业主管理方案12篇

第1篇 物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料与业主档案的管理方案

为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存

首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类

所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。

1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档

对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。

1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。

7.所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用

工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪

当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。

第2篇 __家园物业日常管理方案：业主入住

盛世家园日常管理方案:业主入住

第二章业主入住

入伙是物业管理工作最为繁忙和关键的一个阶段,同时也是物业管理公司展示自身形象,打开工作局画的一个良好契机。

一、办理入住高效迅捷

(-)合理安排业主的入伙时间,节约业主办理手续时间,加强节假日的入伙办理:

(二)设立入伙服务流程台,一条龙办理入住手续,随到随/ql,简洁高效。(详见__体系文件);

(三)联系供气、供电、供水、电信、银行等相关社会专业机构现场同步办公,方便业主入住。

二、入住期的便民服务措施

(-)延长入住办理时间,提供装修咨询:

(二)在入伙期内由管理处保洁员组建一支入住服务义工队,满足业主提出的合理要求,同时应付各类突发事件。

(三)组织家私及装修建材展销。入住期间我们将组织一些品质优良、信誉良好的家私厂商和装修建材商家,到小区内进行现场展销服务,方便业主按需选m8。

(四)成立便民搬运队。为解决小区入住期间搬运量大、业主搬家难的问题,我们将组织便民搬运队,为业主提供各类搬运服务。

第3篇 业主投诉与报修处理人员管理方案

业主投诉与报修处理人员的管理方案

投诉处理是物业管理环节中一项严谨而极具技巧性的工作,迅速、及时、合理地处理业主的投诉能赢得业主的高度信赖,反之将伤及管理处形象及企业信誉,损害业主对管理处的信任,因此我们制订了详细的投诉处理流程管理规定,详见公司操作手册文件。

一、投诉受理

业主投诉一般通过电话、来访、书信或其他形式,客户服务中心客户助理按投诉的内容进行分类,如不属于管理处职责所在或非管理原因而导致的投诉,将委婉向业主说明缘由并协助业主进一步通过其他渠道予以解决;对业主的有效投诉,由值班人员填写《投诉受理登记表》,并安排有关项目组及时处理,重大投诉向客户主管汇报,由客户主管按权限处理。

二、投诉处理

为实现投诉处理的高效率,管理处365×24小时接受业主投诉,值班人员填写好投诉受理登记表。如属业主报修,我们要求维修人员接到客户服务中心出传来的业主维修需求后,十分钟内赶到现场,小修零修及时处理,急修不过夜,同时对责任人给予相应处分。其他方面的投诉,我们将及时分派至相关部门,并要求与业主约定回复时间(最长回复时间不超过三个工作日),暂时无法解决的问题将制定相关计划向业主进行解释,普遍性投诉问题由管理处在居住区公告栏或小区宽带网上的管理处建立的信息平台上公布解决措施。

三、投诉回访

业主有效投诉处理完毕后,由客户服务主管电话或上门的形式回访,以征求业主意见,同时在《投诉受理登记表》上做好回访记录,我们将做努力到回访率100%。

四、报修处理

前期物业管理中,业主报修大多属于开发商保修范围,对报修的处理拟按如下流程进行:(略)

第4篇 物业服务资料业主档案管理方案怎么写

物业服务资料与业主档案的管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。

其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。

剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。

按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。

1. 工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2. 业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。

其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3. 装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4. 维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6. 本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7. 行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。

1. 档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。

同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2. 对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3. 档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4. 根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6. 档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。

7. 所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。

由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。

本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。

根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。

对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。

第5篇 小区分项物业管理方案：业主入伙

华庭小区分项物业管理方案:业主入伙

3.业主入伙管理方案

在办理业主入伙手续时,为业主提供方便、快捷、及时、周到的服务,对于塑造服务中心的形象,给业主留下良好的第一印象,具有重要的作用,特制订如下方案:

(1)管理内容

a.在业主领房前将所有资料准备齐全。

b.精心布置业主入伙现场,为业主办理领房手续提供一条龙服务。

c.凭业主所持的入伙通知单和各类必备的证明,发放交房资料。

d.陪同业主验房,办理领房手续。在验房过程中,发现的房屋质量问题,经业主确认后,填入《业主房屋验收交接表》。

e.对验房交接中发现的房屋质量问题,与业主约定时间,及时解决。

(2)管理措施

a.制订《业主领房程序》。

b.策划业主入伙现场布置方案。

c.按照《业主领房程序》,安排工作流程。

d.热情接待,百问不厌,虚心听取业主意见。

e.按规定办理业主入伙手续。

第6篇 大厦业主入伙管理方案-5

大厦业主入伙管理方案(五)

在办理业主入伙手续时,为业主提供方便、快捷、及时、周到的服务,对于塑造管理处的形象,给业主留下良好的第一印象,具有重要作用,因此必须重视业主入伙工作的管理。

(一)管理内容:

1、准备业主领房所需资料;

2、布置业主入伙现场,为业主办理领房手续提供一条龙服务;

3、按领房流程办理领房手续:

(1)凭业主所持的入伙通知单和各类必备证明,发放交房资料;

(2)陪同业主验房,办理领房手续;

(3)收回业主按规定填写的各类表格,收取业主应缴纳的费用;

(4)对验房交接中发现的房屋质量问题,经业主确认后,填写《业主验收交接表》,并与业主约定时间,及时解决。

(二)管理措施:

1、制定《业主领房程序》,准备各有关所需资料;

2、按照业主领房程序,安排工作流程;

3、策划业主入伙现场布置方案;

4、热情接待,百问不厌,虚心听取业主意见;

5、按规定办理业主入伙手续。

第7篇 物业资料业主档案管理方案

物业资料与业主档案管理方案

为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存

首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类

所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。

1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档

对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。

1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。

7.所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用

工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪

当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。

第8篇 商业广场业主自用部位装修管理方案

商业广场业主自用部位装修管理方案

业主住户、装修施工单位,进行房屋装饰装修活动,必须严格遵守《房屋装饰装修管理协议》和管理处制定的各项规定。

1、土建部分:

(1)一切楼宇外的改建、扩建、搭建及其他违章建筑,都在禁止之列,包括在公共部位加设门、财神等。如出现以上问题,管理处将采取强硬措施予以制止。外墙、户与户之间的隔墙,不允许打砸及钻孔。外墙不允许安装管道及其他附属物,必须严格保持建筑物外观的统一。承重结构的钢筋混凝土柱、梁、板及承重墙不得有任何形式的破坏,包括在梁、柱、板上钻孔。

(2)厨房、卫生间装修时,防水很可能被破坏,应补做防水,确保地面不渗漏后,再做地面层。(装修期间不允许有积水现象)

(3)室内地面装修厚度不得超过2cm,允许凿毛。

(4)室内隔墙拆除,除在装修申请时在图纸上注明外,拆墙时必须请管理处人员到现场复核后方可施工。拆墙严禁使用5磅以上大锤,新砌隔墙,应使用轻质建筑材料。

(5)不允许改动门窗、玻璃颜色、外墙颜色,外墙上的公共设施、设备、不允许进行任何形式的外墙装饰(包括遮阳蓬、雨蓬、花蓬、凉亭等)。

(6)为保持项目外观统一,由发展商统一在项目安装智能化闭路监控系统和可视对讲系统。住户安装隐形防盗网必需安装在室内。

(7)本协议引用中华人民共和国建设部令(第110号)《住宅室内装饰装修管理办法》:

第五条、住宅室内装饰装修活动,禁止下列行为:

(一、)将没有防水要求的房间或者阳台改为卫生间、厨房。

(二)、扩大承重墙上原有的门窗尺寸、拆除连阳台的砖混凝土墙体,不得更改外阳台铝合金门、窗。

第六条、装修人员从事住宅室内装饰装修活动,未经批准,不得有下列行为:

(一)、搭建建筑物、构建物;

(二)、改变住宅外立面,在非承重墙外墙上开窗。

第十五条、装修人进行装饰装修前应当告知邻里。

2、电器部分:

(1)、根据开发商提供的电负荷,已设计好家用电器容量。若超载或电量不够,管理处不负责办理增容,敬请谅解。

(2)、不得改动主配电箱和箱内的电器设备,不得将配电箱暗装在木制家具内或封闭。

(3)、改动室内线路,除装修申请时必须申报外,应根据国家施工规范施工。电线、电器零部件、使用国标产品,零线、接地线不得混接,不得只接零线不接地线,不允许将电线直接埋入墙内。所有线路应使用阻燃pvc管,转角处使用接线盒,在管内穿线。

(4)、接线盒、开关盒、插座盒等不得安装在木制家具内或木质地板上,避免电线接触不良引起火灾。

(5)、住户可视对讲机不允许自行拆除。装修时应采取保护措施,避免损坏、丢失。

影响装修必须拆除或移位时,应向管理处申报,请专业人员操作,自行拆卸造成系统故障或损坏要赔偿损失。

(6)、装修完工,装修单位按实际电器线路绘制竣工图,管理处、业主各一份,以便于日后检修。

3、装饰部分:

(1)、不允许改动阳台及阳台栏杆(包括颜色和式样)。不允许以任何形式封闭阳台或搭建、改建、扩建,卷闸门可安装在室内。

(2)、吊顶如采用木质结构必须作防火处理。(刷防火涂料或用防火板)

(3、)商铺装饰装修,除遵照本协议外还需签定(《商铺装修协议》,特别禁止占用公共场地。广告、标志牌不得占用公共空间。灯光不得影响楼上住户。

4、给排水、卫生浩具:

(1)、不得改动给水、排水主管道和在排水主管道上接管,应按照现有的排水管道位置选择卫生洁具。

(2)、排水管道装修施工时,必须防止泥沙、水泥、杂质等掉入,避免管道堵塞。排水管道如须封闭,检查口处要留出20cm见方的活动门,卫生间吊顶在排水管道疏通口处也应留一块活动板。

(3)、装修前请业户做好卫生问及厨房的试水工作,装修后开发商、管理处将不对此承担保修责任。

5、空调安装:

室外机必须按管理处的统一规划,按规定的室外机安装位置安装。室外管道铺设要横平竖直,冷凝水排水管安装到指定的排水管道。不遵守以上规定,管理处将采取强制措施以保证项目外观的统一。

6、装饰装修常规管理:

(l)、装修队伍进入施工时,务必先行检查电器线路,确认电器线路良好,运行正常。检查给排水管道,确认排水管道畅通,避免以后产生纠纷;

(2)、装修时间为正常工作日每天8:00至12:00, 14:30至19:00;重大节假日不得施工(元旦、春节、劳动节、国庆节),周六、周日不得拆打。超时施工影响已入住业主休息、不服从管理态度恶劣的,管理处将采取临时停电措施,强制停工;

(3)、装修施工不得占用公共通道、场地和设施。不得影响公共秩序和卫生,必须关好进户门装修,避免污染。搬运装修材料和清运装修垃圾时,必须注意采取保护措施。不得损坏墙面、地面、道路、楼梯、扶手、栏杆、灯饰等公共设施,如有损坏须照价赔偿;

(4)、装修工人凭装修出入证在规定时间进出项目。装修工人进入项目或在项目内活动必须佩戴装修出入证。装修工人不得窜栋、窜户或到与装修单位无关的部位、公共场所等处逗留、便溺。违反以上规定将视为可疑人员处理。不听劝阻的,管理人员有权没收装修出入证,清出项目。

(5)、装修工人应遵守国家和地方法律、法规。不得乱扔烟头、杂物,乱扔装修垃圾、不得随地吐痰,污染公共部位、践踏草坪,损毁花木;禁止在项目内大声喧哗、酗酒闹事、及其它违规行为;

(6)、禁止五吨以上车辆,及携带易燃、易爆、腐蚀性化学物品、危险品和漏油车辆进入项目。漏油车辆污染项目道路应清理干净,赔偿损失,运送装修材料车辆由装修负责人带入项目,并配合值班人员作好记录,随车人员下车登记。允许进入时问:每天上午8:00-12:00,下午l 4:30-19:00。限速5km/h ,且不允许在私家车位或草坪上停放;

(7)、为保证项目安全及公共秩序,装修垃圾由装修工人袋装后运至指定地点,业户不得自行清运,并负责将运送道路清理干净。管理处统一清运,并向业户收取垃圾清运费2元/

第9篇 某某工业园区设施设备业主档案的建立管理方案

某工业园区设施设备、业主档案的建立与管理方案

一、管理规章制度

科学完善、合理量化。健全实操的管理规章制度是我们取得成功的重要法宝,也是提高服务品质、提升工业园区形象的重要依据。为进行统一规范和管理,接管后,我们将严格按照iso9001国际标准人、及我公司质量体系文件的要求,对项目实施专业化、规范化管理。我们还将根据该项目实际情况对规章制度及相关程序作适当调整。管理制度主要包括公众制度及应急措施、iso9001服务质量控制程序文件、公司内部管理制度等。

二、档案建立与管理

随着建筑设计高科技、专业化的发展,信息成为管理资源中又一重要因素,为此,在信息收取时广开信息渠道,存储时做到内容全面、丰富,收集时尽可能地完整。我们拟对项目所有物业管理与服务的项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观,使档案管理真正为管理服务。

三、档案管理运作环节

1、资料的收集,直接隶属于客户服务中心。建立相应的规章制度,对所有档案资源进行严格管理。在收集时,坚持内容丰富的原则,根据实际全面收集,小到一盆花都有详细的资料收集。

2、资料的分类整理,根据其性质、特点进行细分,做到条理清晰,分类合理。

3、资料归档管理,按照资料本身的内在规律、联系进行分类保存,做到便于查找和调用,在进、出档案室都有严格的规定,严防文件流失。档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。

四、档案资料的分类

1、接管移交资料:

名称 资料内容

工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证c:拆迁安置资料

工程技术资料a:红线图、总平面图b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告c:工程合同、工程预决算d:工程设计变更、通知及技术核算单e:竣工图:1.单体建筑、结构、设备竣工图 2.消防、智能化、中央空调等工程及地下管网竣工图f:房屋、消防、智能化、中央空调等竣工验收证明书g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书h:新材料、构配件的鉴定合格证书i:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备的检验合格证书j:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备技术资料k:砂浆、混凝土试块、试压报告l:绿化工程竣工图m:其它技术资料

2、管理档案资料

名称 资料内容

物业资料a:基本资料

b:标识资料

事务管理资料a:事务值班表

b:事务交接记录表c:物品搬出(入)登记表d:日常事务巡视记录e:事务回访登记表

维修资料a:维修申报表b:维修服务派工单c:维修回访记录本d:公共设施维修记录

安全防范及交通管理资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录b:查岗记录c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录d:车辆管理记录、车辆详细资料、车辆出入记录

设备管理资料a:公用设施保养维修记录b:各项机电设备保养维修运行记录c:设备分承包方维修保养记录d:设备检查记录

员工管理资料a:员工个人资料、聘用表b:员工业绩考核及奖罚记录c:员工培训计划及实施记录 d:员工培训考核记录e:员工外出考评及参加演练记录f:员工住房及内务管理记录

意见反馈资料a:服务质量回访记录表b:意见调查、统计记录c:投诉及处理记录表

行政文件资料a:管理处主任值班及督察记录b:政府部门文件c:物业公司及主管领导部门文件d:管理处规章制度、通知、通报等文件e:管理处荣誉一览表f:管理处接待来访参观记录表

会务资料a:会务承办实施方案b:会务摄影及录音、录像资料

第10篇 物业服务资料业主档案管理方案格式怎样的

物业服务资料与业主档案的管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。

其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。

剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。

按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。

1. 工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2. 业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。

其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3. 装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4. 维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6. 本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7. 行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。

1. 档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。

同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2. 对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3. 档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4. 根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6. 档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。

7. 所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。

由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。

本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。

根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。

对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。

第11篇 天中花园业主入住管理方案

中天花园业主入住管理方案

1筹建物业服务中心

为了使今后能有序地对物业进行管理,在物业正式交付使用前,物业管理公司将设计物业管理模式,制订相应的规章制度及编制有关文件,印制各种证件,进行机构设置、人员聘用、人员培训等前期工作。

_筹建物业服务中心,建立组织架构、岗位职责及人员配备,

_制定管理公约、物业使用须知(或称物业手册)、装修管理办法、入伙手续表、房屋验收表、业主信息表等,

_制定入伙的各项程序及收费项目,

_与开发商约定业主收楼验房的操作和整改程序,

_制定业主或使用人收楼后进行二次装修的管理规定,

_招聘或选聘物业管理人员,

_制定物业管理内部运作的各项文件和规章程度及人员考核标准,

_筹备社区管理网络各项工作,

_制定物业管理各项达标目标计划,并组织实施。

2入住管理

规范业主入住和装修管理,确保业主顺利入住,保障公共设施、共用设备的正常使用,楼宇安全和房屋外观统一美观。

3入住资料准备

_根据小区的实际情况编写和印制《住户手册》,《消防安全责任书》、《入住通知书》,

_《入住通知书》的内容要求列明物业服务中心办公地点,业主办理入住手续时应带的资料,证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等。

_印刷以下各类入住表格:

-《(业主)领用登记表》

-《装修申请表》

-《住宅使用说明》

-《住宅质量保证书》

-《钥匙领用登记表》

-《入住验房表》

-《入住登记表》

4入住环境布置

_区内环境

-入口处挂欢迎横幅,插彩旗,营造热烈的气氛。

-插指路牌,由入口处到物业服务中心,指路牌表明“中天花园物业服务中心”字样。

-入口处表明物业服务中心的办公地址和办公时间。

_物业服务中心办公环境

-摆放花盆、盆景给人以隆重喜庆的感受。

-张贴醒目的“办理入伙手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”。

-管理人员着装整洁,精神饱满。

-办公室内资料摆放整齐有序。

5入住流程

_发出入住通知

客户服务部依照项目物业服务中心办公会议设定的时间,向业主发送入住通知,内容包括:

-《关于办理入伙手续的通知》。

-《致广大业主信》

业主收到入住通知后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到物业服务中心办理入伙手续,如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客户服务部应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续,超过规定期限未办理入住手续的,客户服务部应将情况向物业经理汇报决定是否再发函催办。业主办理入住手续须带以下证件:

-《关于办理入伙手续的通知》。

-《购房合同》原件和复印件各一份。

-业主的身份证原件及复印件各一份,一寸彩照每人各两张。

-单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份。

-委托他人办理的,须带业主委托书。

_办理入住手续

管理员在办理业主入住手续时,应首先对以下证件进行检查:

-《购房合同》原件。

-业主的身份证原件。

-单位购房的还须检查其单位营业执照副本。

-委托他人办理的,还须检查业主的委托书。

检查无误后,管理员将《购房合同》原件,业主的身份证原件,单位营业执照副本返回业主,证件复印件及业主委托书存入档案。

将业主提供的照片中的一张贴在《业主情况登记表》内,另一张为业主办理《业主证》。

_交纳入住费用

客户服务指引业主到财务部交纳入住费用,财务部根据收款项目开具收款收据,一般情况下,入伙费用包括以下项目:

-煤气开户费:属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费

-有线电视初装费,属代收代缴费用,小区无此配套项目的不予收费。

-装修垃圾清理费。

-管理费:预收一年物业费等。

_验房收档

-客户服务在业主交完入住费用后交于工程部,由工程部带业主验收房屋,并请业主将房屋存在的问题填入《业主入伙验房表中》。

-房屋经验收合格的,管理员应请业主在《业主入伙验房表》中签字确认。

-验收中发现问题,应立即协商整改。

-整改完毕,再通知业主二次验收,二次验收不合格的,由客户部跟踪改进,至合格为止。

_发放钥匙

-业主收楼无问题,根据业主要求,由事务部将钥匙全部交给业主。

-业主收楼有问题,事务部将钥匙交给业主的同时,征得业主同意后留一把大门钥匙,以供整改时使用。

-业主领取钥匙时,应在《钥匙领用表》中签字。

_签署《管理公约》和《消防安全责任书》。

-管理员将《管理公约》、《消防安全责任书》(一式两份)交给业主并请业主详细阅读。

-请业主签署《管理公约》、《消防安全责任书》。

-管理员将签署后的《管理公约》、《消防安全责任书》其中的一份存入业主档案,另一份随其他资料交业主保存。

_资料发放:管理员将以下资料发给业主保存:

-《住户手册》。

-《服务指南》。

-签署后的《管理公约》。

-签署后的《消防安全责任书》。

-《住宅使用说明》。

-《住宅质量保证书》。

_开通水电

第12篇 __家园物业日常管理方案：业主投诉处理

盛世家园日常管理方案:业主投诉处理

第四章 业主投诉处理

投诉处理是物业管理环节中一顼严谨而极窒技巧性的工作,迅速、及时、合理地处理业主的投诉能赢得业主的商度信颠,反之将伤及管理处形象及企业信誉,损害业主对管理处的信任,因此我们制订了详细的投诉处理流程管理规定,详见公司iso9001体系文件。

一、投诉受理

业主投诉一般通过宅话、来访、书信或其他形式,客尸版务中诎客户助理按投诉的内容进行分类,管理处职责所在或菲管理原因而导致的投诉,将委婉向业主说明缘由并协助业主进一步通过其他渠道予以解决;对业主的有效投诉,由值班人员填写《投诉受理登记表》,并安排有关项目组及时处理,重大投诉向客户主管沤报,由客户主管按权限处理。

二、投诉处理

为实现投诉处理的高效率,管理处24小时接受业主投诉,值班人员填写好投诉受理登记表。妞属业主请修,我们要求维修人员接到客户服务中心传来的业主维修需求后,十分钟内赶到现场,零修及时处理,急修不过夜,同时对责任人给予相应处分,其他方面的投诉,我们将及时分派至相关项目组,并要求与业主约定囵复时间(最长囵复时间不超过三个工作日),警时无法解决的间题将制定相关计划向业主进行解释,普遍性投诉闷题由管理处在居住区公备栏或小区宽带网上的管理处建立的信息平台上公备解决措施。

三、投诉回访

业主有效投诉处理完毕后,由行改主管电话或上门的形式回访,以征求业主意见,同时在《投诉受理登记表》上做好回访记录,我们将做到loo%。