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公司采购管理制度是企业运营中不可或缺的一部分，它的主要作用在于规范采购行为，确保资源的有效利用，降低运营成本，提高效率，并防止不合规操作带来的风险。通过这一制度，企业能够实现对采购流程的标准化管理，保证采购质量，维护供应商关系，以及优化供应链运作。
包括哪些方面
一套完整的公司采购管理制度通常涵盖以下几个关键方面：
1. 采购政策：明确采购活动的基本原则，如公平竞争、透明度、经济效益等。
2. 采购流程：详细规定从需求识别到合同签订的各个步骤，包括预算审批、供应商选择、价格谈判、订单处理等。
3. 供应商管理：规定供应商的资质评估、绩效考核、合作模式等，以确保供应稳定和质量可靠。
4. 合同管理：规范合同的起草、审核、执行和终止流程，防范法律风险。
5. 风险控制：识别和应对采购过程中可能遇到的风险，如价格波动、交货延迟等。
6. 内部监控：设立内部审计机制，定期检查采购活动的合规性，防止滥用职权和腐败行为。
重要性
公司采购管理制度的重要性不言而喻，它直接影响企业的财务健康、运营效率和市场竞争力。一方面，良好的采购制度可以降低采购成本，提高资金利用率，为公司创造更多利润。另一方面，通过制度化的管理，企业能更好地控制采购风险，避免因质量问题导致的损失。此外，它还有助于建立稳定的供应商关系，保障供应链的稳定性，从而确保企业的正常运营。
方案
1. 制定明确的采购策略：根据公司业务需求和市场环境，制定灵活的采购策略，如集中采购、分散采购或混合模式。
2. 建立严格的供应商评估体系：定期对供应商进行绩效评估，确保其产品质量和服务水平符合要求。
3. 引入电子采购系统：利用信息技术，自动化采购流程，提高效率，减少人为错误。
4. 加强人员培训：定期对采购人员进行专业培训，提升他们的业务能力和道德素养。
5. 定期审查和更新制度：根据业务发展和法规变化，及时调整和完善采购管理制度，保持其有效性。
通过上述方案的实施，公司采购管理制度将更加完善，为企业的发展提供有力的支撑。
公司采购管理制度版范文
第1篇 置业公司采购管理制度
地产置业公司采购管理制度
1.目的
为了规范采购工作,提高采购工作的效率,作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范,以保证采购工作健康、有序、高效地运作,从而圆满完成采购任务,满足公司各部门对采购业务的要求,以此制定本采购管理制度。
2.适用范围
本制度适用于所有从事材料采购的业务人员,只要涉及材料采购业务活动的,便视为材料采购业务人员。
3.定义(或相关说明)
为了严肃采购工作纪律,明确业务人员在采购工作中的责任,约束采购工作中的违法行为,保障公司采购工作的正当顺利进行,维护公司及客户利益,公司采购程序得以严格执行,要求集团采购系统各成员必须遵守本制度所制定之条款。
4.管理规定
4.1业务人员应当遵纪守法,守职业道德和岗位纪律;严格执行岗位责任。
4.2业务人员应当熟悉采购工作和相关专业知识;业务人员应当不断努力提高自己在材料、采购方式及影响采购工作的作业流程上及其他的相关业务知识;业务人员应当积极参加各项相关的培训活动。
4.3业务人员应当熟悉和了解公司的发展方向、目标与前景;熟悉公司内部、各分公司以及各项工地等的运作情况。
4.4业务人员应当节省采购开销,提高工作效率;积极投入采购工作,主动开拓材料市场。
4.5业务人员在采购过程中必须真正做到货比多家(起码三家),严格履行材料单价对比表制度。
4.6业务人员应当坚持适质、适量、即使和全面的采购原则。
4.7业务人员应努力促进材料供应商或工程承包商之间的平等竞争,在交易中采用和坚持良好的商业准则。
4.8业务人员在工作中应当杜绝相互推委责任的现象。
4.9业务人员应尊重同事的善意忠告和建议,表现出为采购职业一份力量的愿望。
4.9.1业务人员之间应相互配合、积极协调;加强沟通、取长补短。
4.9.2业务人员应服从上级领导工作安排和指挥。
4.10业务人员应敬业乐业,努力提高自身素质和业务水平。
4.10.1业务人员应长期保持整洁、和蔼、亲切的形象。
4.11业务人员应忠于职守、坚持原则,维护公司的信誉和利益,保证自己的行为不损害公司利益。
4.12业务人员应城市信用、严密谨慎、认真负责。
4.13业务人员应当不带个人偏见,在考虑全部因素的基础上,从提供最佳价值的供应商处采购。
4.14业务人员应尊重市场公平竞争,规避一切可能危害商业交易的公平性的利益冲突。
4.15业务人员应当诚恳地对待供应商和潜在的供应商,以及其他与自己有商业来往的对象。
4.16业务人员应当严厉拒绝供应商或潜在供应商的赠礼。
4.17业务人员不得违反公司制度。
4.17.1业务人员不得疏怠履行职务,推卸或逃避工作责任。
4.17.2业务人员不得虚报工作成绩,怠瞒工作问题。
4.18业务人员必须自觉维护公司的合法经济权益。不得提供虚假材料价格,杜撰虚假理由瞒骗公司。
4.19业务人员不得假公济私,损害公司利益谋取私利。
4.19.1业务人员不得在其他存在可能存在业务来往的单位兼职;不得以任何形式与公司有厉害管理的经营活动。
4.20业务人员必须城市履行职责。不得利用职务之便为配偶、子女或其他亲友从事经济活动提供优惠条件;不得为供应商谋取不正当利益。业务人员不得与供应商串通损害公司利益。
4.21业务人员必须连接自律、秉公办事。不得私自接受供应商或潜在供应商的请客、送礼以及任何形式的报酬;不得接受可能影响材料采购活动的各种接待和宴请。
4.22业务人员必须公私分明,严格遵守有关公款公物的管理、使用规定。不得将公款公物用与私人开支或使用;不得借用公款逾期不还。业务人员不得以任何形式私分公司财务。
4.23业务人员在采购活动中必须勤俭办事、厉行节约,不得挥霍公司财产。
4.24业务人员不得超越职权,不得滥用职务。
4.25公司鼓励业务人员不断开拓和创新,激励积极进去和改革者。保障业务人员的饿正常工作秩序。
5.监督与实施
5.1公司对降低采购成本贡献突出的业务人员给予奖励。
5.2公司对具保违反岗位纪律与廉正制度的采购经查证属实的人员给予奖励。
5.3对违反本管理制度,弄虚作假、谋取私利,收受或变相收受回扣和贿赂的业务人员,公司根据清洁轻重给予同胞批评、记过、减薪、降职和开除的处分。
5.4使公司财产造成损失的,应依法赔偿。构成犯罪者,依法追究刑事责任。
5.5对存在不正当竞争行为的不法供应商,公司采取终止贸易合作的单方措施,并对公司的损失保留追究业务人员和供应商连带责任的法律权利。
6.附则
本制度以集团公司行为规范为准则,根据实际运作情况而不断作修改完善,以加强对采购的管理。
第2篇 某某地产公司采购管理办法
第一、采购管理办法
一、本公司物资部之采购依本办法办理。
二、采购组根据工程部排定之物料计划,并计算本月应采购数量。
三、根据工程部送来之物料计划内本月份采购数量填写请购单,经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。
四、接到请购单后,采购组应根据品名规格积极寻找供应商,原则上每一物料应寻找三家以上之供应商,进行比价格、比质量,其必须具备之资格如下:
1、必须是有限公司。
2、必须做过其他公司之物料及零件,且目前尚继续在供应者。
3、必须自备车辆。
采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、品质情况,并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之物料,于采购前尤需注意供应商(协力厂)之调查工作,必要时得协调工程部、地产部、地盘经理(工程师)与品管人员共同前往考察调查。
五、经比价格、比质量决定供应商后,经双方同意后,与供应商洽谈合约,合约起草,主管副总经理审定合约后交总经理(或授权人)签约后方能物料订购。
六、物料进仓及使用前均须抽样检验,以断定物料之水准,依据品管质量、数量验收合格予以收货;对品管质量不合格者,不予收货,退回供应商提出交换。
七、物资采购人员(仓库管理验收员)在业务交往上必须遵纪守法、廉洁奉公,严禁假公济私、索贿受贿,一经发现按公司规定处理,严重者移交司法部门处理。
第二、采购程序
1、物料管理部门开出采购单,给采购组。
2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。
3、研究市场状况,并找出有利的购买时机。
4、决定物料供应来源以进行采购事项。
5、以询价、报价、比价决定有利价格,并选取供应商。
6、与供应商签订采购合约并开立订购单。
7、监督供应商准时交货。
8、核对并完成采购交易行为,根据验收单或品质数量检验报告,核对供应商交货状况,并对不良品设法加以处理。
9、内购与外购在采购管理之精神大致相同,惟外购程序必须透过出口程序及作业手续。
第三、采购员业务职责
一、寻找物料供应来源,并分析物料市场。
二、与供应商洽谈,并安排工厂参观,建立供应商(协力厂)之资料。
三、要求报价与进行议价。
四、获取所需之物料。
五、查证进公司物料之数量与品质。
六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。
七、了解市场趋势,并搜集市场供给与需求价格等适切资料加以成本分析。
八、呆料与废料之预防与处理。
第四、仓库管理守则
⑴未经验收之物料不得存于仓库内。
⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐,放置适当之处,以便领用及查点。
⑶凡有危险易燃物品应特殊储存,并应与其他物料隔离。
⑷凡属仪器及特别贵重之物料,应储存于箱内并予加锁。
⑸物料储存处所应保持清洁干燥,以免物料污染或受潮。
⑹物料之发放或领放,依照公司规定,无关人员不得任意进入仓储区域,不按公司规定手续办理者,物料不得出库。
⑺仓库不得携入任何易燃物品,并禁止抽烟。
⑻仓库内外附近,应备用消防设备,以策安全。
⑼仓库应加强防卫,以防盗窃。
第五、进料验收管理办法
一、本公司对物料之验收入库均依本办法。
二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联,详细写明送货内容与订购单据号码,连同统一发票与所送交之物料送到物资仓库之收料处。
三、收料员核对统一发票、订购单与送货单无误后,再核对供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后,在送货单一式二联上签章,将第一联送货单退供应商以为送货之凭证,第二联收料员留存,之后将送货单之内容转记入供应商资料卡内。
四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上,同时在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。
五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联,并载明下列各项目:⑴物料编号;⑵品名规格;⑶交货者名称;::⑷统一发票号码及年月日;⑸交货数量;⑹实际接收数量;⑺订购单号码;⑻收料日期。
六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况,必须在进料验收单接收状况栏内书明,以为品管检验参考。
七、收料员于填入必要内容并核章后,将进料验收单第一、二、三联送物料计划员。
八、物料计划员根据进料验收单在物料订购、运输、接收记录上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收单第一、二、三联立即送往品质检验员。
九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联,经品质主管核章后,第一
联进料验收单由进料品质检验单位自存,并送物料计划员登记良品总数,计算订购余额于物料订购、运输接收记录后将进料验收单第一联转送帐料员,帐料员根据进料验收单内良品总数转记存量管制卡入库数量栏,并填具入库日期与进料验收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商资料卡交货资料各栏后,将进料验收单二至三联连同统一发票送仓储员办理入库手续。
十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符,于安排物料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库接收章,将进料验收单二至三联送请物料主管核章。
十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。
十二、进料验收单第三联连同统一发票送会计部门以为付款之凭证。
十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之发票影印一份给物料组,经物料计划员登记入物料订购、运输、接收记录后转送收料员。于物料运达时,收料员根据影印之发票,核对入仓之外购品,并将交货实况填入供应商资料卡,以下进料验收程序与内购品处理程序相同。
十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料,送交仓库决定验收前,对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对,以查验该批物料允收或拒收,才给予验收进仓。
验收处理程序如下:
(一)先行检查协力厂商或供应商所送来之各种发票、交货证件是否齐全,交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误差,如有误差,不应该进一步加以验收。
(二)运到物料卸入验收地时,即应先核对包装箱上所记载之收件人是否相符;物料名称、数量与交货证件所列是否相同;包装是否完整(在运货途中,是否被打开过);每箱物料之毛重与净重是否与交证件相同……凡此种种均该逐一核对。发生误差,立即注明清楚,并联络协力厂商(供应商)补足,必要时须沿请公证。
(三)开箱拆开包装,物料内容与交货文件应该核对物料名称规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料或零件短缺,或零件破损不堪,均应加以注意,并将详情写在物料验收单上,以为验收工作处理当中之重要资料。
(四)依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。
(五)经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质,其结果写在物料验收单上。
(六)根据物料验收单上品质检验之规定,判定该批物料为允收或拒收。
(七)如品质验收合格,数量无误,应即办理登帐进库,予以收货。
十五、超交之物料以退回为原则,但得以考虑让供应商寄存,而不作进料验收之处理。
十六、收料员根据每天进料情形填写物料外暂收品日报表,一式四联,第一联收料员自存,第二联送物料计划员,第三联送品管员,第四联送采购员。采购员根据日报表,与物资主管商讨对超交物料的处理办法。
第六、仓库盘点管理办法
一、盘点之目的
(一)资产之管理
1、查明各项物品、材料、固定资产之可用程度,以达到有效利用资产的目的。
2、利用盘存、清点物品重新妥置库存物品,使之和计数帐顺序配合达到管理之目的。
3、核对现有存货、固定资产等与帐上记载数目是否一致,以把握公司资产之准确性。
4、为下期生产(工程)计划之依据。
5、最低与最高存货量之把握。
6、不良品、呆滞品之发现。
(二)资料金额之确定
1、确定各项资产之真实价值,以利成本之计算。
2、据以编制资产、存货之明细表。
3、精确计算利润中心之利润,以考核各中心之贡献实绩。
二、实施时间规定
每年实施二次:六月三十日及十二月三十一日。
三、人员组织
(一)公司派财务主管人员负责。
(二)物资部经理(或副经理)、采购人员。
(三)仓库管理人员。
四、盘点报告
(一)负责人应将盘点明细表(只限材料、半成品数量表)缴交,以凭核对而利督导。
(二)盘点完毕当天应将全部盘点卡分类,依编号顺序连同空白未用之盘点卡交给复检人员交帐务员整理。
(三)各仓管员应于盘点后三日内造具盘点明细表三份,两份送会计(造册时请按计数帐、材料帐编号及盘点卡顺序填写),一份自存。
(四)负责人应将存货、资产逐项检验,若有错误或遗漏之处应随时会同财务部对其进行更正或复查。
第七、仓库领料及发料管理办法
物料由物资部根据工程(生产)计划,将仓库储存之物料,直接向生产现场发放之现象,称为发料。物料由生产部门现场人员在某项工程制造之前填写领料单向物资部领取物料之现象称为领料。
一、本公司材料、零件领用、发放依本办法办理。
二、工程(生产)人员根据工程计划所需填制领料单,核章后向物料仓库之管理人员洽领物料。
三、物料管理人员接获领
料单后,一面核对一面准备物料,将物料送往工程部门。
四、工程领料人员核对物料数量、规格与领料单相符,在领料单上签收。
五、物料管理人员在无特殊情况时,备料与发料应优先发料送往工程单位。
六、在备料发料过程中,发现物料短缺或待料情形,物料管理员必须立即采取行动,一方面将缺料情形告知采购部门,一方面向供应商催货。若短缺之物料已进仓,物料管理人员应立即安排检验,将检验后之物料送往工程部门,无论如何严禁工程部门人员自行向进料检验人员领料,进料检验人员亦不得擅自发料。
第3篇 物业分公司采购管理工作程序
物业分公司采购管理程序
总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。
1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:
a.对所采购的物资、材料指定品牌。
b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。
c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。
以上要求必须文件化。
2.各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。
3.采购合格服务活动时,必须向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。
4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。
5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。
第4篇 某物业公司采购管理程序
城市花园物业管理公司质量体系
--采购管理程序
1.目的
控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.
2.范围
适用于公司内各类物资和服务的采购管理.
3.职责
3.1 总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.
3.2 品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.
3.3 各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.
4.程序
4.1 根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类:
a类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等.
b类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等.
c类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等
4.2 采购资料
4.2.1 物资使用部门负责提供采购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.
4.2.2 总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》,并保存采购资料.
4.3 采购计划审批
4.3.1 各物资使用部门每月于25日前根据工作计划,填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.
4.3.2 《物资申请单》包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.
4.3.3 计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.
4.3.4 后勤主管审核公司《物资申请单》,并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.
4.3.5 审批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.
4.3.8 应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.
4.3.9 固定资产和高额物资采购需加专项报告.
4.3.10 各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.
4.3.11 需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.
4.3.12 按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.
4.3.13 按《合同审批程序》实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的责任.
4.3.14 严格履约.
4.4 采购物资的验证
4.4.1 物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记,填写《入库单》,做好台帐记录.
4.4.2 质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写《物资验收单》.
4.4.3 如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写《物资验收单》.
4.4.4 如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.
4.4.5 机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.
4.4.6 使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.
4.4.7 服务质量验收由服务申请部门负责.
4.4.8 当出现不合格物资时,由质检员填写《不合格物资处理单》,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.
4.4.9 对小批量采购的a、b类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.
4.4.10 采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.
4.4.11 对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔偿或返工.
4.5 物资的保管按《仓库管理程序》执行.
5.监督执行
由总经理办公室监督执行.
6.支持性和相关性文件
__s4.6-01-01 《a、b、c类物资合格供应商名单》
__s4.15-01《仓库管理程序》
__s4.6-01-02 《设备(服务)合格分供方名单》
7.质量记录及表格
__s4.6-01-f1-01《物资申请单》
__s4.6-01-f2-01《入库单》
__s4.6-01-f3-01《物资验收单》
__s4.6-01-f4-01《不合格物资处理单》
第5篇 物业公司采购管理规定（13）
物业公司采购管理规定(十三)
1.0目的
保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准,对产品服务的最终实现提供优质保障;
2.0适用范围
适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;
3.0职责
3.1管理部根据实际情况,选择物资供应商和供方,并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;
3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购,管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;;
3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;
3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理,仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;
3.5总经理负责审批《物资采购计划单》;
4.0程序
4.1供方评审
4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方,选择依据包括但不限于:
a)公司现状及发展目标;
b)供方基本情况,例如服务态度、营业执照及地理位置等,服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;
4.1.2管理部组织人员进行供方评审,评审内容包括但不限于:
a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;
b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;
c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务,从业人员的持证上岗率合格;
d)评审时的物资样品质量达到100%,现场操作人员服务质量达到100%的合格;
e)在保证质量的前提下考虑价格;
f)评审完毕,管理部填写《供方评审报告》;
4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记,合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者,由管理部填写《不合格报告》不予登记,《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制,总经理审批;
4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评,填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力,复评不合格者,应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。
4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确:
a)提供服务的范围、期限、质量要求;
b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;
c)双方的权利和义务;
d)违约责任,赔偿等事项;
4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时,各责任部门应会同采购人员采取以下措施,以保证产品、服务符合要求:
a)与供应商或供方沟通,要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低,必要时向其提供一定的帮助。
b)严密采购的验证或检验过程,严格监控供方提供服务的过程。
c)根据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务,并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。
4.4 采购
4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;
4.4.2综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月,
《物资采购计划单》,《物资采购计划单》应包括:采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;
4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购,如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时,采购人员应上报综合办经理,由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审,临时评审准则根据实际情况而定,至少应包括供方评审内容中的a、d项;
4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资,如遇突发事件需另外购买时,部门(管理处)负责人可决定临时购买,但应向综合办经理说明,各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购,大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;
4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审,并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括:服务项目范围、质量要求、期限等,经授权人审批后报管理部。
4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。
4.5物资的验证与接收。
4.5.1所有采购的物资,由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证,并记录验证结果,及时通知仓管员进行检验和入库,仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。
4.5.2如果有必要在供方现场检验时,应检验合格后进行记录才给予放行。
4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查,其中属一次性分包服务项目如:外墙清洗,管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收,明确其是否符合有关规定和合同的要求。
5.0相关文件
a)《合格物资供应商名单》qr-c
b)《合格供方名单》qr-c
c)《服务分包合同》
d)《物资供应商评价报告》qr-c
e)《供方评价报告》qr-c
f)《物资采购计划单》qr-c
g)《服务分包申请计划单》qr-c
h)《采购物资检验规程》
i) 《供方评审报告》qr-c
第6篇 化工公司采购管理程序
化工公司采购管理程序
1目的
为保证对供应商评估、考核有据可依,确保本公司采购的物品符合采购要求,更好地完善和规范日常的采购工作,从而提高工作效率,最终满足客户需求,特制定本程序。
2适用范围
本公司采购所采购的物品。
3职责
3.1采购:对供应商评估、考核;制定采购计划、评估请购单及日常的采购工作,并负责采购物品的到位跟踪。
3.2物流部仓库:收集采购需求申请,制定请购单。
4定义(无)
5作业内容
5.1采购作业流程(参见附件一)
5.2采购作业内容
5.2.1仓库根据需要填写物品填写请购单交主管审批后交业务运作部采购。
5.2.2采购人员接到经核准的物品请购单,于合格供应商名录中选择合适的供应商,编制采购单,经业务运作部主管核准后进行采购。
5.2.5经核准后的采购单传真给供应商,供应商接到传真后进行电话或签字后回传确认。
5.2.6部分少量物品采购,可电话通知供应商,由供应商记录后传真我司采购部确认。
5.3采购物品跟踪
5.3.1采购部负责对采购的物品进行跟踪,必要时填写采购物品跟踪表。
5.4供应商评估及考核
5.4.1凡和公司有业务往来之供应商,采购部需向其发出供应商评估表,对其公司之合法性、质量管理体系有无建立、公司概况及其经营规模等进行评估。
5.4.2通过本公司评估的供应商,经总经理核准后,列入合格供应商名录中,以便采购人员采购物品时从中选择供应商。
5.4.3新开发的供应商,与公司来往2个月后,对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。
5.4.4在公司推行质量管理体系以前有来往之供应商,于公司推行质量管理体系2个月左右对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。
5.4.5供应商之考核结果记录于供应商考核表。
5.4.6根据考核结果划分不同的等级,通过本公司考核的供应商,列入合格供应商名录中,采购时根据其等级的不同作出优先选择。
5.4.7公司将每隔6个月对本公司的所有供应商进行一次考核,并及时更新合格供应商名录
5.5采购物品跟踪表请购单采购单由采购部保存1年
6附件
6.1附件一采购作业流程
6.2附件二请购单
6.3附件三采购物品跟踪表
6.4附件四供应商评估表
6.5附件五供应商考核表
6.5附件六合格供应商名录
7参考文件
7.1文件管理程序
7.2质量记录管理程序
附件一:采购作业流程
附件二:请购单
第7篇 置业公司采购合同管理规定
置业集团公司采购合同管理规定
第一章总则
第一条为确保合同谈判、签订、评审、档案管理、分析评估的严肃性、有效性及规范性,特制订本规定。
第二条本规定适用于采购管理中心。
第二章各业务阶段的合同管理
第三条合同谈判:
(一)谈判人员必须通过公司组织的正规商务谈判和合同知识培训;
(二)在和客户谈判之前,主谈人员必须用规范的表格做好详尽的谈判计划;
(三)所谈物资为固定资产时,必须按公司相关文件的要求向请购部门索要董事长的批文;
(四)所谈物资含有较强的专业性、技术性时,必须邀请相关技术人员参与谈判,并对相关技术参数签字确认;
(五)大型安装项目合同,除商务谈判外,还必须连同总经办、工程项目人员一起到供应商处实地考察,以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等。
(六)无论何种物资,原则上杜绝独家供货,必须找至少三家以上的客户进行投标、洽谈
(七)工程部等其他部门配合谈判的合同,采购人员须严格遵守公司的前后台管理,做好各方人员的协调工作。
(八)所谈供应商为新客户时,则其必须提供相关的证件(税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书);
(九)物资涨价时,必须有确凿的信息来源,并经部门经理批示后方有权涨价。
第四条合同签订
(一)所有进行洽谈的合同必须有需求部门正规的物资申购单,并经过本部门领导审核后方可进入采购程序;
(二)属于招标采购的,必须严格按照部门的《招标手册》开展工作,开标、议标、谈判增值表等各项资料必须齐备。
(三)所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本,不得随意更改。
(四)在签订合同前,须要求供应商提供各项有效的证件,作为合同附件一起评审、存档。
(五)买卖双方单位名称要做到四一致(抬头、落尾、图章与营业执照),不可相差一厘一毫。
(六)若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时,要单独以合同附件的形式签订,附件号可按签订合同时的日期编号,如:2006年12月2日签订合同的附件可编号为2006-12-02号附件。
(七)合同上所有栏目都必须认真填写,若有些栏目不需填写时可用/代替。
(八)标的中单位栏的填写应符合现行国家计量标准,不能以捆、扎、堆、斤等模糊或不规范词语填写;合计金额栏应用规范的大写文字填写。
(九)我方签约人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款,特别是保密、商品生产、变更、商业贿赂之禁止等。
(十)合同条款中原则上不允许出现笔误或删改,特殊情况出现笔误或删改,应由双方当事人签字认可,并在笔误或删改处加盖双方的公章。(不准在合同文本上涂改任何文字)
(十一)所谈对方是个体户时,则必须填写对方家庭住址,并附有身份证复印件。
(十二)除合同外,还须和供应商签订单独的《廉政协议》,作为合同附件一起评审、存档。
第五条合同评审
(一)合同签订后,首先由供应商签字盖章,之后由我司的合同签订人员认真填写合同评审表进行合同评审,合同评审表上各项内容必须完备、真实、准确。
(二)合同评审表上除中标单位外,还必须认真填写各竞标单位的信息。原则上只找一家供应商洽谈合作的合同,拒绝评审。若是特殊情况,须认真在评审表上详尽说明。
(三)合同原件要求一式五份,并要求供应商在每份合同上盖骑缝章。一份档案室存档,一份财务部保存,一份部门留存,一份供应商,一份备用。
(四)合同签订人在填写好的合同评审表上签字确认后,按照如下流程进入评审程序:合同签订人
第8篇 建筑公司采购管理控制工作程序
建筑公司采购管理控制程序
1 目的
为确保对影响采购质量的关键环节实施控制,保证采购产品的质量、性能、交付和服务等各方面,符合顾客、法律法规、职业健康安全和环境的要求,并满足公司工程建设和管理的需要,特制定本程序。
2 适用范围
适用于公司在工程建设和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。
3 职责
3.1 采购管理实行业务管理原则和法律归口管理的原则。
3.2 总经理负责领导公司的采购管理,副总经理协助总经理负责领导公司的采购管理。
3.3 物资部、综合管理部以及计划部是采购管理主要部门。
4 管理内容与要求
4.1.1 物资部负责与设备、材料等有关的采购管理工作,包括:
--设备、原辅材料;
--生产性低值易耗品;
--非标设备加工承揽;
--货物仓储保管;
--货物运输;
--货物保险;
--行政管理所涉及的形成固定资产的低值易耗品。
4.1.2 综合管理部负责与行政管理、基础设施建设有关的采购管理工作,包括:
--人员聘用;
--培训;
--法律咨询;
--审计事务;
--广告、宣传;
--后勤管理;
--绿化维护;
--行政管理涉及的不形成固定资产的非生产性低值易耗品。
4.1.3 计划部负责与工程建设有关的劳务采购的采购管理工作,包括:
--建设工程(包括勘测设计、建筑安装工程等);
--工程监理;
--技术引进;
--工程设备安装调试;
--技术咨询、评估监测及科学试验;
--财产保险;
--财产租赁;
--其他与工程建设有关的采购。
4.2 采购的申请
4.2.1 工程项目(劳务)采购的申请
由工程项目涉及业务管理部门填写《工程项目(劳务)采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交计划部,计划部提出审核意见,报公司领导批准后备案并进行采购管理工作。
4.2.2 物资采购申请
4.2.2.1 工程用物资的采购申请
由物资使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,各专业(包括汽机、锅炉、发电机、热工以及土建专业)负责人对申请审核后,由物资使用部门主管提出初审意见,计划部根据经批准采购申请的工程实际需要提出审核意见,报公司领导批准后备案并提交物资部,物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划,并进行物资采购管理工作。
4.2.2.2 生产性低值易耗品的采购申请
由物资使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,计划部根据工程预算以及年度预算提出审核意见,报公司领导批准后备案并提交物资部,物资部将已批准的采购申请的物资纳入采购计划,并进行物资采购管理工作。
4.2.2.3 行政管理涉及的货物采购申请
由使用部门填写《物资采购申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交综合管理部,综合管理部提出审核意见并备案,报公司领导批准后由物资部或综合管理部进行货物采购管理工作。物资部负责形成公司固定资产低值易耗品以及生产性低值易耗品的采购;综合管理部负责不形成固定资产非生产性低值易耗品的采购。
4.2.3 培训采购申请
由需求部门提出填写《培训申请表》提出申请,部门主管提出初审意见,提交综合管理部,综合管理部提出审核意见并备案,报公司领导批准后,由综合管理部组织采购。
4.2.4 其他采购申请
由需求部门填写《签报》提出申请,部门主管提出初审意见,提交相关采购主要管理部门,主要管理部门提出审核意见并会签后报公司领导批准,由采购主要管理部门组织采购。
4.3 潜在合格供方的选择以及合格供方名录的建立
4.3.1 各管理部门应建立各职能范围内的合格供方名录,潜在的合格供方的选择应根据以下信息确定:
--供方提供的产品已在公司使用的,使用部门反馈的信息;
--供方提供产品在同容量电厂的使用情况;
--供方资质证明、质量、安全、环保业绩以及遵循法律法规要求的符合情况;
--公司专业技术人员的推荐;
--承办部门在市场上了解、收资的信息。
4.3.2 确定潜在的合格供方后,由各管理部门负责组织各职能范围内的潜在合格供方进行调查,进行资质审查。
4.3.3 潜在合格供方的资质审查内容应包括:
--主体资格:具有经年检的企业法人营业执照或营业执照;
--经营范围:欲签合同标的应复核当事人经营范围,设计专营许可的,应具有相应的许可、等级及资质证书等;
--代理权限:由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人(主管)身份证明、授权委托书、代理人身份证明等;
--履约能力:具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;
--履约信用:重合同、守信用,无违约事实,现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。
4.3.4 潜在合格供方的资质审查经相关部门会签后,并报分管副总经理批准后,纳入合格供方名录。
4.3.5 相关职能部门应每年定期对合格供方名录进行复评。
4.4 劳务、物资及服务的采购管理
4.4.1 申请经公司领导批准后,物资部、综合管理部及计划部负责各自职能范围内的采购管理。
4.4.2 采购的标的金额按以下管理内容进行管理:
4.4.3 预算金额在人民币伍拾万元以下的采购,管理部门应在合格供方名录中选择3家以上合格供方,报公司领导或授权人确定供方后实施采购。
4.4.4 预算金额在人民币伍拾万元以上(含伍拾万元)的采购,管理部门应选择3家以上合格供方,作为潜在投标方,报招标领导小组确定投标方,在招标领导小组的领导下,由招标工作小组按《招标管理实施细则》进行招标,确定供方后实施采购。
4.5 招标管理
4.5.1 公司依法成立公司招标领导小组、招标工作小组。
4.5.2 公司招标领导小组是公司招标的最高决策机构,决定公司招标的方针、政策、重大工程及物资的招标方案。
4.5.3 招标工作小组由物资、工程两个招标工作小组组成,负责招标的各项具体组织工作。
4.5.4 招标管理工作具体按《招标管理实施细则》执行。
4.6 合同管理
4.6.1 确定供方后,金额在1万元以内的,由采购管理部门自行采购;金额在1万元(含1万元)以上的,由采购管理部门起草合同,按合同管理流程进行合同管理,具体按《合同管理办法》执行。
4.7 采购产品的验证
4.7.1 劳务采购的验证
产品交付前,按《工程验收管理规定》进行验收,并根据相关供方的施工工期、施工能力、安全、环境和服务进行劳务和服务采购的验证,验证结果可作为合格供方复评的输入。
4.7.2 物资采购的验证
产品交付时,物资部按《设备、物资材料质检管理办法》进行验证,产品交付并投入使用一定时期后,由物资部可向产品使用部门发问卷调查,进行产品验证,问卷调查可作为合格供方复评的输入。
4.7.3 服务采购的验证
综合管理部根据服务采购的协议或合同要求,对提供服务相关供方的服务态度、工作绩效及需求部门反馈的信息,实施验证,验证结果可作为合格供方复评的输入。
4.8 对供方采购劳务、服务及物资的管理
4.8.1 公司对相关供方拟选择的设备、材料供应商有否决权。相关供方所采购的材料、设备及特种材料,必须由公司审定。相关供方应提供所有物资供应分供方名录以及相应的资质资料报物资部备案
4.8.2 公司对劳务供方拟选择的劳务分供方有否决权,重大分包合同招标应邀请公司参加,劳务供方应提供所有劳务分供方名录以及相应的资质资料报计划部备案。
5 相关文件
《培训控制程序》
《合同管理办法》
《工程招标管理实施细则》
《物资招标管理实施细则》
《设备、物资材料质检管理办法》
《工程验收管理规定》
6 相关记录
《工程项目(劳务)采购申请表》
《物资采购申请表》
7 附录
附录a 流程图
附录b 《工程项目(劳务)采购申请表》
附录c 《物资采购申请表》
附 录 a
(资料性附录)
流程图
a.1 合格供方名录建立流程图
a.2
使用部门采购申请
采购管理控制流程图
附 录 b
(规范性附录)
工程项目(劳务)采购申请表
附 录 c
(规范性附录)
第9篇 z公司采购管理办法
某公司采购管理办法
一.总则
为了规范公司采购行为,降低公司经营成本,特制定本办法。
二.管理体制
公司可设立专门的采购部门,具体负责公司采购业务。
公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
公司采购实行集中与分散相结合体制。
三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购,由采购部门统一办理;
低值、小额或限额以下的采购,由使用的部门各自办理。
公司实行成批和零星采购相结合体制。
四、根据年度经营计划,测算和制定年度原辅材料、物资需求计划,每年进行1~2次的成批采购;
五、年度物资计划难以概括,或市场供求变化导致物资需求计划改变的,可在年度中进行多交的零星采购。
六、贯彻五适方针,即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点,购进适当品质及适当数量的物料。
七、采购计划与申请
根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定年度采购计划预案。
根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,相应制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。
公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施,半年、季度采购计划须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。
根据采购计划制作的采购预算表,以一式多联方式提交,分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。
公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
八、采购实施
采购部收到请购单或采购计划被批复后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。
对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。
采购询价获准后,采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。
重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。
采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款进度,向财务部申请借款,及时向供应方支付定金和各期货物。
采购员按合同交货进度,及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后,即前往提货点,按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量,相符后签收。
如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,采购员可拒绝接收或将货物退回供应方。
对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员及进告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
验收合格的货物及时运抵仓库,办理移交入库手续,并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。
采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表,分类监控、跟催。
采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题,应及时上报主管处置,寻找替代品或变更生产计划。
九、其他
1、采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。
2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。
3、采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。
4、采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。
5、会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。
十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价:
采购目标成本的完成情况;
采购合同履约率和违约程度;
采购成本节约额或损失额;
采购物料质量合格率;
价格波动情况;
供应商稳定性和开拓供应商新情况;
廉法或执着收回扣、受贿情况。
以上工作情况记入采购员业绩档案,作为考绩依据,并作出相应的奖励和处罚。
十一、附则
本办法由采购部解释执行,经公司总经理办公会议批准生效。
第10篇 p公司采购管理程序
公司采购管理程序
总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。
1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:
a.对所采购的物资、材料指定品牌。
b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。
c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。
以上要求必须文件化。
2.各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。
3.采购合格服务活动时,必须向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。
4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。
5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。
第11篇 某公司采购管理工作程序
某公司采购管理程序
总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。
1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:
a.对所采购的物资、材料指定品牌。
b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。
c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。
以上要求必须文件化。
2.各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。
3.采购合格服务活动时,必须向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。
4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。
5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。
第12篇 公司采购管理控制程序（5）
公司采购管理控制程序(五)
一、目的:为合理和有效率地利用公司的资金资源,减少不必要的浪费和损失,提高采购质量,服务公司的产品实现过程,降低生产成本,确保产品的质和量,提高企业的经济效益。
二、适用范围:产品实现过程一切原辅材料的采购工作及公司配套产品外购工作,外加工产品原辅材料采购工作及专卖事业统一形象外发材料的采购工作。
三、职责与权限:
3.1负责组织相关部门对合格供方的选择与评定;
3.2负责组织对合格供方提供的样品进行检验、评估与验证,并参与对采购的原辅料和货物样品进行监督和封存。
3.3根据采购依据负责实施采购合同的谈判和签订。
3.4负责采购合同所规定事项的执行、全程控制和监督。
3.5负责参与原辅材料及货物质量控制过程中检验,评定与分析。
3.6负责采购合同执行过程中质量事故和违约事宜的追踪、实施谈判与处理。
3.7负责采购合同执行完毕并配合财务部付款及对付款情况实施监督。
3.8负责根据实际生产和经营需要货物的质和量进行采购,配合生产、经营需要,确保质量和生产经营需要。
四、合格供方评定:
4.1要采购优质的原辅材料及货物,重要的工作是慎选合格供方。
4.2合格供方必须具备供货产品的生产资格、质量依据、有关手续。
4.3根据生产及经营需要,在不同的合格供方提供同类原辅料和货物的情况下,采购人员应负责组织质管部、生技部和实际用料部门的相关人员进行质量资格评审和认定。
4.4合格供方必须是同类产品生产厂家的佼佼者,具备按时交货的生产能力,最重要的是应具备质优价廉的基本条件。
4.5合格供方的产品必须是经质检部门检验合格或委托有检验资质的机构检验合格的产品,并经公司实际生产使用证明供方产品质量优良者优先。
4.6必须采用科学的办法,合理的检验手段来进行分析而确定每一种合格原辅材料及所需货物的合格供方。
4.7对合格供方必须采用货比三家的传统方法,用不带偏见的主导思想、实事求事的态度并根据供方的产品质量、服务方式、企业信誉及一贯实际交往的表现来评定合格供方。
4.8合格供方的选择必须采用择优汰劣的市场竞争原则,同类产品可供选择的合格方必须同时评定二至三家,以达到物美价廉的最佳效果的目的。
4.9质优的合格供方应在付款时给予优先;对质差的供方经通知改进,质量没有明显改善的则应给予删除合格供方资格的处罚,以观后效。
4.10每半年应由经营部组织质管部、生技部及相关人员参加评定会议,重新评定合格供方的资质问题及重新确认合格供方。
4.11稳定的原辅材料及经营所需货物的合格供方是降低企业质量管理成本的重要因素,未经公司有关部门及相关人员讨论通过,未经公司有关领导批准,采购人员无权自行决定取舍合格供方。
4.12合格供方的评定必须通过相关部门、相关人员的专门评定分析并形成决议,由相关人员签名确认,并经有关领导批准执行。
4.13公司外购配套产品和自行采购原辅材料委托外加工的产品的合格供方的评定按本评定方法有关规定执行。
五、采购依据
5.1根据对市场的分析和判断,公司决策投产的新产品所需原辅材料。
5.2根据产品开发部新产品试产试制所需的原辅材料。
5.3根据公司下达的产品生产计划任务所需的一切原辅材料。
5.4根据经营部专卖事业所需的一切整体形象所需的材料。
5.5根据公司生产经营所需要的其它配套产品。
5.6根据公司委托外加工所需的原辅材料。
5.7所需采购的原辅材料及货物均必须按实际需要的质和量。
5.8所有采购依据必须有充分的授权和文字确认。
六、控制程序:
6.1 根据公司计划和下达的生产任务所需的原辅材料及货物,通知已通过评审确认的二至三家合格供方提供样品和报价。
6.2不同的合格供方提供的同类原辅材料及货物,在通过提供样品或生产实践证明质量优质的情况下,并经质管部评定分析;确认后的合格供方,应用比价格、比服务、比信誉的方法择优录取。
6.3合格供方确认前其采购品种的质量必须经质管部、生技部,及用料部门的相关人员协商认可并书面确认。
6.4采购合同谈判均需具备同时二人以上的参与,采购合同凡是在公司所在地签定的必须由我方提供合同文本,在外地签订有条件的应采用我公司的合同文本。
6.5合同签订前应向合格供方声明公司的采购原则:我方要求供方提供质优价廉的产品;我方不希望用比别人高的价格来购买供方同样质量的产品,要求合格供方必须在这一点上做出承诺,违反这一点我方将有权采取惩罚办法。
6.6合同签订前,有提供样品检验的应由质管部负责组织评定分析确认质量并把样品封存,封存的样品作为货到后质管部进料检验的依据,经产品开发部试产的产品应具备试用报告及确认结果。
6.7经常业务往来的合格供方原则上也应按6.5条款执行,如果没有条件或没有必要按6.5条款执行的合格供方则应由质管部、生产技术部、产品开发部相关人员签名给予确认。
6.8对于客户订单的原辅材料采购及其它采购工作,也应按本控制程序执行,必要时应先经产品开发部试作样衣由客户确认封样后方可实施采购计划。
6.9签订采购合同时应明确价格及付款办法,质量保证要求、技术标准、验收条件、运输方式、到货时间等需求双方权益保证的相关内容,一并在合同中填写清楚,以防不必要的纠纷。
6.10合同必须一式四份,合格供方、经营部、财务部、原辅料仓库各存一份,并且要求是原件,复印件无效。
6.11所有采购合同的签订均必须遵照本控制程序执行,报经公司有关领导人以文字确认的方式批准后执行,条件不允许电话批准的应补办文字确认证明。
6.12合同签订后由采购人员负责监督合同的执行,并把有关信息通知相关部门,以便满足公司生产和经营的需要。
6.13对部分不直接影响产品质量的辅料,可由经营部直接授权原辅材料仓库,填写《临时采购要求》单,送经营部主管或采购人员签名确认呈总经理批准后直接采购,但合格供方必须具备本程序规定的资格评定和已由采购人员商讨并经总经理确认批准的价格。进货时也应经质管部进料检验合格后方可放行投入使用。
6.14采购货物到达公司前应事先通知仓库做好收货准备,到达公司后应由原辅材料仓
库管理员按其提供的货单与采购合同核对,确认无误进仓堆放,同时报质管部要求检验和验证。
6.15进料检验员验收的标准是按样品或合同规定及按《进料检验作业指导书》的要求进行。
6.16货品发现质量问题应由采购人员负责组织质管部、生技部等相关人员的评定分析并在处理结果的质量记录文件上签名确认;有条件的合格供方代表人也应现场一起验证。
6.17经验证确认不合格的原辅材料及货物,采购人员应负责通知供方和无条件的执行6.16的处理决定。
6.18由公司直接采购原辅材料委托合格承包加工方加工成品时,必须要求委托加工方对原辅材料进行检验、验证和质量控制,并在加工合同上注明是委托加工方必须履行的责任,要求承加工方必须提供我方检验结果和验证样品,有必要时我方可直接由质管部派员到承加工方检验和验证。
6.19采购人员签订加工合同时应要求承加工方提供原辅材料经检验和验证后的报告和样品,收货数量及清单,经我方质管部、生技部等相关部门确认后方可组织生产。
6.20承加工方在委托加工产品完成后,必须经质管部、经营部、生产技术部对其产品的质与量验证签名确认后财务部门方可付款。
6.21外购产品应向合格供方索取产品其原辅材料的原产厂商的质检报告和提供外购产品供方的合格产品检验报告,以作为质管部检验外购产品质量的检验依据。
6.22采购人员负责参与采购的原辅材料及货物在公司产品实现过程和使用过程质量控制的信息反馈;负责联络和组织突发性原辅材料和货物质量事故的评定分析,负责执行处理决定。
6.23采购人员负责采购合同执行完毕的财务结算工作,参与按合同规定的付款办法的监督、确认和签名。
6.24本控制程序规定的所有采购工作外,经营部的电脑喷绘及专卖店的统一形象加工生产也应遵照本控制程序执行。
6.25因采购工作的需要,必须到合格供方处考察、审查、产品事故的协调处理和监督合同实施过程需要出差的应填写《出差申请单》并经有关领导批准;出差期间有条件的每天应向公司传真汇报出差情况;没有传真条件的应向相关领导电话汇报和请示以便进一步的接受工作安排。
七、奖惩办法
7.1采购人员应以公司利益为最高利益,忠于职守、大公无私,坚持采购原则,用严格负责的态度对待采购工作,保证采购质量在采购工作中有显着成绩者,每月将根据采购人员的采购实际控制情况,由总经理组织相关部门评审决定分别给予50--400元的奖励。
7.2采购人员违反或不按本控制程序执行工作,玩忽职守、疏于监管、粗心大意、严重失职,给公司造成损失,每月将根据不同的损失程度给予50--400元的罚款。
第13篇 公司采购管理办法(7)
公司采购管理办法(七)
第一条 请购单1.请购应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部门。2.来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购。3.特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单”“备注”栏注明原因,以急件递送。4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况,并考虑库存条件,填具“请购单”办理请购。5.以下总务性物品可免开清单,而以“总务用品申请单”委托总务部门办理,例如:贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等,以及小额采购的材料。
第二条 批准权限请购批准权限规定如下。
第三条 采购规定1.内购由国内采购部门负责办理,外购由国外采购部门负责办理,其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商或代理商议价。对于专项用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。2.采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进行采购。比如:(1)集中计划采购:对具有共同性的材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定期集中办理。
(2)长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。
第四条 国内采购作业1.价格(1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。(2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明,报经主管核签,并转使用部门或请购部门签注意见。(3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量),采购人员应在议价后,在请购单“询价记录栏”中注明,报主管核签。(4)对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话等方式向厂方议价。(5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后,主管应立即指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。2.呈批(1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果,拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”,经主管核批,并按采购审批权限呈批。(2)采购审批权限:(参阅附表2)
3.订购(1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”,并以电话确定交货日期,要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。(2)分批交货时,采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。(3)采购人员使用暂借款采购时,应在“请购单”加盖“暂借款采购”章,以便识别。4.进度控制(1)国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。(2)采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经主管批示后转送请购部门,与请购部门共同拟定处理对策。5.单据整理及付款(1)来货收到以后,物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后,送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。如为分批收料,“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。(2)内购材料须待试用检验者,其订有合约部分,按合约规定办理付款,未订合约部分,按采购部门报批的付款条件办理付款。(3)短交,待补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。(4)超交,应经主管批示方可按照实收数量付款,否则仍按原订货数付款。
第五条 国外采购作业1.价格(1)外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形(比如独家制造或代理等原因)下除外,但应于“请购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。(2)请购材料规范较复杂时,外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见,再转请购部门确认。2.呈批(1)比价、议价完成后,由外购部门填具“请购单”,拟定“订购厂家”、“预定装运日期”等,连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。(2)核决权限①采购金额在8000元以下者由经理核决。②采购金额超过8000元者由总经理核决。(3)采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。3.订购(1)“请购单(外购)”经报批转回外购部门后,即向供应商订购并办理各项手续。(2)如需与供应商签订长期合约,外购部门应将签呈和代拟的长期合约书,按采购审批程序报批后办理。4.进度控制(1)外购部门依照“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。
(2)外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反应单”,记明异常原因及处理对策,据以修订进度并通知请购部门。(3)外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时,即应主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。
第六条 价格品质复核1.价格复核(1)采购部门应经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。(2)采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及核决价格的参考。2.品质复核采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料备查。3.异常处理审查作业中若发现异常情形,采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面报告),通知有关部门处理。
第七条 本办法呈总经理核批后实施。
第14篇 公司采购管理制度
公司采购管理制度
1.为规范公司采购工作,确保外购物料完全符合公司要求,特制定本制度。
2.公司生产所需物料的采购包括零配件、设备仪器、工模具及其他产品。
3.慎重选择供应商;以合理的价格购买物资材料;及时按质量要求向公司各部门供应物料,配合使用部门需要的时间及需要的量,联络供货商及时供应。
4.采购员应按库存量管理要求、用料预算,根据各部门开具的《采购申请单》,并注明物资材料的品名、编码、规格、数量、需求日期及申请理由等事项,经各部门负责人签准后送采购部门,紧急请购时,必须注明
第15篇 公司采购管理表单工作流程
公司采购管理表单流程
一、采购预算清单
1、制单:商务输单人员
2、审核:商务部主管
3、流程:商务根据业务员需求填写采购预算清单(一式四联,白、红、蓝、黄四联),并输入采购订单,在预算清单上加盖已录章,如果是业务员要求的采购,业务员应在采购预算清单上签字,预算清单红联商务留底,其他三联交仓库;仓库清点商品到入库后,在预算清单上加盖货已收章,并关联生成入库单;仓库将预算清单、入库单配对后,蓝联留底,白、黄两联交业务会计记帐。
二、采购订单
1、制单:商务
2、审核:商务部
3、流程:商务根据采购预算清单输入采购订单,并审核;仓库根据订单关联生成入库单,采购订单不打印。
三、入库单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、打印:仓库
4、流程:仓库清点实物,审核采购订单后根据采购订单关联生成入库单(一式四联),由仓库负责将入库单一联送交仓库,一联送交业务员、一联送交商务、一联送交业务会计,并负责打印。
与采购订单配对
四、销售预算清单
1、制单:业务员
2、审核:商务部
3、流程:业务员填写销售预算清单(一式四联,白、红、蓝、黄四联)红联业务员留底,其他三联交商务,商务审核预算清单,输入订单后在四联预算清单上加盖已录章,商务将三联预算清单送交仓库,仓库审核销售订单,关联生成发货单,业务员发货时按照是否即时开发票,下面流程分两种。
(1)业务员即时开发票:业务员将三联预算清单送交财务部开票员,开票员根据预算清单开具发票,让业务员在发票存根联和记帐联上签字,并在预算清单上加盖已开票章,同时将发票号码写在预算清单上;业务员再将盖有已录已开票章的三联预算清单送交仓库;提货人根据提货联或发票号码到仓库提货,发货员发货,提货人在发货单上签字后,发货员在三联预算清单上加盖货已发章,蓝联仓库留底,白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐,业务会计根据白联记帐。
(2)业务员未即时开票:发货员发货,提货人在发货单上签字后,发货员在白、蓝、黄三联预算清单上加盖货已发章,蓝联仓库留底,白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐,业务会计根据白联记帐。
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y
五、销售订单
1、制单:商务
2、审核:商务部、仓库
3、流程:商务根据销售预算清单输入销售订单并审核,仓库根据销售订单关联生成发货单,销售订单不打印。
六、发货单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、打印:仓库
4、流程:仓库根据商务审核后的销售订单关联生成发货单(一式五联),由仓库负责打印,一联仓库留底,一联与销售预算清单配对后送业务会计,三联送交业务员,客户收到货物在发货单上签字确认后,一联客户留底,另两联由业务员送交业务会计,业务会计将发货单和出库单配对记帐。
七、送货单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、流程:业务员根据业务需要申请紧急放行,仓库审核后发货、并填写送货单(一式三联),客户收到商品时签收,一联客户留底、一联业务员留底作为催款凭证、一联由业务员送交业务会计。
八、出库单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、打印:业务会计
4、流程:仓库每天记帐,业务会计于次日打印出库单,出库单一式四联,一联仓库、一联业务员、两联业务会计,与发货单配对,并由业务会计负由责将出库单送交仓库和业务员核销。
九、内部调拨申请单
1、制单:调入方
2、审核:商务部
3、流程:调入方根据商品库存量及市场销售形势,填写调拨申请单(一式二联),一联由调入方保存、一联传真到商务。
十、调拨单
1、制单:商务部
2、审核:仓库
3、打印:仓库
4、流程:商务部输入调拨单,仓库审核调单拨后发货,同时打印调拨单,调拨单一式四联,一联调出方、一联调入方、一联商务,一联业务会计。
十一、商品检测报告
1、制表:维修部
2、审核:仓库
3、流程:维修部填写商品检测报告(一式三联),一联维修部留底,一联业务员留底,一联由业务员送交仓库。
