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体系如何搭建
构建公司的采购制度，首要任务是明确目标。
1. 确定采购政策，它应基于公司的战略需求，旨在优化成本、保证质量和保障供应。
2. 设立清晰的组织架构，明确采购部门的职责和权限，确保每个角色都理解其在流程中的位置。
3. 制定详细的采购流程，从需求识别到供应商选择，再到合同签订和后期管理，每个步骤都应有明确规定。
体系框架
公司采购制度的框架应包括以下部分：
1. 采购政策声明，阐述公司的采购原则和期望。
2. 采购流程手册，详述每一步操作的步骤和标准。
3. 合同管理规定，涵盖合同的起草、审批、执行和终止。
4. 供应商管理规定，包括供应商的选择、评估和绩效管理。
5. 风险管理和合规性条款，以应对潜在的法律和业务风险。
重要性和意义
采购制度的重要性不言而喻：
1. 它提供了一套指导操作的规则，减少了决策的主观性和随意性。
2. 通过标准化流程，提高了效率，降低了错误率。
3. 通过合规性要求，保护了公司免受法律纠纷。
4. 通过设定供应商管理标准，促进了供应链的稳定性和质量。
制度格式
制度的书写格式需严谨且易读：
1. 标题应简洁明了，反映制度的核心内容。
2. 正文应分节分点，逻辑清晰。
3. 使用专业术语，但要避免过于复杂的行话。
4. 每个规定后最好附有实施指南或实例，便于理解和执行。
5. 制度的修订和更新记录应一并包含，以便追踪历史变更。
请注意，制度的制定并非一蹴而就，需要结合实际情况不断调整和完善。员工的理解和执行是制度成功的关键，因此，培训和沟通环节同样重要。
公司采购制度范文
第1篇 石油公司采购招标管理制度
石油公司采购招标管理
第一条 产品经销公司物资(或服务)采购坚持集团公司物资采购管理原则和“统一管理、分级实施”的管理模式,隶属于集团公司一级采购物资(或服务)的由集团公司集中采购,产品经销公司负责二级物资(或服务)或集团公司授权采购的一级物资(或服务)的集中采购。
第二条 公司企业管理部(法律事务部)负责产品经销公司采购招标管理。
第三条 全资公司和绝对控股公司日常所需小额物资(或服务)和生产建设急需物资,可以由全资公司和绝对控股公司进行采购,其他物资采购由集团公司或产品经销公司采购。产品经销公司授权所属单位采购的物资,需要对采购过程进行监督管理。相对控股公司和参股公司物资采购经内部审批后自行实施,大额物资采购接受产品经销公司监督管理。
第四条 采购计划管理
物资采购实行计划管理。所有采购物资必须依据下达的年度投资计划或财务预算安排编制采购计划,按照分级管理权限,经计划或预算管理部门审核后,按计划实施采购。采购时尽量采用招标采购方式。
产品经销公司负责编制二级物资采购计划,并报集团公司审批。所属单位编制本单位采购计划,报产品经销公司审批。
第五条 供应商管理
产品经销公司及全资公司采购物资应尽量在集团公司物资供应商库内选择供应商。采购前期应做好供应商调查工作,采购过程中做好供应商管理工作,采购过程结束后应对供应商进行评价,并报公司企业管理部(法律事务部)备案。
第六条 采购实施
产品经销公司及全资公司采购实施应按照集团公司规定标准,尽量采用招标采购方式。不符合招标采购条件的可采用竞争型谈判采购、询价采购、单一来源采购等方式。
公司企业管理部(法律事务部)应加强对全资公司物资采购或其他所属单位大额物资采购过程的监督管理工作。
第七条 公司招标工作应遵守的原则
(一)遵循公开、公平、公正、诚实守信的原则;
(二)坚持科技创新优先、效率优先、节能环保优先、质量优先、性价比最优的原则;
(三)实行“统一制度、二级管理、分级授权、归口审查”的原则。
1.统一制度:统一招标制度,统一业务流程和工作程序,统一建立的专家库、协作企业准入目录。
2.二级管理:实行产品经销公司及所属单位分级管理。
3.分级授权:产品经销公司招标工作实行两级实施,由产品经销公司或授权所属各企业自行组织招标。
4.归口审查:对招标项目中的有关内容,按业务性质,分别由各级相关专业部门审查。
第八条 招标管理机构
产品经销公司成立招投标管理委员会,负责本单位的招投标管理工作,是公司招投标管理的专门研究机构,负责对公司招投标决策进行研究,并做出审议。
招投标管理委员会下设办公室,招标办设在公司企业管理部(法律事务部),负责招投标管理委员会的日常工作。
第九条 招标的范围与权限
产品经销公司负责所属单位招标工作的监督和对重大项目招标方案的初审,并负责上报集团公司审批;
产品经销公司招投标的管理权限包括公司机关及所属全资公司的工程、设备、材料和服务全部招标项目。
所属全资公司负责对其授权范围内招标工作的实施、监督及管理。
第十条 评标专家库管理
公司建立集团公司评标专家库产品经销公司专家分库,由公司招标办负责组建和动态管理,根据业绩考核和年度资格审查情况,适时进行调整。
评标专家库评标专家的评标范围是非国家强制招标范围和生产消耗性材料的招标活动。
第十一条 招标代理机构管理
产品经销公司及全资公司在集团公司制定的招标代理机构准入目录中选择合作单位。选定后产品经销公司报集团公司备案,全资公司报公司企业管理部(法律事务部)备案。控参股公司优先选择集团公司准入目录中机构。
产品经销公司所属单位每年底应将服务于本单位的招标代理机构的服务情况进行分析、评价,并将材料上报公司,公司招标办汇总整理后上报集团公司。
第十二条 招标实施管理
(一)招标必须满足公司规定的条件才能组织实施。
(二)招标应当按不高于批准的概算投资额或财务预算额进行限额招标,超额的作废标处理。特殊情况的,应当按照管理权限报投资或预算管理部门审批。
(三)招标应当按照国家法律法规及公司相关规定,采取公开招标或邀请招标的形式。
(四)招标应建立评标委员会,评标委员应当在相关部门监督下,抽取5人以上单数专家组成,技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。
第十三条 产品经销公司所属单位招标不得有以下行为:
(一)所属单位不得将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标;
(二)所属单位不得利用划分标段限制或排斥潜在投标单位,不得利用划分标段规避招标;
(三)所属单位不得设置不合理的条件限制、排斥潜在投标单位或者投标单位;
(四)其他违反公司招标规定的行为。
第十四条 非招标采购管理原则:
(一)遵循公开、公平、公正、诚实守信的原则;
(二)坚持科技创新优先、效率优先、节能环保优先、质量优先、性价比最优的原则;
(三)产品经销公司实行“统一制度、二级管理、分级授权、归口审查”的原则。
第2篇 小公司采购管理制度
一、目的:
为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。
三、职责权限
1、总经理负责采购管理制度的审批;
2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核;
3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。
4、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由企管部负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。
四、采购原则
1、询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2、一致性原则:采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5―10%。
3、低价搜索原则:采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。
4、廉洁原则:
(1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。
(2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
(3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
(4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
5、招标采购原则:凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。
6、审计监督原则:采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
五、采购流程
1、采购申请:物品(物资)需求部门根据生产或经营的实际需要,由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者,应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
2、询价比价议价:
(1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。
(2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。
(3)属下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。
3、样品提供和确认:
(1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
(2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。
4、供应商选择:
(1)具有合法经营主体者。
(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
(3)信誉良好者。
(4)客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。
5、合同签定:
(1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。
(2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。
6、进度跟催
(1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应。
(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知需求部门,寻求解决办法,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。
7、验收入库:采购物品(物资)到公司后,属经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用品经库管验收合格后,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由验收部门通知采购部门,2日内办理换(退)货手续。
8、对帐付款:采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。
9、采购流程图:(附后)
六、考核:凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。
七、本制度解释权归人力资源行政部,自公布之日起执行。
八、本制度附件:
1、《_____请购单》
2、《_____询价记录表》
第3篇 g公司采购管理制度
一、目的
规范采购操作步骤和方法,确保采购的质量和采购要求的适用性,符合公司整体的日常管理规定要求。
二、适用范围
本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产(不含公司长期代理产品)等采购的控制。
三、定义
1.供应商:是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2.合格供应商:是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。
3.购物申请单:是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据,此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。
4.供应商选择考察表:是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格,一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表,填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。
5.供应商考核表:是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格,根据考核决定是否与该供应商继续合作。
6.终止供应商的报告:是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告,此报告由相关权责部门向采购中心提出,由采购主管填写逐级上报审批。
7.抽货检验标准:此标准是对采购物品进行检验的参照标准,由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。
8.货物检验报告:是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
四、采购管理制度
1.严洁自律,严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请;
2.严格遵守采购规范流程,按流程办事;
3.能及时按质按量地采购到所需物品;
4.严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量;
5.加强采购的事前管理,建立完善的设备价格信息档案,以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量;
6.科学、客观、认真地进行收货质量检查;
7.处理好与供应商的关系,帮助供应商解决一定的问题;
8.认真分析采购工作,改进流程、规范和采购标准,提出有助改进公司和供应商服务水平的建议;
9.做好采购相关文档的存档、备份工作;
10.在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本;
11.所有采购,必须事前获得批准。
未经计划并报审核和批准,,除急购外不得采购,急购需在申请单上注时“急购”,并由总经理补批;
12.凡具有共同特性的物品,尽最大可能以集中计划办理采购,可以核定物品项目,通知各请购部门依计划提出请购,然后集中办理采购;
13.采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买,不得随意变更供应商;
五、供应商选择标准
1.具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识;
2.注册资金达到___万以上的一般纳税人;
3.健全的商务管理流程和制度;
4.良好的财务状况,至少可以给予___天以上帐期;
5.具有优势的产品资源;
6.相对有利于我公司的供配货地理区位;
7.积极的合作态度;
六、供应商选择、评价和终止办法
供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题,更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商,对不合格供应商制订相关终止办法。
第4篇 公司采购质量管理制度
公司采购质量管理制度
1、根据生产科计划表,选择证件齐全,有质量保证的正规大企业所生产的材料。
2、严格保证和生产材料的质量,必须依据《原辅材料验收细则》进行进货验证合格后方可购买,不买低劣材料,规程型号要正确。
3、对采购材料及时入库,办理入库手续。
4、加速资金周转,坚持先进先出、快进快出的原则,并要有采购记录,不造成积压浪费。
5、及时了解市场,等质、等量、等价采购。
6、货物进厂后仍需进行检验,检验合格后,方可入库,并做好记录,按品种分别堆放整齐,做好标识。
7、要熟悉所采购物资的性能、技术指标,货比三家,保证采购物资质量。同时,达到物美价廉的要求。
8、对采购不合格的物资及时退货,避免不必要的损失。
9、严格物资管理制度,健全物资管理手续,所购材料的说明书、卡合格证等要齐全,随材料一并入库。
第5篇 酒店公司采购稽核制度
酒店公司采购稽核
―、采购人员之稽核
采购人员之稽核,其目的在于确保采购人员之行为能符合酒店所确立的规范,并查核有无为自己或他人而牺牲酒店利益的事情,更借此培养采购人员应有的道德观念。
采购人员之稽核,多以机密之方式进行,因为事关个人品德的问题。担任稽核的人士,除了采购主管必须负行政责任,经常督导所属之言行操守外,为求立场客观,另由酒店内部的稽核人员担任,借以避免采购主管包庇纵容部属之不当行为。
采购人员之稽核,可从下面一些现象着手,然后抽丝剥茧,自然可以掌握违反行为规范的事实:
(一)选择错误的采购对象
若采购人员订购的对象,并非该项货品的专业厂商,或该货品并非订购对象的主要营业项目。譬如小五金(铁钉、砂纸、手工具、棉纱手套……)向大五金行(铁管、钢板、钢筋……)购买,显然牛头不对马嘴,则可能有弊端存在。
(二)故意透过中间商购买
某些货品在国内有总代理或经销商,采购人员不经由此种配销管道采购,而向其他无正式代理配销资格之厂商采购。或者,货品可直接向原制造厂商购买,却经由中间商购入。这两种情形,除非有特殊因素,否则,显然有图利他人之嫌。
(三)采购数量集中一家
当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格之厂商为数不少,而系长期需用且亦经常举行询价;但得标厂商总是固定某一家,这可能买卖之间有不当的默契,或供应商有图标的行为。此外,一次采购同类货品规格有很多种时,如果某厂商之报价,在众多不同规格的货品项目全部皆最低,最后并由其独揽交货数量,则显示采购人员有将竞争厂商报价资料漏露给得标厂商之嫌。
(四)准购单越级审核
有些采购主管善尽职责,对各种可能发生的弊端,在审核准购单时多能事先防范与纠正,而使心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。居心不良的采购人员可能会利用采购主管出差或请假之时,将准购单越级呈请上级主管签核,以遂其不轨之计谋。因此,采购主管对于未经其亲自审核之准购单,宜于事后细加盘查,则不能发现采购人员违规情形。
(五)报价单之笔迹与图章可疑
某些采购人员为保障某一供应商得标,可能容许报价厂商提供不实之其他同业的报价单,以图蒙混并符合采购手续(至少有三家以上报价等)。在此情况下,几张不同厂商之报价单之笔迹,有时发现出自同一人;而盖用印信时,故意将陪标厂商之地址或电话弄得模糊不清,以防追查。经验丰富眼光锐利的采购主管,会注意这些欲盖弥彰的报价单,而追查出蛛丝马迹。进而发现弊端。
(六)生活阔绰行为诡异
若采购人员与供应商有所勾结,并获取不当利益后,有些人无法掩藏暴发户的举止,一改过去一单食,一瓢饮,居陋巷的模样,展现琼浆玉液,居高楼华厦的气派,而与供应商过从甚密,经常交头接耳,形同最佳拍档,此种现象,应予注意,并设法深入
调查该采购人员经办案件,是否有不轨之处。
(七)黑函检举
有些供应商不齿采购人员贪婪无厌,可能会以信函举发其强索回扣事情。因此,采购主管及稽核人员即可据以明查暗访,以搜索采购人员的违规行为。
以上所述,是采购人员违反行为规范的可能途径及事后稽核之道。事后稽核固属必要,但事前防范而予杜绝,才是上策。兹将事前防范方法,介绍如下:
1、建立价格差异报告制度
采购人员若处心积虑与供应商勾串,必透过虚抬价格协助供应商获取暴利,然后分享其成。因此,对于新购价格与原购价格之差异,应提出书面报告,并分析说明涨价理由。此项报告制度,一方面除可了解涨价原因,另方面亦有例外管理之作用,提醒采购主管特别注意,详加审核。若采购金额较巨,且上涨幅度颇大时,该采购案应送交稽核部门或会计部门评核,甚至应呈请总经理核准,借以排除一切不合理、不合法的涨价行为,遏阻任何可能损害酒店利益的情形发生。
采购主管或稽核人员若对价格有所疑惑,最好的方法是,私下对未报价的合格厂商秘密查询。若采购人员或供应商对价格灌水太离谱的话,经此询问比对,势必原形毕露。
2、争取供应商的合作
所谓道高一尺,魔高一丈,若采购人员与供应商勾结,在采购案件繁多的情况下,作业时的压力迫使采购主管仓促签核,难免百密一疏;而稽核人员一般缺乏专业技巧,搜证不易。因此,若能争取供应商的合作,则稽核工作一定事半功倍。不过供应商为表示绝无勾串,或为防止采购人员将来报复,通常起初多不肯合作。所以,采购主管必须软硬兼施,说之以理,动之以情,必要时申言不惜采取法律行动;否则供应商坚不吐实,稽核工作将半途而废,甚至打草惊蛇。不管是采购主管或稽核人员,在约谈供应商之前,最好能掌握一些线索,然后严加诘问,否则无的放失,势必无功而退。最好是,平日定期造访供应商,建立情谊,以使对方自愿充当线民,举发采购人员需索无度之劣行。
二.采购作业之稽核
前面所述之采购人员的品德之稽核,固然重要,但是相对地,也应该注意检讨整个采购作业体系与工作结果,以求建立完美的采购制度,达成酒店机构所赋予采购部门之职责。兹将采购作业之稽核重点,介绍如下:
(一)采购计划过程之稽核
1、采购部门之采购计划,是否遵循酒店的产销预测来拟订,二者之间是否容易协调配合,或经常各行其道
2、采购部门是否参与酒店策略规划,其所拟订的部门目标,是否与酒店的总目标一致
3、是否编订采购手册,对采购部门之政策、职责、人员编制、作业系统、表单使用等,是否均有详细的解说
4、对于新材料、新来源、可能预见的缺货及涨价等,有无拟订采购策略或方案加以因应
5、采购部门之人员与费用预算是否合理能否达成酒店所付托的责任有无编制采购预算,提供财务部门资金筹划之参考
(二)采购作业执行之稽核
1、请购方面
(1)在新产品设计阶段,采购部门是否就材料之价格与来源提供意见是否订有工程修改之管理办法
(2)需用部门对请购单中之条件是否填写清楚,有无任意指定厂牌,或对规格做不必要之限制,以致减少供应商竞争之程度
(3)若已建立材料需求计划,是否请购数量尚须依赖人为的判定加以调整
(4)所有请购是否以制式之请购单提出申请,有无未经请购或由其他部门核准采购案
(5
)采购人员对请购之需求,认为有不符合酒店最佳利益时,是否可以质疑并要求申请部门变更条件
(6)购运时间是否合理,是否经常发生紧急采购
(7)决定存量水准时,是否考虑订购成本、仓储成本、预期的价格变动,以及货源充裕或短缺问题
(8)耗用性物料及资本支出之请购,是否使用不同的请购单,以便对需求状况作不同程度的说明与管制
2、选择供应商方面
(1)大量使用之物料,是否同时与二家以上之供应商维持关系
(2)参与报价或投标者,是否为经过审查的合格厂商
(3)询价的供应商家数,是否足以构成自由且充分的竞争
(4)对于供应商有无奖罚制度是否认真执行
(5)采购人员与供应商之间的行为规范,有无明文规定
(6)是否曾邀请国外供应商参与报价或竞标
(7)是否曾利用公开招标的采购方式
(8)对于主要的物料,是否做过自制或外包的决策分析
(9)是否要访问供应商之工厂或办公处所,以了解其营运状况
3、采购价格方面
(1)对独家供应的厂商所决定的价格,是否加以认真的审议
(2)对报价最低的厂商未给予订单,是否有足够的理由
(3)对于供应商所提供的价格优待条件,是否未曾利用譬如现金折扣或数量折扣等。
(4)当制造物料所需的模具由买方提供时,是否有知情之工厂仍将此项模具费用包含在报价中
(5)资本设备的报价中,是否包含定期或紧急维护所需零件的费用
(6)在进行国外或国内采购决策时,是否将政府所提供的投资抵减奖励措施,列为采用国产物品之有利的比价条件
(7)在与供应商进行谈判前,是否有充分的准备(包括对产品之性能技术等方面之了解;对制造成本、价格之研究;对买卖双方优势和弱点的分析等)
(8)议价是否参考底价或预算重大的采购案是否要求厂商提供成本分析表
(9)除了货款以外,是否支付额外费用
4、交货与品质方面
(1)在订购后,若交货数量与规格发生变动,是否立即修改订购单
(2)采购部门是否曾派员前往供应商工厂,实地查核主要物料或订制的机器能否按照预定进度交货
(3)有无设立追查或催办制度若发现迟延交货,采购人员是否采取必要的处置
(4)订购未交数量加上库存数量超过未来正常用量甚多时,采购部门是否与物料需求计划部门商议降低将来订购数量或取消部分订购量
(5)当一供应商无法如期交货,采购部门另向其他供应商下订单时,原未能履约的供应商之订单是否已经取消
(6)在订购单或合约中,是否已经明确订定物料的品质检验标准
(7)对于重要的物料或机器设备,是否委派品质保证部门的人员常驻供应商工厂督导品质
(8)买卖双方对于交货品质认定不同所发生的纷争,是否经常发生在未完成验收手续前,这些货品的责任谁属
(9)订购单或合约中,有关交货迟延或完工保固、保证责任,是否有明文规定
第6篇 公司采购部规章制度
一、总则
(一)为规范本集团及下属生产企业的采购工作，特制定本制度。
(二)本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、采购原则
(一)严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在2000元以上，必须有3家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
(二)合同会签制度
固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，经公司分管领导审核，总经理批准签约。公司采购管理制度。属集团采购的项目，应报总裁批准。
(三)职责分离
采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
(四)一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%-10%。
(五)最低价搜寻原则
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。
(六)廉洁制度
所有采购人员必须做到：
1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。严格遵守公司采购管理制度。
2、加强学习，提高认识，增强法治观念。
3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(七)招标采购
1、凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式，由生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与，定出一段时间内(一年或半年或一季度)的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。
2、对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。
三、采购程序
(一)供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质量部门同意。必要时，报有关管理部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、质量、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。
5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。
6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交采购部门，向3家以上供应商询价，经有关部门及采购部门综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。
(二)采购程序
1、原辅包装材料的采购计划及资金预算销售计划—生产计划—资金预算。
2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门填写请购单，写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等，由部门经理签字上报分管领导批准，交集团采购部门。
3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调生产、财务、审计、质量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。凡由集团采供部代各生产企业采购的物资，采购合同签订后，由集团采供部采购人员将合同传真至生产企业采购部。
4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。仓储、质量部门负责原辅包材料的验收，并出具检测报告。并于每月10日、20日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至集团采供部。设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收报告。
四、审计监督
(一)采购全过程进行财务监督和审计。
(二)在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。
(三)采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。
(四)对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
五、其他
本规章制度自下发之日起生效。
风险提示：企业规章制度也可以成为企业用工管理的证据，是公司内部的“法律”，但是并非制定的任何规章制度都具有法律效力，只有依法制定的规章制度才具有法律效力。劳动争议纠纷案件中，工资支付凭证、社保记录、招工招聘登记表、报名表、考勤记录、开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬以及计算劳动者工作年限等都由企业举证，所以企业制定和完善相关规章制度的时候，应该注意收集和保留履行民主程序和公示程序的证据，以免在仲裁和诉讼时候出现举证不能的后果。
第7篇 公司采购管理制度文本
1. 采购总则
1.1 为规范集团公司采购工作,特制定本制度。
1.2 本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2. 采购原则
2.1. 严格执行询议价程序进行采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议 定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
2.2.大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购,必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与,调研汇总各方意见,经公司领导审核批准方可实施采购。 材料采购需要相关部门配合的,相关部门不得找理由拒绝。
2.3. 采购人员必须参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货期等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2.4.采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2.5.所有采购人员必须做到以下廉洁制度:
2.5.1 自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。
2.5.2 加强学习,提高认识,增强法治观念。
2.5.3 廉洁自律,不能向供应商伸手。
2.5.4 严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
2.5.5 工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
2.5.6 努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3. 采购程序
3.1 供应商的选择
3.1.1 供应商必须证照齐全,具有相关资质及履约能力。
3.1.2 对于经常使用的材料或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状 况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录, 会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3.1.3 在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时, 应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3.1.4 为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3.2 采购程序
所有的材料或设备的采购,如没履行以下相关手续,采购部有权拒绝采购。
3.2.1 工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称,规格,数量及技术要求后填写采购申请单发财务部,财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部,采购部在收到采购申请单,销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号,应退回。
3.2.2 固定资产及大型生产设备的采购,由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3.2.3 车间零星物品采购,由各使用人员据实填写采购申请单,由生产厂长审批, 最后交采购部门采购。
3.2.4 工地急用或零星材料,由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购,事后报采购部备案。
3.2.5采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成,报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性, 财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核,综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3.2.6采购过程中发生变化时,销售部或需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交采购部执行。
第8篇 公司采购管理制度
公司采购管理制度
1.为规范公司采购工作,确保外购物料完全符合公司要求,特制定本制度。
2.公司生产所需物料的采购包括零配件、设备仪器、工模具及其他产品。
3.慎重选择供应商;以合理的价格购买物资材料;及时按质量要求向公司各部门供应物料,配合使用部门需要的时间及需要的量,联络供货商及时供应。
4.采购员应按库存量管理要求、用料预算,根据各部门开具的《采购申请单》,并注明物资材料的品名、编码、规格、数量、需求日期及申请理由等事项,经各部门负责人签准后送采购部门,紧急请购时,必须注明
第9篇 公司采购中心服务规范制度
公司采购管理中心服务规范制度
第一章总则
第一条为规范采购管理中心的服务工作,提高工作成效,特制定本规定。
第二条本规范适用于采购管理中心。
第二章日常客户接待礼仪
第三条在规定的接待时间内,不得缺席;有客来访,马上起来接待,并让座,接待时应主动、热情、大方、微笑服务。
第四条直接见面介绍的场合下,应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司关系上,可把本公司的人介绍给别的公司的人。
第五条一个人介绍给很多人时,应先介绍其中地位最高的或酌情而定。
第六条互相介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时,若女性年轻,可先把女性介绍给男性。
第七条名片应先递给长辈或上级,把自己的名片递出时,应把文字向着对方,双手拿出,一边递交,一边清楚说出自己的名字。
第八条接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,要马上看,正确记住对方姓名后,将名片收起。
第九条商务谈判结束时,要感谢客户不辞辛苦到我司洽谈业务,并预祝双方本次合作成功,恭送客户至电梯口,并目送客户上电梯,电梯门关闭后方可转身离开。
第十条办公人员接听电话必须使用礼貌用语,应有较强的随机应变能力。
第十一条重要电话接听应做好电话记录工作,将电话接听内容记录并及时传达、回复。
第十二条接听电话时语言要求:规范礼貌、简洁耐心。
第十三条领导无暇接听电话或拒绝接听电话时,须灵活处理,可询问对方详细情况与来电事由以决定领导是否接听。
第三章客户接待具体规定
第十四条所有来访供应商必须提前一天与相关项目负责人进行书面或电话预约。
第十五条供应商预约时,相关项目负责人必须详细记录来访供应商的姓名、单位、具体来访时间、来访人数、洽谈的主要事宜。
第十六条供应商预约时,相关项目负责人要提醒对方注意守时。
第十七条各项目负责人必须严格按照预约的时间进行接待,如因特殊原因延迟接待须向供应商做好解释工作,不得将供应商搁置一边不闻不问。
第十八条各项目负责人在与供应商洽谈之前做好充分的准备,且要有书面谈判计划。
第十九条接待人员应注重个人形象和公司形象,言行举止有理有节,知晓相关的商务礼仪规范。
第二十条项目负责人在与供应商进行洽谈时认真严肃、不卑不亢。
第二十一条对于未预约来访的供应商不能接待的要做好说明解释工作。
第二十二条一般情况下,供应商来访时,相应的项目负责人应带领其去接待室办公,不允许在办公区域内洽谈业务。
第二十三条各项目负责人接待供应商的时间不宜过长,一般不超过两小时。不得长时间将供应商留在接待室。
第二十四条项目负责人在接待结束后必须将供应商送至电梯口,不得私自带领供应商参观办公区。
第二十五条如须留请供应商吃饭,需提前向部门申请,陪同人员不宜过多。
第四章内部服务规定
第二十六条服务原则:以采购需求部门的需求满意度作为采购管理中心全体员工的追求,实现内部客户满意度最大化。
第二十七条服务对象:所有存在采购需求及相关技术服务需求的各部门及各公司。
第二十八条服务内容:
(一)提高供货及时率,保证需求部门或公司的所需物资的及时到位。
(二)确保优质优价,提高产品质量,最大程度降低需求部门或公司的成本。
(三)及时处理各项采购物资存在的质量问题。
(四)提高合同评审及时率。
(五)为各需求部门及公司提供相关的技术服务及支持。
(六)及时收集各需求部门及公司所需的各项物资最新市场及技术信息。
第二十九条各项目负责人为相应的服务责任人,需求部门及公司的问题可直接与相关责任人联系,各责任人应承诺处理时间。
第三十条设立投诉专线,对本部门服务不满意之处,可进行电话投诉,1小时内给予答复。
第三十一条提高部门整体服务意识,不定期进行客户满意度调查,以进行改进和处理。
第五章附则
第三十二条本规范执行监督权归采购管理中心。
采购管理中心
颁发日期:二零__年一月八日
第10篇 公司采购管理表单工作流程
公司采购管理表单流程
一、采购预算清单
1、制单:商务输单人员
2、审核:商务部主管
3、流程:商务根据业务员需求填写采购预算清单(一式四联,白、红、蓝、黄四联),并输入采购订单,在预算清单上加盖已录章,如果是业务员要求的采购,业务员应在采购预算清单上签字,预算清单红联商务留底,其他三联交仓库;仓库清点商品到入库后,在预算清单上加盖货已收章,并关联生成入库单;仓库将预算清单、入库单配对后,蓝联留底,白、黄两联交业务会计记帐。
二、采购订单
1、制单:商务
2、审核:商务部
3、流程:商务根据采购预算清单输入采购订单,并审核;仓库根据订单关联生成入库单,采购订单不打印。
三、入库单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、打印:仓库
4、流程:仓库清点实物,审核采购订单后根据采购订单关联生成入库单(一式四联),由仓库负责将入库单一联送交仓库,一联送交业务员、一联送交商务、一联送交业务会计,并负责打印。
与采购订单配对
四、销售预算清单
1、制单:业务员
2、审核:商务部
3、流程:业务员填写销售预算清单(一式四联,白、红、蓝、黄四联)红联业务员留底,其他三联交商务,商务审核预算清单,输入订单后在四联预算清单上加盖已录章,商务将三联预算清单送交仓库,仓库审核销售订单,关联生成发货单,业务员发货时按照是否即时开发票,下面流程分两种。
(1)业务员即时开发票:业务员将三联预算清单送交财务部开票员,开票员根据预算清单开具发票,让业务员在发票存根联和记帐联上签字,并在预算清单上加盖已开票章,同时将发票号码写在预算清单上;业务员再将盖有已录已开票章的三联预算清单送交仓库;提货人根据提货联或发票号码到仓库提货,发货员发货,提货人在发货单上签字后,发货员在三联预算清单上加盖货已发章,蓝联仓库留底,白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐,业务会计根据白联记帐。
(2)业务员未即时开票:发货员发货,提货人在发货单上签字后,发货员在白、蓝、黄三联预算清单上加盖货已发章,蓝联仓库留底,白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐,业务会计根据白联记帐。
n
y
五、销售订单
1、制单:商务
2、审核:商务部、仓库
3、流程:商务根据销售预算清单输入销售订单并审核,仓库根据销售订单关联生成发货单,销售订单不打印。
六、发货单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、打印:仓库
4、流程:仓库根据商务审核后的销售订单关联生成发货单(一式五联),由仓库负责打印,一联仓库留底,一联与销售预算清单配对后送业务会计,三联送交业务员,客户收到货物在发货单上签字确认后,一联客户留底,另两联由业务员送交业务会计,业务会计将发货单和出库单配对记帐。
七、送货单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、流程:业务员根据业务需要申请紧急放行,仓库审核后发货、并填写送货单(一式三联),客户收到商品时签收,一联客户留底、一联业务员留底作为催款凭证、一联由业务员送交业务会计。
八、出库单
1、制单:仓库
2、审核:仓库主管
3、打印:业务会计
4、流程:仓库每天记帐,业务会计于次日打印出库单,出库单一式四联,一联仓库、一联业务员、两联业务会计,与发货单配对,并由业务会计负由责将出库单送交仓库和业务员核销。
九、内部调拨申请单
1、制单:调入方
2、审核:商务部
3、流程:调入方根据商品库存量及市场销售形势,填写调拨申请单(一式二联),一联由调入方保存、一联传真到商务。
十、调拨单
1、制单:商务部
2、审核:仓库
3、打印:仓库
4、流程:商务部输入调拨单,仓库审核调单拨后发货,同时打印调拨单,调拨单一式四联,一联调出方、一联调入方、一联商务,一联业务会计。
十一、商品检测报告
1、制表:维修部
2、审核:仓库
3、流程:维修部填写商品检测报告(一式三联),一联维修部留底,一联业务员留底,一联由业务员送交仓库。
第11篇 a公司采购合同管理制度
某公司采购合同管理制度
第1章 总则
第1条 为加强公司对采购合同的管理,规范采购作业,根据国家相关法律法规和公司的规章 制度,特制定采购合同管理制度。
第2条 本制度适用于公司化工生产物料、设备、办公用品等的采购管理工作。
第3条 公司采购部在授权范围内负责采购合同的拟定、签订与履行等工作,财务部负责审核采购合同,并按合同进行付款。
第4条 公司严格遵循平等自愿、互惠互利、诚实信用的原则订立采购合同。
第5条 合同必须采取书面形式,经协商有关修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等,均为合同的组成部分。
第6条 合同内容必须完整,条 款应当明确、具体,文字表达严谨,书写工整。
第2章 合同签订
第7条 公司总经理是采购合同的法定签订人,采购部经理在总经理的授权下代表公司签订采购合同。
第8条 未经公司总经理授权,任何部门和个人不得以公司的名义对外签订采购合同。
第9条 采购部根据经审批通过的采购申请制定采购方案,经采购部经理审批通过后严格执行。
第10条 采购合同的签订流程如下。
1.采购员采集供应商信息
(1)采购员从使用部门的需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商,并根据考察结果编写《供应商情况分析表》,详细登记供应商各个方面的信息。
(2)采购员提出对供应商的分析意见和采购建议,填写《供应商情况分析表》,将《供应商情况分析表》交给采购部经理。
2.确定备选供应商。采购部经理根据《供应商情况分析表》,初步筛选符合条 件的供应商,分析各供应商优劣,确定两家以上备选合作供应商,并分配采购份额给各供应商。
3.采购合同谈判。采购部经理与备选供应商进行谈判,共同拟订采购合同。需要时,可要求使用部门人员参与谈判,拟定合同草案。
4.合同评审。采购部协同使用部门负责人、质量管理部经理、财务部经理根据《供应商情况分析表》、备选合作供应商的采购合同进行评审,提出评审意见,并确定各供应商的采购份额,报公司总经理审批。
5.合同审批。总经理总和评审意见,若采购合同金额在总经理审批权限内,总经理批准执行;若采购合同金额超出总经理审批权限,总经理将采购合同上报董事会审批,同时递交评审意见。
6.合同签订。相关领导在授权范围内签订采购合同。
第3章 合同履行
第11条 合同盖章 生效后,合同双方按照合同规定的内容,全面地履行各自承担的权利与义务。
第12条 公司采购部和财务部应根据合同编号各立合同台账,每一合同设一台账,分别按采购情况和收付款情况一事一记。
第13条 在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。
第4章 合同的变更和解除
第12条 合同变更或解除必须依照合同的签订流程经采购部、财务部、法律顾问等相关负责人和公司总经理审核通过方可。
第13条 变更或解除合同的通知和回复应采用书面形式符合公文收发的要求,并按规定经审核后加盖公章 或合同专用章 。挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
第14条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本制度规定的管理范围。
第15条 合同变更后,合同编号不予改变。
第16条 在合同履行中出现下列情况之一时,采购部应及时上报公司总经理,并按照国家法律法规和本公司相关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能履行的。
2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的。
3.由于情况变更,致使公司无法按约定履行合同,或虽能履行但会致公司重大损失的
4.其他合同约定的或法律规定的情形出现。
第17条 合同发生纠纷时,会同法律顾问与合同对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助法律顾问办理有关事宜。
第五章 其他
第18条 采购部定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料,如文书、图表、传真件以及合同流转单等,按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。
第19条 公司定期对采购合同管理进行考核,合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等将影响采购人员的绩效考核结果。
第20条 凡因未按公司规定处理合用事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。
第21条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关和司法机关追究其法律责任。
第六章 附则
第22条 本制度未尽事宜,依照国家有关的法律、法规和政策执行。
第23条 本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。
第24条 本制度自颁布之日起开始执行。
第12篇 公司采购制度(7)
公司采购制度(七)
为规范公司采购报销系列程序,保证生产、营运工作正常有序地进行,特制定以下制度:
一、公司指定专职采购员进行生产材料及办公用品的外购工作。未经公司领导许可,任何人不得以任何借口外购。否则,即使票据齐全,也一律不予报销。
二、零星采购,需有使用部门的请购,使用部门主管安排方可采购。采购回来的货品,必须先入库,采购员要及时通知其请购人到仓库领取。
三、生产材料采购,采购员应多联系几家供应商,采用招标的形式,选取质优价廉的供应商,凡采购金额在5000元以上的,不能低于2家供应商报价,再按公司审批程序逐级进行审批。
四、款到发货或必须出差才能购得的材料物资,采购员需将请购单及借款单一并交给其主管领导和财务部审批,经审批后,采购员方可到财务办理借款事宜。
五、到货验收入库,必须有采购部门经办人和负责人的审核、质检部门检查质量、凭有效发票,才能到财务部门办理入账手续。
六、采购部门应与供应商签订购货合同的,合同签订人按各自权限进行签订,不得弄虚作假,索取回扣。
七、采购员购得的材料物资经检验合格,并办理入库手续后,应及时填写费用及差旅费报销单,并在5个工作日内及时报销。财务部凭报销单金额给采购员开具收据,以此转出采购员的备用金借款。否则,上次借款未予报销冲账,本次财务部将不再支付借款,并扣发该采购员的工资。
八、采购员应将每月的采购情况(采购数量、采购金额等)做好统计并呈报主管部门。所有供应商的情况,如名称、地址、联系方式及联系人等详细资料整理并公布,以起到督促作用。
借款流程图:采购员填单--采购部门负责人审批(总经理审批)__财务部门审批__出纳借款
采购流程图:仓库保管员--采购申请__采购员采购物资--仓库保管员--开收条--质检部门--检验采购部门--审查--仓库保管员--入库--财务审核、入账(报账还款)
本制度自公布之日起即正式实施。
第13篇 公司采购管理制度范例
1. 采购总则
1.1 为规范集团公司采购工作，特制定本制度。
1.2 本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2. 采购原则
2.1. 严格执行询议价程序进行采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议 定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2.2.大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购，必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与，调研汇总各方意见，经公司领导审核批准方可实施采购。 材料采购需要相关部门配合的，相关部门不得找理由拒绝。
2.3. 采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货期等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2.4.采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2.5.所有采购人员必须做到以下廉洁制度：
2.5.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。
2.5.2 加强学习，提高认识，增强法治观念。
2.5.3 廉洁自律，不能向供应商伸手。
2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
2.5.6 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3. 采购程序
3.1 供应商的选择
3.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质及履约能力。
3.1.2 对于经常使用的材料或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状 况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录， 会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3.1.3 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时， 应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3.1.4 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3.2 采购程序
所有的材料或设备的采购，如没履行以下相关手续，采购部有权拒绝采购。
3.2.1 工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称，规格，数量及技术要求后填写采购申请单发财务部，财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部，采购部在收到采购申请单，销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。
3.2.2 固定资产及大型生产设备的采购，由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3.2.3 车间零星物品采购，由各使用人员据实填写采购申请单，由生产厂长审批， 最后交采购部门采购。
3.2.4 工地急用或零星材料，由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购，事后报采购部备案。
3.2.5采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成，报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性， 财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核，综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3.2.6采购过程中发生变化时，销售部或需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。
第14篇 公司采购部职责制度
公司采购部职责规定
1.目的:明确各部门管理职责。
2.范围:适用各部门的职责范围。
3.职责:
3.1采购部职责:
3.1.1在副总经理的领导下,负责生产件、材料等生产物质的采购工作,及外协厂商管理、协调、评估、监控等工作。
3.1.2负责日常采购及管理工作,包括采购性价比最优的生产所需材料、配件并保证按时到货,跟踪采购订单落实情况,帐目管理及与财务部核对费用。
3.1.3负责对供方进行评估、选择、评审。与供应商进行商务谈判,选择性价比合适的外协厂家,签订外协加工合同,并配合项目部监督发外加工进度、质量控制和跟踪。
3.1.4负责所购物料的异常处理,并协调供方进行原因分析,制定改善措施。
3.1.5按公司的财务制度,及时办理报帐和进仓等手续。
3.1.6编订有关制度及工作程序,配合公司推行iso9000质量管理体系工作7s管理工作。
3.1.7完成上级领导交付的其他工作。
第15篇 某物业公司采购管理制度
1.0 总则
1.1目的
为了规范公司采购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的采购物资,特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用于__物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。
2.0 采购职能部门划分
2.1物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。
2.2采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。
2.3仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。
2.4财务部门:负责采购货款的支付结算。
2.5总经理:负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及采购的监督。
2.6集团采购部:对采购的监督和检查。
3.0 采购管理
3.1采购物资分类
3.1.1a类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的it设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、::计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。
3.1.2b类物资:工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。
3.1.3c类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。
3.1.4d类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。
3.1.5e类物资:固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。
凡本制度定义范畴内的采购物资类型,均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。
3.2购方式
3.2.1计划采购:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划,并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批。
3.2.2紧急采购:采购人员得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。
3.3采购流程
申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。
3.4采购审批权限
3.4.1为提高工作效率,采购在2000元以下的,由总经理审批权后,可进行采购;
3.4.2采购在2000以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行采购。
3.5采购价格管理
3.5.1采用货比三家的方法:由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。
3.5.2由集团采购部提供价格参考表,再进行市场询价、定价。
3.6采购实施
3.6.1采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。
3.6.2大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。
3.6.3与集团采购部保持信息共享,做好物资采购保障工作。
3.6.4原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商。
3.7采购货款的支付与报销
3.7.1采购人员报销时,必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。
3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。
3.8采购协议和合同以及各种采购资料的管理
3.8.1长期供应商。要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。
3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。
3.8.3表格管理。规范各种表格,做好各种表格的管理
4.0 供应商管理
4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理,以及对供应商定期评价,包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。
4.2不达标的供应商。及时调整,减少对公司的损失。
5.0 采购的监督和检查
5.1采购人员每月5日向集团采购部上报《月度采购报告》,每年1月20日向集团采购部上报《年度采购报告》。
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6.0 采购人员职业规范
6.1本规范适用于采购人员及公司其它部门直接或间接参与采购工作人员(以下统称为采购人员)。
6.2采购人员应以公司利益为己任,不允许向供应商索要礼品或接受礼品,以及私自收受其它个人利益,一经发现,公司::将根据有关规定处理直至予以辞退。
6.3采购人员只有在合理的工作原因情况下,经主管经理认可后,方可接受供应商的宴请;在采购谈判过程中,无论任何原因,都不允许接受供应商的邀请。
6.4采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下,方可接受供应商的邀请,前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。
6.5采购人员代表公司形象,对于供应商方面的工作人员,应当做到有礼有节,公平对待,不允许傲慢的举止和不公平的态度。
6.6采购人员在与供应商的谈判过程中,应严格遵守保密制度,杜绝任意或无意的泄密行为。
6.7对违反本制度的行为,公司有权进行处理,包括必要时对严重违反本制度的员工解聘,情节严重的移交司法机构处理。
7.0 附则
7.1本制度由公司办公室负责解释;
