- 目录
有哪些
资源档案管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保公司资产的安全、有效利用和持续发展。主要包括以下几个核心内容：
1. 资源分类与编码：根据资源性质，如人力资源、财务资源、实物资产、知识产权等进行分类，并为每一类资源设立独特的编码体系，以便于检索和管理。
2. 档案收集与整理：规定各类资源档案的收集标准、格式要求和整理流程，确保档案的完整性和准确性。
3. 存储与保护：明确档案的存储方式、期限、备份策略以及物理和数字安全措施，防止资源档案的丢失或损坏。
4. 权限管理：设定不同层级的访问权限，确保敏感信息的安全，同时便于授权人员获取所需资源信息。
5. 利用与共享：规定档案的使用规则，鼓励内部知识共享，促进资源的有效利用。
6. 更新与销毁：设定档案更新的周期和程序，以及不再需要的档案的销毁流程，保持档案库的活力。
7. 监督与审计：建立定期的档案管理审计机制，以评估制度执行情况，发现问题并及时改进。
实施细则
1. 资源分类与编码：由专门的资源管理部门负责制定分类标准和编码规则，新入职员工需接受相关培训，确保全员理解并遵守。
2. 档案收集与整理：各部门指定专人负责本部门的档案管理工作，定期提交更新至资源管理部门，确保信息及时入库。
3. 存储与保护：采用混合存储模式，兼顾物理和云存储，定期进行数据完整性检查，实施灾备方案，保证档案安全。
4. 权限管理：使用权限管理系统，根据职务、职责分配权限，重要档案需经过审批才能访问。
5. 利用与共享：鼓励员工通过内部平台分享资源，设置权限控制，确保信息的合理传播。
6. 更新与销毁：每年进行一次全面的档案审查，过期或无价值的档案经过审批后销毁，更新过程记录在案。
7. 监督与审计：每季度进行一次内部审计，发现的问题记录在审计报告中，对责任部门提出改进建议。
上墙内容
1. 资源档案管理制度概览：简要介绍制度的主要内容，提醒员工遵守相关规定。
2. 档案分类示意图：清晰展示各类资源的分类和编码，方便员工查找。
3. 权限管理图示：用图表形式表示不同层级的访问权限，直观易懂。
4. 档案处理流程图：展示档案从收集到销毁的整个流程，便于员工理解和执行。
5. 安全提示：强调档案安全的重要性，列出预防措施和应急处理办法。
以上各项内容应定期更新，确保员工了解最新的管理制度，共同维护资源档案的有序管理。
资源档案管理制度范文
第1篇 _市国土资源局档案管理制度
制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全为您提供的制度文章供您参考:
市国土资源局档案管理制度
一、立卷归档制度
(一)、国土资源管理每一项工作完成后,有关部门应将一套
收集完整的成果材料向档案部门移交归档。确保档案的归档率、
完整率、案卷合格率。
(二)、归档的材料必须做到内容齐全、完整、准确,图件
清晰,字迹工整,发文规范,装订整齐,审查手续完备。
(三)、国土资源管理档案所涉及的地籍管理类、土地利用规
划类、耕地保护类、建设用地管理类、国土资源有偿使用类、矿业权管理类、执法监察类等材料,应在办理完毕后按归档目录,由项目负责人审定后即向档案部门移交。第一年度的文书档案必须在第二年上半年向档案部门移交。会议材料在会议结束后及时交办公室归档。其它归档材料由各职能部门整理立卷后,在第二年一季度向档案部门归档。会计档案、人事档案实行分类管理的原则。
(四)、双方在办理移交时,档案部门发现案卷质量不合格,要求补充完整或改正后再移交,移交方不得以任何理由不交、缓交或任意添加与本案卷无关的材料。
(五)归档材料由兼职档案员或指定的专人向档案部门移交,交接后经清点审查无误,交接双方在移交清单上签字。移交清单一式两份,交接双方各持一份备查。
(六)、档案部门对移交的成果材料应及时登记、造册、编目、录入计算机管理,档案实体送专门库房上架保管,并提供利用。
二、档案查阅制度
(一)、查阅、利用、复制档案,应有明确的目的、范围、时间。单位利用档案,须持有合法证明;个人利用档案应出具身份证明,申报具体用途,可利用个人捐赠、寄存、移交的档案和与个人有关联的档案;不得跨越利用范围,查阅所在单位和他人的档案。
(二)、隶属下级单位利用上级单位档案,需征得上级单位同意,持上级单位介绍信或法人委托书,方可利用档案。
(三)、国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检、监察、督察等部门持介绍信或调查专用证明,有权利用与本公务有关的档案资料。
(四)、律师利用档案资料出示律师调查证明、委托书、律师证,利用委托单位或者个人的档案资料。
(五)、中华人民共和国国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案,并可在我局局域网上公开查询。任何单位和个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。
(六)、土地登记资料公开查询依照(国土资源部第14号令《土地登记资料公开查询办法》)执行。
(七)、保护期内地质资料查阅利用依照(国土资源部第16号令《地质资料管理条例实施办法》)第三章执行。
(八)、咨询。
(九)、内部利用档案按局规执行。查阅档案在查阅室,公务借出,需注明借出时间,经局领导同意,限期归还。
(十)、利用档案的单位和个人应爱护档案,不得任意添加材料、不得遗失、涂改、拆散、勾画、剪裁、污损、批注、转借和泄密。
三、图纸管理制度
(一)凡归档的底图或蓝图应移交档案室统一保管。
(二)修改补充图纸底图应经领导书面同意,修改内容较少时,可在图上“杠改”或“刮改”,并在修改处标注“修改标记”。修改内容较多时,另绘新图,与原图一并保存,并作说明。
(三)图纸管理一律以地域或地图分幅分类。放入图柜管理的图纸按坐标分幅号和象限行列式平放或吊挂;案卷附图采用折叠手风琴式;大图幅采用卷放保管。
(四)归档图纸必须齐全完整,分类编号正确。
(五)定期对存放的档案、图纸进行检查、补充,发现破损、变质应立即修复或复制。
四、档案保密制度
(一)公民有保守和履行国家秘密的义务。凡涉及国家秘密的工作部门和工作人员应加强保密教育。
(二)国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。属于国家秘密文件、资料在收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁中,应严格执行党和国家的保密政策和保密制度。
(三)档案资料的管理实行岗位分工负责制。提供利用档案履行登记审批手续。
(四)经审查,属保密范围的档案、资料应在保密载体上加以标识,标注密级和保密期限。定期进行定密项目的检查、修订和升解密工作。
(五)开放档案报请上级主管机关批准后公布。
(六)利用档密的单位和个人未经许可无权修改。
五、档案销毁制度
(一)建立由分管领导、保密领导组成员和专职档案干部参加的档案鉴定销毁领导小组,负责全局档案鉴定销毁工作。
(二)经过鉴定,对没有保存价值或者已到保管期限的档案进行销毁。
(三)由档案部门提出准备销毁的档案清单,经档案鉴定销毁工作小组和主管档案业务和审批部门批准。
(四)经批准销毁的档案,应继续保存一段时间后再销毁,防止因疏忽或因某些档案潜在作用未被发现而造成无可挽回的损失。
(五)销毁档案应在指定的地点,有两人以上监销,并在销毁档案清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,销毁人员和监销人员在清册上签字,以示负责。
六、档案库房技术管理规定
(一)加强档案基础设施建设,档案库技术管理由档案人员负责。行政主管部门定期检查指导。
(二)档案库房设置防盗、防火、防晒、防尘、防有害物和防污染等安全措施。
(三)档案库房温度控制在14-24℃ ±2%,相对湿度控制在45-60% ±5%;复印室温度控制在 18-28℃,相对湿度控制在50-65%;声像库温度控制在 20-25℃,相对湿度控制在50-60%;磁带库温度控制在14-24℃,相对湿度控制在40-60%;
有设备的库房日变化幅度不超过±5 %;选用白炽灯作人工照明,照度不超过100勒克斯。
(四)定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐物相符,发现问题,及时报告,并采取措施予以处理。
(五)保持良好的工作环境和卫生环境,非库房工作人员未经许可,不得进入档案库房。
七、奖惩规定
(一)大力宣传和表彰热爱档案工作,熟悉档案业务,工作认真负责,刻苦钻研,埋头苦干,廉洁奉公,作风正派的档案干部。
(二)对在国土资源管理档案的收集、整理、分类、归档、提供利用和现代化管理等工作中成绩显著的专兼职档案工作人员由档案部门每年评选一次 ,予以表彰和奖励;并报请上级行政主管部门备案,作为考核和评定技术职称的依据。
(三)在国土资源管理档案工作中,违反有关规定,造成档案损失、丢失、泄密、涂改,擅自提供复制以及由于玩忽职守造成档案损失的个人和负有直接责任的主要领导人,由其所在单位的上级机关,依据《档案法》规定给予行政处分;构成犯罪的,提请司法机关追究刑事责任。
(四)对违反本规定,没有及时将国土资源管理档案进行收集归档的部门或单位,在年度档案互查中,由档案检查小组提出申请报告,经审议后,由其主管部门通报批评,造成严重后果的,其主要责任人应给予行政处分。
第2篇 a酒店人力资源部档案管理制度
酒店人力资源部档案管理制度
根据《中华人民共和国国档案法》及有关法规的规定,酒店的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。
档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。
1、员工档案
员工档案由酒店的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类:
(1)员工人事档案
员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;党团、奖励处分材料;任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递
在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
(2)员工的工作档案
从员工进入饭店开始,记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;教育培训记录、专业特长与爱好的资料;工资福利资料;劳动业绩、服务工作评估资料;出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案
人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。
(1)人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。
(2)工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
(3)教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
(4)行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。
第3篇 酒店人力资源部档案管理制度格式怎样的
酒店人力资源部档案管理制度根据《中华人民共和国国档案法》及有关法规的规定,酒店的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。
档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。
1、员工档案员工档案由酒店的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。
为做好考察培养使用工作提供重要的依据。
员工档案主要分以下二类:
(1)员工人事档案员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。
主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;
党团、奖励处分材料;
任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。
整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。
并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;
查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。
查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
(2)员工的工作档案从员工进入饭店开始,记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;
业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。
材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;
教育培训记录、专业特长与爱好的资料;
工资福利资料;
劳动业绩、服务工作评估资料;
出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。
每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。
员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。
(1)人力资源档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。
(2)工资福利档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
(3)教育培训档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
(4)行政人事档案有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。
