公司人事档案管理制度（11篇范文）

体系如何搭建

构建一个健全的公司人事档案管理制度，首要任务是明确管理目标。

1. 确定档案管理的范围，包括员工的基本信息、工作记录、绩效考核、培训发展等各个层面。

2. 设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和更新。

3. 制定详细的操作流程，确保每个环节都有明确的责任人和执行标准。

体系框架

公司人事档案制度的框架应包括以下部分：

1. 档案分类标准，确保各类信息有序存放；2. 档案的收集与录入规定，确保信息的准确性和时效性；

3. 档案的使用与借阅规则，保护员工隐私并保障信息的安全；

4. 档案的更新与销毁政策，适应人员变动和法规变化；

5. 监督与审计机制，定期检查制度执行情况，及时纠正问题。

重要性和意义

良好的人事档案管理制度对公司运营至关重要。

1. 它提供决策依据，帮助管理层了解员工表现，制定合理的晋升、奖励策略；2. 它维护公平公正，防止因信息不透明引发的纠纷；

3. 它保障信息安全，防止敏感信息泄露，维护员工权益；

4. 它确保合规性，符合劳动法规要求，降低法律风险。

制度格式

公司人事档案制度的格式应清晰易懂，包括以下几个要素：

1. 制度名称，明确制度主题；2. 制度目的，阐述制度设立的原因和目标；

3. 制度条款，详细列出各项规定；

4. 实施与修订，规定制度的生效日期和修订程序；

5. 附则，包含解释权归属等其他事项。每一项内容都应简洁明了，避免冗余和歧义。

通过以上各点，我们可以构建一套完善的人事档案管理制度，它既体现了公司的规范化管理，也彰显了对员工的尊重与关怀。在实施过程中，需不断优化和完善，以适应公司的发展和员工的需求。

公司人事档案管理制度范文

第1篇 公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度（一）

第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。

第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条人事档案管理员的职责

（一）、保管员工档案；

（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；

（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；

（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；

（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；

（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；

（七）、定期向档案室等部门移交档案；

（八）、办理其它有关事项。

第五条人事档案的内容及分类归档

（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；

（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

（四）、政治历史审查及甄别复查材料；

（五）、员工参入党、团材料；

（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；

（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；

（八）、处分、取消处分的材料；

（九）、任免、工资、职称等材料；

（十）、学历和评定的技能等材料；

（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的 “ 员工档案转递通知单 ” 的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。

公司人事档案管理制度（二）

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。(www.)在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

人力资源部

第2篇 某食品公司人事档案利用制度

食品公司人事档案利用制度

□ 目 的

第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。

□ 人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,

以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的

重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。

(2)外借手续。

首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。

其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。

再次,人事档案部门对其进行审核、批准。

然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。

最后,归还时,及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下

手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;其次,人事

档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。

第3篇 g公司人事档案管理制度

1、目的:规范人力资源档案管理,为公司提供准确的人力资源信息。

2、范围:全体员工

3、责任者:总经理办公室

4、程序:

4、1责任区分

总经理办公室

4、1、1公司总经理办公室要有兼职档案管理员,专门负责公司各种档案管理工作,就此工作对人事助理负责。

4、1、2档案管理员负责员工档案的调入、调出、建立、保存、使用、托管等工作。

4、1、3档案管理员要按归档材料要求,及时、准确收集员工档案材料所需信息,录入个人档案中。

4、1、4人事专员、档案管理员有权要求员工按时上交、补齐个人档案材料。

4、1、5在公司条件允许的情况下,逐步建立员工电子档案。

员工责任:

4、1、6公司正式员工都必须向公司提供准确的个人信息。

4、1、7部门助理以上及个别关键岗位员工的个人信息,要由总经理办公室专门调查核实。

4、1、8对恶意提供个人虚假信息的员工,一经查实,一律作辞退处理。

4、1、9员工个人原有人事关系档案可由个人或公司协助调入,委托人才交流中心代为保管。

4、1、10员工个人信息发生变化,必须在15个工作日内报告总经理办公室,以便及时更改。

4、2档案建立

4、2、1正式员工必须建立统一的基础档案,基础档案包括:应聘登记表、员工履历表(主管以上员工)、各种证件(身份证、户口本、学历证、学位证、职称证、驾驶证、上岗证)复印件、近期一寸正面彩照、体检表、健康证。

4、2、2员工档案后续内容包括:转正定级表、劳动合同、任免表、年度体检表、入党、团登记表、奖惩表、培训记录、年度考核表及其他内容异动表(姓名、民族、学历、职称、岗位、薪资、家庭住址、电话号码、婚姻、证明人、担保人)。

4、2、3员工个人档案材料的收集,属于在公司工作期间发生的材料由档案管理员直接收集归档,个人认为需归档的材料,交由人事专员辨析确认签字后归档。

4、3档案管理

4、3、1员工人事关系档案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可报销50%档案托管费。因个人原因不按规定办理托管造成死档的,后果自负。

4、3、2正式员工在公司的人力资源档案一律由总经理办公室统一保管。

4、3、3员工个人档案不得带出档案室,查阅档案资料只能在档案管理员在场的情况下进行。

4、3、4加、减、改动员工档案信息须经总办主任审查同意方可进行。

第4篇 _地产公司人事档案和人事资料管理制度

地产公司人事档案和人事资料管理制度

为了加强公司人员人事档案的保密性,建立建全人事资料和档案,制定本制度如下:

一.人事档案是指由公司委托市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料(公司内部人事资料)。

二.员工一旦转正,应将人事档案转入公司。如因种种原因而不能将你的档案转入公司,本人必须提交书面说明,报人力资源部归档。

三.员工转入公司的人事档案应该包括:

1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史的履历;

2.相关学历证书、毕业生登记表;

3.以往工作期间产生的劳动合同原件;

4.相关职称评定的资料;

5.其它存档人事资料

四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,有审核权。如发现员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入,有权调查确定真实情况。

五.员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教育证明等由公司人力资源部统一留存,定期向市人才移交,存入员工人事档案中。

六.员工入职时,需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目,公司有权进行甄别。如有虚假,视同严重违反公司规章制度。

七.员工若有以下信息的变更,需15日内通知公司人力资源部,以确保与员工有关的各项权益:

1.姓名、身份证号码;

2.家庭住址或电话号码;

3.婚姻状况及家庭成员状况;

4.员工本人工资卡号;

5.遇意外或在紧急情况下需通告的人;

6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。

7.其他你认为有必要知会公司的个人信息

以上个人资料均应如实填写,公司保留审查的权利,严禁虚假,否则立即予以除名。

八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,不得加以删除或销毁,并且必须严格保密。

员工人事档案,由公司统一委托市人才交流中心保管。

第5篇 物业管理公司人事档案管理制度-8

物业管理公司人事档案管理制度(八)

第一章总 则

第一条为加强公司员工的人事档案管理,使公司人事档案得到有效保护和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江zz物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定,特制定《浙江zz物业管理有限公司人事档案管理制度》。

第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据,是本公司档案的重要组成部分。

第三条本公司的人事档案工作任务:

1、保管员工人事档案;

2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

4、通过人事档案了解熟悉员工,为人事工作提供情况;

5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

第二章 人事档案的收集和归档

第五条员工人事档案材料的收集、归档,是公司综合服务部与其他各部门的共同任务,必须按照有关规定,互相配合,认真做好。

第六条员工人事档案材料的收集归档范围,严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容:

1、员工登记表(含照片)。

2、个人简历。

3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

4、各类证书复印件、原件:(包括:①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

5、奖惩材料。

6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整,时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

8、各类审批材料(复印件,包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>,辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。

第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整,印章手续完备,且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。

第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

第九条形成员工人事档案材料的部门,在形成正式材料后的一个月内,负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

第十条 公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时,要及时通知形成档案材料的部门,补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

第十一条 员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时,要熟悉收集归档工作的各项规定,对收集到的材料,认真鉴别,严格把关,及时入卷归档。

第十二条 形成员工人事档案材料的部门,向公司综合服务部送递材料时,如其他档案管理部门也需要收集归档,则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量,必要时协商联系,以防造成员工人事档案材料的短缺。

第三章 人事档案的保管

第十二条 员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管,不得泄密。

第十三条 员工人事档案应存入保险柜,有防盗、防火、防潮等安全措施。

第十四条 档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号,并每年进行一次检查、核对,防止错放或丢失。发现丢失或问题,应及时查找并采取措施,以保证档案的完整和安全。

第十五条 档案移交要填写清单,交接双方应共同清点并签字留据。

第十六条 严格防止任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其它后果的,视情节轻重,给予严肃处理。

第十七条 档案管理人员调动时,必须严格履行交接制度,未交接清楚,不得离去。

第十八条 建立坚固、安全的库房,配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

第十九条 档案库房是机要重地,无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

第二十条 逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

第四章 人事档案的查阅和借用

第二十一条 公司员工查阅或借阅人事档案,经公司综合服务部总经理同意,办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

第二十二条 外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借,确因特殊情况必须外借时,应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

第二十三条 查阅或借用员工档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后,写明材料出处和时间,并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料,不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。

第五章 人事档案的转递

第二十四条 员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上,要认真细致,有条有理,切不可匆忙、马虎,防止出现丝毫的差错。

第二十五条 人员内部调动,档案转递要做到档随人走,公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

第二十六条 档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》,并通过机要转递或由档案管理员专程送取,严禁个人携带。对个人携带档案的,公司综合服务部应拒绝接收。

第二十七条 转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出,不能分批转出。

第二十八条 对转进的档案在核对无误后,及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

第二十九条 对违反转递规定,造成档案丢失或发生抽取,更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

第六章

附 则

第三十条本制度由综合服务部负责解释。

第6篇 公司人事档案工作管理制度

各个类型的公司,都有人事部门,人事部门对于员工的档案如何来管理,就要以规范的档案管理制度来执行。以下整理了公司人事档案管理制度的范本,可供参考。

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据_中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字〔1991〕13号),特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分,也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据,应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分,集中纳入人力资源处统一管理,业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度,负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、_思想,坚持四项基本原则,作风正派,责任心强,刻苦钻研业务,不断提高政治、业务素质,努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌,人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委(总支)、各厂、各处室(科室)要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并由各单位党委(总支)的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料,属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后,经有关部门审查签章后送交人事档案室归档,员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请人力资源处负责人审查批准,由专人负责监销。

第十二条人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管,并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密,便于查找的原则,人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的,具有八防等安全设施和措施的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房内应保持清洁,整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮,目录和档案袋的样式、规格按标准制作,干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案,人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作,编制检索工具,逐步实现人事档案的现代化管理,便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证,必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章,方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续,有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章档案的转递

第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持人事或组织部门出具的介绍信,一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案,必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室,由人事档案室统一转递。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信催回,以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动,干部职务变动而及时调整,公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后,人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功,如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作,学生分配单位有变化时应及时通知档案室,以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批表,军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表,组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料,_材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

第7篇 b公司人事档案管理制度

e公司人事档案管理制度

第一条 为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信息和依据,特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

第三条 员工人事档案由人力资源部负责管理。

第四条 新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性。

第五条 新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下:

1、招聘登记表

2、聘用通知书

3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

4、身份证复印件

5、照片

6、员工转正申请表

7、聘用合同

8、奖惩材料

9、任免、升降、调薪等材料

10、其它材料

第六条 档案管理应由专人负责并建员工档案薄册,记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

第七条 要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

第八条 所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密。

第九条 人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

第十条 任何人不得借阅自己本人档案。

第十一条 档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

第十二条 收回档案时,档案管理人员必须认真检查核对,否则追究当事人的责任。

第十三条 离职人员档案保存期为一年。

第8篇 物业管理公司人事档案管理制度

物业管理公司人事档案管理制度

1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。

2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。

3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。

4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。

5.人事档案内装材料禁止单页借出。

第9篇 物业管理公司人事档案管理制度-7

物业管理公司人事档案管理制度(七)

一、档案分类

1、一般文档:

①人力资源工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的招聘等相关工作业务资料,由经办人保存,年终根据内容价值酌情归档。

②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等,除保密薪资文件外,均应保存一份原件或复印件归档,年终按内容类型、成文时间编号装订成册。

③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等,应作为公开业务资料共享。

2、人事档案

①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。

②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。

二、档案管理规定

1、人事档案管理

①总办负责公司员工人事档案的管理;

②总办在员工入职当天建立员工人事档案;

③员工离职,办理相关手续后,总办将离职人员档案永久、专门存放;

④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定,查阅员工人事档案应经总办主任批准,并办理相关手续,档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

2、人事档案建立

①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工,总办需为其建立人事档案,包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。

②员工在入职前,需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责,连同求职申请表归档保存。

③员工试用期满考核合格后,公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。

④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。

⑤员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。其中不包含秘密内容,总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。

三、附则

1、公司所有人事档案仅供公司内部使用,由总办负责统一管理。

2、其他各部门人员应积极配合总办,做好档案管理工作。

第10篇 某食品公司人事档案保管制度

食品公司人事档案保管制度

□ 目 的

第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企 业机密

的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。

第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。

第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:

――突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:

――对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

――发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等

原因

引起的,转递的大致程序如下:

①取出应转走的档案;

②在档案底账上注销;

③填写《转递人事档案材料的通知单》;

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下:

①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗,锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

第11篇 公司企业人事档案管理制度

企业(公司)人事档案管理制度

一、总则

第一条为了规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度。

第二条集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料,员工转正后调入公司管理。

(二)新建档案:员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案:员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

第三条 人事档案由各公司、部门总经理分管或指导,该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理,并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条 新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料:

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括:报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料:

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条 人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件:

(一)必须是已经处理完毕,而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料,应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料,方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记,如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料,应先将手续补齐,并在办理完备后再行归档。

(四)档案内容必须实事求是,不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整,对头尾不清、来源时间不明的材料,要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料,如需查清,应转交相关部门处理后,方能归档。确定材料能否归档时,应针对具体问题具体分析,不能一概而论;同时,还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记,并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料:

(一)经过鉴别,凡应转往有关单位保存或处理的材料,应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后,应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等,应开列详细清单,证明材料(物品)名称及份(件)数,经批准后退还本人,并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料,可经批准后给予销毁,并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续,任何个人都不得擅自销毁。

第六条 人事档案的整理要求:

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本,对于机密性较高的人事档案,可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条 人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料,并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求,经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案,并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条 人事档案的编号

(一)人事档案编号构成:档案代码+四位数字,按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写),如采购管理中心,其人事档案编号为cgg。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留,不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起,每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内,调动或辞职抽出后不添加新的员工档案,若档案袋中员工档案已抽完,此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条 人事档案建立的

具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条 员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料,由所在公司、部门每半年整理一次,后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次,统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理,并要求归档。

三、 人事档案的转递

第十一条 人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起,并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案,核对无误后,必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章,且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条 人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度,按要求装袋密封交接,并在封口处加盖公章,且不能由员工本人带走,携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

第十三条 员工晋升科级(含)以上级别,转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后,其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条 员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出,装订成册存档,并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》,经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条 档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请,说明查询的对象、理由和范围,所在公司、部门人事负责人批准后,方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准,并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长,需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料,由所在公司、部门开具介绍信,说明理由,再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

五、人事档案的保管

第十六条 人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条 人事档案管理必须由专人负责,定期检查核对,确保档案完整、准确。

第十八条 人事档案存放必须配备专门设备,不得与其它档案混放一起。

第十九条 人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条 凡出现以下情况,将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次:

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。