管理处档案管理制度4篇

有哪些

管理处档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：确保所有文件按照统一标准进行分类，便于检索和存储。

2. 档案收集与整理：明确档案收集的范围和时间，以及整理归档的流程。

3. 档案保管与保护：规定档案的存放条件，确保其安全和完整。

4. 档案利用与借阅：制定借阅规则，保障档案的合理使用。

5. 档案销毁：设定档案的保存期限，规定销毁程序。

6. 档案信息化管理：推进档案电子化，提高管理效率。

实施细则

1. 档案分类与编码：所有文件根据其性质和内容，分为行政、财务、人事、项目等类别，每类再细分为子类，并赋予唯一的编码，如“行政-01”，“财务-02-03”等。

2. 档案收集与整理：各部门需每月定期提交重要文件，新入职员工须在一周内提交个人相关资料。整理时，文件应按时间顺序排列，附上简要目录。

3. 档案保管与保护：档案室应保持恒温恒湿，防火防盗设施完备。定期进行档案清点，防止遗失或损坏。

4. 档案利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可借阅。借阅期限一般为一周，逾期未还者将受到相应处罚。

5. 档案销毁：超过保存期限的档案，由档案管理部门提出销毁清单，经高层审批后，由两人以上监督销毁。

6. 档案信息化管理：逐步实现纸质档案的扫描录入，建立电子档案库，以便快速查询和备份。

上墙内容

1. “档案管理，人人有责。”

2. “保密原则：未经授权，不得泄露档案信息。”

3. “档案借阅流程图”（包括申请、审批、借阅、归还各步骤）。

4. “档案室开放时间：周一至周五，上午9:00-12:00，下午14:00-17:00。”

5. “档案分类示例”（展示各类别及子类的样本编码）。

以上各项制度旨在提升管理效率，保障信息安全性，同时也提醒全体员工共同维护良好的档案管理秩序。请各部门严格遵守，确保档案管理工作有序进行。

管理处档案管理制度范文

第1篇 物业管理处站档案资料管理制度

项目物业管理处/站档案资料管理制度

管理处/站档案资料具有物业管理软件和保证管理服务工作可追溯的双重作用,搞好管理处/站文档的管理是物业管理工作的重要内容。因此,为规范管理处/站的文件、档案管理,特制定本规定。

一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理,负责管理处/站所有文件(上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等)和资料(技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等)的分类、收集和保管。

二、资料管理人员须对来文发文进行登记,及时合理归档,归档时按资料分类方法进行分类,以便查阅,对于可进入电脑的资料及时输入电脑。

三、接收文档资料必须认真验收,并办理交接登记手续。

四、任何人员借阅相关文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

五、属公司机密文件,要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

六、对于产权人及用户的相关资料,对管理相关的人员可查阅,不得给其他无关人员。

七、经常对档案进行检查、清理、核对,时间长的文件资料应分类装订成册,以备查阅;已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限,经相关领导批准后进行销毁;对受损、变质档案,及时修补和复制;做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作,以确保文档完整。

第2篇 管理处工程档案管理规程制度

管理处工程档案管理规程

1目的

明确管理处工程设备设施档案的管理。

2设备档案范围

2.1房屋本体资料(包括房屋建筑竣工图等)

2.2电梯资料(包括:电梯系统图纸,电梯安装资料,电梯使用维护说明书等,对电梯资料实行一梯一档)

2.3消防设备设施资料(包括消防设备设施相关图纸等)

2.4供配电设备设施资料(包括供配电设备设施相关图纸等)

2.5给排水设备设施资料(包括给排水设备设施相关图纸资料)

2.6暖通设备设施资料(包括暖通设备设施相关图纸资料)

2.7弱电设备设施资料(包括弱电设备设施相关图纸资料)

3职责

3.1管理处工程主管(领班)负责设备档案的归集工作。

3.2管理处文员(客服)负责设备档案的汇总管理工作。

4工作程序

4.1管理处工程主管(领班)在新物业接管时,负责房屋设备设施资料的归集工作。

4.2管理处工程主管(领班)及相关工程人员负责日常产生的工程资料的归集工作。

4.3管理处工程主管(领班)及相关工程人员将归集到的资料上交管理处,管理处主任指定文员(客服)专人负责工程设备设施资料的保存和管理工作。

4.4不经管理处主任同意,文员(客服)不得将工程设备设施资料外借和复制;如相关工作人员需要借阅和复制,必须经管理处主任同意,并且填写《文件借阅、复制记录表》。

相关质量记录:

1.《文件借阅、复制记录表》

第3篇 翰院管理处制度和档案管理

翰岭院管理处制度和档案管理

(一)管理规章制度

规章制度在日常物业管理实务运行中既是物业管理的保障,又是实施物业管理的准则,一个企业管理水平的高低就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。

我公司在长期物业管理实践中,制订了一系列的规章制度,形成了一套涵盖物业管理运行和行政各要素的制度体系,为全面开展翰岭院物业管理工作,实现我们的顾问管理目标,我公司顾问管理人员将组织嘉铭物业有关人员根据我公司制度体系,结合翰岭院的实际,制订翰岭院管理制度和管理体系。

其内容主要有以下诸方面(但不限以下内容)组成。

1、公众制度

(1)翰岭院业主管理委员会章程

(2)翰岭院业主公约

(3)翰岭院居民精神文明公约

(4)装修管理规定

(5)用水管理规定

(6)用电管理规定

(7)煤气使用管理规定

(8)出租房管理规定

(9)环境管理规定

(10)治安管理规定

(11)防火防风管理规定

(12)商铺管理规定

(13)业主(住户)停车管理规定

(14)摩托车、自行车管理规定

2、岗位职责

(1)管理处经理岗位职责

(2)财务会计岗位职责

(3)财务出纳岗位职责

(4)综合服务客服主管岗位职责

(5)综合服务环境主管岗位职责

(6)综合服务行政主管岗位职责

(7)工程主管岗位职责

(8)保安队长岗位职责巡逻岗

(9)治安管理员岗位职责

(10)车场管理员岗位职责

(11)监控室保安员岗位职责

(12)设备运行管理员岗位职责

(13)维修管理员岗位职责

(14)后勤管理员岗位职责

(15)档案管理员岗位职责

(16)行政人事管理员岗位职责

(17)保洁管理员岗位职责

(18)绿化管理员岗位职责

(19)客户服务管理员岗位职责

备注:各岗位人员可根据具体情况设置,可一人兼职数岗。

3、管理运作制度

(1)员工行为规范

(2)物业交付程序

(3)物业交用程序

(4)供电管理程序

(5)供水管理程序

(6)装修控制程序

(7)收费运作程序

(8)便民服务工作程序

(9)绿化管理程序

(10)道路管理程序

(11)清洁卫生管理程序

(12)治安管理程序

(13)停车管理程序

(14)值班管理程序

(15)消防管理程序

(16)公用设施改造及维护维修工作程序

(17)社区文化管理程序

(18)业主违例事件处理程序

(19)访问客户工作程序

(20)财务核算程序

(21)业主请求处理程序

(22)出租房屋控制程序

(23)商铺管理程序

4、公司考核管理制度及标准

(1)员工月度考核办法

(2)员工年终考核办法

(3)公司其它各项规章制度

(一)物业资料管理

科学的、规范化的档案管理能有效地为翰岭院及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。翰岭院作为高层住宅项目,其档案资料是十分繁杂的,我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段,明确指定档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理,达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。

1.物业资料管理流程:

2.档案资料的分类检索

(1)开发建设单位移交档案资料

1) 产权资料

a.项目批准文件

b.用地批准文件

c.建筑执照

d.拆迁安置资料

2) 技术资料

a.翰岭院规划图

b.建筑施工图

c.竣工图

a. 总平面图

b. 单体建筑、结构、设备竣工图

c. 消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同

f.开、竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n.新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水试压报告

3) 物业资料

a.翰岭院基本资料

b.翰岭院分项资料

c.商业配套资料

d.娱乐设施资料

(2)管理处自建档案资料

1) 业户资料

a. 业户基本情况

b. 产权证书复印件

c. 各项签约文件

2) 日常管理资料

a. 环境管理记录

a. 日常巡查记录

b. 垃圾清运记录

c. 消杀记录

d. 噪音检测记录

b. 保安管理记录

a. 日常巡查记录

b. 交接班记录

c. 值班记录

d. 物资搬

运放行记录

e. 紧急事件处理记录

f. 车辆进出记录

g. 夜间查岗记录

c.车辆档案

a. 车辆详细资料

b. 车位使用协议

d.装修管理资料档案

e. 维修服务档案

a. 维修委托单

b. 维修服务回访记录

f 收费管理档案

a. 管理费收支公布表

b. 管理处与外单位签订的各类合同

c. 其它

g.设备管理档案

a. 公用设施保养维修记录

b. 机电设备保养维修及运行记录

c. 设备分承包方维修保养记录

d. 设备设施巡视检查记录

e. 设备台帐

h. 业户意见调查、统计记录

i. 业户访问记录

j. 业户投诉及处理记录

k. 员工管理档案

a. 员工个人详细资料

b. 员工培训考核记录

c. 员工业绩考核记录

d. 员工内务管理检查记录

l.培训档案

a. 培训计划及实施记录

b. 培训考核及跟查记录

c. 军事训练及消防演习记录

m. 行政文件

a. 政府部门文件

b. 公司规章制度、通知、通报等文件

c. 公司荣誉资料

n. 其它

3、档案、资料使用流程:

4、档案资料收、发管理程序

(1)公司重要资料(如开发建设单位提供的资料)接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。

(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。

5、翰岭院档案资料管理要求

(1)采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

(2)尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存,便于查找和利用。

(3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期按相关管理流程清除过期失效文件。

(4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关内容,以保证查阅者及时找到有效的文件。

(5)档案的鉴定必须由管理处指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

(6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,统一编号,登记造册,编辑目录,分类保存。

(7)档案保管必须有专人负责,以达到文档管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

第4篇 某大厦管理处人事资料档案管理制度

大厦管理处人事资料档案管理制度

第一条 凡新聘员工转正后须在两个月内将人事档案及社会保险关系转入人事代理公司,并签订劳动合同。

第二条 所有员工应提交个人人事信息资料,包括求职应聘表、个人简历、个人身份证复印件、学历复印件、职称证明复印件,并张贴个人1寸彩色照片,行政部装订保存。

第三条 行政部根据员工个人人事资料建立电子版员工信息,包括员工个人基本信息、入职时间、任职部门、任职岗位。

第四条 所有录用员工必须如实提供个人基本信息、学历证明、职称证明、身份证信息、如有隐瞒及虚报,一经查实,将被解除劳动关系。

第五条 员工入职后,个人资料信息如发生变动,须于变更后一个星期内通知行政部并提供有关证明资料。

第六条 人事档案管理人员应注意人事档案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事档案的相关信息。

第七条 员工个人人事资料自其离职后,保存期限不得少于2年。

此制度自2010年11月1日起执行。