部门、归档时限和保存期限。

5.2质量记录的填写

质量记录应填写清晰、正确、内容完整,填写人、审核人、批准人应履行签字手续。

5.3质量记录的收集、归档、贮存及保管

5.3.1质量记录由最终送达部门(即保管部门)定期收集,按质量记录清单上相关的内容要求进行归档、保管。

5.3.2各部门在接收质量记录时,应检查质量记录项目填写是否齐全、有无签名,确保所收集的质量记录有效。

5.3.3各部门应将质量记录保存在物业管理公司指定的文件柜中或其它适宜的地方,确保在保存期内不会丢失、损坏及变质。

5.3.4总办文件管理员将质量记录清单发给每个部门一份,并负责检查各部门对质量记录的归档管理是否符合规定的要求,确保质量记录按时归档,并方便存取和检索。

5.4质量记录的查阅、归档期限、保存期

5.4.1如因工作需要,需查阅存档的质量记录,应先填写《质量记录查阅审批单》,经主管领导批准,方可查阅。

5.4.2总办根据有关规定,确定每种质量记录的保存期限,并详细列入质量记录清单中。

5.5质量记录表格的增加和更改

5.5.1根据物业管理公司实际工作的需要和变化,可以增加新的质量记录表格,或对已不能满足要求的质量记录表格予以更改。由使用部门提出增加、更改申请,填写《文件更改申请表》,按《文件控制程序》中的有关规定实施更改。

5.5.2总办文件管理员在收到增加或更改的质量记录表格后,应更改质量记录清单中的相应内容,并与更改后的质量记录表格一起发给各部门文件管理员,同时收回作废的质量记录清单。

5.6质量记录的处理

对超过保存期限的质量记录,由各部门提出,并填写《过期质量记录处理登记表》,报物业总经理审批后,由相关部门销毁。

6.0相关文件

6.1 《文件控制程序》

7.0质量记录

7.1 质量记录清单

7.2 《过期质量记录处理登记表》

7.3 《文件更改申请表》

第3篇 工作记录管理标准作业工作程序

一、目的

规范各类工作记录的管理工作,确保工作记录的有效性。

二、适用范围

适用于物业部管理服务工作中各种规定记录的管理工作。

三、职责

1、公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。

2、各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。

四、程序要点

1、记录的作用

(1)证据的作用:为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。

(2)分析的作用:为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。

(3)追溯的作用:为追溯过程的实施和结果提供追溯。

2、记录的形式和来源

(1)公司形成记录的形式有,但不限于:

a、质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录;

b、凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。

(2)分供方提供的记录

3、记录形成的要求

(1)应使用规定的记录格式。

(2)应由规定的人填制。

(3)填写应及时、准确、完整、清晰。

(4)记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。

4、记录的标识

(1)记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业程序》的相关规定。

(2)具有追溯作用的记录应编录应编制记录的编号(no)。

5、记录的收集

(1)记录应按下列要求进行收集:

a、记录填写、编制部门收集;

b、记录接收部门收集;

c、记录归口管理部门收集。

(2)记录收集时间:

a、连续收集;

b、按月、季、年集中收集。

6、记录的编目

品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》,按受控文件下发各部门,作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删,表格的更改而更改,以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业程序》的相应规定。

7、记录的查阅

(1)记录应按规定的路线和时间进行传递,以发挥记录的使用价值。

(2)合格要求在商定期内的工作记录可提供给接收服务或管理的住户或其代表查阅,具体实施执行《质量体系文件和资料管理标准作业程序》的相应规定并予以记录。

8、记录归档

(1)下列性质的记录应予归档:

a、有关物业接管验收的记录;

b、有关委托物业管理合同的记录;

c、有关质量策划――计划的记录;

d、有关质量体系文件发放审批,更改审批的记录;

e、有关组织机构设置,调整和职责权限规定的记录;

f、有关重大安全责任事故的记录;

g、有关火灾、重大治安事件的记录;

h、有关管理评审内部质量审核的记录;

i、有关不合格评审、纠正、预防措施的记录;

j、有关工作检查、评比的记录;

k、有关员工绩效考评的记录;

l、有关工作状态、设备档案的记录;

m、其他有必要作为原始凭证的记录。

(2)记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件交档,详见《档案管理标准作业程序》。

(3)归档文件应妥善保存。

9、记录的贮存。记录的贮存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食,确保记录的完整性、可使用性。

10、记录的保管

(1)记录由形成人或形成部门负责保管。应予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人员负责保管。

(2)记录的保管人或部门,不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。

11、记录的处置

(1)保管和归档超期的记录按《档案管理标准作业程序》的相应规定进行位置。

(2)记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。

五、记录

《质量记录清单》

六、相关支持文件

1、《质量体系文件编码管理标准作业程序》

2、《质量体系文件和资料管理标准作业程序》

3、《档案管理标准作业程序》

第4篇 实验记录本管理员工作职责

1.以实验记录本扫描工作为主。

2.协助制定实验记录本相关管理制度。

3.协助对实验记录本进行检查、归档、整理等。

4.宣传实验记录本相关规定,及时更新相关信息。

第5篇 管理处工作记录控制工作程序

管理处工作记录控制程序

为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理,保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。

1.工作记录的定义

1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。

1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录,如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。

2.管理职责

2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。

2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。

3.现场工作记录的管理

3.1现场的工作记录应装在文件夹中,并在文件夹上标明该记录名称。

3.2现场工作记录应字迹清晰,无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查,并于每月初将上月的工作记录收集整理后,送至综合管理部文件管理员处存档。

4.已收集的工作记录的管理

4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。

4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性,防止过期表格的误用,并对已失效的表格即时进行作废处理。

4.3对已收集的工作记录,文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序,确保序号的连续性(有断号的需注明),并对已收集的工作记录,进行合理地编目、标识,以便于工作记录的查找和检索。

4.4结合管理处的实际情况,对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档,但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录,每年归档一次,于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的工作记录,每月或每季归档一次,于每月或每季15日前进行。

4.5如工作记录是传真件,应复印后保存复印件。如工作记录破损,应即时修补。

5.已归档工作记录的管理

综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放,并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正,一般每月进行一次,以确保准确性。

工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。

6.工作记录的借阅

工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天(隔夜外借)时,须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进,并及时收回归档。

7.工作记录的报废

文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。

闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。

8.工作记录的检查

综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查,每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。

三、工作记录一览表

序号文件名称保存时间

1合同登记表合同失效后1年

2借阅登记表至少2年

3文件资料存储清单至少2年

4文件处理表同该文件保存期

5公章证照登记表永久

6公章证照使用申请表至少1年

7物资申请报告至少3年

8物资申请单至少1年

9ci制作申请表至少1年

10消杀工作记录表至少3年

11洗手间定时清洁记录表至少1年

12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年

13安全管理员交接班记录表至少1年

14安全管理员巡查记录表至少1年

15安全管理员巡逻签到表至少1年

16装修现场监控记录表至少1年

17出入卡不存

18来访人员登记表至少1年

19物资搬运放行条至少3年

20管理处进出人员登记表至少1年

21装修申请表永久保存

22装修管理责任书永久保存

23装修施工人员登记表永久保存

24装修许可证永久保存

25装修违章通知书至少1年

26停车场车位租用协议书失效后保存1年

27停车场管理协议书失效后保存1年

28停车场车辆情况登记表至少2年

29驶出车辆异常情况记录表至少3年

30停车卡不存

31车辆进出凭证至少1月

32未收费车辆登记表至少1年

33拾遗物品登记表处理后保存1年

34监控中心交接班记录表至少1年

35值班记录表至少5年

36消防演习情况记录表至少2年

37消防设施清单永久保存

38公用设施保养维修记录表至少3年

39停水/电/气/试消防设施通知至少1年

40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年

41设备(工具)汇总表失效后保存1年

42设备(设施)检查记录表至少5年

43机电设备年度检修计划至少5年

44设备抢修(大修)记录表永久保存

45分承包方保养效果评估表至少3年

46电力运行记录表至少3年

47智能门禁系统检查表至少1年

48电缆绝缘测试记录表永久保存

49闭路监控系统维护保养记录表至少1年

50业主(住户)资料卡永久保存

51委托银行代收款协议书永久保存

52____房屋交付验收表永久保存

53物品领用登记表永久保存

54租户管理协议书永久保存

55工程遗留问题处理记录表至少5年

56求职表员工离职后1年

57转正审批表员工离职后1年

58面谈表员工离职后1年

59家庭服务

情况记录表至少5年

60代客购物登记表至少5年

61邮件签收登记表至少1年

62家庭服务协议书至少5年

63客户服务情况统计分析报告至少5年

64家庭服务回访记录表至少5年

65前期介入情况周记录表n01-no9至少2年

66入住须知永久保存

67夜间查岗计划安排表至少2年

68夜间查岗情况登记表至少2年

69钥匙配制申请表至少3年

70钥匙使用登记表至少3年

71钥匙清单至少3年

72商户管理协议书至少5年

73商铺消防管理责任书至少5年

74商铺从业人员情况登记表至少5年

75商铺设施检查记录表至少5年

76员工申诉表至少1年

77调动通知书员工离职后1年

78人员编制申请表至少2年

79交接清单至少2年

80房屋移交验收情况通报表至少5年

81房屋验收记录表永久保存

82职员(工)即时奖惩通知书至少2年

83普通员工考核评分汇总表(月)至少2年

84__年__季度职员(工)考核评分表员工离职后1年

85内务管理情况检查记录表至少1年

86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年

87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年

88员工过失通知书员工离职后1年

89员工警告通知书员工离职后1年

90员工奖励通知书员工离职后1年

91解除劳动合同审批表员工离职后1年

92解除劳动合同通知书员工离职后1年

93离职人员完善手续表员工离职后1年

94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年

95保洁工作检查记录表至少1年

96紧急集合情况记录表至少2年

97顾客投诉(建议)记录表永久保存

98紧急事件登记表永久保存

99紧急事件处理表永久保存

100物资领(借)用单至少2年

101仓库物资盘点表至少2年

102工作记录存储清单至少2年

103工作记录检查情况记录表至少2年

104工作记录报废申请表至少2年

105新员工试用情况反馈表员工离开后1年

106培训(会议)记录表至少1年

107岗位证书登记表失效后1年

108培训计划至少2年

109社区文化活动记录表至少2年

110管理报告至少5年

附工作记录表格:

1、《工作记录存储清单》

2、《工作记录检查记录表》

第6篇 物业精细化管理--维修讲解记录工作精细化

物业精细化管理--维修讲解及记录工作要精细化

一、维修程序

写字楼内一业主入驻不久,办公室里的小套间门锁不能开关了,于是给管理处打电话,要求赶快检查维修。维修人员立即赶到,熟练地将锁芯拆掉,换了新的安上。钥匙一开一试,门锁正常,故障排除了,于是给业主开了单据收取维修费用。不料业主坚决不付,认为维修人员未经检查测试,怎么就确认是这个锁芯的故障呢定然是写字楼内这种故障太多了,由此说明房地产开发公司选用的门锁以次充好,应该由房地产开发公司支付这笔费用。维修人员拿着管理处近期的维修记录,请业主查看,证明写字楼内出现此类故障并不像业主所说,业主这才解除疑虑交了维修费用。

精细化操作建议:

1、首先向业主讲明故障原因、维修方式和收费标准,经业主同意后再进行维修;

2、每次维修结束要做好工作记录,以便关键时刻能派上用场;

3、物业管理服务工作要讲究时效,如果事先将工作做细,则事后会规避诸多麻烦,同时也会取得客户的信赖和认可。

二、维修方式

某日一业主投诉所住单元楼道内的声控照明灯多处有不亮或长明现象,管理处随即通知了地产公司进行更换和修复。因施工人员紧张,四天以后才能修复。又因该小区二期工程未竣工,地产施工人员通过管理处的协调,同意尽快在两天后处理此事,管理处安排维修人员。两天内,对长明灯白天将电源断掉,天黑前再将电源连接上。

精细化操作建议:

1、暴露的照明灯电源在修复之前。其附近一定要有警示标识,必要时应有保护措施。以文字形式告知业主,严防有触电或漏电现象。

2、加强巡视检查次数,提高工作质量。

第7篇 记录和记录管理控制工作程序

1 目的

本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录,为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。

2 范围

适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。

3 职责

3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门,负责记录的管理和监督检查。

3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。

4 工作流程

4.1记录表格的设计与要求

4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致,接口清楚。

4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。必要时,在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。

4.13记录表格由记录产生部门负责人审批,多部门使用的由业务归口负责人审批。

4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。

4.2记录的填写、收集、整理

4.2.1记录必须用钢笔填写,做到内容真实、准确、完整、清晰,填写及时。表格中的所有项目必须按规定填写。

4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录,由记录产生部门指定人员收集、整理。

4.2.3记录一般为文字记录形式,也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。

4.3记录的贮存和保管

4.3.1记录由产生部门保存,填写人记录完毕定期交付保存者。

4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性,不得缺损和丢失。

4.4记录的查阅

外来人员查阅记录,须经管理者审批后方可进行。

4.5记录差错的修正和空格的要求

4.5.1当记录存在笔误和计算差错时,只允许划改(在差错处划一道横线),并在修正处加盖修改人员印章或签名。

4.5.2当有空格时,应在空白处划一道斜线“ / ”表示此处无内容。

4.6表格的修改,

4.6.1当表格不能满足要求时,记录产生部门应重新设计表格,并执行4.1条款。

4.6.2新表格到位后,表格发放部门应将作废的表格收回处理。

4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。

4.7记录的处理

记录超过保存期,由保管部门列出清单,填写《记录处理申请单》,由企管科批准后,处理如下:

4.7.1需留着参考的,在记录的首页上加盖“作废”印章,分开保存。

4.7.2其余记录由保管部门销毁,企管科监督执行。

第8篇 规范运行班组记录的管理工作

抓好班组管理，规范班组记录对一个企业的管理工作尤为重要。安全管理必须从班组管理抓起，只有规范班组人员的行为，规范班组记录，使班组管理日趋规范化、标准化、制度 化，才能更好地推动企业创一流、双文明达标工作顺利进行。现就如何规范变电所班组记录 的管理工作，笔者浅谈一下思路和方法。

1 问题提出

国家电力公司要求企业的班组做到规范化、标准化和现代化。这是企业创一流的必备条 件，也是当前电力企业第二次改革的需要。规范化和标准化是相辅相成的，只有达到规范化和标准化之后，才能促使现代化得以落实。要在班组记录上实现规范化、标准化，就必须制 订出一套规范化的现场记录格式。而现在大部分班组普遍存在以下几个问题。

1.1 述语不统一

我局所辖变电运行班组记录(特别是运行日志)中，对记录只作大体规定，至于如何详细 记录、具体格式、统一述语未作具体规定。运行日志述语五花八门。

1.2 内容不规范

诸如，在日常检修运行日志记录中，发现个别班组对当天出现的异常情况记录不规范、不全面。开关跳闸时，只记录该开关跳闸时间及何种保护动作，但该开关跳闸前运行工况以 及跳闸时出现何种现象等关键的情况在记录中被漏记，一定程度上给分析事故和处理事故造 成麻烦。对于小接地电流电网系统，发生10 kv、35 kv系统接地，在记录上只反映时间、接 地相，而接地时出现的相电压变化、消弧线圈动作情况以及本所有无接地现象等，在运行日 志上没有认真详细记录。

1.3 内容不充实

在变电所设备检修记录中普遍存在着 '就事论事”的记录，不能详细记录存在的缺陷，遗留的问题，结论如何等。在设备检修后， 出现了异常运行或检修单位出现重复性检修时，安监、生技部门分析责任时，这些问题往往 造成运行单位和检修单位之间的扯皮现象。

上述这些问题的存在，原因是多方面 的，但集中反映出一个突出的问题，就是现场运行记录有待于统一规范化。

2 记录规范化的特点

2.1 可操作性

运行班组的现场记录应根据设备现场情况、当天工作，以及异常运行情况和要求进行详细记录。因此每种记录应使用典型述语，符合一流企业标准，具有可操作性。

2.2 统一性

为了便于操作和执行，运行班组的每种现场记录都必须按统一格式、统一述语，进行详细记录，有严格的要求，而且按照时间顺序一一记载，既整洁又规范，具有统一性。

2.3 制约性

现场记录典型述语一经批准，运行班组应认真遵照执行，平时应加大考核力度，奖优罚 劣，使之各种记录日趋完善。

总之，现场记录是企业管理的基础，记录正确，不仅对分析设备健康状况提供了可靠依 据，也是企业现代化科学管理的必不可少的条件。 (石 峰 刘 壮 尹志刚)

第9篇 化工公司质量记录管理工作程序

化工公司质量记录管理程序

1.目的

对质量记录进行控制和管理,旨在提供产品质量或法律法规达到规定要求和质

量管理体系有效运行的证据。

2.适用范围

适用于本公司质量管理体系有关的所有质量记录的控制。

3.职责

iso办公室制定本程序,相关部门配合执行。

4.定义

4.1质量记录:是指本公司质量管理体系有关的证据,如某产品的检验记录等。

5.作业内容

5.1iso办公室负责建立'质量记录一览表',包括名称、保存期限、保存地点等。

5.2质量记录的表格格式版本的更改与作废按《文件管理程序》执行。

5.3质量记录要求字迹端正清楚、内容详尽真实、项目填写齐全、数据可靠,各部门负责人应对本部门的质量记录的真实性和完整性负责,且应指定专人负责本部门质量记录的定期收集、分类编目、归档保管和查阅处理以及保存等。

5.4质量记录保存时须注意防潮、防霉、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。

5.5因工作需要,非本部门人员查阅本部门质量记录时,需经部门主管批准。

5.6非本公司人员查阅本公司记录时,须管理者代表以上负责人批准方可。

5.7质量记录保存期满后,由各部门负责销毁,并做销毁记录在工作记录上。

6.附件

6.1附件一、质量记录一览表

7.参考文件

7.1文件管理程序

第10篇 地产公司工程建设部门工作日记记录管理规定

地产公司工程建设部门工作日记记录管理规定

第一条 工作日记的目的:

1、如实反映每日工作内容,确保事情的可追溯性;

2、整理工作思想,合理安排时间,以提高工作效率;

3、对工作中的得失进行总结,随时调整以减少失误。

第二条 工作日记的格式、内容、要求及原则:

1、第一项:记录日期,х年х月х日、星期х、天气情况、要求记录正确和真实;

2、第二项:按优先顺序列出当天需处理事宜(包括之前未完成事宜,作为当日计划);

计划拟订的原则:以权重排序,选取处理紧急且重要的事宜,其次处理紧急不重要的事宜,再次处理重要但不紧急的事宜,最后处理不紧急不重要的事宜。

3、第三项:记录领导安排的事宜。须写明何人、何时、何地所作地指示,是口头指示、电话指示还是书面指示,完成的要求等等。

4、第四项:事情摘要

须写明时间、地点、人物、处理结果,重要文件的去向(如合同、协议、签证是否存档等),对于未完成事宜的记录,已处理到哪一步骤,是否寻求领导及其他部门的支持,计划何时完成等等。

5、第五项:记录特殊事件(如居民投诉、重大质量、安全事故等),要求按照第4条;

6、每周四对本周工作进行小结并安排下周计划,16:30前发至各部门经理处;

7、每月工程建设部门计划协调会之前,部门经理须将本月工作总结和下月工作计划发至设计部曹友云处。

第三条 值班日记记录制度:

1、休息日及夜间值班日记由当班值班人员记录。

2、值班日记的目的、格式、内容、要求及原则同工作日记。

第四条 制度执行和检查

项目经理、工程管理部经理、分管副总每月将不定期抽查各人工作日记,对于执行情况将会在每月的绩效考核中予以体现。

第11篇 成本管理体系记录控制工作程序

成本管理体系记录控制程序

1、目的

记录是证实成本管理、成本水平和成本发生过程符合要求及成本管理体系有效运行的证据性文件,对记录进行控制是为了更有效地开展分析、采取纠正和预防措施以及为保持和改进成本管理体系有效性提供信息。

2、范围

本程序适用于本公司与成本管理体系的运行和成本水平、成本发生过程的控制有关的所有记录。

3、职责

3.1成本部是记录控制的归口管理部门,负责全公司成本记录的策划、建立以及对各部门和单位记录的检查、监督和指导的管理与控制。

3.2各部门和单位负责本部门和本单位记录的管理与控制。

3.3实施记录的有关人员应按规定填写记录,并对记录的真实性、准确性、及时性、充分性负责。

4、工作程序

4.1记录一般分为:

a)与成本管理体系运行有关的记录;

b)与成本水平和成本发生过程控制有关的记录。

4.2记录表格的设计

4.2.1成本部应组织有关部门和单位对本公司成本管理体系运行和成本水平以及成本发生过程的控制都需要建立哪些记录进行识别和策划,并提出《记录表格清单》。

4.2.2成本部负责制定《记录表格设计规范》以确保全公司所有记录表格的统一性和规范性。

4.2.3各部门和单位应依据《记录表格清单》,结合本部门或本单位、本专业和成本管理活动实际的情况,按照《记录表格设计规范》,自行设计记录表格。表格设计完成后,其表格的形式及内容应报成本部进行审查,经审查通过后,成本部应形成全公司的《记录表格样册》,各部门和单位应按样册规定的表式制备记录表格。

4.2.4记录表格的修改应执行4.2.3条规定,并调整《记录表格样册》,作废的记录表格应全部收回。

4.3记录的标识

4.3.1记录应有唯一性的准确标识,以保持可追溯性。各部门和单位应按以下编号规则正确实施记录的编号:

例:《文件发放登记表》的编号为:××3.4.2-01其中:××――××机械制造有限公司;3.4.2――cca2102:2005成本管理体系标准条款号;01――第1号记录表。

4.3.2记录的名称应准确概括其活动内容,不得重名,各部门和单位在策划和设计表格时应予以注意。

4.4记录的填写

4.4.1各部门和单位实施记录的人员应认真填写记录,确保理解记录表格中所要求的填写内容,字迹应清晰可辨,所记录的活动应真实、数据准确、记录完整、全面、充分、记录的传递、送达和收取应做到及时。

4.4.2记录的填写不得涂抹、省略。

4.4.3记录不许修改,但可勘误。

4.5记录的贮存

4.5.1记录的贮存应有适宜的贮存条件,做到专柜存放,专人管理,并建立《记录保管台帐》。

4.5.2记录的贮存应有防潮、防盗、防火、防霉烂、防虫蛀等措施。

4.6记录的检索

4.6.1对归档保存或以其他方式保存的记录应进行编目和分类,便于检索,查阅时应易查找,借阅时应办理借阅手续。

4.6.2当公司外部组织(包括:政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等)要求提供记录时,应在商定的期限内按时向其代表提供所要查阅的记录。

4.7记录的保护

各部门和单位应保护好记录,妥善保管,确保不丢失、损坏和变质。

4.8记录的保存限期

4.8.1上级有规定或有要求的按上级规定或要求的保存期限执行。

4.8.2供方的评价记录应保存到与其终止合同为止。

4.8.3成本管理体系运行的记录一般保存3-5年。

4.8.4与会计有关的记录按会计制度执行。

4.8.5记录具体的保存限期应由成本部根据本公司产品特点、法规要求及合同要求另行规定。

4.9记录处置

成本部对已超过保存期限或已作废的记录,应及时收回并销毁。销毁时应办理审批手续,做好记录,按规定的方式和程序进行销毁,并注意防止保密内容的泄露。

4.10国家及行业规定的记录表格,应按其有关规定执行。

5、相关/支持性文件

5.1《记录表格设计规范》

6、记录

6.1《记录保管台帐》

6.2《记录表格清单》

6.3《记录借阅登记表》

6.4《记录表格的建立和修改审批表》