大学档案管理制度4篇

有哪些

大学档案管理制度主要包括以下几个核心部分：档案分类与编码规则、档案收集与整理程序、档案保管与利用规定、档案安全与保密措施、档案数字化与信息化管理、档案工作职责与责任追究机制。

实施细则

1. 档案分类与编码规则： - 按照档案的性质和内容，将档案分为学术研究、行政管理、教务教学、学生事务等类别。 - 每个类别下设定详细的子类，如学术研究下设科研项目、论文发表等。 - 制定统一的编码体系，每个档案文件都有唯一的编号，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理程序： - 定期收集各部门产生的档案，确保及时性。 - 对收集的档案进行初步审核，确保内容完整、真实。 - 整理归档，按照分类编码规则进行排列。

3. 档案保管与利用规定： - 设立专门的档案室，保持适宜的温湿度，确保档案的物理安全。 - 建立借阅制度，规定借阅流程和期限，保护档案信息安全。 - 提供档案查询服务，满足校内外合法用户的需求。

4. 档案安全与保密措施： - 对涉密档案实行特殊管理，限制访问权限。 - 定期进行安全检查，防止火灾、水灾、虫害等风险。 - 建立应急预案，应对突发事件。

5. 档案数字化与信息化管理： - 将纸质档案逐步转化为电子档案，提高检索效率。 - 建立档案管理系统，实现档案的在线存储、检索和分享。 - 定期备份电子档案，防止数据丢失。

6. 档案工作职责与责任追究机制： - 明确档案管理部门的职责，包括档案的收集、整理、保管和提供利用。 - 对违反规定的个人或部门，依据责任追究制度进行处理。

上墙内容

1. "档案管理，守护知识的脉络，服务校园生活。"

2. "档案分类明确，编码清晰，方便查找。"

3. "安全第一，保密为重，确保档案信息安全。"

4. "档案工作人人有责，违规必究，维护档案管理秩序。"

5. "数字化进程，让档案触手可及，服务无界。"

以上各项规章制度旨在规范大学档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案的安全和有效利用，同时促进档案工作的专业化和现代化。各相关部门和人员应严格遵守，共同维护大学档案的完整性和权威性。

大学档案管理制度范文

第1篇 某大学生社区管理公司档案管理制度

大学生社区管理公司档案管理制度

1、目的:

规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

2、适用范围:

适用于各部门各种档案的管理工作。

3、职责:

3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1档案管理的内容:

4.1.1公司各部门均需保存以下档案:

a)公司各种行政文件;

b)公司与质量有关的文件;

c)部门收发文记录;

d)本部门形成的质量记录;

e)其它本部门形成的或公司下发的文件。

4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:

a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。

b)各部门保管各部门的资料。

c)办公室保管人事档案和各种合同。

4.2档案的保管目的

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)延长档案寿命;

4.3档案的密级

档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 档案的保管方式

4.4.1档案的装盒与标识

各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

4.4.2编制目录:

4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;

4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。

4.5档案的查阅权限

4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2部门档案管理员审核其资格:

a )权限内的按正常手续办理;

b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。

4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。

4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

5相关文件

6记录

6.1《文件归档目录》

6.2《文件和资料销毁清单》

6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》

第2篇 大学学生会档案管理制度

##大学学生会档案管理制度

大学学生会档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,特制定此项制度,以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料,是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理,秘书处监督管理,每一学期各部门将进行一次档案清理,将有关资料归档备案。

3,校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料,必须一式两份办公室处存档,以备查找。

5.档案形式要求:对于各部文档案,应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,cd,vcd等介质,向办公室索取档案带,待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期:在该项活动结束后一周内。

7.档案上交时由办公室签收。

二,档案内容要求:

(一)人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定,以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。

l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案,由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定,一式三份,每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院,作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定,由学校有关部门存入该学生档案。

(二)工作档案包括校学生会工作目录,各部门工作档案,上级及外单位来文以及其它有关档案,由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载,由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

(三)财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等,由主席团负责,定期检查,详见财务制度。

(四)活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书;活动筹备情况;活动及进程结果;活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1,查阅要求:

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件,但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后,应保持文件的完整、清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还,若有遗失应做出书面检讨,主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称及档案号。

4)认真填写索档单,并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续,并同时告知办公室归还日期。

6)档案阅毕后请及时归还,过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续:

(1) 借阅档案必须有证明,由主席团授权后方可借阅,没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记,登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

(2)借阅档案应办理登记手续(包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人),做到责任落实到个人。

(3)借阅时间不得超过一周(主席团同意除外),延期归还由办公室给予口头警告、批评。

(4)复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的,需向团委提出书面申请,并经主席签字同意后方可,

秘书处的对外借档案应做好外借登记(包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员),外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

第3篇 大学 实验中心档案管理制度

为贯彻原国家教委《高等学校实验室工作规程》的精神和规定，科学规范地做好实验室工作的档案管理，提高实验室功能和效率，使实验室更好地为科研教学服务，更好地评估实验教学投资收益，特制定本制度。

一、 实验中心（室）工作档案管理的内容

1. 实验中心(室)概况：学校和业务主管部门下发的实验中心(室)建设与管理的有关文件和资料。实验中心(室)建设与发展规划，实验中心(室)占用的房间数、面积及改造等资料。

2. 实验中心(室)任务：实验教学大纲、实验教学进度表、实验课程及项目、每学期实验教学任务及实验开课记录、实验教学科表及实验项目统计、实验教学的考核方法及历年试题、实验报告等有关记录，承担的科研和社会服务项目及工作量。

3. 实验中心(室)仪器设备、低制耐用品及材料：仪器设备的固定资产帐、卡、分户统计帐、低制耐用品分户帐、领用单、使用维修记录、技术资料等，大型仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、损坏维修记录说明书、使用记录、说明书等，材料领用记录等。

4. 实验中心(室)管理制度和工作记录：实验中心(室)人员岗位责任制、实验中心(室)专职人员工作日志、实验中心(室)研究活动记录、人员考核记录、培训计划及实施情况，实验中心(室)工作计划、研究论文、成果鉴定证书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告等。

5. 实验中心(室)经费使用：实验中心(室)年度仪器设备购置、实验材料消耗、仪器设备维修、条件建设等经费支出情况统计、实验中心(室)年度科研项目、对外培训、测试、技术协作、劳务等收入情况统计资料。

6. 实验中心(室)每年上报的各种统计报表。

二、 实验中心（室）工作立卷归档的管理

1. 实验中心(室)及设备管理工作法规、制度文件卷：

(1)国家及国家教育部与各部位、市教委有关实验中心(室)工作的法规文件;

(2)学校有关实验中心(室)发展建设与改革等文件;

(3)实验中心(室)建制审批(含实验中心或实验室建立、合并、调整、撤消等)文件;

(4)实验中心(室)管理的各项规章制度;

(5)实验中心(室)建设发展规划;

(6)实验中心(室)年度工作总计及实验中心(室)内工作人员考核表等。

2.以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验中心(室)工作的各种报告、报表或数据卷：

a.实验中心(室)基本情况类

(1)学校各实验中心(室)任务及人员情况学年度传送数据与报表;

(2)学校实验项目学年度数据传送数据与报表;

(3)学校专职实验工作人员学年度数据传送数据与报表;

(4)学校基础课教学实验中心(室)基本情况学年度数据传送数据与报表。

b.设备管理类

(1)学校各实验中心(室)教学科研硬件与软件建设与使用年度数据传送数据与报表;

(2)学校各实验中心(室)教学科研硬件与软件增减情况传送数据与报表;

3.实验中心(室)管理卷：

(1)实验中心(室)环境条件的增扩与实验中心(室)改革方案文件;实验中心(室)工作的评估;实验中心(室)工作人员及其变更情况;实验中心(室)管理方面的重要实施细则;实验中心(室)主任工作守则与工作人员岗位责任制等;

(2)仪器设备固定资产卡片;

(3)大型精密贵重硬件、软件技术档案。如申购可行性报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和报损报废等资料。(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验中心或实验室借用保管)。

4.实验教学管理卷：

(1)实验教学大纲、教材、讲义、实验指导书;

(2)每学年度实验教学进度计划表;

(3)实验项目(题目)的更新、改造与淘汰等资料;

(4)实验教学课程、项目(题目)卡片(统一建立实验项目库)。

三、实验中心（室）工作档案管理

1.本制度适用于西南财经大学各级各类实验中心、实验室。

2.实验中心(室)档案管理应在学校档案馆的指导下进行，各单位要有专人负责此项工作，单位主管领导要认真负责档案管理及监督检查工作。

3.实验中心(室)工作档案，从实验中心(室)建立之日起开始建档，并逐年积累，严加保管。

4.各单位根据实验中心(室)工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷、定期归档。

5.严格执行实验中心(室)档案借阅手续，实验中心(室)主任及具体管理人员变动时，必须及时办理移交手续。

6.本制度自下发之日起施行。由经济管理实验教学中心负责解释。

第4篇 ##大学学生会档案管理制度

大学学生会档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

3， 校学生会档案包括人事档案，工作档案，财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5. 档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带，cd，vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6. 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

7. 档案上交时由办公室签收。

二，档案内容要求：

（一）人事档案 包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料，由主席团负责考察记录。

l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

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nbsp； 3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿，照片等各种文字与图像资料。

2、 活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1，查阅要求：

1) 各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2) 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

3) 查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

4) 认真填写索档单，并由部长以上签名。

5) 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

6) 档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

（4）复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，

秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。