- 目录
岗位职责是什么
学院行政秘书是学院日常运营中不可或缺的角色，主要负责协调管理学院的行政事务，确保各项工作的顺利进行。
岗位职责要求
1. 具备良好的组织能力和沟通技巧，能有效地处理多任务并优先级排序。
2. 熟悉高等教育环境，了解学院的教育目标和行政流程。
3. 拥有较强的时间管理和项目管理能力，能够应对紧迫的截止日期。
4. 精通办公软件，如word、excel和powerpoint，熟悉电子文档管理。
5. 保持专业素养，尊重保密性，能处理敏感信息。
6. 具备一定的财务知识，能够协助处理预算和报销事务。
岗位职责描述
学院行政秘书在日常工作中扮演着桥梁和纽带的角色，既要对接学院的教职员工，又要与学生、家长及外部合作伙伴保持良好沟通。他们需要灵活应对各种情况，解决突发问题，确保学院的行政工作高效、有序。
有哪些内容
1. 文件管理：整理和归档学院的各种文件，包括教学资料、会议记录、政策文件等。
2. 会议安排：筹备和组织各类会议，包括预定会议室、准备议程、记录会议纪要。
3. 日程协调：协助院长和教职员工安排日程，处理预约和来访接待。
4. 沟通联络：与学院内外部各方保持联系，传达信息，处理咨询和反馈。
5. 行政支持：办理办公用品采购、设备维护等后勤事务，确保教学环境的正常运行。
6. 项目协助：参与学院的专项项目，如活动策划、预算编制、报告编写等。
7. 财务协助：处理学院的财务文件，协助编制预算，处理报销和账单支付。
8. 数据管理：维护学院的学生和员工数据库，更新相关信息，生成报表。
学院行政秘书的工作是多面且细致的，他们的工作质量直接影响到学院的整体运作效率和氛围。他们需以专业的态度和高效的工作方式，确保学院的行政事务得以妥善处理，为学院的教学与研究工作提供有力的后盾。
学院行政秘书岗位职责范文
第1篇 学院行政秘书职责
一、做好学院工作计划和各系（部）工作计划制定的催办工作和各阶段工作的汇总。负责起草、印发学院各类文件和函件；
二、协助院领导组织召集有关会议和活动，并做好记录；
三、做好学院物资管理和开支帐目管理；
四、协助做好学院的安全保卫工作，做好节、假日值班的安排落实工作；
五、协助做好学院离退休人员的管理工作；
六、负责本学院在管理过程中形成的文件材料的积累、收集、整理、归档和移交工作；
七、协助院长做好对外交流与合作联系与组织工作；
八、做好教职工的考勤管理和统计工作。
九、完成院领导和办公室主任交办的其他工作。
