包括什么内容
本规程旨在规范物业管理公司的办公区管理工作，确保办公环境的安全、整洁、高效。主要内容包括：
1. 办公区域划分与设施配置
2. 员工行为准则
3. 清洁与维护管理
4. 安全与应急处理
5. 资源使用与节能措施
6. 信息保密与网络安全
7. 客户接待与访客管理
编制指南
1. 设施管理：根据办公区域的功能和员工需求，合理布局办公设施，定期进行设备检查和维护。
2. 行为规范：制定明确的员工行为准则，包括但不限于着装、礼仪、噪音控制、个人物品存放等。
3. 清洁维护：设定每日、每周、每月的清洁计划，确保办公环境整洁无尘，设施完好。
4. 安全管理：设立应急预案，定期进行安全培训，确保员工了解火警、地震等紧急情况下的疏散路线和应对措施。
5. 资源使用：推行绿色办公理念，鼓励节约用水、用电，减少浪费。
6. 信息安全：加强网络和纸质文件的保密管理，防止敏感信息泄露。
7. 访客管理：设置访客登记制度，确保外来人员的活动在可控范围内。
复审规定
1. 定期复审：本规程每年至少进行一次全面复审，以适应公司发展和法规变化。
2. 动态调整：如遇特殊情况或员工反馈，应及时对规程进行局部修订。
3. 参与人员：复审工作由物业管理部门主导，各部门负责人参与，确保规程的适用性和有效性。
4. 记录与存档：复审结果应详细记录并存档，以便追踪和改进。
请注意，本规程旨在提供指导，并非详尽无遗。具体操作中，需结合实际情况灵活运用，确保办公区管理的科学性和人性化。各岗位人员应根据职责分工，严格执行规程，共同维护良好的办公环境。
物业管理公司办公区管理标准作业规程5范文
第1篇 物业管理公司办公区管理标准作业规程5
物业管理公司办公区管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司及下属各管理处及各部门办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1行政部主管负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3管理部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各部门主管负责本部门办公区域的日常管理工作。
3.5办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施。须申领或修理的,按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5遇到雨天,管理处部客户服务中心管理员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.6办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
a)经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员陪同下使用。
b)启动与关闭的一般程序:
--启动电源插座开关;
--启动稳压器开关;
--启动电脑主机开关;
--启动显示器开关(电脑开始正常操作);
--关闭电脑程序:首先在开始栏选择关闭计算机对话框,用鼠标点击关闭计算机,然后按开启程序的反方向操作。
c)电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态。
d)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
e)财务、行政人事等专用电脑,电脑管理员须设置密码。
4.2.2打印机。
a)联机。一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机。
b)打印机启动与关闭的一般程序、
--启动打印机开关;
--放好所需打印的纸张;
--在电脑对话框进行打印操作;
--关闭程序按启动程序的反方向操作。
c)打印机应避免频繁的开关机操作。
d)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
e)打印文稿须经部门负责人、行政人事部主管或分管人员批准,在文稿上签字后方可予以打印。
f)打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印。
g)为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
a)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源:
--开启复印机开关,复印机需自动预热;
--检查复印纸是否放好(可以开始工作);
--复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
--关闭复印机电源插座;
--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
b)复印程序:
--所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;
--复印页数在五份(含)以上或10页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;
--复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅度后,选定复印份数按开始键复印;
--复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;
--如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。
c)复印机一般情况下每天开机、关机各一次,尽量避免频繁开关。
d)为节约纸张,不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机:传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真:
--传真机管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
--收到传真件后,由文员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;
--10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。
b)发送传真实行一级审批制度:部门传真件由部门负责人审批;公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批,内容包括:
--传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
--文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
--文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
--传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机:
a)碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具,普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;
b)碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出,以免损坏机器;
c)按照碎纸机要求,一次不得超过最大放入量,一般情况下,不得超过三张复印纸的厚度;
d)操作人员按以上要求,打开碎纸机电源,将须切碎的纸张放人切纸口,让碎纸机自动切碎纸张;
e)当碎纸机箱内的碎纸装满后,操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;
f)正确使用碎纸机的程序按碎纸
机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话:正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能。
b)除经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拨功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在行政部接待处登记后,方可操作。
c)公司所有电话均应取消声讯电话功能。
d)上班时间原则上禁止打私人长途电话,特殊情况须经部门主管审批,到行政部登记后,方可操作,电话费从工资中扣除。
e)个别部门因业务需要经经理特批后,可开通长途直拨功能,部门主管需指定人员做好登记记录,次月i日报行政人事部备案。
f)行政部每季度至少进行一次电话费查询。
--到电信局打印电话费清单。
--逐项核对登记记录。
--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政人事部主管审核,内容包括:日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等;偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分。
--每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
g)电话接打技巧详见《公司员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7常用办公设备的维护保养与维修:
a)常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:
--防尘;
--防晒;
--防潮;
--防腐蚀;
--其他需要预防的事项。
b)保养与维修:常用办公设备应定期保养。
--评审、选择保养与维修单位;
--签署保养与维修协议书;
--按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理。
4.3.1卫生:办公区卫生由保洁组负责清洁。发现问题,应由行政部主管处理,详见《室内保洁标准作业规程》。
a)行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹,地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异味;
b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化:办公区绿化由保洁组负责,各岗位人员监督管理。发现问题,应由行政人事部处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。
4.3.2.1行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
4.4安全管理。
4.4.1工程维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放人安全地点,锁好抽屉,关好电源及门窗。
4.4.4客户服务中心实行24小时服务制度,值晚班时应与保安部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5公司办公区晚间的安全管理由保安部负责,值班保安人员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻标准作业规程》:
a)消防设施、配电房;
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
c)水源、空调的关闭情况;
d)加班情况。
5.0记录
5.1《打印/复印审批表》。
5.2《复印记录表》。
5.3《接收传真登记表》。
5.4《发送传真登记表》。
5.5《长途电话登记表》。
6.0相关支持文件
6.1《治安巡逻标准作业规程》。
6.2《室内清洁标准作业规程》。
6.3《文书处理标准作业规程》。
6.4《档案管理标准作业规程》。
6.5《公司员工服务管理标准作业规程》。
第2篇 物业管理公司办公区管理标准作业规程
物业管理公司办公区管理标准作业规程
(五)
1.0目的规范办公区的管理工作。
2. 0适用范围适用于物业管理公司及下属各管理处及各部门办公区的日常管理工作。
3. 0职责3.1行政部主管负责公司办公区的日常管理监督工作。
3. 2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3. 3管理部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3. 4各部门主管负责本部门办公区域的日常管理工作。
3. 5办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施。
须申领或修理的,按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5遇到雨天,管理处部客户服务中心管理员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.6办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1 电脑。
a)经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员陪同下使用。
b)启动与 的一般程序:--启动电源插座开关;
--启动稳压器开关;
--启动电脑主机开关;
--启动显示器开关(电脑开始正常操作);
-- 电脑程序:首先在开始栏选择 计算机对话框,用鼠标点击 计算机,然后按开启程序的反方向操作。
c)电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态。
d)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
e)财务、行政人事等专用电脑,电脑管理员须设置密码。
4.2.2 打印机。
a)联机。
一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机。
b)打印机启动与 的一般程序、--启动打印机开关;
--放好所需打印的纸张;
--在电脑对话框进行打印操作;
-- 程序按启动程序的反方向操作。
c)打印机应避免频繁的开关机操作。
d)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
e)打印文稿须经部门负责人、行政人事部主管或分管人员批准,在文稿上签字后方可予以打印。
f)打印出的文稿应进行校对。
一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印。
g)为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3 复印机。
a)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源:--开启复印机开关,复印机需自动预热;
--检查复印纸是否放好(可以开始工作);
--复印机管理人员下午下班时 复印机开关;
-- 复印机电源插座;
--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
b)复印程序:--所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;
--复印页数在五份(含)以上或10页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;
--复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅度后,选定复印份数按开始键复印;
--复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;
--如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。
c)复印机一般情况下每天开机、关机各一次,尽量避免频繁开关。
d)为节约纸张,不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4 传真机:传真机一般情况下保持24小时开机。
正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真:--传真机管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
--收到传真件后,由文员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;
--10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。
b)发送传真实行一级审批制度:部门传真件由部门负责人审批;
公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批,内容包括:--传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
--文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
--文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
--传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。
4.2.5 碎纸机:a)碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具,普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;
b)碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出,以免损坏机器;
c)按照碎纸机要求,一次不得超过最大放入量,一般情况下,不得超过三张复印纸的厚度;
d)操作人员按以上要求,打开碎纸机电源,将须切碎的纸张放人切纸口,让碎纸机自动切碎纸张;
e)当碎纸机箱内的碎纸装满后,操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;
f)正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。
4.2.6 电话:正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能。
b)除经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拨功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在行政部接待处登记后,方可操作。
c)公司所有电话均应取消声讯电话功能。
d)上班时间原则上禁止打私人长途电话,特殊情况须经部门主管审批,到行政部登记后,方可操作,电话费从工资中扣除。
e)个别部门因业务需要经经理特批后,可开通长途直拨功能,部门主管需指定人员做好登记记录,次月i日报行政人事部备案。
f)行政部每季度至少进行一次电话费查询。
--到电信局打印电话费清单。
--逐项核对登记记录。
--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政人事部主管审核,内容包括:日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等;
偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分。
--每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
g)电话接打技巧详见《公司员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7 常用办公设备的维护保养与维修:a)常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:--防尘;
--防晒;
--防潮;
--防腐蚀;
--其他需要预防的事项。
b)保养与维修:常用办公设备应定期保养。
--评审、选择保养与维修单位;
--签署保养与维修协议书;
--按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理。
4.3.1 卫生:办公区卫生由保洁组负责清洁。
发现问题,应由行政部主管处理,详见《室内保洁标准作业规程》。
a)行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹,地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异味;
b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。
4.3.2 绿化:办公区绿化由保洁组负责,各岗位人员监督管理。
发现问题,应由行政人事部处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。
4. 3.2.1 行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
4.4安全管理。
4.4.1工程维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放人安全地点,锁好抽屉,关好电源及门窗。
4.4.4 客户服务中心实行24小时服务制度,值晚班时应与保安部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5 公司办公区晚间的安全管理由保安部负责,值班保安人员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻标准作业规程》:a)消防设施、配电房;
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
c)水源、空调的 情况;
d)加班情况。
5.0记录
5.1《打印/复印审批表》。
5.2《复印记录表》。
5.3《接收传真登记表》。
5.4《发送传真登记表》。
5.5《长途电话登记表》。
6. 0相关支持文件
6.1《治安巡逻标准作业规程》。
6.2《室内清洁标准作业规程》。
6.3《文书处理标准作业规程》。
6.4《档案管理标准作业规程》。
6.5《公司员工服务管理标准作业规程》。
6.6《物业管理处员工服务管理标准作业规程》。
第3篇 物业管理公司办公区管理标准作业规程2
物业管理公司办公区管理标准作业规程(二)
1.0目的
规范办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司及下属各管理处及各部门办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1行政部主管负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3管理部负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各部门主管负责本部门办公区域的日常管理工作。
3.5办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施。须申领或修理的,按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5遇到雨天,管理处部客户服务中心管理员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.6办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
a)经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员陪同下使用。
b)启动与关闭的一般程序:
--启动电源插座开关;
--启动稳压器开关;
--启动电脑主机开关;
--启动显示器开关(电脑开始正常操作);
--关闭电脑程序:首先在开始栏选择关闭计算机对话框,用鼠标点击关闭计算机,然后按开启程序的反方向操作。
c)电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态。
d)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
e)财务、行政人事等专用电脑,电脑管理员须设置密码。
4.2.2打印机。
a)联机。一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机。
b)打印机启动与关闭的一般程序、
--启动打印机开关;
--放好所需打印的纸张;
--在电脑对话框进行打印操作;
--关闭程序按启动程序的反方向操作。
c)打印机应避免频繁的开关机操作。
d)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
e)打印文稿须经部门负责人、行政人事部主管或分管人员批准,在文稿上签字后方可予以打印。
f)打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印。
g)为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
a)管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源:
--开启复印机开关,复印机需自动预热;
--检查复印纸是否放好(可以开始工作);
--复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
--关闭复印机电源插座;
--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
b)复印程序:
--所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;
--复印页数在五份(含)以上或10页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;
--复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅度后,选定复印份数按开始键复印;
--复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;
--如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。
c)复印机一般情况下每天开机、关机各一次,尽量避免频繁开关。
d)为节约纸张,不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机:传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真:
--传真机管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
--收到传真件后,由文员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;
--10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。
b)发送传真实行一级审批制度:部门传真件由部门负责人审批;公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批,内容包括:
--传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
--文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
--文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
--传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机:
a)碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具,普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;
b)碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出,以免损坏机器;
c)按照碎纸机要求,一次不得超过最大放入量,一般情况下,不得超过三张复印纸的厚度;
d)操作人员按以上要求,打开碎纸机电源,将须切碎的纸张放人切纸口,让碎纸机自动切碎纸张;
e)当碎纸机箱内的碎纸装满后,操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;
f)正确使用碎纸机的程序按碎纸
机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话:正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能。
b)除经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拨功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在行政部接待处登记后,方可操作。
c)公司所有电话均应取消声讯电话功能。
d)上班时间原则上禁止打私人长途电话,特殊情况须经部门主管审批,到行政部登记后,方可操作,电话费从工资中扣除。
e)个别部门因业务需要经经理特批后,可开通长途直拨功能,部门主管需指定人员做好登记记录,次月i日报行政人事部备案。
f)行政部每季度至少进行一次电话费查询。
--到电信局打印电话费清单。
--逐项核对登记记录。
--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政人事部主管审核,内容包括:日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等;偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分。
--每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
g)电话接打技巧详见《公司员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7常用办公设备的维护保养与维修:
a)常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:
--防尘;
--防晒;
--防潮;
--防腐蚀;
--其他需要预防的事项。
b)保养与维修:常用办公设备应定期保养。
--评审、选择保养与维修单位;
--签署保养与维修协议书;
--按协议要求实施保养与维修。
4.3环境管理。
4.3.1卫生:办公区卫生由保洁组负责清洁。发现问题,应由行政部主管处理,详见《室内保洁标准作业规程》。
a)行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹,地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异味;
b)各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化:办公区绿化由保洁组负责,各岗位人员监督管理。发现问题,应由行政人事部处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。
4.3.2.1行政部应于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
4.4安全管理。
4.4.1工程维修部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2保安部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放人安全地点,锁好抽屉,关好电源及门窗。
4.4.4客户服务中心实行24小时服务制度,值晚班时应与保安部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5公司办公区晚间的安全管理由保安部负责,值班保安人员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻标准作业规程》:
a)消防设施、配电房;
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
c)水源、空调的关闭情况;
d)加班情况。
5.0记录
5.1《打印/复印审批表》。
5.2《复印记录表》。
5.3《接收传真登记表》。
5.4《发送传真登记表》。
5.5《长途电话登记表》。
6.0相关支持文件
6.1《治安巡逻标准作业规程》。
6.2《室内清洁标准作业规程》。
6.3《文书处理标准作业规程》。
6.4《档案管理标准作业规程》。
6.5《公司员工服务管理标准作业规程》。
