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岗位职责是什么
物业资料岗位，是物业管理行业中一个关键的职能角色，主要负责收集、整理、归档和管理物业项目的各类文档资料，以确保信息的准确性和及时性，为公司的运营决策提供有力支持。
岗位职责要求
1. 熟悉物业管理法规及行业标准，具备一定的法律意识。
2. 具备良好的组织能力和细节关注度，能高效处理大量文档信息。
3. 掌握办公软件应用，如word、excel、pdf编辑等，以进行电子文档的管理和更新。
4. 良好的沟通技巧，能够与各部门有效协调，获取所需资料。
5. 保持高度的职业素养，确保信息的安全性和保密性。
岗位职责描述
物业资料岗位的工作日常涉及多方面的任务，包括但不限于：
1. 收集和整理：负责收集物业项目的所有合同、报告、业主信息、规章制度等文件，进行分类和编号，确保资料齐全、有序。
2. 数据录入与更新：将纸质文档转化为电子版，录入系统，定期更新，保证数据的实时性。
3. 档案管理：建立和完善档案管理系统，执行文件的借阅、归还、销毁等流程，确保档案的安全和完整性。
4. 协调与沟通：与物业团队、业主、供应商等各方保持良好沟通，确保资料的准确性和及时传递。
5. 报表编制：根据需要，编制各类统计报表，为管理层提供决策依据。
6. 法规遵守：确保所有资料符合法律法规要求，防止潜在的法律风险。
有哪些内容
物业资料岗位的工作内容涵盖以下几个方面：
1. 日常文档处理：接收、整理新产生的文件，如维修记录、投诉处理、租金收缴等。
2. 档案维护：定期检查档案，更新过期信息，处理遗失或损坏文件的补救措施。
3. 信息查询：快速响应内部或外部对物业资料的查询需求，提供准确信息。
4. 文件审核：协助审核合同、协议等重要文件，确保内容无误。
5. 系统管理：维护和优化文档管理系统，确保其稳定运行。
6. 培训与指导：向新员工或相关人员传授文档管理知识，提升团队整体效率。
物业资料岗位是物业管理体系中不可或缺的一环，通过严谨细致的工作，确保信息流通的顺畅，为物业公司的高效运营提供坚实的后台支持。
物业资料岗位职责范文
第1篇 物业行政人事部接待资料员岗位职责
物业公司行政人事部接待、资料员岗位职责
1.负责本部门文件、图纸及技术资料的管理,建档和统一管理工作。
2.负责收发各种通知、文件以及设备运行记录的管理。
3.负责部门考勤统计工作。
4.负责本部门文件打印、校对及传真工作。
5.完成上级交办的其他工作。
[上岗条件]
●中专以上文化程度,身体健康,有1年以上相关人事行政管理经验;
●较好的文档保管能力、组织协调和独立工作能力;
●能应用计算机办公软件;
●工作细心、认真负责
第2篇 物业资料管理员岗位职责与职位说明
2.33 资料管理员
2.33.1 岗位职责
a)认真学习国家保密法和有关档案管理规定,严格执行公司档案管理制度。
b)负责物业的有关图纸资料的收集、装订、存档。
c)负责管理处档案的建立与管理,依据管理制度,科学分类,方便检索。
d)严格执行档案使用、查询制度,规定不能外借的档案资料,未经主任批准不得外借,借阅档案必须详细登记,对造成破损、缺少、不按时归还者严格按规定处罚,并尽力弥补。
e)每周对档案室清洁一次,保证室内洁净,温度、湿度恒定,通风、消杀良好,防盗设施安全可靠。
f)完成领导交办的其他任务。
2.33.2 职位说明
a)年龄50岁以下,身体健康;
b)大专以上学历,档案管理专业,从事相关职位工作三年以上;
c)工作认真、负责,原则性强、廉洁奉公。
d)工作负责范围:负责管理处档案资料的收集、保管工作。
第3篇 某某物业公司品质资料岗位职责
某物业公司品质资料岗位职责
品质资料管理负责对公司受控文件的管理,监督检查各部门体系文件的有效性、完整性、执行情况。具体职责如下:
1.负责本部门质量记录和文档资料的标识、收集、整理、编目、借阅、归档等工作,包括电子文档的管理,综合办公室对外发文须每月底打印存档。
2.负责管理类体系文件的初审工作,确保该类体系文件科学合理,维护体系文件的适用性。
3.负责质量体系文件的电脑录入工作,且须用磁盘备份两份一套,并做好相关标识,妥善保管。
4.负责组织新更改(新编制)体系文件的发放及培训工作。
5.负责收集新颁布的有关法令、法规、条例以及行业规定,确保无遗漏。重要法规、条例等及时报部门经理确认后下发各部门。
6.及时传达公司相关信息,负责本部门共用的办公用品的保管和打印机、复印纸的使用。
7.负责在每月第一个工作日统计本部门办公用品的需求情况,负责本部门办公用品的账目建立及领用登记。
8.负责跟进本部门人员对各类投诉和紧急事件的处理情况,及时提醒、协助相关质量记录的完善工作,并做好归档及保管工作。
9.负责管理评审会议记录及纪要整理工作。
10.协助综合办公室主任保持与政府质量管理部门及审核机构的联系。
11.完成领导交办的其他工作任务。
第4篇 __物业综合维修部资料档案员岗位职责
物业综合维修部资料档案员岗位职责
1、负责维修服务部文件资料的收集、整理、保存、管理。将工程施工维修的地点、部位、时间、施工方案等资料进行收集、分类、保存、归档。负责工程会议记录工作。
2、控制施工材料的材质,向施工队要材质试验单,检查、试验所用材料是否合格并做好记录,对不合格的材质要及时向经理汇报,对所用材料有控制权和监督权。
3、参与工程质量的检查、验收工作,在进行验收前先查验、接收施工单位的竣工资料,重点查验隐检记录、试验报告、材质化验单和淋水、蓄水试验、电的满负荷、水通球、暖气试压的试验记录,查看资料是否齐全、是否真实。
4、整理竣工图,查验施工单位是否按图施工,竣工图是否齐全,是否已整理并核实变更洽商是否在竣工图上标明。
5、整理好验收小组进行验收时所作各种试验和检验记录,将验收时发现的工程问题进行整理、记录、归档,写明问题发生的部位、程度,以此作为结算的依据或档案资料。
第5篇 z物业工程部文员兼技术资料员岗位职责
物业工程部文员兼技术资料员岗位职责
1、岗位名称:工程部文员
所属部门:工程部
直接上级:工程部副经理
直接下级:无
2、工作职责:
2.1、努力完成部门经理交办的各项事务和技术资料的管理,对公司的通知、文件要做到及时上传下达;
2.2、负责有关资料、文件的收发和分类归档,准确无误地填制各种报表和表格。
2.3、负责工程部员工每月出勤的查核、汇总上报;
2.4、参加有关会议,并做好会议记录、整理工作;
2.5、负责收集、整理、复印、描绘、完善动力工程系统的竣工图纸及改造工程图纸和动力设备的使用说明书,分类归档,做到随时可提供查阅;
2.6、每月负责把各系统的设备档案有关故障情况、维修项目、更换零件或更新等内容填入部门的设备档案书;
2.7、负责动力设备运行时间、动力物资、人力消耗统计和工程维修部维修零配件、材料计划的汇总工作。
2.8、完成上级交办的其他工作。
3、任职要求:高中以上学历,办公室工作2年以上本职工作经验,具有扎实的专业知识基础、较强的工作责任心、努力完成服从上级领导安排的各项工作任务。
第6篇 物业管理公司信息资料管理员岗位职责
物业管理有限公司信息资料管理员岗位职责
a.负责公司各类相关信息的汇总、传递、反馈等工作。负责公司行政会议的会议记录和公司大事记录,组织撰写公司级的各类文稿(包括年工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等)。
b.负责公司各类文字资料、质量记录的编目、检查、发放、归档、分类工作。
c.编制存放目录索引,包括体系文件质量记录、图文资料、住户档案、员工档案、小区竣工资料、往来文件等。
d.负责电脑文档建立管理工作,资料须按文件类别设立相应的子目录,分类保存各类文件,重要文件须以软盘备份(如合同、协议书等)。
e.负责公司各类通知、简报等信息的接收,负责各类信息的真实性、及时性和完整性,重要信息随时发送;每周信息经过整理后在周四晚20:00以前上报;对过去各类主要信息进行必要的跟踪并及时上报。
f.负责公司资料室管理,报刊杂志订阅、资料借阅、资料室开放以及公司文档管理。
第7篇 物业工程部文员资料管理员岗位职责
物业工程部文员(资料管理员)岗位职责
报告上级:工程部经理、副经理
联系部门:工程部各专业
1、负责打印各类传送文件、报表、文件的复印及收发;
2、负责劳保、文具用品的发放工作;
3、负责对大厦、公寓全部图纸和技术说明书的分类保管、编排目录、建立台帐及借阅制度;
4、负责采购单的报批、存档及现金报销、支票申请手续;
5、负责工程报修单的分派和整理统计工作;
6、完成上级交给的各项任务。
