公司档案合同（8份范本）

第1篇 公司档案管理办法

第一条 设立目的

为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条 工作原则

公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_____部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。

第三条 档案范围

1．含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；

2．具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。

第四条 档案管理人员

本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_____部整理，人事方面的档案由_____部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_____部整理并自行归档管理。

第五条 具体管理措施

一、归档工作

1．归档原则_____原始、真实、合符规定。

（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；

（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；

（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编目。

2．归档时间

（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。

（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。

（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。

3．具体内容

（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_____份，卷内目录打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

二、管理工作

1．管理原则_____档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2．档案分类

本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：

（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；

（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；

（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；

（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

3．管理人员日常工作

（1）公司应配置保存档案的必要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。

（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。

4．档案的销毁

对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送______审批后销毁。

销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

第六条 档案的利用

（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；

（2）一般档案须经______在《_______》上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_____审批；密级档案资料，须经______和______共同审批。

（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由____审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_____审批。

（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_____批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。

第七条 附则

本办法由________负责解释，经_______批准后实施。

第2篇 公司档案工作管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

第3篇 公司档案管理人员转正申请书

尊敬的领导：

我叫_____________________，于20______________年6月19日进入公司，成为公司的试用员工，根据公司的需要，目前担任_____________________项目档案员一职，负责档案收集、发放和整理的工作。作为一个应届毕业生，初来公司，曾经很迷茫，不知道该如何做好工作，但是在项目上宽松融洽的工作氛围、团结向上的企业文化，让我很快完成了从学生到职员的转变，让我较快适应了公司的工作环境。自我进入公司到现在已经有三个月的时间，这三个月中在领导的倾力扶持下我学了很多，感悟也很多，从之前的一无所知到现在对工作有了一定程度的了解，现将工作情况简要总结如下：1、档案预控这一点至关重要，也是做好档案管理的必备条件。工程档案是项目施工过程中逐步形成的，是工程施工过程-真实、全面的反映，对控制工程质量有着至关重要的作用。所以说，如果档案不符合要求，工程实体质量根本就无从谈起，也势必会影响到后面工程竣工的验收。2、掌握各阶段档案收集的范围及内容由于本人进入项目时，项目工程施工已经基本完成，在项目部各成员的带领和指导下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及时收集、整理、发放洽商记录、工程签证、工程联系函等。对这些工程档案，认真检查其内容是否符合相关的要求后，交由项目经理审核签字，在交与甲方或监理并及时做好签发文件台帐。另外，在工程施工过程中有材料进场的，必须及时向材料员要回材料检验报告与合格证同时记录好材料种类、名称、型号数量等，为以后上报材料报验做好准备。再来的就是必须及时做好检验批和隐蔽工程的申报，这对以后竣工档案顺利移交有着至关重要的影响。3、加强学习作为一个项目的档案员，还应该不断学习新知识。因技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，补充自身的不足，才能适应发展的需要经过三个月的试用期，我深深体会到有一个和谐、共进的团队是非常重要的，有一个积极向上、大气磅礴的公司和领导是员工前进的动力。______________公司给了我这样一个发挥的舞台，我就要珍惜这次机会，为公司的发展竭尽全力。在此我提出转正申请，希望自己能成为公司的正式员工，恳请领导予以批准。

此致敬礼!

申请人：

______________年_________月_________日

第4篇 公司档案迁入申请书格式

________市________区工商分局：

有限公司于________年____月____日召开股东会，决议变更公司地址，把原公司地址为：，迁移至：.故申请将我司档案调入区工商分局，望批准！

股东签名：

________公司

________年____月____日

第5篇 公司档案工作保密制度

第一条 设立目的

为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保密法》及有关保密规定，制定本制度。

第二条 工作原则

档案工作人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。

第三条 对档案工作人员的保密要求

一、日常工作要求

1．档案工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记、注销等手续齐全，帐目清楚。查阅密级档案，必须履行批准手续，在档案室内查阅，复印只能在档案馆复印。未经批准，不准将密级档案借出。

2．档案工作人员要严格守国家机密，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料。

3．凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。凡需复制保密档案材料，须经______批准后，方可复制。

4．档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

5．严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密，慎之又慎”。

6．在工作形成的废纸，不得随意乱扔。

7．档案信息上网，须遵守信息保密规则，确保档案完整与安全，严防泄密。

8．防止通过电话、传真、计算机网络、笔记本电脑和移动存储设备等泄密，严禁使用涉密计算机登陆国际互联网，不私自保存、复制和销毁秘密载体。

9．每年进行_____次保密检查，并报上级______。

二、档案销毁工作要求

1．经过鉴定需要销毁的档案材料，要按有关规定写出鉴定报告、销毁清册，经______批准后，由_____人以上监督销毁。

三、特殊情况的处理方法

若所借档案丢失，档案工作人员须及时通知_____部门，并写明情况（丢失时间、地点、具体档案名称等）以便及时处理。

第四条 附则

本制度经_____核准后实施，增设修订亦同。

本制度最终解释权归本公司。

第6篇 有限股份公司档案管理制度

目的

为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。

范围

本制度适用于公司各级档案管理。

名词解释

档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。

“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。

4职责

公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。

各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。

行政部档案管理工作：

组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。

组织开展档案的鉴定和统计工作。

负责编制、完善档案管理制度。

负责公司档案室的组织建设工作。

各部门(厂)档案管理员：

负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。

在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。

公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。

管理内容：

档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。

档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。

质量要求：

纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。

电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。

档案收集规则

公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意：

及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。

严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：

文件应为已处理完毕的生效文件;

文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。

档案整理规则：

公司档案设置三级类目：

一级类目以部门名称关键词进行设置。

二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。

三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。

装订：

归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文之前，被转发文在后;来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。

装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。

对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。

不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。

对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。

排列：

归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。

编号：

公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称年度-案卷号-件(盘、盒、页号)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。

声像档案

照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。

录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。

实物档案

每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。

编目：

卷内文件目录(附表)：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。

将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。

装盒：

将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表(附表)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。

档案的保管和保护：

档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。

声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。

档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。

档案的移交：

移交规则：

在所有档案移交前，公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

文书档案的移交：

由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。

声像实物档案的移交：

声像实物档案形成后，所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。

对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。

移交要求：

移交的资料均应为原件。

若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。

各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。

移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。

资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。

移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表)，确保填写内容的完整、准确、清晰。

行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。

移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。

移交时限：

一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。

档案的借阅：

公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》(附表)，经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;

公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》，经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;

外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式)，经公司授权领导审批后方可借阅。

档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。

档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。

借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。

档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。

档案保管期限：

档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。

凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

档案的处置

公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。

如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。

如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。

销毁

经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表)，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。

对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。

对发生以下行为者将进行相应处罚：

借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。

附表：

卷内文件目录

备考表

档案交接登记表

档案借(查)阅单

档案销毁清册

第7篇 公司档案遗失证明书

致：

由于本公司保管不慎，将与贵公司签订的 (合同编号：)贰份合同原件丢失，合同有效期为 年 月 日至 年 月 日。

由于本公司审计需要原件，烦请贵司将该合同原件壹份邮寄至我司地址，并由我司存档保管。

现声明，此合同变为壹式两份，双方各执壹份，合同主体条款不变，一切遵循原协议执行。

单位名称：

第8篇 公司电子文件归档与电子档案管理办法

第一条 设立目的

为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。

第二条 负责部门

电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件的收集与归档

一、电子文件的收集

1．收集方法

（1）及时按照要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：r—草稿性电子文件；u—非正式电子文件；o—正式电子文件；n—无纸电子文件；t—文本文件；i一图象文件；g—图形文件；v一影像文件；a—声音文件；m—多媒体文件；p—计算机程序；d—数据文件。

2．具体收集流程

（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机辅助设计（cad）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。

二、电子文件的归档

1．电子文件的整理

电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。

2．电子文件的归档

（1）归档时间

逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

（2）归档检测与鉴定

在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。

（3）归档过程

a把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

b存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

c将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

d在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3．其他注意事项

（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。

（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（3）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第四条 电子档案的管理

电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程：

1．电子文件检验

归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_____％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的_____％合格率应达到__％。具体检验项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应及时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。

2．电子文件保管

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

（1）归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

（2）环境温度选定范围：℃—__________℃；相对湿度选定范围：___％—___％。

（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

3．电子文件抽样检查

每满____年，对电子档案的形成和管理设备更新情况进行一次检查登记。每满____年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于_____％，如发现问题应及时采取恢复措施。定期检验结果，应填入电子档案管理登记表。

4．电子文件的利用

利用时使用拷贝件，要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5．电子文件的销毁

电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

第五条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。