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第1篇 物业停车场管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:停车场管理办法
1.目的
为了确保客户车辆停放的安全,保证车场内车辆停放整齐有序。
2.范围
适用于各管理处对车辆的有效管理。
3.定义
无
4. 职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责安全管理工作的全面指导、检查、督促和考核
安全主管(办)负责安全管理工作的具体组织、落实、建议和培训
安全班长负责车场管理的具体实施及监督指导
安全员负责引导机动车辆停放、存放、检查和进出登记
5、方法及过程控制
5.1车场管理
5.1.1小区内停车场属小区内客户专用停车场,外来车辆进入时,出入口安全员要填写《车辆出入登记表》和《 来访人员情况登记表》后方可以放行。
5.1.2车辆行进小区入口岗时,安全员应示意来车减速或停车,并迅速发放机动车辆出入卡。
5.1.3当车主接过机动车辆出入卡后,示意车辆驶入停车场或小区。核对车辆相关资料后填写《车辆出入登记表》后放行。
5.1.4安全员要对进入小区车辆进行车辆外观检查,如有划伤等,应及时知会车主,并在《车辆受损记录表》上记录。
5.1.5对于进入小区停车场的车辆,停车场安全员应引导车辆停放在停车位上,不得堵塞消防、进出通道以及固定停车位。若出现异常情况,安全员应立即通知上级领导进行处理。
5.1.6对要收取临时车位费的车辆须按停车场收费标准进行收费并向车主提供相应的停车发票,严禁收费不给发票的行为,一经查出,一律按贪污票款处理。
5.1.7对收取的停车费,每天由班长上缴管理处出纳,必须作到票款相符。
5.1.8安全部负责人每月应与管理处ic卡发放负责人核对一次车辆磁卡发放情况和停车费的账目。
5.1.9车场内车辆发生交通事故,如有伤者,安全员应立即救护并保护现场,并报告有关执法部门进行处理。
5.1.10车场内车辆若发生故障,不影响车场正常使用的小型维修,可在车场内进行,维修完毕后应清理周围卫生,其它维修禁止在车场内进行。
5.1.11进入小区的车辆由出入口岗或车场岗对车辆的外观进行察看有无明显缺陷(牌照、挡风玻璃、反光镜)等,若有缺陷须在《车辆受损记录表》中做好记录,对受损部位拍照存档,并通知车主确认。车辆如出现漏、滴油情况,安全员应立即通知管理处前台或监控中心,由其通知车主进行检查并处理,若通知不到车主须通知安全主管处理,并安排保洁员进行清理。
5.1.12严禁任何车辆在停车场内进行试刹车或练习驾驶的行为。
5.1.13因车主直接原因造成车场内公共设施、设备损坏时要立即上报设施、设备主管以上人员到场处理,根据损坏情况与车主明确责任,赔偿损失。
5.1.14发现无关人员或可疑人员进入车场要及时密切关注,若有紧急情况按《突发事件处理办法》进行处理。
5.1.15因安全员直接原因造成车场内车辆损伤或丢失,追究安全员责任。
5.1.16安全员走近距车辆驾驶室窗口适当距离时,礼貌地向车主收回机动车辆出入卡,快速核对车牌号、进入时间和值班人员的签字(在人、车、证核对正常情况下,应尽可能减少车辆在岗位处的停滞时间),然后再填写《车辆出入记录表》。
5.1.17车辆在晚24:00至凌晨5:30、雷雨天晚23:00至凌晨6:00驶出小区,安全员必须对驾车人的有效证件进行核对并如实填写《车辆出入登记表》,方可放行。
5.1.18对回收的机动车辆出入卡应妥善保管,防止风吹、雨淋、遗失。每日由当值班长负责对《车辆出入登记表》进行整理,每月上交到管理处指定的资料室进行存档,并对《车辆出入登记表》进行抽查核实,过了公司规定存档期,再进行统一销毁。
5.1.19对进出车辆必须检查一辆放行一辆,严禁在未办理手续将道闸打开,以免给不法分子可乘之机或导致冲岗行为发生。
5.1.20在车流量高峰期应增加岗位人员,加快车辆流通速度,防止大量车辆滞留,有条件的管理处应尽可能考虑进出口分流,并做好相关提示。
5.2摩托车及非机动车辆管理
5.2.1在管理区域内划定区域或指定地点存放摩托车及非机动车,并在入口处设立标识禁止无牌摩托车进入管理区域。
5.2.2要求进入管理区域的摩托车及非机动车必须按指定位置存放,不得占用机动车的停车位,并在车辆集中停放部位设置防盗提示。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-02-f1《车辆出入记录表》
tjzzwy7.5.1-a01-02-f2《车辆受损记录》
第2篇 监理文件资料管理办法
1 范围
本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。
2 引用文件和术语
q/04-206.305-2006 工程档案管理规定
3 职责
3.1 总监理工程师
3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。
3.1.2 明确监理信息流程。
3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。
3.2 专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3 信息管理员
根据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
4 控制程序
4.1 明确监理信息流程
根据工程特点,结合监理现场实际情况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。
4.2 建立监理信息编码规定
工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放
在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。
4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括:
a) 监理合同;
b) 监理规划、监理细则;
c) 监理指令;
d) 监理工作日志;
e) 监理周(月)报;
f) 会议纪要;
g) 审核签认文件;
h) 工程质量认证文件;
i) 危险源、环境因素调查资料;
j) 工程款支付证明;
k) 工程验收记录;
l) 质量事故调查及处理报告;
m) 各种监理内部台账;
n) 工程施工文件资料;
o) 工程收函;
p) 勘察、设计文件;
q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;
r) 顾客提供的(包括设计图纸)资料等;
s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。
4.3.3 工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放,并建立目录。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。
4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议,由工程监理项目部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。
4.6 对于顾客提供的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。
4.7 对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。
第3篇 物业消防管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:消防管理办法
1.目的
为提高安全消防意识,加强物业管理区域的消防管理,保障顾客及公司生命财产安全。
2.范围
适用于公司消防安全管理工作。
3.定义
无
4.职责
部门/岗位 工作职责
总经理公司消防安全第一责任人。
品质管理部协助总经理落实和监督公司各部门的消防工作,督促完善消防安全责任制度。
管理处经理管理处消防安全第一责任人,负责管理区域防火工作的全面监督检查
安全部负责人开展安全消防教育、防火检查,消除火灾隐患。组织制定灭火和应急疏散预案,并实施演练,落实和监督本管理处消防工作,完善防火安全责任制度。
安全员具体负责组织消防工作的具体实施,定期巡查,保障疏散通道、安全出口、消防车通道畅通;保障公共消防设施、器材以及消防安全标志完好有效。
5.方法及过程控制
5.1 总则
5.1.1 消防工作贯彻'预防为主,防消结合'的方针。
5.1.2消防工作在所管辖区的消防管理机关的监督、指导下,执行落实有关消防法规。
5.1.3 公司任何职员都有维护消防安全、保护消防设施、预防火灾、报告火警、参与灭火工作的义务。
5.2 消防管理
5.2.1公司各管理处制定管理区域灭火方案、义务消防队架构图,并悬挂于消防控制中心,落实各项防火安全措施,保障辖区防火安全;
5.2.2消防设施和器材的配置
5.2.2.1安全部应在所管辖范围内建立《灭火器台帐》、《消防设施及器材分布一览表》。
5.2.2.2管理处配电室、发电机房、电梯机房、控制中心、计算机房等重要设备房、办公室、图书室、员工食堂、宿舍、车库、仓库、固定岗亭等重要部位应当按规定配置相应的灭火器材。
5.2.2.3管理处所管辖区域内的商铺、租户公司办公等经营性、娱乐性场所应当配置相应的灭火器材。
5.2.2.4高层大厦每层必须配置不少于两个2kg级以上的轻便灭火器,多层小区每个苑内均应设置灭火器放置点。
5.2.2.5管辖区域内装修施工户聘用的装修施工单位应达到防火资质要求,施工作业现场应配置相应的灭火器材。
5.2.3设置消防安全标志、消防疏散示意图
5.2.3.1小区(大厦)须有首层消防设施平面图,并悬挂于控制中心,图中应标注灭火器、消防栓、水泵接合器等消防设施图标并与实际情况相符。
5.2.3.2高层楼宇每层明显位置必须设消防疏散示意图,各楼层安全出口畅通,安全疏散指示标识应统一、清晰、明确。
5.2.3.3管理处应根据管理处需求制定灭火作战示意图,并悬挂于消防控制中心。
5.2.4消防检查与预防
5.2.4.1管理处每月组织人员至少进行一次防火检查,对消防设施、器材等设备进行管理和维护,并填写《消防设施及器材检查表》及时消除火险隐患,将检查结果上报管理处经理。
5.2.4.2定期检查煤气管道、仪表、阀门、和法兰接头等应符合安全使用要求,具备使用管道液化石油气条件的高层建筑,严禁使用瓶装液化燃气。
5.2.4.3管理处应保存有小区(大厦)的地下煤气管网图,小区内挖掘地面必须经部门经理确认方可动工。
5.2.4.4 禁止在具有火灾、爆炸危险隐患的物业场所使用明火,因特殊情况需要使用明火作业的,应当按照规定提前办理审批手续,并采取相应的消防安全防护措施。
5.2.4.5 施工作业使用电、气焊等具有火灾危险的人员需持有政府有关部门颁发的《特种作业人员上岗证》。
5.2.4.6 管理区域内进行室内装修户,在需要增设电气线路或进行动火作业时,必须符合安全要求,施工人员做好安全措施,严禁乱挂、乱接临时电线等。
5.2.4.7在防火范围内,办公和商场装修面积在50平方米以下的,由管理处经理负责审批。超过50平方米的由消防机关审核。
5.2.4.8 举办各类集体活动,具有火灾危害的,管理处应落实消防安全措施并至少提前1周上报相关政府部门。
5.2.4.9 禁止采用不符合国家标准或者行业标准的消防设施和器材,定期对消防器材设施进行检测,以确保正常有效状态。
5.2.4.10严格遵守明火、用电作业规定,易燃易爆、剧毒等危险品严禁进入管辖区,具体参照《危险品管理办法》执行。
5.2.5 消防器材器材维护及检查
5.2.5.1灭火器材需每月检查、清洁,并在《消防设施及检查记录表》中予以记录。要求压力表指针保持在绿色安全压力范围内,摆放整齐,标签、铅封完好无损,核对使用说明及有效期限,按要求进行压力测试和充装。灭火器应挂置或装入灭火器箱,须编制分布清单,列明品名、规格、数量、分布位置及有效期,并对灭火器统一编号。部门消防水带投入使用五年以后,需要做水压试验,按分布位置均匀抽查1%,一般保证在5-20条之间,若其中有一条不合格,需要再次抽查同样数量的水带进行试验,试验压力为5kg/cm2,试验时间为60秒,以后每二年进行一次。
4.2.5.2防火服、消防工具、防火面具是大厦发生火灾或消防演习时为消防灭火专用,任何人不得挪做他用,必须按指定位置摆放,表面要保持清洁、整齐,标识清晰,油漆完好。
5.3 消防演习
5.3.1消防培训
5.3.1.1定期对管理处职员工进行消防知识培训,义务消防队员必须熟知火场避险'三会'即:会报警(119)、会使用简易灭火器材,扑灭初期火灾、会组织疏散撤离。
5.3.1.2 每位员工应熟悉自己的岗位的环境、设备及物品情况,熟悉安全出口等疏散通道的位置和消防器材设施的具体分布情况。
5.3.1.3每半年各管理处对管理处在职职员工进行一次消防知识考核,积极协助消防工作机关对消防工作的检查和指导,每半年对小区(大厦)客户至少进行一次消防知识的宣传、普及。
5.3.2消防紧急集合
5.3.2.1消防紧急集合每季度至少进行一次,以安全部人员为主。
5.3.2.2管理处紧急集合的指定地点及所需时间依据《突发事件处理办法》的相关要求执行。
5.3.2.3准确记录义务消防队员在接到紧急集合命令后赶至指定地点的时间及携带灭火装备情况,并在《紧急集合情况记录表》中予以记
录。
5.3.2.4紧急集合中不能达到要求的人员,由部门主管负责制定整改措施,由部门经理决定处理意见。
5.3.3消防演习
5.3.3.1每半年各管理管理处至少组织一次消防实战演习,演习必须使用灭火器、消防水带等。
5.3.3.2安全部负责人演习前一周制定演习方案经部门经理审批后,报品质部备案。
5.3.3.3演习后应有相应的图片记录,并对演习情况进行总结,记录在《 演习计划及情况登记表》上。
6.支持性相关文件
tjzzwy7.5.1-a01-08《危险品管理办法》
tjzzwy8.2.3-a01-01《突发事件处理办法》
tjzzwy7.5.1-a01-05 《消防灭火操作办法》
7.质量记录和表格
tjzzwy7.5.1-a01-04-f1 《灭火器台帐》
tjzzwy7.5.1-a01-04-f2 《消防设施及器材分布一览表》
tjzzwy7.5.1-a01-04-f3《消防设施及器材检查表》
第4篇 万科地产项目文件管理办法
vk地产项目文件管理办法
1.项目经理部文件按照下列分类方式进行存档整理:
第一册:公司管理规范
工程管理规范一套
工程管理指导书
第二册:施工合同
第三册:物资合同
第四册:公司来文
第五册:政府来文
第六册:施工单位来文
第七册:监理公司来文
监理合同
监理人员登记表及资格证书
监理规划
监理细则
监理例会纪要
监理月报及审核意见
其他来文
第八册:施工组织设计
施工方案
第九册:设计变更
建筑设计变更及图纸会审纪要
结构设计变更
水电设计变更
第十册:工程签证
第十一册:限价单/零星工程
第十二册:计划管理
项目发展计划(营销部门编制)
总进度控制计划及评审记录
施工图纸交付计划
分判商进场计划
样板确认计划
甲供材料进场计划
资金使用计划
总进度计划(施工单位)
月计划(施工单位)
周计划(施工单位)
第十三册:工程质量记录
第十四册:材料设备管理
样板登记一览表
收(调)料单
设备调试验收记录
第十五册:交工前楼宇检查记录
第十六册:项目经理部发文
报公司文件
发公司有关部门协办单
发总包、分包、监理
报政府文件
其他发文
第十七册:进度款支付
工程进度款审批单
物资进度款审批单
扣款通知单
奖/罚款通知单
第十八册:会议纪要
公司每月工程例会纪要
公司现场工作协调会纪要
甲方召集专题会议纪要
项目经理部内部会议纪要
第十九册:工程交工资料(甲方)
甲方交工资料目录(档案馆编制)
各种甲方交工资料
如:开竣工报告
中间验收资料
工程报建资料
第二十册:验收报告
材料进场验收报告
工程验收报告(不需政府参与的验收)
履约评定表
2.项目经理部收文严格按照公司的有关规定执行,项目秘书收文后转交项目经理助理,由经理助理判断执行及传阅人员,传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档;
3.项目经理部发文需按照发文格式拟稿,由项目秘书统一编号并存档。
4.项目经理部印章由项目秘书统一管理,使用印章必须登记。印章形式见《项目经理部印章》
第5篇 物业ic卡管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:ic卡管理办法
1.目的
规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范围
适用各管理处ic卡的工作管理
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查
管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作
安全部负责核对顾客的ic卡使用情况
5.方法及过程控制
5.1.ic卡的发放控制
5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 ic卡的登记发放
5.2.1业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》进行登记。
5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。
5.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。
5.3 ic卡的挂失、解挂
5.3.1持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
5.4 ic卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。
5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.5 ic卡的注销
5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。
5.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.6 ic卡的授权期限规定
业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;车辆ic卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
5.7工作人员ic卡的回收
工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic 卡发放/异常情况登记表》。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡发放/异常情况登记表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《机动车ic卡办理通知单》
第6篇 t公司文件管理办法
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。
1、文件的发放:
(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。
(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。
(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改:
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3、文件的换页:
(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。
4、文件的回收、作废:
(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时,必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。
5、其它规定:
(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。
(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。
6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。
7、本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。
第7篇 健升房地产资料文件管理办法
1.人员安排
指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。
2.文件收发基本要求
a、建立收发文登记簿,收发文时填写'文件日期'、'文件编号'、'文件内容'、'收发文单位'。
b、发文必须及时准确,并要求收文人签收。
c、发出文件必须留底,分类存档。
d、收到文件后,要做好登记,并及时转发有关人员。需要传阅的,采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法,并要求阅后签名。
e、所有收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。
3.资料文件保管要求
做到资料齐全,便于查询。
a、文件的分类:
资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:
⑴公司内部:
①公司文件;
②地产部内部文件;
③公司各部门往来文件;
⑵往来文件:
①与物业公司往来文件;
②与业主或客户往来文件;
③其他往来文件。
⑶楼宇资料:
①基础数据文件;
②有关设计文件;
③报建批文文件;
④销售有关文件;
⑤市场调查文件;
⑥其他文件。
b、根据以上分类标准将文件分门别类,随时编制目录。
c、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,进行妥善保管。
4.资料查询
a、非本部门人员要查阅有关资料,必须获得本部门经理许可后方可查阅。
b、查阅人仅限查阅许可的资料。
c、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。
d、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。
第8篇 建筑工程质量安全文件管理办法
建筑工程质量、安全文件管理办法
工程文件包括施工合同;施工图纸;甲方、乙方、监理公司、设计方来往文件;工程使用材料质量证明;施工过程中的各种质量、安全检验记录;施工中执行的相关的国家规范、标准、技术规程;上级主管部门的规定和指令;公司质量体系文件等,这些文件是工程施工重要依据和质量情况的真实反映。
项目部指定经培训合格的专职工程文件管理员(资料员、安全员),及时收集、记录、归类、登记发放、归档。
一、资料员对项目部使用的相关的国家规范、标准、技术规程,上级主管部门的规定、指令和公司质量体系文件进行统一管理和保管,执行使(借)用审批程序。
二、图纸:在施工前应把所的修改变更在图纸上进行标明或更换新改的施工图,图纸使用人员在施工图纸出现因使用、保管不当造成模糊的,必须及时向资料员申请更新。
三、施工前的各种技术、安全交底,经各班组签字确认后,由资料收集归档。
四、甲方、乙方、监理公司、设计公司来往文件,资料员经确认后,及时转送到相关的管理人员手中,并做好文件发放登记。
五、采购资料:每批材料进场,资料员必须向厂家索取该产品的质量证明书。向监理公司申报,办理准许使用手续。质检员对进行材料进行取样送检,检验结果交由资料员保管。
六、施工过程中的各种检查记录,质检员严格按gbj301―98《建筑工程质量检验评定标准》如实对质量情况进行记录,并交监理公司确认后,由资料员归档。
七、施工过程中安全监督部门、公司及项目部的各种安全检查记录,应归时归档,并对存在问题的纠正和预防措施的处理进行归档。安全员严格按jgj59―99《建筑施工安全检查标准》定期对施工过程中的安全情况进行评定,并记录归档。
八、工程满足竣工要求时,由项目经理组织公司、项目部有关人员按gb50300―2001《建筑工程施工质量验收统一标准》对工程进行最终评定,资料员对需归档的质量、安全文件进行整理,整理后送业主、质监站、监理公司核查。保证验收前所有工程归档资料符合归案要求,配合竣工验收工作。
第9篇 某有限公司文件管理办法
第一章总则
第一条为加强公司文件的管理工作，建立和完善公司文件体系，使文件的起草、审核、发布工作程序化，执行管理规范化，督促检查常态化，实现文件管理的闭环运转，从而不断优化管理流程，提高工作效率，促进依法治企，结合公司经营管理实际，特制定本办法。
第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求，明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。
第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定，结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件，文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。
第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法，确保文件管理工作顺利有效开展。
第二章职责与分类
第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门，主要负责公司文件管理办法的制订与完善，建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布，开展文件管理调研，定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。
第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定，按要求上报年度文件建设计划，及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导，确保业务管理文件健全规范，流程清晰顺畅，并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。
第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作，及时将文件传达给本单位员工，并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门，配合做好文件建设与管理工作。同时，应结合本单位实际，建立内部文件管理体系，定期对内部文件进行梳理，在此基础上，提出文件建设计划，制定相关操作规章或细则。
第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类（包括机构岗位职责、干部人事管理）、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。
第三章文件建设计划的制订
第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施，必要时可以更长，但不得超过3年。
第十一条各部门根据公司实际，结合职责管理范围和已有文件执行情况，每年年底前将下一年度的文件建设计划（建议）交文件管理部门。各基层也应根据实际，明确本单位文件建设计划，并交公司文件管理部门备案。
第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设（计划）建议，结合文件执行与管理实际需要，拟订出公司年度文件建设计划，提交办公会议讨论后实施，并列入各部门考核目标。
第十三条文件建设计划包括以下内容：
（一）文件名称；
（二）起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位；
（三）制定文件的目的、依据；
（四）文件的主要内容；
（五）文件制订或修订的进度安排。
第四章文件的起草
第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的，由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。
第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行，起草部门应对其起草项目进行深入调查研究，掌握国家有关法律、政策及公司现状，并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。
第十六条文件草案应包括以下主要内容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的适用范围；
（三）各相关部门应履行的职责；
（四）文件的具体规范或操作程序；
（五）负责文件解释的部门；
（六）实施生效日期；
（七）其他事项。
第十七条文件应符合文件制定的技术要求，内容合法，结构严谨，文字简明，标点符号正确。文件一般用条文表达，每条可分为项、目、款，款不编序号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以根据条款涉及内容分章、节，并按条表述。各类文件编号规定如下：
质量手册编号为gh/zl--□□□
程序性文件为gh/_c--□□□
管理性文件为gh/gl--□□□
作业指导书文件为gh/zy--□□□
外来文件编号为wl--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。
第十八条文件中职责划分应该明确，尽可能减少职能交叉。为便于操作，新订或修订文件时应尽可能附操作流程图，操作流程应清晰易懂。
第十九条文件在起草过程中，应当广泛听取有关领导和部门的意见，对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时，要进行协商完善。文件草案意见征询，一般由文件起草部门负责落实。
第五章文件的审核与发布
第二十条文件在意见征询完善后，应送文件管理部门审核，必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证，对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括：
（一）是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见；
（二）是否与现行的文件协调、衔接；有无冲突、重复；
（三）文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企业实际和体现权责利对等原则；
（五）逻辑是否严密，流程是否顺畅，是否具备可操作性；
（六）其他要审核事项。
第二十二条为提高文件的严肃性，根据有关法规、制度的要求，以及公司职责分工的规定，各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。
第二十三条经签发的文件，应注明生效时间，以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间，并建立发放与回收记录。
第六章文件的执行督查与评估
第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。
第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督，及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。
第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查，并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。
第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况，在全面征询各有关单位意见基础上完成，并形成评估报告后提交公司领导班子。
第七章文件的修订与废止
第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出，对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的，文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。
第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化，该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行，并由各相关业务部门负责落实。
第三十一条现行文件被新的文件所取代时，应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件，文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。
第八章文件的汇编
第三十二条本着统一、精简、节约的原则，公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际，对本单位具体操作文件进行梳理汇编。
第三十三条文件汇编一般按一年一小编，五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度，对上年度公布实施文件进行统一分类汇编，印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理，重新分类汇编下发。
第10篇 交工技术文件管理办法
1范围
本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。
本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。
2总则
为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系,特制定本标准。
3 规范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技术资料标准》
炼油化工建设项目(工程)交工技术文件
《建筑安装工程质量检验评定标准》
《工业安装工程质量检验评定标准》
4术语和定义
本标准采用了下列术语:
4.1交工技术文件
交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成,移交给建设单位的技术文件。
4.2项目工程:指在一个总体设计或初步设计范围内,由一个或若干个互相有内在联系的单项工程所组成的建设项目。
4.3单项工程:是建设项目的组成部分,具有独立设计文件,建成后能够发挥生产能力或效益的生产装置(车间)或独立工程,也可称为“装置”。
4.4单位工程:指单项工程中,具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中,“单位工程”与“单元名称”相对应;在化工项目中与“工号”相对应。
4.5中间交接
中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成,并经管道系统和设备的内部处理,电气和仪表调试及单机试车合格后,与建设单位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后,施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。
5管理内容与要求
5.1 交工技术文件的管理流程(见附图)
5.2 交工技术文件的策划
5.2.1 明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时,应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。
5.2.2划分工程项目的单位工程,规定施工单位,统一编号。该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上,以文件形式下发给施工单位及有关部门,在工程开工后两个月以内完成。
5.2.3 下达立卷分册的要求。 根据单位工程的划分,在征得建设单位同意的基础上,项目部负责立卷分册,正式打印下发。
5.2.4 确定交工技术文件模式。根据合同规定,项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准,以文件形式下发。
5.3 工程技术文件的形成和同步积累
5.3.1 施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人,对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。
5.3.2 项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员,对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。
5.3.3 项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者,对交工技术文件工作负全责。
5.3.4 施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员,他们按照各自的要求分别实施和签证,完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证,在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。
5.3.5 设计变更和技术签证(技术联系单)由资料员领回建帐,发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行,同时收集作为交工技术文件。
5.3.6 材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理,在材料进入施工现场的同时,向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件,合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本,供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门,复印件交工,但复印件要标明原件在何处,并加盖经手人印章和抄件专用章。
5.3.7 设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供,合格证原件放入交工技术文件正本。
5.3.8 交工技术文件随着工程进度逐步形成,资料必须与工程同步,各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。
5.3.9 分部分项工程质量检验评定完成后,由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后,由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。
5.3.10 竣工图由项目部组织编制,必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”,同时填写竣工图编制记录。
5.4 交工技术文件的整理
5.4.1 项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作,凡属交工技术文件范畴的各种资料,均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。
5.4.2 为使技术文件管理清晰,防止混乱和遗漏,各项技术文件都要分门别类整理保管,每类宜分别填写文件目录,每加入一份,随时将其名称填在目录中。
5.4.3 交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。
5.5 质量经理
5.5.1 项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作,对交工技术文件的质量负责。
5.5.2 交工技术文件的最终审查,在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后,由项目经理统一组织终审。
5.6 交工技术文件的送审和交接签证
5.6.1 交工技术文件经终审后,由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。
5.6.2 予审提出的问题由项目部整改,整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。
5.6.3 交工技术文件审查通过后,按规定进行正式装订。
5.6.4 装订结束后,项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。
5.7 对于外包工程,根据“谁分包,谁负责”的原则,由发包的单位全权负责交工技术文件工作。
5.8 交工技术文件的归档
项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后,项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。
6 本标准产生的质量记录
a. 交工技术文件;
b. 存查资料;
c. 交工技术文件立卷分册目录;
c. 竣工图编制记录;
d. 交工技术文件最终审查签证表;
e. 科技档案移交清册。
7 附录
a. 交工技术文件立卷分册目录;
b. 竣工图编制记录;
c. 交工技术文件最终审查签证表;
第11篇 物业招投标管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:招投标管理办法
1.目的
规范服务及工程项目招投标工作。
2.范围
适用于公司内所有合同金额在$2万元-$5万元之间的物业招标工作,本办法管理范围包括:新建土建项目、新购置设备项目、技术改造与更新项目、房屋维修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、综合维修工程)、装修项目、维保工程(电梯、有线电视、安防系统、车闸、清洁、绿化、消杀等)、工服制作、新增服务项目等。超出权限规定及由管理处自行完成的工作不在本招投标管理办法范围内。
3.职责
部门/岗位地产出资职责物业出资职责
品质管理部受委托项目的招投标工作的协调配合组织2万元以上5万元以下招投标工作
财务管理部
标底的测算、费用审算工作参与2万元以上5万元以下的招投标工作
地产工程管理部组织50,000元以上招投标工作必要时参与工程监督及竣工验收
申报部门受委托负责10,000-50,000元以内招投标工作及具体工程实施参与2万元以上5万元以下的招投标工作;与施工单位拟制施工协议
4.方法和过程控制
4.1总则
4.1.1公司成立招标工作小组,其组成人员包括:招标申请部门经理及专业负责人、品质管理部代表、财务管理部代表、法务人员、地产相关部门人员(与地产相关项目)、分管领导、总经理。定标时由招标工作小组集体决策。
4.1.2招标权限界定
4.1.2.1招标预算总额在二万元以下,由提出招标申请的部门负责施工单位选择,可以不进行招投标,但管理处需进行三家性价比对程序后选择承包商;
4.1.2.2招标预算总额在二万元以上,五万元以下由物业公司招投标小组负责通过招投标选择施工单位
4.1.2.3招标预算总额在五万元以上,由提出施工的管理处为主,品质管理部辅助组织相关资料后,交由地产工程管理部组织进行招投标选择施工单位。
4.1.3招标应采用公开招标或邀请招标的方式,但无论采取何种方式,都必须有三家以上的投标单位参与竞标。
4.1.4整个招标过程必须保持透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享,杜绝暗箱操作。
4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定标等内容,以保证招标的公正性与效果。
4.2 招标项目的确定
4.2.1各部门根据工作需要,或是按照公司、地产公司、业委会等部门的要求,确定拟招标项目。
4.3 地产出资工程招标权限界定
4.3.1由管理处以书面形式(或邮件)向地产工程管理部提交申请报告,报告应详列原因、工程规模、费用预算等,经地产工程管理部或地产相关领导审批同意后方可进行下一步工作。
a.造价在2000元以下的工程,由地产相关部门确认审算工程,可以不进行招投标,管理处按公司采购管理程序选择承包商。
b.造价在2000-50,000元以内的工程,经地产委托认可,相关管理处申请招投标工作,品质管理部负责组织招投标工作,地产相关部门参与定标,报地产领导审批。
c.造价在50,000元以上的工程,由地产公司组织招投标。物业公司负责提供相关招标资料。
4.4招标工作程序
4.4.1招标文件
4.4.1.1制定招标计划、编制招标文件,提出招标申请的部门/管理处,提出详细的招标项目、时间计划、技术交底、达到的相关标准、配合等要求,符合招标审算权限的将招标申请和以上资料合并提出审批,超出招标审算权限的由招投标小组协助管理处提请地产工程管理部进行招投标。自审批结束5日内由招投标小组主持编制招标文件并核定标底,以及审查修改标书中的经济条款,招标文件编制完成后进行审批;
4.4.1.2招标文件内容:招标文件应包括正文和附件,正文包括:投标承诺书、招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、工程造价要求、安全防护责任、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金 、相关规范、投标文件格式、特别约定等,附件包括:相关图纸、拟签标准合同(明确我方要求的全部内容)等
4.4.1.3各类招标文件、记录由品质管理部制定示范文本,作为公司该类招标的标准范本。
4.4.2招标信息发布及投标邀请
4.4.2.1公开招标的项目可以在当地主要报纸、网站或建设交易服务中心发布招标信息,并按政府有关部门规定办理手续。
4.4.2.2实行邀请招标,由招标申请部门、品质管理部从公司《合格服务供方一览表》中选择所需数量的投标单位进行邀请招标。
4.4.2.3如《合格服务供方一览表》没有合适的投标单位或数量不够,应由相关部门推荐,再组织进行考察,考察合格后方可选为投标方,并纳入《合格服务供方一览表》。
4.4.3 发标
4.4.3.1招标文件的发放、答疑及现场勘察由品质管理部组织,招标申请部门、财务管理部、法务人员参与。
4.4.3.2公开招标的项目,要按照合格承包商标准和项目要求对投标单位进行审查,审查合格的投标单位方可发放招标文件。
4.4.3.3招标现场答疑由招标申请部门负责做好记录工作,该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。
4.4.4开标
4.4.4.1招标文件应规定:投标单位应在规定日期之前将投标文件送交品质管理部,投标截止日期之后,原则上不再接受任何投标文件。
4.4.4.2标书必须密封加盖公章,开标前任何人不得擅自打开标书。
4.4.4.3品质管理部主持开标工作,开标工作应集体在场,现场拆封,该过程和内容由招标申请部门作好记录并填写《开标记录表》,参加开标的全体人员签字确认。
4.4.5 评标和定标
4.4.5.1开标后,招标小组成员对各投标书内容进行分析评比(与投标单位有利害关系的人员不得参与评标)
4.4.5.2 评标人应客观、公正地履行职务,对自己提出的评审意见承担个人责任。
4.4.5.3 评标应以满足招标文件要求为依据。定标原则为:
a.能满足招标文件的实质性要求,并经评审其投标价格是合理低价。
b.同等条件下,原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。
4.4.5
.4 下列情况须重新招标:
a.发现投标单位相互串通投标。
b.投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标。
c.投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标。
d.开标后,发现所有投标皆不满意(如各标价均高出标底价,不在合理报价范围之内)。
4.4.5.5 整个评标定标过程须作好记录,全体参加评标人员签字确认。
4.4.5.6 确定中标单位后3天内,品质管理部向中标单位发出中标通知函,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.4.6 签订合同
4.4.6.1由招标申请部门参照合同范本拟定合同,按权限报公司相关部门审批,必要时由地产成本管理部和法律组审核合同条款,合同拟定完毕,约中标单位对其内容和条款进行确认后签订正式合同。
4.4.6.2 中标单位投标文件应做为合同附件随合同存档,其它投标单位资料品质管理部归档保存
4.4.7 招标文件管理
4.4.7.1所有招标文件统一编号,编号形式为'v-__-__&&','v'表示'__','__'表示项目简称,'__'表示年号,'&&'表示序号。
例如
城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505
新城:v-_c-0508 世贸:v-sm-0512
5.质量记录表格
tjzzwy7.4-z01-02-f1 《开标记录表》
tjzzwy7.4-z01-02-f2 《开标评审表》
tjzzwy7.4-z01-02-f3 《开标成果审批表》
第12篇 物业质量体系文件-出入口管理办法
物业管理有限公司质量管理体系文件
--出入口管理办法
1.目的
对小区(大厦)出入口进行有效控制,维护管理服务区域的正常秩序。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
职务/岗位工作内容
部门负责人负责出入口安全管理工作的全面指导、监督和检查。
安全主管/主办负责出入口安全工作的具体组织、落实、培训考核。
安全班长负责出入口安全工作的巡查及监督。
安全管理员负责出入口安全工作的具体实施。
4.方法和过程控制
4.1 对普通来访人员的管理
4.1.1 各管理处根据各自物业的特点,在确保管理服务区域安全的情况下,可选择以下对普通来访人员的管理办法:
a.凡进入封闭或半封闭式管理服务区域的来访者,必须问明其来意,并与业主(用户)取得联系,经业主(用户)同意,并在《来访人员情况登记表》上登记后方可让其进入。离开时,封闭式管理服务区域需登记离去时间,半封闭式管理服务区域可根据情况不做记录。
b.对开放式管理的管理服务区域的来访者,可不登记,但安全员及控制中心必须密切注意其行为,对行迹可疑的人员,安全员要及时采取妥善的方法进行盘问、控制,确保辖区安全。
4.1.2 禁止所有推销、收废品、发广告及无明确探访对象的外来人员进入管理服务区域。制止任何人员携带易燃、易爆、剧毒等危险品进入管理服务区域。
4.1.3如来访人员在业主(用户)家超时停留,出入口岗或中心应通知相关岗位核实情况,如发生异常情况及时按《突发事件处理程序》处理。
4.1.4 管理服务区域内的所有设施、游乐场地,只为住户开放,安全员应禁止外来人员使用,避免其损坏公共设施,破坏卫生环境。
4.1.5安全员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中发生争执或冲突,应及时通知中心或上级协调解决,同时注意保护现场。
4.2 执行公务人员的管理
4.2.1 执行公务的执法人员因公进入管理服务区域,相应岗位的安全员应请其出示证件,予以登记,并立即通知管理处负责人,负责人接获此信息后立即致电对方单位核实身份,同时安排人员陪同前往。
4.2.2 执行公务人员对管理服务区域业主房屋进行搜查应请其出示执行部门开具的搜查证,需要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字确认。
4.2.3 外地执法人员进入管理服务区域,除上述内容外,还必须有本市执法部门陪同及本地相应部门的证明,并需登记陪同人员的证件,予以核实后方可放行。
4.2.4 执行公务的其它部门的国家公务员进入管理服务区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处安排人员陪同前往。
4.2.5执行公务人员因公务保密或其他特殊原因不能明示公干目的时,当值安全员必须及时联系部门经理,由部门经理或其指定授权人视具体情况处理。
4.3 物资放行的管理
4.3.1物资搬运时,须到管理处或授权部门办理申请手续,申请人需按要求填写《物资搬运放行条》,写明物资名称、数量和本人资料。若非物主本人办理,需物主提供书面委托书或物主电话委托,由搬运人在《物资搬运放行条》上签名,经手人员除查验申办人的身份证外,还须与物主本人联系确认。在装修入伙期间,属施工方工具材料的可由装修负责人或申办人员办理,经手人员须查验身份证及临时出入证或业主委托书。
4.3.2经手人还须与管理处出纳员核对,追收尚未交纳的各项费用并签字认可;出纳不当班或外出时,应将尚未交纳费用的住户及其费用清单交管理处或中心值班人员,由委托人(主办以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。
4.3.3 由安全员核实所搬货物与申请内容是否相符。安全员负责记录、核对搬运车辆的牌号、司机身份证号或驾驶证号、姓名、单位或住址等并请其签字,手续完善后予以放行。
4.4 施工人员的管理
4.4.1 所有施工人员凭管理处签发的《人员临时出入卡》进出管理服务区域。
4.4.2 安全员在检查《人员临时出入卡》时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。
4.4.3 若出入证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。
4.4.4 所有施工装修人员必须严格按照《装修管理责任书》的内容进行操作。如有违章,安全员有权进行制止或停水停电,需延时加班的装修须经管理处同意后方可进行。
4.4.5管理服务区域内政府配套公共设备设施施工,施工人员应在管理处办理相应手续,经部门经理或相关专业人员同意后方可施工。
4.4.6服务供方人员进入管理服务区域,需穿制服、佩带工作证方可进入。
4.5 公司内部人员的管理
4.5.1 公司员工凭工牌进入管理服务区域,应自觉服从安全员的治安管理,身份核实后,可不作登记。
4.5.2公司员工在管理服务区域内各项活动要严格遵守各项规章制度,使用指定的员工通道和专用电梯。
4.6 参观人员的管理
4.6.1 所有的参观人员必须经管理处同意后方可进入,同时管理处须派人陪同。
4.6.2 引导进入管理服务区域的参观人员注重礼仪,爱护环境,爱护公物。
4.6.3 劝止参观人员在管理服务区域内的高声谈论,引导其自觉遵守公共秩序。
4.6.4 请参观人员在指定范围内活动,按指定路线行走,未经允许应阻止摄像和照相。
4.7 特殊来访人员的管理
4.7.1 认真、细致、全面的做好接待工作。
4.7.2 各岗位安全员统一佩带白手套,来访者经过岗位时致军礼。
4.7.3 注重仪容仪表,礼节礼貌,保持良好的军人姿态。
4.8 对推销、发广告人员的管理
4.8.1 凡推销人员、广告人员进入管理服务区域必须事先与顾客有约,并进行登记后方可进入。
4.8.2可从尊重顾客的角度,采取跟踪、尾随的方法,观察其行为,如有违规,立即进行纠正或劝其离开管理服务区域。
4.8.3 对推销、广告人员,怀疑其具有违法嫌疑时,可对其身份进行验证或向对方单位进行证实,如没有合法身份,可交派出所处理。
4.8.4 对每一位外来人员都应友善、礼貌的对待,尽量避免发生纠纷与冲突,若出现处理不了的情况,应立
即请班长或主管进行协助调解,把纠纷控制在可处理范围。
5.质量记录和表格
gzwy7.5.1-a01-02-f1《物资搬运放行条》
gzwy7.5.1-a01-02-f2 《来访人员情况登记表》
gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人员临时出入卡》
第13篇 公司文件管理办法范本
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理办法,请阅读企业管理网整理的下文。
1.文件的发放:
(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。
(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。
(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2.文件的更改:
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3.文件的换页:
(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。
4.文件的回收、作废:
(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时,必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。
5.其它规定:
(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。
(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。
(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。
6.任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。
7.本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。
办法 公司财务管理制度条款
第14篇 公司文件发放存档管理办法
公司文件发放、存档管理办法
一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;
二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。
三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。
十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。
十二、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。
执行部门:责任人签名:
第15篇 _电子文件归档、电子档案管理办法
电子文件归档、电子档案管理办法
1.总则
1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1 收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2 收集积累要求
2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。
2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8 用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10 通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3 收集、积累方法
2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
2.3.5 电子文件性质代码:r―草稿性电子文件;u―非正式电子文件;o―正式电子文件;n―无纸电子文件;t―文本文件;i一图象文件;g―图形文件;v一影像文件;a―声音文件;m―多媒体文件;p―计算机程序;d―数据文件。
3.电子文件的整理
3.1 电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。
3.3 归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分,可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件的现行有关规定执主,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第3套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作,
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门,作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的
处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕,是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的,应退回形成单位,重新制作。
5.2 移交手续验收合格后,档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃― 24℃;相对湿度选定范围:45%―60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场,并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管,也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年,对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定,要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定,按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁,应在办理审批手续后,方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
