物业管理公司文件管理制度-6汇编【4篇】

物业管理公司文件管理制度是企业运营的核心组成部分，其主要功能在于确保公司的日常运作有序进行，保证信息的准确传递和有效存储。通过规范文件的制作、审批、归档和销毁流程，这一制度能够提升工作效率，降低沟通成本，防止信息丢失或泄露，同时也为公司的决策提供可靠依据，有助于维护企业的合法权益。

包括哪些方面

物业管理公司的文件管理制度主要包括以下几个关键方面：

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码体系，便于文件的检索和管理。

2. 文件制作与审批：明确文件起草、审核、批准的流程，确保文件内容的准确性和合法性。

3. 文件发放与使用：规定文件的发放范围和使用权限，防止敏感信息的不当扩散。

4. 文件存档与保管：制定文件的保存期限和存档方式，确保文件的安全性和完整性。

5. 文件更新与废止：明确文件修订和废止的程序，以适应公司业务的变化。

6. 电子文档管理：适应数字化趋势，规范电子文件的管理，包括备份、加密和访问控制。

7. 培训与监督：定期进行文件管理培训，强化员工对制度的理解和执行，同时设置监督机制，确保制度的有效执行。

重要性

物业管理公司的文件管理制度的重要性不容忽视。一方面，它能确保企业内部信息的准确流通，提高工作效率，减少因文件混乱导致的错误和延误。另一方面，良好的文件管理有助于企业合规经营，防止法律风险，保护公司资产。此外，当面临纠纷或审计时，完备的文件记录可以作为重要的证据和参考资料。

方案

为了构建有效的物业管理公司文件管理制度，建议采取以下措施：

1. 制定详细的操作手册：编写清晰、实用的文件管理手册，包含所有关键流程和规定。

2. 引入专业软件：利用现代信息技术，引入专业的文档管理系统，提高文件管理的自动化程度。

3. 定期审计：定期进行文件管理审计，检查制度执行情况，发现问题及时纠正。

4. 建立奖惩机制：对遵守制度的员工给予奖励，对违规行为进行适当的处罚，增强制度的约束力。

5. 持续改进：根据业务发展和实际运行情况，定期评估和调整文件管理制度，保持其适应性和有效性。

通过上述方案的实施，物业管理公司能够建立起一套完善的文件管理制度，为公司的稳健运营提供有力保障。

物业管理公司文件管理制度-6范文

第1篇 物业管理公司文件管理制度-6

物业管理公司文件管理制度6

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。答复请示事项用批复。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①***发、②***人发、③***客发。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

***发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;***人发、***客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以***发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《***公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:

公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第2篇 物业管理公司文件管理制度怎么写

物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用决定。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用请示。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。

答复请示事项用批复。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①发、②人发、③客发。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。

力避随意发文。

发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第3篇 物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用决定。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用请示。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。

答复请示事项用批复。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①发、②人发、③客发。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第4篇 物业管理公司文件管理制度9

物业管理公司文件管理制度(九)

1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单,送综合部经理审阅后,再送公司领导批阅。

2、经公司领导批阅的文件,综合部要及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。

3、各部门接文件后,要当日阅办,并根据领导批示及文件要求,主动办理。属于各部门联合承办的,主办部门要主动做好协同工作,协办部门要积极配合。

4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。

5、各部门在文件承办后,要将办理结果写在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间或字号,将文件退交公司综合部,立卷、归档。

6、上级下达的业务性文件,承办单位办完后,需要留存的,公司综合部经理签批后可以复印留用。

7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件,均需交公司综合部统一登记,并按文件处理程序阅办。